Jak przeprowadzić udaną sesję planowania PI: Kroki, wyzwania i najlepsze praktyki

Wyobraź sobie drużynę piłkarską, która wychodzi na pole gry bez wizji. Od złych podań po złe ustawienie, popełniają błędy, aż w końcu przegrywają.

Zauważyłeś w tym problem? Brak przygotowania (a może to po prostu nie jest ich dzień).

W każdym razie, PI lub Plan przyrostu programu wydarzenie niczym się nie różni. Wydarzenia te przypominają spotkania Teams, podczas których członkowie spotykają się w celu omówienia zaległości, oceny gotowości organizacyjnej i planowania przyszłych działań. Planowanie PI pozwala wielu działom w organizacji koordynować i udostępniać tę samą wizję powodzenia - podobnie jak dobrze przygotowani piłkarze wiedzą dokładnie, kiedy atakować lub bronić.

Dla każdego zespołu zajmującego się rozwojem produktu, prawidłowe przeprowadzenie sesji planowania PI to połowa wygranej bitwy. Niedopełnienie tego obowiązku prowadzi do problemów z komunikacją , brak pracy zespołowej i brak rzeczywistego zrozumienia potrzeb użytkowników lub klientów.

W tym przewodniku uprościliśmy proces planowania PI dla Ciebie - omówimy, jak możesz mapować cele, radzić sobie z wyzwaniami i korzystać z najlepszych praktyk branżowych, aby wyróżniać się na każdym spotkaniu!

Co to jest wydarzenie planowania PI i które zespoły go potrzebują?

A część SAFe (Scaled Agile Framework), PI, czyli Planowanie Przyrostu Projektu jest standardowym wydarzeniem organizowanym przez Teams w ustalonych odstępach czasu, zazwyczaj 8-12 tygodni.

Pomaga Teamsom w ramach zwinnego frameworka współpracować z interesariuszami i uzgadniać lub głosować nad przestrzeganiem pewnych zasad dotyczących oczekiwanych rezultatów. Po uzgodnieniu, każdy członek zespołu w ramach Agile Release Train (ART) może zapewnić, że ulepszony produkt lub usługa zostanie wydana na czas.

Wizja, cele i wyniki osiągnięte podczas sesji są tymczasowe i podatne na modyfikacje podczas następnego spotkania dotyczącego planowania przyrostu programu

Czy wszystkie zwinne teamy potrzebują planowania PI?

W kontekście biznesowym warto zauważyć, że planowanie PI sprawdza się najlepiej w przypadku organizacji o dużej skali i teamów hybrydowych gdzie koordynacja większych grup może być trudna. Podczas gdy zwykłe spotkania sprintów i retrospektywy są odpowiednie dla mniejszych Teams, rozszerzenia sesji z wieloma uczestnikami będą lepsze w przypadku ustalonego procesu planowania PI.

Chodzi o to, aby pomóc pracownikom i interesariuszom pozostać na tej samej stronie. W jaki sposób? Cóż, członkowie obecni na tym wydarzeniu budują mapę drogową wspólnie. Jest to coś, co zespoły uzgadniają, co kładzie podwaliny pod bezkonfliktowe przyszłe procesy.

Niektóre Teams mogą planować ceremonię planowania PI, aby zastanowić się nad bieżącymi procesy decyzyjne , zidentyfikować nieefektywności i ujawnić wszelkie informacje zwrotne. Wydarzenia te wspierają również dyskusje na temat istniejących i potencjalnych wyzwań dla ogólnego postępu projektu.

Kim są uczestnicy planu PI?

Technicznie rzecz biorąc, wydarzenie planowania PI wymaga obecności wszystkich interesariuszy i Teams z jednego Agile Release Train. Poniższa tabela daje przybliżony obraz roli głównych uczestników:

Niektóre Teams tworzą wyznaczoną tablicę programową z doradcami i architektami rozwiązań, którzy pomagają ustawienie celów PI i zdefiniuj zależności funkcji .

Bonus: Potrzebujesz szybkiego układu do obsługi spotkań agile? Rozpocznij z łatwością dzięki Szablon planowania ClickUp PI ! Zapewnia kompleksowy widok wszystkich zaległości, ryzyk programowych i obciążeń pracą, dzięki czemu jest dokładnie tym, czego potrzebują zespoły, aby konsekwentnie organizować, śledzić i wyznaczać cele na każdą ceremonię planowania PI.

