We zijn allemaal bekend met het gebruik van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) om onze voortgang ten opzichte van doelen in de tijd te volgen. Het kan zijn dat je manager je KPI's controleert, of dat jij verantwoordelijk bent voor het instellen ervan voor je team.
Maar wat heb je aan al deze gegevens als je er niets mee doet?
Dat is waar KPI-rapporten om de hoek komen kijken. In deze gids gaan we in detail in op wat KPI-rapportage is, waarom het belangrijk is, welke statistieken je moet bijhouden en meer. Laten we beginnen met alles te weten te komen over het maken en beheren van KPI-rapporten. 🙌
Wat is een KPI-rapport?
Een KPI-rapport is een fysiek of digitaal bestand dat prestatiegegevens verzamelt over alle KPI's die je op dat moment volgt. Het is in wezen de plaats waar al je KPI-gegevens worden geconsolideerd - meestal in een KPI-dashboard zodat het voor u eenvoudiger wordt om uw gegevens te begrijpen en uw belangrijkste prestatie-indicatoren te evalueren.
KPI-rapporten zijn meestal zeer visueel, zodat u en uw teamleden de gegevens snel kunnen interpreteren om trends of uitdagingen in bedrijfsdoelstellingen te identificeren.
Gedetailleerde KPI-dashboards maken in ClickUp om uw werk te analyseren, visualiseren en prioriteren
Veel teams gebruiken een KPI-dashboard als de visuele interface voor het monitoren van KPI's, met daarachter de rapporten zelf die aanvullende gegevens en informatie bieden.
Waarom is KPI-rapportage belangrijk?
KPI-rapportage geeft je een manier om inzicht te krijgen in je prestaties ten opzichte van al je meest waardevolle KPI's op één plek. Dat alleen al maakt het waardevol, maar investeren in de manier waarop je de belangrijkste prestatie-indicatoren bewaakt, levert je extra voordelen op.
De beste KPI-rapporten stellen je in staat om:
- Je belangrijkste metrics visueel te volgen (wederom meestal vanuit visuele KPI-dashboards)
- Historische gegevens te volgen en benchmarks en doelen voor de toekomst te stellen
- KPI rapportages, trends en patronen aan te passen en te identificeren
- Knelpunten, problemen enprojectbeperkingen* Uw waarde of voortgang aantonen aan belanghebbenden
- Toegang krijgen tot gedetailleerde inzichten en prestatiegegevens om zakelijke beslissingen te nemen
Gebruik drill-down in ClickUp Dashboards om taken binnen de grafiek te wijzigen of bij te werken voor naadloze bewerkingen
KPI-rapporten zijn niet alleen een betere optie voor gegevensvisualisatie - ze leiden u naar uw doelen, bewaken uw vooruitgang en tonen uw succes tot nu toe. 🏆
Metrics vs. KPI's: Wat maakt ze anders?
Hoewel KPI's en bedrijfsstatistieken op elkaar lijken, is er één belangrijk verschil. Dit is hoe je onderscheid kunt maken tussen KPI's en bedrijfsstatistieken:
- Als een metriek je prestaties volgt over een belangrijkezakelijk doelis het een belangrijke prestatie-indicator
- Als een metriek je prestaties volgt over een (kern/niet-kern) bedrijfsdoel, is het een bedrijfsmetriek
Beschouw KPI's als een subset van zakelijke meetgegevens die zich alleen richten op wat het belangrijkst is voor je bedrijf.
Een belangrijke prestatie-indicator binnen het verkoopteam kan bijvoorbeeld totale verkoop zijn. Het zijn datapunten die het hele team kan meten en controleren in de loop van de tijd. Bovendien beïnvloeden deze gegevenspunten andere gebieden van je activiteiten, denk maar aan marketing KPI's.
Een verwante zakelijke metriek zou omzetpercentage kunnen zijn, wat een factor is die wordt beïnvloed door het aantal of volume van de verkoop, maar een veel breder bereik heeft. ✅
Metrics die je waarschijnlijk wilt opnemen in KPI-rapporten
Hoewel KPI's en statistieken verschillend zijn, hebben beide hun plaats in een KPI-dashboard. Als je je vooruitgang rapporteert ten opzichte van individuele KPI's, is het nuttig om deze af te zetten tegen je algemene bedrijfsmetriek - de cijfers die je succes definiëren ten opzichte van je doelen.
