Nos recherches montrent que si 40 % des employés consacrent moins d'une heure par semaine à des tâches invisibles au travail, 15 % en perdent plus de cinq heures chaque semaine. Cela représente environ 2,5 jours de travail complets par mois.
Ce temps est consacré à rechercher la clarté, à donner un sens aux transferts de responsabilités défaillants, à traduire les décisions et à faire avancer le travail lorsque la propriété reste floue. Tout cela détourne l'attention de la réalisation des objectifs. À mesure que les équipes s'agrandissent et que le travail devient interfonctionnel, cette couche cachée se développe discrètement et de manière prévisible.
La gestion de l'exécution des tâches comble cette lacune en fournissant une structure pour la progression des tâches une fois les plans approuvés. Elle offre aux équipes un moyen commun de décomposer le travail, d'attribuer la propriété, de suivre les progrès et de s'adapter lorsque les conditions changent.
Ce guide explique comment mettre en œuvre la gestion de l'exécution du travail avec ClickUp, le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, afin de soutenir vos efforts. 🤩
Qu'est-ce que la gestion du travail d'exécution ?
La gestion de l'exécution du travail consiste à coordonner la manière dont le travail est effectué une fois les plans approuvés. Elle guide les équipes dans la manière dont elles divisent le travail en tâches, attribuent les responsabilités, séquencent les dépendances, suivent les progrès et résolvent les obstacles pendant la livraison.
Elle offre aux équipes un modèle opérationnel partagé pour gérer le travail au quotidien, en particulier lorsque la livraison implique plusieurs rôles, outils de collaboration et équipes.
🧠 Anecdote : la mise en place de la chaîne de montage mobile par Ford Motor Company en 1913 a accéléré la fabrication des voitures et réduit le temps nécessaire à la construction d'une voiture de plus de 12 heures à 1 heure et 33 minutes. Ce bond en avant considérable a prouvé que le travail est divisé en petites tâches répétitives + une planification rigoureuse = des gains considérables.
Gestion de l'exécution du travail vs gestion de projet
La gestion de projet se concentre sur l'organisation des projets. La gestion de l'exécution du travail se concentre sur l'exécution du travail lui-même. La différence apparaît une fois que la livraison commence. 🗃️
| Domaine de comparaison | Gestion du travail d'exécution | Gestion de projet |
| Responsabilité principale | Assurez la continuité du travail actif entre les équipes. | Définissez et organisez vos projets |
| Principale unité cible | Tâches, dépendances, transferts, capacité | Projets, phases, échéanciers |
| Aperçu de la progression | État actuel de l'exécution et obstacles | Jalons prévus et statut d'avancement |
| Modèle de propriété | Propriété continue liée aux résultats | Propriété basée sur les rôles et liée aux projets |
| Réaction au changement | Rééquilibre le travail à mesure que les conditions changent | Gère le changement par rapport au périmètre convenu |
| Rythme opérationnel | Rythme d'exécution quotidien et continu | Cycles périodiques de planification et de suivi du statut |
🔍 Le saviez-vous ? En 1958, la marine américaine a créé la méthode PERT pour coordonner des milliers de tâches et de sous-traitants. Cela lui a permis de livrer un système d'armement avant la date prévue, ce qui était auparavant considéré comme impossible.
Composantes essentielles de la gestion du travail d'exécution
La gestion de l'exécution du travail se décompose en un ensemble de mécanismes qui régissent la manière dont le travail évolue :
- Définition et attribution des tâches : spécification du travail et répartition des responsabilités
- Allocation des ressources : distribution du personnel, du budget, des outils et des matériaux
- Planification et hiérarchisation : établir des échéanciers et déterminer la priorité des tâches.
- Suivi des progrès : évaluation de l'état d'avancement et des indicateurs de performance
- Communication et coordination : gestion du flux d'informations et synchronisation des équipes
- Contrôle qualité : vérification de la conformité du travail aux normes spécifiées
- Gestion des problèmes et des risques : identification des obstacles et mise en œuvre de mesures correctives.
- Documentation et rapports : enregistrement des décisions et fourniture de mises à jour sur le statut d'avancement
- Mesure des performances : évaluation de l'efficacité et des résultats par rapport aux objectifs
- Amélioration continue : Analyse des modèles et affinement des processus
📖 À lire également : Modèles de productivité gratuits dans Excel et ClickUp
Pourquoi la gestion de l'exécution du travail est-elle importante pour les équipes modernes ?
Voici ce qu'une gestion efficace du travail apporte à votre équipe et pourquoi elle est devenue indispensable pour les équipes hautement performantes:
- Élimine toute confusion concernant les priorités, les responsabilités et les délais.
- Réduit le gaspillage de temps et de ressources lié aux malentendus et à la duplication du travail.
- Offre une visibilité claire sur la progression, les goulots d'étranglement et les risques potentiels.
- Améliore la gestion des ressources et de la charge de travail en répartissant équitablement les tâches entre les membres de l'équipe.
- Permet une prise de décision plus rapide et fondée sur les données grâce à des informations en temps réel sur le statut.
- Renforce la collaboration et la coordination entre les services et les emplacements.
- Permet aux équipes de rester alignées et d'avancer dans la même direction malgré des demandes concurrentes.
- Garantit une exécution cohérente des projets, en phase avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
- Obtenez des résultats prévisibles et de haute qualité, même lorsque les équipes s'agrandissent et que la complexité augmente.
- Maintient le moral de l'équipe en prévenant l'épuisement professionnel et en créant des modèles de travail durables.
