Chi phí ẩn của sự bùng nổ ứng dụng: Tại sao các doanh nghiệp nhỏ phải trả nhiều hơn cho ít hơn

Nếu các công cụ của bạn được thiết kế để tiết kiệm thời gian, tại sao công việc lại cảm thấy… chậm hơn?

Một cuộc khảo sát của Intuit QuickBooks năm 2024 cho thấy các doanh nghiệp dành 25 giờ mỗi tuần để đối chiếu dữ liệu giữa các ứng dụng, và ước tính rằng $3,000/tháng bị lãng phí cho phần mềm không sử dụng. Một phần đáng kể của sự lãng phí này đến từ sự bùng nổ ứng dụng: sự tích tụ dần dần của các công cụ "hữu ích" mà không ai để ý, dần dần biến thành một mê cung phức tạp.

Các doanh nghiệp hiện nay trung bình sử dụng 106 ứng dụng SaaS, và các doanh nghiệp vừa thường có khoảng 101 ứng dụng. Điều đó có nghĩa là nhiều tài khoản đăng nhập hơn, nhiều công việc trùng lặp hơn, nhiều nơi thông tin có thể bị ẩn giấu, và nhiều gói đăng ký tự động gia hạn lâu sau khi không ai còn nhớ lý do tại sao chúng được mua.

Bài viết này phân tích chi phí thực sự của tình trạng ứng dụng lan tràn và cung cấp cho bạn một hướng dẫn thực tiễn để kiểm tra, hợp nhất và duy trì hệ thống ứng dụng gọn gàng trong tương lai.

Ứng dụng tràn lan là gì?

Người phụ trách marketing cần dữ liệu hiệu suất chiến dịch của quý trước. Cô ấy kiểm tra công cụ quản lý dự án của nhóm trước tiên, sau đó là ổ đĩa chia sẻ, rồi ứng dụng trò chuyện nơi ai đó có thể đã đăng tải nó, và cuối cùng là email của cô ấy. Hai mươi phút sau, cô ấy vẫn đang tìm kiếm, và cuộc họp mà cô ấy cần dữ liệu đó đã bắt đầu.

Đây là thực tế hàng ngày của tình trạng phình to ứng dụng. Đó là sự tích lũy không kiểm soát của các công cụ phần mềm, gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết. Quá trình này diễn ra từ từ. Bạn thêm một ứng dụng cho trò chuyện, một ứng dụng cho tài liệu và một ứng dụng cho công việc. Trước khi bạn nhận ra, quy trình làm việc của bạn đã tràn ngập các tài khoản đăng nhập và tab trình duyệt.

Vấn đề này phát triển thành hai thách thức riêng biệt nhưng có liên quan. Sự phân tán công việc xảy ra khi các dự án và công việc được phân tán trên các công cụ và hệ thống không kết nối với nhau. Dự án của bạn nằm ở một nơi, tài liệu liên quan ở một nơi khác, và các cuộc hội thoại về cả hai ở một nơi thứ ba. Sự phân tán bối cảnh diễn ra tự nhiên, khi các nhóm lãng phí hàng giờ chuyển đổi giữa các ứng dụng, tìm kiếm tệp tin và ghép nối thông tin chỉ để hoàn thành việc cần làm.

Một không gian làm việc AI tích hợp giải quyết cả hai vấn đề bằng cách đưa các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích vào một nền tảng bảo mật duy nhất, với AI được tích hợp như lớp trí tuệ. Đó chính là mô hình mà ClickUp được xây dựng dựa trên. Thay vì bắt nhóm của bạn phải trở thành chuyên gia trong việc điều hướng hàng chục giao diện khác nhau, mọi thứ đều tồn tại trong một môi trường kết nối, nơi thông tin lưu chuyển tự nhiên từ luồng làm việc này sang luồng làm việc khác.

Tại sao việc chuyển đổi ngữ cảnh lại khiến bạn cảm thấy mệt mỏi đến vậy?

Não bộ của bạn không được thiết kế để chuyển đổi giữa các môi trường tinh thần không liên quan mỗi vài phút.

Mỗi lần bạn chuyển từ viết sang tìm kiếm, từ đọc sang trả lời, từ lập kế hoạch sang phản ứng, tâm trí của bạn phải tải lại "trạng thái" của công việc. Tôi đang làm gì? Mục đích là gì? Câu tiếp theo là gì? Chúng ta đã quyết định gì? Hôm nay có gì cần làm?

Điều này giống như việc bạn rời khỏi rạp chiếu phim giữa chừng, xem mười phút của một bộ phim khác, rồi quay lại và cố gắng nhớ lại cốt truyện.

Việc cần làm có thể được thực hiện. Nhưng bạn sẽ phải trả giá bằng sự tập trung.

Và chi phí hiện tại không đáng kể. Nó rất tinh vi. Nó xuất hiện dưới dạng:

Bẫy công việc hiện đại: các công cụ không tương tác với nhau

Điều mỉa mai là nhiều công cụ được áp dụng để làm công việc dễ dàng hơn. Một công cụ cho trò chuyện. Một cho tài liệu. Một cho công việc. Một cho bảng điều khiển. Một cho phê duyệt. Một cho “ghi chú nhanh”. Một cho “điều cụ thể mà bộ phận marketing cần”.

Mỗi ứng dụng đều có giá trị riêng. Nhưng khi kết hợp lại, chúng tạo ra một công việc mới: quản lý không gian giữa chúng.

Không gian đó chính là nơi công việc bị lãng phí.

