La maggior parte dei lavoratori intellettuali segue ancora il tradizionale orario di lavoro dal lunedì al venerdì, con il lunedì e il martedì spesso classificati come i giorni più produttivi.
Ma il nostro modo di lavorare sta cambiando. Rapidamente.
Con uno strumento dedicato per ogni attività, dalle email alle chat, è sempre più difficile concentrarsi profondamente. Ai knowledge worker viene richiesto di passare da un'attività all'altra e da una piattaforma all'altra, adattandosi costantemente alle nuove informazioni.
I team globali che lavorano in fusi orari diversi aggiungono un ulteriore livello di complessità, richiedendo nuovi approcci alla collaborazione e alla comunicazione.
Tra il 2020 e il 2025, le organizzazioni e persino i governi hanno condotto diversi esperimenti per aiutare i lavoratori ad adattarsi a questa natura in evoluzione del lavoro. Il modello della settimana lavorativa di quattro giorni, ad esempio, ha visto le aziende partecipanti segnalare un miglioramento del 49% della produttività.
Ma questa è solo una parte della storia. Nel 2025, la produttività dipenderà dalla comprensione di come i nostri livelli di energia e concentrazione oscillano durante la settimana lavorativa di cinque giorni.
Questa edizione di ClickUp Insights esplora come la struttura tradizionale della settimana lavorativa e le esigenze del posto di lavoro moderno si combinano per influenzare le prestazioni durante tutta la settimana.
⏰ Riassunto in 60 secondi
📮ClickUp Insight: il 35% degli intervistati nel sondaggio ha indicato il lunedì come il giorno con la più bassa produttività, mentre il 50% ha indicato il venerdì come il giorno con la più alta produttività!
I nostri dati confermano ciò che molti sospettavano da tempo: il lunedì blu esiste davvero! Oltre un terzo (35%) dei partecipanti al nostro sondaggio ha indicato il lunedì come uno dei giorni meno produttivi della settimana lavorativa.
Ecco alcune ipotesi sul perché potrebbe essere così:
All'inizio del lunedì mattina, i knowledge worker devono affrontare un'attività cruciale: determinare a cosa dedicare la loro attenzione nella settimana che li attende. Passano al vaglio una marea di informazioni, tra cui le e-mail arrivate durante il fine settimana, i messaggi che richiedono una risposta, i progetti in varie fasi di completamento e altro ancora.
La sfida si articola in due fasi distinte:
❗️Elaborazione delle informazioni per ricostruire il contesto della settimana precedente
❗️Individuare priorità significative per dare forma alla settimana che verrà
Poiché i team si riuniscono solitamente per standup settimanali e riunioni di stato, possono emergere nuove richieste e cambiamenti nelle priorità, che si aggiungono a quelle della settimana precedente. Questo recupero forzato del contesto e i processi frammentati di impostazione delle priorità possono creare inefficienze che si ripercuotono su tutta la settimana lavorativa.
In questa edizione di ClickUp Insights, mappiamo l'andamento della produttività durante la settimana lavorativa tradizionale, che rivela tre modelli distinti:
1️⃣ Il calo del lunedì
👉🏽 L'inizio della settimana comporta un notevole sforzo cognitivo, poiché i professionisti dedicano ore cruciali a ricostruire il proprio contesto di lavoro e a stabilire le priorità.
👉🏽 Questo fattore nascosto che riduce la produttività può causare ritardi nello stato dei progressi significativi delle iniziative chiave.
2️⃣ Il fenomeno del venerdì
👉🏽 Con l'avvicinarsi della fine della settimana, abbiamo scoperto un picco di produttività inaspettato il venerdì.
👉🏽 Una teoria sostiene che il venerdì sia un giorno particolarmente produttivo grazie al contesto accumulato, alle priorità cristallizzate e alle minori distrazioni.
3️⃣ Il divario nella definizione delle priorità
👉🏽 La nostra ricerca indica che i knowledge worker preferiscono lavorare con metodi di prioritizzazione personalizzati e strategie di gestione del tempo.
👉🏽 Recenti studi indicano come una definizione delle priorità non strutturata porti spesso a risultati o prestazioni incostanti nell'arco di una determinata settimana.
