In een goed presterend team weet iedereen precies waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, hoe hij of zij presteert en hoe dit alles aansluit bij de doelen van de organisatie.
Deze teams, die als één geheel functioneren en hun targets keer op keer ruimschoots halen, hebben één gemeenschappelijke gewoonte: ze houden hun cijfers voortdurend bij en zijn er altijd van op de hoogte.
Wat je niet meet, kun je niet verbeteren.
Wat je niet meet, kun je niet verbeteren.
De eerste stap naar betere prestaties is dus meten. Dit brengt ons bij het concept van KPI's of Key Performance Indicators. KPI's helpen om de prestaties van individuen, teams en de hele organisatie continu te kwantificeren.
De instelling van KPI's is echter slechts de eerste stap.
Je moet ook regelmatig je voortgang bijhouden om ervoor te zorgen dat jij en je team jullie doelen kunnen bereiken. Daar komt een KPI-dashboard goed van pas! 📈
Wat is een KPI-dashboard?
Een KPI-dashboard geeft een visuele weergave van uw KPI's (Key Performance Indicators) en biedt u een gedetailleerd overzicht van meerdere KPI's op één plek. Met behulp van grafieken, diagrammen, voortgangsbalkjes enz. helpt het KPI-dashboard u snel te zien hoe u of uw team ervoor staat ten opzichte van specifieke doelen. U kunt direct inschatten hoe dicht u bij het behalen van de benchmarks bent.
KPI-dashboards geven alle belanghebbenden te allen tijde een duidelijk inzicht in de prestaties van de organisatie. Dit helpt bij het identificeren van probleemgebieden en het nemen van corrigerende maatregelen waar nodig.
Zo helpt een KPI-dashboard een Business:
- Visualiseert gegevens voor een beter begrip: Een KPI-dashboard brengt complexe gegevens uit verschillende databronnen samen in één overzichtelijke weergave. Dit helpt bij het bijhouden van prestaties en maakt het gemakkelijker om trends te herkennen
- Houdt de voortgang bij ten opzichte van specifieke doelen: met behulp van kwantitatieve statistieken helpt het dashboard teams inzicht te krijgen in hun prestaties ten opzichte van de doelen. Een marketingteam kan bijvoorbeeld KPI's bijhouden zoals websiteverkeer, conversiepercentages, de kosten voor klantenwerving (CAC), enzovoort, om inzicht te krijgen in hoe ze presteren
- Helpt bij de besluitvorming: Een KPI-dashboard kan inzichten aan het licht brengen die u en uw team helpen betere beslissingen te nemen. Als het aantal leads via de website in een bepaalde week bijvoorbeeld is gedaald, kan een marketing-KPI-dashboard u laten zien of dit te maken had met een daling van het websiteverkeer
- Verbetert de communicatie en afstemming tussen afdelingen: KPI-dashboards zorgen ervoor dat teams dezelfde transparante weergave hebben van de doelen en de voortgang daarbij. Hierdoor blijven verschillende afdelingen op één lijn met betrekking tot gemeenschappelijke doelstellingen
⭐ Aanbevolen sjabloon
Houd je KPI's op één plek bij en maak ze direct zichtbaar met de gratis KPI-sjabloon van ClickUp. Probeer het vandaag nog uit!
Moderne KPI-dashboards brengen meerdere KPI's samen in één weergave, waardoor u tijd bespaart die u anders zou besteden aan het analyseren van gegevens uit verschillende databronnen.
Gedeelde weergaven helpen teams om prestaties gezamenlijk te analyseren en gebruik te maken van gegevens en statistieken om de voortgang te meten.
Ben je nog niet bekend met KPI's? Bekijk dan onze video die KPI's voor eens en voor altijd voor je ontrafelt!
Onderdelen van een KPI-dashboard
Het KPI-dashboard is meer dan alleen een tool om zaken bij te houden: het biedt een overzicht van naderende deadlines en taken die dringende aandacht vereisen, samen met de eigenaars daarvan. Deze mate van duidelijkheid en verantwoordelijkheid leidt tot weloverwogen beslissingen en tijdige aanpassingen, zodat u het momentum richting uw doelen kunt behouden.
Een goed ontworpen KPI-dashboard bevat doorgaans de volgende elementen:
Belangrijke statistieken
Een KPI-dashboard toont de belangrijkste statistieken die relevant zijn voor het team en de organisatie. Elk van deze statistieken is doorgaans specifiek, kwantificeerbaar en meetbaar. Belangrijke statistieken voor een productmanagementteam kunnen bijvoorbeeld bestaan uit de acceptatiegraad van functies, de NPS (Net Promoter Score), het gebruikersbehoud, de klanttevredenheidsscore (CSAT), enzovoort.
