Ammettiamolo: la maggior parte di noi dimentica il nome di un nuovo collega pochi minuti dopo averlo sentito. Man mano che l'azienda si espande e accoglie nuovi volti, diventa più difficile tenere traccia di tutti.
Con un organigramma al tuo fianco, non dovrai più tenere tutto a mente! 🤯
Gli organigrammi sono un modo semplice ma efficace per capire chi fa cosa all'interno di un'organizzazione. Inoltre, non potrebbero essere più facili da realizzare. Programmi versatili e ampiamente utilizzati, tra cui il buon vecchio Microsoft Word, offrono questa opzione.
In questo articolo ti spiegheremo come creare un organigramma in Word in cinque semplici passaggi. Ti presenteremo anche alcune alternative, come ClickUp, che ti consentiranno di risparmiare tempo e rivoluzionare il modo in cui crei i tuoi grafici! 🙌
Che cos'è un organigramma grafico?
Un organigramma, o in breve org chart, è un diagramma che descrive la struttura di un'organizzazione, compresa la gerarchia dei ruoli e le loro relazioni. Può essere ampio, coprendo l'intera forza lavoro di un'azienda, o concentrarsi su reparti e team specifici.
Gli organigrammi possono avere molti usi, ad esempio:
- Analisi della struttura per la riorganizzazione e la pianificazione del piano strategico
- Identificare le lacune nelle competenze
- Project management e assegnazione del lavoro
- Comprendere la posizione di ciascun dipendente rispetto agli altri
- Capire a chi rivolgersi per problemi specifici
- Inserimento dei nuovi dipendenti
Non esiste un modo giusto o sbagliato per creare e utilizzare gli organigrammi. In genere sono costituiti da forme che rappresentano le persone e frecce che simboleggiano le loro connessioni.
Le forme, solitamente cerchi o rettangoli, contengono spesso il nome, il titolo, l'immagine e le informazioni di contatto. Puoi sempre personalizzare l'aspetto del grafico e le informazioni visualizzate per rappresentare accuratamente la tua struttura organizzativa.
I tipi più comuni di grafici di organo
Gli organigrammi possono assumere molte forme. Dai un'occhiata ad alcuni dei più importanti qui sotto:
- Gerarchico: di gran lunga il tipo di grafico più comune, ha una forma triangolare. Presenta le figure di più alto livello nella parte superiore, con i dirigenti di alto livello, i manager e tutti gli altri dipendenti rappresentati in ordine decrescente.
- Piatto: noto anche come "organigramma orizzontale", colloca tutti i dipendenti allo stesso livello, indicando l'uguaglianza di potere. È comunemente utilizzato nelle startup e nelle piccole aziende in cui tutti gli individui svolgono ruoli cruciali e prendono decisioni in modo indipendente.
- Matrice: scelta più adatta per aziende con strutture complesse. Ordina i dipendenti in base a diversi criteri, come il reparto o le competenze. In particolare, consente di rappresentare le relazioni interfunzionali tra i dipendenti che lavorano su più progetti o in più team contemporaneamente.
- Divisional: destinato alle grandi organizzazioni con molte divisioni che operano in modo indipendente. Ad esempio, queste divisioni possono essere basate sulla posizione, sul mercato o sul tipo di prodotto. Dal punto di vista strutturale, è simile al classico organigramma.
- Rete: consente di rappresentare le strutture interne ed esterne della tua organizzazione. I rami esterni possono includere fornitori, appaltatori, partner o qualsiasi altro soggetto interessato. Con la sua configurazione decentralizzata a più rami, assomiglia a una mappa concettuale.
Come creare un organigramma in Microsoft Word in 5 passaggi
Sebbene sia principalmente un programma per la modifica del testo, Microsoft Word offre alcuni strumenti di base per disegnare e creare diagrammi che consentono di realizzare un semplice grafico.
Di seguito ti spiegheremo il modo più semplice per creare un organigramma in Word passaggio dopo passaggio. Il processo è più o meno lo stesso con altri programmi della suite Office, quindi puoi ripetere questi passaggi in Excel e PowerPoint.
Tieni presente che questo tutorial è valido solo per le versioni 2010 e successive. Per iniziare, apri Word e crea un nuovo documento vuoto, quindi procedi con i seguenti passaggi.