Một quyết định được đưa ra trong trò chuyện, nhưng công việc không được cập nhật. Một tài liệu được sửa đổi, nhưng kế hoạch dự án vẫn tham chiếu đến phiên bản cũ. Một thành viên trong nhóm yêu cầu cập nhật trạng thái, nhưng trạng thái được chia thành ba nơi khác nhau, nên ai đó phải tổng hợp lại thành một thông điệp.

Trên lý thuyết, bạn đang hợp tác. Trên thực tế, bạn đang tái tạo thực tế.

Nguyên nhân gây ra tình trạng phình to ứng dụng trong các doanh nghiệp nhỏ

Nếu hệ thống phần mềm của bạn cảm thấy hỗn loạn và khó quản lý, bạn không phải là trường hợp duy nhất. Nhiều doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các ứng dụng phù hợp có thể mở rộng mà không gây ra hỗn loạn. Con đường dẫn đến sự bùng nổ ứng dụng được xây dựng từ những ý định tốt. Mỗi công cụ trong hệ thống công nghệ của bạn được thêm vào để giải quyết một vấn đề cụ thể, và vào thời điểm được áp dụng, nó có thể đã làm chính xác điều đó. Vấn đề là những giải pháp riêng lẻ này, được lựa chọn bởi những người khác nhau vào những thời điểm khác nhau để giải quyết những vấn đề khác nhau, cuối cùng lại tạo ra một vấn đề lớn hơn so với bất kỳ vấn đề nào mà chúng ban đầu giải quyết.

Hiểu rõ cách bạn đã đến đây là bước đầu tiên để tìm ra lối thoát. Dưới đây là những mô hình lặp đi lặp lại:

Hiệu ứng silo âm thầm lan rộng

Đội ngũ marketing của bạn phát hiện ra một công cụ dự án mà họ yêu thích. Trong khi đó, đội ngũ bán hàng đã áp dụng một công cụ hoàn toàn khác, phù hợp hơn với quy trình của họ. Bộ phận kỹ thuật có hệ thống ưa thích của riêng mình, được tối ưu hóa cho các sprint và theo dõi lỗi. Không ai phối hợp các quyết định này, và đột nhiên bạn phải trả tiền cho ba nền tảng cơ bản làm cùng một việc, chỉ khác nhau về giao diện và không thể tương tác với nhau.

Sự cấp bách lấn át chiến lược

Một cuộc khủng hoảng phản hồi từ khách hàng ập đến, và bạn cần giải pháp ngay lập tức. Ai đó tìm thấy một công cụ khảo sát, đăng ký dùng thử miễn phí, và vấn đề cấp bách được giải quyết. Sáu tháng sau, công cụ "tạm thời" đó đã trở thành một phần cố định trong quy trình làm việc của bạn. Không ai nhớ rằng bạn đã có sẵn khả năng khảo sát được tích hợp sẵn trong một nền tảng khác mà bạn đang trả tiền.

Các bản dùng thử miễn phí trở thành các dịch vụ cố định

Giai đoạn dùng thử hai tuần ban đầu chỉ là một thử nghiệm. Nhưng công cụ hoạt động đủ tốt, giai đoạn dùng thử đã chuyển thành gói đăng ký trả phí, và giờ đây nó đã được tích hợp vào quy trình làm việc của bạn. Không ai từng đánh giá xem liệu đó có phải là lựa chọn tốt nhất hay các công cụ hiện có có thể thực hiện công việc đó hay không.

Công việc từ xa đã đẩy nhanh quá trình phân mảnh

Khi các nhóm chuyển sang phân phối làm việc từ xa một cách đột ngột, mọi người đã tự ý sử dụng các công cụ cần thiết để duy trì năng suất công việc. Việc áp dụng độc lập này đã tạo ra một hệ thống hỗn hợp dựa trên sở thích cá nhân thay vì một chiến lược thống nhất của công ty. Hai năm sau, bạn vẫn đang phải đối mặt với những hậu quả của điều đó.

Mua sắm phân tán lấp đầy khoảng trống

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận CNTT quản lý quyết định phần mềm. Bất kỳ ai có thẻ tín dụng công ty và cần giải quyết vấn đề đều có thể thêm một công cụ mới vào hệ thống. Phương pháp dân chủ hóa này ban đầu có vẻ mạnh mẽ cho đến khi bạn nhận ra không ai có cái nhìn tổng quan về toàn bộ hệ thống.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp kinh doanh của bạn đang gặp phải tình trạng phình to ứng dụng

Sự bực bội khi phải tìm kiếm thông tin là triệu chứng rõ ràng nhất, nhưng sự bùng nổ ứng dụng còn thể hiện qua những cách tinh vi hơn. Nó ẩn mình trong những câu hỏi mà nhóm của bạn đặt ra hàng ngày, những rắc rối mà họ đã quen chấp nhận như điều bình thường, và những giải pháp tạm thời mà họ đã xây dựng để đối phó với các hệ thống không kết nối.

Bạn có thể đang gặp phải tình trạng ứng dụng tràn lan nghiêm trọng nếu những tình huống sau đây quen thuộc với bạn:

Bí ẩn về danh mục phần mềm: Khi ai đó hỏi công ty bạn đang trả tiền cho bao nhiêu công cụ, bạn không thể trả lời mà không phải lục lọi các bảng sao kê thẻ tín dụng, báo cáo chi phí và ngân sách của các bộ phận. Việc thông tin này không sẵn có chính là một triệu chứng của vấn đề.

