De hele werkdag is voorbij gevlogen en je hebt gewerkt als een kampioen, maar je hebt nog steeds niet alles bereikt wat je moest bereiken. Je stressniveau is torenhoog en het werk blijft zich opstapelen, zodat je op een punt bent gekomen waarop je denkt dat je in vlammen zult opgaan.
Je vraagt je af, 'Hoe kan iedereen zo moeiteloos met zijn werk omgaan? Zijn mijn kantoorgenoten Jim en Dwight gewoon slimmer dan ik?' Nee, dat zijn ze niet. De sleutel tot hun succes op het werk ligt in een goede organisatie. 💡
Je denkt nu waarschijnlijk: 'Dat weet ik, maar ik heb het gewoon niet in me.' Dat heb je wel. Organisatie is niet iets waarmee je geboren wordt - je kunt het ontwikkelen door te oefenen.
In dit artikel geven we 15 praktische tips om beter georganiseerd te zijn op het werk en meer te bereiken in minder tijd.
Hoe beïnvloedt ongeorganiseerd zijn op het werk je team?
Een slechte organisatie op het werk verlaagt je productiviteit en verhoogt je stress. Op een bepaald moment verlies je de controle over je werklast, mis je deadlines en groeikansen en krijg je een burn-out. Hierdoor schiet je stressniveau natuurlijk nog verder omhoog en blijf je hangen in een vicieuze cirkel.
Het wordt nog veel erger als je in een team werkt. Het gebrek aan organisatie van één lid kan leiden tot slechte communicatie, oneerlijke of inefficiënte samenwerking en een gebrek aan coördinatie toewijzing van middelen een laag moreel, gemiste deadlines, ontevredenheid bij klanten en zelfs conflicten.
Als je deel uitmaakt van een team, ben je een radertje in het wiel - als één onderdeel kapot is, kan het wiel niet bewegen. Door je organisatorische vaardigheden te verbeteren, houd je de teammachine goed geolied en op weg naar je doelen. ⚙️
Organiseer je notities, checklists en taken op één plek
Voordelen van georganiseerd werken
Een uitstekende organisatie leidt tot minder stress, verbeterde productiviteit en efficiëntie, en het op tijd afronden van taken. Na verloop van tijd kunnen goede organisatorische vaardigheden je promoties en doorgroeimogelijkheden opleveren en je helpen een reputatie op te bouwen als een geïnteresseerde medewerker met uitstekende werkgewoonten
.
Als je deel uitmaakt van een team, zullen je collega's je herkennen als betrouwbaar en er niet tegenop zien om met je samen te werken aan projecten. Bovendien zul je geen problemen hebben om met collega's te communiceren en je werk op tijd af te krijgen, zodat het project niet achterop raakt.
15 praktische technieken om beter georganiseerd te werken
We hebben 15 organisatorische tips en strategieën verzameld om je vaardigheden te verbeteren en je te helpen werkgerelateerde doelen te bereiken.
1. Centraliseer je werk met een documentbeheerplatform
Het heen en weer springen tussen apps en platforms om de benodigde informatie te vinden kan mentaal vermoeiend en afleidend zijn. Verbeter uw organisatievaardigheden door uw werk te centraliseren met ClickUp Docs.
Deze uitstekende functie is een hub voor documentbeheer waarmee u werkgerelateerde documenten kunt maken, beheren, bewerken en delen. Handboeken voor werknemers projectinformatie, technische documentatie, contracten, loonlijsten, facturen of onkostendeclaraties - zorg ervoor dat ze veilig zijn in ClickUp Docs. Werk samen met uw team om de bestaande documenten op te poetsen en nieuwe te maken met maximale aanpasbaarheid.
Alles op één plek bewaren kan stress verminderen en ervoor zorgen dat u geen tijd verspilt met het zoeken naar belangrijke bestanden.
