Collaborazione aziendale: oltre l'email e Slack

Sappiamo tutti che utilizziamo troppe app per terminare il lavoro da fare.

Ma ecco un dato che ti lascerà a bocca aperta: oggi attiviamo/disattiviamo le app circa 1.200 volte al giorno. 🤯

Ciò significa che perdiamo quasi 4 ore ogni settimana solo per riabituarci a tutti questi diversi strumenti. È quasi un decimo della nostra settimana di lavoro!!!

Per le piccole imprese, in particolare quelle remote che dipendono da più strumenti di collaborazione, è come una tassa sulla produttività che si paga ogni giorno. A differenza delle aziende più grandi, non si ha il lusso di poter contare su personale aggiuntivo per colmare le lacune.

Ecco perché la collaborazione remota moderna non può limitarsi a Slack e all'email. Questi strumenti sono ottimi per la comunicazione, ma non sono stati creati per gestire i tuoi progetti, effettuare il monitoraggio delle responsabilità o mantenere tutti allineati quando nessuno è nella stessa stanza.

Questo blog ti mostrerà come consolidare i flussi di lavoro dispersi del tuo team in un sistema di collaborazione unificato, con strumenti di collaborazione remota adatti alle piccole imprese.

Cominciamo!

Cosa sono gli strumenti di collaborazione remota per team?

Gli strumenti di collaborazione remota per team sono piattaforme digitali per team distribuiti che ti aiutano a comunicare, gestire progetti e condividere file in un unico luogo organizzato. Come sistema nervoso centrale di un ambiente di lavoro remoto o ibrido, questi strumenti vanno ben oltre la semplice messaggistica. Offrono un ambiente strutturato in cui il lavoro viene effettivamente svolto.

Esistono diversi tipi di strumenti di collaborazione remota, tra cui:

🤝 Promemoria: anche se puoi usare strumenti separati per ciascuna di queste attività, uno spazio di lavoro convergente, ovvero una piattaforma unica che riunisce progetti, documenti e conversazioni, come ClickUp, combina tutte queste categorie in un'unica piattaforma. Con uno strumento del genere, non dovrai passare continuamente da un'app all'altra, consentendo al tuo team di rimanere concentrato e allineato.

Perché le piccole imprese hanno bisogno di qualcosa di più di Slack e dell'email

Se utilizzi già l'email e magari un'app di chat come Slack, il lavoro non dovrebbe sembrare così... disorganizzato, giusto?

Ehm... sbagliato.

Sì, Slack e l'email sono ottimi per quello che fanno. Ma sono stati creati per un solo scopo: le conversazioni. Sono ottimi per aggiornamenti rapidi e scambi di opinioni, ma non trasformano queste conversazioni in chiari passaggi successivi.

Il risultato?

Questo porta al cosiddetto " Work Sprawl". Il tuo team è costretto a destreggiarsi tra più app che non comunicano tra loro... solo per completare un singolo progetto.

📌 Per un team di cinque persone, ciò significa oltre 20 ore settimanali dedicate al coordinamento. È come perdere metà dei dipendenti a causa del caos amministrativo.

Ecco perché hai bisogno di un sistema di collaborazione dedicato che vada oltre l'email e Slack e colmi il divario tra il parlare e il fare.

Vantaggi dell'utilizzo di strumenti di collaborazione oltre all'email e a Slack

Andare oltre l'email non è solo un aggiornamento "piacevole da avere", ma rende il lavoro più leggero. I progetti procedono più velocemente, tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda e si impiega molto meno tempo a districare i fili incrociati.

E la parte migliore? Non hai bisogno di un team IT per farlo. Lo strumento di collaborazione giusto può darti una struttura senza aggiungere complessità.

