Immagina un mondo parallelo in cui avessi a disposizione tempo e risorse illimitati. Potresti portare avanti progetti ambiziosi, perseguire infinite priorità e fare tutto senza stress.
Purtroppo, non è così che funzionano le cose. In qualità di project manager, gestisci più progetti e priorità in qualsiasi momento.
Sei sempre soggetto a vincoli: di tempo, risorse e tutto.
Per vedere tutti i tuoi progetti raggiungere il traguardo, devi essere spietato nel modo in cui li gestisci.
Abbiamo stilato un elenco dei 3 migliori software di project management per gestire più priorità e progetti, nonostante il caos e gli ostacoli che ne derivano.
I migliori software di gestione dei progetti per gestire più priorità — Panoramica
Ecco come si posizionano l'uno rispetto all'altro i tre migliori software di project management per gestire più priorità:
| Nome dello strumento | Ideale per | Funzionalità/Funzione principali | Prezzi* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Project management e collaborazione basati sull'IA | Gestione delle attività e definizione delle priorità, intelligenza contestuale basata sull'IA, agenti AI senza codice | Free Forever; personalizzazione dell'azienda disponibile |
| Asana | Monitoraggio dei progetti e flussi di lavoro interfunzionali del team | Le mie attività, AI Studio, Portfolio, Compagni di squadra AI | Gratis; piani a pagamento a partire da 13,49 $/utente/mese |
| Trello | Gestione visiva delle attività e collaborazione | Bacheche e schede visive, liste di controllo, automazione Butler, potenziamenti | Gratis; piani a pagamento a partire da 6 $/utente/mese |
👀 Lo sapevi? In qualsiasi momento, un project manager lavora su diversi progetti. Ha bisogno di superpoteri per garantire lo stesso livello di concentrazione e qualità dei risultati in tutti i progetti. Perché il costo di una scarsa performance di un progetto è un enorme spreco di investimento: l'11,4% per la precisione.
Cosa dovresti cercare in un software di project management per gestire più priorità?
Quando ogni attività sembra urgente, ciò di cui i project manager hanno davvero bisogno non è un maggiore piano del progetto, ma piuttosto una maggiore chiarezza.
Ecco alcune funzionalità/funzioni chiave da ricercare in uno strumento di project management per gestire efficacemente più priorità:
- Assegna visivamente le priorità alle attività: cerca un software di project management con indicatori di priorità, etichette o campi personalizzati che mostrino ciò che richiede maggiore attenzione. Questo ti aiuterà a gestire l'assegnazione delle attività e a monitorare più progetti su più team senza confusione.
- Utilizza più visualizzazioni per valutare il lavoro da diverse angolazioni: passare dalla visualizzazione Elenco, Bacheca, Calendario e Gantt/Sequenza semplifica il piano dei progetti, indipendentemente dalla loro complessità, e consente di vedere come il cambiamento delle priorità influisce sulle tempistiche.
- Monitora il carico di lavoro e la capacità del team: scegli uno strumento di project management che mostri la capacità e il carico di lavoro del team, in modo da non sovraccaricare le stesse persone con più progetti per i client o flussi di lavoro interni.
- Imposta dipendenze e riprogrammazione automatica: se un'attività è in ritardo, le altre attività dovrebbero adeguarsi automaticamente. Ciò contribuisce a ridurre i rischi e fornisce supporto alla gestione dei rischi per progetti complessi o ad alto rischio.
- Centralizza la comunicazione all'interno delle attività: cerca strumenti di collaborazione integrati che colleghino conversazioni, approvazioni e file direttamente alle attività. Ti farà risparmiare molto tempo quando devi monitorare più progetti.
- Automatizza promemoria, passaggi di consegne e aggiornamenti: quando le priorità cambiano, le automazioni dovrebbero aggiornare gli stati, avvisare i proprietari e spostare le attività nella fase corretta, riducendo il lavoro richiesto per gestire i progetti in modo efficiente.
- Integrazioni perfette: il tuo software di project management dovrebbe integrarsi con le app esistenti nel tuo stack tecnologico, come email, chat e spazio di archiviazione, per evitare il cambio di contesto durante la gestione dei progetti.
