Các agency toàn cầu mất thời gian khi các bản tóm tắt, phản hồi, tệp tin và theo dõi tiến độ giao hàng được lưu trữ trong các công cụ khác nhau. Qua các múi giờ, những khoảng trống nhỏ trong quá trình chuyển giao có thể dẫn đến sự chậm trễ thực sự trong việc giao hàng.
Nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard cho thấy rằng giao tiếp đồng bộ, như cuộc gọi điện thoại và trò chuyện video, giảm 11% khi độ trễ thời gian giữa các đồng nghiệp tăng thêm một giờ.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi phân tích các công cụ năng suất đám mây tốt nhất cho các agency toàn cầu, điểm mạnh của từng công cụ, và cách xây dựng một hệ thống triển khai hoạt động hiệu quả xuyên biên giới thời gian. Chúng tôi cũng sẽ trình bày cách ClickUp tích hợp các công việc, tài liệu, hợp tác, báo cáo và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc duy nhất, giúp các nhóm toàn cầu giảm bớt việc theo dõi và tập trung vào việc hoàn thành công việc.
Các công cụ năng suất đám mây tốt nhất trong nháy mắt
Bạn đang tìm kiếm một so sánh nhanh về các công cụ năng suất đám mây hàng đầu? Dưới đây là tổng quan về các công cụ năng suất đám mây tốt nhất cho các agency toàn cầu và những gì mỗi công cụ cung cấp. 📊
| Công cụ | Tính năng nổi bật | Phù hợp nhất cho | Giá cả* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Quản lý công việc tích hợp, Tài liệu, bảng điều khiển, theo dõi thời gian, công cụ tự động hóa và hợp tác thời gian thực. | Các agency muốn quản lý công việc, theo dõi dự án, tài liệu và báo cáo trong một nền tảng duy nhất. | Miễn phí vĩnh viễn; tùy chỉnh có sẵn cho doanh nghiệp. |
| Notion | Tài liệu và wiki, cơ sở dữ liệu, các chế độ xem theo dõi dự án, hợp tác nhóm, mẫu. | Các nhóm muốn có tài liệu linh hoạt cùng quản lý dự án nhẹ nhàng trong một không gian làm việc duy nhất. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $12/người dùng/tháng. |
| Microsoft 365 | Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, chia sẻ tệp OneDrive, lịch Outlook | Các agency đã chuẩn hóa sử dụng Microsoft Office cùng với các tính năng quản trị viên cấp doanh nghiệp. | Có sẵn bản dùng thử miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $7,20/người dùng/tháng. |
| Google Không gian Làm việc | Google Drive, Tài liệu Google, Lịch Google, cuộc gọi video Meet, ổ đĩa chia sẻ và các tính năng quản trị viên. | Các nhóm phân tán làm việc trên Tài liệu Google và cần chia sẻ tệp nhanh chóng và sự kiện lịch. | Có sẵn bản dùng thử miễn phí; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $8,40 mỗi người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm. |
| Figma/FigJam | Thiết kế đa người dùng, tạo mẫu, các buổi workshop FigJam, bình luận, lịch sử phiên bản | Các nhóm sáng tạo và sản phẩm cần chuyển giao thiết kế và phản hồi trong cùng một tệp. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $5 mỗi người dùng được cấp phép mỗi tháng. |
| Adobe Creative Cloud | Ứng dụng sáng tạo, thư viện chia sẻ, lưu trữ tài sản, lịch sử phiên bản và bảng điều khiển quản trị viên. | Các agency sản xuất tài sản sáng tạo với khối lượng lớn trên nhiều nhóm và khách hàng. | Có sẵn bản dùng thử miễn phí; giá bắt đầu từ $54.99 mỗi giấy phép mỗi tháng, thanh toán hàng năm. |
| Slack | Kênh, cuộc họp nhanh, cuộc gọi video, chia sẻ màn hình, tích hợp và hợp tác với bên ngoài thông qua Slack Connect. | Các công cụ giao tiếp cho agency cần quá trình chuyển giao nhanh hơn và ít chủ đề email dài hơn. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $8,75 mỗi người dùng mỗi tháng. |
| Airtable | Quản lý công việc theo phong cách cơ sở dữ liệu, các chế độ xem, tự động hóa, biểu mẫu, quyền truy cập và các tính năng báo cáo. | Các nhóm vận hành và triển khai quản lý quy trình làm việc, nguồn lực và yêu cầu của khách hàng trên quy mô lớn. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch nhóm được tính phí $24 mỗi người dùng mỗi tháng. |
| Miro | Bảng trắng trực quan, mẫu, hội thảo, cuộc gọi video, bỏ phiếu, Talktracks | Các nhóm tập trung vào chiến lược, nghiên cứu và các buổi workshop cần hợp tác không đồng bộ qua các múi giờ. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $8 mỗi người dùng mỗi tháng. |
| Dropbox Kinh doanh | Lưu trữ tệp, chia sẻ tệp, quyền quản trị viên, quyền truy cập, kiểm soát phiên bản, các tùy chọn khôi phục. | Các agency cần lưu trữ tệp đám mây đáng tin cậy và quyền truy cập có cấu trúc cho tài sản của khách hàng. | Các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $19.99 mỗi người dùng mỗi tháng. |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Đội ngũ biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Những yếu tố nào bạn nên xem xét khi chọn công cụ năng suất đám mây cho các agency toàn cầu?
Khi quản lý dự án trên nhiều khu vực, bạn cần phần mềm năng suất có thể giữ cho lịch trình và công việc của bạn rõ ràng. Bạn có thể bắt đầu bằng cách kiểm tra xem công cụ có hỗ trợ quản lý dự án và quản lý công việc mạnh mẽ mà không thêm công việc quản trị viên cho các thành viên trong nhóm của bạn hay không.
✅ Đây là những yếu tố quan trọng nhất cho việc triển khai của các agency toàn cầu:
- Tổ chức công việc rõ ràng để bạn có thể giao công việc, theo dõi tiến độ và duy trì sự nhất quán trong việc theo dõi dự án trên nhiều dự án khác nhau.
- Hợp tác thực sự của nhóm thông qua bình luận, phê duyệt và chia sẻ thông tin chung, giúp giảm thiểu các vấn đề giao tiếp giữa các múi giờ.
- Chia sẻ tệp tin đáng tin cậy với lưu trữ tệp tin, kiểm soát phiên bản và quyền truy cập để đảm bảo tài sản của khách hàng luôn chính xác và bảo mật.
- Theo dõi thời gian tích hợp và báo cáo chi tiết để bạn có thể theo dõi năng suất, bảo vệ biên lợi nhuận và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Công cụ tự động hóa cho các công việc lặp đi lặp lại để năng suất của nhóm luôn ổn định trong quá trình chuyển giao công việc.
- Công cụ giao tiếp hỗ trợ cuộc gọi video và chia sẻ màn hình khi cần đồng bộ hóa nhanh chóng, cùng với tích hợp với các công cụ như Google Drive, Lịch Google và Microsoft Teams.
- Các tính năng báo cáo và phân tích nâng cao cung cấp những thông tin quý giá về khối lượng công việc, rủi ro giao hàng và tiến độ dự án trên các dự án đang triển khai.
