Het opruimen van je digitale werkruimte kan een geweldige ervaring zijn... als je de juiste hulpmiddelen en gewoonten hebt om doelgericht te organiseren. Als je het organiseren van honderden of zelfs duizenden bestanden hebt uitgesteld, ben je niet de enige!
De Taak om een duurzaam archiefsysteem te maken dat Pinterest-waardig is, voelde voor mij als een karwei. Dat veranderde nadat ik een paar eenvoudige projecten had uitgevoerd. Nu voel ik me geïnspireerd door mijn werkruimte en dat wil ik ook voor jou!
via GIPHY Misschien vraag je je af waar je moet beginnen en vraag je je af: "Hoe schoon is schoon?" Ik loop met je door acht behapbare digitale opruimprojecten en hoe ClickUp je kan helpen om direct organisatiegewoonten op te bouwen. 🌱
Het pad naar een mentaliteit van digitaal opruimen
Het is onze verantwoordelijkheid om regelmatig afstand te nemen van technologie om ons welzijn te controleren. De waarheid is dat deze mentaliteit van "bewaar het of je krijgt er spijt van" onze digitale hamsterdrang aanmoedigt, wat de boosdoener is op onze weg naar productiviteit op de werkplek.
Om onze rommelige apparaten onder controle te krijgen, moeten we eerst weten wat bijdraagt aan de stapel.
Computer desktop
- Mappen op het bureaublad
- Bestanden en documenten
- Cloud opslagruimte
- Map downloaden
- Wachtwoorden & logins
- Foto's & schermafbeeldingen
- Toepassingen
- Browser
Werk toepassingen
- Inbox
- Aantekeningen
- Herinneringen
- Slack kanalen en berichten
- Google schijf
- Diverse documenten
- Wachtwoorden & logins
- Tool voor projectmanagement
Mobiel/Tablet
- Startpagina's
- Telefoon contacten
- Apps
- Foto's & schermafbeeldingen
- Muziekbibliotheken
- Voicemails & teksten
- Aantekeningen app
- Notificaties
Het goede nieuws is, zodra je begint met het opbouwen van organisatorische gewoonten zal de hoeveelheid rommel die je doet na verloop van tijd afnemen! ✨
Wat kun je verwachten als je begint met het opruimen van je apparaten? In het begin overweldigd:
Paramount Pictures via GIPHY Gevolgd door een paar gniffels in het verleden:
NBCUniversal Syndication Studios via GIPHY Eindelijk, een enorme zorg minder als het project Klaar is.
via GIPHY Voordat we beginnen, is het belangrijk om aan te tonen dat je deze gids niet tot op de letter hoeft te volgen voor de perfecte opruimworkflow. Voel je vrij om te organiseren zoals je normaal zou doen, maar ik moedig je aan om een beetje te experimenteren! 🧠💡
Hier zijn acht projecten voor digitaal opruimen die je kunt doen om te beginnen met digitaal opruimen.
8 projecten voor digitaal opruimen
1️⃣ De map Downloads leegmaken
Willekeurige PDF downloads en dubbele schermafbeeldingen - ze moeten weg! Begin met het ordenen van deze map in een lijst en sorteer ze op bestandstype om ze gemakkelijk in groepen te verwijderen. Dit helpt mij bij het snel vinden en verwijderen van alle PNG's, Zip Archives, GIF's en HTML mappen van mijn vorige projecten waarvan ik weet dat ik ze niet meer nodig heb. Nadat deze eerste veegactie is Voltooid, ga je door de rest die extra aandacht nodig heeft. 🔎
Tip: Als je op een Mac werkt, selecteer dan een bestand (of een groep bestanden) en druk op de spatiebalk om een voorbeeld van het bestand te bekijken. Druk dan nogmaals op de balk met de spatiebalk om het bestand te sluiten. Zo ga je sneller door de rommel heen in plaats van afzonderlijke bestanden te openen en te sluiten!
via GIPHY
2️⃣ Uw Google Drive organiseren
Google Drive is vergelijkbaar met de map Downloads omdat deze zich snel kan vullen met kopieën van kopieën van halfbakken documenten. Rangschik uw bestanden in het raster of de lijstweergave en verwijder alles wat geen doel dient. 🗑
Tip #1: Neem je Google Drive organisatie een stap verder door je standaard startpagina te veranderen van Mijn Drive naar Prioriteiten. Dit zal je helpen om je minder overweldigd te voelen door te kijken naar wat belangrijk is in plaats van naar je hele bibliotheek wanneer je Google Drive opent.