🧠 Curiosità: la parola " priorità " deriva dal latino prioritas, che significa "primo in ordine di importanza". Storicamente, era usata al singolare, a indicare che poteva esserci una sola priorità alla volta. La forma plurale, "priorità", è diventata comune solo nel XX secolo, quando i knowledge worker hanno iniziato a destreggiarsi contemporaneamente tra più progetti, scadenze e stakeholder.
Il miglior software di project management per gestire più priorità
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Il tuo client desidera un aggiornamento sui risultati della scorsa settimana e il tuo team è in attesa di un feedback su una bozza. Esamini la tua bacheca di progetto, ma non riesci a individuare il collo di bottiglia.
Questo è ciò che costituisce l'incubo di un project manager.
Ecco i software di project management con funzionalità/funzione progettate specificamente per gestire più progetti:
ClickUp (ideale per la project management e la collaborazione basate sull'IA)
ClickUp for Project Management è l'app completa per il lavoro che combina project management, gestione delle attività e comunicazione del team, il tutto in un'unica piattaforma, accelerata dall'automazione AI di nuova generazione.
Di seguito sono riportate le funzionalità chiave dello strumento di project management ClickUp che rendono semplicissimo gestire più progetti (e mantenere la sanità mentale):
Rimani concentrato con le priorità di attività di ClickUp
Attività di ClickUp diventa l'elemento fondamentale di ogni progetto nel tuo spazio di lavoro. Puoi creare un'attività per "Lanciare la pagina di destinazione" e poi suddividerla in attività secondarie come "Scrivere il testo" e "Test QA" utilizzando questa funzionalità/funzione di gestione delle attività. Assegnale ai membri del team giusti, aggiungi tag, data di scadenza, descrizioni e persino collegale tra loro.
Per aumentare la responsabilità, contrassegna ogni attività con uno dei quattro livelli di priorità offerti da ClickUp Task Priorities. Scegli tra Urgente, Alto, Normale o Basso, in modo che il tuo team sappia sempre a cosa prestare attenzione per primo.
Ad esempio, il tuo team di marketing che sta pianificando il lancio di un prodotto può contrassegnare:
- Urgente: correggi il bug di checkout prima del lancio
- Alto: Finalizza le creatività pubblicitarie
- Normale: Pianifica i post sui social media
- Basso: Una riunione (riunione) retrospettiva nel piano
Le attività possono essere ordinate in base alla priorità e alla durata stimata, fornendo a ogni membro del team una chiara tabella di marcia giornaliera.
ClickUp Dependencies aggiunge un ulteriore livello di contesto. Contrassegna un'attività di progettazione come 'blocco' per lo sviluppo e la sua priorità segnalerà immediatamente l'urgenza alle persone giuste. Puoi anche salvare i filtri per creare visualizzazioni personalizzate, come mostrare solo le attività importanti e urgenti in scadenza questa settimana.
Questo video ti mostra come dare priorità alle attività come un professionista:
Fai lavorare meglio con ClickUp Brain
Rispetto a uno strumento di project management tradizionale, ClickUp Brain aggiunge intelligenza contestuale ai flussi di lavoro dei tuoi progetti.
Comprende il contesto del tuo ambiente di lavoro e i molteplici progetti che gestisci.
ClickUp Brain è progettato per creare la connessione tra attività, documenti e conversazioni in un unico sistema intelligente. Ecco come utilizzare l'intelligenza artificiale per la gestione del flusso di lavoro:
- AI Knowledge Manager: invece di cercare tra infiniti documenti, basta chiedere: "Qual è lo stato della nostra campagna del quarto trimestre?" o "Mostrami il feedback del client dalla chiamata della scorsa settimana". Le risposte verranno estratte istantaneamente da attività, documenti e chat.
- AI Project Manager: automatizza gli aggiornamenti noiosi come la redazione di resoconti giornalieri o riepiloghi dei progressi, chiedendo di "riepilogare le attività completate per il progetto dell'app mobile questa settimana" .
- AI Writer for Work: Hai bisogno di un'email di aggiornamento per un client? Brain può redigerla in pochi secondi, adattandola al tuo tono e al tuo ruolo. Chiedigli: "Scrivi un'email agli stakeholder spiegando perché il rilascio è stato ritardato e cosa si sta facendo per risolvere il problema" e voilà ✨
Integrando ClickUp Brain direttamente nel tuo flusso di lavoro, potrai dedicare meno tempo alla ricerca dei dati relativi al progetto (tempistiche di consegna, rischi del progetto, ecc.) e più tempo alle decisioni strategiche.
