De beste prompts om werkstroom in ChatGPT te automatiseren

Werkstroomautomatisering is het proces waarbij handmatige, repetitieve stappen in werkstroom worden vervangen door technologische routines die tijd besparen en de productiviteit verhogen.

📖 Lees ook: Hoe werkt ChatGPT? Haal het meeste uit ChatGPT

Bijvoorbeeld: wanneer een nieuwe creatieve briefing wordt ingediend, genereer dan een projectsamenvatting met doelen, target en tijdlijn in opsommingstekens.

💡 Pro-tip: hier is een ChatGPT-hack voor je. Koppel prompts aan elkaar, zodat de output van de ene prompt de input voor de volgende wordt, waardoor je zonder handmatige tussenkomst meerstapwerkstroom kunt creëren.

💡 Pro-tip: test prompts met randgevallen om verborgen gebreken aan het licht te brengen voordat u automatisering op grote schaal implementeert.

Prompt: Treed op als automatiseringadviseur. Analyseer de dagelijkse werkstroom van een marketingteam en identificeer repetitieve taken die kunnen worden geautomatiseerd. Presenteer deze in een tabel met taken, bestede tijd, automatiseringspotentieel en voorgestelde tools.

Prompt: Ik ben [vermeld het probleem waarmee je te maken hebt in detail, met achtergrondinformatie]. Maak een lijst met 5 praktische voorbeelden van automatisering voor [branche of afdeling, bijv. 'HR-afdelingen in middelgrote bedrijven']. Beschrijf voor elk voorbeeld de werkstroom, de voordelen van automatisering en stel geschikte tools of platforms voor. Ik wil dat je [vermeld in detail hoe je de output wilt hebben, met voorbeelden].

Prompt: Treed op als systeemanalist. Maak een checklist om te beoordelen of een proces klaar is voor automatisering. Neem criteria op zoals herhaalbaarheid, regels, gegevensformat en uitzonderingsafhandeling.

🎥 Bekijk: Hoe u AI kunt gebruiken die integreert met uw werkruimte

Prompt: Treed op als technologieadviseur. Beveel het beste platform voor automatisering aan voor het uitvoeren van [taak]. Vergelijk Zapier, Make, ClickUp Automations of API's in een grafiek met voor- en nadelen en kosten.

Prompt: Ik gebruik [Tool A] voor CRM en [Tool B] voor e-mailmarketing. Ontwerp een automatisering om contacten tussen beide te synchroniseren. Maak een lijst van vereiste API's, stappen en veiligheidsoverwegingen.

Prompt: Treed op als workflowarchitect. Maak een integratieplan waarin ClickUp, Slack en Google Drive samenwerken voor [proces]. Breng de exacte triggers en acties voor alle tools in kaart.

Prompt: Kruip in de rol van een automatiseringsspecialist. Ontwerp een werkstroom om taken zoals [taak invoegen] te automatiseren. Voeg gedetailleerde stappen toe voor de instelling van automatisering met behulp van tools zoals [tool invoegen] en het integreren ervan met platforms zoals [platforms invoegen, bijv. Excel, Google Spreadsheets of Trello].

📖 Lees ook: Hoe ChatGPT te gebruiken voor efficiënt projectmanagement

Prompt: Fungeren als een regelsysteem. Bouw voorwaardelijke logica voor een automatisering die nieuwe taken anders routeert, afhankelijk van prioriteit en afdeling. Presenteer dit als een IF → THEN-stroomdiagram.

Prompt: Gedraag je als een procesingenieur. Genereer een documentatiesjabloon voor automatiseringswerkstroom met de volgende secties: Overzicht, Trigger, Actie, Tools, Uitzonderingsafhandeling en Eigenaar.

🔍 Wist je dat? Geautomatiseerde tolheffingssystemen, zoals E-ZPass, werden voor het eerst geïntroduceerd aan het einde van de jaren 80. Daarvoor moesten automobilisten in lange rijen wachten om contant te betalen, waardoor automatisering op de weg een van de eerste gangbare gemakstechnologieën werd.

