Hulpmiddelen om je te helpen organiseren zijn als onkruid - er komen er elke dag nieuwe bij.
Als je georganiseerd wilt blijven, kun je letterlijk van zondag tot zaterdag een ander hulpmiddel uitproberen en misschien niet dichter bij je doel komen.
Een deel van het gebruik van hulpmiddelen en technieken is je mindset. Je moet met het hulpmiddel werken om het hulpmiddel voor jou te laten werken.
Wat bedoel ik daarmee?
Het betekent het echt proberen, je taken, aantekeningen, abonnementen en herinneringen eraan toevoegen om te zien of het werkt.
Sommige mensen zijn liever georganiseerd met apps die alleen digitaal zijn ; anderen geven de voorkeur aan analoge hulpmiddelen in combinatie met digitale opties.
Maar het doel van elk hulpmiddel - digitaal of analoog - is om je te helpen alles bij te houden.
/$$img/ https://media.giphy.com/media/3oKIPqsXYcdjcBcXL2/giphy.gif
/$$$img/
Soms hebben we daar onze eigen voorkeuren voor.
De sleutel is om niets door de mazen van het net te laten glippen.
Voor mij persoonlijk gebruik ik een combinatie van digitale en analoge hulpmiddelen en ik zal er hieronder een paar uitlichten.
Must-Have Digitale Organisatietools
1) Software voor projectmanagement zoals ClickUpHoe krijgt ClickUp
Wat de instelling onderscheidt van al die andere productiviteitsmiddelen en projectmanagement systemen die er zijn?
- Flexibiliteit en maatwerk
- Ontworpen om organisatiebreed te werken
- Probeer waterval, agile en alles daartussenin
Anderen zien het als een hulpmiddel voor persoonlijk Taakbeheer of voor de Nog te doen methodologie.
bonus:_ *GTD software* _!**_
Het implementeren van een eersteklas projectmanagementsysteem zal ook helpen bij uw strategische planning, omdat u doelen in kaart kunt brengen, inzicht kunt krijgen in resources en tijdsinschattingen in één oogopslag kunt interpreteren.
Nog een reden waarom zoveel gebruikers zo dol zijn op ClickUp?
ClickUp heeft een functie release schema dat ongeëvenaard is in de industrie. In een korte periode heeft ClickUp het volgende opgebouwd meerdere weergaven in zijn product, waaronder een lijstweergave, een bordweergave en een tijdsweergave waarmee het toevoegen van taken in een handomdraai gaat.
ClickUp voegt voortdurend speciale functies toe waar gebruikers dol op zijn, zoals:
- Donkere modus
- Meerdere toegewezen personen
- Toegewezen opmerkingen
- Kladblok
- Tijdsregistratie, beheer van e-mailtaken, schermafbeeldingen en meer.
ClickUp blijft zich verbeteren en biedt geweldige aanbiedingen voor de gratis en premium abonnementen.
Andere opties:
2) Cloud opslagruimte voor documenten zoals Dropbox
Rapporten, verkoopdecks of nieuw materiaal - het kan allemaal worden opgeslagen met Dropbox. Wat ik goed vind aan Dropbox is dat je gemakkelijk kunt schakelen tussen je persoonlijke en professionele bestanden met slechts een paar klikken.
Om de balans tussen werk en privé in stand te houden, moet je soms de wrijvingspunten tussen beide wegnemen, en Dropbox doet dat zeker.
Nog een bonus? Gebruikers kunnen documenten bekijken, hun eigen opmerkingen toevoegen en dan heen en weer commentaar geven als er vragen zijn. Het maakt deel uit van een succesvol werkstroombeheer .
Dropbox ook integreert gemakkelijk rechtstreeks in ClickUp, zodat u uw documenten rechtstreeks kunt koppelen aan de Taak waarop het van toepassing is.
Andere opties:
3) Apps voor aantekeningen maken zoals Google Keep
De meeste berichten zullen Evernote in deze sleuf schuiven, maar ik ben onlangs overgestapt op Google Keep en heb niet meer achterom gekeken.
Natuurlijk heeft het de eenvoudige bruikbaarheid waar Google bekend om staat, samen met een verbinding met de rest van de G-suite tools.
Het is veel gemakkelijker om aantekeningen in mappen te organiseren en met de webclipper kun je URL's of aantekeningen uit je browser halen. Dat zijn betere tools dan wat Google Keep heeft, maar de dagelijkse bruikbaarheid maakte het voor mij de overstap waard.
Evernote heeft de laatste jaren ook zijn prijzen verhoogd en heeft gebruikers in de richting van Evernote Business geduwd. Voordat je de sprong waagt naar Evernote Business, moet je zeker even kijken naar tal van alternatieven en andere apps voor aantekeningen maken .