Sommige bedrijven beschouwen metrics alleen als de overkoepelende hoogtepunten, terwijl andere bedrijven metrics en KPI's veel meer door elkaar gebruiken. De KPI-kengetallen die voor u van belang zijn, hangen af van uw branche en functie, maar algemene statistieken die in KPI-rapporten kunnen worden opgenomen zijn onder andere:
- Totale verkoop
- Behoud van klanten
- Klanttevredenheid
- Marktaandeel
- Blijheid van medewerkers
- Kosten klantenwerving
- Klant levensduur
- Rendement op investering
- Churnpercentage
- Nettowinstmarge
- Inkomstengroei
- Conversiepercentage
- Kasstroom
Volg uw doelen tot de meest essentiële KPI's en krijg automatisch gedetailleerde weergaven van uw vooruitgang met de functie Doelen van ClickUp
Bedenk welke bedrijfsgegevens en KPI voorbeelden sluit nauw aan bij je rol en verantwoordelijkheden en neem ze op in je KPI-rapportageproces. Hierdoor krijg je een beter beeld van hoe je individuele KPI's zijn gekoppeld aan succes op een grotere schaal.
De 3 algemene soorten KPI-rapporten die u moet kennen
De meeste zakelijke KPI-rapporten zijn ongelooflijk uitgebreid en kunnen allerlei soorten prestatiegegevens verwerken.
Er zijn echter nog steeds drie verschillende soorten rapporten die je voor verschillende doeleinden gebruikt:
1. Operationele rapporten
Operationele rapporten richten zich op uw werkelijke prestaties tijdens de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf. De gegevenspunten in operationele rapporten worden regelmatig gecontroleerd om uw werkelijke prestaties te evalueren met betrekking tot dagelijkse, repetitieve activiteiten en bedrijfsdoelstellingen. 💰
Voorbeelden van operationele rapporten zijn:
- Verkoop (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks)
- Kasstroom
- Debiteuren of crediteuren
Door deze statistieken en KPI's regelmatig bij te houden, krijg je inzicht in je prestaties en kun je bijsturen op basis van mogelijke wegversperringen, uitdagingen of kansen. Teams die hun verkoop of cashflow regelmatig monitoren krijgen de kans om sneller actie te ondernemen, wat leidt tot minder problemen en meer groei.
2. Analytische rapporten
Deze rapporten zijn gericht op het geven van gedetailleerde analytische inzichten in de prestaties van je belangrijkste meetwaarden. Ze belichten meestal trends in prestatie-indicatoren die laten zien of u de goede kant op gaat. 🌻
Voorbeelden van analytische rapporten zijn:
- Jaar-op-jaar of kwartaal omzetgroei
- Klantbehoud
- Klanttevredenheidsscores
Bekijk het werk van uw teams in één oogopslag door de algemene voortgang te volgen of te categoriseren in ClickUp Dashboards
Analytische rapporten dienen als een nuttige benchmark voor waar u nu bent, waar u bent geweest en hoe uw toekomst eruit zou kunnen zien. Gebruik deze rapporten om na te denken over wat goed heeft gewerkt en om gebieden te identificeren die verandering of verbetering vereisen voordat ze een toekomstig probleem worden.
3. Strategische rapporten
Strategische rapporten richten zich op het geven van gedetailleerde inzichten in de huidige status van uw bedrijfsstrategie, de gezondheid van uw bedrijf en waar het naartoe gaat. Beslissers gebruiken deze rapporten voor bruikbare inzichten in hun verdere groei. 📈
Voorbeelden van strategische rapporten zijn:
- Percentage van de verkoop van een specifiek product, marketingcampagne of regio
- Marktaandeel in de loop van de tijd
- Komende projecten
Vind uw knelpunten sneller en deel taken op naar status met voortgangscontrole in ClickUp Dashboards
Deze strategische rapporten geven uw besluitvormers en belanghebbenden waardevolle gegevens zodat ze de best geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Als u een piek in trends van één marketingcampagne identificeert, kunt u uitgaven prioriteren en andere campagnes aanpassen om de grootste impact te maken.
Het monitoren van je lijst met binnenkomende projecten biedt vertrouwen dat je workflow stabiel is of motivatie om nieuwe deals te sluiten.
Hoe maak je een betrouwbaar en inzichtelijk KPI-rapport?
Je begrijpt je algemene bedrijfsstatistieken en je algemene KPI's. Hopelijk zie je de waarde in van een KPI-rapport. Hopelijk zie je de waarde in van een KPI-dashboard of -rapport om echt inzichtelijke gegevenspunten te ontsluiten.
Nu laten we je zien hoe je je eigen KPI-rapport kunt maken om je statistieken beter te plannen, op te bouwen en te delen met behulp van KPI-software .
1. Definieer je doelen
Bepaal wat je probeert te bereiken met je KPI-rapporten. Bevestig uw doel voor het rapport, hoe het zal worden gebruikt, de belangrijkste doelgroep en hoe u het zult delen.