2. Verdeel je werklast in taken
Stel dat je een journalist bent en aan het eind van de week een groot artikel moet afleveren. In plaats van in paniek te raken over het aantal woorden dat je moet produceren, verdeel je je werklast in taken.
Laten we zeggen dat je 9000 woorden moet schrijven in vijf dagen. Het artikel heeft 30 onderverdelingen, wat betekent dat je er elke dag zes kunt voltooien. Of je kunt een dagelijks aantal woorden als doel stellen. Als je die dagelijkse doelen haalt, blijf je op het juiste spoor en volg je je vooruitgang.
kan u helpen uw werklast te organiseren en te beheren zonder dat u zich overweldigd voelt. De functie is geschikt voor personen die alleen of in teams werken. Opdrachtnemers toevoegen,
taken onderverdelen in subtaken,
details toevoegen met
en spring aan boord van de organisatietrein. 🚂
3. Organiseer je dagen in een Kanban-bord
A
is een
hulpmiddel, maar wat heeft het met de organisatie te maken? Als je het goed gebruikt, kan het bord helpen bij het visualiseren van werkstromen en het verbeteren van je
vaardigheden.
Verdeel je werk in taken en groepeer ze volgens hun status of een ander criterium naar keuze. Je kunt bijvoorbeeld drie categorieën maken:
- To-do
- In uitvoering
- Voltooien
Sorteer je taken in de overeenkomstige categorie en verplaats ze terwijl je ze van je lijst schrapt om je focus te behouden en je werklast bij te houden.
bieden een drag-and-drop interface en tonnen aanpassingsopties, dus je kunt niet verkeerd gaan met hen. Bovendien ondersteunen ze
teamsamenwerking
en zijn geschikt voor complexere projecten.
Pas je projectbeheersysteem aan door kolommen te rangschikken volgens je voorkeuren, zoals status, geadresseerde, prioriteiten en meer
4. Verfijn de organisatie van je bureau
dat rommel stress kan veroorzaken, wat leidt tot slechte organisatie, uitstelgedrag en chaos. Bovendien is een
rommelig bureau een rode vlag zijn voor je collega's
-Ze kunnen je zien als ongeorganiseerd en onverschillig.
lost de kern van het probleem niet op. Maar het is zeker de eerste stap om weer op de rails te komen. Veel mensen geven aan dat ze zich productiever voelen als ze hun bureau opruimen. Dit komt niet als een verrassing - als je een opgeruimde werkomgeving hebt, kun je makkelijker navigeren, heb je minder afleiding en voel je je minder overweldigd. Dit geldt ook voor je digitale apparaten. Verwijder
op je desktop en mobiele apps om ruimte te maken voor waardevolle informatie.
Ruim onnodig papierwerk op, organiseer je documenten in lades met labels, gebruik opbergcontainers en verander jezelf in een productiviteitsmachine. 🤖
5. Visualiseer werkstromen met mindmaps
Als je een visueel type bent, probeer dan je organisatievaardigheden te verbeteren met mindmappendiagrammen die je ideeën, gedachten en workflows schetsen.
Je kunt je plan op papier zetten of een geavanceerde optie gebruiken zoals ClickUp Mindmaps . Naast de visuele je processen in kaart brengen
met deze functie kunt u taken aan elkaar koppelen,
en nodig teamleden uit om bij te dragen. Dit zorgt ervoor dat je altijd bovenop je huidige en toekomstige opdrachten zit!
Als je niet wilt of niet weet hoe je mindmaps vanaf nul moet opbouwen, gebruik dan een van de
.
Verschillende taken organiseren op een ClickUp Mindmap
6. Verbeter focus met Pomodoro
is een
die meestal inhoudt dat je 25 minuten werkt en vijf minuten pauze neemt, met een langere pauze (meestal 15 minuten) na vier werkintervallen.
Deze techniek kan helpen om afleiding te verminderen, focus te verscherpen, motivatie te behouden en mentale vermoeidheid en uitputting te verminderen.