Andere opties:
- ClickUp : Yep, ClickUp heeft zijn eigen kladblok! Krijg het met uw gratis account.
- Evernote
- Simplenote
4) Software voor het beheer van bedrijfsprocessen zoals Straat van processenHier is iets dat saai klinkt maar super nuttig is: business process management.
De software die dit doet helpt je bij het automatiseren van Taken zoals invoer van gegevens en rapportage, waardoor het handmatige werk wegvalt. Het is werk dat gedaan moet worden, maar mensen doen het niet graag.
Als je het kunt systematiseren, heb je meer kans dat het nauwkeurig, op tijd en terugkerend is. Software voor het beheer van bedrijfsprocessen helpt ook bij elke overgang, of het nu gaat om één werknemer die het bedrijf verlaat of een hele groep die een nieuwe functie krijgt.
Als alle processen zijn vastgelegd en geautomatiseerd, is het veel gemakkelijker om dat werk weer op te pakken. Het stelt je ook in staat om vitale bedrijfsindicatoren te berekenen, zoals Marge en winstmarge berekenen. Processtraat is hiervoor een goede optie omdat het gratis is en verbinding maakt met veel van de apps die je al gebruikt. Ze stellen sjablonen voor je op en vervolgens kan Process Street die sjablonen zo vaak als je nodig hebt herhalen.
Ze bieden ook checklists zodat je de voortgang kunt bijhouden en volgen. Process Street heeft ook formulieren die je kunt gebruiken als je herhaaldelijk veel contacten moet vastleggen.
Process Street heeft een zeer vertrouwde interface die eruitziet als een leeg document. Je kunt video's of afbeeldingen toevoegen om iemand de exacte stappen te laten zien die nodig zijn om een Taak te voltooien.
Andere opties:
5) Kennisbeheer als Notion
Als je een zoekopdracht doet naar "kennisbeheer", kom je al snel in twee verschillende kampen terecht.
Het ene is voor klantenservice en helpdeskinformatie, het andere voor een interne opslagplaats van bedrijfsdocumenten, geschiedenis en processen.
A kennisbeheersysteem is de plaats waar teams hun belangrijke aantekeningen van vergaderingen archieven uit het verleden of bedrijfsdocumenten. Deze hebben meer een hiërarchisch systeem dan opslagruimte voor documenten in de cloud.
Toen ik in het verleden kennisbeheer gebruikte, deden we dat vaak in combinatie met Dropbox of Google Drive. Dropbox en Google Drive waren bedoeld voor actieve documenten die werden beoordeeld, en als ze eenmaal Voltooid waren, verplaatsten we ze naar ons kennisbeheersysteem.
Net als de systemen voor bedrijfsbeheer kunnen deze tools worden gebruikt om gegevens voor je bedrijf bij te houden. Notion.zo is hier een geweldig hulpmiddel voor vanwege zijn eenvoud. Het is eenvoudig om te organiseren beginnen te schrijven of een tabel toevoegen zonder al te veel na te denken over vervelende menu's. Je kunt de informatie vastleggen en opslaan, en later organiseren als dat nodig is. Naast aantekeningen voor vergaderingen biedt Notion ook handige hulpmiddelen zoals kalenders en lijsten met taken.
Andere opties:
6) Apps voor automatisering van werk zoals Zapier
Zapier is als een lange ketting die het hele internet met elkaar verbindt.
Misschien niet het hele internet, maar wel alle tools voor samenwerking op de werkplek die je het meest gebruikt. Het zet al die kleine, ingewikkelde digitale taken (zoals kopiëren uit Google Spreadsheets) om in geautomatiseerde Taken.
Ze hebben nagedacht over alle kleine Taken die gedaan moeten worden tussen tools en manieren ontwikkeld om ze samen te laten werken. Omdat ze duizenden tools in hun ecosysteem hebben, kun je tools met elkaar kruisbestuiven die je misschien nooit had kunnen bedenken.
Laten we ClickUp als voorbeeld nemen. Ja, ClickUp maakt deel uit van het Zapier-systeem en werd zelfs uitgeroepen tot een van hun snelst groeiende apps in 2018 !
Als u bijvoorbeeld een HubSpot landingspagina voor marketing kun je een Zap instellen om automatisch elk verzonden formulier om te zetten in een Taak in ClickUp.
Er kunnen verschillende gebruikssituaties maar het is geweldig om te weten dat je het hebt! Dat is een game changer voor je hele marketingafdeling.
