Theo một nghiên cứu của Brevet, 80% giao dịch bán hàng yêu cầu 5 lần theo dõi để đàm phán và đóng đơn, nhưng 44% nhân viên bán hàng từ bỏ sau chỉ một lần.
Sự khác biệt giữa nhân viên bán hàng đạt chỉ tiêu và những người không đạt thường nằm ở một điều: một hệ thống theo dõi nhất quán không phụ thuộc vào trí nhớ hay các công cụ rời rạc.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các dòng tiêu đề đã được chứng minh hiệu quả, khung email có thể tái sử dụng và các mẫu email miễn phí mà bạn có thể sử dụng ngay hôm nay. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách tập trung hóa quy trình theo dõi để không bỏ sót bất kỳ giao dịch nào.
Mẫu email theo dõi bán hàng tổng quan
| Tên mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật |
| Mẫu email theo dõi của ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Nhân viên bán hàng cần các email theo dõi sẵn sàng để sao chép (sau cuộc họp, sau demo, kiểm tra tiến độ) mà không cần viết lại từ đầu. | Các phần tùy chỉnh cho phần mở đầu, đề xuất giá trị, lời kêu gọi hành động (CTA) và phần kết thúc; điều chỉnh giọng điệu và độ dài dễ dàng; ClickUp Brain có thể tạo ra các biến thể cá nhân hóa dựa trên thông tin của khách hàng tiềm năng. |
| Mẫu cuộc gọi bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Các nhóm muốn ghi chú cuộc gọi được liên kết trực tiếp với các công việc theo dõi và kết quả. | Tập trung danh sách người tham dự, chủ đề thảo luận và các công việc cần thực hiện; kết nối ghi chú cuộc gọi với các công việc theo dõi; hướng dẫn tham chiếu các điểm cụ thể trong cuộc gọi khi theo dõi. |
| Mẫu CRM bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Các nhóm quản lý khách hàng tiềm năng, giai đoạn giao dịch và lịch trình theo dõi trong một hệ thống duy nhất. | Trường Tùy chỉnh cho ngày liên hệ gần nhất/tiếp theo và giai đoạn giao dịch; chế độ xem để xác định các khách hàng tiềm năng cần theo dõi ngay hôm nay; truy cập nhanh vào mẫu email từ hồ sơ liên hệ. |
| Tự động hóa email với mẫu ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Các nhóm muốn tự động hóa thời gian theo dõi nhưng vẫn có không gian cho sự cá nhân hóa của con người. | Các quy trình tự động hóa được thiết lập sẵn, kích hoạt bởi trạng thái/ngày tháng; tự động tạo công việc theo dõi; soạn nội dung theo dõi dựa trên lịch sử công việc/ghi chú. |
| Mẫu chiến dịch tiếp thị email ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Nhóm bán hàng và tiếp thị xây dựng chuỗi theo dõi đa điểm chạm hoặc chiến dịch tiếp thị tự động. | Xây dựng chuỗi email từ 3 đến 5 email với mục tiêu cụ thể cho từng điểm tiếp xúc; theo dõi hiệu suất qua Bảng điều khiển; lưu trữ tập trung cho nội dung, tài nguyên và thông điệp. |
| Mẫu email tiếp thị ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Nuôi dưỡng khách hàng ở giai đoạn đầu, tái tương tác và các email theo dõi tập trung vào giá trị. | Cấu trúc tập trung vào giá trị với lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng; giữ các tài liệu tiếp thị gọn gàng trong Google Docs; hỗ trợ xây dựng niềm tin và thông điệp không áp đặt. |
| Mẫu email giới thiệu dịch vụ ClickUp Kinh doanh | Tải miễn phí mẫu email | Email tiếp cận ban đầu mạnh mẽ để thiết lập các lần theo dõi tiếp theo | Gồm thông tin về bạn là ai, lý do liên hệ, lợi ích cho họ và bước tiếp theo rõ ràng; Các biến thể ClickUp Brain cho nhân vật người mua; theo dõi tương tác từ chế độ xem CRM của ClickUp. |
| Mẫu quy trình bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Các nhóm cần hiển thị các giao dịch đang bị đình trệ hoặc thiếu bước theo dõi. | Các giai đoạn tùy chỉnh; Bảng điều khiển để hiển thị các email theo dõi quá hạn; Tự động hóa để chuyển giao dịch khi các email theo dõi được hoàn thành. |