Questo video ti mostra come semplificare la project management con ClickUp Brain:
Automatizza le priorità con ClickUp Automazioni
ClickUp Automazioni ti consente di creare regole senza codice che trigger azioni su più progetti. Utilizzando la semplice logica "se questo, allora quello", puoi automatizzare le modifiche delle priorità, gli incarichi, gli aggiornamenti di stato e i passaggi di consegne. Non è necessario alcun monitoraggio manuale.
Puoi impostare automazioni per aggiornare la priorità o la titolarità quando:
- Un'attività passa a un determinato stato
- Una data di scadenza si avvicina o è già scaduta
- Un'attività viene creata in un elenco o progetto specifico
- Un campo personalizzato, come Priorità o Nome client, viene aggiornato
Esempi:
- Assegna automaticamente un'attività al responsabile del progetto quando priorità = Alta
- Sposta le attività in "Blocco" quando una dipendenza subisce un ritardo.
Gli agenti IA fanno il lavoro pesante al posto tuo
Gli agenti ClickUp Autopilot portano l'automazione a un passo successivo agendo sui cambiamenti di priorità non appena si verificano. A differenza delle automazioni basate su regole, questi agenti IA monitorano continuamente attività, commenti e documenti, quindi aggiornano le priorità o avvisano i titolari in base al contesto.
Puoi utilizzare un agente Autopilot predefinito o crearne uno personalizzato per il tuo flusso di lavoro.
Utilizza gli agenti Autopilot predefiniti quando desideri un'automazione rapida e pronta all'uso per flussi di lavoro comuni, come reportistica di stato giornaliera/settimanale o aggiornamenti automatici.
D'altra parte, gli agenti automatici personalizzati sono la scelta migliore quando hai bisogno di agenti che seguano la tua logica (trigger in più passaggi, condizioni o regole specifiche dell'area di lavoro) per gestire le priorità in modo personalizzato.
Funzionalità/funzione chiave di ClickUp
- Documenta i processi: conserva le SOP, i brief di progetto e le note strategiche in un unico posto, sempre collegati direttamente alle attività che supportano utilizzando ClickUp Docs.
- Semplifica le conversazioni interne: utilizza ClickUp Chat per discutere feedback, condividere aggiornamenti, fare menzione dei colleghi e portare a termine il lavoro nello stesso strumento di project management.
- Gestisci i progetti e lavora in tempo reale: monitora le attività urgenti, bloccate e che richiedono approvazione in più progetti con i dashboard di ClickUp.
- Visualizza il tuo flusso di lavoro: passa tra oltre 15 visualizzazioni per pianificare un piano, rivalutare e riordinare le priorità in base alle mutevoli esigenze del progetto.
- Tieni traccia del tempo per una migliore definizione delle priorità: scopri dove il tuo team impiega il tempo, confronta i dati con le stime e modifica le priorità con ClickUp Monitoraggio del tempo.
- Visualizza i flussi di lavoro in modo collaborativo: mappare le dipendenze, fai brainstorming di idee, riorganizza le attività e ridefinisci le priorità in tempo reale utilizzando le lavagne online ClickUp.
- Integrazione con il tuo stack tecnologico: utilizza le integrazioni ClickUp per un trasferimento dati senza interruzioni tra gli strumenti utilizzati dal tuo team e dai tuoi client.
Vantaggi di ClickUp
- Funzionalità/funzione di personalizzazione e flessibilità che possono adattarsi a qualsiasi tipo di team o progetto.
- Monitoraggio del tempo e gestione del carico di lavoro per un'allocazione ottimale delle risorse in progetti complessi
- Reportistica dettagliata e dashboard in tempo reale per una maggiore chiarezza su tutti i progetti
ClickUp contro
- Una suite completa di funzionalità/funzione potrebbe sopraffare gli utenti nuovi.
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.000 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.000 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
Grazie all'esecuzione dei progetti basata sull'intelligenza artificiale, ClickUp elimina i costi di cambio strumento e centralizza la gestione delle attività. Il lavoro procede senza che tu debba cercare aggiornamenti. Converte il contesto in azione taggando, assegnando ed escalando automaticamente le attività.