- Tính năng kinh doanh như quyền kiểm soát của quản trị viên, bảo mật và giá cả tùy chỉnh, giúp bạn mở rộng cùng một hệ thống trên các khu vực khi số lượng nhân viên tăng lên.
📖 Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án sáng tạo tốt nhất
Các công cụ năng suất đám mây tốt nhất cho các agency toàn cầu
Dưới đây là lựa chọn hàng đầu của chúng tôi về các công cụ năng suất dựa trên đám mây mà bạn có thể sử dụng nếu là một agency toàn cầu muốn quản lý dự án và công việc đúng hạn.
1. ClickUp (Tốt nhất để giảm thiểu sự phân tán công việc và sự phân tán AI trong quá trình triển khai toàn cầu)
Các agency toàn cầu mất thời gian khi việc giao hàng phụ thuộc vào các hệ thống không chia sẻ thông tin. Các bản tóm tắt, phê duyệt, phản hồi và theo dõi cuối cùng lại nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau. Sự phân mảnh này được gọi là " work sprawl" và nó làm chậm quá trình thực thi trên các nhóm làm việc từ xa.
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tạo ra thêm một lớp phức tạp khi các nhóm sử dụng nhiều công cụ AI mà không có bối cảnh được chia sẻ. Kết quả là việc chuyển đổi giữa các công cụ tăng lên, công việc trùng lặp nhiều hơn và thực thi không nhất quán.
ClickUp giúp giải quyết cả hai vấn đề bằng cách là một không gian làm việc AI tích hợp, đưa phần mềm năng suất chính của bạn vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp quá trình thực thi luôn kết nối với bối cảnh và giúp bạn tạo ra quy trình làm việc với ít khoảng trống giao tiếp hơn.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách ClickUp có thể giúp bạn đạt được điều này.
Giữ các cuộc hội thoại kết nối với quá trình triển khai thông qua ClickUp Chat và ClickUp SyncUps.
Khi cuộc trò chuyện nằm ngoài các công cụ quản lý dự án của bạn, các cập nhật bị chôn vùi và các công việc cần thực hiện bị lãng quên. ClickUp Chat được thiết kế để kết nối cuộc hội thoại với việc thực thi, giúp bạn chuyển đổi tin nhắn thành công việc, giữ các chủ đề liên kết với công việc liên quan và giảm thiểu các tin nhắn qua lại không cần thiết.
Để đồng bộ hóa thời gian thực khi cần thiết, ClickUp SyncUps cung cấp các cuộc gọi âm thanh/video và chia sẻ màn hình tích hợp sẵn trong cùng môi trường mà nhóm của bạn sử dụng để quản lý dự án, giúp bạn chuyển từ thảo luận sang phân công công việc mà không cần chuyển đổi công cụ.
📌 Ví dụ: Người quản lý tài khoản tại NYC đăng yêu cầu thay đổi của khách hàng trong Trò chuyện, tạo công việc từ tin nhắn, gắn thẻ chủ sở hữu thiết kế khu vực APAC, và nhóm sử dụng SyncUp ngắn để xác nhận phạm vi trước khi bàn giao vào cuối ngày.
Quản lý công việc và theo dõi dự án một cách đáng tin cậy với ClickUp Tasks
Hoạt động của agency bị gián đoạn khi việc tổ chức công việc không nhất quán giữa các nhóm. Nhiệm vụ ClickUp giúp dễ dàng tiêu chuẩn hóa cách phân công công việc và duy trì việc theo dõi dự án một cách gọn gàng trên nhiều dự án. Bạn có thể cấu trúc công việc với chủ sở hữu, ngày đáo hạn, trạng thái và mức độ chi tiết cần thiết cho các dự án phức tạp, mà không ép buộc các nhóm vào các quy trình làm việc cứng nhắc.
Điều này đặc biệt hữu ích khi cùng một công việc khách hàng liên quan đến các thành viên nhóm ở các khu vực khác nhau.
Giữ các bản tóm tắt, phản hồi và quyết định trong một nơi duy nhất với ClickUp Tài liệu
Công việc của các agency toàn cầu đòi hỏi lượng tài liệu lớn: bản tóm tắt, ghi chú khách hàng, kế hoạch chiến dịch, hướng dẫn sáng tạo, kết quả cuộc họp và bối cảnh chỉnh sửa được phân tán khắp các thư mục khác nhau.
ClickUp Docs giữ tài liệu gần với quá trình triển khai để các nhóm không mất thời gian tìm kiếm phiên bản mới nhất. Bạn có thể hợp tác theo thời gian thực, bình luận để đánh giá và giữ tài liệu kết nối với công việc mà nó hỗ trợ.
Điều này giúp giảm thiểu công việc làm lại trong các nhóm làm việc từ xa vì lý do đằng sau một công việc vẫn được giữ nguyên khi một khu vực khác tiếp nhận nó vài giờ sau đó.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Docs Hub làm "thư viện chuyển giao" cho mỗi khách hàng.
Khi nhóm của bạn phân tán khắp các múi giờ, cách nhanh nhất để tránh làm lại công việc là đảm bảo "bản tóm tắt mới nhất" dễ dàng truy cập. Docs Hub cung cấp một nền tảng tập trung để tổ chức, tìm kiếm và tạo tài liệu (Docs) và wiki, giúp nhóm APAC (Châu Á - Thái Bình Dương) của bạn không phải bắt đầu công việc từ một tệp đã lỗi thời mà nhóm Mỹ đã cập nhật vào đêm qua.
Cung cấp cho các nhóm vận hành khả năng hiển thị với bảng điều khiển ClickUp.
Các nhà lãnh đạo vận hành và quản lý triển khai cần báo cáo nhanh chóng và đáng tin cậy. Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn tạo các cổng thông tin khách hàng và các chế độ xem hiệu suất để theo dõi tiến độ trên nhiều dự án mà không cần cập nhật trạng thái thủ công.
Nếu việc theo dõi thời gian ảnh hưởng đến lợi nhuận, các bảng điều khiển ClickUp cũng hỗ trợ báo cáo theo kiểu bảng chấm công và các chế độ xem dựa trên thời gian, giúp bạn trả lời các câu hỏi như “Mất bao lâu?” mà không cần phải thực hiện nhiều công việc với bảng tính.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp AI Thẻ để quản lý cập nhật trạng thái không đồng bộ qua các múi giờ.
Thêm thẻ Cập nhật Dự án AI hoặc Tóm tắt Điều hành AI vào Bảng điều khiển ClickUp của bạn để chia sẻ bản tóm tắt rõ ràng về tiến độ dự án mà không cần lên lịch cuộc gọi thêm. Bạn cũng có thể liên kết thẻ với một Danh sách công việc, Thư mục hoặc Không gian cụ thể, sau đó chạy lại trước khi bàn giao để đảm bảo thông tin cập nhật luôn mới nhất.
