Votre plus gros client a besoin d'une nouvelle publicité pour son produit, une marque de commerce électronique lance une campagne de promotion et une grande entreprise technologique souhaite dévoiler son dernier concept.
L'agence bourdonne d'activité avec ses réunions, ses séances de brainstorming créatif et le suivi des échéances.
Pour gérer plusieurs campagnes de cette manière, il est essentiel que tout le monde soit bien organisé. Lorsque plusieurs clients (issus de différents secteurs), plusieurs échéanciers et plusieurs livrables se chevauchent, il est inévitable que les validations prennent du retard.
Cet article de blog explore comment les agences comme la vôtre peuvent gérer plusieurs campagnes client. De plus, nous verrons comment ClickUp peut empêcher toutes ces campagnes de devenir incontrôlables. 🫡
⭐ Fonctionnalité présentée
Le modèle de rapport d'état de plusieurs projets ClickUp aide les équipes à gérer plusieurs projets à la fois. Suivez la progression, identifiez les risques à un stade précoce et fournissez aux parties prenantes des mises à jour claires, le tout à partir d'un tableau de bord organisé.
Des mises à jour des parties prenantes aux vérifications internes, ce modèle permet de tout garder (et tout le monde) sur la bonne voie.
Défis courants auxquels sont confrontées les agences avec plusieurs campagnes
La gestion simultanée de plusieurs projets pose différents problèmes selon les clients. Des délais et des ressources à la cohérence de la marque et aux rapports, les agences doivent jongler avec divers éléments.
Voici quelques-uns des défis auxquels les agences sont confrontées lorsqu'elles gèrent plusieurs campagnes marketing :
Chevauchement des échéances et des priorités
Lorsque plusieurs campagnes requièrent simultanément votre attention, il est essentiel de les hiérarchiser. Par exemple, vous pouvez être en train de préparer le lancement d'un produit pour un client lorsqu'un autre client vous demande des modifications créatives de dernière minute. Soudain, deux campagnes à enjeux élevés se disputent l'attention de la même équipe.
Sans un système clair en place, les agences risquent de manquer leurs délais, ce qui peut entraîner le mécontentement des clients et une perte potentielle d'entreprise.
🧠 Anecdote : Les agences de publicité remontent au XIXe siècle, la première agence moderne ayant été fondée en 1841 à Philadelphie par Volney B. Palmer. Il agissait en tant que « courtier en espace » vendant des espaces publicitaires dans les journaux aux annonceurs sur la base d'une commission.
Répartition des ressources entre les clients et les équipes
Les ressources sont limitées, mais les demandes des clients ne le sont pas. Les designers, rédacteurs et stratèges sont souvent sollicités de toutes parts, ce qui peut entraîner une surcharge de travail pour les équipes et une frustration chez les clients.
Votre designer partage son temps entre la refonte de l'image de marque du client A et la campagne sociale du client B, tandis que votre stratège se démène entre trois tableaux de bord de rapports. Cela vous semble familier ?
Les agences de marketing qui réussissent planifient à l'avance, comprennent les capacités de leur équipe et répartissent le travail de manière stratégique afin que personne ne soit surchargé.
🔍 Le saviez-vous ? Dans les années 1920, certains détaillants utilisaient des cartes perforées pour le suivi des données clients et des habitudes d'achat. Cela leur permettait de cibler leurs promotions, précurseur du marketing moderne basé sur les données.
Maintenance d'une qualité et d'une image de marque cohérentes
Chaque client a un ton et un style qui lui sont propres, des directives spécifiques à respecter en matière de marque et ses propres attentes à votre égard. Une seule publication incohérente sur les réseaux sociaux ou un modèle d'e-mail inadapté peut compromettre des mois de travail et de confiance.
Les agences doivent s'assurer que chaque campagne est en adéquation avec l'image de marque, le ton et les normes de qualité du client.
Problèmes de communication entre les équipes internes et les clients
D'un côté, vous relancez votre propre équipe pour obtenir des mises à jour. De l'autre, vous essayez de rassurer les clients qui demandent des révisions du dernier projet. Cela ressemble à un jeudi ordinaire ? C'est une situation courante pour les chefs d'équipe qui gèrent plusieurs comptes clients.