👉🏽 Molti strumenti tradizionali di project management (e flussi di lavoro) non offrono metodi chiari per integrare i modelli di definizione delle priorità, il che rende ancora più difficile per i professionisti implementarli.
Metodologia del sondaggio e dati demografici
ClickUp Insights effettua ogni mese un sondaggio su migliaia di lavoratori della conoscenza e appassionati di produttività per offrirti le ultime tendenze nel mondo del lavoro globale.
La nostra ricerca approfondisce il modo in cui i professionisti gestiscono il proprio tempo, affrontano le esigenze lavorative e implementano strategie di produttività. Analizzando le risposte dei partecipanti provenienti da tutto il mondo, cerchiamo di individuare le sfide e i modelli di produttività universali, aiutando le organizzazioni e gli individui a prendere decisioni più informate nella loro vita lavorativa quotidiana.
5 modelli chiave che definiscono la produttività durante la settimana lavorativa
La struttura della nostra settimana lavorativa non serve solo a organizzare il tempo. Influisce sul flusso della nostra energia, sulla concentrazione e sulle prestazioni durante i giorni feriali.
I nostri dati rivelano cinque modelli chiave che definiscono la produttività durante la settimana lavorativa. Diamo un'occhiata:
1. Il calo del lunedì: monitoraggio del contesto della settimana precedente
📮 ClickUp Insight: il 35% dei lavoratori della conoscenza dichiara che il lunedì è il giorno lavorativo meno produttivo dal punto di vista della produttività.
Quasi il 50% dei lavoratori riferisce livelli di stress più elevati il lunedì, quando deve smaltire l'arretrato di e-mail, messaggi di chat, appunti sui progetti e riunioni standup per capire su cosa concentrarsi successivamente.
Non sorprende quindi che per molti lavoratori intellettuali il Monday comporti un rituale impegnativo (e faticoso) di recupero. Anche chi ama sinceramente il proprio lavoro può trovare difficile il passaggio mentale dal fine settimana alla giornata lavorativa.
Ecco un altro dato da considerare nel contesto: il 44% dei lavoratori ritiene di dover indovinare le proprie priorità sul lavoro, creando un doppio carico di lavoro legato alla raccolta di informazioni e all'impostazione delle priorità all'inizio della settimana.
Questo carico mentale non influisce solo sulla produttività del lunedì: il dispendio di energie necessario per ricostruire il contesto e determinare le priorità sembra protrarsi per tutta la prima parte della settimana lavorativa.
Risultati chiave
- Il 35% delle persone afferma che Monday è il giorno con la più bassa produttività.
- L'11% indica il martedì come il giorno più impegnativo in termini di produttività.
- Il 7% degli intervistati riferisce che il calo di produttività più evidente si verifica il mercoledì.
Punti chiave
📌 Per molti lavoratori della conoscenza, il Monday è tradizionalmente dedicato a definire le priorità della settimana e a cercare le informazioni necessarie per iniziare a svolgere le proprie attività.
📌 La raccolta di informazioni il Monday, come controllare gli aggiornamenti su chat ed email e riprendere confidenza con i progetti in corso, può occupare una parte significativa della giornata.
📌 La documentazione centralizzata e la gestione delle attività, abbinate a solide funzionalità di ricerca basate sull'IA, hanno il potenziale per eliminare o almeno ridurre il calo di produttività del lunedì, rendendo le informazioni aggiornate e immediatamente disponibili.
2. Il fenomeno del venerdì: entrare nella zona di massima produttività
📮ClickUp Insight: il 50% degli intervistati ha dichiarato che il venerdì è il giorno più produttivo della settimana dal punto di vista della produttività.
Ci potrebbero essere diverse ragioni per questo. Ma questo aumento di produttività alla fine della settimana potrebbe essere il risultato di un contesto più chiaro e di un senso di direzione più forte acquisito nel corso della settimana.
Inoltre, il venerdì tende ad essere meno carico di riunioni e più ricco di scadenze. Ciò significa che molti lavoratori hanno la possibilità di raddoppiare gli sforzi, concentrarsi e compiere progressi significativi senza le solite distrazioni.
Organizzazioni come Slack ( Focus Fridays ) e Codeword ( Soft Fridays ) hanno sfruttato il potere del venerdì per consentire una maggiore autonomia su come e quando svolgere il lavoro più impegnativo.