Bovenaan de Prioriteit pagina staat een carrousel met snelle toegang tot individuele bestanden die vaak zijn geopend. Onderaan de pagina gebeurt de echte magie! Je kunt Werkruimtes maken om toegang te krijgen tot de meest essentiële of actieve bestanden zonder ze van hun oorspronkelijke locatie te verplaatsen. 📍
Tip #2: Als je het paneel Suggesties bovenaan je Google Drive nauwelijks gebruikt, kun je deze functie uitschakelen door te klikken op het tandwielpictogram > Instellingen > Suggesties uitvinken.
3️⃣ Bladwijzers en extensies van browsers samenvoegen
Bladwijzers en extensies moeten ons helpen om het meeste uit onze online ervaring te halen. Als dit gebied in uw digitale ruimte overvol is, zijn hier een paar suggesties om het eenvoudiger te maken:
- **Maak mappen voor verzamelingen (inspiratie, accounts) en individuele links voor sites die u elke dag bezoekt
- Houd de naamgevingsconventie consistent.Gebruik één tot twee woorden om mappen en individuele links op de werkbalk van uw browser een naam te geven
- Kijk naar onze gids overde beste extensies voor Chrome voor productiviteit! We hebben het onderzoek voor u gedaan en extensies gevonden die u echt zult gebruiken.
- Verwijder extensies die u niet hebt gebruikt sinds u ze hebt gedownload. Je zult ze niet gebruiken. Vertrouw me 🤝
Tip: Zonder overdrijven, de ClickUp Chrome extensie is een game-changer. Als ik onderzoek doe voor mijn volgende project, maak ik elke sessie een bladwijzer van 8-12 websites. Het is een compilatie van tekst, YouTube video's en inspiratie. In plaats van ze in een map in Chrome in te stellen en te vergeten, maak ik bladwijzers via de ClickUp Chrome Extensie! Het synchroniseert naar mijn ClickUp account met de rest van mijn werk, samen met een korte aantekening die ik aan Future Me heb gegeven over het doel ervan. Als u slechts één ding meeneemt uit deze gids, laat het dan dit zijn: download de ClickUp Chrome extensie ! 🆓
De ClickUp zwevende knop geeft u snel toegang tot het kladblok, bladwijzers, schermafbeeldingen, tijdsregistratie en het maken van een Taak vanaf elke webpagina
4️⃣ Lege e-mail inboxen
Iedereen heeft wel drie tot vijf accounts voor e-mail:
1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com, of Yahoo! Mail van de jeugd 2. Gmail (omdat het geen AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com of Yahoo! Mail uit je jeugd was) 3. Een account voor werk 4 & 5. Accounts met verschillende versies van onze naam
Universal Television LLC via GIPHY Pak eerst één e-mail account aan - je persoonlijke of werk account door berichten te archiveren, te verwijderen of te archiveren. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, zijn hier een paar opties:
- Grote bestanden
- E-mails ouder dan 90 dagen
- Promoties en sociale e-mails
- Op naam
Tip: Als je Gmail gebruikt, ga dan naar de balkZoeken en klik op het pictogram Zoeken opties tonen. Zoek alle e-mails die groter zijn dan 5 MB of 10 MB en verwijder of archiveer ze.