Les malentendus ou le manque de communication constituent un obstacle majeur dans la gestion de plusieurs campagnes. Ils peuvent entraîner des incompréhensions, des retards dans les délais et la frustration des clients.
Suivi des performances et rapports sur l'ensemble des campagnes
La surcharge d'informations est bien réelle. Entre les indicateurs personnalisés, les mises en forme et les délais, vous croulez sous les rapports tandis que les campagnes attendent votre attention.
Par exemple, une campagne peut mesurer l'engagement sur Instagram, une autre les clics sur les e-mails et une troisième les impressions Google Ads. La consolidation manuelle de ces indicateurs peut prendre des heures.
⚙️ Bonus : mettez en place des tableaux de bord analytiques qui intègrent plusieurs plateformes et utilisez des modèles standardisés de gestion des clients pour simplifier le suivi des performances et clarifier le retour sur investissement.
Stratégies pour gérer plusieurs campagnes client
Examinons quelques stratégies permettant de gérer plusieurs clients, de centraliser les campagnes, de rationaliser les flux de travail créatifs et de maintenir tous les intervenants sur la même page.
Nous vous montrerons également comment le logiciel de gestion de projet marketing ClickUp permet d'organiser, de fournir une visibilité et de suivre tout votre flux de travail. De plus, grâce à ClickUp pour la gestion de projet d'agences créatives, vous pouvez centraliser toutes les campagnes clients, attribuer des tâches, suivre les échéances et collaborer en toute transparence.
Il s'agit d'un espace de travail IA convergent qui combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et discuter avec l'IA pour vous aider à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Planification centralisée des campagnes
Commencez par créer un hub unique pour chaque campagne client avec des livrables, des échéances et des dépendances clairement mapper.
En exemple, lorsque vous planifiez un lancement multicanal, incluez :
- Dates clés pour les validations créatives
- Calendriers des dépenses publicitaires
- Dates limites pour le contenu des publications sur les réseaux sociaux, des e-mail et des blogs
- Indicateurs clés de performance (KPI) des campagnes
La visibilité de toutes ces informations au même endroit permet d'éviter les mauvaises surprises, comme se rendre compte que le webinaire du client B entre en conflit avec le lancement du produit du client A. Encouragez votre équipe à consulter quotidiennement le plan directeur du projet afin de rester alignés.
La hiérarchie des projets de ClickUp est un excellent moyen de décomposer les opérations d'une agence de marketing en :
- Espaces pour les client ou les services de haut niveau
- Dossiers pour regrouper les campagnes ou projets connexes
- Listes pour les tâches individuelles de la campagne
Cela permet de voir facilement où se situe chaque campagne dans le tableau d'ensemble, ce qui évite les chevauchements et la confusion.
Une fois que vous avez mappé vos campagnes selon cette structure, la tâche ClickUp vous permet de saisir chaque élément mobile d'une campagne.
Chaque tâche peut être attribuée à un membre de l'équipe, assortie d'une date d'échéance et liée à ClickUp Dependencies afin que chacun sache ce qui doit être fait en premier.
Vous pouvez également joindre des pièces jointes créatives, ajouter des commentaires et même enregistrer la durée passée directement dans les tâches, garantissant ainsi une source unique d'informations fiables pour la collaboration et la responsabilisation.
Pour donner un sens à toutes ces informations, vous pouvez vous tourner vers ClickUp Brain, l'assistant alimenté par l'IA de la plateforme, intégré directement à votre environnement de travail. Il établit la connexion entre les tâches, les documents, les personnes et les connaissances organisationnelles.
Son gestion de projet par l'IA génère des résumés d'avancement, organise des résumés rapides et crée même des listes de tâches en fonction de votre plan de projet.
Par exemple, supposons que vous gériez le lancement multicanal de trois clients. Il vous suffit de demander à l'assistant IA de générer un résumé comprenant l'avancement de chaque campagne, les tâches qui nécessitent une attention particulière et les responsables de chaque élément.