Ustrukturyzuj procesy spotkań, efektywnie przydzielaj zasoby i planuj powodzenie dzięki szablonowi planowania PI

Wstępna scena planowania: jak przygotować się do powodzenia wydarzenia

Planowanie PI może nie należeć do najprostszych sesji dla wciąż nowych biznesów. Nawet dość doświadczone zespoły agile potrzebują czasu na przygotowanie i zorganizowanie wszystkich materiałów na spotkanie przyrostu programu.

Dobrą strategią jest sporządzenie listy kontrolnej wszystkich elementów, które należy wziąć pod uwagę, rozpoczynając przygotowania do planu PI. Oto pięć wskazówek, które mogą ci pomóc:

1. Lista interesariuszy: Nigdy nie pomijaj osób, które stanowią wsparcie dla długoterminowej wizji twojej marki. Upewnij się, że masz listę wszystkich interesariuszy, których musisz powiadomić przed spotkaniemwypróbuj te szablony map interesariuszy, aby uzyskać wsparcie2. Materiały i backlogi: Zależy od sceny projektu. Dodaj tylko ważną zawartość, taką jak mapy drogowe na przyszłość i listy backlogów z poprzedniego wydarzenia planowania PI
2. Lokalizacja: W przypadku osobistych spotkań dotyczących planowania PI, zorganizuj je w przestrzeni, w której ludzie mogą się swobodnie poruszać. W ten sposób nie będą musieli przez cały czas siedzieć na krzesłach
3. Oprogramowanie: Najlepszym sposobem na przygotowanie się do powodzenia sesji planowania PI jest skorzystanie z programu do organizacji spotkańoprogramowanie do zarządzania projektami (npClickUp). Takie produkty mają na celu pomóc teamom deweloperskim w planowaniu i efektywnym zarządzaniu produktem
4. Standardowa agenda: Nikt nie lubi iść na spotkanie całkowicie w ciemno. Na pokładziemówców, którzy mogą przekazać plan PI w sposób elokwentny i jednocześnie wspierający budowanie teamu

Typowe wyzwania, na które należy uważać podczas wydarzeń związanych z planowaniem PI

Oprócz powyższej listy kontrolnej, zwinne Teams muszą również skupić się na rozwiązywaniu typowych problemów, które pojawiają się przed zorganizowaniem sesji planowania PI, zwłaszcza jeśli mają zdalnych członków zespołu.

Przeanalizujmy trzy najważniejsze wyzwania związane z planowaniem PI:

Brak zaangażowania

The przeciętny okres uwagi człowieka wynosi zaledwie 8,25 sekundy, więc musisz starać się utrzymać zaangażowanie wszystkich uczestników przez całą sesję.

Jeśli będziesz czytać długie akapity ze skryptu, nie będzie ci to służyło - ale rozmowa twarzą w twarz już tak. Spróbuj także włączyć więcej współpraca w czasie rzeczywistym narzędzia podczas sesji. Możesz użyć cyfrowych tablic, które pozwolą wszystkim uczestnikom spotkania na burzę mózgów, wnoszenie pomysłów i poczucie bycia wysłuchanym.

ClickUp Whiteboards to scentralizowany, wizualny hub do wspólnego przekształcania pomysłów zespołu w skoordynowane działania

Przeprowadzanie zbyt wielu sesji planowania PI jedna po drugiej może zmęczyć pracowników. Dlatego przed następną sesją planowania PI należy opracować optymalny harmonogram częstotliwość spotkań aby jak najlepiej wykorzystać czas wszystkich uczestników.

Problemy ze strefą czasową

W przypadku globalnych miejsc pracy i rozproszonych teamów, zorganizowanie spotkania ze wszystkimi członkami zespołu w określonym czasie może być koszmarem. Oprócz różnych stref czasowych, organizowanie tych wydarzeń bez odpowiedniego narzędzia do planowania może jeszcze bardziej pogorszyć sytuację.

Możesz spróbować podzielić każdą sesję planowania PI na krótsze godziny i przedłużyć ją o kilka dni, aby upewnić się, że wszyscy będą mogli zostać na całym wydarzeniu. Rozważ zainwestowanie w dobre oprogramowanie do planowania i wdrażanie skutecznych strategie komunikacyjne zaplanować te sesje z dużym wyprzedzeniem.