Datavisualisatie
Eenvoudige cirkeldiagrammen en lijsten met cijfers zijn wellicht niet voldoende om uw voortgang nauwkeurig bij te houden. Kies in plaats daarvan voor een dashboard voor leidinggevenden dat uitgebreide inzichten biedt via visuele elementen. Elementen zoals grafieken, meters, thermometers en voortgangsbalkjes maken het bijhouden van de voortgang eenvoudiger.
Een KPI-dashboard dat gegevens visualiseert via tabellen, grafieken, scorekaarten enzovoort, maakt het voor teams gemakkelijker om de gegevens snel te begrijpen en te analyseren en te beslissen wat de volgende stappen zijn.
Real-time updates
U wilt een dashboard met de meest actuele en betrouwbare gegevens, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen en tijdig actie kunt ondernemen. Idealiter zou uw KPI-dashboard gegevens automatisch in realtime of met regelmatige tussenpozen moeten kunnen bijwerken. Dit zorgt ervoor dat de informatie die u bekijkt altijd actueel en betrouwbaar is.
Hoewel veel teams hun KPI-dashboards nog steeds in Excel maken, is een groot nadeel dat deze niet automatisch worden bijgewerkt. Moderne tools kunnen dit beter door te integreren met uw databronnen.
Filter- en drill-down-opties
De meer geavanceerde dashboards bieden je filters en drill-down-opties om specifieke statistieken nog gedetailleerder te bekijken. ClickUp-dashboards hebben bijvoorbeeld filters en schakelaars waarmee je de benodigde informatie kunt vinden.
Mijlpalen en tijdlijnen
Het vaststellen van mijlpalen is belangrijk voor een teamleider om het moreel van het team hoog te houden, vooral bij langetermijndoelstellingen. Ze fungeren als tussenstappen die aanmoediging bieden door zichtbare tekenen van voortgang.
Tijdlijnen bieden u en uw hele team daarentegen een duidelijke routekaart voor het behalen van doelstellingen, waardoor u gemotiveerd en gefocust blijft. Uw KPI-dashboard moet deze kunnen integreren, samen met prestatiestatistieken.
Aangepast
Het KPI-dashboard is pas echt nuttig als gebruikers hun dashboardweergave kunnen personaliseren. Een verkoopmanager wil bijvoorbeeld misschien alleen de algemene verkoop-KPI's zien en filters per team toevoegen. Een afdelingshoofd wil daarentegen wellicht gedetailleerde KPI's voor team- en individuele prestaties in een specifieke layout zien.
Uw dashboard moet aanpasbaar zijn, zodat u niet voor elk team afzonderlijk een KPI-dashboard hoeft te maken dat is afgestemd op de unieke behoeften van dat team. U kunt ook een algemeen dashboard-sjabloon maken dat zo vaak als nodig is kan worden hergebruikt.
💡Pro-tip: ClickUp-dashboards zijn in hoge mate aanpasbaar, met meer dan 50 widgets waarmee je je eigen gegevensweergave kunt samenstellen.
Notificaties
Met sommige tools voor KPI-rapportage kunt u waarschuwingen en notificaties instellen voor specifieke gebeurtenissen die ingrijpen of snelle actie vereisen. U kunt bijvoorbeeld een waarschuwing instellen voor het geval het verkeer op uw website in een week met meer dan 10% daalt.
Gebruiksvriendelijke interface
Een KPI-dashboard is een hulpmiddel voor iedereen in de organisatie, niet alleen voor de technisch onderlegden. Het ontwerp moet intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, zodat gemakkelijk te navigeren is. Alle belangrijke inzichten moeten direct toegankelijk zijn, zodat leden van teams niet uitgebreid hoeven te zoeken naar belangrijke bedrijfsgegevens. Bovendien vergroot het mobielvriendelijk maken van het dashboard het nut ervan, omdat teams cruciale updates overal en altijd kunnen bijhouden.
Als bedrijfsanalist heeft de dashboard-functie van ClickUp het een stuk eenvoudiger gemaakt om gegevens op een mooie en doelgerichte manier weer te geven. De vergelijkingsfunctie kan worden aangepast, waardoor gegevens op een betekenisvolle manier kunnen worden weergegeven en heel gemakkelijk te begrijpen zijn.
Als bedrijfsanalist heeft de dashboard-functie van ClickUp het een stuk eenvoudiger gemaakt om gegevens op een mooie en doelgerichte manier weer te geven. De vergelijkingsfunctie kan worden aangepast, waardoor gegevens op een betekenisvolle manier kunnen worden weergegeven en heel gemakkelijk te begrijpen zijn.
Nu we weten waaruit een effectief KPI-dashboard bestaat, gaan we ook de vraag beantwoorden die bij velen voor verwarring zorgt: het verschil tussen OKR's en KPI's.