🤩 Bonus Invites, Instructions
- Générez un résumé de l'avancement de toutes les campagnes en cours cette semaine
- Créez une liste de tâches pour le lancement des réseaux sociaux du client A avec des dates d'échéance et des dépendances
- Préparez un résumé rapide pour la réunion de votre équipe d'aujourd'hui avec les approbations en attente et les prochaines étapes
Automatisation des tâches et des flux de travail
Les tâches répétitives sont de véritables gouffres à temps. L'automatisation des validations, des rappels et des suivis permet à votre équipe de se concentrer davantage sur le travail créatif qui fait réellement avancer les choses.
Voici quelques fonctions que vous pouvez automatiser dans votre logiciel de gestion des tâches:
- Envoi de demandes de devis et de factures aux clients à des dates spécifiques
- Attribution automatique des tâches suivantes lorsque la précédente est marquée comme achevée
- Informer les membres de l'équipe lorsque les délais changent
📌 Exemple : lorsqu'un brouillon de contenu est soumis, il passe automatiquement à l'étape « Révision », attribue l'éditeur et, une fois approuvé, informe l'acheteur média afin qu'il planifie la distribution.
Les automatisations ClickUp vous aident dans cette tâche. Vous pouvez définir des règles telles que « lorsqu'une tâche passe au statut « En cours de révision », l'attribuer à l'éditeur » ou « lorsqu'une date d'échéance est dépassée, en informer le gestionnaire de compte »
Ces automatisations s'exécutent discrètement en arrière-plan, garantissant que rien n'est oublié et que les vérifications répétitives n'encombrent pas votre équipe.
avantage ClickUp : *Au-delà des automatisations standard, les agents ClickUp AI peuvent agir de manière autonome en votre nom. Ils réagissent aux déclencheurs, publient des mises à jour et prennent même des décisions courantes.
Par exemple, vous pouvez configurer un agent Autopilot personnalisé qui, lorsque le statut d'une tâche passe à « Prêt pour le lancement », publie automatiquement un résumé dans le canal de discuter de la campagne.
Attribution des équipes et des rôles
Votre designer s'occupe de trois clients, et personne ne sait à qui appartient chaque élément. La confusion est garantie. 😵💫
Évitez cela en définissant clairement les rôles pour chaque campagne. Vous pouvez créer un mini « diagramme » pour chaque projet client, en précisant qui s'occupe de quoi :
- Conception créative
- Rédaction publicitaire
- Gestion des publicités payantes
- Rapports et analyses
Cela évite le travail doublon et garantit la responsabilité. Pour les petites équipes, désignez des propriétaires « principaux » et « de sauvegarde » afin que quelqu'un soit toujours chargé des tâches critiques.
Une façon pratique de clarifier les choses consiste à utiliser les commentaires d'attribution ClickUp directement dans les tâches.
Par exemple, si un brouillon nécessite des modifications, vous pouvez laisser un commentaire sur la tâche et l'attribuer à l'éditeur. Une fois la tâche achevée, celui-ci peut résoudre le commentaire, ce qui permet de garder le flux de travail organisé et de veiller à ce que chacun soit conscient de ses responsabilités.
📮 ClickUp Insight : 47 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage n'ont jamais essayé d'utiliser l'IA pour gérer des tâches manuelles, mais 23 % de celles qui ont adopté l'IA affirment que cela a considérablement réduit leur charge de travail.
Ce contraste pourrait être plus qu'un simple écart technologique. Alors que les premiers utilisateurs débloquent des gains mesurables, la majorité sous-estime peut-être à quel point l'IA peut être transformatrice en réduisant la charge cognitive et en permettant de gagner du temps. 🔥
ClickUp Brain comble cette lacune en intégrant de manière transparente l'IA dans votre flux de travail. De résumer les fils de discussion et la rédaction de contenu à la décomposition de projets complexes et la génération de sous-tâches, notre IA peut tout faire. Inutile de passer d'un outil à l'autre ou de repartir de zéro.
💫 Résultats concrets : STANLEY Security a réduit de 50 % ou plus le temps consacré à la création de rapports grâce aux outils de reporting personnalisables de ClickUp, ce qui a permis à ses équipes de se concentrer moins sur la mise en forme et davantage sur les prévisions.
Modèles et processus standardisés
Toutes les campagnes ont une structure similaire, voire identique : brief → création → validations → lancement → rapports. La différence entre une campagne fluide et une campagne chaotique réside dans la capacité de votre équipe à suivre un processus reproductible.
