La comunicazione è la chiave, sia che si tratti di stabilire una relazione aziendale con un nuovo cliente o di lavorare con un cliente abituale. Una buona comunicazione getta le basi per progetti e servizi efficaci, oltre che per un sano botta e risposta che porta l'azienda a raggiungere nuovi traguardi.
Ma comunicare bene è più facile a dirsi che a farsi, soprattutto se voi e il client non avete lo stesso stile o processo di comunicazione. 👀
Un client chiede la riconfigurazione di un servizio ma non dice cosa vuole che sia cambiato. Forse non risponde affatto alle richieste di feedback. Forse offre richieste vaghe senza chiarire le proprie aspettative.
Per fortuna esistono modi semplici per migliorare la comunicazione con i client. 🙌
In questa guida spiegheremo perché è importante avere una buona strategia di comunicazione con i clienti e condivideremo le best practice per i vostri processi. Inoltre, esamineremo un caso di studio che dimostra come queste tecniche rendano più efficace la vostra azienda.
Che cos'è la comunicazione con il cliente?
La comunicazione con il cliente è ogni interazione tra un'azienda e un cliente. Comprende la comunicazione verbale e scritta, dalle email alle telefonate.
Reportistica, fatture e contratti legali sono alcuni esempi di comunicazione critica con il cliente. Ma anche gli scambi interpersonali, come i pranzi aziendali e le riunioni trimestrali, sono esempi chiave. La comunicazione con i clienti inizia dal momento in cui si inizia ad approcciare un potenziale cliente.
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Una buona comunicazione con i client si basa su eccellenti capacità interpersonali, capacità organizzative, consapevolezza di sé e adattabilità. Queste capacità sono essenziali per alimentare buone relazioni e gestire le situazioni difficili che si presentano. ✨
Perché una comunicazione efficace con i clienti è importante per le relazioni aziendali?
In qualità di professionisti a contatto con i clienti, comunicare bene è essenziale. Sia che siate nel settore commerciale e dobbiate chiudere l'affare, sia che siate un account manager che gestisce un cliente rispettato, sapere come comunicare può farvi raggiungere o perdere i vostri obiettivi. 🏆
Ecco alcuni motivi per cui la comunicazione con i client è così importante:
- Limita i malintesi: Riduce il rischio di una cattiva comunicazione con il cliente e di confusione che può far deragliare un progetto
- Costruisce la fiducia: Una comunicazione efficace crea un rapporto e rassicura il cliente sul fatto che avete a cuore i suoi interessi
- Stabilisce le aspettative: Uno dei fattori più importantiprincipali ragioni per cui i progetti falliscono è che non ci sono aspettative chiare. Una buona comunicazione assicura che tutti conoscano l'obiettivo e ciò che serve per raggiungerlo
- mantiene i progetti in carreggiata: Anche la disorganizzazione e i blocchi stradali fanno saltare la tabella di marcia di un progetto. Mantenete tutti sulla stessa pagina con una buona comunicazione, che consente anche di adattarsi quando i piani vengono stravolti
- Migliorala fidelizzazione del cliente: I clienti che si sentono ascoltati tendono a essere più felici. Comunicare bene con i clienti fa capire loro che ascoltate le loro frustrazioni, capite i loro obiettivi e state implementando i processi per realizzarli
- Porta a una migliore adattabilità: Comunicando meglio con i client, vi adattate più rapidamente della concorrenza ai cambiamenti dell'ambiente. I clienti vi fanno sapere quali funzionalità/funzione desiderano e vi segnalano le aree da migliorare, in modo che non sprechiate tempo e risorse in lavori richiesti
9 semplici consigli per la comunicazione con i clienti da tenere a mente
Qui condivideremo alcuni modi migliori per migliorare la comunicazione con i client. Dalle riunioni di persona agli aggiornamenti digitali regolari, usateli per costruire relazioni migliori con i clienti e far progredire la vostra azienda. 🎯
1. Rafforzare il coinvolgimento dei client con un piano di comunicazione personalizzato
Con gli strumenti di comunicazione con il cliente, ci sono meno possibilità di errori di comunicazione e un migliore allineamento dall'inizio alla fine. Un client piano di comunicazione con il cliente vi permette di identificare i principali stakeholder decidere cosa comunicare a ciascuno di loro e stabilire con quale frequenza condividere gli aggiornamenti.
