Al igual que tu cuerpo depende de sus distintos órganos para funcionar de forma óptima, un proyecto depende de roles como los directores de proyecto, los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para alcanzar sus objetivos. 🏁
Unos roles de proyecto claramente definidos fomentan la rendición de cuentas. Cada miembro del equipo conoce sus responsabilidades, lo que le permite asumir la propiedad de sus tareas.
Cuando los roles son ambiguos, se produce el caos. Varios miembros del equipo pueden intentar llevar a cabo las mismas tareas simultáneamente sin darse cuenta, y responsabilizar a cualquiera de los entregables del proyecto sería todo un reto.
Tanto si está creando un equipo de gestión de proyectos desde cero como si está ampliando uno ya existente, vamos a esbozar 20 roles clave esenciales para la ejecución satisfactoria de un proyecto.
20 roles clave en la gestión de proyectos
Tenga en cuenta que los distintos proyectos y organizaciones tendrán funciones diferentes. Por ejemplo, si está adoptando
en Scrum, es posible que no tenga un gestor de proyectos tradicional, ya que sus responsabilidades se dividirían entre varios miembros del equipo. Por otra parte, la variedad de roles de gestión de proyectos también depende del tamaño y la industria de su organización.
En esta sección, le guiaremos a través de 20 roles típicos de un equipo de proyecto y desglosaremos las responsabilidades de cada uno
1. Gestor de proyectos
son los arquitectos del intento correcto del proyecto, ya que supervisan cada fase de su ciclo de vida, desde el inicio hasta la completada. Planifican, organizan y comunican las actividades del proyecto a las partes interesadas, garantizando una ejecución fluida y una entrega puntual.
Un gestor de proyectos es responsable de:
- Desarrollar un plan de proyecto exhaustivo en el que se describan los objetivos del proyecto objetivos del proyecto alcance y calendario
- Delegar tareas y coordinar el equipo del proyecto para garantizar la ejecución correcta de los objetivos del proyecto
- Proporcionar todas las actualizaciones pertinentes sobre el estado del proyecto a las partes interesadas en el mismo
- Garantizar que todas las fases del ciclo de vida del proyecto cumplen las normas de calidad
- Supervisar los cronogramas del proyecto y asegurarse de que se toman medidas para mitigar los posibles retrasos
- Dirigir reuniones del equipo del proyecto y realizar ajustes en el proyecto cuando sea necesario
2. Miembro del equipo del proyecto
Dependiendo del tamaño del proyecto, los miembros del equipo del proyecto son profesionales asignados a diversos roles bajo la dirección del director del proyecto.
Colaboran para que el proyecto se lleve a cabo con éxito mediante:
- Completando las tareas que les asigne el director del proyecto
- (elaboración de) informes sobre el progreso de sus respectivas tareas al jefe de proyecto
- Colaborando con otros miembros del equipo para resolver los problemas que surjan durante el ciclo de vida del proyecto ♻️
- Documentar los procesos del proyecto en los que participan
3. Interesados en el proyecto
son un grupo diverso de personas, entre las que se incluyen tanto miembros internos del equipo como socios externos, cuyos intereses se ven afectados por el resultado del proyecto en distinta medida.
Desde inversores y proveedores hasta clientes y empleados, las partes interesadas tienen responsabilidades clave que son vitales para el intento correcto de un proyecto. Algunas de ellas son:
- Aportar recursos para la ejecución del proyecto
- Participar en el proceso de toma de decisiones del proyecto
- Definir el alcance y el objetivo del proyecto
- Proporcionar compatibilidad para garantizar la ejecución correcta del proyecto
- Identificar los riesgos potenciales que pueden perturbar la ejecución del proyecto y desarrollar estrategias de mitigación
4. Patrocinador del proyecto
Como parte interesada fundamental, el
normalmente proporciona la compatibilidad y los recursos necesarios para garantizar la ejecución del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Las responsabilidades de los patrocinadores de proyectos incluyen:
- Garantizar que los proyectos cuentan con los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para su intento correcto
- Evaluar el progreso y el estado del proyecto
- Ajustar y aprobar todos los cambios necesarios en el presupuesto del proyecto
- Soporte durante todo el ciclo de vida del proyecto
5. Propietario del proyecto
Normalmente, el propietario del proyecto es un ejecutivo sobre el que recae la responsabilidad última del intento correcto o el fracaso de un proyecto.