Sự thật về sự trùng lặp: Các nhóm khác nhau đã áp dụng các công cụ khác nhau cho cùng một mục đích. Bộ phận Marketing đang theo dõi dự án theo cách này, bộ phận Vận hành đang theo dõi theo cách khác, và bộ phận Bán hàng có hệ thống riêng hoàn toàn. Mọi người đều đang thực hiện công việc tương tự trong các silo không tương thích, và thông tin hiếm khi vượt qua ranh giới.

Sự nhầm lẫn về nguồn thông tin chính xác: “Phiên bản nào là phiên bản cuối cùng?” trở thành câu hỏi hàng ngày. Tài liệu tồn tại ở nhiều nơi khác nhau, và không ai chắc chắn phiên bản nào phản ánh những thay đổi mới nhất. Sự mơ hồ này dẫn đến sai sót, làm lại công việc và những tình huống khó xử khi ai đó trình bày thông tin lỗi thời cho khách hàng.

Chướng ngại vật trong quá trình onboarding : Nhân viên mới cần một tuần chỉ để truy cập vào tất cả các nền tảng họ sẽ sử dụng, học các kiến thức cơ bản của từng giao diện và hiểu công cụ nào nên sử dụng cho mục đích nào. Ấn tượng đầu tiên của họ về công ty bạn là sự phức tạp quá mức.

Lịch sử cuộc hội thoại: “Cuộc hội thoại đó diễn ra trên ứng dụng nào?” là câu hỏi mà mọi người đặt ra nhiều lần trong ngày. Các quyết định quan trọng được phân tán khắp các chủ đề trò chuyện, chuỗi email, bình luận trong tài liệu và bản ghi âm cuộc gọi video. Để tìm một cuộc hội thoại cụ thể, bạn phải tìm kiếm ở bốn hoặc năm nơi khác nhau.

Hiện tượng đăng ký "zombie": Các công cụ không ai sử dụng tiếp tục tự động gia hạn hàng tháng, âm thầm làm cạn kiệt ngân sách. Những đăng ký bị lãng quên này tích tụ vì không ai được hiển thị cái nhìn tổng quan về những gì đang được sử dụng và những gì đã bị bỏ quên.

Những chi phí ẩn của tình trạng mở rộng ứng dụng đối với doanh nghiệp nhỏ

Sự lãng phí rõ ràng nhất đến từ các công cụ trùng lặp và giấy phép không sử dụng, nhưng chi phí ẩn còn sâu xa hơn. Bạn có thể đang trả tiền cho các tính năng trùng lặp trong nhiều ứng dụng, cũng như các tích hợp buộc chúng phải đồng bộ, và các giấy phép mà không ai sử dụng trong nhiều tháng. Những rò rỉ nhỏ này tích tụ thành những tổn thất lớn hàng năm.

Sự hao hụt tài chính còn sâu xa hơn cả các khoản đăng ký.

Sự lãng phí rõ ràng đến từ việc đăng ký trùng lặp, trả tiền cho nhiều công cụ có cùng mục đích, vì các bộ phận khác nhau đã đưa ra các lựa chọn khác nhau. Nhưng những chi phí không rõ ràng lại tích tụ nhanh hơn. Các giấy phép không sử dụng đại diện cho chi phí đã bỏ ra: bạn có thể đang trả tiền cho 20 người dùng được cấp phép trong khi chỉ có 12 người đã đăng nhập trong quý này. Các tính năng trùng lặp có nghĩa là bạn đang trả giá cao cho các khả năng đã tồn tại trong các công cụ khác mà bạn sở hữu. Chi phí tích hợp chồng chất lên mọi thứ khác, khi bạn phải trả tiền cho các nền tảng trung gian chỉ để buộc các ứng dụng không kết nối của mình chia sẻ dữ liệu.

Sự sụt giảm năng suất tích tụ hàng ngày

Nhóm của bạn dành cả ngày để chuyển đổi giữa các ứng dụng thay vì tập trung vào công việc cần làm. Mỗi lần nhân viên chuyển từ ứng dụng trò chuyện sang công cụ quản lý dự án rồi sang trình chỉnh sửa tài liệu, họ mất tập trung và động lực.

Việc nhập liệu thủ công càng làm trầm trọng thêm vấn đề. Khi các hệ thống không tương tác với nhau, con người trở thành lớp tích hợp. Một nhân viên bán hàng đóng giao dịch trong CRM, sau đó phải sao chép thủ công thông tin khách hàng vào công cụ quản lý dự án để bắt đầu quá trình onboarding. Đây là công việc tẻ nhạt, dễ lỗi và chỉ tồn tại vì các công cụ không được thiết kế để làm việc cùng nhau.

Các lỗ hổng bảo mật gia tăng với mỗi ứng dụng

Dữ liệu nhạy cảm của công ty bạn được phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau, mỗi nền tảng có quyền truy cập, quy trình bảo mật và tình trạng tuân thủ riêng. Sự phân mảnh này tạo ra những điểm mù nguy hiểm. Khi không có chế độ xem tổng quan về dữ liệu, bạn không thể bảo vệ nó một cách hiệu quả.

Shadow IT, hiện tượng nhân viên sử dụng các công cụ mà không có sự phê duyệt chính thức, là một trong những rủi ro lớn nhất. Một nhân viên bắt đầu sử dụng công cụ viết AI để soạn thảo tài liệu, không nhận ra rằng họ đang cung cấp thông tin bí mật của công ty vào một hệ thống không đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật của bạn. Những việc sử dụng công cụ này với ý định tốt tạo ra các lỗ hổng bảo mật mà nhóm an ninh không thể theo dõi vì họ không biết các công cụ này tồn tại. Nếu không có khung quản lý rủi ro an ninh mạng phù hợp, những điểm mù này sẽ gia tăng.

