We hebben ClickUp Brain ontwikkeld. Vervolgens zijn we het meteen gaan gebruiken om ons werk bij ClickUp, de alles-in-één-app voor werk, te beheren.
Het klinkt misschien wat recursief, maar luister even naar ons. Wij hadden precies hetzelfde probleem als u: werkverspreiding. Of duizenden taken verspreid over tientallen projecten, teams verspreid over verschillende tijdzones, enorme hoeveelheden historische gegevens verspreid over tientallen apps, die ons iets nuttigs konden vertellen – als we maar konden achterhalen wat.
ClickUp Brain legde verbanden die we zelf niet in realtime konden zien. Zaken als welke soorten afhankelijkheden tijdlijnen daadwerkelijk in de weg staan, welke goedkeuringsstappen knelpunten veroorzaken en welke teams overbelast zijn.
In deze blogpost laten we zien hoe ClickUp ClickUp Brain gebruikt om data om te zetten in bruikbare inzichten. Dit is wat er voor ons is veranderd en wat er voor u kan veranderen. 🪄
Wat is ClickUp Brain?
ClickUp Brain is een in ClickUp ingebouwde AI-assistent die u helpt slimmer en sneller te werken. U kunt met ClickUp Brain communiceren door @Brain te vermelden in taakopmerkingen of chatberichten, net zoals u een teamlid zou vermelden. Dit is wat het kan doen:
- Geef instructies en beantwoord vragen met behulp van de context van uw werkruimte.
- Vat werkruimte-items samen, zoals uw ClickUp-taken, opmerkingen, chats en documenten.
- Voer acties uit zoals Taaken aanmaken, statusen van voortgang bijwerken, opmerkingen plaatsen, Taaken of documenten samenvatten, zoeken in de werkruimte en meer.
- Krijg toegang tot zowel openbare als (met toestemming) privé-items in uw werkruimte om relevantere en contextuele reacties te geven.
U kunt ClickUp Brain op verschillende plaatsen in uw werkruimte gebruiken, zoals de werkbalk, kopteksten, taken, documenten en chat. Het is ontworpen om te helpen bij alles, van het beheren van taken tot het genereren van samenvattingen en zelfs het zoeken op internet.
Voor nog meer kracht is er ClickUp Brain MAX, uw desktop-metgezel die AI-aangedreven productiviteit naar uw hele werkstroom brengt, niet alleen binnen ClickUp.
46,5% van de werknemers moet tussen twee of meer AI-tools schakelen om één taak te voltooien.
Brain MAX elimineert ook AI-wildgroei door al uw AI-tools en werkstroomen op één plek te centraliseren. U kunt zoeken, creëren en actie ondernemen in ClickUp, uw verbonden werk-apps (zoals Figma, GitHub, Google Drive, SharePoint) en het web, allemaal vanuit één uniforme interface.
Het is één AI voor al uw werk.
Bekijk deze korte video om te zien hoe het werkt:
Waarom bruikbare inzichten cruciaal zijn
Gegevens zonder richting helpen niemand. We hebben inzichten nodig die we kunnen gebruiken, inzichten die ons laten zien wat we vervolgens nog moeten doen, niet alleen wat er eerder is gebeurd.
Dit is waarom bruikbare inzichten zo belangrijk zijn. 👇
Over- en onderbenutting opsporen
Sommige leden van het team hebben te veel werk, terwijl anderen capaciteit over hebben. Zonder zichtbaarheid zien we dit helemaal niet. Bruikbare inzichten brengen deze onevenwichtigheden snel aan het licht.
We kunnen zien wie overbelast is en wie meer werk aankan. Dit helpt ons om het werk eerlijk te verdelen en burn-out te voorkomen voordat het zich voordoet.
Geef prioriteit aan werk met grote impact
Niet alle taken hebben hetzelfde gewicht. Sommige taken maken het verschil, andere houden ons alleen maar bezig.
Duidelijke inzichten geven ons toestemming om meedogenloos te zijn. Ze laten ons zien welk project de omzet zal verhogen, naar welke functies klanten schreeuwen en welk initiatief er tijdens de planningsvergadering goed uitzag, maar over zes maanden niet meer van belang zal zijn.
📮 ClickUp Insight: 13% van de respondenten van onze enquête wil AI gebruiken om moeilijke beslissingen te nemen en complexe problemen op te lossen. Slechts 28% zegt echter regelmatig AI te gebruiken op het werk.
Een mogelijke reden: bezorgdheid over de veiligheid! Gebruikers willen mogelijk geen gevoelige besluitvormingsgegevens delen met een externe AI. ClickUp lost dit op door AI-aangedreven probleemoplossing rechtstreeks naar uw beveiligde ClickUp-werkruimte te brengen. Van SOC 2 tot ISO-normen, ClickUp voldoet aan de hoogste normen voor gegevensbeveiliging en helpt u generatieve AI-technologie veilig te gebruiken in uw hele werkruimte.
Versnel de besluitvorming
Wanneer beslissingen worden uitgesteld, gaat het momentum verloren. Met inzichten binnen handbereik kunnen we vertragingen voorkomen en beschikken we over de informatie die we nodig hebben wanneer we die nodig hebben. Zo kunnen we snel en vol vertrouwen handelen, projecten op schema houden en teams op één lijn houden.