ClickUp riunisce attività, documenti, Sequenza, chat e IA in un unico spazio di lavoro convergente basato sull'IA, in modo che ogni priorità rimanga allineata alla stessa fonte di verità.
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Questa recensione su G2 dice davvero tutto:
ClickUp ha rivoluzionato il modo di organizzare i progetti e mantenere il mio team allineato. Adoro la sua personalizzazione: che io abbia bisogno di una lavagna Kanban, di un diagramma di Gantt o semplicemente di un elenco di attività, c'è tutto. La possibilità di creare documenti, monitorare gli obiettivi e persino chattare all'interno della piattaforma ci evita di dover passare da uno strumento all'altro. Detto questo, all'inizio la flessibilità può essere un po' opprimente. Il nostro team ha impiegato un po' di tempo per capire la configurazione migliore e l'inserimento di nuovi membri richiede un po' di formazione.
ClickUp ha rivoluzionato il modo di organizzare i progetti e mantenere il mio team allineato. Adoro la sua personalizzazione: che io abbia bisogno di una lavagna Kanban, di un diagramma di Gantt o semplicemente di un elenco di attività, c'è tutto. La possibilità di creare documenti, monitorare gli obiettivi e persino chattare all'interno della piattaforma ci evita di dover passare da uno strumento all'altro. Detto questo, all'inizio la flessibilità può essere un po' opprimente. Il nostro team ha impiegato un po' di tempo per capire la configurazione migliore e l'inserimento di nuovi membri richiede un po' di formazione.
📚 Per saperne di più: Asana vs. Monday, quale software di project management è migliore
2. Asana (ideale per il monitoraggio strutturato dei progetti e i flussi di lavoro dei team interfunzionali)
Asana è un software di gestione delle attività che riunisce tutti i tuoi elenchi da fare in un unico posto. Con la connessione tra il tuo lavoro e le cose da fare, ti aiuta a stabilire le priorità in modo efficace.
A differenza dei post-it sparsi ovunque, Asana ti consente di visualizzare una visione unificata di tutto ciò che hai da fare in più progetti e team.
La vista MyTasks riunisce tutte le attività assegnate in un elenco gestibile. Gestisce anche le relazioni tra le attività. Quando un risultato influisce su più progetti, è possibile assegnare un'attività a più progetti invece di creare duplicati.
La funzionalità/funzione Portfolios funge da centro di controllo per i project manager che supervisionano più iniziative. Grazie al dashboard, puoi vedere quali progetti sono in ritardo rispetto alla tabella di marcia e dove il tuo team potrebbe essere sovraccarico di lavoro prima che i problemi sfuggano al controllo.
Asana AI integra funzionalità intelligenti direttamente nel tuo flusso di lavoro. L'intelligenza artificiale fornisce informazioni dettagliate sui piani di progetto, può rispondere a domande sui passaggi successivi e generare riepiloghi degli ultimi progressi. AI Studio ti consente di creare flussi di lavoro AI senza codice per automatizzare le attività ripetitive senza dipendenza dai team tecnici.
Funzionalità/funzione chiave di Asana
- Utilizza l'IA per redigere piani di progetto e generare riepiloghi/riassunti di attività, progetti o portfolio, in modo da rimanere aggiornato senza dover leggere ogni singolo dettaglio.
- Implementa IA Teammates che monitorano i dati di progetto, identificano rischi o colli di bottiglia e suggeriscono azioni da intraprendere.
- Piano la capacità e bilancia il carico di lavoro utilizzando la gestione delle risorse per vedere chi è sovraccarico e spostare le priorità prima che si verifichino colli di bottiglia.
- Collega le attività quotidiane agli obiettivi aziendali utilizzando le funzionalità Obiettivi e Reportistica, in modo da gestire le priorità tenendo conto dell'impatto.
- Crea regole, moduli e automazioni per spostare il lavoro da una fase all'altra senza intervento manuale, riducendo gli attriti tra i progetti.
Vantaggi di Asana
- Flessibile per progetti complessi con più utenti e pianificazione delle risorse
- Ampia automazione, modelli e integrazioni per ridurre il lavoro manuale
Contro di Asana
- A meno che ogni aggiornamento non sia tag per ogni persona, i membri del team non lo vedono, il che vanifica lo scopo della visibilità condivisa del progetto nel software di project management.