| Mẫu hướng dẫn chiến lược bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Tiêu chuẩn hóa các thực hành tốt nhất trong việc theo dõi và đào tạo nhân viên mới. | Các phần về quy tắc thời gian, khung sườn tin nhắn và xử lý phản đối; liên kết đến mẫu email/tự động hóa để tài liệu hướng dẫn luôn cập nhật; nhân viên có thể truy vấn bằng ClickUp Brain. |
| Mẫu biên bản cuộc họp bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Ghi lại bối cảnh cuộc họp để tạo email theo dõi cụ thể và phù hợp hơn. | Theo dõi người tham dự, các mục trong chương trình, điểm thảo luận và các công việc cần thực hiện kèm theo người chịu trách nhiệm/ngày đáo hạn; có thể được điền tự động từ đầu ra của AI Notetaker; liên kết biên bản cuộc họp với các công việc theo dõi và hồ sơ giao dịch. |
| 30 mẫu email theo dõi của HubSpot | Tải xuống mẫu này | Các nhóm muốn có một bộ sưu tập lớn các kịch bản theo dõi sẵn sàng sử dụng. | Áp dụng cho các tình huống sau cuộc họp, không nhận được phản hồi, sau khi để lại tin nhắn thoại và nhiều tình huống khác; dễ dàng tùy chỉnh; có thể nhập vào ClickUp Tài liệu để tập trung các mẫu email. |
| 75 mẫu email bán hàng đã được chứng minh của HubSpot | Tải xuống mẫu này | Các nhóm cần mẫu email cho các giai đoạn tiếp cận khách hàng tiềm năng, theo dõi, chốt đơn hàng và chấm dứt hợp tác. | Gồm các tình huống tiếp xúc ban đầu, theo dõi và chấm dứt; có thể tùy chỉnh; được khuyến nghị lưu trữ trong ClickUp Tài liệu để đảm bảo tính nhất quán của giọng điệu thương hiệu. |
| Mẫu email mẫu của Template.net | Tải xuống mẫu này | Các nhóm ưa chuộng mẫu email dạng ghi chú theo phong cách Word | Tải xuống và chỉnh sửa được trong Microsoft Word, Tài liệu Google hoặc Apple Pages; thiết kế cho email thông báo rõ ràng, súc tích. |
| Mẫu CRM Excel miễn phí của Vertex42 | Tải xuống mẫu này | Các doanh nhân độc lập hoặc nhóm rất nhỏ đang theo dõi khách hàng tiềm năng trong bảng tính. | Bảng CRM để sắp xếp/lọc dữ liệu khách hàng; theo dõi ghi chú qua bình luận ô/cột Ghi chú; giải pháp đơn giản khi chưa có hệ thống CRM đầy đủ. |
| Mẫu bài thuyết trình bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu email | Tạo thông điệp giá trị nhất quán để củng cố email theo dõi | Xác định các yếu tố của bài thuyết trình (vấn đề, giải pháp, điểm khác biệt, bằng chứng); liên kết tài liệu thuyết trình với mẫu email; ClickUp Brain có thể tạo các phiên bản thuyết trình cho các đối tượng khách hàng khác nhau. |
Email theo dõi bán hàng là gì?
Email theo dõi bán hàng là tin nhắn bạn gửi cho khách hàng tiềm năng sau khi đã liên hệ qua cuộc gọi, cuộc họp hoặc demo. Mục tiêu của nó là tiếp tục cuộc hội thoại và đẩy giao dịch gần hơn đến việc chốt đơn.
Mặc dù mọi nhân viên bán hàng đều gửi email theo dõi, nghiên cứu cho thấy chỉ 27% email bán hàng được mở và ít hơn 8% nhận được phản hồi — thường vì chúng thiếu cá nhân hóa, được gửi vào thời điểm không phù hợp hoặc không nêu rõ yêu cầu.
Vấn đề thực sự đối với các nhóm bán hàng là “sự phân tán thông tin ” — khi thông tin quan trọng bị phân tán trên các công cụ không kết nối, với 80% thời gian phân tích bị tiêu tốn vào việc tìm kiếm và chuẩn bị dữ liệu thay vì bán hàng.
Thông tin của khách hàng tiềm năng nằm trong hệ thống CRM, bản nháp email trong Gmail, ghi chú cuộc họp trong tài liệu riêng biệt và lời nhắc nhở theo dõi trong ứng dụng quản lý công việc. Sự phân mảnh này là nguyên nhân dẫn đến thảm họa, gây ra việc bỏ lỡ các lần theo dõi và thông điệp không nhất quán, khiến các giao dịch tuột khỏi tầm tay.
Loại bỏ rào cản này bằng cách sử dụng một không gian làm việc tập trung, nơi các mẫu email theo dõi bán hàng, dữ liệu khách hàng tiềm năng và các công việc theo dõi đều được quản lý chung.
📮 ClickUp Insight: Trung bình, một chuyên gia dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc — đó là hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí vào việc lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác.