Alistair Croll en Ben Yoskvitz, auteurs van Lean Analytics, zeggen zelfs:
Als u druk bezig bent met het uitleggen van de gegevens, bent u niet bezig met het ernaar handelen.
Als u druk bezig bent met het uitleggen van de gegevens, bent u niet bezig met het ernaar handelen.
Een op de vijf werknemers die door ClickUp zijn ondervraagd, zegt dat alleen al het weten wanneer beslissingen worden genomen (betere communicatie) hen zou helpen sneller te werken. Maar in de drukte van een drukke dag raakt het communiceren van tijdlijnen vaak ondergesneeuwd.
Dat is waar ClickUp Brain om de hoek komt kijken. Het fungeert als uw AI-aangedreven copiloot en verzamelt automatisch updates van taken, threads en documenten. Het levert dagelijkse overzichten, beslissingsnotities en samenvattende opmerkingen, zodat u eindelijk kunt stoppen met het achtervolgen van mensen (of informatie).
Belangrijkste functies van ClickUp Brain voor bruikbare inzichten
Hier leest u hoe we ClickUp Brain in onze eigen werkstroomen hebben geïntegreerd om sneller te werken, problemen eerder op te sporen en teams op één lijn te houden. 📋
Signaleer projectproblemen voordat ze zich opstapelen
De duurste crisis is degene die je niet ziet aankomen. We gebruiken ClickUp Brain om de signalen van waarschuwing aan het licht te brengen die we normaal gesproken zouden missen.
Neem een echt scenario: ons productteam lanceerde een functie die afhankelijk was van drie onderling verbonden werkstromen. De functie 'Zoek vastgelopen taken' van ClickUp Brain ontdekte dat de ontwerp-overdrachtstaak al 12 dagen niet was bijgewerkt. Die ene waarschuwing voorkwam een cascade van vertragingen van twee weken verderop in het proces.
We hebben de blokkade opgelost, de eigendom opnieuw toegewezen en de lancering op schema gehouden. Zonder die zichtbaarheid hadden we het probleem pas bij de Sprint review ontdekt – te laat om het nog te herstellen.
📌 Probeer deze prompt: Zoek taken in het project 'Q4 Campaign' die al meer dan 10 dagen niet zijn bijgewerkt en markeer de taken die het risico lopen op vertraging.
💡 Pro-tip: Upload Excel-bestanden rechtstreeks naar een nieuwe ClickUp Brain-chat en stel vragen over de gegevens. Daarnaast kunt u een spreadsheetlink (bijvoorbeeld uit Google Spreadsheets) plakken om inzichten te verkrijgen. Zo kunt u spreadsheets direct analyseren zonder de werkruimte te verlaten.
Vervang urenlange rapportages over status
De meeste teams besteden uren aan het handmatig doen van werk aan samenvattingen. Wij genereren deze nu automatisch.
Aan het einde van elke Sprint vragen we ClickUp Brain om onze Development Space samen te vatten, waarbij wordt aangegeven wat er is geleverd, wat nog in uitvoering is en wat er is geblokkeerd. Het haalt informatie uit taakstatusen, opmerkingen en bijlagen uit de hele ruimte en distilleert dit tot een leesbare update die in 30 seconden kan worden bekeken in plaats van 30 minuten om samen te stellen.
Bovendien ziet onze baas, wanneer hij de samenvatting leest, de daadwerkelijke voortgang en niet alleen een lijst met statussen.
We vertellen hen: 'We hebben drie functies geleverd, de betalingsintegratie gedeblokkeerd door de backend-taak opnieuw toe te wijzen, en we hebben één blokkade op de iOS-build die wacht op externe API-toegang. ' Dat is een update die klaar is voor besluitvorming.
📌 Probeer deze prompt: Genereer een samenvatting van de ruimte 'Mobile App Development' met daarin voltooide functies, openstaande problemen en blokkades in de laatste Sprint.
Neem evenwichtige beslissingen over de werklast
Ongelijke werklasten leiden vaak tot burn-out, knelpunten en gemiste deadlines. Wij gebruiken ClickUp Brain om het evenwicht te herstellen voordat dat gebeurt.
Terwijl de werklastweergave van ClickUp de capaciteit per persoon weergeeft, gaat de AI-assistent nog een stap verder. Hij analyseert alles, inclusief het takenvolume, deadlines, complexiteitssignalen en afhankelijkheden. Dus wanneer ClickUp Brain ziet dat één teamlid 12 urgente taken heeft en een ander vier, adviseert het specifieke herverdelingen.
Afgelopen kwartaal hebben we dit toegepast op ons ontwerpteam.
ClickUp Brain signaleerde dat één ontwerper het grootste deel van het werk met hoge prioriteit voor zijn rekening nam, terwijl anderen capaciteit over hadden. We hebben de taken strategisch herverdeeld. Zo konden we burn-out bij onze beste medewerker voorkomen en nam de doorvoer toe omdat het werk binnen het team gelijkmatiger werd verdeeld.
