Le document sur l'étendue des travaux est un élément simple mais nécessaire du processus de gestion de projet.
En tant que gestionnaire de projet, il est impératif que toutes les personnes impliquées dans une initiative à venir se sentent informées, entendues et incluses à chaque étape du processus. Un document sur l'étendue des travaux est essentiel pour atteindre cet objectif avant même la fin de la phase de planification.
Considérez le cahier des charges comme un outil - quelque chose que vous, l'équipe du projet et tous les acteurs clés reverront à plusieurs reprises tout au long du processus de gestion du projet, et quelque chose qui évolue au fur et à mesure que votre calendrier progresse.
Avant d'ouvrir un nouveau document pour entamer le processus de rédaction du cahier des charges, consultez ce guide détaillé pour vous aider à définir votre cadre de travail.
Vous y trouverez des descriptions détaillées, des exemples et les meilleures pratiques pour rédiger un document sur l'étendue des travaux de qualité. De plus, vous pouvez accéder à un
modèle de cahier des charges
pour normaliser votre processus et contribuer à la cohésion de l'équipe !
Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?
Le cahier des charges définit clairement les les contrôles du projet il s'agit d'un document qui définit les objectifs, les services et les produits livrables que vous fournirez dans le cadre d'un projet à venir. Il agit comme un accord écrit et constitue l'un des documents les plus importants et les plus détaillés aux premiers stades de tout projet.
Avec les bonnes ressources, la création d'un document sur l'étendue des travaux peut être un processus assez simple ! Mais il est important de garder à l'esprit ses éléments essentiels pour que votre équipe soit sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de.. :
- Produits livrables du projet
- Toutes les ressources nécessaires, y compris le budget, le temps et la charge de travail
- Calendrier du projet et les phases
- Exigences légales
Le fait de spécifier ces facteurs dès le début vous aidera à gérer les projets avec plus de succès et à éviter les retards dans le calendrier du projet, la pénurie de ressources ou les problèmes de sécurité la dérive de la portée plus tard dans le processus de gestion du projet. En outre, un cahier des charges détaillé permet à l'équipe de projet de savoir exactement ce que l'on attend d'elle, y compris l'objectif du projet, les dépenses globales, les étapes du projet et les échéances.
Meilleures pratiques pour la rédaction d'un cahier des charges
Voici votre nouveau mantra en matière d'étendue des travaux : en cas de doute, soyez précis, visuel et totalement transparent
- Spécifique : Que signifient les termes clés ? Qui effectue quelles tâches et à quel moment ? Être clair sur les spécificités du projet est un moyen infaillible d'éviter la confusion, la mauvaise communication et le désalignement. Autant d'éléments qui peuvent nuire à l'exécution d'un projet
- Visuel : À quoi va ressembler le produit à livrer ? Les visuels aident les acteurs clés à éviter de mal lire ou de mal interpréter les attentes du projet dès le départ
- Transparence : Assurez-vous que les principales parties prenantes approuvent ce qui est prévu, reconnaissent les étapes clés au fur et à mesure qu'elles se produisent et, d'une manière générale, restent dans la boucle
Ces trois stratégies vous permettront de transmettre les bonnes informations pour n'importe quel projet, à chaque fois. Mais si vous voulez aller plus loin, commencez à investir votre temps de manière plus productive dans le processus de planification en utilisant un modèle de cahier des charges qui vous facilitera la tâche lorsqu'il s'agira de rédiger votre cahier des charges.
Comment rédiger un cahier des charges
Maintenant que nous avons abordé les meilleures pratiques en matière de cahier des charges, voyons comment en rédiger un. Voici une liste des étapes à suivre pour rédiger un cahier des charges :
- Définir le projet: Commencez par définir le projet et ses objectifs. Cela doit inclure ce que vous essayez de réaliser, la raison pour laquelle vous entreprenez le projet et les avantages qu'il apportera.
- Dressez la liste des produits à livrer: Dressez la liste de tous les produits à livrer qui seront nécessaires pour le projet. Cette liste doit inclure tous les documents, rapports, logiciels ou autres éléments qui seront nécessaires.
- Déterminer les tâches et les délais: Divisez le projet en tâches plus petites et déterminez le délai pour chacune d'entre elles. Ce calendrier doit inclure les dates de début et de fin de chaque tâche ainsi que le calendrier global du projet.
- Identifier les ressources: Identifier les ressources nécessaires au projet, y compris le personnel, l'équipement et le budget.
