Of het nu gaat om het begrijpen van ontwikkelingsprocessen, het ontcijferen hoe computersoftware geïnstalleerd moet worden of het uitzoeken van de bouwplannen voor een nieuw product, technische documentatie helpt mensen de klus te klaren.
Maar hoe zorg je ervoor dat je goede technische documentatie maakt?
Gelukkig zijn wij hier om daar antwoord op te geven. 🤩
Hoewel technische documentatie niet bepaald een glamoureuze of opwindende reputatie heeft, betekent dat niet dat je er niet een beetje plezier aan kunt beleven.
In feite is het maken van technische documenten een uitstekende gelegenheid om je creatieve denkpet op te zetten, een band op te bouwen met collega's en lezers te voorzien van essentiële informatie, wat je bezigheden een doel geeft.
Met dat in gedachten gaan we dieper in op technische documentatie, inclusief de voordelen en best practices. We zullen ook stap voor stap het proces van aanmaken doorlopen, zodat je weet hoe je technische documentatie schrijft die uitblinkt. ✨
(Bonus: We vertellen ook over een AI-assistent die het proces kan versnellen!)
Wat is technische documentatie?
Technische documentatie is een geschreven bron die de functionaliteit en functies van een product of tool beschrijft. Dit type technisch schrijven kan zich richten op ontwerparchitectuur, standaard werkprocedures (SOP's), instructiehandleidingen, use cases of how-to gidsen. 🛠️
Technische documentatie varieert sterk afhankelijk van het onderwerp en het beoogde publiek. In tegenstelling tot zakelijke voorstellen, business-abonnementen of persberichten richt technische documentatie zich op (je raadt het al) technische onderwerpen.
Overal in uw ClickUp-werkruimte een nieuw document maken
Sommige technische documenten zijn bedoeld voor intern gebruik om ontwikkelingsprocessen en best practices uit te leggen voor het ontwikkelen van tools en het toevoegen van nieuwe functies. Andere technische schrijvers gebruiken dit soort documentatie om de gebruiker te helpen navigeren door nieuwe producten en nieuwe manieren te ontdekken om ze te gebruiken.
De meeste ontwikkelaars en ontwerpers maken tientallen verschillende soorten technische documentatie tijdens de levenscyclus van softwareontwikkeling (SDLC). Over het algemeen wordt dit type documentatie geschreven door technisch schrijvers.
Software engineers, subject matter experts (SME's) en leden van instapteams voor softwareproducten maken echter vaak technische documentatie als onderdeel van hun dagelijkse lijst met taken. Of je nu een professional bent of net begint, het schrijven van technische documentatie heeft veel voordelen.
Wat is het belang van het schrijven van technische documentatie?
Technische documentatie is een sleutelmiddel om mensen te helpen je producten, diensten en processen te begrijpen. Het helpt niet alleen gebruikers, maar stelt je ook in staat om een beter en efficiënter team op te bouwen. Hier zijn enkele redenen waarom technische documentatie cruciaal is voor je succes. 💪
Zorgt voor betere besluitvorming
Technische documentatie helpt het team te begrijpen hoe een bepaalde tool werkt. Als het tijd is om nieuwe functies toe te voegen, kunnen ze gemakkelijk interne technische documenten raadplegen om de procedures te bekijken.
Deze documenten bieden een gecentraliseerde database met informatie, zodat ontwikkelaars niet verdwalen door e-mails of chats om de details te vinden die ze nodig hebben.
Verbetert de gebruikerservaring
Goed technisch schrijven leidt tot informatieve documenten die de gebruikerservaring stroomlijnen. Veel ontwikkelaars voegen technische of
direct in de app of het product, zodat gebruikers niet van scherm hoeven te wisselen om hulp te krijgen.
Werk in realtime samen en bewaar uw gegevens veilig op één locatie met ClickUp Docs
Naast geschreven technische content voegen visuals zoals grafieken, duidelijke koppen en infographics context toe. Dat betekent dat gebruikers met minder technische kennis toch het meeste uit uw producten halen.