📮 ClickUp Insight : 29 % des managers affirment que les goulots d'étranglement sont détectés trop tard, mais seuls 12 % utilisent des rapports de statut automatisés pour les éviter.
Ce retard a un coût. Lorsqu'une tâche est signalée, elle bloque souvent déjà la progression en aval. La vérité ? Les goulots d'étranglement ne commencent pas par être importants, ils sont d'abord invisibles.
ClickUp Brain peut vous aider à suivre de manière proactive les dépendances, à surveiller les mises à jour et à signaler les risques en temps réel. Utilisez-le pour générer des rapports d'état instantanés et des alertes intelligentes lorsque les tâches sont au ralenti, que les délais changent ou que la charge de travail augmente.
💫 Résultats concrets : Finastra a constaté une augmentation de 30 % de la collaboration et une croissance de 40 % de l'efficacité GTM grâce à l'environnement de travail unifié de ClickUp.
6 piliers clés d'une gestion efficace de l'exécution du travail
Une gestion efficace de l'exécution du travail repose sur des piliers interconnectés qui transforment la manière dont les équipes planifient, exécutent et adaptent leurs opérations. Voici un bref aperçu des six piliers clés. 📁
Visibilité unifiée sur tous les flux de travail
La plupart des organisations fonctionnent à l'aveuglette. L'ingénierie suit le travail dans un système, le marketing en utilise un autre et les finances tiennent des feuilles de calcul séparées. Un vice-président demande une mise à jour du portfolio et trois personnes passent deux jours à compiler des informations qui sont déjà obsolètes. C'est ce qu'on appelle la prolifération du travail.
Une gestion rigoureuse de l'exécution permet de regrouper tout le travail en un seul endroit où tout le monde peut le voir. Cela signifie :
- Tableaux de bord en temps réel indiquant les projets qui avancent comme prévu, ceux qui sont bloqués et ceux qui ont besoin d'aide.
- Cartes de dépendance qui révèlent comment le retard d'une équipe se répercutera sur cinq autres initiatives.
- Vues des ressources qui indiquent quand une personne est affectée à quatre projets lancés la même semaine.
- Des outils de suivi budgétaire qui alertent les responsables avant que les dépassements budgétaires ne se produisent, et non trois mois après.
Lorsqu'une nouvelle demande arrive, les équipes peuvent immédiatement voir ce qui sera mis de côté pour faire de la place.
💡 Conseil de pro : Optez par défaut pour des décisions réversibles. La plupart des choix ne sont pas irréversibles. Cessez de vous tourmenter pour des choses que vous pouvez défaire. Agissez rapidement pour les décisions réversibles, ne prenez votre temps que pour les décisions irréversibles (recrutement, architecture, marque).
Alignement stratégique et hiérarchisation des priorités
Chaque organisation a plus d'idées que de capacités. La question est de savoir qui décide de ce qui sera réalisé et comment ces décisions sont prises.
Sans hiérarchisation claire des priorités, les équipes se rabattent par défaut sur ceux qui crient le plus fort ou envoient les e-mails les plus insistants. Les tâches à forte valeur ajoutée sont retardées parce que quelqu'un a convaincu l'équipe qu'une fonctionnalité mineure devait être livrée immédiatement. Les projets s'étirent sur des mois parce que personne n'a le pouvoir de les annuler.
Une hiérarchisation efficace des priorités permet de gagner du temps :
- Cadres de notation qui évaluent chaque initiative en fonction de son impact sur les revenus, de sa valeur stratégique et de son coût de mise en œuvre.
- Publiez des feuilles de route qui indiquent les prochaines étapes, les étapes ultérieures et ce qui ne se produira pas.
- Révisions par les parties prenantes au cours desquelles les responsables discutent des compromis avant que les équipes ne commencent à élaborer leurs plans.
- Permission de dire non, étayée par des données réelles et non par des considérations politiques.
Les équipes qui maîtrisent cette approche consacrent moins de temps au travail sans importance. Elles accomplissent moins de choses, mais celles-ci font progresser l'entreprise.
Apprenez à mettre votre travail en pilote automatique dans votre application de gestion de projet:
Allocation des ressources et planification des capacités
Les équipes qui ne planifient pas leurs capacités s'engagent systématiquement au-delà de leurs capacités. Elles acceptent tous les projets qui leur sont confiés, puis se démènent lorsque les délais se chevauchent. L'épuisement professionnel devient la norme et la qualité en pâtit, car les employés se précipitent pour rattraper leur retard.
Une gestion rigoureuse de l'exécution considère la capacité comme une ressource limitée qui doit être gérée activement. Cela implique la mise en œuvre de pratiques qui empêchent la surallocation avant qu'elle ne se produise :
- Des matrices de compétences qui identifient qui peut faire quoi, évitant ainsi les goulots d'étranglement lorsque trois projets ont besoin du même ingénieur senior.
- Prévision des capacités tenant compte des jours fériés, des congés planifiés et du fait que les employés ne travaillent pas à 100 % de leur capacité.
- Limites du travail en cours qui obligent les équipes à terminer ce qu'elles ont commencé avant de prendre de nouveaux engagements.
- Équilibrage des ressources entre les trimestres, afin que le quatrième trimestre ne devienne pas une marche funèbre parce que tout le monde a concentré ses efforts sur les gains faciles au premier trimestre.
Les organisations qui maîtrisent ce pilier peuvent signaler rapidement les contraintes de capacité, négocier des échéanciers réalistes et maintenir des charges de travail durables. Les équipes sont plus productives car elles s'engagent à en faire moins.
