"Better safe than sorry" is zo'n cliché, toch?
Toch verzuimen sommige projectmanagers de gegevens te verzamelen die hen kunnen helpen voorkomen dat projecten ontsporen. Maar het zit zo: zelfs de meest zorgvuldig uitgewerkte project abonnementen zijn niet probleemloos.
En problemen doen zich bijna onvermijdelijk voor tijdens de levenscyclus van een project. Het kunnen afwijkingen zijn van de doelen van het project of een voltooide mislukking van het project.
Hoe dan ook, het tijdig vermijden van deze problemen is de taak van de projectmanager en het doel van KPI's voor projectmanagement.
Lees verder en maak kennis met onze selectie van KPI's voor projectmanagement (met voorbeelden). We willen dat je leert wat elke indicator betekent en de indicatoren identificeert die het meest zinvol zijn voor de prestaties van je project.
Wat zijn KPI's voor projectmanagement?
Projectmanagement KPI's - of sleutel prestatie indicatoren - zijn de relevante variabelen om de projectprestaties te meten of het pad naar een succesvol Voltooid project. De aanwijzingen die je krijgt uit het meten en soms combineren van die variabelen hebben twee doelen:
- KPI's in projectmanagement bepalen de voortgang van je project (of de projectplanning)
- KPI's in projectmanagement onthullen de zwakke punten in je project en de potentiële variabelen die tot mislukking zouden leiden
Instance, je sleutel prestatie-indicatoren kunnen zwakke punten onthullen in een proces, een toegewezen persoon of een Taak. Maar het is aan jou als projectmanager of teamleider om de correcties of verbeteringen aan te brengen om deze punten te elimineren of te versterken voordat het te laat is.
Hoe KPI's worden gebruikt om een succesvol project te bepalen
KPI's in projectmanagement zijn niet afhankelijk van subjectiviteit. In plaats daarvan vertrouwen ze op kwantitatieve gegevens - vaak een meetbare waarde die je kunt afzetten tegen je doelen van het project.
Je moet KPI's in projectmanagement en prestatiecijfers echter niet door elkaar gebruiken. Want KPI's zijn metrieken - ze meten allebei het succes van een project. Maar niet alle meetgegevens zijn belangrijk genoeg om KPI's te worden.
lees ons artikel over_ KPI statistieken **Meer informatie!
Een ander onderscheid waar je je bewust van moet zijn is het verschil tussen objectieve en sleutel resultaten en sleutel prestatie indicatoren. De meeste OKR voorbeelden die je zult tegenkomen werken als een kader voor de instelling van doelen, terwijl KPI's factoren meten die bijdragen aan het bereiken van die doelen en gewenste resultaten.
De ClickUp Werklastweergave geeft inzicht in de metriek van uw project om een stap voor te zijn
Het hele projectteam moet het eens worden over de sleutelprestatie-indicatoren om de gezondheid van het project te beoordelen en te weten hoe succes eruitziet. Maar uw doelstellingen zijn niet alleen antwoorden op uw uitdagingen voor projectmanagement ze bepalen de richting en de redenering van een bepaald project.
Als je meer informatie nodig hebt om de twee beter te kunnen scheiden, bekijk dan onze gids voor OKR's vs. KPI's !
15 Projectmanagement KPI's die je moet kennen
Veel projectmanagement KPI voorbeelden er zijn er genoeg die op je wachten om gevonden te worden. Maar we willen dat je je op slechts een paar van hen concentreert totdat je het verband tussen project KPI's en doelen begrijpt.
Bovendien helpt het leren van een beperkt aantal KPI's om mee te beginnen je om selectief te zijn. Want de verleiding om alle KPI's voor projectmanagement op aarde te gebruiken, werkt alleen maar averechts.
Je moet de KPI's weggooien die niet echt op succes in je project wijzen. En je zult het vermogen om die indicatoren aan te wijzen alleen ontwikkelen met ervaring.
Je kunt je projectmanagers en teams ook niet overweldigen met te veel gegevens. Elke sleutel prestatie-indicator moet betekenisvol zijn en in verteerbare hoeveelheden, zodat je team er iets mee kan doen. Vertrouw op KPI's in projectmanagement om het team af te stemmen op je algemene doelen.
We hebben een lijst met KPI's samengesteld op basis van vier algemene succesgebieden van projecten:
Project budget KPI's
Het geld en de betaalde middelen van een project beheren zonder budget is een ramp in de maak. En eerlijk gezegd zou het financieel onverantwoord zijn. Daarom stellen projectmanagers meteen bij aanvang van een project een actueel budget in. En monitoren ze continu de variatie tussen kosten en budget, tot en met het voltooien van het project.