- Définir les normes de qualité: Décrivez les normes de qualité qui devront être respectées pour le projet. Il s'agit notamment des exigences en matière d'essais, de contrôle et d'assurance de la qualité.
- Déterminer les procédures de communication: Définir les procédures qui seront utilisées pour la communication au cours du projet. Il s'agit de préciser la fréquence des communications, les personnes impliquées et les méthodes utilisées.
- Identifier les risques: Identifier les risques potentiels qui pourraient avoir un impact sur le projet. Il s'agit notamment des risques liés aux délais, aux ressources, à la qualité et à d'autres facteurs.
- Définir les critères d'acceptation: Définir les critères d'acceptation qui seront utilisés pour évaluer la réussite du projet. Il s'agit notamment d'indicateurs ou de mesures spécifiques qui seront utilisés pour déterminer si le projet a été mené à bien.
- Examiner et finaliser: Examiner l'étendue des travaux avec toutes les parties prenantes pour s'assurer qu'ils reflètent correctement les objectifs du projetexigences du projet. Une fois finalisé, distribuez le cahier des charges à toutes les parties prenantes et utilisez-le comme référence tout au long du projet.
Modèles de documents sur l'étendue des travaux
Vous souhaitez normaliser vos pratiques de planification ? Commencez par un modèle de gestion de projet pour accélérer le processus de définition de l'étendue des travaux. En règle générale, votre modèle de cahier des charges doit comporter au moins les cinq sections suivantes, qui permettent d'y insérer les informations relatives au projet :
- Un glossaire des termes pertinents
- L'énoncé du problème que votre projet doit résoudre
- Les objectifs SMART les objectifs du projet, les produits à livrer, les indicateurs de performance clés, etc
- Les besoins administratifs et les approbations nécessaires
- Un calendrier ou une chronologie de projet personnalisable
Mais TBH, ces cinq sections sont le strict minimum.
Avec le bon éditeur de documents et le modèle, vous pourrez également collaborer avec l'équipe sur l'étendue de votre travail, personnaliser les paramètres de partage et d'autorisation, connecter le document à vos flux de travail, et bien plus encore. 👀
Tout cela est possible grâce à l'application conviviale pour débutants Modèle de cahier des charges par ClickUp -sans aucun frais.
Accédez à ce modèle de cahier des charges détaillé et personnalisable de ClickUp pour l'utiliser à tout moment avec l'équipe
Ce modèle ClickUp Doc détaillé est organisé en sections clairement formatées, notamment :
- Contexte et objectifs du projet
- Produits à livrer
- Responsabilités de l'agence et du client
- Calendrier et étapes
- Administration
- Approbations
En outre, une planification approfondie de la gestion des ressources et des les objectifs du projet . 🏆
La table des matières adhésive facilite la navigation dans les nombreuses sections de ce document, tandis que les tableaux préconstruits permettent de conserver des informations concises et faciles à saisir.
Définir et partager les étapes clés du projet en utilisant le modèle de cahier des charges de ClickUp
Le plus grand avantage de ce modèle est qu'il est créé à l'aide de ClickUp Docs. La détection collaborative en direct et l'historique des versions sauvegardées automatiquement garantissent que toutes les personnes qui y ont accès voient la version la plus récente du cahier des charges à tout moment. Et comme le texte peut être converti directement en tâches ClickUp, les membres de l'équipe peuvent agir en fonction de la version la plus récente du cahier des charges plan du projet de l'étendue des travaux elle-même.
Avec les relations ClickUp, il est facile de lier les tâches et les documents à partir de l'espace de travail
De plus, les tâches ClickUp peuvent être intégrées dans les documents avec des ensembles de données provenant d'autres logiciels, de sorte que les informations nécessaires au projet sont toujours à portée de main. Télécharger ce modèle
Que faut-il inclure dans un document sur l'étendue des travaux ?
Examinons de plus près les éléments essentiels d'un document sur l'étendue des travaux d'un document efficace sur le champ d'application des travaux et les meilleures pratiques à adopter avant votre prochain projet.
Principaux produits à livrer
Fournissez-vous un produit ou un service ? Faites-le savoir à l'équipe de projet ! Même si cela vous semble évident, il est utile de tenir un registre de tous les produits à livrer dans le cadre du projet, afin de pouvoir s'y référer ultérieurement. De plus, ce document n'est pas réservé à l'équipe de projet - des acteurs clés tels que les parties prenantes d'autres chefs de service et de hauts responsables peuvent également accéder à ce document, ce qui rend le processus de saisie de l'information plus difficile portée du projet critique.