Việc chấm dứt hợp đồng trở thành cơn ác mộng về bảo mật khi nhân viên rời đi. Bạn phải theo dõi và thu hồi quyền truy cập từ hàng chục hệ thống khác nhau một cách thủ công, và việc bỏ sót một hệ thống là điều dễ xảy ra. Quyền truy cập bị lãng quên trong một công cụ ít được sử dụng có thể trở thành lỗ hổng bảo mật tồn tại trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Đối với các công ty hoạt động trong ngành được quy định, việc chứng minh tuân thủ trở nên gần như bất khả thi khi dữ liệu được phân tán trên các công cụ có các chính sách bảo mật khác nhau, đôi khi không rõ ràng, khiến bất kỳ cuộc kiểm toán bảo mật CNTT nào cũng trở thành cơn ác mộng.

Bảo vệ dữ liệu và đơn giản hóa bảo mật bằng cách tập trung công việc trên một nền tảng duy nhất. ClickUp cho phép bạn quản lý quyền truy cập, duy trì nhật ký kiểm tra và áp dụng chính sách quản trị dữ liệu từ một nơi duy nhất.

Sau khi hiểu rõ tác động tài chính và vận hành, bước tiếp theo là giải quyết tình trạng lộn xộn mà không làm gián đoạn hoạt động của nhóm.

Cách giảm thiểu sự bùng nổ ứng dụng và cắt giảm chi phí

Nhận diện vấn đề là bước đầu tiên, nhưng giải quyết nó đòi hỏi hành động có hệ thống. Bạn không thể hủy các gói đăng ký ngẫu nhiên mà không gây ra hỗn loạn. Điều bạn cần là một lộ trình rõ ràng để gỡ rối hệ thống phần mềm, cắt giảm chi phí và ngăn chặn tình trạng hỗn loạn tái diễn.

Bắt đầu với một cuộc kiểm tra toàn diện

Bạn không thể sửa chữa những gì bạn không thể nhìn thấy. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không có cái nhìn rõ ràng về toàn bộ hệ thống phần mềm của mình, chính vì vậy bước đầu tiên phải là một cuộc kiểm kê toàn diện. Sử dụng công cụ quản lý tài sản phần mềm hoặc thậm chí một bảng tính đơn giản, dự án này có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, nhưng nó là nền tảng cho mọi biện pháp tiết kiệm chi phí sau này.

Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu từ mọi nguồn: sao kê thẻ tín dụng, báo cáo chi phí, hồ sơ ngân hàng và ngân sách của các bộ phận. Bạn đang tìm kiếm mọi khoản phí phần mềm định kỳ, dù nhỏ đến đâu. Sau đó, hãy vượt ra ngoài các hồ sơ tài chính. Yêu cầu mỗi bộ phận và trưởng nhóm liệt kê tất cả các công cụ họ sử dụng, bao gồm cả những công cụ miễn phí. Những công cụ không tốn tiền vẫn tốn thời gian và sự chú ý.

Sau khi có danh sách các công cụ, hãy phân loại chúng theo chức năng. Nhóm các công cụ vào các nhóm như quản lý dự án, giao tiếp, lưu trữ tệp, thiết kế, v.v. Đây là lúc sự lãng phí trở nên rõ ràng. Bạn có thể phát hiện ra nhiều công cụ có cùng mục đích, được các nhóm khác nhau chọn vào các thời điểm khác nhau.

Kiểm tra sử dụng thực tế, không chỉ dựa vào số lượng đăng ký. Nhiều nền tảng SaaS cung cấp phân tích cho thấy số lượng người dùng hoạt động. Nếu bạn đang trả tiền cho 50 giấy phép nhưng chỉ có 10 người đăng nhập trong quý này, bạn đã tìm thấy cơ hội tiết kiệm ngay lập tức. Cuối cùng, tính toán chi phí thực sự của mỗi công cụ bằng cách bao gồm không chỉ phí đăng ký mà còn chi phí của các nền tảng tích hợp cần thiết để kết nối với các hệ thống khác của bạn. Tối ưu hóa hoạt động SaaS bắt đầu từ việc hiểu rõ chính xác những gì bạn đang trả tiền.

Tập trung một cách có chủ đích

Khi kiểm toán của bạn phát hiện ra sự trùng lặp, việc hợp nhất công cụ trở nên khả thi. Đây là nơi bạn sẽ đạt được tiết kiệm chi phí đáng kể nhất, nhưng cũng là nơi bạn sẽ gặp phải sự phản đối nội bộ lớn nhất. Mọi người thường gắn bó với các công cụ của mình. Việc hợp nhất SaaS sẽ thất bại nếu các nhóm cảm thấy như những công cụ yêu thích của họ bị loại bỏ mà không có sự tham gia của họ.

Thành công đòi hỏi một cách tiếp cận hợp tác. Ưu tiên theo tác động, bắt đầu từ các danh mục có nhiều trùng lặp và chi phí cao nhất. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, các công cụ quản lý dự án và giao tiếp là những nơi rõ ràng để bắt đầu. Hãy tham gia nhóm của bạn vào quá trình ra quyết định, chứng minh cách một nền tảng thống nhất sẽ làm cho công việc của họ dễ dàng hơn chứ không phải khó khăn hơn.