Một trợ lý AI thông minh tích hợp trong không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó. Giới thiệu ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu làm việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Ví dụ về tiêu đề email theo dõi bán hàng
Tiêu đề email là "người gác cổng" của email của bạn. Nếu tiêu đề không hiệu quả, thông điệp của bạn sẽ không bao giờ được đọc giữa 361,6 tỷ email hàng ngày, và nỗ lực của bạn sẽ bị lãng phí. Những tiêu đề email tốt nhất là ngắn gọn, cá nhân hóa và gây tò mò.
Giữ độ dài dưới 50 ký tự, sử dụng tên hoặc tên công ty của khách hàng tiềm năng và tránh các từ ngữ spam như “MIỄN PHÍ” hoặc “HÀNH ĐỘNG NGAY”. Dưới đây là một số ví dụ đã được chứng minh cho các tình huống khác nhau:
- Sau cuộc gọi bán hàng: “Một câu hỏi nhanh về [chủ đề cụ thể đã thảo luận]”
- Khi không nhận được phản hồi: “Tôi có làm phiền bạn không, [Tên]?”
- Sau khi gửi đề xuất/báo giá: “Bạn nghĩ sao về đề xuất này?”
- Sau buổi demo: “[Tên công ty của bạn] + [Tên công ty khách hàng tiềm năng]: Các bước tiếp theo”
- Sau một cuộc họp hoặc sự kiện: “Rất vui được gặp bạn tại [Tên sự kiện]”
- Tái kết nối với khách hàng tiềm năng đã mất liên lạc: “Bạn vẫn quan tâm đến việc [giải quyết vấn đề X]?”
- Sau khi để lại tin nhắn thoại: “[Tên], tôi vừa để lại tin nhắn thoại cho bạn”
- Cách tiếp cận tập trung vào giá trị: “Một ý tưởng cho [thách thức cụ thể mà họ đề cập]”
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không biết dùng từ nào cho phù hợp? Hãy nhờ ClickUp Brain hỗ trợ. Trình viết AI sẽ giúp bạn diễn đạt ý tưởng và biến chúng thành các định dạng email có cấu trúc.
Cách viết email theo dõi bán hàng
Nhân viên bán hàng dành trung bình 21% thời gian trong ngày để viết email — và phần lớn thời gian đó bị lãng phí khi phải viết lại cùng một email theo dõi từ đầu. Một cấu trúc đơn giản, có thể lặp lại giúp bạn viết email hiệu quả một cách nhanh chóng.
Sử dụng khung làm việc năm bước này cho bất kỳ tình huống bán hàng nào:
- Mở đầu cá nhân hóa: Bắt đầu bằng cách đề cập đến một chi tiết cụ thể từ lần tương tác gần nhất của bạn. Việc đề cập đến một điều gì đó từ cuộc gọi, cuộc họp hoặc email trước đó cho thấy bạn đang chú ý và không chỉ gửi một tin nhắn hàng loạt.
- Nhắc nhở giá trị: Tóm tắt ngắn gọn vấn đề cốt lõi mà bạn giải quyết hoặc lợi ích chính mà bạn mang lại. Đừng giả định rằng khách hàng tiềm năng nhớ hết mọi thứ về giải pháp của bạn.
- Thông tin mới hoặc tài nguyên: Thêm điều gì đó hữu ích vào cuộc hội thoại. Điều này có thể là một nghiên cứu trường hợp, một bài viết liên quan hoặc câu trả lời cho câu hỏi của họ, giúp họ có lý do để tương tác.
- Gọi hành động (CTA) rõ ràng: Đưa ra một yêu cầu cụ thể. Yêu cầu họ đặt lịch cuộc gọi, phản hồi ý kiến hoặc xác nhận các bước tiếp theo, nhưng tránh yêu cầu nhiều việc cùng lúc.
- Kết thúc chuyên nghiệp: Giữ cho nó ngắn gọn và chuyên nghiệp. Nếu phù hợp, hãy bao gồm liên kết đến lịch của bạn để việc lên lịch trở nên dễ dàng.
Về thời gian, tốt nhất nên theo dõi trong vòng 24-48 giờ sau cuộc họp. Nếu bạn đang thực hiện tiếp cận lạnh, hãy cách nhau các điểm tiếp xúc ba đến năm ngày. Bây giờ bạn đã có cấu trúc, đây là 15 mẫu bạn có thể tùy chỉnh. ✨
15 mẫu email theo dõi bán hàng tốt nhất
Có một thư viện mẫu là một khởi đầu tốt, nhưng nếu chúng chỉ nằm trong một thư mục ngẫu nhiên, chúng sẽ không mang lại nhiều lợi ích cho bạn. Bạn cần một hệ thống.
Danh sách công việc sau đây bao gồm cả các mẫu email sẵn sàng để sao chép và các mẫu quy trình làm việc giúp nhóm của bạn quản lý, tự động hóa và theo dõi toàn bộ quy trình theo dõi đơn hàng một cách hiệu quả.