Découvrez ici les meilleures stratégies de planification des capacités :
Cartographie des dépendances et gestion des risques
Les dépendances compromettent les échéanciers : le marketing attend le produit, le produit attend le service juridique, et le service juridique attend que quelqu'un lui envoie le contrat. Trois semaines s'écoulent, et personne n'a avancé.
Les organisations qui mappent rapidement les dépendances peuvent les contourner. Cela nécessite :
- Processus d'admission qui font ressortir les besoins inter-équipes pendant la planification, et non au milieu de l'exécution.
- Suivi du chemin critique qui met en évidence les retards susceptibles d'avoir des répercussions sur l'ensemble du projet.
- Protocoles d'escalade pour le travail bloqué, afin que les équipes n'aient pas à attendre plusieurs jours pour obtenir une approbation qui ne prend que cinq minutes.
- Plans d'urgence pour les dépendances à haut risque, en particulier les fournisseurs externes.
Lorsque les équipes savent à l'avance ce dont elles ont besoin de la part des autres, elles peuvent organiser leur travail de manière intelligente.
🧠 Anecdote : Le ministère américain de la Défense et la NASA ont officialisé la structure de répartition du travail en 1962, de sorte que chaque programme de grande envergure devait être décomposé en éléments axés sur les produits avant son exécution. Cette norme est ensuite devenue obligatoire [MIL-STD-881] et continue aujourd'hui encore de déterminer la forme que prennent les travaux de grande envergure.
Flux de travail et gouvernance standardisés
Toute équipe qui manque de normes perd du temps à réinventer la roue. Les nouveaux projets partent de zéro. Les gens débattent chaque fois des mêmes questions : Qui approuve cela ? De quelles informations avons-nous besoin ? Quand cela sera-t-il mis en œuvre ?
La standardisation élimine les réflexions répétitives :
- Modèles de gestion de projet qui permettent de définir les exigences, les indicateurs de réussite et les dépendances avant le début des travaux.
- Seuils d'approbation qui acheminent automatiquement les petites demandes et signalent les demandes importantes pour examen par la direction.
- Des étapes clés qui empêchent les projets d'avancer tant que des questions cruciales n'ont pas trouvé de réponse.
- Checklists pour les tâches courantes telles que les lancements de produits ou les migrations de systèmes
Ces garde-fous accélèrent l'exécution. Les équipes passent moins de temps à comprendre les processus et plus de temps à livrer. Les nouvelles recrues s'intègrent plus rapidement, car le chemin à suivre est clair.
⚡️ Archive des modèles : Faites avancer chaque projet en toute confiance grâce au modèle de plan d'exécution de projet ClickUp. Il définit les objectifs, les échéanciers, les rôles, les risques et la progression, afin que chacun sache ce qu'il doit faire et quand.
Le modèle vous aide également à traduire les plans de haut niveau en tâches structurées, en propriétaires, en jalons et en points de contrôle de livraison.
Boucles de rétroaction et itérations continues
La plupart des organisations planifient en janvier et ne reviennent pas sur leurs décisions avant décembre. Elles traitent le plan annuel comme une bible, même lorsque les conditions du marché changent ou que les premiers résultats montrent que la stratégie ne fonctionne pas.
Les équipes qui intègrent des boucles de rétroaction s'adaptent plus rapidement :
- Examens hebdomadaires du portefeuille au cours desquels les responsables évaluent la progression et réaffectent les ressources à ce qui fonctionne.
- Rétrospectives après chaque sprint ou jalon afin d'identifier les goulots d'étranglement et de tester immédiatement les solutions.
- Tableaux de bord métriques qui suivent les indicateurs avancés tels que la durée du cycle.
- Débriefings post-projet qui documentent les enseignements tirés alors que l'expérience est encore fraîche, afin de constituer une mémoire institutionnelle.
Les organisations s'améliorent lorsqu'elles tirent les leçons de leur expérience. Elles affinent leurs estimations, rationalisent leurs processus et cessent de répéter les mêmes erreurs. L'exécution s'améliore à chaque trimestre, car les équipes appliquent les enseignements tirés du trimestre précédent.
🚀 Avantage ClickUp : Intégrez la collecte et l'analyse des commentaires dans votre flux de travail grâce à ClickUp Agents.
Les agents agissent comme des coéquipiers intelligents pour que votre environnement de travail reste réactif et adaptatif. Ils surveillent les déclencheurs, les conditions et les données de l'environnement de travail, afin que les actions se déroulent automatiquement lorsque des évènements spécifiques se produisent.
Par exemple, vous pouvez créer un agent de collecte de commentaires pour recueillir automatiquement les commentaires de l'équipe à la fin de chaque sprint ou jalon, trier les réponses par thème et résumer les principaux obstacles et succès.
À la fin du sprint, l'agent remplit un rapport hebdomadaire dans Docs et alerte le chef d'équipe en lui fournissant un aperçu des tendances, telles que les retards dus à des exigences peu claires ou à des goulots d'étranglement en termes de capacité. Ce cycle continu permet de mettre en pratique les leçons apprises plus rapidement qu'en attendant les bilans de fin de trimestre.
Apprenez à créer votre propre agent IA:
Comment mettre en place un système de gestion de l'exécution du travail [étape par étape]
Les logiciels convergent. Les équipes ne peuvent plus se permettre d'utiliser des outils dispersés qui ralentissent l'exécution.