Giảm thiểu các công việc lặp lại với ClickUp tự động hóa
Khi việc chuyển giao công việc phụ thuộc vào trí nhớ, quá trình giao hàng toàn cầu sẽ chậm lại. Tính năng Tự động hóa của ClickUp giúp tự động hóa các quy trình làm việc thường xuyên (như cập nhật trạng thái, phân công công việc, thông báo cho người đánh giá hoặc chỉ định chủ sở hữu) để các hành động đã được xác định trước có thể diễn ra tự động khi các điều kiện được đáp ứng.
ClickUp cũng cung cấp hơn 100 mẫu tự động hóa quy trình làm việc sẵn sàng sử dụng để đẩy nhanh quá trình thiết lập. Đây là một trong những cách thực tiễn nhất để giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại đồng thời duy trì trách nhiệm gắn liền với việc thực hiện.
Bảo vệ biên lợi nhuận với tính năng theo dõi thời gian và chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp.
Đối với các agency toàn cầu, việc theo dõi thời gian không chỉ là yêu cầu về bảng chấm công. Đó là tín hiệu về biên lợi nhuận và sức chứa.
ClickUp hỗ trợ theo dõi thời gian trên các công việc thông qua đồng hồ bấm giờ hoặc mục nhập thủ công, bao gồm bảng chấm công và thẻ bảng điều khiển, giúp bạn duy trì dữ liệu thời gian liên kết với công việc thực tế.
Và đối với lập kế hoạch năng lực, chế độ xem Khối lượng công việc giúp các nhóm hình dung ai đang quá tải hoặc thiếu sức chứa, với các tùy chọn để cài đặt giới hạn sức chứa và xem khối lượng công việc theo ngày, tuần hoặc tháng.
Giữ cho AI hữu ích với ClickUp Brain và ClickUp Enterprise Search
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể cải thiện tốc độ, nhưng chỉ khi nó tuân thủ ngữ cảnh và quyền truy cập. ClickUp Brain tích hợp lớp AI vào các công việc và dự án của bạn, kết nối tài liệu và thành viên nhóm thông qua quyền truy cập và kiểm soát bảo mật thống nhất.
Các chính sách AI của ClickUp cũng ngăn chặn các nhà cung cấp AI bên thứ ba sử dụng dữ liệu của bạn để đào tạo và không cho phép lưu trữ dữ liệu bên thứ ba. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các agency làm việc với dữ liệu nhạy cảm.
Khi vấn đề lớn là “Câu trả lời mới nhất ở đâu?”, tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp hỗ trợ tìm kiếm trên các công cụ và ứng dụng kết nối (ví dụ: Drive, Slack và Gmail) từ một nơi duy nhất, giúp các nhóm tìm kiếm thông tin mà không cần mở lại năm hệ thống khác nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thực hiện cập nhật trạng thái nhanh hơn và đồng bộ hóa quá trình chuyển giao công việc với ClickUp Brain MAX.
ClickUp Brain MAX giúp bạn biến các cập nhật rời rạc thành các tín hiệu giao hàng có cấu trúc, chính xác là điều bạn cần khi các nhóm làm việc từ xa không trực tuyến cùng lúc.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Vẽ sơ đồ quy trình chiến dịch trong ClickUp Bảng trắng và chuyển đổi ghi chú dán hoặc hình dạng thành công việc để các buổi làm việc trở thành kế hoạch dự án có thể thực thi.
- Ghi nhận yêu cầu của khách hàng bằng ClickUp Form, tự động tạo công việc, áp dụng mẫu và phân công chủ sở hữu để đảm bảo quy trình tiếp nhận nhất quán giữa các nhóm làm việc từ xa.
- Kiểm tra tài sản sáng tạo với ClickUp Proofing bằng cách chú thích hình ảnh, video và tệp PDF trực tiếp trên tệp đính kèm công việc và gán phản hồi dưới dạng bình luận.
- Đồng bộ hóa quản lý lịch trình trong ClickUp Calendar, tích hợp với Lịch Google và Outlook để các sự kiện lịch hiển thị cùng với công việc giao hàng.
- Tái sử dụng các bước thực hiện lặp lại với Mẫu Nhiệm vụ ClickUp để các nhóm triển khai các công việc nhất quán nhanh hơn trên nhiều dự án.
Giới hạn của ClickUp
- Các thành viên mới trong nhóm có thể cảm thấy choáng ngợp ban đầu vì nền tảng cung cấp nhiều tùy chọn cấu hình.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 11.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.530+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Một người dùng G2 đã chia sẻ bình luận tích cực về ClickUp:
Tôi thích hệ thống tích hợp và nền tảng của ClickUp. Nó thực sự làm cho quy trình trở nên dễ dàng hơn và tối ưu hóa nó. Tuy nhiên, bố cục đôi khi không thân thiện với người dùng, và phần bảng chấm công không hiển thị các công việc của tôi trừ khi tôi tìm kiếm chúng chính xác từng từ. Quy trình thiết lập ban đầu cũng khá tốn thời gian.
Tôi thích hệ thống tích hợp và nền tảng của ClickUp. Nó thực sự làm cho quy trình trở nên dễ dàng hơn và tối ưu hóa nó. Tuy nhiên, bố cục đôi khi không thân thiện với người dùng, và phần bảng chấm công không hiển thị các công việc của tôi trừ khi tôi tìm kiếm chúng chính xác từng từ. Quy trình thiết lập ban đầu cũng khá tốn thời gian.
2. Notion (Phù hợp nhất để xây dựng trung tâm kiến thức chung và không gian làm việc hướng đến khách hàng)
Khi một agency toàn cầu quản lý nhiều dự án, cách nhanh nhất để lãng phí thời gian là để "nguồn thông tin chính xác" phân tán khắp các tài liệu và chuỗi trò chuyện. Notion hữu ích vì nó cho phép bạn giữ thông tin dự án và tài liệu triển khai cùng nhau, giúp các nhóm làm việc từ xa có thể tiếp tục công việc mà không cần tìm kiếm bản tóm tắt hoặc quyết định mới nhất.
Đối với quản lý dự án, điểm mạnh của Notion là cơ sở dữ liệu. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu công việc với trạng thái, người được giao và ngày đáo hạn, sau đó xem cùng một công việc dưới chế độ xem bảng, bảng điều khiển, lịch hoặc dòng thời gian, tùy thuộc vào cách các nhà quản lý dự án của bạn muốn theo dõi tiến độ dự án.
Notion cũng hỗ trợ quản lý lịch trình thông qua Notion Calendar. Nó có thể hiển thị các mục cơ sở dữ liệu Notion cùng với các sự kiện trên Lịch Google, điều này rất hữu ích khi bạn cần đồng bộ hóa ngày đáo hạn của công việc với các sự kiện lịch trình qua các múi giờ khác nhau.
Các tính năng nổi bật của Notion
- Tổ chức các công việc và quy trình quản lý dự án bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu hỗ trợ các công việc con và thuộc tính tùy chỉnh để tổ chức công việc một cách rõ ràng hơn.
- Kết nối nhiều lịch để quản lý sự kiện lịch và lịch trình giao hàng tại một nơi duy nhất.
- Kết nối các công cụ như Slack và Google Drive để giảm bớt các bước lưu trữ tệp thủ công và duy trì sự hợp tác liên tục.