📌 Probeer deze prompt: Bekijk de werklastweergave van het ontwerpteam en doe suggesties voor het herverdelen van taken om deze week het evenwicht te bewaren.
Bouw dashboards die ons vertellen wat belangrijk is
We hebben geleerd dat de dashboards die mensen gebruiken, zelfs de meest complexe gegevens supereenvoudig maken om te analyseren. Stel je dashboards voor die je niet alleen een lijst met nummers geven, maar ook begrijpelijke interpretaties van wat die nummers eigenlijk betekenen. Onze AI-aangedreven dashboards in ClickUp doen precies dat.
AI-kaarten helpen ons:
- Haal automatisch updates over teamactiviteiten over een bepaalde periode op met de AI Team StandUp kaart.
- Genereer hoogwaardige overzichten van de status van projecten, de voortgang en de volgende stappen met een executive-achtige score met de AI Project Update kaart.
- Maak aangepaste prompts om ad-hocinzichten te verkrijgen of verschillende acties uit te voeren met de AI Brain Kaart.
- Breng actuele samenvattingen voor het management naar voren met de AI Executive Summary kaart.
- Vat uw eigen recente activiteiten samen voor stand-ups of rapportages met de AI StandUp kaart.
Ons marketingteam ververst elke maandagmorgen hun dashboard. Ze zien een overzicht van de voortgang van de campagne, wat achterloopt op schema en welke kanalen geblokkeerd zijn – in begrijpelijke taal.
We hebben ook AI-aangedreven dashboards ontwikkeld voor klantproblemen, sprintplanning en productanalyse. Elk dashboard toont precies wat dat team nodig heeft om keuzes te maken.
Het verkoopdashboard laat zien welke deals vorderen en welke vastlopen. Het engineeringdashboard laat zien welke diensten goed functioneren en welke aandacht nodig hebben. Als een CEO wil weten hoe het met een project staat, verwijzen we hem of haar naar een dashboard in plaats van een vergadering te plannen.
🔍 Wist u dat? Netflix is een modern bedrijfssymbool geworden voor het handelen op basis van gegevens. In 2006, toen het de Netflix Prize lanceerde, zocht het via crowdsourcing naar betere algoritmen voor het voorspellen van voorkeuren van gebruikers. Het resultaat was een verbetering van 8% in de nauwkeurigheid van aanbevelingen.
Maak verbinding tussen inzichten en actie door middel van automatiseringen en doelen
Een probleem signaleren heeft geen zin als niemand er iets aan doet. Wij beschouwen inzichten als het begin van werkstroomen, niet als het einde.
Wanneer AI een kritieke achterstallige taak identificeert, waarschuwt ClickUp automatisering de projectmanager onmiddellijk. Wanneer we lessen uit een post-mortem in ClickUp Docs documenteren, vragen we ClickUp Brain om de belangrijkste conclusies te extraheren en deze te koppelen aan ons doel voor continue verbetering.
Het inzicht wordt onderdeel van onze institutionele kennis en de actie wordt automatisch.
📌 Probeer deze prompt: Vat het laatste post-mortem-document samen en koppel belangrijke inzichten aan het doel 'Continue verbetering'.
📮 ClickUp Insight: 47% van de respondenten van onze enquête heeft nog nooit AI gebruikt om handmatige taken uit te voeren, maar 23% van degenen die AI wel hebben geïmplementeerd, zegt dat dit hun werklast aanzienlijk heeft verminderd.
Dit contrast is misschien meer dan alleen een technologische kloof. Terwijl early adopters meetbare voordelen behalen, onderschat de meerderheid misschien hoe transformatief AI kan zijn in het verminderen van cognitieve belasting en het terugwinnen van tijd. 🔥
ClickUp Brain overbrugt deze kloof door AI naadloos in uw werkstroom te integreren. Van het samenvatten van threads en het opstellen van content tot het opsplitsen van complexe projecten en het genereren van subtaaken, onze AI kan het allemaal. U hoeft niet te schakelen tussen tools of helemaal opnieuw te beginnen.
💫 Echte resultaten: STANLEY Security heeft de tijd die nodig is voor het opstellen van rapporten met 50% of meer verminderd dankzij de aanpasbare tools voor rapportage van ClickUp, waardoor hun teams zich minder hoeven te concentreren op formatten en meer op prognoses.
Toegang tot meerdere AI-modellen
Anders denken is soms gemakkelijker wanneer u verschillende AI-tools gebruikt om verschillende soorten taken aan te pakken.
Wanneer we brainstormen over campagne-invalshoeken, moeten we snel ideeën kunnen genereren. Wanneer we een productbeslissing nemen, hebben we diepgaande logische redeneringen nodig. Wanneer we onderzoek doen naar iets gespecialiseerds, hebben we misschien een tool nodig die anders is getraind. Het is gewoonweg verkeerd om te doen alsof één model dat allemaal even goed aankan.
Met Brain MAX hebben we toegang tot Claude voor diepgaand werk, ChatGPT voor creatieve ideeën en Gemini voor gespecialiseerde domeinen. We kiezen op basis van wat we op dat moment willen oplossen.