Le logiciel de gestion de projet ClickUp rassemble le travail, le contexte et les informations afin que la progression ne soit pas ralentie par les systèmes. Les étapes ci-dessous montrent comment mettre en place un système de gestion de l'exécution du travail qui fonctionne selon ce même principe. 👇
Étape n° 1 : décomposez les projets en tâches granulaires et assignables
Commencez par diviser vos projets en tâches individuelles qu'une seule personne peut prendre en charge et achever. L'objectif est d'atteindre un niveau de précision tel que toute personne puisse examiner une tâche et savoir exactement ce qu'elle doit accomplir.
Au lieu de créer une tâche intitulée « Lancer la campagne par e-mail », divisez-la en plusieurs parties distinctes :
- Rédigez des e-mails destinés à trois segments d'audience différents.
- Concevez des modèles d'e-mails conformes aux directives de la marque.
- Configurez un test A/B dans la plateforme de e-mail.
- Configurez les règles de ciblage d'audience.
- Planifiez les heures d'envoi pour chaque fuseau horaire.
Le niveau de granularité approprié dépend de votre équipe et de la complexité du projet. Un bon test : si vous ne pouvez pas identifier immédiatement qui doit effectuer cette tâche et combien de temps elle devrait prendre environ, vous devez la décomposer davantage.
Comment ClickUp peut vous aider
ClickUp Tasks fournit le cadre nécessaire pour saisir tous ces détails de manière structurée. Chaque tâche peut contenir :
- Descriptions et pièces jointes
- Documents et commentaires liés
- Champs personnalisés ClickUp pour les informations spécifiques au projet
- Sous-tâches pour une ventilation supplémentaire
- Propriétaires désignés, dates d'échéance et niveaux de priorité
Ce qui rend cette approche particulièrement utile, c'est la façon dont différentes personnes peuvent afficher le même travail en fonction de leur propre façon de penser grâce à ClickUp Views.
Votre chef de projet appréciera peut-être la vue Tableau dans ClickUp pour voir comment le travail progresse à travers les différentes étapes. D'autre part, votre chef de service préférera peut-être la vue Diagramme de Gantt dans ClickUp pour montrer comment les projets se chevauchent dans le temps.
Par exemple, une équipe de développement logiciel qui crée une nouvelle fonctionnalité peut créer des tâches telles que « Concevoir le schéma de base de données pour le tableau des préférences de l’utilisateur », « Implémenter les points de terminaison API pour les mises à jour des préférences » et « Créer des composants React pour la page des paramètres ».
Chaque ingénieur sait exactement ce qu'il construit.
💡 Conseil de pro : effectuez des vérifications préalables 48 heures avant le lancement. Réunissez dans une même pièce les personnes qui seront chargées de l'exécution. Passez en revue chaque étape comme le ferait un pilote avec sa checklist. Qui met à jour la liste des clients ? Que se passe-t-il si l'API est lente ? Mettez en évidence les lacunes tant que vous pouvez encore les corriger.
Étape n° 2 : mappez vos flux de travail avec des points de transfert explicites
Documentez chaque étape de votre travail, du lancement à l'achèvement. La plupart des problèmes d'exécution surviennent lors des transferts, lorsque le travail passe d'une personne ou d'une étape à une autre.
Un contenu peut passer de la rédaction à la modification en cours, puis à la conception, à la validation et enfin à la publication. Une demande de fonctionnalité peut passer par le triage, la spécification, la conception, le développement, l'assurance qualité et le déploiement. Quelles que soient vos étapes, rendez-les explicites et visibles.
Pour chaque étape, définissez les conditions qui doivent être remplies avant que le travail puisse avancer :
- La conception a-t-elle été examinée par les parties prenantes ?
- Les développeurs ont-ils accès à toutes les ressources nécessaires ?
- Les cas limites sont-ils documentés ?
- Qui examine spécifiquement ce travail ?
Ces étapes permettent de maintenir une qualité constante et de réduire les allers-retours. Identifiez également les responsables à chaque étape. Une responsabilité partagée signifie souvent une absence de responsabilité. Lorsqu'une tâche est « en cours de révision », nommez le réviseur. Lorsqu'une approbation est nécessaire, précisez qui a le pouvoir de l'accorder.
Comment ClickUp peut vous aider
Transformez ces cartes de flux de travail en chemins d'exécution fonctionnels grâce aux statuts de tâches personnalisés de ClickUp.
Vous créez des statuts qui reflètent les étapes réelles de votre processus. Une équipe marketing peut utiliser les statuts Briefing, Création, Révision interne, Révision client, Révisions et Approuvé. Lorsque quelqu'un met à jour le statut d'une tâche, tout le monde peut voir où elle en est.
Les dépendances dans ClickUp ajoutent un niveau supplémentaire de contrôle du flux de travail. Liez la tâche B à la tâche A, et ClickUp indique que la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas achevée. Cela rend le chemin critique visible :
- Les employés peuvent voir ce qui bloque leur travail.
- Les équipes identifient rapidement les tâches qui constituent des goulots d'étranglement.
- Les responsables peuvent réorganiser ou ajouter des ressources de manière proactive.
Par exemple, supposons qu'une équipe de production de vidéos crée un flux de travail dans lequel :
- La rédaction du script doit être achevée avant de commencer le storyboard.
- Le storyboard doit être terminé avant le début du tournage.
- Le tournage et l'enregistrement audio peuvent se faire en parallèle, mais les deux doivent être achevés avant que la modification en cours ne commence.
L'éditeur voit instantanément quand le tournage est terminé et sait qu'il peut commencer son travail. Le producteur peut examiner la chaîne de dépendance et constater que si l'écriture du scénario prend du retard, tout ce qui suit est reporté.