- Kiểm soát quyền truy cập của từng thành viên trong nhóm, điều này rất hữu ích khi quản lý các trang web dành cho khách hàng và tài liệu giao hàng nội bộ cho nhiều thành viên trong nhóm.
Giới hạn của Notion
- Một số người dùng cho biết giao diện có thể cảm thấy phức tạp ban đầu, và việc thiết lập có thể mất thời gian để làm quen đối với các nhóm lớn hơn.
- Hiệu suất thường giảm khi cơ sở dữ liệu và trang web trở nên quá lớn, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc hàng ngày của nhóm.
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Thêm: $12 mỗi thành viên mỗi tháng
- Kinh doanh: $24 mỗi thành viên mỗi tháng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.6/5 (9.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.670+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Notion?
Một người dùng G2 cho biết:
“Nó rất linh hoạt để tùy chỉnh/sử dụng từ quản lý dự án và theo dõi công việc, đến đáp ứng nhu cầu CRM.”
“Nó rất linh hoạt để tùy chỉnh/sử dụng từ quản lý dự án và theo dõi công việc, đến đáp ứng nhu cầu CRM.”
📖 Xem thêm: Công cụ hợp tác tiếp thị cho các nhóm
3. Microsoft 365 (Phù hợp nhất cho các agency tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc trên Microsoft Teams và Microsoft Office)
Nếu cơ quan của bạn đã sử dụng Microsoft Office để tạo đề xuất và báo cáo, Microsoft 365 có thể giảm thiểu sự cản trở trong quy trình làm việc vì các công việc viết và bảng tính chính vẫn được thực hiện trong cùng bộ công cụ mà nhóm của bạn đã quen thuộc.
Microsoft Teams thường trở thành trung tâm của hợp tác nhóm, với tính năng trò chuyện, cuộc gọi video và chia sẻ màn hình cho việc đánh giá của khách hàng và chuyển giao nội bộ. Đối với chia sẻ tệp, OneDrive và SharePoint hỗ trợ lưu trữ tệp đám mây và kiểm soát truy cập, điều này rất hữu ích khi làm việc với các bên liên quan bên ngoài.
Điểm mạnh của Microsoft 365 trong công việc phân tán là tính năng cộng tác đồng tác giả. Khi tệp được lưu trữ trên OneDrive, SharePoint hoặc Teams, nhiều người có thể làm việc trên cùng một tệp Word, Excel hoặc PowerPoint cùng lúc. Điều này giúp giảm thiểu các vấn đề về kiểm soát phiên bản thường xảy ra khi các nhóm trao đổi tệp đính kèm qua các múi giờ khác nhau.
Các tính năng nổi bật của Microsoft 365
- Tổ chức cuộc gọi video và chia sẻ màn hình cho các buổi đánh giá khách hàng, cuộc họp nội bộ và chuyển giao công việc qua các múi giờ khác nhau.
- Hợp tác trên các tệp Word, Excel và PowerPoint với tính năng chỉnh sửa đồng thời theo thời gian thực khi các tệp được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint.
- Khắc phục sự cố trùng lặp phiên bản tệp với lịch sử phiên bản và hệ thống phiên bản tài liệu có cấu trúc cho công việc chia sẻ.
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như thông báo định kỳ và quy trình làm việc đơn giản, với giấy phép bổ sung cho các tình huống doanh nghiệp quy mô lớn.
Giới hạn của Microsoft 365
- Cần phần mềm quản lý dự án riêng biệt khi bạn cần theo dõi dự án chi tiết hơn, lập kế hoạch tài nguyên hoặc hỗ trợ cho các dự án phức tạp.
- Yêu cầu thêm công việc thiết lập khi bạn muốn áp dụng quản trị nhất quán trên nhóm Teams, OneDrive và SharePoint ở quy mô lớn.
- Phụ thuộc vào các tùy chọn của bên thứ ba cho việc theo dõi thời gian và báo cáo năng suất cụ thể cho agency trong nhiều thiết lập.
Giá cả của Microsoft 365
- Gói Kinh doanh Basic: $7.20 mỗi người dùng mỗi tháng
- Gói Kinh doanh Standard: $15.00 mỗi người dùng mỗi tháng
- Business Premium: $26,40 mỗi người dùng mỗi tháng
- Gói Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Phiên bản dùng thử miễn phí: Có sẵn
Đánh giá và nhận xét về Microsoft 365
- G2: 4.6/5 (5.680+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (13.980+ đánh giá)
Người dùng nói gì về Microsoft 365?
Một người dùng Capterra cho biết:
“Microsoft 365 là một lựa chọn có giá trị tuyệt vời, đặc biệt với nhiều công cụ được gói gọn trong một gói đăng ký duy nhất. Chia sẻ tệp và quản lý tài liệu hoạt động hoàn hảo với OneDrive và SharePoint. Dễ sử dụng là một điểm mạnh khác với hỗ trợ khách hàng.”
“Microsoft 365 là một lựa chọn có giá trị tuyệt vời, đặc biệt với nhiều công cụ được gói gọn trong một gói đăng ký duy nhất. Chia sẻ tệp và quản lý tài liệu hoạt động hoàn hảo với OneDrive và SharePoint. Tính dễ sử dụng là một điểm mạnh khác, cùng với hỗ trợ khách hàng.”
📮ClickUp Insight: Gần 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi hiện đang dựa vào các công cụ AI để đơn giản hóa và đẩy nhanh các công việc cá nhân. Bạn đang muốn đạt được những lợi ích tương tự tại công việc thông qua các công cụ hợp tác trực tuyến?
ClickUp luôn sẵn sàng hỗ trợ! ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, có thể giúp bạn tăng năng suất lên 30% với ít cuộc họp hơn, tóm tắt nhanh do AI tạo ra và các công việc tự động hóa.
📖 Xem thêm: Mẫu năng suất miễn phí trong Excel & ClickUp
4. Google Workspace (Phù hợp nhất cho các agency sử dụng Google Drive, Tài liệu Google và Lịch Google để quản lý hợp tác với khách hàng)
Đối với các agency thực hiện nhiều công việc đòi hỏi nhiều vòng đánh giá, Google Workspace thường là lựa chọn phù hợp vì các tính năng cơ bản được thiết kế xoay quanh hợp tác thời gian thực. Google Drive hỗ trợ lưu trữ tệp đám mây và chia sẻ tệp, trong khi Tài liệu Google giúp các nhóm làm việc từ xa dễ dàng chỉnh sửa bản tóm tắt và bản nháp làm việc cùng nhau mà không cần gửi qua lại các phiên bản qua email.
Lịch Google cũng là một phần quan trọng khiến các nhóm toàn cầu lựa chọn Không gian Làm việc. Lịch chia sẻ giúp quản lý lịch trình dễ dàng hơn qua các múi giờ, vì thời gian cuộc họp được điều chỉnh theo múi giờ và thời gian rảnh của từng người.
Google Meet hỗ trợ các hoạt động trực tiếp quan trọng như đánh giá sáng tạo và kiểm tra tiến độ với các bên liên quan thông qua cuộc gọi video và chia sẻ màn hình.
Các tính năng nổi bật của Không gian Làm việc Google
- Quản lý quyền truy cập chia sẻ tệp ở cấp độ thư mục, bao gồm chia sẻ cho các nhóm và không gian hợp tác.