A diferencia de los gestores de proyectos, que son responsables de supervisar y coordinar las actividades de un proyecto, los propietarios de proyectos se centran en alinear los resultados empresariales del proyecto con las metas de la empresa
Por ejemplo, si se produce un cambio en las preferencias de los consumidores que pudiera afectar a la alineación de un proyecto con las tendencias del mercado, sería responsabilidad del propietario del proyecto identificar y comunicar esta evolución.
El propietario del proyecto colabora con el gestor del proyecto para supervisar iniciativas como el ajuste de
las estrategias de comunicación de marketing
para mitigar posibles amenazas. Además, trabajan con el patrocinador del proyecto para garantizar los recursos necesarios para poner en práctica estas iniciativas.
Algunas de las responsabilidades de los propietarios de proyectos son:
- Colaborar con el director del proyecto para garantizar metas de gestión de proyectos y objetivos se alcancen a tiempo y dentro del presupuesto
- Colaborar con el patrocinador del proyecto para garantizar que todos los recursos estén disponibles para la ejecución del proyecto
- Obtención de compatibilidad y aprobación de las partes interesadas pertinentes
6. Patrocinador ejecutivo
A diferencia del patrocinador del proyecto, que se centra en un proyecto individual, el patrocinador ejecutivo suele ser el director de una organización o un ejecutivo de alto rango que supervisa varios proyectos. Sus principales responsabilidades incluyen:
- Tomar todas las decisiones finales sobre los cambios de alcance
- Supervisar la asignación de recursos para varios proyectos de la organización
- Llevar la pestaña de todas las actividades del proyecto ciclo de vida del proyecto y orientar al gestor de proyectos
- Garantizar que los proyectos de la organización se ajustan a la misión y las metas generales
7. Jefe de proyecto
A los jefes de proyecto se les encomienda dirigir e inspirar al equipo del proyecto. Fomentando un entorno productivo y desarrollando
las estrategias de comunicación garantizan la participación y la confirmación de todos los miembros del equipo en la consecución de los objetivos del proyecto.
Son responsables de:
- Desarrollar estrategias que aumenten la eficacia general del equipo del proyecto
- Garantizar una comunicación y colaboración adecuadas dentro del equipo del proyecto
- Resolver conflictos y retos que puedan afectar a la ejecución del proyecto
- Orientar y dar compatibilidad a los miembros del equipo del proyecto
- Notificar al patrocinador del proyecto los retos a los que se enfrente el equipo y que requieran orientación o recursos adicionales
8. Analista de empresa
El alcance del proyecto puede cambiar debido a la evolución de los requisitos, la reacción de las partes interesadas o factores externos. El analista de negocio es responsable de examinar estos cambios, evaluar su impacto en el intento correcto del proyecto y determinar su viabilidad antes de la implementación.
Sus responsabilidades clave en una organización incluyen:
- Ayudar a determinar el alcance y los objetivos del proyecto
- Garantizar la alineación de los resultados del proyecto con las necesidades de la empresa
- Dirigir estudios de viabilidad para todos los cambios propuestos
- Análisis y documentación de los requisitos del proyecto 📄
9. Comité de dirección
Compuesto por ejecutivos de varios
el Comité de Dirección actúa como Junta Consultiva que supervisa el ciclo de vida del proyecto. Como partes interesadas clave, su objetivo es dar forma al proyecto para que sea un intento correcto, proporcionando orientación y dirección estratégicas.