Het verschil tussen KPI's en OKR's
Hoewel KPI's en OKR's worden gebruikt om prestaties te meten en bij te houden, verschillen ze qua doel en functies. KPI's meten uw prestaties aan de hand van specifieke indicatoren, terwijl OKR's uw visie en strategie bepalen voor het bereiken van uw doelen. Hier volgt een korte vergelijking tussen beide:
| **Aspect** | **KPI** | **OKR** |
|---|---|---|
| Doel | Om prestaties voortdurend te meten en te monitoren | Om doelstellingen en meetbare resultaten te definiëren en bij te houden |
| Bestreken tijdsperiode | Doorlopend | Meestal per kwartaal of per jaar |
| Focus | Houd de prestaties van individuen of teams bij ten opzichte van vooraf vastgestelde targets | Zorg ervoor dat individuen of teams op één lijn zitten en werk samen aan het bereiken van specifieke doelstellingen |
| Wat ze meten | Kwantitatieve gegevens | Meetbare sleutelresultaten die gekoppeld zijn aan doelstellingen |
| Structuur | Beschrijvend en met individuele statistieken | Geeft aanwijzingen en stimuleert de voortgang richting de doelen |
| Flexibiliteit | Blijft gedurende de duur ongewijzigd, tenzij er een wijziging in de targets plaatsvindt | Wordt bijgewerkt en herzien wanneer dat nodig is |
| Voorbeeld | Websiteverkeer, maandelijkse leads, omzet, dagelijkse transacties, CSAT-scores, kosten voor klantenwerving (CAC) | Het websiteverkeer met 50% verhogenHet aantal inkomende leads met 20% verhogenDe omzet met 25% verhogenDe conversies met 18% verbeterenDe CSAT-score met 10% verbeterenDe CAC met 15% verlagen |
Verschillende soorten KPI-dashboards
KPI-dashboards verschillen qua ontwerp en functionaliteit om tegemoet te komen aan de specifieke behoeften van elke rol, van CEO's tot managers, teamleiders en individuele bijdragers binnen een organisatie.
Als u de specifieke functies en doelen van elk daarvan begrijpt, kunt u het meest relevante KPI-raamwerk effectief implementeren.
Strategisch KPI-dashboard
Leidinggevenden en het senior management binnen de organisatie hebben behoefte aan een algemeen overzicht van de prestaties van het bedrijf ten opzichte van de gestelde doelen. Een strategisch KPI-dashboard biedt dit overzicht van de voortgang van de organisatie op weg naar strategische doelen en langetermijndoelstellingen. Het omvat een totaalbeeld van de bedrijfsgezondheid en bedrijfsbrede gegevens met betrekking tot financiële prestaties, klanttevredenheid, enzovoort.
Dit type KPI-dashboard voor leidinggevenden biedt:
- Visualisatie van strategische doelstellingen: De belangrijkste doelstellingen van de organisatie en de afstemming daarvan op de algemene strategie in beeld brengen
- Resultaten bijhouden voor de hele organisatie: Inzicht bieden in de prestaties van verschillende afdelingen en hoe deze bijdragen aan de bedrijfsdoelen
- Ondersteuning bij besluitvorming: Met bruikbare inzichten en prognoses die helpen bij strategische planning en de toewijzing van middelen
- Realtime inzichten in prestaties: hiermee kunnen CEO's en leidinggevenden de gezondheid van de organisatie en de voortgang bij het behalen van doelen in de gaten houden
Analytisch KPI-dashboard
Analytische KPI-dashboards zijn gedetailleerder dan strategische dashboards en bieden diepgaande gegevens en inzichten om managers te helpen bij het nemen van beslissingen. Ze bevatten doorgaans historische gegevens en functies, zoals filters en weergaven, voor een diepgaandere analyse. Analisten en datawetenschappers in uw organisatie zouden dergelijke dashboards dagelijks gebruiken. Dit zijn de beste KPI-dashboards voor langetermijnplanning en -strategie.
Sommige organisaties gebruiken een analytisch dashboard als de belangrijkste databron voor inzichten, waarbij verschillende uitsneden worden gemaakt voor specifieke teams of functies.
Operationeel KPI-dashboard
Het meest gebruikte type KPI-dashboard is het operationele dashboard. Dit geeft op een bepaald moment een regelmatig overzicht van uw bedrijfsactiviteiten. Dergelijke dashboards hebben doorgaans geen extra's zoals meerdere weergaven en voortgangsbalkjes; in plaats daarvan richten ze zich op de huidige prestaties of voorwaarde. Operationele KPI-dashboards hebben ook een eenvoudigere lay-out die gebruiksvriendelijk is.
