La creazione di contenuti nel marketing non è diversa dall'avere un'enorme orchestra che si esibisce sul palco. Ma mentre una performance può trarre vantaggio da prove estenuanti, i team di marketing hanno bisogno di qualcosa di diverso: meno attrito e molto più flusso.
Le idee dovrebbero passare senza intoppi da una fase all'altra, con tutte le parti interessate che lavorano in armonia.
Purtroppo, molti team affrontano la questione nel modo sbagliato. Il loro processo è più o meno questo: aggiornamenti manuali dei fogli di calcolo → interminabili catene di email → promemoria su Slack → documenti Google Docs sparsi → un tentativo affrettato di pubblicare finalmente tutto.
Ma la verità è che il processo può funzionare solo nella direzione opposta.
Per raggiungere questo obiettivo, ti mostreremo come progettare un flusso di lavoro per la produzione di contenuti fluido e strutturato su Google Drive, dove già opera la maggior parte dei team di marketing.
Che cos'è un flusso di lavoro per la produzione di contenuti?
Un flusso di lavoro per la produzione di contenuti è una sequenza ripetibile e prevedibile di fasi che i tuoi contenuti attraversano, dall'ideazione iniziale alla pubblicazione.
Tutti conoscono questa sequenza e le persone giuste (autori, designer, manager, il team SEO, editori, content strategist, ecc.) vengono coinvolte al momento giusto. Tutto è in un unico posto, ben collegato, così non dovrai più cercare nulla in fretta e furia.
📮ClickUp Insight: I team con prestazioni scarse sono 4 volte più propensi a destreggiarsi tra più di 15 strumenti, mentre i team ad alte prestazioni mantengono l'efficienza limitando il loro kit di strumenti a 9 o meno piattaforme. Ma che ne dici di usare una sola piattaforma? In quanto app onnicomprensiva per il lavoro, ClickUp riunisce le tue attività, i tuoi progetti, i tuoi documenti, i wiki, la chat e le chiamate in un'unica piattaforma, completa di flussi di lavoro basati sull'IA. Pronto a lavorare in modo più intelligente? ClickUp funziona per ogni team, garantisce la visibilità del lavoro e ti permette di concentrarti su ciò che conta mentre l'IA si occupa del resto.
👀 Lo sapevi? Circa 6 aziende su 10 spendono dai 5.001 ai 10.000 dollari al mese in contenuto marketing.
Come funzionano i flussi di lavoro per la produzione di contenuti in Google Drive
Se ogni volta che qualcuno ha bisogno di un aggiornamento, di un file o di un feedback, sospiri e inizi a setacciare un labirinto di materiale, sei in guai più grossi di quanto vorresti ammettere.
Nel breve termine, puoi gestire il caos. Puoi spegnere gli incendi e in qualche modo mandare avanti le cose. Ma l'esito è inevitabile: finirai per esaurirti.
La maggior parte dei team si affida a ciò che ha già a disposizione: Google Workspace. Per quanto utile, è frammentato e non esiste un meccanismo unificante che riunisca tutto in un unico posto. Così si finisce in un circolo vizioso in cui nessun sistema comunica con gli altri e bisogna aggiornare ogni singolo elemento ogni volta che qualcosa va avanti.
Il tuo sistema fai-da-te, che utilizza le funzionalità/funzioni native di Google Drive, si basa su una logica valida:
- Unità o cartelle condivise: fungono da libreria centrale, solitamente organizzate per progetto, tipo di contenuto o fase di produzione
- Documenti Google: è qui che avvengono la stesura e la modifica collaborativa, utilizzando commenti, suggerimenti e @menzioni per fornire feedback
- Fogli Google: questo diventa il Centro di comando improvvisato: un calendario editoriale per il monitoraggio dello stato dei contenuti, delle scadenze e degli incarichi
- Autorizzazioni di condivisione: ti servono per controllare chi può visualizzare, commentare o effettuare modifiche ai file in ogni fase del processo
Questo approccio può portare una parvenza di ordine, ma richiede un'enorme quantità di lavoro manuale e una rigorosa disciplina da parte del team. È un punto di partenza, ma è una soluzione di ripiego, non una soluzione appositamente progettata.
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👀 Lo sapevi? Il 48% dei professionisti del marketing riutilizza o adatta leggermente i contenuti su diverse piattaforme invece di creare tutto da zero.
Come impostare un flusso di lavoro per la produzione di contenuti in Google Drive
Sei pronto a creare il tuo flusso di lavoro fai-da-te su Google Drive?