Ons productteam gebruikt Claude wanneer we nadenken over complexe afwegingen met betrekking tot de prioriteiten van functies, terwijl ons marketingteam overschakelt naar ChatGPT wanneer ze campagne-richtingen verkennen.
💡 Wat voor ons werkt: We gebruiken Brain MAX + ClickUp Whiteboards als ons creatieve commandocentrum. We halen bijvoorbeeld ruwe ideeën uit de desktop companion en plaatsen die vervolgens op een Whiteboard in ClickUp. Vervolgens gebruiken we realtime visuals, koppelen die aan taken en documenten, en laten het team remixen, verfijnen en uitvoeren zonder ooit het canvas te verlaten.
Zoek in alle tools die we gebruiken
Tegenwoordig werken teams met meerdere tools: Figma heeft ontwerpen, GitHub heeft code, Google Drive heeft strategiedocumenten, SharePoint heeft juridische zaken en ClickUp heeft al het andere.
Om te vinden wat u nodig hebt, moet u tabbladen openen, van context wisselen, onthouden waar u iets voor het laatst hebt gezien en hopen dat u op de juiste plaats zoekt.
Brain MAX verandert dit omdat het tegelijkertijd in al uw apps zoekt. We typen 'Toon me de Figma-ontwerpen voor Release 2. 1 en koppel ze aan de technische specificaties en de feedback die we van klanten hebben gekregen' en het geeft de mockups van Figma weer, haalt de gerelateerde documenten uit ClickUp en Drive en toont gesprekken waarin we hebben besproken wat klanten eigenlijk van die release verwachtten.
Alles wordt op één plek weergegeven en alles is met elkaar verbonden door een verbinding.
Spreek hardop voor productiviteit
We denken sneller dan we kunnen typen, dus leggen we ideeën vast terwijl ze ontstaan, in plaats van ze kwijt te raken terwijl we naar een toetsenbord zoeken.
Talk to Text in ClickUp Brain MAX stelt ons in staat om vier keer sneller te werken, omdat het typen ons denken niet meer vertraagt.
We zeggen gewoon wat we denken, en onze gedachten worden vervolgens geformatteerd en georganiseerd voor gebruik in Brain MAX.
Bovendien zorgt het aangepaste woordenboek ervoor dat AI de namen, jargon en verwijzingen die we gebruiken herkent. 'Q4 push'. 'Bob's API'. 'De UX-audit'. Het systeem schrijft precies wat we zeggen in plaats van het fonetisch te interpreteren. Dat is het verschil tussen dicteren als nieuwigheid en dicteren als manier om onze gedachten vast te leggen.
Bekijk hoe een van onze gebruikers optimaal gebruikmaakt van ClickUp Brain MAX:
ClickUp Brain MAX is een geweldige aanvulling op mijn werkstroom. Door meerdere LLM's in één platform te combineren, zijn reacties sneller en betrouwbaarder, en de spraak-naar-tekstfunctie op het platform bespaart enorm veel tijd. Ik waardeer ook de veiligheid op bedrijfsniveau, die me gemoedsrust geeft bij het omgaan met gevoelige informatie. Wat het meest opvalt, is hoe het me helpt om door de ruis heen te kijken en helderder te denken – of ik nu vergaderingen samenvat, content opstel of brainstorm over nieuwe ideeën. Het voelt alsof ik een alles-in-één AI-assistent heb die zich aanpast aan wat ik nodig heb.
ClickUp Brain MAX is een geweldige aanvulling op mijn werkstroom. Door meerdere LLM's in één platform te combineren, zijn reacties sneller en betrouwbaarder, en de spraak-naar-tekstfunctie op het platform bespaart enorm veel tijd. Ik waardeer ook de veiligheid op bedrijfsniveau, die me gemoedsrust geeft bij het omgaan met gevoelige informatie. Wat het meest opvalt, is hoe het me helpt om door de ruis heen te kijken en helderder te denken – of ik nu vergaderingen samenvat, content opstel of brainstorm over nieuwe ideeën. Het voelt alsof ik een alles-in-één AI-assistent heb die zich aanpast aan wat ik nodig heb.
Voer onderzoek uit dat gebaseerd is op de realiteit
We nemen elke dag beslissingen op basis van informatie, zoals wat onze concurrenten doen en hoe markten veranderen. Als we die informatie verkeerd interpreteren, gaat alles wat daarop volgt ook verkeerd. Als je niet kunt achterhalen waar de informatie vandaan komt, kun je niet weten of deze juist is.
Brain MAX doorzoekt het internet en geeft resultaten weer met bronvermelding. U kunt doorklikken naar elke bron. Wanneer we onderzoek gebruiken om beslissingen te nemen, koppelen we dit terug naar onze documentatie, zodat het team zowel het inzicht als het bewijs kan zien.
📌 Probeer deze prompt: Zoek recente rapporten over trends in de productiviteit van teams op afstand en vat de belangrijkste bevindingen samen met bronvermeldingen.