Étape n° 3 : Obtenir une visibilité en temps réel sur l'avancement de l'exécution
Mettez en place un système permettant à chacun de voir ce qui se passe sans avoir à organiser constamment des réunions de statut ou à subir des interruptions. Les informations doivent être à jour, précises et présentées de manière à pouvoir être rapidement interprétées par les différentes parties prenantes.
Réfléchissez à ce que les différentes personnes doivent savoir :
- Les collaborateurs individuels doivent pouvoir voir leur propre charge de travail et leurs priorités.
- Les chefs d'équipe doivent savoir qui est surchargé et qui dispose de capacités disponibles.
- Les chefs de projet doivent suivre les taux d'achèvement et identifier les risques.
- Les cadres doivent savoir si le suivi des initiatives stratégiques se déroule correctement.
L'erreur que commettent de nombreuses équipes est de créer manuellement des rapports de visibilité. Quelqu'un passe des heures chaque semaine à extraire des données et à créer des feuilles de calcul. Ces informations sont obsolètes dès leur publication et incitent les gens à attendre les mises à jour plutôt que de vérifier eux-mêmes l'avancement des travaux.
Comment ClickUp peut vous aider
Créez des tableaux de bord dans ClickUp qui extraient les données en direct directement de l'endroit où le travail est effectué. Ils agrègent les données en temps réel de vos tâches, projets et environnements de travail pour afficher différentes tranches de vos données d'exécution :
- Cartes de liste de tâches pour surveiller le travail actif dans tous les projets et repérer les obstacles dès qu'ils apparaissent.
- Fiches pour examiner en détail les données d'exécution, telles que la propriété, les dépendances, les dates d'échéance et les champs personnalisés.
- Cartes d'affectation pour comprendre la distribution de la charge de travail et éviter les goulots d'étranglement dans l'exécution.
- Cartes de suivi du temps pour comparer l'effort prévu et l'exécution réelle.
- Cartes de calcul pour regrouper les indicateurs d'exécution tels que le nombre total de tâches achevées, le travail en retard ou l'effort déployé.
- Cartes IA pour obtenir des mises à jour instantanées sur l'exécution et des signaux de risque sans rapports manuels.
La puissance réside dans l'actualité de ces informations. Vous ne consultez pas de rapports basés sur les données extraites vendredi dernier. Vous voyez exactement ce qui est vrai à l'instant présent, ce qui permet une prise de décision beaucoup plus rapide.
Étape n° 4 : automatiser les tâches répétitives
Examinez vos flux de travail et identifiez les schémas dans lesquels les actions routinières suivent des règles prévisibles. Lorsque X se produit, Y doit se produire ensuite. Lorsqu'il reste Z jours avant la date limite, quelqu'un doit recevoir un rappel. Ces schémas prévisibles sont des candidats parfaits pour l'automatisation.
La clé réside dans l'automatisation des actions, et non des décisions. L'automatisation doit prendre en charge les étapes répétitives du processus afin que les humains puissent se concentrer sur le travail qui requiert de la créativité, de la résolution de problèmes ou du jugement.
Ainsi, par exemple, vous n'automatisez pas la décision d'approuver ou non une conception. Vous automatisez la notification à l'approbateur lorsqu'une conception est prête à être examinée.
💡 Conseil de pro : commencez par les processus les plus répétitifs et les plus volumineux. Si votre équipe crée 50 tâches par semaine qui suivent toutes le même flux de travail, l'automatisation de ce flux vous fera gagner un temps considérable. Si un transfert particulier est souvent oublié parce que les gens oublient d'en informer la personne suivante, automatisez cette notification.
Comment ClickUp peut vous aider
Exécutez des actions répétitives en fonction des déclencheurs et des conditions que vous définissez avec ClickUp Automations. L'Automation Builder vous permet de créer des règles telles que « Lorsque le statut d'une tâche passe à Terminé, déplacez-la vers la liste Terminé et informez le chef de projet. » Vous configurez cette règle une seule fois, et elle s'exécute chaque fois que ces conditions sont remplies.
Voici quelques exemples d'automatisation des flux de travail que vous pouvez essayer :
- Lorsqu'une tâche passe à l'état « Prête pour révision », désignez le réviseur et fixez une date d'échéance de 24 heures.
- Lorsqu'une tâche est marquée comme « bloquée », ajoutez une étiquette de blocage et informez immédiatement le propriétaire du projet.
- Lorsqu'une date d'échéance change, informez les propriétaires des tâches dépendantes et mettez à jour les échéanciers en aval.
- Lorsqu'une tâche reste dans le même statut pendant trois jours, signalez-la comme étant à risque et publiez un commentaire de rappel.
La bibliothèque d'automatisation comprend des dizaines d'options de déclenchement (changements de statut, date d'échéance approchant, changements d'assigné, mises à jour de champs personnalisés, création de tâches) et d'options d'action (déplacer des tâches, modifier des champs, créer des sous-tâches, publier des commentaires, envoyer des notifications, appliquer des modèles).
Cette vidéo vous montre comment gagner un temps précieux grâce à l'automatisation des tâches par l'IA :
Étape n° 5 : établir la connexion entre l'exécution tactique et le contexte stratégique
Chaque tâche sur laquelle une personne travaille est liée à quelque chose de plus grand. Cette correction de bug contribue aux objectifs de fiabilité du produit. Cet article de blog alimente la stratégie de contenu pour la génération de demande. Lorsque les gens comprennent ces connexions, ils prennent de meilleures décisions sur la manière d'exécuter leur travail.