Questa guida pratica e dettagliata ti accompagnerà attraverso i cinque elementi chiave: struttura delle cartelle, modelli, calendario dei contenuti, autorizzazioni e automazioni, per creare il tuo flusso di lavoro fai-da-te su Google Drive. Si tratta di un lavoro che richiede un impegno concreto e che è adatto a piccoli team.
Se hai un piano per espanderti molto presto, o se hai già un team di medie o grandi dimensioni, potresti incontrare alcuni ostacoli lungo il percorso (ne parleremo in dettaglio più avanti)
Crea la tua struttura di cartelle
Il modo in cui organizzi la struttura delle cartelle è la spina dorsale del tuo flusso di lavoro. Se è disordinata, i file vanno persi e le persone iniziano a chiedere su Slack: "Dov'è l'ultima versione?"
La chiave è la coerenza. Ogni membro del team dovrebbe sapere esattamente dove trovare e salvare i file in ogni fase della produzione. Prima di iniziare, assicurati di definire una logica per il salvataggio dei file.
- Alcune agenzie seguono la struttura Client -> Progetto -> Anno -> Tipo di contenuto -> Risorsa (con il numero di bozza)
- Altri lo mantengono molto semplice: Client -> Progetto -> Risorsa
- Oppure, Risorse -> Brief, Bozze, In revisione, Approvati e Pubblicati (se hai a che fare con grandi volumi)
Qualunque sia il metodo che il tuo team è sicuro di seguire a lungo termine, quella sarà la tua struttura di spazio di archiviazione.
💡 Suggerimento da esperto: usa sempre le unità condivise invece delle cartelle personali di "Il mio Drive". In questo modo si evita il caos quando un membro del team lascia il team, poiché la titolarità dei file rimane al team, non al singolo individuo.
Ecco una struttura semplice ed efficace da cui partire:
- Produzione di contenuti (Drive condiviso) 01_Brief 02_Bozze 03_In revisione 04_Approvati 05_Pubblicati Archivio
- 01_Brief
- 02_Bozze
- 03_In fase di revisione
- 04_Approvato
- 05_Pubblicato
- Archivio
- 01_Brief
- 02_Bozze
- 03_In fase di revisione
- 04_Approvato
- 05_Pubblicato
- Archivio
Un altro consiglio veloce: mantieni la gerarchia delle cartelle il più semplice possibile. Un eccessivo annidamento, ovvero la creazione di troppe sottocartelle, rende i file più difficili da trovare e rallenta il lavoro di tutti.
Configura i modelli di contenuto in Documenti Google
I modelli ti fanno risparmiare ore preziose e sono il modo più semplice per far sì che tutti seguano lo stesso metodo per una determinata attività. Non è necessario che ogni membro del team abbia uno stile unico per i brief o le bozze.
Quando ciò accade, le informazioni chiave vanno perse e la formattazione è completamente sballata.
Crea modelli riutilizzabili per brief e bozze di contenuti in Documenti Google. In questo modo ogni contenuto avrà la stessa struttura iniziale e includerà tutte le informazioni necessarie.
- Il tuo modello di brief dovrebbe includere: un titolo chiaro, la parola chiave di riferimento, una descrizione del pubblico di destinazione, una struttura generale e un numero di parole previsto
- Il tuo modello di bozza dovrebbe includere: titoli predefiniti utilizzando gli stili integrati dei Documenti Google (Titolo 1, Titolo 2, ecc.) in modo che gli autori non debbano formattare da zero
Salva questi file in una cartella dedicata denominata "Modelli" e chiedi al tuo team di crearne una copia per ogni nuovo incarico. Puoi anche utilizzare gli Smart Chip per aggiungere facilmente date, collegamenti ad altri file o effettuare menzioni dirette ai colleghi nel documento.
Crea un calendario dei contenuti in Fogli Google
Un calendario dei contenuti in Fogli Google può fungere da hub di monitoraggio: l'unico posto in cui puoi andare per vedere lo stato di tutti i contenuti a colpo d'occhio.
Crea un foglio con colonne per le informazioni essenziali come Titolo del contenuto, Autore, Stato, Data di scadenza, Data di pubblicazione e un link al documento Google Doc. Per renderlo più dinamico:
- Utilizza la convalida dei dati: crea elenchi a discesa per la colonna "Stato" con opzioni come "Briefing", "In bozza", "In revisione", "Approvato" e "Pubblicato". In questo modo gli stati saranno coerenti e facili da monitorare
- Usa la formattazione condizionale: imposta delle regole per assegnare automaticamente un codice colore alle righe in base al loro stato. Ad esempio, "In revisione" potrebbe essere giallo e "Approvato" potrebbe essere verde, rendendo facile individuare visivamente i colli di bottiglia
Il grande limite in questo caso è che tutto è manuale. Fogli Google non invia promemoria per le date di scadenza né aggiorna automaticamente lo stato. Qualcuno del tuo team deve occuparsi di tenerlo aggiornato, il che di fatto ti riporta al punto di partenza, con l'intero processo che dipende dalle persone.