Ecco i principali vantaggi che puoi aspettarti ✨

I migliori strumenti di collaborazione remota per piccoli team

In un mondo ideale, basterebbe un'unica app per risolvere definitivamente i problemi di collaborazione del tuo team. Ma nella realtà, probabilmente ne servono diverse per essere davvero molto produttivi: messaggistica, monitoraggio dei progetti, documenti e magari anche una lavagna online per la pianificazione.

Potresti pensare che trovare strumenti validi sia difficile. Ma ancora più difficile è evitare la " stanchezza da strumenti " che deriva dall'avere troppe app scollegate tra loro.

Per aiutarti a scegliere meglio (ed evitare un sovraccarico di app), di seguito analizzeremo le principali categorie di strumenti di collaborazione virtuale per team.

👉🏼 E se stai cercando di semplificare a lungo termine, vale la pena dare un'occhiata alle piattaforme create per il consolidamento degli strumenti, come ClickUp, che possono coprire più categorie in un'unica area di lavoro connessa (con integrazioni quando ne hai ancora bisogno).

Piattaforme di comunicazione e messaggistica

Gli strumenti di comunicazione sono alla base del lavoro da remoto quotidiano. Sono progettati per un rapido allineamento: "Puoi dare un'occhiata a questo?" "Qual è lo stato?" "Ci vediamo oggi per una riunione?"

Slack, Microsoft Teams e Discord sono molto popolari perché facilitano il flusso delle conversazioni, in particolare grazie a canali dedicati a progetti specifici, thread e chiamate rapide integrate.

Ma ecco il problema: i messaggi non hanno una struttura integrata. Una chat può sembrare produttiva, mentre il lavoro effettivo rimane confuso, senza titolarità o scadenze mappate.

Hai bisogno di uno strumento di comunicazione che mantenga le conversazioni organizzate e in connessione con i tuoi progetti.

Scegli uno strumento di comunicazione dopo aver verificato la presenza delle seguenti funzionalità/funzioni:

E se desideri un nostro consiglio su uno strumento che faccia tutto questo (e molto altro!), prova ClickUp Chat! È una delle alternative più valide per i team che desiderano comunicare direttamente all'interno del proprio spazio di lavoro dedicato al progetto.

In ClickUp Chat puoi:

Invece di copiare gli elementi da intraprendere in uno strumento separato, la tua chat diventa un livello di contesto pulito e ricercabile, proprio dove il tuo team già pianifica, costruisce e spedisce.

Strumenti per la project management e il monitoraggio delle attività

Gli strumenti di project management sono ciò che trasforma il "dovremmo farlo" in "ecco il piano, ecco il titolare, ecco la scadenza". Aiutano i team a tenere traccia di attività, incarichi, dipendenze, sequenze e flussi di lavoro senza dover fare affidamento sulla memoria.

Puoi scegliere tra opzioni appositamente progettate come ClickUp for Project Teams, Asana, Trello e Monday. com, tra le altre. Sono particolarmente utili per i piccoli team che hanno bisogno di chiarezza senza complicare eccessivamente le cose.

Il lato negativo? Al di fuori di ClickUp, molti di essi si affidano ancora a un'app di comunicazione separata, quindi finisci per pianificare il lavoro in un posto e discuterne in un altro. È così che la frammentazione torna a insinuarsi.

ClickUp attività risolve questo problema combinando un efficace monitoraggio dei progetti con una collaborazione integrata. Il tuo team può pianificare il lavoro attraverso diverse visualizzazioni, mentre i commenti in thread sulle attività mantengono la conversazione legata al lavoro stesso.

Ottieni oltre 15 viste ClickUp per gestire i progetti in base al modo di pensare del tuo team, ad esempio:

Il monitoraggio dei progressi è semplice con i dashboard di ClickUp. Aggiungi schede personalizzabili per monitorare KPI quali attività completate rispetto a quelle in ritardo, carico di lavoro del team e sprint burndown.