Delegare i ruoli personalizzati ad altri ruoli basati sull'amministratore o a client esterni in ClickUp per mantenere privati lavori specifici
Iniziare a stabilire il proprio obiettivi di comunicazione e identificare i client. Quindi, decidete quali canali e metodi utilizzare: aggiornamenti sui social media, messaggi di testo, telefonate o riunioni di persona, a seconda delle preferenze del cliente.
Infine, monitorate il vostro piano di comunicazione e apportare le modifiche necessarie. Ascoltate i feedback dei clienti e modificateli se desiderano che le comunicazioni vengano fornite in modo diverso.
Un ottimo software per la comunicazione con i clienti vi permette di segmentare i diversi client in base al modo in cui preferiscono ricevere gli aggiornamenti e alla frequenza con cui dovete tenerli informati.
Utilizzate i numerosi strumenti di formattazione di ClickUp per organizzare gli oggetti della comunicazione, gli obiettivi, le sequenze e gli stakeholder
Con il Modello di piano di comunicazione ClickUp in questo modo è possibile creare una gerarchia di stakeholder e identificare le modalità di condivisione delle informazioni in modo prompt. Costruite la strategia di comunicazione del progetto con i client e determinate ruoli personalizzati, accessi e autorizzazioni e qualsiasi altra cosa che possa essere pubblica o privata.
2. Definire obiettivi misurabili che siano in linea con le esigenze del cliente e con i vostri obiettivi aziendali
Le comunicazioni devono avere oggetti chiari . Che si tratti di tenere il cliente informato sui cambiamenti in corso d'opera o di ottenere approfondimenti per sviluppare prodotti migliori, stabilite obiettivi chiari fin dall'inizio. ✍️
Rimanete in linea con i vostri obiettivi e con i vostri client grazie a sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato di avanzamento
Utilizzo Obiettivi di ClickUp per impostare traguardi misurabili, monitorare le attività cardine e rispettare Sequenze chiare. Creare campi personalizzati per le diverse strategie di comunicazione con i clienti e assegnare stati per monitorare gli stati di avanzamento di ciascuna di esse.
Impostate le priorità per evidenziare le comunicazioni più urgenti e impostate le notifiche per non perdere mai un aggiornamento importante.
3. Comunicare spesso e in modo trasparente per mantenere il cliente informato e coinvolto
Una delle chiavi della soddisfazione del cliente è la trasparenza e la chiarezza delle aspettative. Dall'onboarding alla fase finale del progetto, siate sinceri su aspetti quali prezzi e offerte.
Questo vi permette di creare fiducia e di definire le aspettative del cliente fin dall'inizio. Spiegate chiaramente i vostri flussi di lavoro e come i vostri prodotti o servizi serviranno al cliente.
Rispondete alle domande dei clienti in modo chiaro e onesto. Non è il momento di fare previsioni o promesse esagerate.
Utilizzate ClickUp Docs per tenere informati i client e i membri del team con notifiche istantanee
Utilizzate un software di project management come ClickUp per comunicare con i client e aggiornarli sul processo.
I commenti e le menzioni di ClickUp inviano notifiche istantanee quando vengono condivise nuove discussioni o quando vengono taggate in un'attività.
4. Praticare l'ascolto attivo per guidare conversazioni significative
Una delle migliori abilità di comunicazione è l'ascolto attivo, che consiste nel non limitarsi ad ascoltare ciò che il client dice. Si presta invece attenzione al linguaggio del corpo e alle indicazioni sociali, concentrandosi sull'obiettivo di trovare soluzioni e migliorare la situazione il viaggio del cliente .
Ciò significa ascoltare la prospettiva del cliente e sintonizzarsi sulle sue esigenze. Da fare, ponendo domande aperte in modo che il client possa fornire quanti più dettagli possibili.
Concentratevi sulla radice del problema e su come si sente il cliente. Durante la discussione, siate presenti, spegnete tutte le potenziali distrazioni, prestate attenzione ai segnali non verbali e ripetete ciò che il cliente ha condiviso per assicurarvi di aver capito cosa sta dicendo. 💡
5. Implementare la formazione del team per offrire un'esperienza coerente al cliente
La comunicazione con i clienti è efficace solo se viene praticata in tutti i settori. Dallo sviluppo del software, al supporto clienti, alla gestione degli account, è necessario implementare una comunicazione chiara e personalizzata strategie di comunicazione nelle procedure di formazione e di onboarding. 🛠️
Fornite una formazione a tutti i membri del team e create piani di comunicazione chiari per ogni provider aziendale. Assicuratevi di ricontrollare i processi e di ottenere il feedback dei dipendenti e dei client per migliorare le procedure.