Risultato chiave
- Il 50% delle persone identifica il venerdì come il giorno più produttivo dal punto di vista della produttività.
Punti chiave
📌 L'aumento della produttività del venerdì è probabilmente dovuto allo slancio accumulato durante la settimana e al minor numero di distrazioni (come il minor numero o l'assenza di riunioni).
📌 I giorni senza riunioni e le pratiche di comunicazione asincrona possono aiutare le organizzazioni a mantenere la produttività del venerdì per tutta la settimana.
📌 Le piattaforme di lavoro centralizzate con funzionalità/funzioni basate sull'IA, come le funzioni "catch me up" per la gestione delle conoscenze e gli aggiornamenti automatici delle attività, possono aiutare i lavoratori a mantenere il contesto e la chiarezza durante tutta la settimana.
3. Una tassa sulla concentrazione: identificare i fattori che riducono la produttività
📮ClickUp Insight: il 50% dei lavoratori dichiara che i cellulari sono il principale ostacolo alla produttività.
Con un bombardamento costante di distrazioni, che si tratti di notifiche o riunioni infinite, i lavoratori della conoscenza possono trovare sempre più difficile mantenere una concentrazione profonda e ininterrotta sulle loro attività più importanti.
Questi fattori che riducono la produttività distraggono l'attenzione in più direzioni, aggiungendo spesso un ulteriore livello di cambiamento di contesto, come il passaggio da un dispositivo all'altro e da una piattaforma all'altra.
In definitiva, tutto si riduce alla possibilità di avere connessioni attraverso più strumenti.
Il rapporto ClickUp 2024 State of Produttività Report sottolinea che i team con prestazioni inferiori sono 4 volte più propensi a utilizzare più di 15 strumenti, mentre i team con prestazioni elevate ne utilizzano 9 o meno, riducendo il carico cognitivo sui membri del team.
Risultati principali
- Il 50% dei lavoratori identifica i telefoni cellulari come il principale fattore che ostacola la produttività.
- Il 15% afferma che le email sono uno dei principali ostacoli alla concentrazione.
- Il 14% riferisce che il cambio di contesto danneggia la propria produttività.
- Il 13% cita le riunioni frequenti come principale fonte di distrazione.
- L'8% indica le notifiche delle chat come principale fattore che riduce la produttività.
Punti chiave
📌 Il tempo dedicato alla concentrazione protetta svolge un ruolo fondamentale nel mantenere la massima produttività. I team possono raggiungere questo obiettivo quando hanno la possibilità di creare blocchi di tempo dedicati alla concentrazione durante la settimana o di rifiutare riunioni non essenziali.
📌 Le piattaforme di lavoro consolidate possono aiutare a ridurre il carico mentale unificando la comunicazione e i flussi di lavoro. Tali strumenti centralizzano tutte le informazioni relative al lavoro all'interno di un'unica piattaforma e riducono al minimo la perdita di produttività causata dal continuo passaggio da uno strumento all'altro.
Come definiscono la produttività i knowledge worker?
Nel 2023, ClickUp ha effettuato un sondaggio su 1.000 lavoratori della conoscenza per capire come misurano la loro produttività personale. Ecco cosa hanno risposto:
✅ Il 42% definisce la produttività come il compimento di progressi significativi nel proprio elenco di cose da fare.
✅ Il 58% degli intervistati misura la produttività in base alla propria capacità di completare tutte le attività assegnate.
✅ Il 51% si considera produttivo quando prova un senso di soddisfazione per il proprio lavoro.
4. Il divario nella definizione delle priorità: elaborare una strategia per la settimana
📮ClickUp Insight: il 76% dei lavoratori preferisce utilizzare i propri metodi di definizione delle priorità e il 92% predilige strategie personalizzate di gestione del tempo.
La maggior parte dei knowledge worker comprende il principio fondamentale della definizione delle priorità e tende a lavorare con il proprio elenco di priorità dal lunedì al venerdì. Tuttavia, questo approccio presenta alcuni limiti.
Uno studio pubblicato sul Journal of Judgment and Decision Making ha rilevato che il 65% dei lavoratori tende a svolgere prima le attività più facili o più gestibili, riducendo così la produttività complessiva.