E con ClickUp Automations, puoi eliminare il lavoro superfluo dagli aggiornamenti dei progetti. Imposta un'automazione una volta sola utilizzando il generatore if-then e osserva come le attività si assegnano automaticamente in base alle modifiche di stato e i titolari vengono avvisati quando vengono segnalati dei rischi.

Funzionalità chiave da valutare negli strumenti di project management:

Le piccole imprese adorano ClickUp per il project management:

Con ClickUp, tutto è in un unico posto, i miei clienti possono essere utenti e creare attività, scadenze e inserire copie ed elementi per i lavori, con scadenze aggiunte automaticamente e sincronizzate con il mio Calendario quando inseriscono una data. In precedenza, il monitoraggio dei lavori veniva effettuato tramite email e le tracce cartacee erano un disastro, ora tutto è associato alla sua attività. ClickUp ha CAMBIATO LA VITA della mia piccola impresa come lavoratore autonomo.

E i numeri parlano da soli:

Collaborazione sui documenti e condivisione dei file

Le conoscenze della tua azienda sono sparse tra Documenti Google, Dropbox e hard disk locali? Quando le sintesi dei progetti, le procedure operative standard e le note delle riunioni risiedono in sistemi diversi, il tuo team finisce per passare da uno strumento all'altro, cercando di ricordare dove si trova la "versione definitiva".

In questo modo, non solo crei silos di informazioni, ma influisci anche sui processi aziendali chiave. L'inserimento dei nuovi assunti diventa un incubo e le persone potrebbero finire per lavorare con informazioni obsolete.

Non c'è dubbio che strumenti come Google Workspace, Notion, Dropbox Paper e Confluence siano ottimi per la creazione di contenuti, la condivisione di conoscenze e la creazione di un wiki interno o di una knowledge base.

Ma tutte queste informazioni dovrebbero trovarsi dove svolgi il tuo lavoro. ClickUp Docs mantiene la documentazione collegata all'esecuzione. I documenti possono essere affiancati alle tue attività e ai tuoi progetti, rendendo più facile passare dalla pianificazione alla scrittura all'esecuzione senza dover cambiare continuamente strumento.

E per i team che desiderano un piccolo aiuto per trasferire i contenuti dalla loro mente alla pagina, ClickUp Brain, l'intelligenza artificiale integrata e sensibile al contesto di ClickUp, offre tutto il supporto necessario. Utilizzalo per scrivere, riiepilogare e ottenere risposte più rapidamente, soprattutto quando devi cercare contemporaneamente in documenti, attività e conversazioni.

Ricorda che un buon strumento di collaborazione per documenti dovrebbe offrire:

Collaborazione visiva e lavagna online

A volte il modo più veloce per collaborare non è scrivere più Messaggi, ma esprimere le idee in modo visivo.

È qui che gli strumenti per la lavagna online danno il meglio di sé. Sono perfetti per il brainstorming, la mappatura dei flussi di lavoro, la pianificazione dei lanci, lo schizzo di wireframe o per trasformare pensieri confusi in qualcosa che tutto il team può vedere.

Strumenti come Miro, FigJam e Lucidchart sono ottimi per:

Il problema è cosa succede dopo la sessione alla lavagna online.

Troppo spesso, la bacheca diventa un "museo delle grandi idee" e il lavoro vero e proprio deve ancora essere ricreato altrove.

Hai bisogno di uno strumento che colmi il divario tra ideazione e azione. Questo è esattamente lo scopo delle lavagne online ClickUp. Il tuo team può fare brainstorming su una tela infinita, quindi convertire le forme in attività, complete di assegnatari e date di scadenza, senza dover rifare il lavoro in un altro sistema.

Questo video ti mostra come fare:

Un potente strumento di collaborazione visiva, come ClickUp lavagne online, include:

Come scegliere il software di collaborazione giusto per il tuo team

Quindi sei pronto ad andare oltre l'email e Slack. Mi fa molto piacere. 😄

Ma ora ti ritrovi davanti a un milione di strumenti che promettono tutti di "ottimizzare la collaborazione" e "aumentare la produttività".