Doelstellingen op hoog niveau maken met Doelen in ClickUp en ze vervolgens opsplitsen in kleinere Doelen om uw voortgang bij te houden
Deze criteria stellen u niet alleen in staat om uw eigen strategische doelen beter te begrijpen, maar informeren u ook over de manier waarop u het ontwerp en de functionaliteit van het rapport zelf benadert. 🎯
2. Bepaal welke specifieke KPI's u wilt volgen
Er zijn honderden KPI-rapportages die je zou kunnen volgen, maar je hoeft ze niet allemaal te volgen. Beslis welke KPI's het meest waardevol zijn volgens je doelstellingen en bereid de gegevens voor zodat ze klaar zijn om weer te geven.
Ondervraag je interne gegevens om te zien of je deze KPI al bijhoudt, of dat je een nieuw systeem moet opzetten. Bedenk of de gegevensbron accuraat is, wie verantwoordelijk is voor het bijhouden ervan en welke stappen je moet nemen voordat je de gegevens in je rapport kunt gebruiken.
KPI's hoeven niet altijd betrekking te hebben op geldwaarden of productieaantallen. Sommige KPI's die je kunt overwegen hebben te maken met tijdmanagement.
Automatisch bijwerken en aanpassen van tijdbereiken op inkomende verzoeken of tickets met Rolling Time Period in ClickUp Dashboards
Daarom is ClickUp's glijdende tijdfunctie binnen Dashboards is een goede keuze voor het volgen van taken over verschillende ruimten en binnen een specifiek tijdsbestek.
3. Kies hoe u uw KPI's wilt visualiseren
Ruwe KPI's hebben vaak de vorm van getallen of overzichten en zijn op het eerste gezicht niet eenvoudig te begrijpen. Om je KPI-rapporten bruikbaar te maken, moet je datavisualisatie gebruiken om je bedrijfsprestaties op een meer betekenisvolle manier te communiceren.
Bepaal de beste manier om je gegevens te presenteren en ontwerp vervolgens grafieken, diagrammen en diagrammen met een hulpmiddel voor gegevensvisualisatie . Houd je presentatie eenvoudig.
Het doel is om inzichten en trends snel over te brengen. Belanghebbenden en managers kunnen altijd dieper in je KPI-rapportagevoorbeelden duiken als ze meer details willen weten. 📊
4. Gebruik software om een KPI-rapport te maken
Handmatig je eigen KPI-rapporten maken is tijdrovend en kan fouten in de hand werken. Er is een veel betere manier om uw KPI-rapporten op te stellen en te controleren - en dat is met ClickUp Doelen .
ClickUp Goals introduceert een nieuwe manier voor uw team om doelstellingen en belangrijke resultaten (OKR's) te volgen en doelen. Ons zeer visuele platform stelt uw teamleden in staat om op koers te blijven dankzij duidelijke doelen, gebruiksvriendelijke tijdlijnen en automatische voortgangscontrole.
Gebruik de functie Doelen volgen van ClickUp om op koers te blijven om uw doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare doelen en geautomatiseerde voortgangsregistratie
Voeg uw eigen doelen, targets of KPI's toe en pas ze volledig aan. Volg de voortgang met numerieke, monetaire, waar/onwaar of taakdoelen. Visualiseer deze gegevens in een zeer visueel KPI-rapportagedashboard waarmee je je voortgang ten opzichte van meerdere KPI's tegelijk kunt zien.
Uw eigen KPI-rapport maken is eenvoudig met ClickUp Goals, maar als u op zoek bent naar een nog eenvoudigere route, dan kunnen wij u helpen. De KPI-sjabloon van ClickUp wordt geleverd met alles wat u nodig hebt om uw statistieken en KPI's te controleren - u hoeft ze alleen maar toe te voegen aan het sjabloon.
5. Deel uw KPI-rapport
Als je KPI-rapport klaar is, kun je het delen met belanghebbenden, besluitvormers, teamleden en iedereen die geïnteresseerd is in je voortgang.
Als u ClickUp voor uw KPI-rapportage, is het eenvoudig om uw rapporten op elk moment met iedereen te delen. Samenwerking en communicatie zullen uw proces altijd verbeteren zodat u de meest succesvolle KPI-rapportagestrategie hebt.
Gebruik de voorkeuren voor privacy en delen om aan te passen wie toegang heeft tot welke Doelen, en tag teamleden zodat ze hun individuele invloed kunnen afzetten tegen specifieke doelen en targets. 💬
9 KPI-rapportage voorbeelden en sjablonen om het proces te vereenvoudigen
Je kunt een KPI-rapport samenstellen rond elke metriek of KPI in elk team, of dat nu verkoop, operations, HR of marketing is. Laat je inspireren door deze KPI-rapport voorbeelden en ontdek een nieuwe manier om je gegevens te bewaken en te presenteren met behulp van onze favoriete KPI rapportagesoftware en app voor het bijhouden van doelen clickUp.