Dit soort KPI-dashboard wordt vaak gebruikt door teamleiders en het middenkader; veelvoorkomende functies zijn onder meer:
- Teamspecifieke KPI's: Het specificeren van teamdoelen en het bijhouden van de voortgang ten opzichte van deze maatstaven
- Tools voor samenwerking en afstemming: Ervoor zorgen dat de teamdoelstellingen aansluiten bij de bredere organisatiedoelen en de samenwerking tussen teamleden verbeteren
- Prestatiebeheer: Hulp bij het evalueren van teamprestaties, het identificeren van verbeterpunten en het erkennen van prestaties
- Het bijhouden van mijlpalen: Het benadrukken van belangrijke prestaties en aankomende deadlines om het team gemotiveerd en op koers te houden
Voorbeelden van dit soort dashboards zijn onder meer een dagelijkse tracker voor verkoopprestaties, een rapportage over team-aanwezigheid, een tracker voor de reactietijden van de klantenservice, een dashboard voor voorraadniveaus, een KPI-dashboard voor de bedrijfsomzet, enzovoort. Verschillende teams binnen de organisatie (verkoop, marketing, klantenservice, enz.) kunnen ook operationele dashboards maken om functionele KPI's bij te houden.
Tactisch KPI-dashboard
Bijdragers moeten begrijpen hoe hun werk van invloed is op de doelen van de organisatie. Hun dashboard is meer tactisch van aard en richt zich op het volgende:
- Individuele doelen en statistieken: Weergave van de individuele doelen en de voortgang bij het behalen daarvan
- Taakbeheer: Integratie van takenlijsten en indicatoren voor voortgang om individuen te helpen hun werklast te beheren en effectief prioriteiten te stellen
- Feedback en ontwikkeling: Mogelijkheden bieden om feedback te ontvangen en persoonlijke ontwikkeling en groei binnen de organisatie bij te houden
- Zichtbaarheid van afstemming: laten zien hoe hun doelstellingen aansluiten bij de team- en organisatiedoelen om een gevoel van bijdrage en verbondenheid te creëren
KPI-dashboard voor projectmanagement
Projectmanagers hebben doorgaans voor elk van hun projecten een apart dashboard. Dit KPI-dashboard voor projectmanagement geeft een beeld van de voortgang van het project en of de algehele prestaties aan de verwachtingen voldoen.
Een dergelijk dashboard zou KPI's bevatten met betrekking tot:
- Toewijzing en benutting van middelen
- Tijdsregistratie
- Status van voltooide taken
- Budgetbenutting
- Projecttijdlijnen
Het helpt projectmanagers om het project goed bij te houden en waar nodig corrigerende maatregelen te nemen om specifieke KPI's weer op koers te brengen.
Sommige organisaties maken ook aangepaste KPI-dashboards voor specifieke teams of initiatieven. Deze dashboards verzamelen en tonen de meest relevante gegevens voor elk geval.
Elk type KPI-dashboard zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie, ongeacht zijn of haar rol, op één lijn zit met de strategische doelstellingen. Door relevante gegevens en inzichten te verstrekken aan medewerkers op elk niveau, faciliteren KPI-dashboards effectieve besluitvorming, verbeteren ze het prestatiebeheer en bevorderen ze een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid.
Lees ook: Soorten KPI-scorekaarten om uw project bij te houden
Hoe maak je een KPI-dashboard?
Nu laten we je zien hoe je een KPI-dashboard voor jezelf of je team kunt maken. Doe mee!
Hoewel je dit nog steeds op de oude manier in een Excel-sheet kunt doen, vereenvoudigt een moderne dashboardoplossing het dagelijkse beheer. Van alle beschikbare opties onderscheidt ClickUp zich als een uitgebreide projectmanagementoplossing die het bijhouden van doelen en voortgang vereenvoudigt.
1. Bepaal je doel
Voordat u uw KPI-dashboard opzet, moet u uw doelen vaststellen. Houd er bij het vaststellen van doelen rekening mee dat deze u dichter bij uw langetermijndoelen moeten brengen.
De beste manier om relevante doelen te stellen, is door het SMART-raamwerk te volgen: stel doelen die Smart, Metbaar, Achievable, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Als je dit nog niet eerder hebt gedaan of tijd wilt besparen, kun je de ClickUp Smart Goals-sjabloon gebruiken om efficiënt je doelen te bepalen.
Met dit aanpasbare sjabloon kunt u complexe doelstellingen opsplitsen in kleinere, beter haalbare doelen. Het helpt u bij het definiëren van doelstellingen die specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden zijn.
De weergave ‘SMART-doelwerkblad’ biedt je ruimte om te brainstormen en al je ideeën op te slaan, terwijl de weergave ‘Bedrijfsdoelen’ je helpt om alle doelen bij te houden waaraan je team werkt.
Zodra je hebt bepaald welke doelen het meest relevant zijn om bij te houden in je KPI-dashboard, maak je deze aan in ClickUp.
💡Pro-tip: Ga je teamdoelen vaststellen? Betrek teamleden bij het vaststellen van doelen om al in een vroeg stadium draagvlak te creëren. Met ClickUp-Whiteboards en mindmaps wordt gezamenlijk ideeën bedenken en brainstormen een fluitje van een cent.
Met ClickUp Goals kun je je doelen en KPI's visueel en intuïtief opstellen en bijhouden.