Niewłaściwa komunikacja

Częstym problemem, na który można się natknąć, jest to, że właściciel lub menedżer produktu nie określa jasno bieżących problemów, wymagań lub oczekiwanych rezultatów - jednocześnie prosząc o bardziej bezpośrednie funkcje. 🤷

Na przykład, jeśli zespół programistów zarządza około 20 liniami kodu miesięcznie, muszą oni upewnić się, że praca jest wartościowa dla długoterminowej wizji firmy.

Mądrym podejściem w tym scenariuszu jest postawienie klientów na pierwszym miejscu. Podczas tego procesu należy spojrzeć na produkt z punktu widzenia użytkownika i wspomnieć o punktach, które przynoszą mu dodatkową wartość i mogą skłonić klientów do zakupu go w porównaniu z ofertami konkurencji.

6 kroków do powodzenia sesji planowania PI za każdym razem

Odkryjmy teraz kroki do przeprowadzenia znaczących sesji planowania PI i rozłamu zespołu. Zademonstrujemy niektóre z nich Agile Suite firmy ClickUp Funkcje, które pomogą Ci lepiej zrozumieć, jak wdrożyć każdy krok. 🌻

Krok 1: Mapa celów i założeń planu PI

Jak wspomniano powyżej, jasne i zaangażowane cele PI są niezbędne od samego początku. Dodaj wszystkie ważne cele, które twój zespół powinien omówić podczas spotkania. Bez ustawienie celów sesja nie będzie miała żadnego kontekstu do stworzenia mapy drogowej.

W tym miejscu Cele ClickUp przydaje się! Pozwala rozpocząć tworzenie celów planowania PI lub przyszłych sprintów i sortować je w Folderach. Możesz wizualizować postęp każdego celu w trakcie spotkania.

Ustanawiaj wymierne cele dla zadań i projektów z automatycznym postępem, aby skuteczniej osiągać cele ze zdefiniowanymi ośmioma czasu i wymiernymi celami

Połącz cele z zadaniami dla lepszej kontroli. W ten sposób ClickUp będzie automatycznie odzwierciedlał postępy w realizacji celów, w miarę jak zakończone zostaną połączone z nimi zadania. Możesz ustawić różne rodzaje celów, takie jak liczbowe, warunkowe i procentowe.

Ułatw sobie przygotowania do planowania przed IP, dodając opisy do każdego celu i informując swój zespół o tym, do czego muszą stworzyć materiały.

Nadal czujesz, że to za dużo pracy? Spróbuj wykorzystać szablon celów SMART ClickUp aby natychmiast rozpocząć ustawianie celów!

Krok 2: Wizualizuj, jak Twój Teams tworzy pomysły

Po ustaleniu celów, kolejnym krokiem jest wizualizacja z zespołem agile. Teams używają tablic do przypinania notatek z pomysłami w fizycznym ustawieniu. Ale na cyfrowej tablicy też można wiele zrobić!

Dzięki wirtualnym Tablice ClickUp teams mogą pozwolić swoim kreatywnym sokom na niekończący się przepływ w nieskończonej przestrzeni. Każdy uczestnik otrzymuje kursor i pasek narzędzi do rzucania pomysłów, proponowania planów działania i podkreślania priorytetowych funkcji. 🦋

Wizualna współpraca z członkami zespołu w ramach ClickUp Whiteboards w celu przeprowadzenia burzy mózgów i przekształcenia pomysłów w praktyczne elementy

Jeśli proponowane przez Ciebie cykle pracy dla kolejnego przyrostu są zbyt złożone, wskocz na Mapy myśli ClickUp i utwórz mapę procesu krok po kroku, rysując połączenia między wieloma węzłami.

Aby jeszcze bardziej zwizualizować poszczególne cykle pracy, użyj Widok tablicy Kanban w ClickUp aby zobaczyć postęp zadań na poszczególnych etapach. Jeśli masz do czynienia z wieloma zagrożeniami i zależnościami, opracuj mapę rozwiązania za pomocą Widok wykresu Gantta w ClickUp i zidentyfikować zależności między zespołami w celu zakończenia następnego cyklu przyrostu.