Per fare la scelta giusta (ed evitare di pentirti ancora una volta di aver acquistato uno strumento allettante ma poco utile), utilizza questo semplice schema:

Capacità di integrazione

Il tuo team utilizza già una serie di strumenti essenziali, come Google Calendar, QuickBooks, GitHub, Zoom, Google Drive, Figma e molti altri. Il tuo strumento di collaborazione non dovrebbe costringerti ad abbandonarli, ma piuttosto a garantire loro una connessione.

Se non è possibile integrare questi strumenti, ti ritroverai con lo stesso problema in una nuova veste: file in un posto, attività in un altro, conversazioni da qualche altra parte... e nessuno sa quale sia "la fonte della verità".

Facilità d'uso e adozione

Sappiamo che le piccole imprese come la tua non hanno tempo per implementazioni complicate o video di formazione di 47 minuti. 🤷🏻‍♀️

Vuoi qualcosa che il tuo team possa imparare rapidamente e con cui possa crescere nel tempo. Un'interfaccia utente pulita e intuitiva, oltre a una configurazione semplice per i flussi di lavoro principali (progetti, attività, documenti) sono molto utili. Ancora meglio sono i modelli pronti all'uso che ti consentono di iniziare senza dover reinventare la ruota per ogni processo.

Il software più potente al mondo è inutile se il tuo team lo trova troppo complicato da usare. Le piccole imprese non possono permettersi di dedicare settimane alla formazione e all'implementazione. Hai bisogno di uno strumento intuitivo fin dal primo giorno che consenta al tuo team di aumentare immediatamente la produttività aziendale.

✅ ClickUp funziona bene in questo caso perché puoi adottarlo gradualmente: inizia con Attività + Documenti, poi aggiungi Campi personalizzati e Automazioni una volta che il tuo team si è abituato. Inoltre, la libreria integrata con oltre 1000 modelli ti consente di creare facilmente flussi di lavoro ripetibili in pochi minuti.

I clienti di ClickUp sono d'accordo:

ClickUp offre numerose funzionalità e componenti aggiuntivi esclusivi che potrebbero non essere disponibili in altre opzioni di gestione dei progetti, come il monitoraggio del tempo, la chat integrata e ampie funzionalità di gestione delle risorse. Se sei una piccola impresa o una startup, ClickUp offre numerosi modelli e modi semplici per iniziare senza dover investire ore nella configurazione personalizzata. Otterrai quella sensazione di personalizzazione in un prodotto più accessibile.

L'interfaccia intuitiva rende facile iniziare a utilizzarlo fin da subito, ma rimane incredibilmente potente man mano che si imparano e si utilizzano più funzionalità/funzioni. Inoltre, le sue capacità di integrazione con la mia email, i calendari e il software CRM sono perfette, migliorando il mio flusso di lavoro. Trovo anche estremamente utili i modelli disponibili, che semplificano il processo di configurazione e mi fanno risparmiare tempo.

Scalabilità e prezzi

La tua piccola impresa non rimarrà piccola per sempre. Lo strumento di collaborazione che scegli oggi dovrebbe essere in grado di offrirti supporto man mano che cresci. L'ultima cosa che desideri è riuscire finalmente a organizzarti... per poi trovarti di fronte a un ostacolo perché il tuo strumento non è in grado di gestire nuovi team, nuovi flussi di lavoro o progetti più complessi.

Presta molta attenzione ai livelli di prezzo e a ciò che includono. Molti piani "gratuiti" hanno limiti nascosti relativi a utenti, spazio di archiviazione o funzionalità/funzioni che ti costringeranno ad aggiornare prima di quanto pensi. Scegli una piattaforma che offra un percorso di aggiornamento chiaro ed equo.

Sicurezza e conformità

La sicurezza non è solo un problema delle grandi aziende. Se lavori con clienti, appaltatori, informazioni sui dipendenti, fatture o proprietà intellettuale interna, hai già dati sensibili che vale la pena proteggere.