Het is eenvoudig om geldwaarden toe te voegen aan taken om projectbudgetten bij te houden
Misschien moet u het budget van uw project verhogen of verlagen vanwege uitgaven of geannuleerde projecten. Bovendien wil je misschien het hele projectbudget of delen ervan toewijzen aan andere activiteiten, werkpakketten of zelfs aan meerdere projecten.
Laten we eens kijken naar een paar project KPI's om uw budget te beheren effectiever:
1. Kosten prestatie index (CPI)
Formule: CPI = EV / AC, waarbij
- EV (of verdiende waarde, d.w.z. de geplande kosten van het feitelijk voltooide werk) = % van het voltooide werk * budget om 100% van het werk te doen
- AC (of werkelijke kosten) = geld besteed aan het uitgevoerde werk
Resultaat: Als CPI < 1, dan liggen de kosten van het project momenteel boven de verwachting.
Creëer een budget met behulp van_ begrotingsvoorstel sjablonen !
2. Kostenvariantie (CV)
Formule: CV = EV - AC
Resultaat: Als CV < 0, dan liggen de werkelijke kosten van het project momenteel boven de verwachte kosten.
3. Geplande waarde (PV)
Formule: PV = BAC * gepland werk, waarbij
- BAC (budget bij voltooien) = goedgekeurd budget
- Gepland werk = werk dat naar verwachting op een bepaald moment voltooid zal zijn
Voorbeeld: Het PV is $23.000 als 100% van het werk naar verwachting $100.000 zal kosten en 77% van het werk is gepland.
HET INBELLEN VAN UW GEPLANDE BUDGET Pro Tip: Vergelijk de PV met de AC en pas het budget van je project dienovereenkomstig aan voor het beste rendement op je investering ROI . Gebruik deze informatie voor toekomstige projecten en blijf evalueren voor meer precieze informatie.
4. Cyclustijd voor aanmaken budget
Dit is de tijd die besteed wordt aan het budgetteren van het project. Het omvat alle activiteiten - vooral het plannen - die nodig zijn om het meest realistische budget te bedenken en overeen te komen.
WAT IS DE WAARDE VAN HET ABONNEMENT? Pro Tip: Correleer deze KPI met andere KPI's om te begrijpen of de tijd die besteed is aan een gepland budget genoeg was om de vergadering te halen het succes of de doelen van het project .
5. Aantal items in de begroting
In een line-item budget worden uitgaven gegroepeerd per categorie, zoals fasen of werkpakketten. Een laag aantal postonderdelen in dit type budget geeft aan dat het bijhouden van de budgetuitgaven moeilijker zal zijn.
6. Aantal budget iteraties
Dit is het aantal versies van het budget van je project voordat het definitief werd goedgekeurd. Te veel iteraties geven aan dat je projectmanagers waarschijnlijk genoeg tijd hebben besteed aan het abonneren van het budget, zoals verwacht.
LEIDEN DE GEBUDGETTEERDE KOSTEN TOT SUCCES? Pro Tip: Vergelijk deze KPI met andere indicatoren om de relatie tussen budget planningstijd en succes van het project te ontdekken. Dit zal je helpen om de voortgang te meten in de richting van
Tijdigheid
Eenvoudig gezegd draait projectmanagement om twee dingen: geld en tijd. En het doel is om alle mijlpalen binnen budget en op tijd.
Maar als je project veel fasen, werkpakketten en activiteiten heeft, is dat al een hele uitdaging. Het inschatten van het aantal taken, de duur van het voltooien van die taken, de beschikbare middelen en de variatie in de planning wordt complex.
Visualiseer en beheer uw productroadmap in de weergave ClickUp Tijdlijn
En als resultaat, projectuitvoering kan achterlopen op schema, en bedrijven verliezen geld. Hier zijn er een paar tijdlijn KPI's voor projecten om te voorkomen dat je mijlpalen mist, zodat je hele team op schema blijft.
7. Prestatie-index van de planning (SPI)
Formule: SPI = EV / PV
Voorbeeld: Als 53% van het geplande werk is Voltooid en het budget om 100% van het werk te doen is $100.000, dan is de SPI 0,53 (of 53%). De berekening is (53% * $100.000) / $100.000.
Resultaat: Als SPI < 1, dan ligt het project momenteel achter op schema.
IS DE WAARDE VAN HET ABONNEMENT ZINVOL VOOR UW PROJECT? Pro Tip: Overweeg om de efficiëntie van je middelen te verhogen als de SPI van je project < 1 is.
8. Planningsvariantie (SV)
Formule: SV = EV - PV
Resultaat: Als SV < 0, dan ligt het project momenteel achter op schema.