Andere opties:
7) Mindmapping-tools zoals Bubbl.onsMindmapping tools zijn geweldig om je ideeën op papier (of het scherm als het ware) te krijgen. Een van de beste is Bubbl.us. Je kunt vormen maken, je ideeën opschrijven en ze dan aan elkaar rekken door elke cirkel in te vullen terwijl je bezig bent.
Mindmapping is een van de beste brainstormtechnieken en Bubbl.us is een snelle manier om het te doen.
Andere opties:
bonus:_ *bekijk onze gids over digitaal opruimen* _!**_
Must-Have Analoge Organisatietools
Naar mijn mening is een van de dingen die verloren is gegaan in onze huidige cultuur het aanbevelen van analoge of fysieke producten samen met die digitale aanbevelingen.
Het is veel gemakkelijker om digitale hulpmiddelen "viraal" te laten gaan of zoiets, maar de twee zijn oneerlijk tegen elkaar uitgespeeld. Veel mensen gebruiken dagplanners, notitieboekjes en dagboeken naast hun digitale hulpmiddelen om hun werk te doen.
Mensen werken samen met een mix van verschillende tools en opties, inclusief de tools die je kunt aanraken. In dit gedeelte bekijken we een paar analoge hulpmiddelen voor productiviteit om je te helpen georganiseerd te blijven.
8) Dagplanner zoals Inkt + VoltDe Ink + Volt planner is een van mijn favorieten. Hij is stevig, ziet er mooi uit (maar niet zakelijk) en is duidelijk gericht op doelen - maandelijks, wekelijks en dagelijks.
Het geeft me een brede weergave van mijn leven-van vergaderingen op het werk tot persoonlijke afspraken-en helpt me persoonlijke en werk doelen te stellen. Het is een geweldige mix om op beide gebieden succes te boeken.
De Ink + Volt planner biedt ook maandelijkse uitdagingen om je te helpen je levenskwaliteit te verbeteren.
Andere aanbevolen opties:
9) Tijdschrift zoals Leuchtturm1917
Wat, geen Moleskine? Nee, blanco pagina's zijn uit en stippen zijn in. Hardcore aantekenaars gebruiken deze omdat het letterlijk zo veel gemakkelijker is om de punten met elkaar te verbinden.
De stippen geven schrijvers een natuurlijke scheiding tussen regels en ideeën. Het is ook veel gemakkelijker om kolommen te maken.
Die punten zijn ook geweldig voor de bullet journaling rage.
Andere opties:
10) Index kaarten en plaknotities
Als je helemaal wilt gaan voor het analoge organisatiesysteem, dan heb je indexkaarten en aantekeningen . Deze zijn handig om snel aantekeningen en herinneringen op te schrijven en zelfs om doelen in te stellen.
Index kaarten zijn niet erg dik, dus je kunt ze in de zoom van je dagboek bewaren en meenemen. Plaknotities kunnen bij je computer blijven en helpen je om herinneringen voor anderen achter te laten.
Sommige mensen gebruiken index kaarten om hun eigen GTD-systeem wat...opnieuw...we niet noodzakelijkerwijs zouden aanraden.
Index kaarten en post-it aantekeningen zijn geweldig om te brainstormen en ideeën op te doen, maar ik zou ze niet vertrouwen om echt alle details van je project te beheren. Uiteindelijk is dat gewoon niet veilig voor je ideeën.
Ze kunnen wegwaaien, in de prullenbak vallen en dan 's avonds worden geleegd door de schoonmaakploeg. Het heeft gewoon geen zin.
Maar als ik kaarten en plakbriefjes koop, geef ik de voorkeur aan grote kaarten, zodat ik er veel op kan schrijven.
Opties:
Conclusie: Welke Organisatietools zijn geschikt voor jou?
Als je op zoek gaat naar organisatiehulpmiddelen, moet je een afweging maken tussen wat goed is voor jou persoonlijk en wat je mogelijk gebruikt voor je bedrijf of werkplek.
Deze organisatorische hulpmiddelen kunnen je in beide omstandigheden helpen, het hangt er alleen vanaf of ze kunnen worden opgeschaald of niet. Een dagboek helpt je om persoonlijk georganiseerd te blijven, maar is moeilijk te delen met je teamgenoten (tenzij je foto's maakt!).
De meer collaboratieve tools zoals ClickUp kunnen je helpen om je persoonlijke taken, aantekeningen en to-do lijsten bij te houden, terwijl je ook taken en ideeën deelt met andere teamleden.
Je kunt dat niet zo gemakkelijk doen met post-it aantekeningen en index kaarten.
Meer hulpmiddelen voor samenwerking:
- De beste online samenwerkingstools
- De beste apps voor productiviteit
- De beste gratis software voor projectmanagement