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Configura la condivisione e le autorizzazioni
Avere molti membri del team con accesso in modifica a un documento è un incubo.
Non hai il pieno controllo della traccia di revisione e devi tornare indietro manualmente per verificare chi ha effettuato una modifica, specialmente se si tratta di una bozza approvata.
Adotta un approccio a più livelli per le autorizzazioni di condivisione, in modo da garantire che gli utenti abbiano solo l'accesso di cui hanno bisogno:
- Redattori: sono gli autori e gli editors che devono creare e modificare i contenuti direttamente
- Commentatori: si tratta di parti interessate, come esperti in materia o revisori legali, che dovrebbero fornire un feedback ma non effettuare direttamente delle modifiche ai contenuti
- Destinatari: Questo livello è rivolto ai dirigenti o ai clients che necessitano di visibilità sul processo senza avere la possibilità di apportare modifiche
💡 Suggerimento da esperto: imposta le autorizzazioni a livello di cartella ogni volta che è possibile, poiché è molto più efficiente della condivisione dei file uno per uno. E fai molta attenzione all'impostazione "Chiunque abbia il link può effettuare modifiche". È comoda, ma incredibilmente rischiosa per qualsiasi contenuto che richieda un processo di approvazione formale.
Aggiungi le automazioni con strumenti di terze parti
Il lavoro manuale di un flusso di lavoro su Google Drive è una seccatura. Contattare continuamente i revisori su Slack, spostare i file dalla cartella "Bozze" alla cartella "In revisione" e aggiornare il foglio di calcolo dello stato è noioso e soggetto a errori.
Ma non devi affrontare tutto questo da solo. Hai a disposizione strumenti di automazione di terze parti che ti aiutano a rendere il processo il più fluido possibile.
Questi strumenti possono ridurre parte del lavoro manuale, ma aggiungono anche un ulteriore livello di complessità alla tua configurazione. Tieni presente che le automazioni basate su strutture di cartelle sono fragili; se qualcuno rinomina o sposta una cartella, l'intera automazione può smettere di funzionare.
🧠 Curiosità: Documenti Google contano oltre 1 miliardo di utenti attivi al mese, mentre l'ecosistema più ampio di Google Workspace serve più di 3 miliardi di utenti in tutto il mondo. Queste cifre spiegano perché molti team di marketing iniziano i loro flussi di lavoro relativi al contenuto in cartelle condivise di Documenti Google e Drive prima di pubblicarli altrove.
Strumenti per automatizzare il flusso di lavoro dei contenuti su Google Drive
Scegliere lo strumento sbagliato può significare ritrovarsi con un sistema troppo semplice per risolvere i tuoi problemi o troppo complesso perché il tuo team possa adottarlo.
Ogni strumento di automazione soddisfa esigenze e livelli di competenza diversi. Ecco una breve panoramica per aiutarti a scegliere quello giusto per il tuo team. 🛠️
| Strumento | Ideale per | Competenze tecniche richieste | Costo |
| Zapier | Automazioni semplici e lineari | Basso | A pagamento (il piano gratis ha un limite) |
| Crea | Flussi di lavoro complessi e ramificati | Medium | A pagamento (disponibile un piano gratis) |
| n8n | Controllo e personalizzazione in modalità self-hosted | Alto | Gratis (se ospitato autonomamente) |
| Apps Script | Trigger personalizzati nativi di Google | Medio-alto | Free |
- Zapier è ottimo per i principianti e per semplici automazioni del tipo "se questo, allora quello"
- Offre flussi di lavoro più potenti, in più passaggi e condizionali, ma presenta una curva di apprendimento più ripida
- Per i team tecnici che desiderano il pieno controllo ed evitare costi di sottoscrizione, lo strumento open source n8n rappresenta un'opzione potente.
- Google Apps Script è perfetto per creare automazioni personalizzate direttamente all'interno dell'ecosistema Google, ma richiede conoscenze di JavaScript.
Anche con questi strumenti, ricorda che il tuo flusso di lavoro è ancora incentrato sui file. Stai automatizzando le azioni intorno ai tuoi file, non gestendo il lavoro stesso in modo strutturato.