L'un des meilleurs moyens d'éviter de se tromper de catégorie est de standardiser les processus récurrents à l'aide de modèles. Par exemple, vous pouvez utiliser :
- Le modèle de calendrier de contenu ClickUp avec des créneaux de publication prédéfinis
- Le modèle de gestion des campagnes marketing ClickUp pour le suivi du ciblage, du budget et des tâches de copie
- Le modèle de suivi de campagne ClickUp avec des indicateurs clés de performance (KPI) et des types de diagrammes par défaut
Pour suivre la progression réalisée dans tous les services ou initiatives sans ralentir le rythme, utilisez le modèle de rapport d'état de plusieurs projets de ClickUp. Grâce à ce modèle de hiérarchisation, vous pouvez centraliser les informations essentielles, telles que la santé du projet, la priorité, la phase, le budget, la qualité et les délais, dans un rapport dynamique unique.
Le modèle ClickUp Marketing Agency Template, conçu pour aider les équipes marketing et les agences à planifier, exécuter et assurer le suivi de leurs campagnes facilement, constitue une autre excellente option.
Le modèle de campagne marketing vous permet de :
- Classez le travail en catégories telles que Campagnes payantes, Contrats et Travail créatif
- Suivez visuellement l'avancement des projets à l'aide des statuts de tâches personnalisés de ClickUp, tels que Brouillon, Exécution et À réviser
- Organisez l'information essentielle sur vos clients grâce aux champs personnalisés ClickUp pour Compte, Taille du contrat et Progression de la conceptualisation
- Restez au fait des priorités grâce à des indicateurs de progression codés par couleur tels que En bonne voie, À risque et Retardé
Voici ce que Chelsea Bennett, responsable de l'engagement de la marque chez Lulu Press, avait à dire à propos de ClickUp :
Une plateforme de gestion de projet est essentielle pour une équipe marketing, et nous apprécions particulièrement le fait qu'elle nous aide à rester en connexion avec les autres services. Nous utilisons ClickUp littéralement tous les jours, pour tout. Elle a été très utile à notre équipe créative et a amélioré et rendu plus efficace son flux de travail.
Une plateforme de gestion de projet est essentielle pour une équipe marketing, et nous apprécions particulièrement le fait qu'elle nous aide à rester en connexion avec les autres services. Nous utilisons ClickUp littéralement tous les jours, pour tout. Elle a été très utile à notre équipe créative et a amélioré et rendu plus efficace son flux de travail.
Voici un aperçu de la manière dont vous pouvez créer un plan marketing à l'aide de votre logiciel gratuit de gestion de projet:
Communication efficace avec les clients
Rien ne fait dérailler une campagne plus rapidement qu'un manque de communication, en particulier lorsque les clients se sentent exclus ou submergés par trop d'informations.
Considérez les mises à jour comme une bande-annonce de film : juste assez d'information pour susciter l'intérêt, sans surcharger. Structurez votre communication à l'aide de pratiques simples et reproductibles, telles que :
- Réunions hebdomadaires avec des agendas clairs
- Canaux de communication préapprouvés (document, commentaires, e-mails)
- Mises à jour de statut directement liées aux livrables, et non à des phrases vagues
Avec ClickUp Chat, vous pouvez créer des espaces de discuter dédiés à chaque campagne client et travailler directement là où vous discutez.
Tout commentaire, note client ou message instantané peut être converti en tâche de suivi afin de ne rien oublier. De plus, vous pouvez organiser tous vos messages assignés en un seul endroit, ce qui vous permet de les filtrer par personne ou par statut.
Vous avez besoin de discuter en direct ? SyncUps vous permet de passer un appel rapide, de faire un partage d'écran, d'ajouter des commentaires pendant la discussion et même d'obtenir un récapitulatif généré par l'IA avec les éléments à prendre par la suite.
Et lorsque vous êtes absent, AI CatchUp vous présente les points forts de ce que vous avez manqué, tandis que IA Answers peut instantanément extraire des informations de l'ensemble de votre environnement de travail pour répondre plus rapidement que si vous deviez faire défiler d'anciens messages.