- Asana consente le dipendenze, ma non offre la riprogrammazione automatica, quindi in questo caso dovrai cercare altre alternative ad Asana.
Prezzi di Asana
- Free
- Starter: 13,49 $ al mese per utente
- Avanzato: 30,49 $ al mese per utente
- Azienda: Prezzi personalizzati
- Enterprise+: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Asana
- G2: 4,4/5 (oltre 12.300 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 13.500 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
Asana collega progetti, dipendenze e carichi di lavoro per una facile visibilità e rapidi adeguamenti. Le viste a più livelli supportano il monitoraggio delle attività su diverse scale, anche quando le priorità cambiano. Le automazioni e gli aggiornamenti in tempo reale garantiscono una collaborazione interfunzionale senza perdere di vista gli obiettivi.
Cosa dicono gli utenti reali di Asana?
Da una recensione su G2:
Il layout di Asana è molto coinvolgente e interattivo, con molte funzionalità/funzione come automazioni, campi che si popolano direttamente nel tuo progetto dai moduli di richiesta creati e un'incredibile quantità di capacità di reportistica a più livelli di un flusso di lavoro. Si integra anche con una MOLTITUDINE di piattaforme esterne che le aziende utilizzano regolarmente, consentendo a tutto di confluire in un unico posto per i tuoi vari team e client.
Il layout di Asana è molto coinvolgente e interattivo, con molte funzionalità/funzione come automazioni, campi che si popolano direttamente nel tuo progetto dai moduli di richiesta creati e un'incredibile quantità di reportistica a più livelli di un flusso di lavoro. Si integra anche con una MOLTITUDINE di piattaforme esterne che le aziende utilizzano regolarmente, consentendo a tutto di confluire in un unico posto per i tuoi vari team e client.
🧠 Curiosità: la psicologa Bluma Zeigarnik ha scoperto che le persone tendono a ricordare meglio le attività incompiute o interrotte rispetto a quelle completate. Questo fenomeno, noto come effetto Zeigarnik, suggerisce che le attività incompleti creano una tensione cognitiva che li mantiene in primo piano nella mente, migliorando la ritenzione della memoria.
3. Trello (ideale per la gestione visiva delle attività tramite bacheche)
Pianificare e programmare un singolo progetto è semplice dal punto di vista della capacità. Ma quando diversi progetti vengono eseguiti contemporaneamente con una visualizzazione frammentata, le attività si accumuleranno rapidamente. Prima che te ne renda conto, avrai tre attività da svolgere contemporaneamente.
Lo strumento di project management e collaborazione visiva Trello ti aiuta a gestire in modo proattivo tutte queste priorità e la tua capacità.
Per capire quanto il tuo team sta affrontando in un dato momento, Trello offre diverse modalità di visualizzare.
La vista Calendario mostra il lavoro imminente in modo da non sovraccaricare giorni o settimane specifici. Il dashboard evidenzia le metriche relative al carico di lavoro, come le date di scadenza e le schede assegnate, per evitare colli di bottiglia.
La tabella riunisce tutte le attività da tutte le bacheche in un unico elenco ordinabile. E la Sequenza mappa le attività in stile Gantt.
Puoi aggiungere risorse pertinenti, come allegati e conversazioni, alle schede. Centralizza commenti, aggiornamenti di stato e conversazioni relative al progetto sulle schede.
Crea liste di controllo avanzate per registrare i dettagli delle attività di progetto. Utilizza i dashboard per il monitoraggio mensile di qualsiasi serie di attività sulle tue bacheche Trello, come attività o progetti scaduti.
Trello Inbox AI analizza i messaggi Slack e Teams salvati nella casella di posta in arrivo di Trello per estrarre date di scadenza, priorità e azioni da intraprendere.
Funzionalità/funzioni principali di Trello
- Imposta regole per spostare automaticamente le schede, assegnare membri del team o creare liste di controllo in base a trigger specifici con Butler, lo strumento di automazione di Trello.
- Ampliate le funzionalità della vostra area di lavoro grazie alla connessione con il vostro stack tecnologico esistente con i Power-Up.