🧠 Curiosità: Secondo il rapporto "2026 State of Marketing" di HubSpot, l'80% dei professionisti del marketing utilizza l'IA per la creazione di contenuti, mentre il 75% la utilizza per la produzione multimediale.
Limiti di Google Drive per i flussi di lavoro di produzione dei contenuti
Il tuo flusso di lavoro su Google Drive potrebbe aver funzionato all'inizio. Ma man mano che il team cresce, iniziano a emergere le crepe e il processo stesso inizia a richiedere più attenzione rispetto ai contenuti che stai cercando di produrre. Questo è il limite naturale dell'approccio fai-da-te.
Google Drive è uno strumento fantastico per lo spazio di archiviazione dei file e la collaborazione sul posto di lavoro, ma non è mai stato progettato per la gestione dei contenuti.
- Nessuna gestione delle attività nativa: non è possibile utilizzare la gestione delle attività nativa per assegnare un contenuto a un autore, impostare una data di scadenza o effettuare il monitoraggio dello stato dell’attività senza uno strumento separato o un foglio di calcolo poco pratico
- Aggiornamenti manuali dello stato: ogni volta che una bozza passa alla fase di revisione, qualcuno deve aggiornare manualmente il foglio di monitoraggio. È facile dimenticarsene e questo porta rapidamente a un calendario non in sincronia
- Contesto frammentato: per un'unica attività, devi visitare 4 luoghi diversi per raccogliere tutti i materiali rilevanti. Moltiplica questo per il numero di attività e progetti, e otterrai la quantità di lavoro richiesto alla fine di ogni settimana per aggiornare la tua leadership. Questo è un classico caso di dispersione del contesto: la frammentazione delle informazioni tra strumenti e piattaforme scollegati. Non c'è da stupirsi che il 70% dei dirigenti riferisca che il personale impiega più di un'ora per cercare una singola informazione
- Flussi di lavoro di approvazione fai da te: non esiste un modo integrato per gestire i flussi di lavoro di approvazione. Non resta che affidarsi alle @menzioni e alle catene di email, senza una traccia chiara di chi ha approvato e quando
- Lacune nella reportistica: è quasi impossibile capire quanto tempo i contenuti trascorrono in ciascuna fase o avere una visione chiara del carico di lavoro del tuo team
Hai raggiunto i limiti di ciò che un sistema di spazio di archiviazione file può offrire e hai bisogno di una piattaforma pensata per la gestione del lavoro.
Come ClickUp semplifica i flussi di lavoro per la produzione di contenuti
Ora che affidarsi a Google Drive per gestire i flussi di lavoro dei contenuti si sta rivelando tutt'altro che ideale, è il momento di concentrarsi sulla migliore alternativa disponibile. Devi passare da un sistema di file scollegati a uno spazio di lavoro unificato in cui l'intero ciclo di vita della produzione dei contenuti risieda in un unico posto. È qui che entra in gioco ClickUp. ✨
Con ClickUp, riunisci le tue attività, i tuoi documenti e le tue comunicazioni in un unico posto, eliminando la proliferazione di strumenti che affligge i team di contenuti.
Ecco come ClickUp risolve direttamente i limiti di un flusso di lavoro su Google Drive:
- Smetti di usare i fogli di calcolo per il monitoraggio del lavoro. Sostituisci il tuo sistema di monitoraggio manuale con le attività di ClickUp. Ogni contenuto diventa un'attività che si muove attraverso una pipeline visiva con stati personalizzati di ClickUp come "Briefing", "Bozza" o "In revisione", offrendoti una visibilità immediata sull'intera linea di produzione
- Mantieni insieme contenuti e contesto. Invece di file scollegati, usa ClickUp Docs per scrivere, modificare e collaborare proprio dove gestisci il tuo lavoro. Puoi collegare Docs direttamente alle attività, così il brief, la bozza e il feedback non saranno mai separati dal lavoro stesso
Un utente di ClickUp su G2 effettua la condivisione:
La cosa più utile di ClickUp è che gestisce davvero tutta la nostra agenzia. Usiamo ClickUp tutto il giorno, per la gestione delle attività, i Super Agenti, la comunicazione interna del team, i calendari dei contenuti, la documentazione, il monitoraggio delle campagne e molto altro ancora. Per noi non è solo uno strumento di project management, è il nostro sistema operativo. I Super Agenti sono un enorme vantaggio. Poiché il nostro intero flusso di lavoro risiede all'interno di ClickUp, gli agenti possono supportare quasi tutto ciò di cui abbiamo bisogno. Ci aiutano a muoverci più velocemente, a pensare con maggiore chiarezza e ad agire in modo più efficiente senza dover passare da uno strumento all'altro. La facilità di implementazione è un altro grande vantaggio. È incredibilmente facile da configurare e da far utilizzare sia ai membri del team che ai clienti. Creiamo calendari dei contenuti all'interno di ClickUp e invitiamo anche i nostri clienti meno esperti di tecnologia come ospiti per rivedere e lasciare note. Ci dicono costantemente quanto sia intuitivo e facile da usare, il che rende la collaborazione senza soluzione di continuità.