Krok 3: Ustawienie realistycznych kamieni milowych

Nie siedź i nie dawaj swojemu zespołowi nijakich instrukcji, takich jak Start i End. Upewnij się, że przygotowanie planu PI ma realistyczne kamienie milowe, które ludzie mogą zakończyć. Fajnym sposobem do zrobienia tego jest użycie Kamienie milowe ClickUp które pozwalają na podkreślenie każdego ważnego osiągnięcia.

Wizualizacja kamieni milowych projektu za pomocą widoku Gantt w ClickUp

Kamienie milowe pomagają motywować zespół, pokazując im wartość ich pracy. Pomagają menedżerom w zwinnych zespołach w przydzielaniu zasobów do różnych zadań i dokonywaniu dokładnych szacunków na potrzeby ostatecznego przeglądu planu. Pozwala to również na natychmiastowe sprawdzenie i wykrycie wszelkich zmian, zamiast odkrywania ich w ostatniej chwili.

Krok 4: Określ role dla każdego członka i przygotuj plany awaryjne

Zawsze upewnij się, że Teams są świadomi swojej roli w przygotowaniach do następnej sesji planowania PI. Nie będzie to zbyt pomocne, jeśli sprawy przybiorą zły obrót, a ludzie będą pytać, co mają zrobić każdego dnia. To samo dotyczy nieplanowanych wydarzeń, w przypadku których zespół jest rozproszony z powodu braku planu awaryjnego.

Po utworzeniu listy zadań w ramach wydarzenia związanego z planowaniem PI, przypisz etykiety i poinformuj wszystkich, za co są odpowiedzialni. Możesz nawet spróbować priorytetyzacja zadań aby szybciej zająć się ważniejszymi aktualizacjami funkcji.

Szybkie ustawienie priorytetu zadania w ramach zadania, aby poinformować o tym, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności

Użyj Priorytety zadań w ClickUp i zdefiniuj swoje zadania za pomocą jednej z czterech kolorowych etykiet - Pilne, Wysokie, Normalne i Niskie. Możesz wcześniej zaplanować i ustawić te etykiety, aby poprawić widoczność czasu realizacji każdego zadania przez zespół.

Zdefiniowanie ról w zespole jest równie ważne dla prawidłowego przepływu wiedzy i podejmowania decyzji po rozpoczęciu prac przyrostowych. ClickUp oferuje kilka możliwości szablonów ról i obowiązków aby pomóc tutaj. Możesz wypróbować szablon Szablon matrycy RACI ClickUp aby zdefiniować role w oparciu o te cztery elementy: Rodpowiedzialny, Aodpowiedzialny, Ckonsultowany i Iindywidualny.

Skorzystaj z szablonu matrycy RACI ClickUp, aby nakreślić role członków personelu w różnych zadaniach i działaniach

Krok 5: Ustanowienie wyczyszczonych i otwartych kanałów komunikacji

Poza spotkaniami, Teamsom trudno jest prowadzić rozmowy twarzą w twarz, przez co ich problemy utknęły w martwym punkcie.

Posiadanie jasnych kanałów komunikacji pomaga zwinnym teamom w szybszym wspólnym rozwiązywaniu wąskich gardeł. Zamiast samotnie szukać rozwiązania problemu, członkowie mogą opublikować to, z czym się zmagają i otrzymać odpowiednią pomoc - nawet po wydarzeniu związanym z planowaniem PI.

To jest dokładnie to, co Widok ClickUp Chat służy do ułatwiania otwartych rozmów. Widok umożliwia wysyłanie połączonych linków, obrazów i innych zasobów do członków zespołu w celu promowania dobrze skoordynowanej pracy asynchronicznej.

Dodawaj członków zespołu do dyskusji i współpracuj z ClickUp Chat w jednej przestrzeni i unikaj przeskakiwania między oprogramowaniem

Dzięki możliwości tworzenia pokojów czatu dla dowolnego projektu lub zespołu, masz zakończoną kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do każdej rozmowy. Funkcja ta pozwala na wzmianki o kimkolwiek, edycję bogatego tekstu i przypisywanie elementów akcji. Dokładnie to, czego potrzebujesz, gdy masz w planach film instruktażowy!