- Con Trello finestra In arrivo, puoi acquisire le cose da fare da appunti di riunioni, messaggi, email e note vocali.
- Trascina e rilascia le attività dalla tua finestra In arrivo o dalle bacheche di Trello direttamente nel tuo Planner.
- I modelli predefiniti di project management ti consentono di acquisire tutti i dettagli relativi a più progetti in modo strutturato.
Vantaggi di Trello
- Interfaccia intuitiva che offre supporto sia all'accesso da dispositivi mobili che da desktop per il lavoro in movimento.
- Si integra con oltre 200 strumenti tramite Power-Up.
Contro di Trello
- La reportistica avanzata e il monitoraggio incrociato dei progetti richiedono Power-Up a pagamento.
- I progetti più grandi o complessi spesso richiedono più bacheche per rimanere organizzati.
Prezzi di Trello
- Free
- Standard: 6 $ al mese per utente
- Premium: 12,50 $ al mese per utente
- Azienda: 17,50 $/mese (fatturato annualmente)
Valutazioni e recensioni di Trello
- G2: 4,5/5 (oltre 13.700 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 23.600 recensioni)
Perché è ottimo per gestire più priorità
Trello evidenzia la priorità dei progetti attraverso segnali visivi, aiutando a cambiare rapidamente le bacheche. L'automazione e le integrazioni semplificano lo spostamento delle attività man mano che i piani evolvono. È particolarmente efficace per gli ambienti dinamici.
Cosa dicono gli utenti reali di Trello?
Ecco cosa ha detto un utente di Capterra:
Utilizzo Trello da oltre un decennio. La versione gratuita ha subito diverse iterazioni, ma continua a rappresentare un ottimo valore, soprattutto in una configurazione di agenzia/consulenza in cui il prezzo per postazione per un uso occasionale da parte dei client è proibitivo. Trovo che i miei client apprezzino la facilità d'uso rispetto alle alternative.
Utilizzo Trello da oltre un decennio. La versione gratuita ha subito diverse iterazioni, ma continua a rappresentare un ottimo valore, soprattutto in una configurazione di agenzia/consulenza in cui il prezzo per postazione per un uso occasionale da parte dei client è proibitivo. Trovo che i miei client apprezzino la facilità d'uso rispetto alle alternative.
📮 ClickUp Insight: Solo il 7% dei professionisti afferma di affidarsi all'intelligenza artificiale principalmente per la gestione e l'organizzazione delle attività. Uno dei motivi potrebbe essere che la maggior parte degli strumenti copre solo aree limitate come calendari, elenchi da fare o email.
Con ClickUp, l'IA va oltre. Connette la tua email, le comunicazioni, il calendario, le attività e i documenti in un unico posto. Puoi persino chiedere: "Quali sono le mie priorità oggi?" e ClickUp Brain analizzerà il tuo spazio di lavoro per fornirti un elenco chiaro e basato sull'urgenza. In questo modo, ClickUp riunisce la potenza di cinque o più app in un'unica super app semplice.
📚 Per saperne di più: Trello Vs. ClickUp: quale strumento di project management è il migliore
Altre menzioni degne di nota
Ecco alcuni altri strumenti di project management che prevengono i conflitti di priorità:
- Monday. com: consente di assegnare priorità, visualizzare i carichi di lavoro e automatizzare i follow-up su più progetti. Le visualizzazioni Sequenza, Calendario e Carico di lavoro evidenziano tempestivamente eventuali problemi di capacità, consentendo di riequilibrare i carichi di lavoro.
- Notion: combina attività, documenti, appunti di riunioni e database in un unico posto, così nulla va perso in strumenti sparsi. I database collegati consentono di vedere come le attività dei vari progetti sono correlate, rendendo più facile individuare i cambiamenti nelle priorità e aggiornarle in un unico posto.
- Jira: per i team di prodotto e di ingegneria, Jira utilizza sprint, backlog e monitoraggio delle dipendenze per classificare le priorità. Le roadmap mostrano come i cambiamenti in un progetto influenzano gli altri, prevenendo i colli di bottiglia nella gestione di iniziative parallele.