Waarschuwing: SV wordt uitgedrukt in monetaire eenheden, zoals dollars, niet in tijdseenheden, zoals dagen of maanden.
IS DE WAARDE VAN HET ABONNEMENT ZINVOL VOOR UW SPI? Pro Tip: Overweeg de efficiëntie van uw middelen te verhogen als de schedule performance index van uw project < 1 is.
9. Capaciteit van middelen (RC)
formule:* Capaciteit van middelen = beschikbare werkuren per dag aantal werkdagen dat aan het project is toegewezen
RC BEST PRACTICES Pro Tip: Pas de planning van het project aan aan de capaciteit van uw resources of haal er meer leden van het team bij om uw RC te verhogen. De hoeveelheid beschikbare dagelijkse tijd moet exclusief pauzes zijn. Omdat je de RC voor een specifiek project berekent, moet je de tijd die je aan andere projecten besteedt buiten beschouwing laten.
10. Op tijd voltooien percentage
Formule: (aantal op tijd voltooide projecten / totaal aantal projecten) 100%
Definieer prestatieniveaus, in het bijzonder een ondermaats prestatieniveau van, laten we zeggen, 90%. Beschouw vervolgens elke projectmanager met een voltooiingspercentage onder dat niveau als een onderpresteerder en geef hem of haar een seintje voor een prestatieverbeteringsplan .
11. Geplande vs. werkelijke uren
formule: geplande duur - werkelijke duur, waarbij de geplande duur de geplande tijd is om het werk uit te voeren en het een schatting is
Resultaat: Als < 0, dan heb je de geplande tijd van het project onderschat.
Kwaliteit
De volgende KPI's evalueren hoe goed de uitvoering van je projecten verliep. Maar ze bepalen ook of de opgeleverde resultaten voldeden aan de verwachtingen van de belanghebbenden en verder gingen dan alleen de voltooide taken.
Bepaalde kwaliteit KPI's vertellen je of de kwaliteit van het uitgevoerde werk binnen je projecten positief was. En andere kwaliteit KPI's vertellen je of de omgeving waarin je teams je projecten uitvoerden positief was. Met andere woorden, kwaliteits-KPI's zijn maatstaven voor het geluk van klanten of werknemers.
12. Verlooppercentage werknemers
Formule: (aantal werknemers die uw bedrijf hebben verlaten / gemiddeld aantal werknemers) 100%
Resultaat: Een hoog personeelsverloop leidt waarschijnlijk tot inefficiëntie van het project, zoals gemiste mijlpalen, onverwachte kosten en, verderop in het proces, een lage klanttevredenheid.
13. Netto Promotor Score (NPS)
Deze KPI meet de klanttevredenheid en merkloyaliteit aan de hand van een enquête met één vraag. NPS is een nummer tussen -100 en 100, waarbij je mikt op de hoogste score.
Als je eigenaar of projecten beheert voor een enkel product bedrijf of merk, zou de enquêtevraag luiden: "Hoe waarschijnlijk is het dat u ons product aanbeveelt aan uw vrienden en collega's?" En als u eigenaar bent of projecten beheert voor een merk met meerdere producten, zou u de vraag aanpassen en "merk" vermelden in plaats van "product"
NPS-enquête respondenten beoordelen de waarschijnlijkheid van het aanbevelen van uw product of merk op een schaal van 0-10, waarbij nul zeer onwaarschijnlijk is en tien zeer waarschijnlijk. Vervolgens worden respondenten, afhankelijk van hun antwoorden, ingedeeld in drie categorieën.
- Promotors. Met een score van negen of tien zijn promotors loyale klanten die enthousiast zijn over uw product of merk en uw aanbod waarschijnlijk aan anderen zullen aanbevelen.
- Passives. Met een score van zeven of acht zijn passives tevreden over je product of merk. Maar ze zijn niet tevreden genoeg om het verder te vertellen, waardoor ze kwetsbaar zijn voor concurrerende aanbiedingen.
- **Met een score van 0 tot 6 zijn detractors ontevreden over je product of merk en zullen ze waarschijnlijk nooit meer bij je kopen. Het is zelfs mogelijk dat ze anderen overhalen om niet meer bij je te kopen.
Formule: % promotors - % detractors
Maak aangepaste formulieren in ClickUp om feedback vast te leggen en zet reacties op enquêtes om in uitvoerbare Taken - alles op één plek
Verander tegenstanders in promotors om uw klantentrouw te vergroten. U kunt aangepaste formulieren maken om kritische feedback te krijgen van uw klanten om uw NPS te verbeteren.