Ecco alcune idee per la formazione sulla comunicazione con i clienti:
- Pratica di giochi di ruolo: Chiedete ai membri del team di interpretare a turno il ruolo del client e di lavorare su una situazione reale. Coprite i problemi più comuni, come i clienti che fanno un sacco di domande o una situazione in cui il cliente è arrabbiato per i risultati ottenuti
- Utilizzare il metodo LAST: L'acronimo sta per Listen, Acknowledge, Solve, and Thanks (ascolta, riconosci, risolvi e ringrazia), un metodo che addestra i dipendenti a utilizzare un processo di passaggio quando si tratta di un client insoddisfatto
- Costruire programmi di mentorship: Per i nuovi assunti, gestire una situazione delicata può essere fonte di intimidazione. Abbinate al dipendente un mentore o un compagno per aiutarlo a gestire il processo
Costruite alberi decisionali nelle lavagne online di ClickUp per guidare i membri del team attraverso i passaggi della comunicazione con il cliente
6. Gestire le aspettative e creare connessioni per alimentare relazioni durature
In ambito aziendale si tende a mantenere un atteggiamento professionale, ma se non si entra in connessione emotiva con i client si rischia di perdere una comunicazione migliore. Utilizzate invece metodi di comunicazione chiave per stabilire una connessione più profonda con i vostri client.
Create connessioni con i vostri client mettendovi nei loro panni. Immaginate cosa si aspettano da voi e fornite risultati che soddisfino le loro esigenze specifiche. Creare un rapporto di fiducia con i clienti, controllando i loro rapporti e, quando è il caso, con momenti di leggerezza. 🤝
Una componente chiave delle connessioni emotive è la consapevolezza di sé e la comprensione delle proprie reazioni. Se il cliente fornisce un feedback severo, considerate il tono di voce e modificate le espressioni facciali che potrebbero inasprire la conversazione.
L'intelligenza emotiva aiuta anche a reagire a un client insoddisfatto. Sviluppate abilità di comunicazione con il cliente che consentano di disinnescare una situazione tesa e di semplificare il lavoro del cliente la gestione del cliente .
Relative:_ **Come chiedere professionalmente i pagamenti a un cliente
7. Rispettare il tempo del client essendo efficienti e reattivi
Il tempismo è tutto quando si tratta di comunicazioni con i clienti. All'inizio, i clienti possono volere aggiornamenti frequenti per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano. Altri clienti di lunga data o professionisti impegnati possono desiderare aggiornamenti meno frequenti.
Parlate con il cliente per determinare la frequenza con cui desidera comunicare e decidete i canali di comunicazione migliori. Per alcuni client la comunicazione verbale, come le telefonate, può essere più invadente delle comunicazioni automatiche via email. 📧
Impostare attività ricorrenti per le comunicazioni con i client per mantenere la vostra attività organizzata ed efficiente
Un altro modo conveniente per semplificare le comunicazioni con i client è quello di usare Attività di ClickUp . Impostare attività ricorrenti per essere avvisati quando è il momento di inviare le comunicazioni ai client
ClickUp consente anche di attivare notifiche una volta completata un'attività. In questo modo, il cliente riceverà un'email quando viene raggiunta un'attività cardine importante.
8. Raccogliere e organizzare i dati dei clienti in un CRM
La comunicazione con i clienti spesso si interrompe perché le informazioni di contatto non vengono aggiornate o archiviate in un unico luogo. Semplificate i vostri flussi di lavoro utilizzando fogli di calcolo in ClickUp per memorizzare tutte le informazioni di contatto importanti per ogni client.
Aggiungete un foglio di calcolo con le informazioni sui vostri client a qualsiasi documento ClickUp utilizzando la vista Tabella, in modo da non perdere nulla
Assicuratevi di includere numeri di telefono, indirizzi email e il metodo di contatto preferito dal client. Condividete il foglio con i nuovi assunti e conservatelo negli Spazi progetto per renderlo accessibile ai membri del team che ne hanno bisogno.
9. Automazioni degli elementi d'azione per seguire i feedback e le richieste dei clienti
Non basta gettare le basi per una comunicazione efficace con i client. È anche necessario creare un processo per i passaggi successivi per implementare il feedback ricevuto.