Algunas de sus principales responsabilidades son
- Asesorar al equipo del proyecto sobre cómo gestionar los limitados recursos del proyecto
- Tomar decisiones críticas sobre el alcance y los objetivos del proyecto
- Determinar un indicadores clave de rendimiento de un proyecto que pueden utilizarse para medir el intento correcto del proyecto 📊
- Ofrecer ideas y sugerencias para mejorar el proyecto en el futuro
- Ofrecer conocimientos y experiencia para orientar las decisiones críticas durante la ejecución del proyecto
10. Coordinador de proyectos
En lugar de ocuparse del panorama general como los gestores de proyectos, los coordinadores de proyectos se centran principalmente en tareas administrativas, como el seguimiento de las actividades cotidianas del proyecto.
Los coordinadores de proyectos suelen requerir menos experiencia práctica en la planificación y ejecución de proyectos y, por lo general, toman menos
cursos de gestión de proyectos
que gestión de proyectos.
Algunas de sus principales responsabilidades son:
- Garantizar que todos los miembros del equipo del proyecto están en el buen camino en lo que respecta a sus respectivas entregas
- Supervisar el cronograma del proyecto ⏲️
- Asegurarse de que todos los documentos del proyecto, incluidos las actas de las reuniones e informes, estén fácilmente accesibles para futuras consultas
11. Expertos en la materia (PYME)
Los expertos en la materia poseen conocimientos especializados o habilidades relevantes para el proyecto. Ofrecen ideas y orientación para cumplir los requisitos técnicos del proyecto.
Son responsables de:
- Aportar al equipo del proyecto conocimientos y perspectivas específicos del sector
- Identificar posibles problemas técnicos que puedan afectar a la ejecución del proyecto
- Garantizar que el proyecto se ajusta a las normas y reglamentos del sector
- Asesorar sobre las estrategias que pueden adoptarse para garantizar la correcta ejecución del proyecto
12. Gestor de recursos
Los gestores de recursos planifican y
asignan los recursos del proyecto
dentro de los límites presupuestarios.
Son responsables de:
- Estimar las necesidades de recursos de un proyecto
- Planificar estratégicamente la asignación de los recursos limitados de un proyecto
- Ayudar a elaborar el presupuesto del proyecto
- Supervisar los gastos del proyecto y aplicar medidas de ahorro para evitar que se exceda el presupuesto
- Evaluar la utilización de los recursos para optimizarla
13. Director del proyecto
A diferencia de los gestores de proyectos, que se centran en un solo proyecto, los directores de proyectos gestionan varios proyectos de una organización simultáneamente y toman decisiones críticas para impulsarlos.
Algunas de sus principales responsabilidades son:
- Garantizar la correcta asignación de recursos a los distintos proyectos
- Desarrollar estrategias de gestión de proyectos para mantener el seguimiento de los proyectos de la empresa
- Garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto 💸
- Identificar los riesgos que pueden perturbar la ejecución de los proyectos
- Colaborar con las partes interesadas en los proyectos de su competencia
14. Consultor de gestión de proyectos
Los consultores de gestión de proyectos son activos externos de incalculable valor que ofrecen compatibilidad especializada a las organizaciones durante un periodo determinado. Asesoran sobre las mejores formas de optimizar los procesos y diseñan estrategias para garantizar el éxito de los proyectos
.
Sus responsabilidades clave incluyen:
- Identificar ineficiencias en el proceso de gestión de proyectos
- Recomendar buenas prácticas para garantizar que el proyecto se ejecute a tiempo y dentro del presupuesto
- Ayudar a la organización a diseñar estrategias de proyecto que se ajusten a los objetivos de la empresa
15. Gestores de riesgos
Los gestores de riesgos identifican y mitigan proactivamente las amenazas potenciales antes de que puedan afectar al progreso de un proyecto.