Le problème est que le contexte stratégique est éloigné du travail quotidien. Les objectifs et buts sont consignés lors de sessions de planification, puis archivés dans des documents stratégiques que les gens consultent rarement.
Pendant ce temps, la liste des tâches de chacun s'allonge, et chacun essaie simplement de venir à bout de son travail sans se soucier de la situation dans son ensemble.
Pour éviter cela, rendez le contexte stratégique facilement accessible là où les gens travaillent. Liez les tâches aux objectifs qu'elles soutiennent. Associez le travail à des initiatives stratégiques. Documentez les décisions et leur justification à des endroits où les gens pourront facilement les retrouver plus tard.
Comment ClickUp peut vous aider
ClickUp Brain aide à mettre en évidence ces connexions grâce à l'IA contextuelle. Au lieu de rechercher manuellement parmi les tâches, les documents et les commentaires pour reconstituer le contexte, vous pouvez poser des questions à ClickUp Brain en langage naturel et obtenir des réponses tirées de votre travail réel.
📌 Essayez ces instructions : Montrez-moi quelles tâches ont pris le plus de temps lors de la dernière version et expliquez ce qui a causé les retards.
ClickUp Brain effectue des recherches dans l'ensemble de votre travail pour trouver les tâches pertinentes et répondre à votre question.
Elle permet également de résumer l'historique du projet, d'expliquer ce qui a déjà été essayé et de montrer comment les différents travaux sont liés les uns aux autres.
Un chef de produit qui se prépare à la planification d'un sprint peut demander à ClickUp Brain : « Montre-moi toutes les tâches incomplètes pour le lancement du produit au premier trimestre. » Il compilera une liste, organisée par domaine fonctionnel, avec le statut actuel et l'individu qui a été assigné à chaque tâche.
Écoutez le témoignage d'un utilisateur réel:
Je trouve ClickUp extrêmement utile, car il regroupe toutes les fonctions sur une seule plateforme, ce qui permet de centraliser l'ensemble du travail et des communications en un seul endroit et m'offre ainsi un contexte complet. […] J'apprécie particulièrement la fonctionnalité Brain AI, qui agit comme un agent IA exécutant mes commandes et accomplissant efficacement des tâches à ma place. Cet aspect d'automatisation est très utile, car il rationalise mon flux de travail et réduit les efforts manuels.
Je trouve ClickUp extrêmement utile, car il regroupe toutes les fonctions sur une seule plateforme, ce qui permet de centraliser l'ensemble du travail et des communications en un seul endroit et m'offre ainsi un contexte complet. […] J'apprécie particulièrement la fonctionnalité Brain AI, qui agit comme un agent IA exécutant mes commandes et accomplissant efficacement des tâches à ma place. Cet aspect d'automatisation est très utile, car il rationalise mon flux de travail et réduit les efforts manuels.
📖 À lire également : Les meilleures techniques de gestion du temps qui ont fait leurs preuves
Étape n° 6 : mettre en place des cycles réguliers de réflexion et d'amélioration
Votre système d'exécution ne sera jamais achevé. À mesure que votre équipe s'agrandit, que le travail évolue et que vous apprenez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, vous devez continuellement affiner la manière dont l'exécution se déroule.
Prévoyez du temps pour examiner votre système d'exécution lui-même, indépendamment de l'examen de l'avancement des projets. Cela peut se faire tous les mois, tous les trimestres ou après l'achèvement de projets importants. La fréquence importe moins que le fait d'en faire une pratique régulière.
Concentrez ces examens sur des modèles spécifiques et observables :
- Où les tâches sont-elles systématiquement bloquées ?
- Quelles étapes du flux de travail prennent plus de temps que prévu ?
- Quelles sont les informations que les gens demandent régulièrement ?
- Quelles automatisations sont utiles et lesquelles agacent les utilisateurs ?
- À quel moment les transferts échouent-ils le plus souvent ?
Recueillez les commentaires de toutes les personnes qui interagissent avec le système. La personne qui effectue le travail voit les points de friction que les observateurs ne remarquent pas. Votre concepteur sait quelles étapes d'approbation apportent une valeur ajoutée et lesquelles ne font que retarder le processus. Votre développeur sait quels champs de tâches fournissent un contexte utile et lesquels ne sont jamais remplis.
💡 Conseil de pro : lorsque vous identifiez des améliorations, mettez-les en œuvre progressivement. Modifiez un flux de travail et observez ses performances avant de tout repenser. Ajoutez une nouvelle carte au tableau de bord et voyez si les utilisateurs l'utilisent réellement avant d'en créer cinq autres. Testez une automatisation pour un sprint avant de l'étendre à d'autres projets.
Bonnes pratiques pour une gestion hautement performante de l'exécution du travail
Voici quelques bonnes pratiques qui, au fil du temps, transforment la livraison en un système reproductible. 🧑💻
Prototypez les décisions avant de fixer une orientation
Les équipes perdent des mois à construire la mauvaise chose parce qu'elles ont effectué la validation trop tôt dans une direction. Elles sautent la phase d'exploration chaotique et passent directement à l'exécution, puis découvrent des défauts fondamentaux lorsqu'il devient coûteux de changer de cap.
La solution : organiser des sprints décisionnels de deux semaines pour les initiatives complexes. Tester trois approches concurrentes à faible fidélité.
Demandez ensuite à des utilisateurs réels (et non à des cadres) de réagir à des prototypes approximatifs. Cela permet d'éliminer les mauvaises idées lorsqu'elles ne sont encore que des croquis sur un Tableau blanc.