Intégration d'images, diagrammes ou des médias pour le contexte et des visuels supplémentaires sont un excellent moyen de transmettre des détails sur vos produits livrables. Surtout si votre équipe crée des wireframes à l'aide de un logiciel de tableau blanc numérique ou utilise des documents de reporting spécifiques pour décomposer votre structure de travail, rendez ces informations aussi accessibles que possible.
La possibilité d'intégrer des informations provenant d'autres outils est un avantage majeur de l'utilisation d'un éditeur de documents dynamiques pour gérer les dossiers relatifs à l'étendue des travaux et les approbations des parties prenantes, SOPs et bien d'autres choses encore.
ClickUp Docs permet le formatage riche et les commandes slash dans ClickUp Docs commandes de barre oblique pour travailler plus efficacement
En Docs ClickUp avec ClickUp Docs, vous avez la possibilité d'intégrer pratiquement n'importe quoi, y compris des tâches, des tableaux, des médias, des ressources provenant d'autres outils, et bien d'autres choses encore. Avec Commandes Slash pour des raccourcis clavier rapides, édition collaborative en direct grâce à leur formatage riche et à leur facilité de partage par URL, les ClickUp Docs sont idéaux pour créer facilement un document complet sur l'étendue des travaux.
Le calendrier du projet
Votre chronologie de la gestion de projet est le parcours du début à la fin du développement d'un projet. Cette section décrit les phases par lesquelles votre projet passera et détaille les résultats attendus en cours de route.
Vous devez établir votre calendrier pour définir la portée d'un projet, mais vous pouvez le construire de différentes manières. Diagrammes de Gantt les tableaux et les organigrammes comme cartes heuristiques sont très la gestion visuelle des projets pour créer votre calendrier et vous assurer que tous les détails importants sont inclus. Ces ressources sont également excellentes pour identifier les relations et les dépendances entre les tâches, ce qui rendra le projet plus facile à réaliser phase d'exécution du projet plus efficace dans l'ensemble !
Visualiser les jalons d'un projet avec la vue Gantt dans ClickUp Vue Gantt dans ClickUp permet d'atteindre facilement ce niveau de gestion du temps grâce à une interface intuitive de type glisser-déposer qui permet d'établir des relations entre les tâches, de visualiser les goulets d'étranglement et de hiérarchiser les actions à entreprendre. Vous pouvez même calculer votre chemin critique ou suivez vos pourcentages de progression pour avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe et de ce qui est à venir.
Principales étapes
Pour les projets complexes en particulier, le calendrier à lui seul peut être décourageant. Dans ce cas, il peut être utile de diviser et de définir un calendrier plus large en fonction des dates clés auxquelles le projet passe d'une étape à l'autre. Ces moments importants sont connus sous le nom de les étapes du projet .
Le franchissement d'une étape du projet est une excellente occasion de se regrouper, de se remettre sur la même longueur d'onde et de réévaluer l'orientation du projet. C'est le moment idéal pour reprendre contact avec les parties prenantes importantes et s'assurer que le projet se déroule comme prévu ou discuter des problèmes rencontrés en cours de route.
Utilisez le diagramme de Gantt dans ClickUp pour planifier les tâches, suivre les étapes du projet, gérer les délais et les goulots d'étranglement. Modèles de jalons permettent d'éliminer une partie de l'incertitude liée à l'identification des étapes les plus importantes d'un projet, tout en garantissant que votre équipe en fait le meilleur usage possible. Dans ClickUp, Jalons sont représentés visuellement par une icône en forme de diamant sur votre calendrier ou votre diagramme de Gantt. Ils vous permettent d'identifier rapidement vos principales réalisations et peuvent être créés à partir de n'importe quel Tâche ClickUp .
Rapports d'avancement
L'établissement de rapports n'est pas une tâche unique sur votre liste. Des informations fiables et des rapports actualisés sont des éléments clés de tout bon document sur l'étendue des travaux, car de nombreux responsables et parties prenantes s'y référeront à de multiples reprises tout au long du processus de gestion du projet, et pas seulement pendant la phase de planification.
Il s'agit là d'un autre domaine dans lequel il est préférable de s'appuyer sur des ressources plus visuelles. Personne n'a envie de perdre du temps à déchiffrer de longs ensembles de données ou à effectuer des recherches supplémentaires. Résumez les points les plus importants et les plus riches en données de manière à ce qu'ils soient faciles à assimiler.
Créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour obtenir une vue d'ensemble de votre travail Tableaux de bord dans ClickUp excellent dans ce domaine. Choisissez parmi plus de 50 widgets pour obtenir des données actualisées sur les activités récentes du projet à l'aide de graphiques personnalisés, d'un suivi de la progression, de calculs, de tableaux et même d'autres applications pour créer des tableaux de bord prêts à être présentés pour vos projets.
Exemples d'étendue des travaux
Pour vous permettre de mieux comprendre comment rédiger un cahier des charges efficace, nous allons nous pencher sur des exemples concrets. Ces exemples illustreront la manière dont diverses organisations ont mis en œuvre avec succès leur cahier des charges, vous fournissant ainsi des informations pratiques et de l'inspiration pour vos propres projets.
1. Champ d'application du travail de l'équipe de développement de logiciels
Projet: Développement d'une application mobile
- Objectif: Concevoir et développer une application mobiledévelopper une application mobile conviviale pour la livraison de nourriture avec des caractéristiques uniques comme le suivi en direct et des options de paiement multiples.
- **Vous serez chargé(e) de la mise en place d'un système de gestion de l'information et de la communication. Le projet comprend la conception UI/UX, le développement du backend, les tests, la correction des bugs et le déploiement sur les boutiques d'applications respectives.
- **Le projet sera achevé en six mois, avec des jalons fixés pour chaque phase de développement.
- Les livrables: Une application mobile entièrement fonctionnelle, un rapport de test, un manuel d'utilisation et le code source.
- Dépendances: Approbation en temps voulu des parties prenantes à chaque phase du développement, disponibilité des ressources et accessibilité aux API de tiers pour les passerelles de paiement.
2. Portée du travail de l'équipe marketing
Projet: Lancement d'un nouveau produit
- Objectif: Concevoir et exécuter une campagne de marketing complète pour le lancement d'une nouvelle ligne de produits de soins de la peau biologiques.
- **Le projet comprend une étude de marché,l'analyse des concurrentsle projet comprend l'étude de marché, l'analyse de la concurrence, la création de matériel de marketing, la promotion sur les médias sociaux, les relations publiques et le suivi de la réussite de la campagne.
- **Le projet sera réalisé sur une période de quatre mois, avec des échéances spécifiques pour chaque tâche.
- Produits livrables: Aune stratégie marketing détaillée) et un rapport final décrivant l'impact de la campagne.
- Dépendances: Retour d'information et approbation en temps voulu de la part de l'équipe de directionde l'équipe produit et des parties prenantesla collaboration avec les personnes influentes et la réaction du marché.
3. Champ d'action de l'équipe RH
Projet: Programme d'intégration des employés
- Objectif: Développer un programme d'intégration complet qui aidera les nouveaux employés à devenir rapidement compétents dans leur rôle et à se sentir bien accueillis au sein de l'organisation.
- **Le projet comprend la création d'une liste de contrôle pour l'intégration, l'élaboration de matériel de formation, l'organisation de séances d'orientation et la collecte de commentaires.
- **Le projet durera deux mois, avec des périodes d'évaluation et de révision incluses.
- Livrables: Un manuel d'intégration, des supports de formation et un rapport de retour d'information.
- Dépendances: La contribution et la coopération en temps voulu des différents départements, la disponibilité des nouvelles recrues, et la disponibilité de l'équipe d'accueilun retour d'information de la part des nouveaux employés.
Exemples d'étendue des travaux pour d'autres cas d'utilisation
Pour rendre ce processus encore plus simple et plus efficace, nous avons également créé un ensemble de modèles prêts à l'emploi pour différents cas d'utilisation. Plongeons dans ces modèles et voyons comment ils peuvent vous aider à définir l'étendue de vos projets.
Entrepreneurs: Il est essentiel pour les entrepreneurs d'avoir un cahier des charges afin de définir les livrables attendus et le calendrier. Ce document leur permet de comprendre ce qui doit être fait, quand cela doit être fait et comment cela doit être réalisé.
Marketing: Les équipes de marketing doivent disposer d'un cahier des charges afin de s'assurer que leurs projets sont achevés dans les délais et avec la qualité attendue. Ce document décrit les étapes nécessaires à la réalisation d'un projet du début à la fin, ce qui permet aux membres de l'équipe de rester sur la bonne voie.
Mettre en place votre champ d'action
Vous avez rédigé votre cahier des charges, et maintenant ?
Facile : vous le reliez à votre flux de travail dans votre logiciel de gestion de projet pour commencer à exécuter les plans que vous avez élaborés.
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