- Smartsheet: uno strumento di gestione dei progetti in stile foglio di calcolo con viste Gantt, Griglia e Scheda. Il monitoraggio del percorso critico e la gestione delle dipendenze facilitano la ridefinizione delle priorità e la riprogrammazione. Utile quando più sequenze si muovono simultaneamente.
- Wrike: i dashboard in tempo reale e l'automazione basata sullo stato rendono immediatamente visibile la visibilità dei cambiamenti di priorità. I grafici del carico di lavoro evidenziano i colleghi sovraccarichi, mentre i moduli di richiesta indirizzano il lavoro in arrivo senza compromettere le priorità esistenti.
- Airtable: un task manager in stile database che collega progetti correlati tramite record collegati. Visualizzazioni come Galleria, Kanban e Sequenza ti aiutano a visualizzare le priorità e le capacità in evoluzione tra i team.
- Lavoro di squadra: progettato per le agenzie che gestiscono più client contemporaneamente. Il monitoraggio del tempo, i grafici del carico di lavoro e la redditività a livello di progetto aiutano i team a dare priorità alle attività che generano ricavi.
💡 Suggerimento professionale: secondo la regola del " picco-fine ", le persone giudicano le esperienze in gran parte in base a come si sono sentite nel momento di picco e alla fine, non alla durata totale. Nella gestione delle attività, completare le priorità chiave in anticipo o concludere la giornata con piccole vittorie può aumentare la motivazione.
Come gestire efficacemente più priorità (suggerimenti + best practice)
Gli strumenti possono aiutarti solo fino a un certo punto. Quando hai difficoltà a organizzare e gestire il lavoro su più progetti, queste strategie ti aiuteranno a mantenere tutto sotto monitoraggio:
Salva i tuoi flussi di lavoro e trasformali in modelli
Immagina questo: hai appena terminato la campagna di marketing per l'ultimo trimestre dell'anno e ti stai preparando per il prossimo anno. Non ricordi come hai impostato il dashboard di reportistica.
Inoltre, stai gestendo più progetti. Non sei sicuro di quali siano i componenti iniziali, quindi come puoi replicare la campagna senza tralasciare attività e dettagli cruciali?
✅ Soluzione: crea modelli per i flussi di lavoro importanti. In questo modo, quando avvii un nuovo progetto, ti basterà inserire i dati. Aumenta la velocità e l'efficienza.
💡 Suggerimento professionale: utilizza il modello di reportistica sullo stato di più progetti di ClickUp per mantenere tutti i tuoi progetti accessibili e organizzati.
Visualizza una visione d'insieme di tutti i dettagli necessari, tra cui la fase del progetto, lo stato di avanzamento, i costi, la qualità e le tempistiche. Grazie a tag, sottoattività, etichette di priorità e più assegnatari, riceverai una notifica ogni volta che ci saranno ritardi o ostacoli.
2. Dai priorità al lavoro senza compromessi
Quando si gestiscono più priorità, tutto sembra urgente.
Passi da un'attività all'altra, rispondi ai messaggi e partecipi alle riunioni. Alla fine della giornata, il tuo lavoro con priorità effettiva non è avanzato.
✅ Soluzione: Applica il metodo Ivy Lee.
Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivi le sei attività più importanti per il giorno successivo, assegnando loro un ordine di priorità. Concentrati sul completare ogni attività uno alla volta, passando all'attività successiva solo dopo aver terminato quella precedente.
⚒️ Suggerimento rapido: alla fine della giornata, quando il tuo cervello è esausto, lascia che ClickUp Brain ti semplifichi la vita. Usalo per:
- Pronuncia la tua lista di priorità invece di digitarla. La funzione Talk to Text di Brain MAX cattura la tua voce e trasforma i tuoi pensieri in attività.
- ClickUp Brain effettua ricerche tra attività, chat, documenti, allegati e persino all'interno dei PDF e ti fornisce la risposta con la sua funzione Enterprise Search. Non perderai tempo a setacciare i dati del progetto e otterrai immediatamente ciò di cui hai bisogno.
- IA Notetaker si collega automaticamente alle chiamate, trascrive, estrae gli elementi da intraprendere, li assegna alla persona giusta e li collega al progetto.
- Elimina la proliferazione dell'IA con un'unica app per tutto il tuo lavoro. Brain crea la connessione tra priorità tra attività, documenti, messaggi, fogli di calcolo, appunti di riunione e persino app di terze parti, in modo che il lavoro più importante rimanga impossibile da ignorare.