1. Mẫu email theo dõi ClickUp
Việc phải liên tục viết lại cùng một email theo dõi chung chung là một vấn đề thực sự. Điều này tốn hàng giờ và dẫn đến thông điệp không nhất quán trong nhóm.
Đừng bắt đầu từ đầu nữa và mang các mẫu email của bạn đến nơi bạn thực hiện công việc. Sử dụng cấu trúc sẵn có trong ClickUp Docs với mẫu email theo dõi ClickUp.
Nó có các phần tùy chỉnh cho phần mở đầu, đề xuất giá trị, lời kêu gọi hành động (CTA) và phần kết thúc, giúp bạn đảm bảo mỗi email đều phù hợp với thương hiệu. Vì nó được tích hợp trong ClickUp, nhân viên bán hàng có thể truy cập nó ngay bên cạnh các công việc tiềm năng và thông tin giao dịch — không còn phải chuyển tab.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo các tình huống kiểm tra sau cuộc họp, sau buổi demo hoặc kiểm tra chung.
- Nhận ngay mẫu mở đầu cá nhân hóa sẵn sàng sử dụng, lời nhắc nhở về giá trị, liên kết tài nguyên và một lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng, duy nhất.
- Dễ dàng điều chỉnh giọng điệu và độ dài để phù hợp với các ngành nghề hoặc kích thước giao dịch khác nhau.
- Sử dụng ClickUp Brain để tạo ngay các biến thể cá nhân hóa bằng cách lấy thông tin từ công việc hoặc ghi chú trước đó của khách hàng tiềm năng.
2. Mẫu cuộc gọi bán hàng ClickUp
Bạn vừa có một cuộc gọi bán hàng tuyệt vời, nhưng khi ngồi xuống viết email theo dõi, bạn đã quên những chi tiết quan trọng. Điều này dẫn đến một email chung chung không thể tận dụng được đà đã tạo ra.
Với mẫu cuộc gọi bán hàng ClickUp, bạn có thể kết nối trực tiếp ghi chú cuộc gọi với hành động theo dõi.
Ghi chép thông tin người tham dự, chủ đề thảo luận và các mục cần thực hiện tại một nơi duy nhất. Sau cuộc gọi, kích hoạt công việc theo dõi với mẫu email đã được chuẩn bị sẵn, đảm bảo bối cảnh của cuộc hội thoại không bao giờ bị mất.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Dễ dàng đề cập đến các điểm cụ thể từ cuộc hội thoại của bạn để cho thấy bạn đã lắng nghe.
- Kết nối ghi chú cuộc gọi trực tiếp với các công việc theo dõi để đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.
- Hướng dẫn cách đề cập đến các chủ đề cuộc gọi cụ thể, ví dụ: “Như chúng ta đã thảo luận, thách thức lớn nhất của nhóm của bạn là…”
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn thậm chí có thể sử dụng ClickUp AI Notetaker để tự động ghi lại tóm tắt cuộc gọi và đưa trực tiếp vào quá trình cá nhân hóa email của bạn.
3. Mẫu CRM bán hàng ClickUp
Khi bạn phải quản lý một hệ thống CRM riêng biệt, phần mềm email và danh sách việc cần làm, việc bỏ lỡ các ngày theo dõi là điều dễ xảy ra. Sự phân tán thông tin này khiến các giao dịch trở nên lạnh nhạt chỉ vì không ai biết khách hàng tiềm năng nào cần được quan tâm.
Quản lý khách hàng tiềm năng, giao dịch và lịch trình theo dõi mà không cần công cụ CRM riêng biệt, không kết nối bằng mẫu ClickUp Sales CRM. Bằng cách cho phép bạn theo dõi mọi khách hàng tiềm năng và trạng thái theo dõi của họ trong một chế độ xem duy nhất, nó loại bỏ tình trạng sử dụng nhiều công cụ rời rạc.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi dữ liệu theo dõi quan trọng như ngày liên hệ cuối cùng, ngày theo dõi tiếp theo và giai đoạn giao dịch với Trường Tùy chỉnh.
- Tạo một chế độ xem cho phép bạn ngay lập tức biết được những khách hàng tiềm năng nào “cần được theo dõi ngay hôm nay”
- Truy cập các mẫu email của bạn chỉ với một cú nhấp chuột từ bất kỳ hồ sơ liên hệ nào để thực hiện các hoạt động tiếp cận nhanh chóng và giàu ngữ cảnh.
4. Tự động hóa email với mẫu ClickUp
Dựa vào trí nhớ hoặc lời nhắc nhở lịch thủ công để theo dõi có thể dẫn đến lỗi do con người.
Tự động gửi email theo dõi dựa trên thay đổi trạng thái công việc, ngày đáo hạn hoặc các điều kiện khác bằng mẫu Email Automation with ClickUp và các tự động hóa ClickUp có sẵn.