Vermindert de druk op teams voor klantenservice
Met georganiseerde, goed doordachte en goed uitgevoerde technische documentatie heeft uw ondersteuningsteam geen last van overbodige vragen van klanten. Als u complexe informatie uitlegt in handige gidsen en FAQ's, zijn klanten in staat om zelf antwoorden op hun vragen te krijgen en eenvoudige problemen op te lossen.
Minder fouten en betere voorlichting
Als u technische processen en functies documenteert, is de kans kleiner dat u fouten maakt omdat u één enkele bron van waarheid hebt. Bovendien is het gemakkelijker om gebruikers, belanghebbenden en teamleden op te leiden als u goede technische documentatie bij de hand hebt.
Dat betekent meer tijd voor innovatie en het uitwerken van nieuwe ideeën. 💡
Biedt een manier om ideeën op te slaan
Technische documentatie creëert een routekaart voor toekomstige ideeën en documenteert ook eerdere projecten op één gemakkelijk terug te vinden plek. U kunt gemakkelijk naar eerdere documenten verwijzen om te zien waar aan is gewerkt en inzichten opdoen voor toekomstige iteraties.
Pas uw Whiteboards eenvoudig aan door documenten, Taken en meer toe te voegen
Met andere woorden, de juiste technische documenten helpen u bij het opstellen van productroadmaps om uw toekomstige aanbod te visualiseren en inzicht te krijgen in de huidige stand van zaken. Het is het perfecte hulpmiddel om procedures vast te leggen en tegelijkertijd innovatie en creativiteit aan te moedigen.
Verhoogt de communicatie
Het maken van technische documentatie is van nature een gezamenlijke inspanning. Dat betekent dat het de communicatie bevordert en verbindingen opbouwt in het hele team. Iedereen moet samenwerken om een informatief en nuttig stuk te maken en verschillende perspectieven zorgen voor betere inzichten. 🤝
Met sterke interne documentatie kunnen de leden van het team efficiënter zelfstandig werken. Ze kunnen verwijzen naar bestaande documentatie om vragen te beantwoorden en hebben toegang tot bronnen om nieuwe functies te bouwen.
Verbetert de veiligheid
Interne technische documentatie legt de basis voor betere veiligheid en naleving van de regelgeving. Benadruk in uw documenten veiligheidsprocedures en best practices voor het maken van nieuwe functies en het delen van documentatie met het publiek.
De 2 hoofdtypen technische documentatie
Er zijn verschillende soorten
en documentatie, maar de meeste vallen in twee verschillende categorieën: productdocumentatie of procesdocumentatie. 📃
Productdocumentatie
Productdocumentatie gaat over het product zelf, inclusief de belangrijkste functies, functionaliteit en stapsgewijze instructies voor het gebruik ervan. Het meest voorkomende voorbeeld van productdocumentatie zijn gebruikerservaringen (UX) gidsen over hoe de specifieke software of tool te gebruiken.
Een ander voorbeeld van productdocumentatie is een reparatiehandleiding die uitlegt hoe je problemen met het product zelf kunt oplossen. De categorie kan verder worden onderverdeeld in systeemproductdocumentatie, die bedoeld is om productontwikkelingsteams en fabrikanten te informeren, en gebruikersdocumentatie om de klant te helpen bij het navigeren door het product.
Soorten technische productdocumentatie zijn onder andere:
- UX-ontwerp inclusief UX-stijlgidsen en persona's voor gebruikers
- Productvereistenbladen
- Productbeschrijvingen
- API-documentatie
- Documentatie broncode
- Functie-updates
- Gidsen voor eindgebruikers inclusief FAQ's, aantekeningen bij releases, how-to gidsen en trainingsmateriaal
- Technisch ontwerp/architectuur
- Gebruikershandleidingen zoals how-to guides, instructiehandleidingen en installatiehandleidingen
Procesdocumentatie
is meer een technisch document achter de schermen. Deze documenten zijn bedoeld om de processen en procedures uit te leggen die worden gebruikt om producten te maken. Procesdocumenten zijn bijvoorbeeld abonnementen op projecten, testplannen en interne gidsen voor het oplossen van problemen. 🎯
De target voor procesdocumenten zijn ontwikkelaars en ontwerpers van de producten en software. Deze documenten zijn bedoeld om veelvoorkomende vragen te beantwoorden, stappenplannen op te stellen voor het bouwen van de tool en verduidelijking te bieden.