Son responsables de:
- Identificar los riesgos evaluar su impacto y priorizarlos en función de su gravedad
- Desarrollar planes y estrategias de gestión de riesgos
- Supervisar y controlar los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto
- Aplicar medidas de respuesta a los riesgos para mitigar las amenazas y aprovechar las oportunidades
- Informar a las partes interesadas sobre los riesgos potenciales, su impacto y los planes de mitigación establecidos
16. Director de la oficina de gestión de proyectos (PMO)
La oficina de gestión de proyectos garantiza la coherencia de las prácticas de gestión de proyectos. Pendiente lo hace mediante el desarrollo y perfeccionamiento de
metodologías de gestión de proyectos
y la formación de los gestores de proyectos y otros miembros del equipo. La PMO desempeña un rol fundamental en
gestión de proyectos de corporación
supervisando la asignación de recursos a los distintos proyectos.
El director de la PMO es un ejecutivo que asume un papel clave en la gestión de proyectos
en la organización optimizando las operaciones y el rendimiento de la PMO. Sus principales responsabilidades incluyen:
- Supervisar la ejecución de todos los proyectos de la organización
- Asignar recursos para ayudar en la ejecución de los proyectos de la empresa
- Establecer indicadores clave de rendimiento del proyecto (KPI) para supervisar el rendimiento y el progreso del proyecto
- Garantizar que todos los proyectos se ajustan a las metas y prioridades de la organización
- Supervisar las actividades de gestión de riesgos con la PMO
17. Director de funciones
Un director funcional está al frente de una unidad o departamento específico, haciéndose cargo de todas las operaciones que se realizan en él. Se encargan de gestionar las actividades cotidianas, proporcionar recursos y optimizar los procesos dentro de su área funcional.
Son responsables de:
- Garantizar que las actividades de su área funcional cumplen las políticas y normas de la organización
- Ajustar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para su área funcional respectiva
- Garantizar que los recursos se asignan eficazmente dentro de su departamento
- Identificar los posibles riesgos que puedan afectar a la ejecución de los proyectos de su área funcional
18. Responsable de calidad de proyectos
Los gestores de calidad de proyectos mantienen rigurosas normas de control y aseguramiento de la calidad en todos los proyectos de una organización.
Son responsables de lo siguiente:
- Desarrollar plantillas de control de calidad medidas y normas para la ejecución del proyecto
- Garantizar que todas las inspecciones necesarias se llevan a cabo a su debido tiempo
- Identificar los riesgos para la calidad y diseñar estrategias para mitigarlos
- Identificar y abordar los problemas de calidad y las no conformidades
- Colaborar con las partes interesadas para comprender sus expectativas en materia de calidad
19. Responsable de compras
Los gestores de adquisiciones son intermediarios que conectan al equipo del proyecto con los proveedores o vendedores de la empresa.
Contribuyen al equipo del proyecto mediante:
- Colaborando con los gestores de proyectos para comprender los requisitos del proyecto e identificar los materiales, servicios y conocimientos necesarios
- Investigando e identificando posibles proveedores, evaluando sus capacidades, reputación y trayectoria
- Desarrollo y aplicación de un proceso transparente de cualificación de proveedores, preselección de proveedores adecuados para su posterior contratación
- Negociación de contratos con los proveedores elegidos, garantizando unas condiciones óptimas en cuanto a precio, calidad, plazos de entrega y condiciones de pago
- Gestionar los contratos a lo largo del proyecto, garantizando el cumplimiento de las condiciones acordadas 📃
20. Tablero de control de cambios (CCB)
El Tablero de control de cambios está formado por profesionales que gestionan los retos y oportunidades inesperados durante el ciclo de vida de un proyecto.
Son responsables de:
- Evaluar y gestionar todos los cambios propuestos para determinar su impacto en la ejecución del proyecto
- Evaluar la viabilidad de la aplicación de los cambios propuestos
- Aprobar o rechazar los cambios propuestos para un proyecto
- Documentar las solicitudes de cambio, las evaluaciones y las actividades asociadas a cualquier cambio propuesto
Cómo implementar los roles del proyecto en 4 pasos
Ahora que hemos identificado los roles clave del proyecto, el siguiente paso es garantizar su intento correcto en su organización. Aquí es donde
software de gestión de proyectos
viene al rescate.
es una de las mejores soluciones de software de gestión de proyectos disponibles en la actualidad. Cuenta con un
completo conjunto de funciones para agilizar la gestión de proyectos
y la aplicación de los roles del proyecto.