Cela va au-delà du développement de produits. Le marketing peut tester trois concepts de campagne avant de produire des ressources. Les opérations peuvent tester de nouveaux flux de travail dans une région avant de les déployer à l'échelle mondiale. Le modèle reste le même : investir peu pour apprendre rapidement, puis développer ce qui fonctionne.
🚀 Avantage ClickUp : Lorsque les équipes se précipitent dans l'exécution, elles choisissent souvent une direction trop tôt et perdent du temps à construire la mauvaise chose. ClickUp BrainGPT vous offre un moyen plus intelligent d'explorer plusieurs approches avant de finaliser un plan.
Voici comment utiliser BrainGPT pour prendre des décisions plus rapidement :
- Résumez les recherches, les commentaires et les discussions à l'aide de l'IA contextuelle, afin que les idées peu convaincantes soient rapidement identifiées.
- Posez des questions à BrainGPT sur les tâches et les documents afin de tester les hypothèses dans le contexte réel de l'environnement de travail.
- Élaborez et comparez plusieurs approches avant de procéder à la validation d’une seule direction.
- Utilisez ClickUp Talk to Text pour saisir rapidement vos idées, puis laissez BrainGPT les transformer en concepts clairs.
- Convertissez les idées validées en tâches lorsque vous êtes prêt, en conservant la logique décisionnelle liée à l'exécution.
Séquencez le travail en fonction des informations obtenues
La plupart des feuilles de route organisent le travail en fonction de la pression exercée par les parties prenantes ou de dates arbitraires. Les équipes s'attaquent d'abord aux projets ayant une grande visibilité, même lorsqu'elles ne disposent pas des informations essentielles pour bien les exécuter. Elles se retrouvent alors bloquées à mi-parcours, dans l'attente de réponses qu'elles auraient pu obtenir dès le départ.
Inversez la logique de séquencement :
- Lancez des initiatives qui vous apprendront quelque chose d'utile, même si elles ne sont pas les plus spectaculaires.
- Réalisez des projets d’études de marché avant de concevoir de nouvelles fonctionnalités qui pourraient passer à côté de leur objectif.
- Créez des pipelines de données avant de créer des tableaux de bord qui en dépendent.
- Achevez les preuves de concept techniques avant de constituer des équipes complètes et d'effectuer la validation des budgets.
La gestion de projet agile permet d'y parvenir en maximisant l'apprentissage par unité d'effort.
🔍 Le saviez-vous ? Le Boeing 777 a été le premier avion de ligne entièrement préassemblé sur ordinateur avant que quiconque ne touche au métal. Les ingénieurs ont utilisé la CAO 3D [CATIA] pour construire un jumeau numérique complet, vérifier chaque ajustement et éviter les maquettes physiques. Cette planification virtuelle a permis de réduire considérablement les surprises lors de l'exécution et est devenue un modèle pour la livraison de produits complexes.
Créez des fonctions contraignantes qui permettent de détecter les problèmes à un stade précoce
Les délais révèlent la vérité. Les équipes peuvent débattre de l'architecture pendant des mois, mais un délai de deux semaines pour la réalisation d'un prototype les oblige à choisir une approche et à la tester. Les problèmes se cachent dans la planification abstraite, mais apparaissent rapidement sous la pression de l'exécution.
La clé réside dans l'insertion de points de contrôle artificiels qui imposent une progression concrète :
- Exigez des démonstrations fonctionnelles dans trois semaines.
- Exigez dès le départ des hypothèses vérifiables et des indicateurs de réussite.
- Planifiez des projets pilotes avec les clients avant la sortie des versions achevées afin de détecter les écarts entre la vision et la réalité.
- Définissez des jalons où les équipes doivent présenter les résultats de leur travail.
Ces contraintes empêchent les équipes de se contenter de solutions isolées. Une expérience ratée au cours de la deuxième semaine ne coûte rien. Le même échec au cours du sixième mois fait dérailler tout.
💡 Conseil de pro : créez des tests de fumée que vous pouvez exécuter en cinq minutes. Avant toute publication ou transfert, effectuez un rapide contrôle de cohérence pour détecter les problèmes évidents. Cela vous évitera l'embarras de livrer quelque chose qui ne se charge même pas. Effectuez l'automatisation si vous la réalisez plus de deux fois.
Intégrez le retour d'information dans le travail lui-même
La plupart des équipes considèrent le retour d'information comme une activité post-mortem. Elles livrent le projet, organisent une rétrospective, notent les leçons apprises, puis les ignorent rapidement lors de la prochaine initiative. L'apprentissage reste théorique, car il n'est jamais intégré dans l'exécution quotidienne.
L'intégration directe de mécanismes de retour d'information dans les flux de travail modifie cette dynamique :
- Configurez des tests A/B qui s'exécutent automatiquement et supprimez les variantes perdantes.
- Créez des environnements de test où les utilisateurs internes peuvent tester les fonctionnalités avant les clients.
- Prévoyez des entretiens bihebdomadaires avec les utilisateurs tout au long du développement.
La gestion des ressources s'améliore lorsque les équipes disposent de données d'utilisation en temps réel indiquant qui est surchargé. Rendez la boucle de rétroaction si étroite qu'il devient plus difficile de l'ignorer que d'agir en conséquence.
