Chán ngán việc phải trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại? Chắc chắn rồi.
Các mẫu FAQ của Notion giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng bằng cách biến các câu trả lời rời rạc thành những thông tin rõ ràng, dễ tìm kiếm.
Danh sách các mẫu miễn phí này giúp bạn thiết lập các trung tâm FAQ, trung tâm hỗ trợ, hướng dẫn và cơ sở kiến thức nội bộ, giúp thông tin dễ tìm kiếm và dễ sử dụng.
Các mẫu FAQ tốt nhất của Notion trong nháy mắt
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật |
| Mẫu trang web FAQ của Notion | Tải xuống mẫu này | Các nhóm sản phẩm đăng tải FAQ dành cho khách hàng | Trả lời theo kiểu chuyển đổi, bộ lọc thẻ, thanh điều hướng bên cạnh. |
| Mẫu FAQ nội bộ Notion | Tải xuống mẫu này | Nhân sự, vận hành hoặc trưởng nhóm nhóm | Bảng bài nộp/gửi câu hỏi, phân công chủ sở hữu, phân loại dễ dàng |
| Mẫu Câu hỏi thường gặp về Sản phẩm Notion | Tải xuống mẫu này | Nhóm sản phẩm SaaS hoặc sản phẩm kỹ thuật số | Trang được gắn thẻ tính năng, nhóm mô-đun, bảng điều khiển cho quản trị viên. |
| Mẫu FAQ đơn giản của Notion | Tải xuống mẫu này | Nhóm nhỏ hoặc người tạo | Thiết lập đơn giản, chuyển đổi bố cục Q&A, tùy chỉnh dễ dàng. |
| Mẫu trang Hỏi đáp (Q&A) của Notion | Tải xuống mẫu này | Người làm việc tự do, nhóm nhỏ hoặc dự án phụ | Trang hỏi đáp có thể tìm kiếm, bố cục linh hoạt, hàm tìm kiếm. |
| Mẫu FAQ của Notion | Tải xuống mẫu này | Người tạo hoặc các nhóm nhỏ | Câu hỏi thường gặp tập trung, trình theo dõi câu hỏi đang chờ xử lý, nhiều chế độ xem. |
| Mẫu trang web Trung tâm Hỗ trợ và Cơ sở Kiến thức FAQ của Notion | Tải xuống mẫu này | Sản phẩm kỹ thuật số, startup hoặc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ | Nội dung có thể tìm kiếm, bố cục tùy chỉnh, cấu trúc tổ chức. |
| Mẫu FAQ về tính năng của Notion | Tải xuống mẫu này | Doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm sản phẩm | Tùy chỉnh thẻ, sao chép mẫu, bố cục có thể tùy chỉnh |
| Mẫu Trung tâm Hỗ trợ Notion cho Nhóm Dịch vụ Khách hàng | Tải xuống mẫu này | Quản lý sản phẩm và nhóm tiếp thị | Trang ra mắt sản phẩm tập trung, tab cơ sở dữ liệu |
| Mẫu FAQ gọn nhẹ của Notion | Tải xuống mẫu này | Nhóm nhỏ, sự kiện hoặc cho các sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP) | Thêm phần chỉ với một cú nhấp chuột, phân loại tùy chỉnh, xây dựng nhanh chóng. |
| Mẫu tài liệu FAQ ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Đội ngũ hỗ trợ khách hàng và các công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ | Hợp tác thời gian thực, trang con cho các danh mục, quản lý công việc. |
| Mẫu cơ sở kiến thức ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm đang phát triển, startup hoặc công ty làm việc từ xa | Tổ chức linh hoạt với các danh mục, thẻ, trang con, v.v. |
| Mẫu cơ sở kiến thức HR của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Phòng Nhân sự trong các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn | Kho lưu trữ kiến thức tập trung, tích hợp tính năng hợp tác và kiểm soát phiên bản. |
| Mẫu Sổ tay Nhân viên ClickUp cho Công ty HVAC | Tải miễn phí mẫu | Các doanh nghiệp kinh doanh HVAC | Các phần đã được định dạng sẵn cho chính sách, quy trình, quy định an toàn, v.v. |
| Mẫu Wiki ClickUp với nhiều trang | Tải miễn phí mẫu | Nhóm vận hành và nhân sự | Tài liệu tập trung cho hợp tác giữa các nhóm và chia sẻ kiến thức. |
| Mẫu Tài liệu Nhóm ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Tất cả các nhóm quản lý các cuộc đồng bộ định kỳ và tài liệu dự án. | Kho lưu trữ tập trung các biên bản cuộc họp và quy trình nội bộ. |
| Mẫu bàn giao dự án ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Quản lý dự án trong quá trình chuyển đổi dự án đa giai đoạn | Các tài liệu và không gian làm việc được thiết lập sẵn để sử dụng cho việc chuyển giao dự án. |
| Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm đang tìm kiếm một hệ thống để tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc | Sơ đồ quy trình và nhiều chế độ xem tùy chỉnh |
| Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm muốn tài liệu hóa và quản lý các quy trình trên toàn công ty | Tài liệu tập trung với chỉnh sửa thời gian thực, bình luận, quản lý phiên bản và công cụ AI. |
| Mẫu hướng dẫn onboarding cho nhân viên chung của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Nhóm nhân sự và nhà quản lý tuyển dụng | Quản lý quy trình onboarding từ đầu đến cuối |
| Mẫu tài liệu dự án ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhà quản lý dự án cần duy trì tài liệu dự án chi tiết. | Hệ thống tài liệu dự án tích hợp với ClickUp Docs, Công việc và Chế độ xem tùy chỉnh. |
| Mẫu Yêu cầu Thông tin ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Quản lý dự án phối hợp với nhà cung cấp hoặc nhà thầu | Biểu mẫu nộp yêu cầu thông tin (RFI) có thể tùy chỉnh và nhiều chế độ xem đã được cấu hình sẵn. |
| Mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm xây dựng quy trình bán hàng có thể lặp lại và đo lường được. | Cấu trúc tích hợp sẵn cho kế hoạch bán hàng, ghi chép và thực thi. |
| Mẫu Hỗ trợ khách hàng ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm đang tìm kiếm một cách thức có cấu trúc để quản lý các câu hỏi của khách hàng. | Trường Tùy chỉnh, trạng thái và chế độ xem cho việc theo dõi vấn đề |
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu FAQ Notion tốt?