Questo fenomeno è chiamato "trappola delle piccole attività" e induce i lavoratori a concentrarsi maggiormente sul raggiungimento di risultati immediati. Di conseguenza, le attività di alto valore, che possono generare valore strategico o produrre rendimenti eccezionali per l'organizzazione, vengono trascurate.
Al contrario, una definizione efficace delle priorità impiega una metodologia diversa. Si avvale di strutture come:
✅ La tecnica Eat The Frog, che consente ai professionisti di stabilire le priorità e affrontare le attività più impegnative come prima cosa al mattino.
✅ La matrice di Eisenhower per valutare le attività in base ad attributi quali alto valore/basso lavoro richiesto o alto lavoro richiesto/basso valore.
Questo approccio sistematico garantisce che l'attenzione rimanga concentrata sulle attività di alto valore, indipendentemente dalla loro complessità. La gestione del tempo rappresenta un altro elemento fondamentale in questo contesto. Stabilendo scadenze realistiche, le strategie di gestione del tempo possono aiutare i knowledge worker a fissare obiettivi raggiungibili entro una determinata settimana.
Infine, molti strumenti tradizionali di gestione dei progetti non offrono percorsi chiari per integrare nei loro flussi di lavoro metodi collaudati di definizione delle priorità o di gestione del tempo. Ciò significa che i lavoratori devono procurarsi un'app o affidarsi ad altri meccanismi per utilizzarli.
Risultati principali
- Il 92% dei lavoratori utilizza una strategia personalizzata di gestione del tempo.
- Il 76% degli intervistati utilizza un metodo di prioritizzazione personalizzato.
- Il 10% utilizza la matrice di Eisenhower per stabilire le priorità delle attività.
- L'8% dei lavoratori pratica il Time Blocking per gestire i propri impegni.
- Il 5% si affida al metodo Getting Things Done (GTD) per la gestione delle attività.
Punti chiave
📌 Gli studi rivelano che il 65% dei lavoratori della conoscenza tende a scegliere attività più semplici rispetto a lavori di grande impatto quando utilizza metodi di definizione delle priorità non strutturati.
📌 Una definizione efficace delle priorità e una buona gestione del tempo possono aiutare le persone ad allineare i giorni di massimo rendimento con le attività di alto valore.
📌 Le piattaforme con impostazioni di prioritizzazione integrate e monitoraggio del tempo possono aiutare i professionisti ad attuare queste pratiche più facilmente.
I nostri 5 consigli strategici
Come dimostra la nostra ricerca, sono sempre meno i lavoratori del settore knowledge che alle 15:00 del venerdì smettono di concentrarsi sul lavoro.
✅ Verifica dei fatti: solo negli Stati Uniti, il 48% dei lavoratori si identifica come workaholic, il 66% salta almeno un pasto al giorno a causa degli impegni di lavoro e il 62% controlla regolarmente le email di lavoro al di fuori dell'orario d'ufficio.
Nonostante siamo più connessi che mai, gli orari di lavoro prolungati e le esigenze mutevoli creano un carico cognitivo significativo per i lavoratori della conoscenza, che spesso va oltre la tradizionale settimana lavorativa.
Le sfide chiave che abbiamo individuato dai dati includono i costi di raccolta delle informazioni contestuali, l'inconsistenza nella definizione delle priorità e la frammentazione del tempo dedicato alla concentrazione durante la settimana lavorativa.
Per mitigare queste sfide, i knowledge worker hanno bisogno di flussi di lavoro connessi che li aiutino a massimizzare la concentrazione e la produttività personale.
Ecco cinque consigli strategici per aiutare la tua organizzazione a ottimizzare la produttività del team durante tutta la settimana:
✅ Rafforzare i ponti tra venerdì e Monday
Introduci uno stack tecnologico consolidato che consenta ai team di documentare in modo proattivo le priorità e il contesto durante tutta la settimana. Cerca strumenti con funzionalità quali impostazioni del livello di priorità, ricerca basata sull'IA e capacità di riassumere per aiutare a ridurre il carico cognitivo.
✅ Organizza il lavoro in base ai momenti di massima produttività
Scopri gli strumenti che facilitano l'autoprogrammazione, consentendo ai lavoratori di allineare il lavoro ad alto valore aggiunto ai loro picchi naturali di produttività.