Prompt: Treed op als een expert op het gebied van data-automatisering. Geef een stapsgewijs plan om het verzamelen, organiseren en genereren van rapporten te automatiseren voor [voeg doel in, bijv. verkoop bijhouden, prestaties monitoren]. Voeg richtlijnen toe voor het gebruik van tools zoals Google Apps Script, Power Query of API's.

📮 ClickUp Insight: 62% van onze respondenten vertrouwt op conversationele AI-tools zoals ChatGPT en Claude. Hun vertrouwde chatbot-interface en veelzijdige mogelijkheden – om content te genereren, gegevens te analyseren en meer – zouden wel eens de reden kunnen zijn waarom ze zo populair zijn in diverse rollen en sectoren.

Als een gebruiker echter elke keer naar een ander tabblad moet overschakelen om de AI een vraag te stellen, lopen de bijbehorende kosten voor het schakelen en het wisselen van context na verloop van tijd op.

Maar niet met ClickUp Brain. Het bevindt zich in uw werkruimte, weet waar u mee bezig bent, begrijptplatte tekstprompts en geeft u antwoorden die zeer relevant zijn voor uw taken! Ervaar een verdubbeling van uw productiviteit met ClickUp!

Prompt: Treed op als bedrijfsanalist. Bouw een automatisering die een dashboard in [Tool, bijv. Google Data Studio, Power BI, ClickUp Dashboards ] bijwerkt met realtime gegevens uit [bronnen]. Geef een overzicht van de triggers, gegevenstransformaties en updatefrequentie.

Prompt: Ontwerp een geautomatiseerde workflow die binnenkomende gegevens op fouten controleert voordat ze worden gerapporteerd. Neem stappen op voor het detecteren van duplicaten, het controleren van het format en het versturen van notificaties wanneer er problemen worden gevonden.

Prompt: Bouw een werkstroom waarin nieuwe vragen van klanten automatisch een ClickUp-taak genereren, stel een antwoord op in Gmail via ChatGPT en stuur het ter goedkeuring naar een manager in Slack.

⚙️ Bonus: De ClickUp Email Automatisering sjabloon automatiseert uw e-mailwerkstroom door e-mails te triggeren op basis van de status van taken, deadlines of acties van klanten. U kunt reeksen, herinneringen en follow-ups instellen, zodat campagnes automatisch worden uitgevoerd. Dit vermindert handmatig werk en zorgt ervoor dat elk bericht op tijd en op de juiste plaats terechtkomt.

Prompt: Ontwerp een automatisering die dagelijks om 17.00 uur een overzicht publiceert van alle ClickUp-taken die naar 'Voltooid' zijn verplaatst. Vermeld de taaknaam, de toegewezen persoon en de tijd tot voltooiing.

Prompt: Ontwerp een automatisering die updates van [Tool A, bijv. ClickUp] in [Tool B, bijv. Slack] plaatst in een gestructureerd dagelijks overzicht. Voeg velden toe zoals taakstatus, toegewezen persoon en deadline.

🚀 Voordeel van ClickUp: Je hebt niet altijd tijd om een prompt in te typen. ClickUp Brain MAX ondersteunt spraak-naar-tekst, zodat je prompts of ideeën kunt dicteren terwijl je van vergadering naar vergadering gaat.

Een projectleider kan bijvoorbeeld een snel verzoek indienen, zoals 'vat de engineeringstand-up van gisteren samen en benadruk de belemmeringen', waarna Brain MAX een schriftelijke samenvatting produceert die verbonden is aan de juiste lijst.

Prompt: Schrijf een Python-script om automatisch bijlagen uit Gmail te downloaden en op te slaan in Google Drive. Voeg opmerkingen toe voor implementatie.

Prompt: Genereer een webhook-script dat wordt geactiveerd wanneer [gebeurtenis invoegen, bijv. nieuw formulier verzenden] plaatsvindt in [tool]. Het script moet ChatGPT aanroepen om de gebeurtenis samen te vatten en deze te plaatsen in [target]. Voeg implementatie-instructies toe.

Prompt: Gedraag je als een API-expert. Schrijf de API-aanroepen die nodig zijn om [gegevenstype] tussen [Tool A] en [Tool B] te synchroniseren. Geef verificatie-stappen, voorbeelden van eindpunten en strategieën voor foutafhandeling.