Met ClickUp Doelen kun je:
- Gebruik elementen zoals voortgangsbalkjes, cirkeldiagrammen en thermometers om je doelen en statistieken te visualiseren
- Koppel je doelstellingen aan taken, subtaaken en checklists en houd de status ervan afzonderlijk bij
- Deel uw doelen met uw team en belanghebbenden en bekijk hun voortgang en mate van afstemming
- Pas uw KPI-dashboard aan met behulp van aangepaste velden, meerdere weergaven en integraties
- Voeg herinneringen en feedbackfuncties toe om regelmatige updates en evaluaties van uw KPI-dashboard mogelijk te maken
Lees ook: Hoe stel je effectief teamdoelen vast?
2. Bepaal relevante statistieken
Nu je je doelen hebt vastgesteld, gaan we kijken welke statistieken je het beste helpen om je voortgang te meten.
Uw doel kan bijvoorbeeld zijn om de omzet met een bepaald percentage te verhogen. In dat geval wilt u statistieken bijhouden met betrekking tot leads, conversies, de gemiddelde waarde van een bestelling, winstmarges, enzovoort.
Je kunt in ClickUp een aangepast dashboard maken om deze statistieken bij te houden. De gegevens worden in realtime bijgewerkt, zodat je je nooit zorgen hoeft te maken over de relevantie van de informatie. Bovendien kun je meerdere statistieken in één dashboard bijhouden, wat de analyse aanzienlijk vereenvoudigt.
3. Stel de targets vast
Bepaal voor elke eerder geïdentificeerde statistiek specifieke (en realistische!) doelen waar je naar streeft. Voor de conversiestatistiek kun je jezelf bijvoorbeeld een target stellen van 10% boven je huidige conversies.
Met targets kunt u op elk moment uw voortgang ten opzichte van het doel meten en op koers blijven.
Met ClickUp Goals kun je voor elk doel vijf soorten targets instellen:
- Getal: Een reeks nummers waarvan je de stijgingen of dalingen kunt bijhouden
- Waar/Onwaar: Een binaire maatstaf om te bepalen of iets al dan niet is bereikt
- Percentage: Een percentage als waarde voor zaken als voltooiingspercentage enzovoort
- Valuta: Een geldwaarde waarmee u stijgingen of dalingen kunt bijhouden
- Taak: Wanneer u simpelweg de voltooiing van een taak, subtaak of een lijst met taken wilt bijhouden
💡Pro-tip: Je kunt ook ClickUp-mijlpalen gebruiken om de cruciale taken in je project te markeren en bij te houden.
Hier volgt een voorbeeld van hoe je in het dashboard doelen kunt instellen voor de KPI's van het klantenservice-team.
Misschien wilt u de volgende statistieken bijhouden:
- Nummer van afgehandelde zaken
- Gemiddelde CSAT-score
- Gemiddelde responstijd
- Nummer van escalaties
Om deze gegevens in het KPI-dashboard te bekijken, voegt u getalwidgets toe om het aantal afgehandelde cases en escalaties doorlopend te meten. Op dezelfde manier voegt u een widget voor tijdsregistratie toe om de reactietijden van de klantenservice bij te houden en een widget voor voortgang voor statistieken over gebruikersbetrokkenheid, zoals CSAT.
4. Integreer uw databronnen
Gebruik de integraties van ClickUp om het verzamelen van gegevens waar mogelijk te automatiseren, bijvoorbeeld door klantenservice-software te koppelen om reactietijden automatisch bij te houden. ClickUp ondersteunt native integraties met diverse apps, zoals Slack, Everhour, Front en HubSpot, en biedt via Zapier de mogelijkheid om verbinding te maken met nog honderden andere apps. Je kunt ook aangepaste integraties bouwen met behulp van de ClickUp-API.
Bovendien kan het dashboard gegevens uit diverse andere functies van ClickUp (zoals ClickUp-taaken en ClickUp-doelen) integreren, waardoor je updates consistent kunt volgen.
5. Maak en pas je dashboard aan
Zorg er bij het uitwerken van de layout van je dashboard voor dat deze visueel aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk blijft. Dit garandeert een soepele navigatie voor alle teamleden. Aarzel niet om verschillende layouts uit te proberen om de meest effectieve combinatie van esthetiek en functionaliteit te ontdekken. Je kunt ook verschillende dashboardsjablonen uitproberen totdat je er een vindt die perfect bij je past.
Met ClickUp kun je je dashboard helemaal naar eigen wens aangepast krijgen. Naast de keuze uit meer dan 50 widgets zijn er nog een paar andere ClickUp-functies die dit voor jou supereenvoudig maken:
- Aangepaste velden: Gebruik de aangepaste velden van ClickUp om specifieke statistieken bij te houden die relevant zijn voor je KPI's, zoals ‘gebruikersfeedback geïmplementeerd’ met een selectievakje of ‘oplossing van cases op dezelfde dag’ met een percentage
- Aangepaste statussen: Maak je eigen unieke taakstatus (en geef ze een kleurcode) met de aangepaste taakstatussen van ClickUp. Je kunt ze hernoemen of zelfs verwijderen naarmate je werkstroom verandert.