Hãy để hệ thống quản lý thời gian để bạn có thể tập trung vào việc cá nhân hóa. Ví dụ, bạn có thể cài đặt tự động hóa để tạo công việc theo dõi sau ba ngày kể từ khi giai đoạn giao dịch chuyển sang “Đã gửi đề xuất”.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Kết hợp tự động hóa với kiểm duyệt của con người bằng cách cài đặt các quy trình tự động để soạn thảo email tự động cho bạn kiểm duyệt và gửi thủ công, duy trì tính chân thực.
- Hãy để ClickUp Brain soạn nội dung theo dõi cá nhân hóa dựa trên lịch sử công việc và ghi chú của khách hàng tiềm năng.
- Đảm bảo mỗi email tự động hóa vẫn mang tính cá nhân và phù hợp.
5. Mẫu chiến dịch tiếp thị email ClickUp
Xây dựng các chiến dịch email tự động cũng như email đơn lẻ với Mẫu Chiến dịch Tiếp thị Email ClickUp.
Khi nhóm bán hàng và nhóm tiếp thị không đồng bộ, họ có thể gửi những thông điệp mâu thuẫn đến cùng một khách hàng tiềm năng. Điều này tạo ra trải nghiệm混淆 và lãng phí nỗ lực của tất cả mọi người.
Để tránh điều này, hãy lập kế hoạch cho các chuỗi theo dõi đa điểm tiếp xúc tại cùng một nơi với các hoạt động tiếp thị khác của bạn. Khi cả hai nhóm đều nhìn thấy cùng một dòng thời gian chiến dịch và dữ liệu tương tác của khách hàng tiềm năng, thông điệp của bạn sẽ luôn nhất quán.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Dễ dàng cấu trúc chuỗi email theo dõi từ 3 đến 5 email với mục tiêu rõ ràng cho từng điểm tiếp xúc.
- Theo dõi tỷ lệ mở email và tỷ lệ nhấp chuột trong bảng điều khiển ClickUp để xem những gì đang hoạt động hiệu quả.
- Lưu trữ tất cả tài liệu email, nội dung và thông điệp của bạn tại một địa điểm trung tâm để truy cập dễ dàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi tập trung quy trình bán hàng và kết quả tại một nơi duy nhất bằng các bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh và chia sẻ được.
6. Mẫu email tiếp thị ClickUp
Gửi email theo dõi có tính chất ép buộc quá sớm trong chu kỳ bán hàng có thể làm khách hàng tiềm năng chưa sẵn sàng mua hàng cảm thấy e ngại. Bạn cần một cách để duy trì sự hiện diện trong tâm trí khách hàng mà không gây áp lực, kết hợp thông điệp bán hàng và tiếp thị để tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn.
Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng bằng email mang giá trị và nội dung hữu ích thay vì yêu cầu bán hàng trực tiếp bằng mẫu email tiếp thị ClickUp. Đây là lựa chọn hoàn hảo để chia sẻ nội dung, nghiên cứu trường hợp hoặc lời mời sự kiện với khách hàng tiềm năng ở giai đoạn đầu hoặc cho các chiến dịch tái tương tác.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Cấu trúc tập trung vào giá trị khuyến khích bạn bắt đầu bằng một tài nguyên hữu ích hoặc thông tin giá trị, sau đó là một lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng.
- Lưu trữ tất cả tài liệu tiếp thị của bạn, như các nghiên cứu trường case và tài liệu trắng, trong ClickUp Docs để dễ dàng chèn vào email của bạn.
- Giúp bạn xây dựng niềm tin và xác định vị trí của mình là một chuyên gia hữu ích, không chỉ là một nhân viên bán hàng.
7. Mẫu email giới thiệu dịch vụ ClickUp kinh doanh
Nếu email đầu tiên của bạn gửi cho khách hàng tiềm năng yếu kém, tất cả các email theo dõi sau đó sẽ trở nên khó khăn. Một ấn tượng ban đầu xấu có thể phá hỏng giao dịch ngay từ khi nó chưa bắt đầu.
Một email giới thiệu mạnh mẽ và phù hợp sẽ giúp các email theo dõi sau đó trở nên dễ dàng hơn vì bạn đã xác định rõ lý do liên hệ.
Mẫu email giới thiệu kinh doanh ClickUp cung cấp cho bạn một định dạng rõ ràng cho lần tiếp cận ban đầu. Tạo ấn tượng mạnh mẽ với phần giới thiệu có cấu trúc, tạo nền tảng cho các lần theo dõi sau này.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Hướng dẫn bạn trình bày về bản thân, lý do liên hệ, lợi ích mà họ nhận được và bước tiếp theo rõ ràng.
- Sử dụng ClickUp Brain để nhanh chóng tạo ra các biến thể cá nhân hóa cho phần giới thiệu của bạn dành cho các đối tượng khách hàng khác nhau.