Afhankelijk van je werk en je concentratie, kun je de lengte van je pauzes aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld 30 minuten werken en zeven minuten pauze nemen als dit beter voor je werkt.
Hoewel Pomodoro nuttig is gebleken voor veel mensen, is het niet voor iedereen weggelegd. Als het niet werkt voor jou, forceer het dan niet - er zijn genoeg andere opties om organisatie te stimuleren.
7. Gebruik apps om doelen te volgen
Doelen bereiken is bevredigend en motiverend. Als je moeite hebt met organiseren, kun je baat hebben bij
apps voor het bijhouden van doelen
. Hiermee kun je je werkdag opdelen in kleinere doelen en ze onderweg van je lijst afstrepen.
en tijdregistratie zorgen ervoor dat je niet van je pad afdwaalt. Gebruik apps met voortgangsgrafieken om verantwoording af te leggen en te zien hoe je je in de loop van de tijd hebt verbeterd.
Het goede aan deze apps, in tegenstelling tot het opschrijven van je doelen op papier, is hun flexibiliteit. Je kunt snel je mijlpalen veranderen als je vooruitgang boekt en streven naar voortdurende verbetering.
Blijf op koers om uw doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare doelen en geautomatiseerde voortgangsregistratie met ClickUp Goals
8. Leer prioriteiten stellen
De oorzaak van uw organisatorische problemen kan liggen in slechte prioritering. De waarheid is dat niet alles wat je doet even belangrijk is. Alles tegelijk proberen te doen leidt tot een gebrek aan focus en een verspilling van energie en tijd aan taken die je niet meteen hoeft af te ronden.
kunnen u helpen om de juiste taken te prioriteren. U begint met het samenstellen van een lijst van al uw taken. Vervolgens:
- Vergelijk ze met elkaar
- De prioriteit bepalen met behulp van aangepaste velden
- Je taken rangschikken met behulp van kleuren, tags of schalen
- Ze sorteren op basis van urgentie
Je kunt deadlines instellen, de inspanning bepalen die nodig is om de taken te voltooien of een ander criterium toevoegen om je te helpen efficiënt prioriteiten te stellen. Ga af en toe terug naar uw lijsten en reorganiseer ze indien nodig.
9. Wees niet bang om te delegeren
Alles in je eentje proberen te doen en hulp van collega's weigeren getuigt van toewijding, maar het kan je snel uitputten. Als je in een team werkt, wees dan niet bang om
taken te delegeren aan je collega's
Het verdelen van de werklast zal helpen bij de balans tussen werk en privé en ervoor zorgen dat je genoeg tijd hebt om je dagen in te delen zonder je overweldigd of gestrest te voelen.
Werk delegeren kan een grotere uitdaging zijn als je
. Gelukkig stellen tools als ClickUp u en uw team in staat om als één team te werken en duidelijk te communiceren, zelfs als u niet op dezelfde locatie bent.
Taken delegeren en opmerkingen toewijzen vanuit ClickUp-taken
10. Takenlijsten maken
zijn de pijlers van een goede organisatie. Of je nu een boodschappenlijstje maakt of
het samenstellen van een takenlijst kan je de dag doorhelpen zonder haperingen.
U kunt de traditionele weg bewandelen: pak een pen en een stuk papier en noteer uw taken om gefocust en georganiseerd te blijven. Of u kunt een ClickUp sjabloon met voorgemaakte secties pakken om
. Wat je ook kiest, het is verstandig om taken te prioriteren en een tijdschema op te stellen voor hun voltooiing om
uitstelgedrag te voorkomen
.
11. Verminder afleiding
Afleidingen zijn je grootste vijand - je telefoon, tv, rommelige omgeving en sociale media blijven je weghouden van je werk.
Als je gefocust wilt blijven, moet je afleiding vaarwel zeggen. Dit betekent natuurlijk niet dat je je apparaten weg moet gooien. Zet in plaats daarvan je telefoon op DND (niet storen), zet je tv uit en pauzeer de meldingen van sociale media. Ruim je bureau en de ruimte om je heen op om ervoor te zorgen dat niets je focus verstoort.