- Giữ cho các cuộc đánh giá đa chức năng diễn ra suôn sẻ với hợp tác thời gian thực cho các thành viên của nhóm phân tán.
- Quản lý sự kiện lịch trình trên các khu vực với cài đặt múi giờ được thiết kế cho lịch trình toàn cầu.
- Tổ chức cuộc gọi video với các tùy chọn chia sẻ màn hình hỗ trợ các quy trình làm việc đòi hỏi nhiều đánh giá của các agency.
- Thêm ổ đĩa chia sẻ và quản lý phiên bản tài liệu nâng cao khi bạn chuyển sang các kế hoạch dịch vụ có mức phí cao hơn.
Giới hạn của Google Không gian Làm việc
- Cần có các công cụ quản lý dự án chuyên dụng nếu bạn muốn có tính năng quản lý công việc chi tiết, biểu đồ Gantt hoặc tổ chức công việc từ đầu đến cuối.
- Yêu cầu quản trị mạnh mẽ để tránh việc chia sẻ bên ngoài lộn xộn khi hợp tác giữa khách hàng và freelancer mở rộng.
- Dựa vào các tiện ích bổ sung hoặc hệ thống liên quan để theo dõi thời gian và phân tích nâng cao ngoài báo cáo quản trị viên cơ bản.
Giá cả của Google Không gian Làm việc
- Gói Kinh doanh Starter: $8.40 mỗi người dùng mỗi tháng
- Business Standard: $16,80 mỗi người dùng mỗi tháng
- Business Plus: $26,40 mỗi người dùng mỗi tháng
- Gói Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Dùng thử miễn phí: Gói dùng thử miễn phí 14 ngày có sẵn.
Đánh giá và nhận xét về Google Không gian Làm việc
- G2: 4.6/5 (47.390+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (17.380+ đánh giá)
Người dùng nói gì về Google Không gian Làm việc?
Một người dùng trên Capterra đã nói:
“Tôi nghĩ Google Workspace là một không gian làm việc quản lý nhóm vượt trội. Rất dễ dàng để di chuyển giữa 20 thư mục chia sẻ mà chúng tôi có với từng nhánh. Tôi có thể di chuyển tài liệu một cách dễ dàng. Khả năng sử dụng ký hiệu @ đặc biệt cho mục đích gửi email giúp giao tiếp trong nhóm trở nên hiệu quả.”
“Tôi nghĩ Google Workspace là một không gian làm việc quản lý nhóm vượt trội. Rất dễ dàng để di chuyển giữa 20 thư mục chia sẻ mà chúng tôi có với từng nhánh. Tôi có thể di chuyển tài liệu một cách dễ dàng. Khả năng sử dụng ký hiệu @ đặc biệt cho mục đích gửi email giúp giao tiếp trong nhóm trở nên hiệu quả.”
5. Figma/FigJam (Tốt nhất cho hợp tác thiết kế thời gian thực qua các múi giờ)
Khi các nhà thiết kế và khách hàng làm việc ở các múi giờ khác nhau, vòng phản hồi có thể trở thành điểm nghẽn. Figma giúp giải quyết vấn đề này vì các nhóm làm việc trên một tệp đám mây duy nhất, giảm thiểu vấn đề "phiên bản sai" và giữ các bình luận gắn liền với chính yếu tố thiết kế đang được thảo luận.
Figma cũng được thiết kế cho hợp tác trực tiếp trong tệp tin. Tính năng Cursor Chat cho phép người dùng nhập tin nhắn tạm thời bên trong tệp thiết kế để đặt câu hỏi nhanh và xác nhận trong giờ làm việc trùng lặp, giúp giảm số cuộc gọi video ngắn làm gián đoạn tập trung.
Quyền truy cập được liên kết với quyền xem và chỉnh sửa, vì vậy bạn có thể mời các thành viên phù hợp mà không cần cấp quyền kiểm soát đầy đủ cho tất cả mọi người. Đối với các buổi làm việc nhóm và giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, FigJam hỗ trợ bảng trắng hợp tác với các tùy chọn trò chuyện trực tiếp, bình luận và âm thanh.
Các tính năng nổi bật của Figma/FigJam
- Thảo luận phản hồi trực tiếp trong tệp, mà không cần chuyển đổi công cụ giao tiếp.
- Kiểm soát việc cần làm của thành viên nhóm với các cấp độ truy cập chế độ xem, Collab, Dev và Full.
- Hỗ trợ các nhóm đánh giá lớn với hàng trăm cộng tác viên trong một tệp tin.
- Chia sẻ công việc qua liên kết để các bản đánh giá luôn được kết nối với bối cảnh phù hợp.
Giới hạn của Figma/FigJam
- Hiệu suất có thể chậm lại trong các dự án phức tạp với các tệp tin nặng.
- Chức năng ngoại tuyến bị hạn chế, điều này có thể gây vấn đề khi di chuyển.
Giá cả của Figma/FigJam
- Gói Starter: Gói miễn phí
- Chuyên nghiệp: $5 (Collab) / $15 (Dev) / $20 (Full) mỗi người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Gói dịch vụ: $5 (Collab) / $25 (Dev) / $55 (Full) mỗi người dùng được cấp phép mỗi tháng
- Enterprise: $5 (Collab) / $35 (Dev) / $90 (Full) mỗi người dùng được cấp phép mỗi tháng
Đánh giá và nhận xét về Figma/FigJam
- G2: 4.7/5 (hơn 1.400 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (840+ đánh giá)
Người dùng nói gì về Figma/FigJam?
Một người đánh giá trên G2 đã nói:
“Hợp tác với các thành viên trong nhóm diễn ra một cách trơn tru, giúp chúng tôi biến những ý tưởng sáng tạo thành hiện thực. Công cụ này hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu trải nghiệm người dùng (UX) của chúng tôi, bao gồm lập bản đồ hành trình người dùng, các phiên brainstorming và đánh giá thiết kế.”
“Hợp tác với các thành viên trong nhóm diễn ra một cách trơn tru, giúp chúng tôi biến những ý tưởng sáng tạo thành hiện thực. Công cụ này hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu trải nghiệm người dùng (UX) của chúng tôi, bao gồm lập bản đồ hành trình người dùng, các phiên brainstorming và đánh giá thiết kế.”
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn có chế độ xem cụ thể hơn về cách ClickUp hỗ trợ mô hình hoạt động này cho các agency, ClickUp for Creative Agencies giúp lập kế hoạch và trình bày công việc trong một nền tảng duy nhất.
6. Adobe Creative Cloud (Phù hợp nhất cho việc quản lý sản xuất sáng tạo có thương hiệu quy mô lớn)
Các agency toàn cầu thường phải đối mặt với cùng một vấn đề khi xử lý lượng lớn tài sản sáng tạo: các tệp tin và yếu tố thương hiệu bị phân tán, và các nhà đánh giá không chắc chắn phiên bản nào đã được phê duyệt. Adobe Creative Cloud for teams được thiết kế cho môi trường này, kết hợp các ứng dụng sáng tạo chính với các công cụ quản lý kinh doanh giúp agency quản lý tài sản và quyền truy cập giữa các thành viên trong nhóm.