Voorbeelden van procesdocumentatie zijn:
- Testschema's
- SOP's voor ontwikkelingsworkflows
- White papers en casestudies
- Abonnementen op projecten
- Stappenplannen voor producten
Technische documentatie schrijven
Klaar om betere technische documenten te maken en concepten te maken die je team efficiënter maken? Hier lees je hoe je technische documentatie schrijft met behulp van software en
zoals ClickUp Docs en ClickUp's AI schrijfassistent. ✍️
1. Analyseer en bepaal wie je publiek is om targeted content te maken
Voordat u begint met schrijven, moet u weten voor wie u schrijft. De stem, toon en schrijfstijl die u gebruikt, zullen anders zijn als u documentatie maakt voor het algemene publiek dan als u interne kennisbankmaterialen maakt.
Vraag jezelf af wie je publiek is en wat hun leerstijl is. Bedenk wat voor soort vragen ze kunnen hebben en wat ze nodig hebben van je documentatie.
Sleep vormen naar uw canvas, verbind uw werkstroom met elkaar en werk tegelijkertijd met uw team in ClickUp Whiteboard
hier kunt u ideeën opschrijven en brainstormen. Gebruik de functie voor slepen en neerzetten en profiteer van
zodat het hele team samen ideeën kan uitwisselen.
Het beste van alles is dat je Taken direct op het bord kunt maken, zodat je naadloos naar de volgende stap in het technische documentatieproces kunt gaan. 🌻
2. Onderzoek onderwerpen die je lezers aanspreken en hen de antwoorden geven die ze nodig hebben
Vervolgens moet je onderwerpen onderzoeken. Je weet immers niet hoe je technische documentatie moet maken als je niet weet wat je wilt zeggen.
Denk na over het doel van je technische documentatie. Werk van daaruit terug en bedenk wat je wilt opnemen en welke documenten je misschien al hebt die nuttig kunnen zijn.
Als je vastzit en hulp nodig hebt bij het bedenken van ideeën, kun je niet verkeerd terecht bij
de enige assistent met AI die is afgestemd op jouw rol. Met tientallen use cases is het de perfecte sidekick voor het genereren van ideeën en het bedenken van relevante onderwerpen.
Automatiseer het schrijven van documentatie met AI, bewaak de voortgang via grafieken en Sprints en los codeerfouten snel op met ClickUp AI
Betrek het hele team bij de actie en
om te brainstormen, onderwerpen te onderzoeken en nog veel meer. Met meer koppen die hetzelfde project aanpakken, bent u er zeker van dat u alle basiselementen raakt en documentatie creëert die uw publiek zal verbazen (en helpen).
3. Kies het beste documentatietype en -kader voor de informatie die je wilt delen
Bespreek met je lezer in gedachten welk type effectieve technische documentatie het meest zinvol is. Misschien schrijf je een installatiehandleiding waarin je uitlegt hoe je je product instelt. Of misschien maak je een SOP voor het toevoegen van nieuwe functies of het gebruik van een API.
Welk technisch document je ook opstelt, gebruik
om het raamwerk te maken. In deze aanpasbare documenten kunt u samenwerken, secties en tabellen toevoegen en links en afbeeldingen invoegen met één muisklik. 🖱️
Samenwerken bij detectie en bewerking, toevoegen van opmerkingen en insluiten van koppelingen binnen ClickUp Docs
Bovendien is ingebouwd
laten je documenten maken in een fractie van de tijd. Dropdownmenu's met suggesties helpen je zinnen af te maken, kleurenschema's te veranderen, de typografie bij te werken en nog veel meer.
De sjablonen van ClickUp helpen u ook op weg bij het maken van een breed bereik aan technische documenten. Hulpmiddelen zoals
,
sjablonen voor voorblad technisch verslag
en
bouw direct een raamwerk waarin u gewoon uw specifieke gegevens hoeft in te vullen.