- Cho phép bạn theo dõi mức độ tương tác của các email giới thiệu trực tiếp trong chế độ xem CRM của ClickUp.
8. Mẫu quy trình bán hàng ClickUp
Nếu không có chế độ xem rõ ràng về các giao dịch của mình, bạn sẽ không biết những giao dịch nào đang bị đình trệ hoặc cần được theo dõi. Sự thiếu hiển thị này khiến các giao dịch bị bỏ sót chỉ vì chúng bị quên lãng.
Ngăn chặn các giao dịch bị bỏ quên với quản lý quy trình bán hàng trực quan. Xem giai đoạn và trạng thái theo dõi của từng giao dịch trong chế độ xem Kanban hoặc Xem dạng danh sách với Mẫu Quy Trình Bán Hàng ClickUp. Nhân viên bán hàng có thể ngay lập tức nhận biết những khách hàng tiềm năng cần được quan tâm, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ giao dịch nào.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tùy chỉnh các giai đoạn như “Đã liên hệ”, “Đã lên lịch theo dõi” và “Đã gửi đề xuất” để phù hợp với quy trình bán hàng của bạn.
- Sử dụng bảng điều khiển ClickUp để tự động hiển thị các giao dịch có theo dõi quá hạn, giúp bạn hành động nhanh chóng.
- Cài đặt tự động hóa ClickUp để tự động di chuyển giao dịch giữa các giai đoạn khi hoàn thành việc theo dõi.
9. Mẫu hướng dẫn chiến lược bán hàng ClickUp
Khi nhân viên mới gia nhập nhóm, họ thường không nắm rõ các quy trình tốt nhất của nhóm trong việc theo dõi khách hàng. Điều này dẫn đến việc tiếp cận không nhất quán và thời gian thích nghi kéo dài.
Ghi chép lại quy trình theo dõi của nhóm để mọi người đều thống nhất. Ghi lại các phương pháp tốt nhất, mẫu email và hướng dẫn thời gian trong một mẫu tài liệu với mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng ClickUp. Bằng cách giữ quy trình theo dõi trong cùng không gian làm việc với các giao dịch, bạn giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Gồm các phần về quy tắc thời gian, khung sườn tin nhắn và xử lý phản đối đối tượng.
- Kết nối hướng dẫn chiến lược của bạn trực tiếp với các mẫu email và quy trình tự động hóa thực tế để luôn cập nhật.
- Cho phép nhân viên sử dụng ClickUp Brain để đặt câu hỏi về tài liệu hướng dẫn và nhận câu trả lời ngay lập tức mà không làm gián đoạn công việc của quản lý.
10. Mẫu biên bản cuộc họp bán hàng ClickUp
Sau cuộc họp, các mục cần thực hiện và quyết định quan trọng thường bị lạc trong các ghi chú rời rạc hoặc bị quên lãng hoàn toàn. Điều này buộc bạn phải gửi các email theo dõi thiếu bối cảnh cụ thể, và các bước tiếp theo quan trọng không bao giờ được hoàn thành.
Ghi chép quyết định, mục cần thực hiện và người chịu trách nhiệm theo dõi với mẫu Biên bản Cuộc họp Bán hàng ClickUp. Các biên bản này được tích hợp trực tiếp vào việc cá nhân hóa email theo dõi, cho phép bạn viết những nội dung như: “Như chúng ta đã thảo luận, bạn đã đề cập đến vấn đề X…”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi chép chi tiết như danh sách người tham dự, mục chương trình, điểm thảo luận và các mục cần thực hiện kèm theo người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn.
- Sử dụng ClickUp AI Notetaker để tự động tạo tóm tắt cuộc họp và trích xuất các mục cần thực hiện, có thể điền vào mẫu này.
- Kết nối trực tiếp biên bản cuộc họp với các công việc theo dõi và hồ sơ giao dịch để tất cả thông tin liên quan được tập trung tại một nơi.
11. 30 mẫu email theo dõi của HubSpot
Tìm kiếm các mẫu email bên ngoài có thể là một điểm khởi đầu tốt, nhưng thường dẫn đến việc thu thập các tệp tin rời rạc. Bộ 30 Mẫu Email Theo Dõi của HubSpot cung cấp 30 kịch bản trong một nơi duy nhất cho các tình huống khác nhau.
Tại sao bạn sẽ thích các mẫu này:
- Xử lý các tình huống như sau cuộc họp, không nhận được phản hồi và sau khi để lại tin nhắn thoại.
- Tùy chỉnh nội dung để phù hợp với yêu cầu cụ thể của bạn.
- Nhập chúng vào ClickUp Tài liệu để tạo ra một nguồn thông tin tập trung, duy nhất cho nhóm của bạn.