Passaggio 1: inserisci un grafico SmartArt
Vai alla scheda Inserisci, quindi seleziona l'opzione SmartArt per aprire il pannello di selezione dei modelli. Gli organigrammi hanno la posizione nella cartella Gerarchia. Puoi scegliere tra 15 modelli predefiniti, tra cui:
- Grafico dell'organo illustrato
- Nome e titolo dell'organigramma grafico
- Grafico orizzontale
- Grafico della gerarchia con etichette
A scopo dimostrativo, utilizzeremo l'opzione per impostazione predefinita per gli organigrammi. Dopo aver premuto OK, il grafico apparirà sulla pagina.
Passaggio 2: Modifica il testo
Clicca sul nodo o sull'elemento adiacente nell'elenco nel riquadro Testo per iniziare a scrivere i nomi e altre informazioni sui dipendenti. Comprimi ed espandi il riquadro cliccando sulla piccola freccia sul bordo sinistro della casella di selezione dell'organigramma in Microsoft Word.
Passaggio 3: aggiungi, rimuovi e riposiziona i nodi
Per inserire altri nodi, seleziona uno di quelli esistenti e clicca sull'opzione Aggiungi forma nella scheda Progettazione SmartArt. Scegli l'opzione appropriata dall'elenco a discesa e inserisci la nuova forma sotto, sopra o su entrambi i lati del nodo selezionato. C'è anche un'opzione specifica per gli assistenti.
Rimuovere un nodo è semplice. Basta selezionarlo e premere la chiave Canc per il layout dell'organigramma.
Riposiziona un nodo selezionandolo e scegliendo una delle opzioni dal gruppo Crea grafico (Promozione, Retrocedi, Sposta su, Sposta giù). Per modificare la modalità di visualizzazione dei nodi, fai clic sull'elenco a discesa Layout e seleziona una delle quattro opzioni:
- Standard
- Lasciato in sospeso
- Appendere a destra
- Entrambi
Tieni presente che devi prima effettuare una selezione del nodo più in alto del diagramma per abilitare questa opzione sull'organigramma dinamico. Puoi anche cambiare idea sul modello e selezionarne uno diverso dal pannello superiore.
Fai attenzione, perché la modifica dei modelli potrebbe alterare la gerarchia stabilita nel tuo organigramma.
Passaggio 4: personalizza l'aspetto
Seleziona una nuova combinazione di colori per il diagramma dall'elenco a discesa Cambia colori. Per dare ai nodi un aspetto nuovo, scegli uno degli stili SmartArt disponibili nel pannello. Modifica il layout dell'organigramma spostando una nuova forma nel documento.
Per modificare ogni nodo singolarmente, vai alla scheda Formato. Qui troverai un ampio intervallo di opzioni di personalizzazione. Modifica manualmente il riempimento e il contorno e aggiungi effetti a una nuova forma e al testo. Sono disponibili anche molti stili predefiniti e modelli di organigrammi tra cui scegliere.
Passaggio 5: salva, effettua la condivisione e stampa
Una volta completato l'organigramma in Word, vai su File e salva il documento sul tuo dispositivo. Nella stessa scheda, puoi:
- Esporta il file in un altro formato, ad esempio PDF.
- Stampalo (e poi effettua la distribuzione in formato cartaceo)
- Carica il file su un cloud
- Condivisione via email, presentazione online o pubblicazione su un blog.
Risorse correlate
- Come creare un grafico organigrammatico in Excel
- Come creare un organigramma in Fogli Google
- Come creare una mappa mentale in Word
- Come creare un calendario in Word
- Come creare una sequenza in Word
- Come creare un modulo compilabile in Word
- Come creare un diagramma di flusso in Word
- Come creare un grafico Gantt in Word
- Come creare una mappa mentale in Documenti Google
3 alternative per i modelli di organigramma in Word
Invece di creare un organigramma in Word da zero, utilizza un modello ClickUp per risparmiare tempo e lavoro richiesto. Questi tre modelli ti consentono di partire con il piede giusto nella creazione di diagrammi organizzativi funzionali ed esteticamente gradevoli. 🏃
1. Modello di organigramma ClickUp
Il modello di organigramma ClickUp è un modo semplice e pratico per tenere traccia di tutti i membri del tuo team o dei tuoi dipendenti. È facile da usare e scalabile, con funzionalità intuitive che non richiedono tempo per essere padroneggiate.
Ogni nodo ti consente di scrivere il nome del dipendente (rettangolo giallo) e il titolo (rettangolo blu). Aggiungi la foto di ogni persona nel piccolo cerchio a destra per facilitarne l'identificazione. Nella parte superiore, inserisci il tuo logo e il nome dell'azienda per riflettere il tuo marchio.