1. ClickUp Balanced Scorecard Whiteboard Sjabloon
Of u nu individuele vooruitgang bijhoudt of de groei van de organisatie meet, ClickUp's Balanced Scorecard-sjabloon helpt u om er bovenop te blijven zitten
De Balanced Scorecard Sjabloon door ClickUp is een van de meest visuele manieren om gegevens bij te houden en vooruitgang te zien voor een aantal KPI's, waaronder operationele KPI's, marketing KPI's en financiële KPI's.
Nodig teamleden uit om gegevens te analyseren, de behoeften van uw klanten te begrijpen, doelen te stellen en de voortgang van verschillende KPI's te volgen met deze samenwerkingssjabloon.
2. ClickUp Bedrijf OKR's en Doelen Sjabloon
Bouw een hiërarchie van team-, afdelings- en bedrijfsdoelen met de sjabloon voor OKR's en doelen voor het bedrijf
Elk bedrijf heeft OKR's, doelen en doelstellingen die ze willen bijhouden. De Sjabloon voor OKR's en doelen voor bedrijven door ClickUp biedt u een eenvoudige manier om precies dat te doen binnen de beste OKR-software vandaag verkrijgbaar.
Deze sjabloon voor het stellen van doelen hiermee kunt u specifieke doelen prioriteren en teamleden achter dezelfde doelen krijgen.
3. ClickUp Leer- en Ontwikkelingsproject Sjabloon
Of het nu gaat om een eenmalig project of een doorlopend initiatief, ClickUp's Learning and Development Project Template heeft alle tools die nodig zijn om succes te verzekeren
Voor veel organisaties is het bijhouden van het leren en de ontwikkeling van hun werknemers een waardevolle KPI geworden. Gebruik de Sjabloon voor leer- en ontwikkelingsprojecten van ClickUp om een doel te stellen voor uw volgende leerproject, volg dan de voortgang van de KPI's zodat u effectiever kunt rapporteren over de impact.
4. ClickUp Maandelijks Bedrijfsstatus Rapport Sjabloon
Van verkooprapporten tot feedbackanalyses van klanten, deze veelzijdige sjabloon helpt u om op de hoogte te blijven van alles - alles op één plek!
Als u een maandelijkse update moet geven of projectstatusrapport voor je team of afdeling, de Sjabloon voor maandelijks bedrijfsstatusrapport van ClickUp is een effectief KPI-rapportvoorbeeld voor u.
Met dit rapport in memostijl kun je prestatiecijfers bijhouden en visualiseren en er samenvattingen en context aan toevoegen in de vorm van een rapport.
5. ClickUp OKR Kader Sjabloon
Ons OKR Framework Sjabloon houdt iedereen op dezelfde pagina en zorgt ervoor dat je projecten op schema blijven
Het monitoren van je OKR's over het hele bedrijf kan overweldigend worden als je geen systeem hebt dat werkt. Gebruik de OKR-raamwerksjabloon door ClickUp om een robuuster proces te introduceren waarmee u het volgende kunt instellen SMART-doelstellingen en hun voortgang in realtime bijhouden.
6. ClickUp Kwartaaloverzicht Sjabloon
ClickUp's Weekly Status Report Template geeft uw team de tools die het nodig heeft om snel zinvolle rapporten te maken, inclusief een aanpasbaar dashboard
Als je rapporteert over statistieken die dagelijks veranderen, is een wekelijks rapport aan je team een geweldige manier om iedereen op de hoogte te houden en gemotiveerd te houden om je gezamenlijke doelen te bereiken. Gebruik de Sjabloon voor wekelijks statusrapport door ClickUp om uw voortgang van week tot week te communiceren, zodat u de voortgang kunt controleren en snel actie kunt ondernemen.
Maak KPI-rapportage gemakkelijker met ClickUp
Het gebruik van KPI's is een van de eenvoudigste manieren om op de hoogte te blijven van uw belangrijkste zakelijke doelen en doelstellingen. Maar vergeet niet dat het selecteren van KPI's slechts een deel van het proces is: U hebt ook een manier nodig om ze te volgen.
Er is geen gemakkelijkere manier om dat te doen dan met een geavanceerde zakelijke rapporteringstool zoals ClickUp. Ons alles-in-één platform heeft alles wat u nodig hebt om op de hoogte te blijven van uw KPI-voortgang en prestaties te meten. Probeer ClickUp gratis uit vandaag nog uit en ervaar een betere manier om KPI-rapportage te benaderen. ✨