12. 75 mẫu email bán hàng đã được chứng minh hiệu quả của HubSpot
75 mẫu email bán hàng đã được chứng minh của HubSpot bao quát các tình huống bán hàng rộng hơn ngoài việc chỉ theo dõi, bao gồm cả việc tiếp cận khách hàng tiềm năng và chốt đơn hàng.
Tại sao bạn sẽ thích các mẫu này:
- Mẫu email tiếp xúc lần đầu giúp bạn bắt đầu các cuộc hội thoại có ý nghĩa và xây dựng kết nối.
- Email theo dõi giúp duy trì cuộc hội thoại và hướng dẫn khách hàng tiềm năng qua hành trình bán hàng.
- Email chấm dứt liên hệ với các khách hàng tiềm năng không hoạt động, đồng thời giữ mở cơ hội cho tương lai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bằng cách sao chép các mẫu này vào ClickUp Tài liệu, bạn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với giọng điệu thương hiệu của mình và tổ chức chúng bằng thẻ và thư mục, giúp chúng dễ dàng tìm kiếm và truy cập ngay bên cạnh CRM và các công việc của bạn.
13. Mẫu email ghi chú của Template.net trong Word
Một số nhóm quen với công việc trong Microsoft Word và có thể tìm kiếm các mẫu có thể tải xuống. Mẫu Email Memo của Template.net là một mẫu tương thích với Word mà bạn có thể sử dụng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Viết email thông báo rõ ràng và súc tích cho khách hàng và đối tác.
- Tải xuống và chỉnh sửa trong Microsoft Word, Tài liệu Google hoặc Apple Pages.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi nhiều nhân viên tải xuống và chỉnh sửa bản sao cục bộ của riêng họ, thông điệp của bạn sẽ trở nên không nhất quán. Cách tiếp cận tốt hơn là nhập các mẫu này vào ClickUp Docs, nơi mọi người có thể hợp tác theo thời gian thực và truy cập các phiên bản mới nhất.
14. Mẫu CRM Excel miễn phí của Vertex42
Đối với các nhóm rất nhỏ hoặc doanh nhân độc lập, việc theo dõi khách hàng tiềm năng trong bảng tính Excel có thể cảm thấy như một giải pháp đơn giản. Mẫu CRM Excel miễn phí của Vertex42 là một lựa chọn miễn phí mà bạn có thể sử dụng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sử dụng bảng dữ liệu CRM để sắp xếp, lọc và hiển thị thông tin khách hàng quan trọng.
- Ghi chú về các cuộc trao đổi với khách hàng tiềm năng thông qua phần bình luận hoặc cột Ghi chú.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Excel thiếu tính năng tự động hóa, hợp tác thời gian thực và tích hợp với công cụ email của bạn. Khi nhóm của bạn phát triển, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn để cập nhật bảng tính thay vì bán hàng. Hãy sử dụng mẫu ClickUp Sales CRM để có giao diện quen thuộc như bảng tính nhưng được tích hợp sẵn tính năng tự động hóa và hợp tác, là một giải pháp nâng cấp đơn giản.
15. Mẫu bài thuyết trình bán hàng ClickUp
Nếu email theo dõi của nhóm bạn có nội dung không nhất quán, giá trị cốt lõi của sản phẩm có thể bị mất đi. Điều này xảy ra khi thông điệp bán hàng của bạn không được ghi chép và dễ dàng truy cập.
Đảm bảo thông điệp giá trị nhất quán trong mọi email theo dõi bằng cách tạo và hoàn thiện thông điệp chính của bạn trong một tài liệu trung tâm sử dụng Mẫu Thông Điệp Bán Hàng ClickUp. Nhân viên bán hàng nắm vững thông điệp này có thể lồng ghép các điểm mạnh giá trị vào mọi email theo dõi mà không nghe có vẻ như đang đọc kịch bản.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định các yếu tố chính của bài thuyết trình như vấn đề, giải pháp, điểm khác biệt và bằng chứng.
- Kết nối tài liệu thuyết trình của bạn trực tiếp với mẫu email để đảm bảo thông điệp nhất quán.
- Sử dụng ClickUp Brain để tạo ra các phiên bản khác nhau của bài thuyết trình cho các đối tượng khách hàng khác nhau.
Những lỗi cần tránh khi gửi email theo dõi bán hàng
Ngay cả khi sử dụng các mẫu email tốt nhất, bạn vẫn có thể mắc phải những sai lầm khiến tỷ lệ phản hồi giảm sút. Gửi các email theo dõi bị bỏ qua hoặc, tệ hơn, kích hoạt việc hủy đăng ký có thể làm hỏng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất cần tránh:
- Mở đầu chung chung: Bắt đầu bằng “Chỉ kiểm tra lại” hoặc “Theo dõi” cho thấy bạn không cá nhân hóa email, và khiến nó dễ bị bỏ qua.