Bescherm uw concentratietijd
We beschermen je focus tijd op dezelfde manier als we vergaderingen beschermen. ClickUp Brain in ClickUp Planner bekijkt je agenda, begrijpt wanneer je blokken nodig hebt om je te concentreren en reserveert die tijd automatisch.
Wat nog belangrijker is, het herschikt taken met een lagere prioriteit zodat ze passen binnen uw beschermde focusblokken, zodat u niet voortdurend hoeft te triëren.
Wanneer er iets dringends gebeurt dat uw concentratie verstoort, herschikt ClickUp Brain uw taken op intelligente wijze in plaats van ze gewoon in een overvolle kalender te proppen. Het begrijpt afhankelijkheden en deadlines, dus het verplaatst geen taken die morgen moeten worden uitgevoerd en blokkeert geen ander werk.
Het resultaat is ononderbroken tijd om echt werk te doen.
🧠 Leuk weetje: In 1854 gebruikte arts John Snow (nee, niet die uit Game of Thrones) een handgetekende 'ziektekaart' van cholera-sterfgevallen in Londen om de uitbraak te herleiden tot één enkele waterpomp. Het was een van de eerste bekende voorbeelden van het omzetten van ruwe gegevens in bruikbare inzichten, en het heeft letterlijk levens gered.
Leg vergaderingen vast zonder in uw aantekeningen te verdwalen
We brengen uren door in vergaderingen en nog meer uren met proberen te onthouden wat er is besproken. Het meeste blijft niet hangen. Iemand maakte aantekeningen terwijl de rest toekeek, waardoor de vergadering meer een documentatiebijeenkomst werd dan een gesprek. Na afloop moet iemand de aantekeningen opschonen, actiepunten eruit halen, taken aanmaken en informatie verdelen.
Dat zijn uren werk die nooit hadden mogen bestaan.
De AI Notetaker van ClickUp draait tijdens het gesprek en legt alles vast:
- Transcripten zodat u precies kunt zoeken wie wat heeft gezegd
- Slimme samenvattingen die het gesprek distilleren tot wat belangrijk is
- Actiepunten die u automatisch kunt omzetten in toegewezen taken door ClickUp Brain te activeren.
Dit alles verschijnt in uw documenten, zodat er een verbinding is met uw werk in plaats van dat het afgezonderd en vergeten blijft in een app voor aantekeningen.
📖 Lees ook: Beste voorspellende analysesoftware [beoordeeld]
Hoe onze teams ClickUp Brain gebruiken
Hieronder leest u hoe we ClickUp Brain dagelijks gebruiken binnen onze teams: de prompts die we uitvoeren, de problemen die we oplossen en het werk dat we vermijden. 😌
Projectmanagement- en operationeel team
Aan het begin van de week voert ons PMO-team dezelfde opdracht uit: Zoek taken in de Operations Space die al meer dan 7 dagen niet zijn bijgewerkt en binnen twee weken moeten worden uitgevoerd.
Dit pikt de taken op waar het werk gewoon is gestopt. Vorige maand kwam er een juridische beoordelingstaken naar boven die al meer dan een week onaangeroerd was gebleven. De PM ging ervan uit dat de juridische afdeling ermee bezig was, terwijl het juridische team dacht dat ze op de PM zaten te wachten. We hebben het vroeg genoeg opgemerkt om de productlancering op schema te houden.
Waarvoor gebruiken we ClickUp Brain?
- Wekelijkse samenvattingen genereren vanuit onze Operations Space
- Identificeer afhankelijkheden die meerdere werkstromen blokkeren voordat iemand het merkt.
- Statusupdates van verschillende projecten samenbrengen voor beoordelingen door het management
💡 Wat voor ons werkt: In ons PMO gebruiken we aangepaste velden om tijd te besparen en projecten op schema te houden. We maken een Summary AI Field om taakbeschrijvingen, opmerkingen en subtaaken automatisch samen te vatten in een snel overzicht.
Een ander AI-veld houdt de voortgang bij door subtaaken en checklists te analyseren, zodat we altijd weten hoe het met een taak staat zonder dat we iets handmatig hoeven bij te werken.
Marketing- en creatief team
We voeren tegelijkertijd campagnes via blogcontent, sociale media, e-mail, betaalde advertenties, gebeurtenissen en partnerschappen. Als iemand vraagt* 'Wat is de status van de webinar-campagne?', vragen we dat rechtstreeks aan ClickUp Brain.
Hoe wij onze AI-marketingtool gebruiken:
- Feedbackthreads op blogposts samenvatten, zodat schrijvers precies weten wat ze moeten veranderen.
- Campagneprestatiegegevens uit meerdere databronnen samenvoegen tot één samenhangende update
- Belangrijke sleutels trekken uit retrospectieven na de lancering om toekomstige campagnes te verbeteren
Ons creatieve team gebruikt ClickUp Brain ook om afbeeldingen te genereren voor posts op sociale media, kopteksten voor blogs en campagnebeelden. Als ze snel een conceptbeeld of hero-afbeelding nodig hebben, beschrijven ze wat ze nodig hebben en ClickUp Brain genereert het ter plekke.