🚀 Avantage ClickUp : ClickUp Brain MAX va encore plus loin que les fonctionnalités de ClickUp Brain. L'application de bureau élimine la prolifération des IA et établit la connexion entre tous vos outils afin que vous n'ayez plus besoin de passer d'un onglet à l'autre.
De plus, cela vous donne accès à des modèles d'IA haut de gamme tels que ChatGPT, Claude ou Gemini dans un hub unifié.
Grâce à cet outil, vous pouvez :
- Obtenez des réponses hautement contextuelles pour toutes vos tâches, vos documents et vos applications connectées
- Déclenchez des flux de travail et des automatisations sur plusieurs plateformes
- Interagissez par texte ou par voix pour gérer vos projets à votre façon
- Choisissez le meilleur modèle d'IA pour chaque tâche, de ChatGPT à Claude
Suivi des performances en temps réel
Le suivi des campagnes sur plusieurs clients peut s'avérer compliqué. Évitez le chaos en :
- Définir à l'avance les indicateurs clés de performance marketing pour chaque campagne
- Paramétrer des tableaux de bord pour comparer plusieurs campagnes
- Examinez quotidiennement les indicateurs afin de détecter rapidement toute baisse de performance
Le suivi en temps réel vous permet de réagir avant que les choses ne tournent mal. Vous pouvez suivre les taux de clics, les conversions et l'engagement par campagne afin d'identifier rapidement ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté.
Les tableaux de bord ClickUp vous offrent un hub centralisé pour le suivi en temps réel des performances de toutes vos campagnes client. Voici ce que vous pouvez faire avec les tableaux de bord :
- *créez des widgets personnalisés : suivez les indicateurs clés de performance (KPI) qui intéressent vos clients, tels que les taux de clics, les conversions, l'engagement ou l'achèvement des tâches
- *suivez visuellement les tâches et les objectifs : utilisez des barres de progression, des diagrammes circulaires et des outils de suivi des objectifs de projet pour avoir une vision claire de ce qui est en bonne voie et de ce qui nécessite une attention particulière
- Filtrez et regroupez par contexte : Classez les données de vos clients par campagne, assigné ou tout autre champ personnalisé pour approfondir les détails ou comparer les résultats
🚀 Avantage ClickUp : Obtenez des résumés instantanés de l'avancement des campagnes, des alertes automatiques en cas de baisse des performances et des informations sur les tâches en retard grâce à ClickUp Brain. Vous pouvez également ajouter des cartes IA à vos tableaux de bord pour tout regrouper au même endroit à faire.
📖 À lire également : Exécution de campagnes IA : comment automatiser les flux de travail marketing
Bonnes pratiques pour les agences gérant plusieurs campagnes
Même avec des stratégies solides, de petites habitudes peuvent faire une grande différence. Voici donc quelques conseils apparemment insignifiants à garder à l'esprit !
- mettez en place un calendrier de contenu principal : *centralisez tous les échéanciers des campagnes, les dates limites de contenu et les dates clés dans un calendrier accessible afin d'éviter les conflits de planification
- réalisez des bilans après chaque campagne : *Après chaque campagne, organisez des sessions pour analyser ce qui a fait du travail, ce qui n'a pas fait du travail, et comment les processus peuvent être améliorés pour les projets futurs
- Donnez la priorité à la segmentation des clients : regroupez les besoins ou les secteurs d'activité des clients afin de rationaliser l'élaboration de stratégies et l'allocation des ressources
- fournissez à vos clients un accès et une transparence optimaux : *Donnez à vos clients un accès en lecture seule aux échéanciers et aux statuts des tâches, permettez-leur de donner leur avis sur les livrables et créez des tableaux de bord avec les indicateurs de performance clés pertinents
- analyse de valeur post-campagne : *Considérez les campagnes comme un processus complet. Comparez les résultats, recueillez les commentaires de l'équipe et documentez les leçons apprises afin de reproduire les réussites
- Standardisez les formats de rapports : Développez des modèles de gestion de projet cohérents pour les rapports de performance et les mises à jour clients afin de définir des attentes claires
💡 Conseil de pro : suivez les performances des campagnes en utilisant des surnoms originaux, des mascottes ou des emojis en interne pour rendre la gestion multi-clients un peu plus amusante et mémorable. Par exemple, l'instance du lancement d'un produit pour une marque de café peut être appelée « Opération Espresso »