Lập kế hoạch di chuyển cẩn thận. Đừng chỉ hủy đăng ký và bỏ mặc dữ liệu trong đó. Tạo kế hoạch chi tiết để di chuyển thông tin và quy trình làm việc vào nền tảng hợp nhất của bạn. Thông báo cho nhóm của bạn trước và cung cấp đào tạo đầy đủ trước khi ngừng sử dụng các công cụ cũ. Mục tiêu là một quá trình chuyển đổi suôn sẻ, không phải là một quá trình gây sốc.

Thiết lập cơ chế quản lý để ngăn chặn tình trạng lặp lại.

Sau khi đã hoàn thành công việc dọn dẹp, bạn cần có hệ thống để ngăn chặn sự lan tràn của ứng dụng quay trở lại. Nếu không có chính sách quản lý CNTT rõ ràng, bạn sẽ lại rơi vào tình trạng lộn xộn tương tự sau một năm nữa. Chính sách mua sắm phần mềm sẽ là lá chắn của bạn trước sự lộn xộn kỹ thuật số trong tương lai.

Chính sách nên bao gồm quy trình phê duyệt chính thức cho các công cụ mới, kể cả những công cụ miễn phí. Trước khi xem xét bất kỳ công cụ nào, nhóm yêu cầu phải chứng minh rằng nó giải quyết một vấn đề quan trọng mà các nền tảng hiện tại của bạn không thể giải quyết. Giao quyền sở hữu danh mục phần mềm tổng thể cho một người hoặc một ủy ban nhỏ, và lên lịch kiểm tra định kỳ, hàng quý hoặc hàng năm, để phát hiện IT ngầm trước khi nó trở nên phổ biến. Quản lý nhà cung cấp SaaS và quy trình mua sắm SaaS đúng cách đảm bảo các công cụ mới được đánh giá so với những gì bạn đã có.

Áp dụng nền tảng tích hợp

Giải pháp tối ưu cho tình trạng phình to ứng dụng là một sự thay đổi căn bản trong cách tiếp cận: chuyển từ việc sử dụng nhiều giải pháp riêng lẻ sang một nền tảng tích hợp duy nhất. Các không gian làm việc phần mềm tất cả trong một này được thiết kế từ đầu để loại bỏ các vấn đề tích hợp và các silo dữ liệu, những yếu tố đặc trưng của các hệ thống phần mềm phình to.

Lợi ích sẽ tích lũy theo thời gian. Khi các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại của bạn đều được lưu trữ tại cùng một nơi, luồng bối cảnh sẽ được tạo ra một cách tự nhiên. Bạn không còn phải kết nối các yếu tố một cách thủ công hoặc đóng vai trò là lớp tích hợp giữa các hệ thống không liên kết. Quản lý trở nên đơn giản hơn đáng kể: một hóa đơn, một bộ quyền truy cập, một mối quan hệ với nhà cung cấp.

Và điều quan trọng là, AI trở nên hữu ích hơn khi có quyền truy cập vào toàn bộ bối cảnh công việc của bạn. Một trợ lý AI chỉ có thể xem tài liệu của bạn sẽ cung cấp một loại hỗ trợ nhất định. Một trợ lý AI có thể xem tài liệu, công việc, cuộc hội thoại và lịch sử dự án của bạn sẽ mang lại sức mạnh vượt trội. Sự hội tụ này trong AI chính là sự khác biệt giữa hỗ trợ chung chung và trí tuệ thực sự hữu ích.

Cách ClickUp giúp doanh nghiệp nhỏ loại bỏ tình trạng phình to ứng dụng

Các doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong một môi trường đầy thách thức. Bạn cần các tính năng cấp doanh nghiệp, loại chức năng giúp các hoạt động phức tạp vận hành trơn tru, nhưng bạn không thể chi trả cho sự phức tạp hay chi phí cấp doanh nghiệp. Mỗi giờ dành cho việc học các công cụ mới, quản lý tích hợp hoặc tìm kiếm thông tin là một giờ không dành cho việc phục vụ khách hàng hoặc phát triển kinh doanh.

ClickUp được thiết kế riêng cho thực tế này. Đây là một không gian làm việc AI tích hợp, phát triển cùng với kinh doanh của bạn trong khi vẫn giữ mọi thứ và mọi người kết nối. Thay vì buộc bạn phải lựa chọn giữa các tính năng mạnh mẽ và sự đơn giản dễ sử dụng, nó mang lại cả hai.

Trung tâm điều khiển cho hành trình hợp nhất

Bắt đầu một dự án hợp nhất bằng cách đăng ký thêm một ứng dụng khác sẽ là một hành động phản tác dụng. ClickUp đóng vai trò là trung tâm điều khiển cho toàn bộ quá trình kiểm tra và hợp nhất, chứng minh tính linh hoạt của nó ngay cả trước khi bạn hoàn thành việc đánh giá hệ thống ứng dụng của mình.

Thiết lập kiểm toán phần mềm như một dự án trong chính ClickUp. Tạo danh sách tập trung bằng ClickUp Docs, xây dựng tài liệu động liệt kê mọi công cụ công ty sử dụng kèm theo bộ phận, chi phí hàng tháng, số lượng người dùng và chức năng chính. Vì Docs nằm trong ClickUp, bạn có thể liên kết trực tiếp với các công việc liên quan và chia sẻ với các bên liên quan ngay lập tức khi tiến độ kiểm toán diễn ra.