6. Houd de statistieken bij
Nu je je targets hebt vastgesteld, is het tijd om de door jou gekozen statistieken bij te houden. KPI-software zoals ClickUp doet dit automatisch voor je en houdt de gegevens op je dashboard up-to-date.
Met ClickUp-taaken kunt u taken die verband houden met elk doel organiseren en bijhouden voor een effectief beheer. De intuïtieve drag-and-drop-interface vereenvoudigt het taakbeheer en biedt meerdere weergaven voor een uitgebreid overzicht van de werkstroom.
Naast de dashboard-weergave kun je met ClickUp Views je gegevens ook op verschillende manieren visualiseren en analyseren. Denk bijvoorbeeld aan de lijstweergave (ideaal voor een gedetailleerd overzicht van elke taak), de tijdlijn (als je taken op datum en duur wilt bekijken), de werklastweergave, het gantt-diagram en nog veel meer.
💡Pro-tip: Je kunt in ClickUp een Taak aanmaken om jezelf een herinnering te geven om je KPI-cijfers regelmatig bij te houden.
Of, nog beter, automatiseer deze taak door deze uit te besteden aan ClickUp Brain, de geïntegreerde AI-assistent in ClickUp. Je kunt deze assistent gegevens laten analyseren om statistieken bij te houden en geautomatiseerde rapporten over de voortgang in te plannen en te versturen.
Je kunt vragen stellen aan ClickUp Brain, waarna het alle dashboards in je ClickUp-werkruimte doorzoekt om automatisch en snel de inzichten te genereren die je nodig hebt.
Zorg ervoor dat alle relevante teamleden toegang hebben tot het KPI-dashboard. Het delen van het dashboard bevordert de transparantie en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft met de doelen van de organisatie en zijn of haar rol bij het bereiken daarvan.
Maakt u zich zorgen over de veiligheid? Dat hoeft niet – u kunt toestemmingen instellen om de toegang tot het dashboard te beperken tot geautoriseerde personen.
7. Analyseer de resultaten
Nadat u uw statistieken een tijdje hebt bijgehouden, analyseert u de gegevens om te zien of u op schema ligt om uw doelen te halen. Zo niet, dan kunt u snel beslissen wat de volgende stappen zijn.
Met ClickUp kun je snel overschakelen van een algemeen overzicht naar gedetailleerde inzichten met behulp van filters en drill-down-functies in het dashboard.
Gantt-grafieken in ClickUp zijn een andere uitstekende manier om een overzicht te krijgen van al je projecttaken en statistieken en te zien waar je een inhaalslag moet maken. Je kunt de drag-and-drop-functionaliteit gebruiken om tijdlijnen waar nodig aan te passen. Ze helpen je ook om eventuele taakafhankelijkheden te identificeren die je ophouden, en om beschikbare speling in de planning te vinden.
💡Pro-tip: Stel een vraag aan ClickUp Brain en het doorzoekt elk dashboard in je ClickUp-werkruimte om je direct antwoorden te geven. Bedenk nu eens hoe je de bespaarde tijd gaat gebruiken 🙌
8. Evalueer de voortgang
Naast het bijhouden en analyseren van individuele statistieken is het ook essentieel om regelmatig even stil te staan en te evalueren hoe het in het algemeen gaat. Deze evaluatiemomenten helpen je om behaalde mijlpalen in kaart te brengen en verbeterpunten te identificeren.
💡Pro-tip: Plan wekelijkse of tweewekelijkse evaluaties via de kalender van ClickUp om de voortgang van de KPI's te beoordelen en taken en strategieën waar nodig aan te passen.
De weergave van Board van ClickUp groepeert taken op status, zodat je snel de voortgang kunt bijhouden en aanpassingen kunt doorvoeren. Dankzij het visuele karakter van het Kanban-bord kun je doelstellingen eenvoudig volgen en beheren, zodat je je aandacht en middelen kunt richten op waar ze het hardst nodig zijn.
Na een evaluatie kunt u besluiten om uw targets of tijdlijnen bij te stellen of zelfs uw strategie aan te passen. Gezien het dynamische karakter van onze werkomgeving helpen dergelijke evaluaties teams om op de hoogte te blijven van veranderingen en flexibel te blijven.
💡Pro-tip: Vraag tijdens het gebruik van het KPI-dashboard je team om feedback over de effectiviteit en bruikbaarheid ervan. Zoek voortdurend naar manieren om het KPI-dashboard van je organisatie te verbeteren.
Door regelmatig evaluaties te houden, blijft het dashboard aan uw behoeften voldoen en kunt u successen vieren om het moreel te verhogen.