Algunas de las
ventajas de utilizar un software de gestión de proyectos
como ClickUp:
- Roles, permisos y niveles de acceso personalizables en función de las funciones y responsabilidades de los miembros de un equipo de proyecto
- Funciones de colaboración que facilitan el trabajo con todas las partes interesadas en tiempo real
- Plantillas de gestión de proyectos con flujos de trabajo predefinidos diseñados para garantizar un progreso fluido de su proyecto de principio a fin
Gracias a las amplias funciones de ClickUp, podrá implementar y gestionar los roles de los proyectos sin problemas siguiendo los cuatro pasos que se indican a continuación:
Paso 1: Definir los roles y responsabilidades del proyecto
El primer paso en la implantación de roles de proyecto consiste en definir claramente las responsabilidades de cada persona en función del alcance y los objetivos del proyecto. Esta claridad fomenta la responsabilidad, ya que cada miembro del equipo del proyecto será consciente de sus áreas de propiedad.
Para facilitar este paso, considere la posibilidad de utilizar un esquema ya preparado
plantilla de roles y responsabilidades
. Aunque existen muchas opciones, recomendamos encarecidamente la plantilla
Plantilla de roles y responsabilidades para la gestión de proyectos de ClickUp
.
Utilice la plantilla de funciones y responsabilidades de gestión de proyectos de ClickUp para organizar a su equipo y definir sus tareas
Este documento personalizable le permite esbozar claramente elementos como objetivos y metas, roles y responsabilidades del proyecto mediante cuatro subsecciones principales:
- Nombre del proyecto: Aquí, los usuarios pueden especificar el título, los objetivos y las metas generales del proyecto. Esta sección es especialmente útil para las partes interesadas, como el director del proyecto, que supervisa varios proyectos
- Reúnete con el equipo: En esta sección, los usuarios pueden hacer una lista de todos los roles de la organización, desde el propietario del proyecto hasta el director de compras, y describir sus respectivas responsabilidades y tareas
- Cronograma del proyecto: Los usuarios, en particular los directores de proyecto, pueden utilizar esta sección para definir con precisión los plazos de los hitos del proyecto. De este modo, todas las partes interesadas conocen los plazos previstos del proyecto
- Presupuesto y recursos: Esta sección se centra en detallar las necesidades financieras y de recursos que son vitales para la ejecución del proyecto
Una vez que haya adaptado la plantilla a las necesidades de su proyecto, puede conceder acceso a todas las partes interesadas y generar un enlace al documento para compartirlo. Puede enviar este enlace a través de la plataforma nativa de comunicación en tiempo real de ClickUp
.
Lleve la comunicación en equipo a un solo lugar con ClickUp Chat
Paso 2: Asignar roles a los miembros del equipo
El segundo paso crucial en la implantación de roles en un proyecto es asignar roles y tareas a los miembros adecuados del equipo. Para iniciar este proceso,
cree un nuevo entorno de trabajo
en ClickUp e incorpora a todas las partes interesadas.
A continuación, puede asignar
a cada parte interesada, otorgándoles derechos y permisos específicos en función de sus responsabilidades. Algunos de los roles disponibles en ClickUp incluyen:
- Propietario: El propietario es la persona que instala y configura el entorno de trabajo. En la mayoría de los casos, el propietario es el gestor del proyecto o un ejecutivo de alto rango, como el patrocinador del proyecto
- Administradores: Los administradores son usuarios que supervisan y gestionan el entorno de trabajo creado por el propietario. Pueden conceder permiso de acceso a otros usuarios para colaborar en documentos y tareas del proyecto dentro del entorno de trabajo. Por lo general, este rol se asigna a las partes interesadas, como el líder del proyecto o el gerente funcional
- Miembro: Los miembros son partes interesadas internas de la organización. Tienen permiso para crear carpetas, listas y documentos dentro del entorno de trabajo. También pueden compartir documentos con otros usuarios, fomentando una colaboración fluida
- Invitados: Los invitados suelen ser partes interesadas externas, como contratistas, a los que se conceden derechos de acceso restringidos. Sólo pueden ver los elementos de trabajo compartidos con ellos por el propietario, los administradores o los miembros, lo que garantiza que tengan acceso a la información relevante del proyecto sin comprometer la privacidad
Permisos avanzados le permite controlar lo que los usuarios pueden y no pueden hacer mediante el ajuste de roles para evitar cualquier cambio accidental
Paso 3: Establecer relaciones de rol
La comunicación ineficaz es un importante
. Imaginemos una situación en la que un director funcional necesita recursos del gestor de recursos de su área funcional. Sin claridad sobre a quién dirigirse (y relaciones de rol establecidas), se producirían retrasos innecesarios que perturbarían la ejecución del proyecto.