✅ Proteggi il vantaggio di produttività del venerdì
Sfruttate al massimo il vantaggio della produttività del venerdì con giornate senza riunioni e pratiche di lavoro asincrone per ridurre le interruzioni.
✅ Implementa una sistematica definizione delle priorità
Incoraggia il tuo team ad adottare modelli formali di definizione delle priorità e pratiche di pianificazione SMART nei loro flussi di lavoro, invece di una gestione delle attività ad hoc. Ad esempio, l'uso dell'IA per la gestione del tempo può fare una differenza significativa in questo senso.
✅ Crea blocchi di tempo senza distrazioni
Stabilisci protocolli chiari per il lavoro approfondito, inclusi orari dedicati alla concentrazione e limiti di comunicazione. Esplora i sistemi di gestione del calendario basati sull'IA che possono consigliarti attività in base a priorità definite e aiutarti al monitoraggio del tempo in background.
Come può aiutarti ClickUp?
La settimana lavorativa tradizionale non funziona più.
Le nostre attività, le nostre priorità e il contesto critico tendono a perdersi nelle chat e nelle email tra un fine settimana e l'altro, creando cali di produttività proprio quando abbiamo bisogno di picchi.
Come app completa per il lavoro, ClickUp combina una gestione intelligente delle attività, una pianificazione intelligente e flussi di lavoro basati sull'IA per aiutare il tuo team a mantenere lo slancio durante tutta la settimana.
Ecco cinque modi in cui ClickUp trasforma il tuo flusso di lavoro settimanale:
🏁 Flussi di lavoro personalizzabili
ClickUp unifica i flussi di lavoro del tuo team con spazi condivisi e flussi di lavoro standardizzati.
È dotato di viste personalizzabili, come elenchi, bacheche e diagrammi di Gantt, combinate con la modalità Me per un lavoro individuale mirato. In questo modo, il tuo team può lavorare insieme senza soluzione di continuità, mantenendo il proprio stile di lavoro preferito.
🏁 Priorità intelligenti nelle attività
Le attività di ClickUp ti consentono di stabilire priorità chiare e automatizzare i flussi di lavoro di routine per concentrarti su ciò che conta davvero.
I suoi tag di priorità, le liste di controllo delle attività, le dipendenze delle attività e gli stati personalizzati assicurano che il tuo team sappia cosa affrontare per primo, eliminando il dilemma delle priorità del lunedì mattina. Inoltre, ClickUp Automazioni si occupa delle attività più impegnative, come gli aggiornamenti di stato.
🏁 Gestione intelligente del tempo
Il calendario ClickUp porta chiarezza nella tua settimana lavorativa.
Usalo per il monitoraggio automatico del tempo, per visualizzare la larghezza di banda del team e per ottimizzare il tuo programma con approfondimenti basati sull'IA. Può persino suggerire gli slot ottimali per attività specifiche, trasformando il tuo calendario di lavoro in uno strumento strategico per la produttività.
🏁 Gestione delle conoscenze basata sull'IA
ClickUp Brain ti consente di ottenere subito le risposte giuste dalle tue attività di ClickUp, documenti e colleghi.
Basta chiedere all'IA "Aggiornami" o "Quali sono le mie priorità per la settimana?" e lasciare che sia lei a recuperare le informazioni per te. Infatti, le funzionalità/funzioni basate sull'IA di ClickUp AI, combinate con un minor numero di riunioni, possono aumentare la tua produttività del 30%.
🏁 Ricerca a 360 gradi (su strumenti di terze parti con connessione)
Il 60% della giornata lavorativa di un team è dedicato alla ricerca di informazioni. La ricerca connessa di ClickUp è la soluzione a questo problema.
Collegando tutti i tuoi file, le chat, le attività specifiche di un progetto, i clip registrati e altro ancora, la ricerca di ClickUp ti fornisce immediatamente ciò di cui hai bisogno. Se il tuo Google Drive o qualsiasi altro strumento di terze parti è integrato con ClickUp, Connected Search recupererà anche quei file!
Prossimi passaggi
Sei pronto a replicare la produttività del venerdì per tutta la settimana? Unisciti agli oltre 3 milioni di team che utilizzano ClickUp per aumentare la loro produttività. Registrati gratis oggi stesso.