Nadat je de rommel hebt verwijderd, is het tijd om te organiseren! Met een paar technieken kun je beginnen met het opbouwen van vaardigheden voor e-mail- en tijdbeheer en meer tijd in je dag stoppen. Dit is hoe:
1. Vermijd het gebruik van een mapstructuur met meerdere niveaus om e-mails in te bewaren. Uiteindelijk zul je meer submappen gaan toevoegen die voor meer rommel zorgen. U verspilt tijd aan het om de maand aanpassen van uw systeem aan nieuwe taken, projecten en correspondentie die binnenkomen. Gebruik in plaats daarvan categorieën en labels voor e-mails en verplaats ze uit je inbox. Als je een specifieke e-mail wilt zoeken, zoek je gewoon op de naam van de tag of categorie.
2. Bouw een e-mailroutine Voor ClickUp was een "normale" werkdag voor mij het bereiken van inbox nul. Om de paar uur ging ik naar vergaderingen, maar daarna was het weer terug naar mijn inbox. Tegen het einde van de dag, rond 15.00 uur, begon ik met mijn eigenlijke Taken, maar tegen die tijd waren mijn hersenen gefrituurd van de hele dag e-mailen. Dit is niet voor iedereen mogelijk, maar als je jezelf traint om een paar keer per dag je e-mails te checken, kun je het volgende doen blokken van tijd opbouwen in je dag om dingen Klaar te krijgen.
- Gebruik de functies van uw provider om uw productiviteit te optimaliseren. Snelkoppelingen, categorieën, tags, regels, labels, alles! Deze functies zijn de moeite waard om te leren en te implementeren omdat ze u denkkracht en tijd besparen - twee belangrijke bronnen die u elke dag nodig hebt.
Als je interesse hebt in Outlook of Gmail tips voor productiviteit laat het ons weten in de reacties hieronder!
5️⃣ Foto's en schermafbeeldingen uploaden naar de cloud
Bespaar ruimte op je apparaat door foto's te verplaatsen naar opslagruimte in de cloud, zoals iCloud of Google Foto's. Voor foto's die je op je telefoon wilt houden, ga je door je bibliotheek en verwijder je alle duplicaten, afbeeldingen van grappige memes en de per ongeluk gemaakte schermafbeeldingen van het alarm.
Tip: Google Foto's heeft een functie die grote foto's en video's, wazige foto's, schermafbeeldingen en andere apps categoriseert, zodat je die bestanden snel kunt bekijken en verwijderen. Als je een Apple apparaat hebt, kun je filteren op mediatype.
6️⃣ Sociale feeds opschonen
Voegt je sociale media waarde toe aan je leven? Voeden ze je op, inspireren ze je of voel je je verbonden met positieve mensen? Dit is misschien wel het belangrijkste opruimproject op deze lijst omdat iedereen dit kan doen. Er is een hele wereld zonder sociale media die op je wacht om tijd te besteden aan dingen doen voor jezelf of met andere mensen.
Warner Bros. Pictures via GIPHY Als opruimen voor jou betekent dat je je accounts voor een paar weken of maanden moet deactiveren, dan is dat helemaal aan jou! Maar als dat extreem voelt, zal een eenvoudige opruiming elke maand of zo je mentale gezondheid ten goede komen:
- Ontvolg mensen, accounts en merken die geen waarde voor je hebben
- Like en volg mensen en merken die je het leukst vindt, zodat het algoritme je soortgelijke content voorschotelt
- Verwijder irrelevante accounts en groepen uit vorige levensfasen (oude buurtgemeenschappen, universiteitscampussen)
Als u socialemedia-accounts beheert voor uw bedrijf, overweeg dan het gebruik van een eengemaakt sociale inbox . Met zo'n hulpmiddel zult u tijd besparen die je normaal besteedt aan het schakelen tussen tabbladen, accounts en apparaten en voorkom dat je toegeeft aan talloze afleidingen.