Standardisez ce qui est reproductible, personnalisez ce qui est nouveau
Les équipes gaspillent leur énergie à réinventer des processus pour le travail qu'elles ont déjà accompli des dizaines de fois. Chaque lancement de produit suit une checklist différente. Chaque campagne commence à partir d'un document de planification vierge. Les gens passent des heures à débattre de la logistique qui devrait fonctionner en mode automatique.
La solution ? Créez un modèle pour tout ce que vous faites plus de deux fois :
- Lancez des guides pratiques qui couvrent les échéanciers d'examen juridique, les exigences en matière d'actifs, les autorisations des parties prenantes et les séquences de communication.
- Des checklists d'intégration qui permettent aux nouvelles recrues d'atteindre la productivité en quelques jours
- Formulaires d'admission qui permettent de saisir toutes les exigences en une seule fois
- Cadres rétrospectifs qui font émerger des informations authentiques
Lorsque le processus fonctionne en mode automatique, les collaborateurs peuvent se concentrer sur la stratégie, l'innovation et la gestion des complications imprévues que les modèles ne peuvent pas anticiper.
💡 Conseil de pro : Consignez les connaissances acquises au prix de nombreux efforts dans ClickUp Docs. Vous pouvez documenter les étapes exactes, les échéanciers et les responsabilités qui ont permis la réussite des projets, puis les relier directement aux tâches en cours afin que le processus guide l'exécution.
Erreurs courantes à éviter dans la gestion du travail d'exécution
Les équipes adoptent souvent la gestion du travail en théorie, mais négligent les mécanismes qui la rendent efficace. Voici quelques erreurs qui reviennent régulièrement, ainsi que des moyens clairs de les corriger. ☑️
| Erreur courante | Comment cela se traduit-il pendant l'exécution ? | Que faire à la place ? |
| Considérer l'exécution comme une installation ponctuelle | Les équipes partent du principe que les plans permettront de mener à bien le travail jusqu'à sa livraison. | Gérez activement l'exécution tout au long du cycle de vie. |
| Attribution de propriété partagée ou tournante | Les tâches restent en suspens tant que les responsabilités ne sont pas clairement définies. | Désignez un seul propriétaire chargé de faire avancer les choses. |
| S'appuyer sur les mises à jour de statut pour suivre la progression | Les progrès semblent bons, mais le travail n'avance pas. | Suivez la progression grâce aux changements d'état des tâches et à leur achèvement. |
| Planifier le travail sans cartographier les dépendances | Les équipes attendent des contributions ou des approbations de manière imprévue. | Rendez les dépendances visibles et séquencez explicitement le travail. |
| Laisser les priorités implicites | Le travail urgent prend le pas sur le travail important | Définissez et maintenez des signaux de priorité clairs pendant l'exécution. |
| Réagir tardivement aux obstacles | Les problèmes apparaissent à l'approche des échéances | Identifiez rapidement les obstacles et contournez-les grâce à des procédures d'escalade claires. |
| Sauter les revues d'exécution | Les mêmes problèmes se répètent à chaque cycle. | Examinez les modèles d'exécution et ajustez le déroulement du travail. |
💡 Conseil de pro : Utilisez la communication par fil d'Ariane pour les équipes asynchrones. Lorsque vous arrêtez le travail, laissez une note de deux phrases indiquant où vous en êtes et ce qui va suivre. La personne suivante [ou votre futur vous] ne perdra pas une heure à reconstituer le contexte.
Activez le mode d'exécution du projet avec ClickUp
La gestion de l'exécution des tâches apporte de la discipline dans un environnement chaotique. Elle offre aux équipes une méthode commune pour décomposer le travail, le faire avancer, identifier rapidement les risques opérationnels et s'adapter sans chaos.
ClickUp prend en charge l'ensemble de ce flux dans un environnement de travail IA convergé. Les tâches, les flux de travail, les tableaux de bord, les automatisations, les documents et l'IA contextuelle sont tous directement connectés au travail en cours. Les équipes voient ce qui se passe, comprennent ce qu'il faut faire ensuite et agissent plus rapidement sans changer d'outil ni rechercher les mises à jour.
Si vous souhaitez que l'exécution se déroule aussi bien que vos plans sur le papier, c'est ici que tout commence. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp! ✅
Foire aux questions [FAQ]
La gestion de l'exécution du travail se concentre sur la manière dont le travail passe de la demande à l'achevement. Elle couvre la réception, la hiérarchisation, l'attribution, le suivi et la livraison entre les équipes. L'objectif est de garantir un flux de travail fluide et prévisible.
La gestion de projet est axée sur la planification et la réalisation de projets définis. La gestion de l'exécution du travail couvre l'ensemble du travail, y compris les demandes ponctuelles, les opérations en cours et les tâches inter-équipes, et pas seulement les projets.
Un système efficace comprend des canaux d'admission clairs, des priorités définies, la propriété, la visibilité sur la progression et des boucles de rétroaction. Il repose également sur des flux de travail cohérents et le partage de normes.
La standardisation commence par des flux de travail communs, des définitions partagées et des statuts convenus. Les équipes s'accordent sur la manière dont le travail est demandé, approuvé, suivi et achevé, tout en conservant une certaine flexibilité pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe.
Un processus d'admission unifié utilise un point d'entrée unique pour toutes les demandes, soutenu par des critères clairs et les informations requises. Cela réduit la confusion et aide les équipes à évaluer et à hiérarchiser rapidement le travail.
Les cadres courants comprennent MoSCoW, RICE, la matrice d'Eisenhower et WSJF. Ces cadres aident les équipes à classer le travail en fonction de son impact, de son urgence, de l'effort requis et de sa valeur pour l'entreprise.