De ClickUp-KPI-sjabloon gebruiken
Dit was dus in een notendop het proces voor het aanmaken van een dashboard. Als je geen tijd wilt besteden aan het aanmaken van je eigen dashboards, kun je ook de ClickUp KPI-sjabloon gebruiken om snel succesindicatoren voor jou en je team in te stellen en bij te houden.
Met deze sjabloon voor een KPI-dashboard kunt u:
- Krijg inzicht in de voortgang van je team bij het behalen van de doelen
- Zorg ervoor dat teams en individuen op één lijn zitten wat betreft de doelstellingen
- Volg de prestaties in de loop van de tijd met overzichtelijke grafieken
Neem na het importeren van de KPI-dashboard-sjabloon even de tijd om deze aan te passen aan de specifieke doelstellingen en belangrijkste resultaten van uw organisatie. U kunt aangepaste statussen (Voltooid, Achterop, Op schema, Nog niet gestart en Risicovol) en aangepaste velden (Voortgang, Afdeling, Streefwaarde, Werkelijke waarde, KPI, enz.) gebruiken om het naar wens aan te passen. Het helpt u ook om KPI's beter bij te houden met ingebouwde tijdsregistratie, tags en automatisering.
Terwijl leidinggevenden de Overzichtsweergave kunnen gebruiken om een overzicht te krijgen van alle KPI's en hun ontwikkelingen, kunnen afdelingsmanagers de voortgang van individuele afdelingen volgen met de Afdelings-OKR-weergave. Daarnaast biedt de Voortgangsweergave een diepgaande evaluatie van elke afzonderlijke KPI, terwijl de Tijdlijnweergave ideaal is voor het bijhouden van mijlpalen en deadlines.
Voorbeelden van KPI-dashboards
Laten we even een paar voorbeelden van KPI-dashboards bekijken om te zien hoe deze kunnen worden gebruikt voor verschillende statistieken en functies.
ClickUp-dashboard voor marketingcampagnes
Met het ClickUp-dashboard voor marketingcampagnes krijgen teams in één oogopslag een overzicht van hun belangrijkste marketinginitiatieven.
Laten we eens kijken naar het voorbeeld van een socialemediamarketingcampagne waarin je doelen hebt vastgesteld zoals het vergroten van het bereik, de betrokkenheid en het aantal volgers.
Om de prestaties van de campagne bij te houden, kunt u een marketing-KPI-dashboard opzetten om statistieken bij te houden zoals:
- Weergaven per week en per maand
- Likes per week en per maand
- Likes en delen per kanaal
- Aantal volgers per week, enz.
ClickUp-dashboard met verkoopoverzicht
Je kunt in ClickUp een dashboard met verkoopoverzicht maken en aanpassen, zodat je verkoopteam de belangrijkste statistieken van je bedrijf kan bijhouden.
Je kunt bijvoorbeeld verschillende widgets gebruiken om een visuele weergave te maken van:
- Bruto- en netto-omzet per maand
- Omzetgroei per regio
- Verkoopcijfers per kanaal
- Sluitingspercentage per maand
- Algemene conversieratio
- Omzet per categorie of producttype, enz.
Door deze cruciale statistieken bij te houden, kunnen verkoopmanagers de verkoopcijfers goed in de gaten houden, datagestuurde beslissingen nemen en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft wat betreft de te volgen koers.
Met ClickUp heeft elke verkoper zijn eigen aangepast dashboard. Ze krijgen zo veel belangrijke informatie te zien over de voortgang van hun client-projecten en de impact op de omzet, die ze voorheen niet konden zien.
Met ClickUp heeft elke verkoper zijn eigen aangepast dashboard. Ze krijgen zo veel belangrijke informatie te zien over de voortgang van hun client-projecten en de impact op de omzet, die ze voorheen niet konden zien.
ClickUp-dashboard voor persoonlijke productiviteit
Dashboards zijn niet alleen bedoeld om de voortgang van het team bij te houden. Je kunt een KPI-dashboard ook gebruiken om je eigen prestaties te meten.
Stel je ClickUp-dashboard voor persoonlijke productiviteit helemaal naar eigen wens samen: voeg de widgets en gegevens toe die voor jou het belangrijkst zijn. Een medewerker van de klantenservice wil bijvoorbeeld wellicht specifieke statistieken bijhouden, zoals:
- Het totale nummer van de aan hen toegewezen zaken
- Taken die momenteel bij hen openstaan
- Taaken die zij deze week hebben afgerond
- Hun gemiddelde afhandelingstijd per taak
- Hun beoordeling op basis van klantfeedback
Dit is een uitstekende manier voor iedereen om te zien waar hij of zij zijn of haar tijd aan besteedt en of dit in lijn is met de doelen. Zo niet, dan kan hij of zij snel bijsturen, prioriteiten herschikken en weer op koers komen.
Hoe u KPI-dashboards kunt gebruiken om slimmer te werken
Het implementeren van een KPI-dashboard dat belangrijke statistieken bijhoudt, kan de algehele prestaties van de organisatie verbeteren. Door strategisch gebruik te maken van KPI-dashboards kunnen teams slimmer werken en ervoor zorgen dat elke inspanning rechtstreeks bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie.