4. Maak een contentstructuur die gemakkelijk te scannen is en de informatie organiseert
Bedenk hoe uw gebruikers uw producten of diensten het beste zullen begrijpen en laat dit de leidraad zijn voor het ontwerp van uw technische documentatie.
Zijn uw lezers bijvoorbeeld visuele leerlingen? Zouden grafieken, grafieken en andere visuele hulpmiddelen de gebruikerservaring verbeteren?
met tools zoals GitHub maken het gemakkelijk om visuele elementen toe te voegen om uw geschreven content te ondersteunen vanuit uw software werkruimtes.
Maak uw document gemakkelijk scanbaar zodat lezers precies de informatie kunnen vinden die ze zoeken. Een tabel met de inhoud zorgt voor duidelijkheid, vooral bij langere handleidingen. 👀
Met de functie ClickUp AI reprompting kunt u grote hoeveelheden content herschrijven zodat deze overeenkomt met uw specifieke toon
Software voor schrijfassistenten
en hulpmiddelen nemen het giswerk weg uit het opbouwen van een documentstructuur vanaf nul. Ondersteun je spelling en grammatica, herschrijf grote stukken tekst en maak gebruik van automatisch gegenereerde koppen en samenvattingen op basis van aanwijzingen.
5. Krijg feedback van teamgenoten en testgroepen
Goede technische documentatie begint met een eerste ontwerp, maar daar blijft het niet bij. Er zijn meerdere iteraties en veel finetuning nodig.
Plan gesprekken met aangewezen teamleden om de voortgang te evalueren en verbeterpunten te identificeren. Ze kunnen je wijzen op ideeën of functies die je misschien over het hoofd hebt gezien.
Sleep aangepaste velden naar de formulierweergave om uitgebreide enquêtes te maken of feedback te verzamelen in ClickUp 3.0
Vraag hen om
suggesties toevoegen en rechtstreeks in het document vragen stellen. Breng wijzigingen aan en blijf de content verfijnen tot hij perfect is. 🏅
Bij bewerking is het belangrijk dat je zowel je schrijfvaardigheid als de technische aspecten van het document beoordeelt. Recensenten moeten letten op bruikbaarheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid.
6. Publiceer de content en automatiseer actiepunten om deze waar nodig te verversen
Zodra uw content grondig is gecontroleerd, is deze klaar om gepubliceerd te worden. Het voordeel van het gebruik van ClickUp Docs is dat het gemakkelijk te delen is dankzij aanpasbare toestemmingen.
Creëer beperkte toestemmingen voor weergave voor intern
of openstellen voor publieke toegang als je eindgebruikersmateriaal maakt.
Bekijk de 15+ weergaven in ClickUp om uw werkstroom aan te passen aan uw behoeften
Taken voor beoordelingen plannen als onderdeel van uw werkstromen om de content te vernieuwen als dat nodig is. Gebruik tijdlijnen en tijdlijnweergaven om te zien wanneer content is gepubliceerd en plan beoordelingen om relevantie en up-to-date informatie te garanderen.
Met ClickUp kunt u automatisch een notificatie triggeren wanneer een nieuwe functie wordt toegevoegd. Maak direct een nieuwe Taak om je technische documentatie bij te werken en wijs deze toe aan het juiste lid van het team.
Het is tijd om geweldige technische documentatie te maken
Effectieve technische documentatie is een vorm van communicatie die uw lezers helpt uw producten beter te begrijpen en het voor software-ontwikkelingsteams gemakkelijker maakt om te innoveren en te ontwerpen.
Als je klaar bent om je vaardigheden op het gebied van technisch schrijven te verbeteren en technische documentatie te maken waar je lezers dol op zullen zijn,
vandaag. 🏆
Van het opstellen van de eigenlijke content tot het triggeren van taken en samenwerken met collega's, het is een alles-in-één tool waarmee technisch schrijven (en al het andere) een fluitje van een cent lijkt.