Effectiviteit
De onderstaande KPI's meten de kosteneffectiviteit van uw project. En dat is nauw verbonden met hoe u uw middelen gebruikt.
Besteden ze hun tijd effectief aan het werk voor het project? En besteed je geld effectief aan je resources?
Met andere woorden, besteed je meer tijd en geld aan je project dan het geld dat je je clients in rekening brengt? Effectiviteits-KPI's zijn indicatoren die je helpen om conclusies te trekken over je kostenverschillen tussen projecten.
14. Factureerbaar gebruik
Dit is je go-to KPI om de prestaties van je team leden te evalueren tijdens het uitvoeren van project werk. Het geeft je inzicht in de tijd die je team heeft besteed aan het genereren van inkomsten en de inkomsten die je daadwerkelijk krijgt van je clients.
Formule: (aantal factureerbare uren/aantal uren besteed aan het doen van project werk) 100%
VOORKOM DAT JE TEAM OPBRANDT Pro Tip: Streef niet naar maximale bezetting. Dat zou uw inkomsten maximaliseren, maar uw personeel zou het risico lopen op een burn-out, wat een prijs voor u heeft.
15. Gemiddelde kosten per uur
Som alle kosten op om je werknemers de voorwaarden te geven om je project succesvol uit te voeren. Deze kunnen bereik hebben van salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden tot kantoorapparatuur, om er maar een paar te noemen.
Vind de kosten van volledige campagnes, factureerbare uren en meer met geavanceerde formules in ClickUp Aangepaste velden
Vergelijk de gemiddelde kosten per uur met de resultaten van uw project. Als dit laatste zwaarder weegt dan het eerste, dan hebben uw medewerkers hun projecttijd of geplande uren effectief gebruikt. Als resultaat hebt u ook uw geld effectief besteed!
Wie heeft er baat bij instellingen van KPI's?
Bedrijven: Elk bedrijf dat zijn activiteiten voortdurend wil verbeteren, prestaties wil controleren en het succes van een project wil garanderen, heeft baat bij de instelling van KPI's. Ze voegen een meetbare maatstaf toe aan het succes van een project. Ze voegen een kwantificeerbare maat toe aan doelstellingen, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om de voortgang bij te houden en datagestuurde beslissingen te nemen. KPI's bieden bedrijven de mogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in hun activiteiten en zo nodig bij te sturen.
- KPI's voor detailhandelsbedrijven
- KPI's productiebedrijven
- KPI's voor e-commerce business
- Service-gebaseerde Business KPI's
Projectmanagers: Voor projectmanagers is de instelling van KPI's cruciaal voor het naadloos uitvoeren van taken en het bereiken van projectdoelstellingen. KPI's bieden een duidelijk stappenplan van verwachte resultaten en verdunnen complexe projecten in beheersbare brokken. Ze bieden projectmanagers een manier om te meten of het team op de goede weg is of dat er aanpassingen nodig zijn, waardoor de risico's tot een minimum worden beperkt.
- Projectmanagement voor de bouw KPI's
- IT-bedrijfsvoering KPI's
- Digitale marketing KPI's
- Evenement Planner KPI's
Hoe projectmanagement KPI's bijhouden
Nadat je je KPI's voor projectmanagement hebt gekozen, moet jij of moeten je projectmanagers ze bijhouden.
Je kunt beginnen met het maken van een Excel KPI dashboard . Maar als je project complex is met grote budgetten, meerdere belanghebbenden en resources nodig heeft, en veel beperkingen in de planning en afhankelijkheid van taken met zich meebrengt, dan heb je een robuustere aanpak van projectmanagement nodig!
Dan komen wij in het spel met ClickUp. Onze KPI-software biedt u de KPI rapportage die u nodig hebt, wat dat ook is. En ClickUp's verzameling van sjablonen voor projectmanagement geeft u een voorsprong. Het stroomlijnt de instelling van projecten met de configuratie waarop uw KPI-rapporten zich baseren.
Houd je doelen bij tot de meest essentiële KPI's en krijg automatisch gedetailleerde weergaven van je voortgang
Bovendien kunt u met ClickUp-taaken van verschillende teams aan één meetbaar target koppelen. Samen met duidelijk vastgestelde tijdlijnen stelt onze software u in staat om doelen automatisch bij te houden. Maar daar houdt het niet op! Gebruik ClickUp om de voltooiing van fasen en zelfs OKR's bij te houden.
Koppel taken aan doelen. Organiseer vervolgens gerelateerde doelen in mappen voor het automatisch bijhouden van de voortgang op één locatie. Probeer het uit om ClickUp Doelen en ontdek hoe een goede monitoring van KPI's voor projectmanagement eruitziet!