12. Gebruik een kalender om uw taken bij te houden
Als u uw organisatie wilt verbeteren, moet u van tevoren gaan nadenken en dingen opschrijven in een agenda kan uw weg naar succes zijn. Hebt u over twee weken een grote vergadering? Noteer het zodat je het niet vergeet. Schrijf alles op, van kleinere taken tot grote projecten en evenementen.
Je kunt ook persoonlijke items toevoegen en taken toewijzen op de kalender. Zo voorkom je overlappingen en verwarring en krijg je een duidelijk beeld van je beschikbaarheid en werkdruk.
kan u helpen bij het plannen en beheren van tijdlijnen en schema's, bij het toekennen van kleurcodes voor eenvoudigere navigatie en bij het stellen van prioriteiten.
Beheer belangrijke taken rechtstreeks vanuit de ClickUp kalenderweergave
13. Neem regelmatig pauzes
U bent geen machine en kunt niet non-stop werken - regelmatige pauzes zijn een belangrijk onderdeel van een gezonde werkdag. Tijdens pauzes heb je tijd om te decomprimeren, je te heroriënteren en je geest te laten rusten. Bovendien kun je strekken en een frisse neus halen.
Als je geen pauzes neemt, zal je focus op een gegeven moment verslappen. Je voelt je overweldigd en uitgeput, dus je prestaties zullen afnemen. Je taken zullen zich opstapelen en je verliest het overzicht over je prioriteiten en werklast, wat leidt tot desorganisatie.
Pauzes lijken misschien tijdverspilling, maar ze verhogen juist je productiviteit. Plan ze verstandig in en haal het beste uit je werkdagen.
14. Probeer tijd te blokkeren
Houdt het maken van een gedetailleerde planning je verantwoordelijk en georganiseerd? Probeer dan eens time blocking - een productiviteitstechniek waarbij je je dag verdeelt in tijdslots voor verschillende taken. Deze hybride to-do lijst-kalender kan tijdverspilling minimaliseren en je gefocust houden op je doelen.
Stel je schema's zelf samen of gebruik een van de
ClickUp's sjablonen voor tijdblokkering
. Schets elke werkgerelateerde en persoonlijke taak, voeg tijdsbereiken toe en geniet van het gevoel van voldoening dat u zult hebben wanneer u zich aan uw schema houdt.
Houd huidige, vroegere en toekomstige vergaderingen of evenementen bij met ClickUp
15. Creëer een dagelijkse routine
Flexibele uren en werken op afstand geven u de vrijheid om te werken wanneer u zich het meest productief voelt. Dit betekent niet dat je rondhangt en je werk uitstelt tot het allerlaatste moment.
Veel mensen vinden het nuttig om routines te creëren.
dat gedrag een gewoonte kan worden als het consequent wordt uitgevoerd. Dit betekent dat als je elke dag om 9 uur begint te werken, het uiteindelijk een gewoonte wordt zolang je je aan het schema houdt.
Creëer een routine die niet uitsluitend gericht is op werk. Maak een wandeling voordat je aan je werkdag begint, plan pauzes in en beloon jezelf voor het nakomen van je plannen door een nieuwe aflevering te kijken van dat tv-programma dat op je lijst staat! 📺
3 sjablonen om georganiseerd te blijven op het werk
Sjablonen met vooraf gemaakte secties kunnen u helpen om georganiseerd te blijven, uw dagen te plannen en uw focus te behouden. Bekijk deze drie ClickUp sjablonen die van u een organisatorische tovenaar maken! 🧙
1. ClickUp eenvoudig werkplan sjabloon
Organiseer uw essentiële taken en houd uw team bij elkaar in ClickUp
Wilt u uw taken en tijdlijnen visualiseren? De
ClickUp Eenvoudige Werkplan Sjabloon
biedt de basis voor het maken van gedetailleerde planningen, het organiseren van uw werklast en het samenwerken met uw team.