Đối với các hoạt động sáng tạo hàng ngày, thư viện chia sẻ là yếu tố quan trọng. Thông qua Adobe Creative Cloud, các nhóm có thể truy cập vào “thư viện thuộc sở hữu của công ty”, giúp duy trì tính nhất quán của các tài sản thương hiệu như màu sắc và thành phần trong nhiều dự án khác nhau.
Ở phía quản trị viên, người dùng có quyền truy cập vào bảng điều khiển quản trị dựa trên web và khả năng thu hồi tài nguyên khi ai đó rời đi. Điều này hữu ích cho các agency có freelancer, nhóm luân phiên hoặc thay đổi nhân sự thường xuyên, vì quyền sở hữu và quyền truy cập có thể được duy trì dưới sự kiểm soát của doanh nghiệp thay vì nằm trong tài khoản cá nhân.
Các tính năng nổi bật của Adobe Creative Cloud
- Chia sẻ tài nguyên chung và màu sắc để duy trì tính nhất quán của thương hiệu trên các dự án.
- Khôi phục các phiên bản trước của tệp trong vòng tối đa 180 ngày.
- Quản lý giấy phép tập trung và thu hồi tài sản công ty khi vai trò thay đổi.
- Giữ các tệp công việc luôn sẵn sàng truy cập trên đám mây cho các nhóm làm việc từ xa.
Giới hạn của Adobe Creative Cloud
- Các nhóm thường cần thời gian đào tạo để trở nên thành thạo hoàn toàn.
- Giá có thể cảm thấy cao, đặc biệt đối với các nhóm nhỏ có nhiều người dùng được cấp phép.
Giá dịch vụ Adobe Creative Cloud
- Creative Cloud Standard: $54.99 mỗi giấy phép mỗi tháng, thanh toán hàng năm.
- Creative Cloud Pro: $69,99 mỗi giấy phép mỗi tháng, thanh toán hàng năm.
- Creative Cloud Pro cho nhóm: $99,99 mỗi giấy phép mỗi tháng, thanh toán hàng năm.
Đánh giá và nhận xét về Adobe Creative Cloud
- G2: Không đủ đánh giá
- Capterra: 4.7/5 (7.300+ đánh giá)
Người dùng nói gì về Adobe Creative Cloud?
Một người đánh giá trên G2 đã nói:
“Công việc hàng ngày của tôi bao gồm chuẩn bị các bài giảng ngắn, video giáo dục, tài liệu hướng dẫn cho bệnh nhân và các phiên giảng dạy trực tuyến. Tôi sử dụng Adobe Creative Cloud để thiết kế biểu đồ chế độ ăn uống, bài viết giáo dục cho bệnh nhân và các hình ảnh liên quan đến sức khỏe cho các điều kiện khác nhau, mà tôi sử dụng thường xuyên trong hướng dẫn tại phòng khám, bài viết giáo dục và các phiên giảng dạy trực tuyến.”
“Công việc hàng ngày của tôi bao gồm chuẩn bị các bài giảng ngắn, video giáo dục, tài liệu hướng dẫn cho bệnh nhân và các phiên giảng dạy trực tuyến. Tôi sử dụng Adobe Creative Cloud để thiết kế biểu đồ chế độ ăn uống, bài viết giáo dục cho bệnh nhân và các hình ảnh liên quan đến sức khỏe cho các điều kiện khác nhau, mà tôi sử dụng thường xuyên trong hướng dẫn tại phòng khám, bài viết giáo dục và các phiên giảng dạy trực tuyến.”
7. Slack (Phù hợp nhất cho giao tiếp nhanh chóng giữa các kênh khách hàng và nội bộ)
Khi một agency toàn cầu triển khai dự án qua các múi giờ khác nhau, điểm tắc nghẽn lớn nhất thường là khoảng cách giữa các lần cập nhật. Người ta đưa ra quyết định ở một nơi, ai đó bỏ lỡ bối cảnh, và khu vực tiếp theo phải dành cả giờ đầu tiên để hỏi “điều gì đã thay đổi?”
Slack được thiết kế cho giao tiếp phi tuyến tính, không đồng bộ, giúp các nhóm có thể cập nhật thông tin khi họ trực tuyến thay vì phải chờ đợi "khoảng thời gian trùng khớp phù hợp" hoặc trả lời các chủ đề email dài.
Thay vì thông tin lan truyền qua các tin nhắn riêng tư (DM) và hộp thư đến ngẫu nhiên, cách tiếp cận của Slack khuyến khích các cuộc thảo luận được tổ chức theo dự án hoặc chủ đề, từ đó giảm thiểu rủi ro bỏ sót các thành viên quan trọng trong nhóm. Điều này có thể nâng cao năng suất làm việc của nhóm khi nhiều dự án diễn ra song song và việc chuyển giao công việc diễn ra hàng ngày. Slack cũng thường hoạt động hiệu quả khi các agency cần hợp tác với các bên liên quan bên ngoài.
Các tính năng nổi bật của Slack
- Hợp tác với khách hàng và đối tác trong các kênh chia sẻ mà không cần mở toàn bộ không gian làm việc của bạn.
- Thực hiện cuộc gọi âm thanh và video kèm chia sẻ màn hình để phê duyệt nhanh chóng và chuyển giao công việc.
- Giữ cho tin nhắn, tệp tin và cuộc hội thoại có thể tìm kiếm được để các nhà quản lý dự án có thể tìm thấy quyết định nhanh chóng.
- Kết nối hơn 2.600 ứng dụng, bao gồm Google Drive, để duy trì việc chia sẻ tệp tin liên kết với các cuộc hội thoại.
Giới hạn của Slack
- Kế hoạch miễn phí giới hạn lịch sử tin nhắn và tệp tin, điều này có thể làm giảm khả năng hiển thị đối với công việc của khách hàng kéo dài.
- Slack không phải là phần mềm quản lý dự án, vì vậy bạn vẫn cần các công cụ quản lý dự án để giao công việc và theo dõi tiến độ.
Giá cả của Slack
- Ưu điểm: $8,75 mỗi người dùng mỗi tháng
- Business+: $18 mỗi người dùng mỗi tháng
- Enterprise Grid: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Slack
- G2: 4.5/5 (37.990+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (23.975+ đánh giá)
Người dùng nói gì về Slack?
Một người đánh giá trên G2 đã để lại bình luận sau:
“Trong số các phần mềm giao tiếp mà tôi đã sử dụng, Slack chắc chắn là phần mềm hoàn chỉnh nhất, trực quan nhất và có giao diện đẹp mắt. Tôi không thể nghĩ ra bất kỳ điểm nào cần cải thiện… Khả năng tạo kênh với cả những người trong và ngoài tổ chức của tôi thật tuyệt vời!”
“Trong số các phần mềm giao tiếp mà tôi đã sử dụng, Slack chắc chắn là phần mềm hoàn chỉnh nhất, trực quan nhất và có giao diện đẹp mắt. Tôi không thể nghĩ ra bất kỳ điểm nào cần cải thiện… Khả năng tạo kênh với cả những người trong và ngoài tổ chức của tôi thật tuyệt vời!”