Dit is vooral handig voor vroege ontwerpen, A/B-tests van verschillende concepten of wanneer er plaatshouders voor afbeeldingen nodig zijn in afwachting van de definitieve ontwerpen.
Productteam
Onze productmanagers zijn voortdurend bezig met het afwegen van klantverzoeken, technische schulden, strategische initiatieven en teamcapaciteit. ClickUp Brain helpt hen patronen te herkennen in het productontwikkelingsproces.
Ze vertrouwen op het AI-kennisbeheer van ClickUp voor:
- Het verbinden van pijnpunten van klanten die worden vermeld in verkoopgesprekken, supporttickets en feedbackformulieren
- De capaciteit van het engineeringteam controleren voordat u zich vastlegt op sprintwerk
- Technische documentatie samenvatten wanneer ze de beperkingen van het systeem moeten begrijpen
Bij het plannen van de roadmap vragen ze: Toon me alle functieverzoeken met de tag 'enterprise-customer' van het afgelopen kwartaal. ClickUp Brain haalt informatie uit feedbacktaken van klanten, verkoopaantekeningen en supporttickets om hen te laten zien welke problemen steeds terugkomen.
Afgelopen kwartaal bleek dat verschillende ondernemingen vroegen om betere SSO-controles. Ons team had deze verzoeken afzonderlijk geregistreerd en realiseerde zich niet dat ze allemaal naar dezelfde onderliggende behoefte verwezen. We hebben hier prioriteit aan gegeven, het geïmplementeerd en kregen meteen reacties van klanten die hier precies op hadden gewacht.
Verkoop- en klantenserviceteam
Ons verkoopteam gebruikt ClickUp Brain als hun altijd beschikbare verkoopingenieur. Voorafgaand aan een demo hebben ze snel context nodig. Op dezelfde manier heeft ons CS-team context nodig voordat ze kunnen reageren op een vraag van een klant.
Voordat een verkoper een potentiële klant belt, vraagt hij: Vat alles samen wat we weten over [bedrijfsnaam]. ClickUp Brain haalt informatie uit gespreksaantekeningen die zijn opgeslagen in taakopmerkingen, gesynchroniseerde e-mails en geregistreerde interacties. Ze krijgen binnen een minuut een volledig overzicht, in plaats van oude taken te moeten doorzoeken en details te moeten proberen te onthouden.
Verkoopmanagers gebruiken het op een andere manier. Ze vragen: Toon mij deals in 'Proposal Sent' zonder activiteit in de afgelopen 10 dagen. Dit vertelt hen precies waar deals vastlopen: ontbrekende inkoopdocumenten, vergeten follow-ups, interne voorstanders die stil zijn geworden.
🔍 Wist u dat? In de jaren zestig was Procter & Gamble een pionier op het gebied van merkbeheer en het bijhouden van consumenteninzichten. Hun 'brand man' systematiseerde de manier waarop teams consumentengegevens verzamelden en daarop reageerden. Dit was in feite het begin van moderne marketinganalyse, nog voordat computers dit gemakkelijk maakten.
Technisch team
Onze ingenieurs onderbraken elkaar voortdurend met 'snelle vragen' over hoe systemen werken. Nu vragen ze het eerst aan ClickUp Brain.
Hoe ons engineeringteam het gebruikt:
- Inzicht in de systeemarchitectuur zonder de ingenieur die het heeft gebouwd lastig te vallen
- Zoek naar eerdere incidentrapporten en hoe we deze hebben opgelost
- Uitgebreide Sprint-samenvattingen voor retrospectieven ophalen
Tijdens incidenten vragen ze: Toon mij eerdere incidenten met betrekking tot [systeemnaam] en hoe we deze hebben opgelost. ClickUp Brain toont taken, post-mortems en details over oplossingen van eerdere incidenten. We hoeven niet elke keer vanaf nul te beginnen met het oplossen van problemen, wat zich vertaalt in een sneller herstel.
Voor sprintretrospectieven vragen we niet aan iedereen om zich te herinneren wat er twee weken geleden is gebeurd, maar vragen we ClickUp Brain om samen te vatten wat er is geleverd, welke belemmeringen er zijn opgetreden en waar de snelheid is veranderd. We gaan de retrospectieven in met actuele gegevens.
💡 Wat voor ons werkt: We openen een taak in ClickUp en vragen Brain om subtaaken te genereren. Dit geeft ons een duidelijk stappenplan voor Sprints of incidenten, zodat we elkaar niet hoeven te onderbreken voor details.
HR- en People Ops-team
Ons People Ops-team gebruikt ClickUp Brain om informatie toegankelijk te maken zonder dat dit een bottleneck wordt voor elke vraag.
ClickUp Brain helpt door:
- Direct antwoord geven op vragen van medewerkers over beleid, secundaire arbeidsvoorwaarden en procedures
- Het verzamelen van prestatiebeoordelingsgegevens van daadwerkelijk voltooide werkzaamheden
- Analyse van de werklast binnen teams om beslissingen over aanwervingen te rechtvaardigen
Nieuwe medewerkers vragen ClickUp Brain rechtstreeks: Wat is het PTO-beleid? of Hoe dien ik onkostendeclaraties in? Het haalt de informatie uit ons personeelshandboek in Docs en verwijst hen naar de juiste formulieren. Ze krijgen direct antwoord in plaats van te moeten wachten op een reactie van HR.