Dit zijn de belangrijkste voordelen van een effectief gebruik van een KPI-dashboard:
1. Verbeter de communicatie over strategische doelen
Organisatie- en teamdoelen vereisen vaak afstemming tussen verschillende teams. Zonder een gemeenschappelijk platform voor het presenteren van doelen en prestatiestatistieken loop je het risico op miscommunicatie en het ontstaan van datasilo's.
Een KPI-dashboard geeft in een overzichtelijk format inzicht in individuele en teamprestaties en de voortgang bij het behalen van doelen. Deze zichtbaarheid helpt uw teamleden te zien hoe zij bijdragen aan de bredere organisatiedoelen; deze context motiveert hen en stimuleert hun prestaties.
Bovendien bevatten veel dashboardplatforms samenwerkingstools, waardoor de behoefte aan externe toepassingen voor productiviteit tot een minimum wordt beperkt en uw dagelijkse werk wordt vereenvoudigd.
2. Activiteiten eenvoudig bijhouden
Dankzij intelligente dashboardsoftware met realtime bijhouden van taken behoren die wekelijkse updatevergaderingen definitief tot het verleden.
Dashboards zoals die van ClickUp worden in realtime bijgewerkt, zodat je op elk moment kunt zien hoeveel werk er is voltooid. Je hoeft je werk niet langer in een tiental spreadsheets bij te houden of te wachten tot verschillende teams je hun gegevens sturen, zodat je die in één weergave kunt samenvoegen!
Om uw gegevens optimaal te benutten, kiest u een dashboardoplossing die naadloos aansluit op uw bestaande werkstroom. Dit kan betekenen dat u een compatibele app kiest die kan worden geïntegreerd met uw primaire databronnen, of dat u kiest voor een uitgebreid platform dat gedetailleerde KPI-rapportages, datavisualisaties en automatiseringsmogelijkheden biedt.
3. Creëer mogelijkheden voor gamificatie
Naast gegevensanalyse kunnen KPI-dashboards leuke elementen in de werkstroom introduceren, waardoor uw medewerkers via gamificatie worden betrokken.
Uit een enquête van TalentLMS bleek dat gamificatie de productiviteit en het werkgeluk aanzienlijk kan verhogen: 89% van de werknemers voelde zich productiever en 88% ervoer meer werkgeluk.
Een KPI-dashboard kan u helpen bij het opzetten van een beloningssysteem dat is gebaseerd op het behalen van specifieke zakelijke mijlpalen en targets. U kunt ook puntensystemen, ranglijsten en andere competitieve elementen integreren om een gezonde competitie te creëren, zolang dit de samenwerking niet ondermijnt.
4. Bevorder beter teamwerk en verantwoordelijkheid
KPI-dashboards bieden een oplossing voor veelvoorkomende uitdagingen bij teamwork, zoals onduidelijke taken, communicatieknelpunten en een gebrek aan zichtbaarheid naar de bredere organisatiedoelen.
Door uw KPI's naast de bijbehorende doelen weer te geven, maken dashboards individuele verantwoordelijkheden duidelijk, voorkomen ze verwarring en brengen ze inefficiënties snel aan het licht. Ze zorgen ook voor transparantie en bouwen vertrouwen op binnen uw organisatie.
Bovendien stimuleert het, wanneer uw teamleden elkaars taken kunnen zien, het delen van kennis en wederzijdse ondersteuning, wat het teamwerk en de verantwoordelijkheid verder versterkt.
Bouw een eersteklas KPI-dashboard met ClickUp
KPI’s helpen teams om hun dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse targets en prestaties te verduidelijken en daarop te focussen. Ze helpen individuen ook inzien hoe hun inzet het team beïnvloedt. Omgekeerd brengen ze ook initiatieven en acties aan het licht die de bedrijfsdoelstellingen niet ondersteunen en waarvoor de prioriteit moet worden verlaagd.
KPI's die voor het ene team of zelfs de ene organisatie effectief zijn, zijn echter niet per se geschikt voor een ander team of een andere organisatie. Daarom raden we aan uw prioriteiten vast te stellen en geschikte KPI's te selecteren om de voortgang te meten.
Het gebruik van goed ontworpen KPI-software kan dit proces vereenvoudigen, waardoor er veel minder op goed geluk hoeft te worden gewerkt en de voortgang naar de doelstellingen wordt versneld.
ClickUp is een van de meest gebruiksvriendelijke en kosteneffectieve oplossingen voor het maken van hoogwaardige KPI-dashboards. Het breidt je mogelijkheden voor rapportage uit met realtime gegevens wanneer dat nodig is, zodat je niet langer achter gegevens aan hoeft te jagen en je je kunt richten op strategisch werk.
Meld je aan bij ClickUp en probeer het dashboard vandaag nog uit!