🎥 Xem video: 60% thời gian của nhân viên văn phòng bị lãng phí chỉ để tìm kiếm thông tin. Giải pháp? Một cơ sở kiến thức AI hoạt động như bộ não kỹ thuật số của nhóm.
Trong video này, bạn sẽ thấy cách xây dựng cơ sở kiến thức AI từng bước.
8. Airtable (Phù hợp nhất cho quy trình làm việc có cấu trúc và vận hành chiến dịch)
Airtable xác định vị trí mình là nền tảng để xây dựng ứng dụng kinh doanh và kết nối quy trình làm việc và dữ liệu từ đầu đến cuối, điều này rất hữu ích cho các nhóm vận hành cần một hệ thống duy nhất để thực hiện các quy trình làm việc lặp lại.
Đối với các agency, lợi thế thực sự nằm ở khả năng kiểm soát và nhất quán. Bạn có thể tiêu chuẩn hóa cách theo dõi công việc trên các khu vực khác nhau và giảm bớt tình trạng lộn xộn trong báo cáo khi thông tin giao hàng được sao chép trên nhiều công cụ khác nhau. Điều này khiến Airtable trở thành công cụ năng suất thực tế cho các nhóm quản lý các công việc phức tạp và dự án liên tục quy mô lớn.
Airtable cũng nhấn mạnh vào quản trị và bảo mật như một phần của câu chuyện nền tảng của mình, điều này rất quan trọng khi bạn quản lý thông tin khách hàng và dữ liệu hoạt động có cấu trúc trên các thành viên của nhóm phân tán.
Các tính năng nổi bật của Airtable
- Chuyển đổi các cơ sở thành các chế độ xem dựa trên vai trò cho các nhà sáng tạo, bộ phận vận hành và người phụ trách tài khoản.
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái, thông báo và phê duyệt.
- Chuyển đổi giữa bố cục lưới và các bố cục khác để hỗ trợ các quy trình làm việc khác nhau.
- Thu thập yêu cầu của khách hàng và bản tóm tắt nội bộ theo một định dạng thống nhất.
Giới hạn của Airtable
- Một số người dùng cho biết có một giai đoạn làm quen khi lần đầu cài đặt cho các công việc phức tạp hơn.
- Người đánh giá thường ghi chú rằng giá cả sẽ tăng khi bạn cần các tính năng nâng cao hoặc dung lượng lưu trữ lớn hơn.
Giá cả của Airtable
- Nhóm: $24 mỗi người dùng mỗi tháng
- Kinh doanh: $54 mỗi người dùng mỗi tháng
- Quy mô doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Airtable
- G2: 4.6/5 (3.180+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (2.210+ đánh giá)
Người dùng nói gì về Airtable?
Một người đánh giá trên G2 đã nói:
“Tôi bắt đầu sử dụng Airtable ngay khi nhận ra rằng mình đã tận dụng hết mọi tính năng mà Excel có thể cung cấp. Sau vô số lần cố gắng ép cấu trúc cơ sở dữ liệu vào bảng tính, cuối cùng tôi đã tìm thấy Airtable, và gần mười năm sau, tôi chưa bao giờ hối hận. Airtable vô cùng dễ sử dụng ngay từ đầu.”
“Tôi bắt đầu sử dụng Airtable ngay khi nhận ra rằng mình đã tận dụng hết mọi tính năng mà Excel có thể cung cấp. Sau hàng loạt nỗ lực ép buộc cấu trúc cơ sở dữ liệu vào bảng tính, cuối cùng tôi đã tìm thấy Airtable, và gần mười năm sau, tôi chưa bao giờ hối hận. Airtable vô cùng dễ sử dụng ngay từ đầu.”
📖 Xem thêm: Cách cải thiện hợp tác dự án ở mọi quy mô
9. Miro (Phù hợp nhất cho các buổi workshop, đồng bộ hóa và hợp tác trực quan)
Trong các agency phân tán, công việc đồng bộ hóa thường trở thành dự án ẩn. Miro được xây dựng xung quanh một Bảng trắng trực tuyến có thể phóng to, hỗ trợ cả hợp tác đồng bộ và không đồng bộ, giúp công việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn để hiển thị và tái sử dụng qua các múi giờ khác nhau.
Đối với lãnh đạo agency, Miro phát huy giá trị cao nhất khi cần chuyển đổi các ý tưởng mơ hồ thành kế hoạch chia sẻ. Nhóm sử dụng nó để brainstorm, vẽ bản đồ quy trình làm việc và tổ chức các buổi workshop có cấu trúc, giúp giảm thiểu sự hiểu lầm trong quá trình bàn giao. Thư viện mẫu của nó cũng giúp nhóm bắt đầu nhanh hơn thay vì phải xây dựng từng bảng từ đầu.
Miro cũng tập trung vào giải thích không đồng bộ, không chỉ chỉnh sửa không đồng bộ. Với Talktrack, các nhóm có thể ghi lại các hướng dẫn chi tiết được nhúng trực tiếp vào Bảng, giúp người ở khu vực khác có thể hiểu quyết định và ý định mà không cần sắp xếp cuộc họp khác.
Các tính năng nổi bật của Miro
- Tổ chức các buổi workshop tương tác với các công cụ hỗ trợ như đồng hồ đếm ngược và bỏ phiếu.
- Ghi lại các buổi hướng dẫn không đồng bộ với Talktrack để các nhóm ở múi giờ khác có thể theo dõi các quyết định trực tiếp trên Bảng.
- Hợp tác trong các cuộc họp Microsoft Teams với trải nghiệm Miro trong Teams
- Tổ chức các cuộc gọi video dựa trên bảng với chia sẻ màn hình, tích hợp lịch và ghi chép trực tiếp vào tài liệu (beta).
Giới hạn của Miro
- Miro hỗ trợ hợp tác tốt, nhưng bạn vẫn cần các công cụ quản lý dự án cho quản lý công việc, theo dõi thời gian và báo cáo tiến độ.
- Các bảng làm việc có thể trở nên khó quản lý khi mở rộng quy mô nếu không có các tiêu chuẩn không gian làm việc mạnh mẽ và quyền sở hữu rõ ràng.
Giá cả của Miro
- Miễn phí
- Gói Starter: $8 mỗi người dùng mỗi tháng
- Kinh doanh: $16 mỗi người dùng mỗi tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Miro
- G2: 4.7/5 (12.330+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (1.670+ đánh giá)
Người dùng nói gì về Miro?