⚡ Archivio modelli: modelli gratis per il monitoraggio di più progetti per gestire i tuoi progetti con la massima precisione
3. Definisci obiettivi, piani e aspettative all'inizio
Senza un processo standard di pianificazione dei progetti o una metodologia chiara di project management, ogni nuovo progetto viene gestito in modo diverso.
Il risultato? I risultati finali diventano incoerenti, i project management reinventano la ruota e i team operano partendo da presupposti diversi. Nessuno ha una visualizzazione unificata delle priorità, della titolarità o delle sequenze.
✅ Soluzione: fai un piano del processo e delle responsabilità prima ancora dell'inizio del progetto.
A livello di progetto, definisci obiettivi, attività cardine, dipendenze e passaggi di feedback/approvazione. A livello di programma, stabilisci obiettivi a livello di team e mostra come questi si connettono agli obiettivi aziendali.
Quando le aspettative sono definite in anticipo, la collaborazione del team diventa più facile e l'esecuzione ripetibile, soprattutto quando il software di gestione delle attività offre supporto a modelli e avvii di progetto.
⚒️ Suggerimento rapido: una volta definiti gli obiettivi, le attività cardine, i risultati attesi e la titolarità nel documento del progetto, aggiungi le schede AI alla tua dashboard ClickUp per mantenere la visibilità e aggiornare automaticamente tali aspettative.
Utilizza le schede IA per:
- Mostra l'obiettivo e lo stato del progetto in tempo reale
- Inserisci una scheda di sintesi esecutiva AI nella dashboard del tuo progetto per ottenere una panoramica di alto livello su stato, costi, Sequenza e rischi.
- Utilizza una StandUp Card con l'IA nella Home in modo che ogni titolare possa vedere esattamente di cosa è responsabile oggi.
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4. Bilancia i carichi di lavoro esaminando il lavoro nei vari progetti
Quando poni in piano ogni progetto in un luogo diverso, non hai modo di vedere tutto il lavoro da fare della persona nei diversi progetti.
Ti affidi alla persona per farti sapere se il carico di lavoro è troppo leggero o troppo pesante. Lo scopri solo quando le scadenze non vengono rispettate o quando finalmente te lo dicono. Questo vanifica l'intero scopo di un'allocazione efficiente delle risorse.
✅ Soluzione: Il primo passaggio per risolvere questo problema è gestire tutti i tuoi progetti in un unico posto (suggerimento: strumento di project management). Quindi, ti consigliamo di visualizzare tutte le attività di ciascun progetto e a chi sono assegnate.
Sulla base di ciò, puoi rimuovere o delegare attività per mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e prevenire il burnout. Ricorda però che non tutti gli strumenti di gestione dei progetti includono strumenti di gestione delle risorse o un filtro per visualizzare la vista Carico di lavoro. Quindi scegli con attenzione.
💡 Suggerimento professionale: la vista Carico di lavoro di ClickUp ti consente di visualizzare la capacità disponibile di ciascuna persona in base alle durate stimato, ai punti storia o ai campi di lavoro richiesto personalizzati. La capacità di ciascuna persona è visualizzata in rosso, verde o giallo, indicando il carico di lavoro a colpo d'occhio.
👀 Lo sapevi? Il termine " multitasking " è improprio. Il cervello umano non è in grado di svolgere due o più attività contemporaneamente. La ricerca indica che quando cerchiamo di gestire più attività contemporaneamente, il nostro cervello si impegna in un "passaggio da un'attività all'altra". L'aumento della richiesta sui sistemi neurocognitivi che forniscono il supporto al controllo e all'attenzione prolungata porta a prestazioni più lente e a un maggior numero di errori rispetto alla concentrazione su una singola attività.
Assegna le priorità in modo efficace con il software di project management ClickUp
Dì addio al caos causato dalla competizione tra più priorità implementando queste strategie semplici ma efficaci.
Se abbinati a uno strumento di project management come ClickUp, ti consentiranno di monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, mantenere l'organizzazione e raggiungere ogni volta gli obiettivi di rendimento previsti.
Per eccellere nella definizione delle priorità delle attività, registrati gratis su ClickUp.