Theo dõi quá trình đánh giá của bạn bằng ClickUp Lists, với mỗi công cụ phần mềm được đại diện bằng một công việc. Thêm các Trường Tùy chỉnh cho các chỉ số quan trọng: chi phí hàng tháng, số người dùng hoạt động, ngày gia hạn và trạng thái hợp nhất. Toàn bộ danh mục phần mềm của bạn trở nên rõ ràng chỉ với một cái nhìn, có thể sắp xếp và lọc theo bất kỳ tiêu chí nào bạn chọn.

Hình dung cơ hội với Bảng điều khiển ClickUp. Tạo một Bảng điều khiển lấy dữ liệu từ danh sách kiểm tra của bạn và hiển thị các tiện ích thể hiện tổng chi tiêu hàng tháng, chi tiêu theo danh mục và các công cụ được đánh dấu để hợp nhất. Khi chia sẻ Bảng điều khiển này với ban lãnh đạo, sự đồng thuận sẽ diễn ra nhanh hơn vì mọi người đều nhìn thấy cùng một bức tranh.

Sau đó, hãy sử dụng ClickUp Brain để phân tích kết quả của bạn. Khi dữ liệu kiểm toán đã được nhập vào hệ thống, hãy đặt câu hỏi cho Brain như “Những danh mục nào có sự trùng lặp công cụ nhiều nhất?” hoặc “Tổng chi phí cho các công cụ giao tiếp của chúng ta là bao nhiêu?” Brain sẽ trích xuất dữ liệu từ không gian làm việc của bạn để đưa ra những thông tin chi tiết mà bạn có thể bỏ qua, biến thông tin thô thành thông tin có thể hành động.

Một nền tảng thay thế cho nhiều nền tảng khác

Toán học rất đơn giản: mỗi công cụ bạn loại bỏ sẽ tiết kiệm chi phí đăng ký, giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và đơn giản hóa quản lý bảo mật. ClickUp thay thế toàn bộ các danh mục phần mềm trong khi mang lại cho nhóm của bạn nhiều khả năng hơn, không phải ít. Dưới đây là cách hợp nhất hoạt động trong thực tế:

Quản lý dự án phù hợp với phong cách của mọi nhóm

Các nhóm khác nhau có sở thích khác nhau về cách hiển thị công việc của mình, và điều đó hoàn toàn ổn. ClickUp Tasks cung cấp hơn 15 chế độ xem, cho phép bộ phận Marketing làm việc trong chế độ Bảng để quản lý quy trình chiến dịch, trong khi bộ phận Kỹ thuật sử dụng Xem dạng danh sách để lập kế hoạch sprint, và ban lãnh đạo hiển thị mọi thứ trong chế độ Gantt để có cái nhìn tổng quan về dòng thời gian. Một nền tảng, nhiều góc nhìn, không còn tranh cãi về việc sử dụng công cụ nào.

Tài liệu kết nối với hành động

Hầu hết các công cụ tài liệu hiện nay hoạt động độc lập. Bạn ghi chép thông tin, nhưng những tài liệu đó lại tách biệt với công việc mà chúng mô tả. ClickUp Docs thay đổi tình hình bằng cách cung cấp khả năng tạo tài liệu phong phú với hợp tác thời gian thực, trang con cho các wiki phức tạp và kết nối trực tiếp với các công việc và dự án của bạn.

Khi bạn đề cập đến một công việc trong tài liệu, nó sẽ tạo ra một liên kết trực tiếp. Khi công việc đó được cập nhật, bất kỳ ai xem tài liệu đều thấy trạng thái hiện tại. Tài liệu không còn là một tài liệu tĩnh mà trở thành một phần sống động của quy trình làm việc của bạn.

Giao tiếp luôn phù hợp với ngữ cảnh

Khi các cuộc hội thoại diễn ra trong một ứng dụng riêng biệt so với công việc đang được thảo luận, các quyết định quan trọng có thể bị bỏ sót. ClickUp Chat giữ các cuộc hội thoại ngay tại nơi công việc diễn ra. Tạo các kênh cho dự án, nhóm hoặc chủ đề.

Sự khác biệt chính? Mọi tin nhắn trò chuyện đều có thể được chuyển đổi thành công việc chỉ với một cú nhấp chuột. Không còn phải lục lọi lịch sử tin nhắn để tìm xem ai đã đồng ý làm việc gì. Quyết định trở thành hành động ngay lập tức.

Hợp tác trực quan mà không cần đăng ký thêm

Brainstorming và tư duy trực quan không nên yêu cầu một ứng dụng riêng biệt. ClickUp Bảng trắng cung cấp không gian làm việc vô hạn cho brainstorming kết hợp với quản lý công việc. Vẽ sơ đồ quy trình làm việc, sau đó chuyển đổi các hình dạng trực tiếp thành công việc. Nhúng tài liệu trực tiếp và công việc vào không gian làm việc của bạn. Ý tưởng brainstorming của bạn trở thành kế hoạch dự án mà không cần tái tạo thủ công.

Theo dõi thời gian được tích hợp sẵn trong mọi công việc

Hiểu rõ thời gian thực sự được sử dụng ở đâu không nên đòi hỏi việc xuất dữ liệu giữa các hệ thống. ClickUp Theo dõi thời gian được tích hợp sẵn trong mọi công việc. Bắt đầu đồng hồ bấm giờ, ghi chép thời gian thủ công hoặc kích hoạt theo dõi tự động. Chạy báo cáo theo dự án, khách hàng hoặc thành viên nhóm. Những thông tin bạn cần đã được kết nối trực tiếp với công việc.