Pianificate il futuro creando automaticamente attività per dare seguito ai feedback dei clienti e implementare nuove soluzioni.
Migliorate le pratiche di comunicazione con i client e i flussi di lavoro del vostro team con le Automazioni di ClickUp
Potrebbe non esserci una via d'uscita chiara, per questo è importante disporre di processi di brainstorming. Le mappe mentali di ClickUp aiutano i dipendenti a organizzare le loro idee e a sviluppare soluzioni per i problemi dei client.
Utilizzate le mappe mentali per fare brainstorming e create flussi di lavoro basati sulle vostre idee. Assegnate automaticamente le attività ai membri del team interessati e assicuratevi di includere un passaggio per aggiornare il client. 👨🏽💻
Un utile esempio di comunicazione con il cliente per migliorare i vostri processi
Queste tecniche sembrano facili, ma da fare quando vengono messe in pratica?
Ecco un esempio di comunicazione con il cliente che mostra questi elementi in azione. Vediamo come l'agenzia di marketing Azienda V4 utilizzato strumenti di gestione del client in ClickUp per migliorare le relazioni con i clienti. 🌱
Il problema
V4 è una società di marketing che lavora con i client per aiutarli a vendere prodotti online. Con oltre 5.000 client distribuiti in 200 uffici, la comunicazione è fondamentale per l'esito positivo.
Tuttavia, la comunicazione ha iniziato a perdere colpi con l'esito positivo della loro attività aziendale con client come Spotify e XP Inc.
Creare Automazioni personalizzate che si attivano sulla base di trigger e condizioni a scelta in ClickUp
Il problema non era solo la mancata ricezione delle comunicazioni. L'azienda doveva anche inviare ripetutamente le stesse informazioni, sprecando tempo e risorse in lavori impegnativi.
Le soluzioni
A questo punto il team di V4 si è rivolto a ClickUp, sfruttando il sistema di Automazioni di ClickUp per accelerare la corrispondenza con i clienti e ridurre il lavoro impegnativo, attivando aggiornamenti settimanali per i diversi client in base allo stato del progetto.
Hanno anche deciso di condividere Grafici di Gantt via WhatsApp settimanalmente, in modo che il team del client potesse vedere se qualche prodotti da consegnare e di seguire gli stati di avanzamento. Questo ha significato una migliore esperienza per il cliente e una maggiore assunzione di responsabilità.
Trasformate le attività più importanti in pietre miliari per creare un grafico Gantt che mostri lo stato di avanzamento dei vostri progetti
A V4 è piaciuta anche la possibilità di concedere l'accesso a ai piani del progetto in ClickUp potevano decidere cosa i client potevano vedere e su cui potevano collaborare, rendendo il monitoraggio un'operazione più processo trasparente per la loro base di clienti.
V4 ha anche utilizzato Modelli di ClickUp per snellire le comunicazioni e renderle più efficienti. V4 ha utilizzato matrici di comunicazione per identificare i principali stakeholder. In questo modo, hanno potuto stabilire le priorità di chi aggiornare e con quale frequenza.
Hanno anche utilizzato modelli di piani di comunicazione per tenere traccia di decine di comunicazioni con i client. In questo modo è stato facile capire quali client necessitavano di aggiornamenti più frequenti e hanno garantito di non perdere mai una comunicazione critica 💡
Creare una comunicazione efficace con i client con ClickUp
Che si tratti di dare cattive notizie o di condividere aggiornamenti interessanti su un progetto, la comunicazione con i client è la chiave dell'esito positivo. Con queste best practice, potete ottimizzare i flussi di lavoro e aiutare i vostri dipendenti a comunicare in modo efficace. Iscriviti a ClickUp oggi stesso e iniziate a costruire relazioni migliori con i vostri client. Iniziate creando un piano di comunicazione con obiettivi chiari e poi decidete come tenere aggiornato ogni cliente. 🤩
Utilizzate modelli per redigere aggiornamenti ricorrenti e impostate automazioni per rendere più fluido il vostro flusso di lavoro. Impostate le attività per aggiornare i client sugli ultimi sviluppi e aggiungete le informazioni di cui avete bisogno campi personalizzati in modo che vedano le informazioni di cui hanno bisogno.
Con ClickUp, le comunicazioni con i client sono più facili ed efficaci che mai.