Para mitigar estos problemas, las empresas suelen utilizar
plantillas de gráficos de organización
para garantizar que todo el mundo sabe a quién dirigirse en situaciones concretas. ClickUp agiliza este proceso con la herramienta
Plantilla de organigrama de ClickUp
.
Visualice fácilmente la estructura y el diseño de sus equipos con esta sencilla plantilla de pizarra de organigrama
Para empezar, sólo tiene que añadir la plantilla a su entorno de trabajo y recopilar información sobre todos los roles y responsabilidades dentro de la organización.
Si ya ha creado y personalizado la plantilla de funciones y responsabilidades de gestión de proyectos de ClickUp, el proceso de recopilación de información será mucho más sencillo, puesto que el documento ya contiene todos los datos que necesita.
A continuación, deberá personalizar la plantilla del gráfico de la organización. Esta plantilla proporciona un
donde puedes insertar figuras como rectángulos. Las figuras incluyen los nombres de los miembros del equipo del proyecto, sus títulos, información de contacto y responsabilidades específicas.
Utilice líneas de conexión para enlazar las figuras e ilustrar las relaciones de informes entre estos roles. A medida que avanza el tiempo y se producen cambios, puede actualizar el gráfico añadiendo o eliminando figuras para reflejar los cambios de posición o de personal.
Paso 4: Seguimiento de los roles del proyecto
La aplicación correcta de los roles del proyecto requiere un seguimiento diligente de las responsabilidades y tareas. Normalmente, el gestor del proyecto encabeza este esfuerzo utilizando diversas herramientas y técnicas.
Una forma estupenda de conseguirlo es aprovechando
Las más de 15 vistas de ClickUp
. Por ejemplo, el
permite a los gestores de proyectos esbozar el cronograma del proyecto y las actividades necesarias para su ejecución. Esta representación gráfica facilita el seguimiento del progreso de cada parte interesada en sus respectivas tareas.
Las más de 15 vistas de ClickUp proporcionan a las organizaciones una solución de pared a pared para cada equipo
Algunas de las otras vistas de ClickUp incluyen:
- Vista Lista : El formato de vista Lista más sencillo que le permite añadir, eliminar y reordenar fácilmente las tareas en una simple lista
- Vista Tablero : Si prefiere una representación más visual de sus tareas, esta vista es perfecta, ya que presenta las tareas como tarjetas en un tablero de estilo Kanban
- Vista Calendario : Una vista cronograma de las tareas, que indica sus fechas de inicio y finalización junto con las fechas de vencimiento, ideal para gestionar los plazos y programar el contenido
Transformación de la gestión de roles de proyectos con ClickUp
El intento correcto de un proyecto depende de los esfuerzos coordinados de las personas que asumen diferentes roles y responsabilidades. Unos roles bien definidos mitigan el riesgo de confusión, aclaran los canales de comunicación y fomentan la rendición de cuentas.
ClickUp es una gran herramienta para agilizar este proceso utilizando gráficos de organización personalizables, plantillas de especificación de roles, diagramas de Gantt y mucho más.
¡hoy mismo para optimizar sus flujos de trabajo de gestión de roles y garantizar una ejecución perfecta de los proyectos! ⭐