Các biểu mẫu tự động tạo hành động

Khi việc nộp đơn yêu cầu xử lý thủ công, các vấn đề có thể bị bỏ sót. ClickUp Forms chuyển đổi các đơn nộp trực tiếp thành công việc với tất cả dữ liệu đơn được ánh xạ vào Trường Tùy chỉnh. Yêu cầu của khách hàng trở thành các công việc có thể theo dõi ngay lập tức sau khi được nộp.

Chuyển đổi mượt mà từ các công cụ hiện có

Viễn cảnh di chuyển khiến nhiều nhóm phải tiếp tục sử dụng các công cụ không phù hợp. ClickUp Import hỗ trợ di chuyển trực tiếp từ hầu hết các nền tảng lớn, mang theo các công việc, dự án và tệp đính kèm hiện có của bạn. Bạn không phải bắt đầu từ đầu hoặc bỏ qua kiến thức tổ chức.

Sự linh hoạt giúp ngăn chặn sự mở rộng trong tương lai

Sự bùng nổ ứng dụng lặp lại vì các công cụ cứng nhắc buộc các nhóm phải tìm cách giải quyết tạm thời. Khả năng mở rộng của ClickUp phá vỡ chu kỳ này bằng cách thích ứng với nhu cầu mới mà không cần đăng ký thêm.

Tự động hóa mà không cần phần mềm trung gian

ClickUp Automations xử lý các điều kiện kích hoạt, điều kiện và hành động một cách bản địa. Khi trạng thái của một công việc thay đổi thành “Được phê duyệt”, hệ thống sẽ tự động giao công việc cho thành viên tiếp theo trong nhóm, di chuyển nó sang danh sách công việc khác và gửi thông báo đến Chat. Xây dựng các quy trình tự động hóa thông qua giao diện trực quan, không cần lập trình và không cần sử dụng nền tảng tự động hóa bên ngoài, giúp tiết kiệm chi phí hàng tháng.

Tích hợp bản địa ở những nơi quan trọng

ClickUp Integrations kết nối trực tiếp với các công cụ bạn vẫn cần: Google Drive để lưu trữ tệp, GitHub để quản lý kho lưu trữ mã nguồn, Zoom để gọi video, và hàng chục công cụ khác. Dữ liệu được truyền tự động giữa các hệ thống. Khi bạn thực sự cần một giải pháp tùy chỉnh, API mở cho phép bạn xây dựng chính xác những gì kinh doanh của bạn yêu cầu.

Trường Tùy chỉnh cho mọi trường hợp sử dụng

Cần theo dõi các cơ hội bán hàng? Thêm các trường cho giá trị giao dịch, giai đoạn và xác suất. Quản lý hàng tồn kho? Thêm các trường cho SKU, số lượng và ngưỡng đặt hàng lại. Quản lý dự án khách hàng? Thêm các trường cho tên khách hàng, giá trị hợp đồng và hạn chót. Trường Tùy chỉnh ClickUp biến ClickUp thành công cụ cụ thể mà doanh nghiệp của bạn cần mà không cần thêm ứng dụng khác.

Mẫu chuẩn hóa thành công

Khi đã xây dựng được quy trình làm việc hiệu quả, hãy lưu nó dưới dạng Mẫu. Các dự án mới sẽ được khởi tạo với cấu trúc đã được kiểm chứng sẵn có, bao gồm danh sách công việc, Trường Tùy chỉnh, Tự động hóa và Mẫu tài liệu. Mẫu ClickUp đảm bảo các thực hành tốt nhất của bạn trở thành tiêu chuẩn mặc định, và việc mở rộng quy mô không còn nghĩa là phải tái tạo lại từ đầu.

Trí tuệ nhân tạo (AI) hiểu rõ toàn bộ quy trình làm việc của bạn.

Các công cụ AI độc lập tạo ra sự phình to theo cách riêng của chúng. Bạn sẽ phải sử dụng một công cụ cho hỗ trợ viết, một công cụ khác cho tóm tắt cuộc họp và một công cụ khác cho phân tích dữ liệu, mỗi công cụ yêu cầu bối cảnh riêng biệt và tạo ra kết quả không liên kết. ClickUp Brain loại bỏ sự phình to của AI bằng cách tích hợp trí tuệ trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, với quyền truy cập đầy đủ vào bối cảnh công việc thực tế của bạn.

Truy cập bằng ngôn ngữ tự nhiên cho mọi thứ

Hỏi Brain như cách bạn hỏi đồng nghiệp. “Các công việc nào đã quá hạn trong tuần này?” “Tóm tắt trạng thái dự án Henderson.” “Sarah đã hoàn thành những gì trong tháng trước?” Brain tìm kiếm qua các công việc, tài liệu, bình luận và cuộc trò chuyện của bạn để cung cấp câu trả lời dựa trên dữ liệu thực tế của bạn, không phải các phản hồi chung chung từ bộ dữ liệu đào tạo.

Tạo nội dung có ngữ cảnh

Khi bạn yêu cầu Brain soạn thảo bản cập nhật dự án, nó sẽ dựa trên tiến độ thực tế của các công việc, các cột mốc hoàn thành và các hạn chót sắp tới. Kết quả đầu ra sẽ được tùy chỉnh theo công việc của bạn, chính xác với trạng thái hiện tại và hữu ích mà không cần chỉnh sửa nhiều.