7️⃣ Startpagina's ordenen
Verwijder alle nutteloze aantekeningen en toepassingen en organiseer wat er overblijft. Afhankelijk van hoe u uw toepassingen het liefst organiseert, zijn hier structuursuggesties:
1. Orden op maptype. Groepeer toepassingen op basis van hun doel (productiviteit, sociale media, werk, fotografie, reizen)
2. Houd rekening met de manier waarop u uw telefoon of tablet vasthoudt. Houd de apps waar je snel bij moet kunnen bij elkaar door ze aan de randen van het scherm te plaatsen
3. Markeer de meest gebruikte of essentiële apps. Limiet wat je ziet op je startpagina's zonder dat je hoeft te zoeken
8️⃣ Optimaliseer uw tool voor projectmanagement
Als u een tool voor projectmanagement gebruikt voor school of werk, is de kans groot dat je een schat aan informatie en aantekeningen hebt verspreid over alle hoeken van de software. Dat is niet erg! We ervaren allemaal deze desorganisatie omdat we voortdurend op zoek zijn naar wat nieuw en volgend is. We zeggen tegen onszelf: "Meh, ik doe het later wel." 🤷♀️
Begin met opruimen door je dashboard thuis op te ruimen en werk uit het verleden te archiveren:
1. Sluit slepende taken af
2. Correspondentie archiveren
3. Belangrijke documenten archiveren (facturen, project briefings) 4. Verouderde rapporten verwijderen
Tip: De sleutel tot succesvolle (en stressvrije) projecten is het volgen van een schaalbaar systeem dat betrouwbaar is. Als je een goed afgerond projectmanagement- of organisatietool hebt maak gebruik van de beschikbare functies en organiseer je werk.
Ziezo, acht projecten om rommelvrij te werken!
via GIPHY Klaar voor next-level opruimen en organiseren? Maak kennis met ClickUp, een aanpasbare, alles-in-één werkruimte om het werk te vereenvoudigen en meer Klaar te krijgen. 👋
Hoe een gratis ClickUp account te gebruiken om direct organisatiegewoonten op te bouwen
Het is nooit te vroeg om te beginnen met het organiseren van uw bestanden voor een betere productiviteit! In plaats van te wachten tot de rommel zich opstapelt, kunt u uzelf elke maand de tijd geven om uw apparaten op te ruimen. ClickUp brengt het allemaal samen:
Stel een maandelijkse terugkerende taak in ClickUp-taak om uw digitale werkruimten op te ruimen. Toe te wijzen aan een digitaal schoonmaakschema eens per maand met checklists, zodat wanneer het moment daar is, u precies weet wat u moet doen
Bespaar ruimte op uw apparaten door ClickUp herinneringen en taken. Verplaats project-gerelateerde schermafbeeldingen, aantekeningen en bestanden naar uw ClickUp-werkruimte zodat niets tussen wal en schip valt
Toegang tot sleutel ClickUp functies van buiten het platform op elk apparaat. Verwijder de last van het schakelen door meerdere app systemen om georganiseerd te blijven en nog te doen werk te krijgen
Gebruik de ClickUp Chrome extensie terwijl u op internet surft. Serieus, het is een game-changer!
Als ClickUp nieuw voor u is, bekijk dan deze eenvoudige cursusles van ClickUp University om met vertrouwen uw digitale opruim Taak te maken! ⬇️
Een afscheidsgedachte
Wat zou je kunnen doen met extra tijd in je dag? Een nieuwe vaardigheid leren? Bij de mensen zijn van wie je houdt? Een dutje doen?
Wat je antwoord ook is, over één ding zijn we het allemaal eens: positieve, duurzame gewoontes creëren stelt ons in staat om geïnspireerd, productief en zelfverzekerd te zijn. We hebben niet de meest geavanceerde systemen of de perfecte esthetische installatie nodig die ons tijdelijk motiveren om dingen Nog te doen.
Je kunt elk project in dit artikel ook zonder deze systemen uitvoeren. Doe het rustig aan en onthoud dat als je dit werk nu doet, je na verloop van tijd minder overweldigd zult zijn. 😌 🖥 📱 Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief om nog meer tips en trends over het bouwen van uw beste werkstromen rechtstreeks in uw inbox te ontvangen.