Một người đánh giá trên G2 cho biết:
“Tôi thích cách Miro giúp việc biến ý tưởng thành hiện thực một cách trực quan trở nên dễ dàng và tự nhiên. Nó giống như có một Bảng trắng vô tận mà mọi người có thể tham gia. Tôi thường tổ chức các buổi workshop cho khách hàng trong lĩnh vực quảng cáo, và Miro giúp tôi hợp tác thời gian thực”
“Tôi thích cách Miro giúp việc biến ý tưởng thành hiện thực một cách trực quan trở nên dễ dàng và tự nhiên. Nó giống như có một Bảng trắng vô tận mà mọi người có thể tham gia. Tôi thường tổ chức các buổi workshop cho khách hàng trong lĩnh vực quảng cáo, và Miro giúp tôi hợp tác thời gian thực”
📖 Xem thêm: Cách để tăng năng suất công việc
10. Dropbox Business (Tốt nhất cho lưu trữ tệp, chia sẻ và kiểm soát phiên bản)
Các agency toàn cầu thường phải xử lý lượng lớn tệp tin, và sai sót trong quản lý tệp tin có thể gây ra chi phí cao. Khi các nhóm chia sẻ tài nguyên sáng tạo giữa các khu vực, vấn đề "phiên bản mới nhất" nhanh chóng nảy sinh, và một lần tải lên sai có thể làm chậm tiến độ dự án.
Dropbox Business có vị trí là giải pháp lưu trữ đám mây bảo mật cho các nhóm kinh doanh, với các tính năng khôi phục tệp và lịch sử giúp giảm thiểu rủi ro xóa hoặc ghi đè tệp một cách vô ý trong quá trình công việc.
Đối với các nhà lãnh đạo vận hành, Dropbox thường được coi là "công cụ ổn định". Nó giúp duy trì việc chia sẻ tệp tin một cách đáng tin cậy, giảm rủi ro mất mát tài sản và hỗ trợ quản lý chặt chẽ hơn đối với các thư mục hướng đến khách hàng. Nếu cơ quan của bạn đã có phần mềm quản lý dự án ở nơi khác, Dropbox Business vẫn có thể là nền tảng chính cho việc lưu trữ tệp tin đáng tin cậy trên các nhóm làm việc từ xa.
Các tính năng nổi bật của Dropbox Business
- Nhà cung cấp cung cấp 5 TB dung lượng lưu trữ trên gói Standard cho tài sản được chia sẻ của agency.
- Khôi phục các tệp đã xóa trong vòng 180 ngày trên gói Standard, hỗ trợ các thực hành kiểm soát phiên bản tốt hơn.
- Chuyển file lên đến 100 GB trên gói Standard cho các dự án sáng tạo quy mô lớn.
- Quản lý chia sẻ và quyền truy cập của nhóm cho công việc liên quan đến khách hàng.
Giới hạn của Dropbox Business
- Dropbox giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài nguyên, nhưng bạn vẫn cần phần mềm quản lý dự án để phân công công việc và theo dõi tiến độ.
- Nếu cơ quan của bạn cần các quy trình đánh giá sáng tạo sâu hơn, bạn có thể tin tưởng vào Adobe Creative Cloud hoặc các công cụ hợp tác khác bên cạnh nó.
Giá dịch vụ Dropbox kinh doanh
- Gói Chuyên nghiệp: $19.99 mỗi tháng
- Tiêu chuẩn: $18 mỗi người dùng mỗi tháng
- Nâng cao: $30 mỗi người dùng mỗi tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Dropbox kinh doanh
- G2: 4.4/5 (30.850+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (21.670+ đánh giá)
📖 Xem thêm: Hoạt động sáng tạo cho nhóm
Người dùng nói gì về Dropbox Business?
Một người đánh giá trên G2 cho biết:
“Điều tôi thích nhất ở Dropbox là độ tin cậy vô song và cảm giác “cài đặt và quên đi” thực sự. Đối với tôi, công nghệ đồng bộ delta của nó vẫn là tiêu chuẩn vàng: nó chỉ tải lên những phần của tệp đã thay đổi, điều này khiến việc cập nhật diễn ra nhanh chóng đáng kinh ngạc ngay cả khi tôi đang thực hiện công việc với các tập dữ liệu lớn.”
“Điều tôi thích nhất ở Dropbox là độ tin cậy vô song và cảm giác “cài đặt và quên đi” thực sự. Đối với tôi, công nghệ đồng bộ delta của nó vẫn là tiêu chuẩn vàng: nó chỉ tải lên những phần của tệp đã thay đổi, điều này khiến việc cập nhật diễn ra nhanh chóng đáng kinh ngạc ngay cả khi tôi đang thực hiện công việc với các tập dữ liệu lớn.”
📖 Xem thêm: Các công cụ năng suất AI tốt nhất để sử dụng
Các công cụ hữu ích khác
Nếu hệ thống cốt lõi của bạn đã được cài đặt, ba công cụ năng suất đám mây này có thể giải quyết các "khoảng trống" mà các agency toàn cầu thường gặp phải, đặc biệt là trong các cuộc họp trực tuyến và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trên nhiều công cụ khác nhau.
Zoom : Một công cụ cuộc họp trực tuyến hữu ích khi các buổi đánh giá của khách hàng vẫn cần trình bày trực tiếp. Zoom hỗ trợ cuộc gọi video với chia sẻ màn hình, giúp các nhóm có thể xem xét một bản trình bày hoặc bảng điều khiển báo cáo cùng nhau mà không cần gửi đi gửi lại hàng chục phiên bản.
Loom : Công cụ nhắn tin video không đồng bộ giúp chuyển giao công việc nhanh chóng qua các múi giờ. Loom cho phép bạn ghi lại màn hình (với hoặc không có camera), chia sẻ liên kết ngay lập tức và thu thập phản hồi, rất phù hợp cho phản hồi sáng tạo khi các thành viên trong nhóm không trực tuyến cùng lúc.
Zapier : Công cụ tự động hóa quy trình làm việc kết nối các ứng dụng mà agency của bạn đã sử dụng. Zapier cho phép bạn tạo các quy trình làm việc tự động bằng cách sử dụng cơ chế kích hoạt và hành động, đồng thời hỗ trợ tích hợp với hơn 7.000 ứng dụng, giúp tối ưu hóa quy trình giao hàng khi sử dụng các công cụ như Google Drive, Slack và bảng tính.
Quản lý triển khai cho các agency toàn cầu trong ClickUp
Lựa chọn công cụ năng suất đám mây cho một agency toàn cầu không chỉ đơn thuần là về lưu trữ tệp tin hay cuộc gọi video. Đó là việc duy trì sự kết nối giữa các công việc, bối cảnh, phê duyệt và báo cáo, để công việc vẫn diễn ra suôn sẻ ngay cả khi các nhóm làm việc offline ở các khu vực khác nhau.
ClickUp hoạt động hiệu quả khi bạn muốn giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các công cụ và xây dựng một hệ thống giao hàng duy nhất mà các nhóm có thể tin cậy trên các múi giờ khác nhau. Bạn có thể tập trung thực thi trong Tasks, lưu trữ các bản tóm tắt và quyết định trong Docs, và chia sẻ tầm nhìn thời gian thực thông qua Bảng điều khiển. Tự động hóa giúp quá trình chuyển giao diễn ra một cách nhất quán, và ClickUp Brain cung cấp hỗ trợ AI ngay trong không gian làm việc nơi quá trình giao hàng thực sự diễn ra.
Nếu bạn sẵn sàng triển khai dự án toàn cầu với ít lỗ hổng hơn và quá trình chuyển giao nhanh hơn, hãy đăng ký ClickUp và xây dựng quy trình làm việc mà các nhóm của bạn có thể tiếp tục mà không mất đi ngữ cảnh.