Bovendien voegen vooraf gebouwde agents in ClickUp, zoals de Answers Agent, een extra ondersteuningslaag toe door vragen te beantwoorden die herhaaldelijk worden gesteld in de ClickUp-chatkanalen van het team. Wanneer iemand de agent in een chatthread tagt en vraagt naar voordelen, onboardingstappen of rolverwachtingen, reageert deze met de exacte informatie uit uw handboek, beleid of taaknotities.
Elk antwoord bevat de oorspronkelijke bron, zodat werknemers weten dat ze de juiste versie van het beleid krijgen.
Tijdens het beoordelingsseizoen vragen managers: Vat het werk van [naam medewerker] dit kwartaal samen, inclusief voltooide projecten, bijdragen en ontvangen feedback. ClickUp Brain verzamelt alles, van hun taken en opmerkingen over hun resultaten tot shout-outs in teamkanalen.
Beoordelingen worden vollediger en eerlijker omdat ze zijn gebaseerd op daadwerkelijk werk, en niet alleen op wat er in de afgelopen twee weken is gebeurd.
💡 Wat voor ons werkt: We vertalen en lokaliseren onze content moeiteloos met ClickUp Brain. Bovendien gebruiken we het om HR-beleid, werknemershandboeken, productgidsen en onboardingmateriaal voor klanten te vertalen naar talen als Engels, Frans, Spaans, Portugees, Duits, Italiaans, Zweeds, Nederlands, Koreaans, Japans, Chinees en Arabisch, waarbij de toon, betekenis en format consistent blijven.
ClickUp Brain integreren met ClickUp-functies
ClickUp Brain vormt de kern van hoe we werken. Het is aanwezig in onze hele werkruimte, zodat alle informatie direct wordt meegenomen in het werk dat we doen. 🔄
Taakautomatisering en AI-agenten
De echte verandering voor ons kwam toen ClickUp Brain niet langer alleen dingen liet zien, maar ook daadwerkelijk dingen ging doen.
We zijn begonnen met basisautomatisering, eenvoudige als-dan-regels die werkten wanneer situaties duidelijk in categorieën konden worden ingedeeld. Toen realiseerden we ons dat voor het meeste werk dat we wilden automatiseren, een daadwerkelijke beoordeling nodig was van wat er vervolgens moest gebeuren.
ClickUp AI Agents monitoren specifieke situaties en ondernemen actie zonder dat er handmatige tussenkomst nodig is.
We hebben een agent die onze klantenfeedbacklijst bijhoudt. Wanneer iemand het formulier invult, leest de agent wat er is ingevuld, bepaalt in welke categorie het thuishoort en maakt taken aan voor het ondersteuningsteam om op te volgen.
Another Agent wordt aan het begin van elke Sprint uitgevoerd. Het verzamelt alle documenten die ons team heeft geschreven over wat we aan het bouwen zijn, haalt de belangrijke stukken eruit en plaatst een samenvatting in ons teamkanaal voordat iemand op het werk aankomt.
Vroeger was dat het eerste uur van de Sprintplanning; nu is de samenvatting klaar voor gebruik. Deze agents werken omdat ze de context begrijpen.
Het bouwen van een AI-agent lijkt op een gesprek. We geven de agent instructies over waar hij op moet letten, welke informatie belangrijk is en welke actie hij moet ondernemen. Met de no-code builder kan iedereen in het team een AI-agent voor data-analyse opzetten zonder technische expertise.
Transcriptie en samenvattingen van Clips
We nemen voortdurend clips op in ClickUp: ingenieurs die technische architectuur uitleggen, ontwerpers die mockups doorlopen, productmanagers die functies demonstreren, customer success-medewerkers die feedback uit gesprekken delen.
ClickUp Brain transcribeert automatisch elke Clip die we maken. Elke schermopname en spraakclip wordt doorzoekbare tekst. We kunnen het transcript scannen, naar specifieke tijdstempels springen en fragmenten kopiëren zonder de hele video opnieuw te bekijken.
Ons engineeringteam neemt clips op wanneer ze code of systeemarchitectuur doorlopen. ClickUp Brain vat de belangrijkste punten samen, zodat teamleden de samenvatting in 30 seconden kunnen lezen en alleen de volledige Clip hoeven te bekijken als ze meer context nodig hebben.
🔍 Wist u dat? Volgens McKinsey gebruiken de meeste bedrijven tegenwoordig AI in meer dan één onderdeel van hun bedrijf. Gemiddeld maken organisaties gebruik van AI in drie verschillende functies.
Best practices voor het maximaliseren van het potentieel van ClickUp Brain
Dit zijn enkele best practices die ons team gebruikt om het potentieel van de AI-tools van ClickUp te maximaliseren:
- Effectieve prompts opslaan en hergebruiken: We slaan de prompts op die consistent solide resultaten opleveren voor toekomstig gebruik en delen ze met het team. ClickUp Brain ondersteunt herbruikbare prompts, zodat iedereen consistentie kan behouden en tijd kan besparen bij terugkerende taken.