De sjabloon biedt twee weergaven-Project Plan en Project Gantt.
In de projectplanningsweergave maak je een lijst van al je taken en geef je er informatie over door aangepaste velden te gebruiken. Standaard krijg je Toegewezene, Begin- en Einddatum, Prioriteit, Projectfase, Projectvoortgang en Commentaar. Je kunt zo gedetailleerd mogelijk zijn en iedereen op de hoogte houden.
De Project Gantt-weergave visualiseert de taak uit de vorige weergave in een Gantt-diagram . Het helpt je om tijdlijnen te begrijpen en overlappingen te voorkomen, waardoor de organisatie over de hele linie verbetert.
2. ClickUp eenvoudig sjabloon met taken
Classificeer urgente, essentiële en niet-essentiële taken in een ClickUp-lijst voor eenvoudige weergave
Het organiseren en beheren van workflows is niet ingewikkeld als je de juiste tools gebruikt. De
ClickUp sjabloon voor eenvoudige taken
is de perfecte optie voor iedereen die eenvoudige overzichten van taken wil maken.
Met deze sjabloon krijgt u twee lijstweergaven en een bordweergave. De eerste, meer algemene weergave is Alle taken, waar je jouw taken en die van je team invoert. Je kunt toevoegen:
- Geadresseerden
- Vervaldatums
- Status
- Prioriteit
- Opmerkingen
De weergave categoriseert de taken automatisch op status (Te doen, In uitvoering, Geblokkeerd of Voltooid) voor eenvoudigere navigatie.
Om de taken verder te sorteren, filtert de Taken met prioriteit de dringende taken die je als hoge prioriteit hebt gemarkeerd. Het helpt je de ruis te verwijderen en je te concentreren op taken die je onmiddellijke aandacht vereisen.
De Statusbordweergave is een Kanban-bord dat uw taken in kaarten groepeert op basis van hun status. Gebruik ClickUp's sleep-en neerzet-interface om de kaarten te verplaatsen en uw werk te organiseren.
3. ClickUp Dagindeling Sjabloon
Houd uw dagelijkse taken bij met de ClickUp Dagplanner Sjabloon
Een van de meest productieve dingen die u kunt doen om je organisatorische vaardigheden een boost te geven, is het maken van een gedetailleerd plan van je taken. Op die manier blijf je verantwoordelijk, heb je maximale controle over je dag en minimaliseer je het risico dat er iets door de mazen van het net valt. De
is een no-frills oplossing voor uw organisatorische problemen.
Standaard richt de sjabloon zich op uw persoonlijke doelen. De Alle taken-weergave toont taken gegroepeerd in twee categorieën-Habit Tracker en Persoonlijke taken. Maar omdat ClickUp sjablonen bekend staan om hun aanpasbaarheid, kunt u dit wijzigen om ook achterstallige taken vast te leggen.
Gebruik aangepaste velden (zoals Status, Toegewezene, Vervaldatum en Prioriteit) om details over uw taken te verschaffen en workflows te beheren met vertrouwen.
De Board-weergave visualiseert je taken op een Kanban-bord, terwijl de Kalender-weergave je helpt bij het plannen van tijdlijnen en planningen.
Houd uw werk georganiseerd met ClickUp
Een slechte organisatie kan ervoor zorgen dat u niet straalt als de ster die u bent. ⭐
Wat de oorzaak van uw gebrek aan organisatie ook is, ClickUp kan u helpen. De sjablonen,
, 15+ weergaven,
en hulpmiddelen voor tijdbeheer kunnen je helpen om op het juiste spoor te blijven en een organisatiedeskundige te worden. Probeer de gratis versie van ClickUp en ontdek waarom de wereld wild is geworden van dit gebruiksvriendelijke platform!