- Không có lời kêu gọi hành động rõ ràng: Những yêu cầu mơ hồ như “Hãy cho tôi biết ý kiến của bạn” không cung cấp cho khách hàng tiềm năng một bước tiếp theo rõ ràng và không thúc đẩy hành động.
- Quá nhiều email theo dõi quá nhanh: Gửi quá nhiều email vào hộp thư đến của khách hàng tiềm năng sẽ khiến họ cảm thấy bị làm phiền và là cách nhanh nhất để bị hủy đăng ký.
- Bỏ qua bối cảnh trước đó: Không đề cập đến những gì đã thảo luận trong cuộc hội thoại trước đó khiến bạn trở nên dễ quên.
- Bức tường văn bản: Email dài và dày đặc không được đọc vào những ngày bận rộn. Hãy giữ cho thông điệp của bạn dễ đọc với các đoạn văn ngắn và danh sách gạch đầu dòng.
- Thời điểm sai: Gửi email vào lúc 11 giờ tối thứ Sáu gần như đảm bảo nó sẽ bị chìm vào sáng Monday.
- Không có giá trị gia tăng: Mỗi email theo dõi nên cung cấp điều gì đó hữu ích. Nếu bạn chỉ yêu cầu điều gì đó, bạn không cho họ lý do để trả lời.
Không gian Làm việc tích hợp giúp bạn tránh những sai lầm này. Mẫu email đảm bảo cấu trúc, ClickUp tự động hóa quản lý thời gian, và ghi chú tập trung trong ClickUp ngăn chặn mất mát thông tin.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục, kết quả là bỏ lỡ quyết định và trì hoãn thực hiện. Dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quy trình thường thiếu tổ chức và kém hiệu quả.
Giải pháp Quản lý Nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi mượt mà các cuộc hội thoại thành công việc — giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và duy trì sự đồng bộ.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục, dẫn đến việc bỏ lỡ quyết định và trì hoãn thực hiện. Dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quy trình thường thiếu tổ chức và kém hiệu quả.
Giải pháp Quản lý Công việc của ClickUp đảm bảo chuyển đổi mượt mà các cuộc hội thoại thành công việc — giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và duy trì sự đồng bộ.
Khi trí tuệ nhân tạo (AI) tiếp tục phát triển, những nhóm thành công sẽ là những nhóm sử dụng nó để cá nhân hóa quy mô lớn — không phải để gửi những thông điệp chung chung, mà để mỗi lần theo dõi đều mang tính cá nhân hóa.
Để xem cách AI có thể biến đổi toàn bộ quy trình bán hàng của bạn không chỉ dừng lại ở việc theo dõi, hãy xem hướng dẫn thực tế này để tìm hiểu các chiến lược quan trọng trong việc tận dụng AI trong toàn bộ quy trình bán hàng của bạn.
Biến các mẫu email theo dõi của bạn thành các giao dịch đã đóng
Theo dõi hiệu quả là sự kết hợp giữa cấu trúc, thời gian và cá nhân hóa. Yếu tố lớn nhất khiến chiến lược theo dõi thất bại là sự phân mảnh — khi thông tin khách hàng tiềm năng, bản nháp email và lời nhắc nhở về công việc bị phân tán trên các công cụ khác nhau, các vấn đề không thể tránh khỏi sẽ bị bỏ sót.
Các nhóm bán hàng tập trung mẫu email, dữ liệu và quy trình làm việc tại một nơi sẽ chốt được nhiều giao dịch hơn vì không có gì bị bỏ sót. Mỗi điểm tiếp xúc đều dựa trên điểm tiếp xúc trước đó, tạo ra trải nghiệm liền mạch cho khách hàng tiềm năng.
Sẵn sàng tập trung các hoạt động theo dõi bán hàng của bạn? Bắt đầu miễn phí với ClickUp.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu nội dung email là những từ ngữ thực tế bạn gửi, bao gồm tiêu đề email và văn bản chính. Mẫu quy trình làm việc là hệ thống bạn xây dựng để tổ chức thời gian, cách thức và đối tượng nhận email, bao gồm các tính năng tự động hóa và theo dõi.
Hầu hết các chuyên gia bán hàng khuyến nghị từ năm đến bảy lần tiếp xúc trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Tuy nhiên, số lượng phù hợp phụ thuộc vào ngành nghề của bạn, kích thước giao dịch và các tín hiệu tương tác mà bạn nhận được từ khách hàng tiềm năng.
Đúng vậy, bạn có thể làm được. Tự động hóa có thể quản lý thời gian và các điều kiện kích hoạt, trong khi các công cụ AI như ClickUp Brain có thể soạn thảo nội dung cá nhân hóa dựa trên dữ liệu của khách hàng tiềm năng để bạn xem xét trước khi gửi.