Voordeel van ClickUp: Wanneer u enquêteresultaten verzamelt via ClickUp Formulieren, wordt elke verzending een taak in uw werkruimte. Dat betekent dat de gegevens al gestructureerd zijn en klaar zijn om te worden onderzocht.

U kunt ClickUp Brain vervolgens vragen om de reacties te bekijken, terugkerende thema's te markeren en sleutel citaten te identificeren. Als bijvoorbeeld meerdere klanten moeilijkheden tijdens de onboarding vermelden, kan AI die trend signaleren en u helpen om onmiddellijk een vervolgtaak toe te wijzen aan het onboardingteam.

Syntheseer feedback met ClickUp Brain

Prompt: Ik ben [vermelding van het probleem waarmee je te maken hebt in detail, met achtergrondcontext]. Help me bij het schatten van het rendement op investering (ROI) voor de automatisering van [beschrijf het proces, bijv. 'invoeren van factuurgegevens']. Maak een lijst van de factoren waarmee rekening moet worden gehouden, geef een steekproef van een berekeningssjabloon en leg uit hoe de resultaten moeten worden geïnterpreteerd. Ik wil dat je [vermelding in detail hoe je de output wilt hebben, met voorbeelden].

Prompt: Bouw een tijdbesparend prognosemodel voor het automatiseren van leadkwalificatie. Deel de output in een prognosegrafiek voor 12 maanden.

Prompt: Genereer drie scenario's (conservatief, realistisch, agressief) die de impact laten zien van de automatisering van onboarding-taken voor klanten op de productiviteit van het team.

Prompt: Ik krijg [fout] in mijn Zapier-workflow. Analyseer mogelijke oorzaken, maak een lijst met diagnostische stappen en stel oplossingen voor in een checklistformat.

🧠 Leuk weetje: De eerste e-mailautoresponder werd in 1971 gemaakt voor ARPANET, het vroege internet. Deze stuurde eenvoudige 'out of office'-berichten om vertragingen in e-mailreacties uit te leggen.

Prompt: Gedraag je als een betrouwbaarheidsingenieur. Stel failover-strategieën voor als een stap in de automatisering mislukt (bijv. API-time-out). Geef de output weer in de vorm van een beslissingsboom.

Prompt: Ik ben [vermelding huidige automatiseringsinstallatie]. Stel een stappenplan voor om deze werkstroom uit te breiden naar meerdere afdelingen. Neem afhankelijkheidsin kaart brengen, toolconsolidatie en governance-overwegingen mee.

Prompt: Ik ben [vermelding HR-teamcontext]. Stel vijf werkstroom voor automatisering voor HR op het gebied van werving, onboarding, salarisadministratie en compliance. Geef details over de tools en stappen die nodig zijn voor de implementatie.

📖 Lees ook: Hoe ChatGPT-4o op werk te gebruiken

Prompt: Treed op als consultant voor marketingautomatisering. Ontwerp vijf automatiseringswerkstroom voor creatieve briefings, goedkeuringen van middelen, campagnerapportage en updates voor belanghebbenden. Voer dit uit als een bibliotheek met use cases.

🚀 Voordeel van ClickUp: Ondersteuningsteams zijn vaak uren bezig met het beantwoorden van dezelfde vragen, zoals het resetten van wachtwoorden of vragen over facturering. De vooraf gebouwde Autopilot Agent van ClickUp haalt nauwkeurige stappen uit uw helpdocumenten en antwoordt rechtstreeks aan de klant.

Wanneer bijvoorbeeld meerdere klanten om updates van hun betalingsgegevens vragen, geeft de agent onmiddellijk instructies, zodat uw team zich kan concentreren op het oplossen van problemen die een persoonlijke benadering vereisen.

📖 Lees ook: ChatGPT vs. ClickUp: welke generatieve AI-tool is het beste?

🔍 Wist u dat? De oude Grieken creëerden enkele van de vroegste geautomatiseerde apparaten. De held van Alexandrië ontwierp in de 1e eeuw na Christus een stoommachine, die vaak wordt beschouwd als het eerste geregistreerde voorbeeld van een programmeerbaar apparaat.