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- Metti i passaggi di mano in modalità automatica. Elimina la necessità di strumenti di terze parti con le automazioni native di ClickUp. Quando lo stato di un'attività cambia in "In revisione", puoi assegnarla automaticamente a un editor, aggiungere un commento per avvisare le parti interessate e persino aggiornare i campi personalizzati di ClickUp senza alcun lavoro richiesto
- Semplifica il tuo processo di feedback. Metti fine all'incubo dei feedback vaghi sulle risorse creative. Aggiungi annotazioni direttamente su immagini, video e PDF con ClickUp Correzione di bozze. Assegna questi commenti a persone specifiche per creare feedback concreti e effettuare il monitoraggio delle approvazioni in un unico posto
- Ottieni visibilità in tempo reale sulla tua pipeline. Elimina le congetture e individua esattamente dove si trovano i tuoi colli di bottiglia. Crea report personalizzati per visualizzare la tua pipeline di contenuti, il carico di lavoro del team e la durata ciclo con i dashboard di ClickUp, in modo da poter ottimizzare il tuo processo con dati reali
- Ottieni risposte senza doverle cercare. Hai bisogno di trovare quella statistica chiave da un documento di ricerca o di ricordare i punti principali di una riunione strategica? Ottieni risposte immediate chiedendo a ClickUp Brain. Puoi @menzionare Brain in qualsiasi attività o chat per ottenere riassunti basati sull'intelligenza artificiale, generare idee o trovare informazioni correlate in tutto il tuo spazio di lavoro. La parte migliore? Brain crea anche contenuti (comprese le immagini) su richiesta
- Affida la gestione della tua pipeline di contenuti agli agenti: i Super Agenti di ClickUp possono gestire l'intero flusso di lavoro: dalla trasformazione delle idee in bozze, alla stesura dei contenuti e al coordinamento delle revisioni, fino alla pianificazione della pubblicazione e al monitoraggio delle prestazioni. Invece di dover seguire manualmente le attività o gli aggiornamenti, l'Agente monitora ogni fase, assegna il lavoro e mantiene la pipeline in movimento automaticamente. Questo garantisce che i tuoi contenuti passino dall'idea alla pubblicazione senza bisogno di una supervisione costante
🎥 Guarda come utilizziamo i Super Agent per gestire i nostri flussi di lavoro relativi ai contenuti in ClickUp:
E non è tutto: puoi sempre allegare file alle attività e creare nuovi documenti o fogli di lavoro direttamente da ClickUp grazie all'integrazione con Google Drive, perfetta per i team che non sono ancora pronti ad abbandonare completamente Google Drive.
Quando sei pronto a passare da un sistema fai-da-te a un flusso di lavoro che funziona davvero, prova ClickUp gratis e scopri la differenza che può fare uno spazio di lavoro realmente integrato.
Domande frequenti (FAQ)
Un calendario dei contenuti monitora ciò che hai nel tuo piano di pubblicazione e quando, mentre un flusso di lavoro dei contenuti definisce il processo passo dopo passo per la creazione, la revisione e l'approvazione di tali contenuti.
Un flusso di lavoro su Google Drive è un sistema manuale fai-da-te che crei tu stesso, mentre uno strumento dedicato al project management offre una struttura appositamente progettata con funzionalità come la gestione delle attività e l'automazione per semplificare il processo.
La maggior parte dei team utilizza un foglio Google con una colonna di stato che deve essere aggiornata manualmente, mentre le approvazioni vengono solitamente gestite tramite commenti o thread di email separati, senza alcun monitoraggio formale.
Sebbene Google Drive possa teoricamente gestire l'intero ciclo di vita dei contenuti, diventa inefficiente e soggetto a errori man mano che i team crescono. Ciò porta spesso a informazioni disperse, scadenze non rispettate e una mancanza di visibilità che gli strumenti appositamente progettati sono in grado di risolvere.