Il lavoro da remoto comporta anche rischi aggiuntivi: file in condivisione tra diversi dispositivi, accessi da qualsiasi luogo e l'abitudine di "inviare rapidamente su WhatsApp".

Cerca:

Crea il tuo stack di collaborazione remota per piccole imprese con ClickUp

I team di piccole dimensioni finiscono per dedicare più tempo a ricostruire il contesto che a portare avanti i progetti.

ClickUp risolve questo problema fungendo da spazio di lavoro convergente: un'unica piattaforma sicura in cui il tuo team può pianificare progetti, collaborare in tempo reale, documentare le decisioni e monitorare lo stato dei progetti. E con l'intelligenza artificiale integrata nel flusso di lavoro, puoi muoverti più velocemente senza i costi e i rischi per la sicurezza dell'AI Sprawl.

Ecco come funziona nella pratica:

Quando usare la chat, i commenti o i documenti

Anche con uno strumento all-in-one come ClickUp, il tuo team potrebbe non sapere bene dove inserire le informazioni. Un aggiornamento veloce va inserito in un messaggio di chat o in un commento all'attività? Dove si documenta una decisione finale?

Ecco una semplice guida per aiutare il tuo team a utilizzare sempre il canale giusto 🛠️

Il principio guida è semplice: più le informazioni sono permanenti o importanti, più devono essere vicine al lavoro a cui si riferiscono. Poiché tutti questi canali esistono all'interno di ClickUp, il tuo team può passare da uno all'altro senza alcuno sforzo.

Migliori pratiche di collaborazione asincrona per piccoli team

Il lavoro da remoto (e gli orari flessibili) cambiano il modo in cui deve funzionare la comunicazione, soprattutto ora che quasi un terzo delle riunioni si svolge su più fusi orari. Non è più possibile semplicemente dare una pacca sulla spalla a qualcuno per ottenere una risposta veloce. La collaborazione asincrona, o "async", mantiene il tuo team allineato e con una alta produttività, indipendentemente da dove e quando lavora.

Adottare una mentalità asincrona significa costruire abitudini basate su una comunicazione chiara e documentata.

Una collaborazione remota efficace non si ottiene semplicemente scegliendo gli strumenti giusti. Si ottiene perché il tuo team sviluppa le abitudini giuste intorno a essi. Con alcune pratiche asincrone intenzionali, la tua piccola impresa può rimanere allineata mentre cresce, senza trasformare ogni aggiornamento in un'altra riunione.

Sei pronto a consolidare la comunicazione, le attività e i documenti del tuo team in un unico spazio di lavoro? Registrati per ottenere un account ClickUp gratis!

Domande frequenti (FAQ)

I software di project management si concentrano sull'organizzazione delle attività e dei flussi di lavoro, mentre gli strumenti di collaborazione in team coprono una comunicazione più ampia. Le piattaforme moderne come ClickUp combinano entrambe le cose, così non dovrai scegliere.

Sì, uno spazio di lavoro convergente come ClickUp è progettato per consolidare la chat interna, la documentazione e la gestione delle attività. Puoi continuare a utilizzare l'email per le comunicazioni esterne, ma tutto il tuo lavoro interno può essere gestito in un unico posto.

Inizia con un singolo punto critico, come il monitoraggio delle attività, invece di cercare di migrare tutto in una volta. Utilizza il nuovo strumento insieme ai tuoi vecchi sistemi per un breve periodo, mentre il tuo team acquisisce familiarità e ne vede i vantaggi.

I piani base sono ottimi per iniziare, ma le aziende in crescita spesso necessitano di funzionalità avanzate come integrazioni illimitate o sicurezza avanzata. Cerca una piattaforma con un percorso di aggiornamento chiaro che ti consenta di scalare senza incontrare ostacoli.