Krok 6: Przemyśl i dopracuj

Po zakończeniu wydarzenia związanego z planowaniem PI pamiętaj, aby zastanowić się nad tym, co poszło dobrze, jakie wyzwania napotkałeś i jakie obszary wymagają poprawy. Pod koniec każdej sesji planowania PI przeprowadź szybką ankietę zwrotną od uczestników, zwłaszcza interesariuszy, i poznaj ich opinię na temat ogólnej wartości i sprawności ostatnich sesji. Aby przyspieszyć pracę, użyj Formularze ClickUp do wysyłania niestandardowych kwestionariuszy do zamierzonych uczestników.

Po otrzymaniu informacji zwrotnej możesz przejść do ClickUp Sprinty do automatyzacji cyklu pracy i śledzenia przyszłych celów planowania PI. Jest to skalowalne rozwiązanie, które może pomóc w śledzeniu wdrożonych zmian w cyklach przyrostowych.

Zarządzanie sprintami w widoku tablicy

Najlepsze praktyki planowania PI

**Wszystkie zwinne Teams muszą w pełni wykorzystać sesję czasową, taką jak planowanie PI, aby upewnić się, że wszyscy udostępniają tę samą wizję

Podsumowując to, co omówiliśmy, oto kilka najlepszych praktyk planowania PI, które pomogą ci w pełni wykorzystać każdą sesję:

• Zadbaj o dobrą zabawę: Nikt nie chce siedzieć na spotkaniu, na którym jedna osoba mówi godzinami. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy sesji czują się zaangażowani, angażując ich w regularnych odstępach czasu
• Wyjaśnij cele: Przed spotkaniem jasno określ każdy cel PI, aby pomóc uczestnikom dowiedzieć się, co muszą osiągnąć podczas wydarzenia
• Nagrywaj każdą sesję: Jasne, możesz organizować spotkania na żywo dla zdalnych członków zespołu, ale co z tymi, którzy nie mogli na nie dotrzeć? UżyjClickUp Clips do wysokiej jakości nagrywania ekranu podczas spotkań bez limitów czasowych
• Czas wydarzenia: Dobrze jest śledzić czas podczas każdej sesji planowania PI, aby upewnić się, że wszystkie krytyczne punkty zostały omówione w rozsądny sposób. WłączŚledzenie czasu ClickUp aby rozpocząć śledzenie sesji i dodawać notatki do każdego wpisu, aby uzyskać więcej kontekstu
• Użyj szablonów: Zarządzanie projektami, backlog iszablony do planowania sprintów dają strukturę do zapisywania powtarzających się punktów, które pojawiają się podczas spotkań

Znaczenie tworzenia celów planowania PI zorientowanych na klienta

Cele planowania PI nie przyniosą pożądanych wyników, jeśli nie będą oparte na rozwiązywaniu problemów klientów. Oto krótkie podsumowanie tego, jak tworzyć cele PI, które są dobre dla biznesu:

1. Tworzenie wizji: Pierwszym krokiem jest ocena firmy i zrozumienie jej wizji. Pozwoli to na dostosowanie wszystkich celów do długoterminowych celów firmy
2. Zapoznanie się z opiniami klientów: Sprawdź, z czym zmagają się klienci lub co chcieliby poprawić. Komunikuj się ze swoim zwinnym zespołem, aby zobaczyć, gdzie można dodać funkcje, aby rozwiązać te problemy
3. Napisz cele programu: Zapisanie celów przyrostu może być trudne ze względu na liczbę elementów, które chcesz uwzględnić. Chcesz zrobić to szybciej? UżyjClickUp AI aby opracować cele PI i przenieść burzę mózgów na wyższy poziom! Dzięki ponad 100 wstępnie ustawionym przypadkom użycia możesz stworzyć spójne cele PI w ciągu kilku minut
4. Przegląd celów PI: Ostatnim krokiem jest przejrzenie wszystkich celów PI z wieloma Teams i podkreślenie tych, które mają wysoki priorytet

Podsumuj notatki ze spotkań w kilka sekund dzięki ClickUp AI

Planuj obiecujące sesje planowania PI z ClickUp

Bez względu na to, jak trudne jest przeprowadzenie spotkania dotyczącego przyrostu programu, nie można zaprzeczyć jego znaczeniu. Wyeliminuj tę trudność z równania dzięki rozszerzonym funkcjom ClickUp.

Korzystając z ClickUp, firmy mogą podzielić złożone przygotowania do planowania PI na mniejsze części, wykorzystać szablony i śledzić każdą sesję pod jednym dachem. Zrób pierwszy krok już dziś i zarejestruj się w ClickUp za darmo. 💗