Tìm kiếm kết nối trên mọi nền tảng

Tính năng Tìm kiếm Kết nối của Brain vượt ra ngoài ClickUp để bao quát các ứng dụng tích hợp của bạn. Tìm kiếm một lần, nhận kết quả từ không gian làm việc, lưu trữ đám mây kết nối và các công cụ liên kết khác. Cuộc săn lùng đa nền tảng trở thành dĩ vãng.

Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian

Brain tóm tắt các chuỗi tài liệu dài, trích xuất các mục cần thực hiện từ ghi chú cuộc họp và đề xuất các bước tiếp theo dựa trên mô hình dự án. Công việc lặp đi lặp lại tốn nhiều công sức của nhóm sẽ được xử lý tự động, giúp mọi người tập trung vào công việc đòi hỏi sự phán đoán của con người.

Mở rộng giám sát với ClickUp Super Agents

Trợ lý AI cá nhân giúp cá nhân làm việc nhanh hơn. Nhưng khi công việc mở rộng sang các nhóm và dự án, năng suất cá nhân không còn là nút thắt cổ chai. Việc giám sát mới là vấn đề.

ClickUp Super Agents được thiết kế cho giai đoạn phát triển này. Hoạt động trong Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp, chúng liên tục theo dõi các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và quy trình làm việc để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ mà không cần kiểm tra thủ công hoặc theo dõi trạng thái.

Các Super Agents có thể tự động tạo báo cáo tóm tắt dự án hàng tuần, phát hiện các công việc bị đình trệ trước khi chúng trở thành rào cản, cảnh báo rủi ro trên nhiều dự án, hoặc cập nhật thông tin cho lãnh đạo mà không cần các nhóm phải chuẩn bị báo cáo thủ công. Thay vì các nhà quản lý phải tái tạo thực tế từ các cập nhật rời rạc, việc giám sát trở nên liên tục và luôn sẵn sàng.

Vì Super Agents hoạt động trực tiếp bên trong ClickUp, chúng hoạt động trong bối cảnh không gian làm việc đầy đủ. Chúng hiểu rõ quyền sở hữu, mối quan hệ phụ thuộc, ưu tiên và hoạt động lịch sử xuyên suốt các dự án. Chúng không chỉ phản hồi các tín hiệu riêng lẻ. Chúng giúp duy trì động lực trong các công việc kết nối khi độ phức tạp tăng cao.

Đây là nơi việc hợp nhất trở thành quy mô. ClickUp không chỉ giảm số lượng công cụ mà nhóm của bạn sử dụng. Nó thay thế việc giám sát thủ công bằng sự phối hợp thông minh phát triển cùng với kinh doanh của bạn.

Giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn thực hiện công việc hiệu quả hơn với ClickUp

Sự bùng nổ ứng dụng không chỉ là một tập hợp lộn xộn các tab trình duyệt. Đó là một gánh nặng thầm lặng đối với ngân sách, năng suất và bảo mật của doanh nghiệp nhỏ của bạn. Phí đăng ký có thể hiển thị rõ ràng, nhưng chi phí thực sự nằm ở sự cản trở hàng ngày mà nhóm của bạn phải chịu đựng khi tìm kiếm thông tin trên các hệ thống không kết nối. Tiến độ bị đình trệ. Tập trung bị phá vỡ. Công việc tốt bị lạc trong tiếng ồn kỹ thuật số.

Giải quyết tình trạng phình to ứng dụng không phải là việc cắt giảm một cách vô tội vạ. Đó là việc lựa chọn một hệ thống kết nối, nơi công việc, giao tiếp và trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động cùng nhau thay vì phân tán qua các tab. Khi mọi thứ hoạt động trong một nền tảng duy nhất, các nhóm làm việc nhanh hơn, quá trình onboarding trở nên dễ dàng hơn và mỗi dự án mới trở nên đơn giản hơn để quản lý.

Sẵn sàng trải nghiệm cảm giác mọi thứ được tập trung tại một nơi? Bắt đầu miễn phí với ClickUp và kết nối công việc của bạn. ✨

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa tình trạng ứng dụng tràn lan và tối ưu hóa SaaS là gì?

Sự bùng nổ ứng dụng là vấn đề có quá nhiều công cụ phần mềm không được kiểm soát, trong khi tối ưu hóa SaaS là giải pháp—quá trình kiểm tra và hợp nhất phần mềm của bạn để cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả.

Làm thế nào để tính toán chi phí mà sự bùng nổ ứng dụng đang gây ra cho doanh nghiệp kinh doanh của tôi?

Tính tổng chi phí đăng ký trực tiếp của bạn, sau đó ước tính chi phí gián tiếp, như chi phí cho các công cụ tích hợp và giá trị thời gian của nhân viên bị mất do tìm kiếm thông tin và chuyển đổi giữa các ứng dụng. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi cả hai loại chi phí và trực quan hóa tổng chi phí phần mềm của bạn.

Một nhóm nhỏ có thể giảm thiểu sự bùng nổ ứng dụng mà không cần nhân viên IT chuyên trách?

Đúng vậy, một trưởng nhóm hoặc quản lý vận hành có thể dẫn đầu quá trình này bằng cách thực hiện một cuộc kiểm tra phần mềm đơn giản trong bảng tính, xác định các trùng lặp công cụ rõ ràng nhất và ủng hộ việc chuyển sang một nền tảng duy nhất, thân thiện với người dùng như ClickUp, được thiết kế dành cho quản lý dự án của doanh nghiệp nhỏ.