Dopo aver eseguito il modello, sostituisci il testo fittizio con le informazioni reali. Per aggiungere altri nodi, duplica quelli esistenti (Ctrl+Canc o clicca con il tasto destro del mouse e seleziona Duplica). Aggiungi i connettori selezionando l'opzione dal menu a sinistra, quindi trascinandoli da un nodo all'altro.
Questo modello è in Visualizzazione lavagna online, il che significa che puoi dare libero sfogo alla tua creatività. Modifica il layout, aggiungi altre sezioni come le informazioni di contatto, introduci una nuova combinazione di colori e incorpora documenti, video e schede di siti web per portare il tuo organigramma a un livello superiore. 🎚️
A differenza di un organigramma in Word, che spesso risulta macchinoso e richiede un sacco di inserimento manuale di dati, ClickUp fa metà del lavoro per te. È flessibile e ti permette di manipolare tutti gli elementi (riquadro di testo o struttura organizzativa delle linee) senza sforzo e senza preoccuparti di rovinare tutto.
2. Modello di organigramma del personale ClickUp
Il modello ClickUp Staff Roster Template potrebbe non sembrare il tipico organigramma in Word, ma ha lo stesso scopo. Ti offre spazio illimitato per monitorare i tuoi dipendenti e le loro responsabilità. Puoi anche tenere sotto controllo i loro programmi, il carico di lavoro, lo stipendio e altre informazioni importanti.
Si tratta di un modello di flusso di lavoro versatile che comprende diverse visualizzazioni, quali:
- Vista Elenco del personale: un elenco completo dei tuoi dipendenti e delle loro informazioni principali.
- Visualizzazione calendario settimanale: una visualizzazione per la pianificazione e il piano
- Staff Payout Bacheca Vista Bacheca: bacheca in stile Kanban per aiutarti nella gestione delle buste paga
- Vista Team per il progresso del lavoro: una suddivisione delle attività e dei loro stati
Inizia inserendo i nomi di tutti i dipendenti nella vista Elenco. Nei campi predefiniti o personalizzati, inserisci i loro recapiti, il reparto, la tariffa oraria, le ore di straordinario, i livelli di soddisfazione e qualsiasi altra informazione di cui hai bisogno a colpo d'occhio. Raggruppali per reparto, responsabile o altri criteri rilevanti per la tua struttura organizzativa.
Assegna il lavoro nella vista Calendario, monitora lo stato di avanzamento di ogni attività nella vista Team e controlla i pagamenti nella vista Bacheca. Come per qualsiasi altro modello ClickUp, sentiti libero di personalizzare e aggiungere viste per adattare il modello alle tue esigenze e renderlo tuo.
Ti senti sopraffatto da tutte le funzionalità/funzioni? Puoi sempre tornare al documento introduttivo e rinfrescare le tue conoscenze. 📚
3. Modello di directory fotografica del team ClickUp
Usa il modello di directory fotografica del team ClickUp per mostrare il tuo staff e il suo bell'aspetto. Perfetto per i team remoti, questo modello aiuta i tuoi dipendenti a conoscere i colleghi del proprio team o della propria azienda. È un modo semplice per presentarli e promuovere un senso di cameratismo. 🤝
A differenza di un grafico tradizionale, questo modello non segue la gerarchia all'interno della tua azienda. D'altra parte, ti offre più spazio per includere informazioni aggiuntive, come i recapiti dei tuoi dipendenti o anche una breve biografia creativa.
Se necessario, puoi specificare la gerarchia con dei connettori, poiché il modello è in modalità lavagna online e quindi altamente adattabile. Invece di creare una gerarchia, valuta la possibilità di raggruppare le foto in cluster di team o reparti per fornire una struttura.
Anche i nuovi dipendenti potrebbero trarre vantaggio da altri tipi di foto. Utilizza il modello come opportunità per presentare loro le diverse sedi aziendali, gli spazi degli uffici, le attrezzature o altri elementi della tua attività.
Limiti della creazione di un organigramma in Word
Sebbene sia una soluzione accettabile all'ultimo minuto, Word è tutt'altro che ideale per creare grafici organici. Scopri di seguito i suoi principali limiti:
1. Offre funzioni limitate
Word è principalmente un programma di elaborazione testi. Rispetto ai software specializzati nella creazione di organigrammi, è carente in termini di funzionalità/funzioni e opzioni di personalizzazione. Se hai bisogno di un organigramma piccolo ed essenziale, Word è lo strumento giusto. Ma se desideri un grafico interattivo di bell'aspetto per rappresentare strutture organizzative e relazioni complesse, dovrai cercare altrove.