Pièges courants à éviter lors de la gestion de plusieurs campagnes
Le travail avec plusieurs clients peut entraîner des erreurs qui ralentissent la progression ou sèment la confusion au sein des équipes. Voici quelques erreurs à éviter :
- Ne pas effectuer de vérifications régulières : Vérifiez fréquemment l'avancement de la campagne, mettez à jour le statut des tâches et ajustez les priorités si nécessaire
- traiter chaque campagne de la même manière : *Personnalisez les stratégies, les échéanciers et les messages pour chaque client afin d'atteindre leurs objectifs spécifiques
- Ne vous fiez pas uniquement aux e-mail : utilisez des outils de communication centralisés pour le suivi des messages, des validations et des mises à jour en un seul endroit
- Collecter des données sans les examiner : Analysez régulièrement les indicateurs pour identifier les tendances, ajuster les campagnes et améliorer les performances
- ignorer les commentaires des clients : *Recueillez, attribuez et résolvez rapidement chaque commentaire afin de maintenir la cohérence et la confiance
- Modifier les budgets sans plan : Planifiez les budgets à l'avance, surveillez les dépenses et effectuez des ajustements en fonction des informations sur les performances
📖 À lire également : Les meilleurs outils d'IA marketing pour rester productif
🧠 Anecdote amusante : *à la fin des années 1950, les dirigeants publicitaires new-yorkais étaient surnommés les véritables « Mad Men ». Au cours de la « révolution créative » des années 1960, les agences ont commencé à utiliser l'humour, l'ironie et la narration dans leurs campagnes, s'éloignant ainsi des publicités ennuyeuses et trop chargées en texte. Elles facturaient souvent 15 % ou plus du budget publicitaire de leur client, ce qui leur rapportait plusieurs dizaines de millions de dollars.
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Synchronisez votre créativité (Sink) avec ClickUp
La seule boucle dans laquelle vous voulez rester coincé est le cycle des idées créatives qui se transforment en résultat. Tout le reste doit se dérouler sans heurts en coulisses.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est une plateforme unique conçue pour les agences créatives.
Centralisez toutes les campagnes en un seul endroit grâce à ClickUp Tasks et automatisez les flux de travail répétitifs avec ClickUp Automatisation. De plus, ClickUp Brain vous aide à résumer les mises à jour des campagnes, à rédiger du contenu et à garder une longueur d'avance.
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Foire aux questions (FAQ)
Les agences centralisent toutes les information relative aux projets sur une seule plateforme, telle que ClickUp, avec des espaces distincts pour chaque client. Les tâches, les échéances et les ressources sont organisées de manière claire, tandis que des fonctionnalités telles que les dépendances entre les tâches, les jalons et les champs personnalisés facilitent le suivi simultané de plusieurs comptes.
Visualisez les charges de travail et affectez les tâches aux membres de l'équipe en fonction de leur expertise et de leur capacité. Les outils de gestion des ressources permettent d'équilibrer les charges de travail, d'éviter l'épuisement professionnel et de garantir que chaque campagne bénéficie de l'attention nécessaire. Des évaluations régulières permettent d'apporter des ajustements en fonction des performances et des disponibilités.
Oui. ClickUp permet aux agences de créer des espaces de travail distincts pour chaque client, d'organiser les tâches, de fixer des délais, d'automatiser les actions répétitives et de suivre la progression. La communication intégrée et le partage de fichiers facilitent la collaboration avec les équipes et les clients.
Un logiciel de gestion de projet adapté, des processus standardisés, des directives de marque et des équipes dédiées aux clients garantissent la cohérence des campagnes. Des contrôles qualité réguliers, des boucles d'approbation et le suivi des jalons permettent de s'assurer que chaque livrable répond aux normes attendues.
Les modèles de planification de campagne, les calendriers de contenu, les outils de suivi budgétaire et les tableaux de bord de performance permettent de rationaliser les flux de travail. L'utilisation des modèles ClickUp garantit la cohérence, facilite la collaboration et offre une visibilité plus claire sur toutes les plateformes de réseaux sociaux et toutes les campagnes.