⚙️ Bonus: Laat u inspireren door deze werkstroomvoorbeelden om uw team de vrijheid te geven om grote projecten tot een goed einde te brengen.

🧠 Leuk weetje: De eerste industriële robot heette Unimate en begon in 1961 werk in een fabriek van General Motors. Zijn taak? Het verplaatsen van hete gegoten metalen onderdelen. Mensen waren er in het begin zo bang voor dat ze het bedrijf dwongen om hem achter een veiligheidskooi te houden.

Wanneer er bijvoorbeeld een nieuw Google Formulier-antwoord binnenkomt, kunt u ChatGPT triggeren om een e-mail op te stellen en deze vervolgens als concept opslaan in Gmail.

📖 Lees ook: Werkstroombeheer: tools, voordelen en best practices

📌 Voorbeeld: Stel dat een blogger ideeën toevoegt aan een Google Sheet.

Een Zap controleert nieuwe rijen en trigger via Zapier ChatGPT om het concept te verfijnen tot een blogschema. Vervolgens maakt het een ClickUp-taak aan met in kaart gebrachte velden zoals titel, schrijver en deadline. Op deze manier ga je direct van het brainstormen over ideeën naar beheerd, toegewezen werk.

Wanneer een productteam, als voorbeeld, een plan voor de uitrol van een functie uit ChatGPT kopieert naar een ClickUp-taak, kan automatisering direct engineers toewijzen, testtaken aanmaken en QA op de hoogte stellen zodra de ontwikkelingsmijlpalen zijn voltooid.

📣 Aangepaste klantstem: Jodi Salice van United Way Suncoast deelt:

Ik kan er niet genoeg goede dingen over zeggen. Met de automatisering, sjablonen en alle verschillende soorten bijhouden en weergaven kan het gewoon niet misgaan met ClickUp.

Verander bijvoorbeeld rommelige vergaderantekeningen in bruikbare taak-samenvattingen, stuur automatisch verzonden formulier door naar de juiste eigenaar of koppel zelfs meerdere acties aan elkaar, zoals het genereren van een creatieve samenvatting en deze rechtstreeks naar Slack en e-mail verzenden ter goedkeuring.

🎥 Bekijk: Hoe stel je je eerste AI-agent in?

⚙️ Bonus: Je kunt ook ClickUp's ChatGPT-prompts voor contentmarketing en aanmaak-sjablonen uitproberen. Deze zijn opgeslagen in ClickUp Documenten en zitten boordevol kant-en-klare prompts voor het maken van blogs, sociale posts of advertentieteksten.

Stel dat een marketingmanager een maandelijks prestatierapport aan het opstellen is. Hij kan de AI-taakmanager vragen welke campagnes de afgelopen maand de meeste betrokkenheid hebben gegenereerd en een overzicht krijgen met links naar gekoppelde taken, campagnebeschrijvingen en creatieve middelen.

Een HR-directeur die zich voorbereidt op jaarlijkse beoordelingen, kan Brain MAX bijvoorbeeld vragen om de prestatie-aantekeningen van werknemers, voltooide taken en feedback van collega's te analyseren.

Het systeem genereert een gedetailleerd rapport waarin de sterke punten, verbeterpunten en opmerkelijke prestaties van elk teamlid worden belicht. Met deze geconsolideerde informatie kan de HR-directeur beoordelingen efficiënter uitvoeren en zinvolle feedback geven die wordt ondersteund door gegevens.

🎥 Bekijk: Benut het onbegrensde potentieel van Brain MAX

Een klantenservice kan bijvoorbeeld een document samenstellen met herbruikbare prompts voor het opstellen van ticketantwoorden, het samenvatten van feedback van klanten en het escaleren van problemen.

Wanneer er een drukke dag aanbreekt, openen medewerkers het document, kiezen ze een beproefde prompt en produceren ze nauwkeurige antwoorden die aansluiten bij de teamstandaarden. Na verloop van tijd evolueert het document tot een kennisbank die nieuwe medewerkers vanaf dag één kunnen gebruiken, waardoor de trainingstijd aanzienlijk wordt verkort.