2. I grafici sono difficili da ridimensionare
Word offre uno spazio di lavoro limitato: sei costretto a utilizzare una sola pagina A4. Per ingrandire il tuo diagramma, dovrai trovare delle soluzioni alternative. Sebbene ciò possa funzionare per i team e le piccole organizzazioni, le grandi aziende avranno difficoltà ad adattarsi.
3. Richiede molto tempo
La formattazione di un organigramma in Word è manuale, ripetitiva e noiosa. Devi preoccuparti di allineare le forme, regolare le dimensioni e disporre i connettori. Anche in questo caso, ciò potrebbe non essere un problema per grafici piccoli e informali, ma la creazione di grafici elaborati richiede un approccio più intuitivo ed efficiente.
4. Non offre supporto per la collaborazione
Sebbene disponga del controllo delle versioni, Word non consente la comunicazione e la collaborazione in tempo reale. Potrebbe essere difficile effettuare il monitoraggio delle modifiche o ricevere un feedback immediato. Per questo motivo, creare un organigramma in Word potrebbe non essere efficiente come con app come ClickUp.
Crea grafici migliori in ClickUp!
Creare un organigramma, una mappa mentale o un diagramma di flusso può essere un gioco da ragazzi grazie alle potenti funzionalità della lavagna online di ClickUp. 🚶
Spoiler alert: il processo richiede solo 3 semplici passaggi!
Ricorda, puoi sempre contare sul modello gratis di organigramma ClickUp per guidarti nel percorso di visualizzazione della struttura della tua organizzazione.
Passaggio 1: aggiungi una nuova visualizzazione lavagna online
Nella cartella dell'area di lavoro che preferisci, aggiungi una nuova Visualizzazione lavagna. L'opzione si trova accanto alla vista Carico di lavoro per impostazione predefinita. Seleziona Lavagna dal elenco a discesa.
Passaggio 2: crea la struttura
Scegli la forma che desideri dal menu a sinistra. Ti consigliamo di utilizzare i rettangoli, poiché offrono più spazio per aggiungere testo. Clicca sulla Bacheca per posizionare la forma.
Il menu di modifica apparirà sopra la forma. Ti dà accesso a opzioni quali:
- Modifica del contorno e del riempimento della forma
- Conversione della forma
- Spostare la forma in avanti o indietro
- Inserimento di un collegamento
- Aggiungere testo e modificarne il colore, la posizione e la formattazione
- Trasformare la forma in un'attività di ClickUp interattiva se è presente del testo
Aggiungi tutte le forme, da quelle che rappresentano le posizioni più alte a quelle più basse. Per farlo, duplica i moduli esistenti e aggiungi i connettori separatamente. In alternativa, puoi cliccare sui punti blu che circondano la forma per inserirne una nuova insieme alla freccia di collegamento.
Clicca e trascina le forme per riorganizzarle. Ecco un consiglio da esperti: tieni premuto il tasto Spazio sulla tastiera e clicca con il tasto sinistro del mouse per spostarti all'interno del modello di organigramma della lavagna online.
Passaggio 3: aggiungi il testo e le foto
Scegli l'opzione casella di testo dal menu e posizionala sulla lavagna come faresti con una forma. Inserisci il testo desiderato nel riquadro di testo, modifica la formattazione e posiziona la casella all'interno della forma. 🔠
Carica le immagini e usa i punti sui bordi per ridimensionarle in modo che si adattino alla forma. 🖼️
Puoi rendere il tutto più interessante cambiando i colori per indicare i diversi livelli di anzianità o reparti oppure aggiungendo un riquadro di testo con intestazioni di diverse dimensioni. 🎨
Ripeti fino a quando non avrai incluso tutte le persone dell'organizzazione e visualizzato le loro relazioni. Et voilà: ecco pronto il tuo splendido grafico!
Creare un grafico organigrammatico in Word: considerazioni finali
Microsoft Word può fornire una soluzione semplice se hai bisogno di un organigramma semplice in tempi rapidi. In tutti gli altri casi, è meglio optare per uno strumento che offra funzionalità/funzioni più specializzate e flessibilità, come ClickUp o un altro modello di organigramma o software di mappatura.
Uno strumento di questo tipo ti offre più spazio, funzionalità utili di cui hai effettivamente bisogno e ti consente di navigare in modo intuitivo per raggiungere il tuo obiettivo finale: creare organigrammi in modo rapido e senza sforzo. 🛠️