- Koppel meerdere interacties aan elkaar: ons team plant reeksen waarbij de output van de ene AI de input voor de volgende taak wordt. We genereren eerste ideeën, vragen ClickUp Brain om deze te beoordelen en verfijnen ze vervolgens op basis van die beoordeling. Dit weerspiegelt menselijke samenwerkingsprocessen op machinesnelheid.
- Regelmatig evalueren en verfijnen: We maken er een punt van om onze bestaande ClickUp Brain-prompts, werkstroomen en AI-agents van tijd tot tijd te evalueren. Door voortdurende verfijning blijft de AI afgestemd op onze bedrijfsdoelstellingen en weerspiegelt deze de huidige context van ons team.
- Gebruik AI als strategische advocaat van de duivel: het team vraagt ClickUp Brain om na het ontwikkelen van strategieën te zoeken naar tekortkomingen, risico's en blinde vlekken. Vraag bijvoorbeeld: 'Wat zijn de drie grootste redenen waarom dit zou kunnen mislukken?', om ideeën te versterken voordat ze worden geïmplementeerd.
- Probeer tijdelijke prompts voor scenarioplanning: we modelleren verschillende toekomstscenario's door ClickUp Brain te vragen: 'Hoe zou deze strategie presteren als de economische voorwaarden in het derde kwartaal verslechteren?'. Deze vooruitstrevende aanpak helpt ons om veerkrachtigere strategieën te ontwikkelen.
- Laat AI onze persoonlijke vooringenomenheidsdetector zijn: Vervolgens vragen we ClickUp Brain om verborgen aannames, cognitieve vooroordelen en logische drogredenen te identificeren. AI wordt een objectieve spiegel voor de mentale valkuilen die het menselijk oordeel vaak saboteren.
- Optimaliseer op rollen gebaseerde toegang: Ons team beoordeelt en past ook de teamtoestemmingen in ClickUp Brain aan, zodat iedereen AI effectief kan gebruiken. We zorgen ervoor dat beheerders/eigenaren volledige toegang hebben, terwijl gasten/beperkte leden passende beperkingen behouden voor de veiligheid en consistentie van de werkstroom.
Maak de verbinding tussen de punten (+ de gegevens) met ClickUp Brain
We hebben ClickUp Brain ontwikkeld om te denken zoals wij denken. Elke dag helpt het ons te zien wat ons instinct over het hoofd ziet en wat onze teams nodig hebben voordat ze erom vragen. We verspillen geen tijd met het analyseren van spreadsheets of het achterhalen van updates; we praten met ClickUp Brain en het geeft ons relevante antwoorden.
Voor ons is AI de motor achter ons werk. Het herkent patronen voordat ze tot problemen leiden, brengt inzichten aan het licht die beslissingen scherper maken en maakt verbinding met gesprekken in realtime met de context. Wanneer we een lancering plannen, een Sprint afsluiten of een blogpost zoals deze schrijven, staat ClickUp Brain achter elke beslissing om te organiseren, te verfijnen en te geven.
Elke taak, opmerking en gesprek leert het systeem hoe we denken en wat kwaliteit voor ons betekent. ClickUp Brain en Brain MAX leren door ons werk en vertalen die kennis naar een scherpere focus en snellere duidelijkheid.
Als u wilt ervaren hoe uw werk met u meeleert, meld u dan vandaag nog aan voor ClickUp! ✅
Veelgestelde vragen (FAQ's)
ClickUp Brain is 's werelds meest complete en contextbewuste AI-aangedreven assistent die in ClickUp is ingebouwd. Het helpt u door vragen te beantwoorden, informatie samen te vatten, rapporten te genereren en taken te automatiseren met behulp van gegevens uit uw werkruimte. U communiceert ermee via prompts overal in uw werkruimte die taken accepteren, zoals taken, chats, locatiekoppen of de werkbalk, en het biedt directe, contextbewuste inzichten en acties.
ClickUp Brain analyseert de werklast van uw team en geeft aan wanneer iemand overbelast of onderbenut is. Het kan aanbevelingen doen voor het herverdelen van taken om ervoor te zorgen dat iedereen een beheersbare werklast heeft, waardoor u uw team in balans en productief kunt houden.
Ja. ClickUp Brain kan trends identificeren en taken of projecten signaleren die het risico lopen vertraging op te lopen door achterstallige items, gebrek aan updates of knelpunten te analyseren. Zo kunt u actie ondernemen voordat vertragingen grotere problemen worden.
U kunt AI-aangedreven kaarten toevoegen aan uw dashboards die realtime samenvattingen, projectupdates en uitvoerende Overzichten weergeven die door ClickUp Brain worden gegenereerd. Deze kaarten worden automatisch bijgewerkt en kunnen worden aangepast om de inzichten weer te geven die u nodig hebt.
Ja. U kunt prompts, dashboardkaarten en rapporten aanpassen om u te concentreren op de gegevens en inzichten die voor elk team het belangrijkst zijn. Zo krijgt elk team relevante, bruikbare informatie die is afgestemd op hun behoeften.