Một mẫu FAQ Notion tốt cung cấp cho bạn cách đơn giản để tổ chức câu trả lời một lần và giúp việc chia sẻ kiến thức trở nên thuận tiện hơn cho mọi người. Dưới đây là những yếu tố làm nên một mẫu cơ sở kiến thức thực sự hiệu quả:
- Một cấu trúc gọn gàng, có tổ chức với các phần riêng biệt dành cho câu hỏi, câu trả lời và các liên kết, ví dụ, hình ảnh hoặc bước hướng dẫn hỗ trợ.
- Các danh mục để điều hướng nhanh chóng và phân loại câu hỏi theo chủ đề, giúp mọi người có thể tìm thấy câu trả lời một cách nhanh chóng mà không cần phải lục lọi qua danh sách dài.
- Định dạng thân thiện với công cụ tìm kiếm, bao gồm các yếu tố như thẻ, từ khóa, tiêu đề nhất quán, tiêu đề rõ ràng và nhiều hơn nữa.
- Một thiết kế gọn gàng, dễ đọc sử dụng không gian, đoạn văn ngắn, biểu tượng, chú thích, bảng, v.v., để giảm bớt sự lộn xộn và tránh các khối văn bản dài dòng.
- Các tính năng hợp tác thời gian thực giúp nhóm của bạn có thể chỉnh sửa câu trả lời khi cần thiết, theo dõi các thay đổi và làm việc cùng nhau để duy trì tài liệu luôn được cập nhật.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu FAQ là điểm khởi đầu mạnh mẽ cho các quy trình làm việc AI kết nối, nơi các câu trả lời được ghi chép sẽ cung cấp dữ liệu cho các hệ thống thông minh hơn, giúp các nhóm có được phản hồi nhanh chóng và chính xác hơn.
Mẫu FAQ miễn phí của Notion
Dưới đây là các mẫu FAQ hàng đầu của Notion để giảm thiểu các câu hỏi lặp lại và tạo ra một cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm và tự phục vụ trong vài phút.
1. Mẫu trang web FAQ của Notion
Mẫu FAQ & Trung tâm Hỗ trợ được thiết kế dành cho các câu hỏi thường gặp (FAQ) dành cho khách hàng bên ngoài hoặc hỗ trợ sản phẩm. Bạn sẽ có một bố cục gọn gàng theo phong cách chuyển đổi, trong đó mỗi câu hỏi sẽ hiển thị câu trả lời bên dưới. Ngoài ra, còn có bộ lọc thẻ và thanh điều hướng bên cạnh để dễ dàng duyệt qua.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Nhận ngay một bố cục sẵn sàng sử dụng với các cột, tiêu đề lớn và trang con, giúp bạn không cần phải thiết kế từ đầu.
- Phân chia nội dung thành các phần logic như Thiết lập, Tài khoản, Giá cả, Thanh toán, v.v., để giúp người dùng dễ dàng điều hướng.
- Bật tùy chọn ‘Chia sẻ lên web’ trong Notion để đăng tải trung tâm hỗ trợ của bạn cho khách hàng hoặc người dùng bên ngoài.
✅ Phù hợp cho: Nhóm sản phẩm xuất bản FAQ dành cho khách hàng.
⚡ Thư viện mẫu: Mẫu bản đồ hành trình khách hàng miễn phí
2. Mẫu FAQ nội bộ của Notion
Mẫu FAQ Nội bộ được thiết kế để chia sẻ câu hỏi và câu trả lời cho toàn công ty hoặc toàn nhóm. Mẫu này có chế độ xem bảng, nơi các câu hỏi được gắn thẻ hoặc đánh dấu với người chịu trách nhiệm trả lời hoặc duy trì chúng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Thiết lập cơ sở dữ liệu với các cột như Câu hỏi, Trả lời, Danh mục, Chủ sở hữu, Ngày cập nhật, Mức độ ưu tiên, v.v.
- Đặt nhắc nhở hàng tháng hoặc hàng quý cho chủ sở hữu để cập nhật câu trả lời và lưu trữ các FAQ đã lỗi thời.
- Tùy chỉnh cho bộ phận Nhân sự, quản lý dự án, nhóm đào tạo và nhiều lĩnh vực khác.
✅ Phù hợp cho: Nhân sự, vận hành hoặc trưởng nhóm chịu trách nhiệm tập trung cơ sở kiến thức nội bộ thông qua câu hỏi và câu trả lời tại một nơi duy nhất.
3. Mẫu FAQ sản phẩm Notion
Được thiết kế riêng cho các câu hỏi thường gặp về sản phẩm, mẫu Product FAQs Template tập hợp các câu hỏi thường gặp từ khách hàng hoặc người dùng vào một nơi duy nhất. Mỗi mục nhập trong cơ sở dữ liệu hoạt động như một trang Notion riêng biệt, cho phép bạn thêm câu trả lời chi tiết, hình ảnh, liên kết hoặc thông tin bổ sung.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Chia sẻ FAQ với khách hàng hoặc người dùng sản phẩm để giảm thiểu việc trao đổi qua lại và các câu hỏi lặp lại qua trò chuyện/email.
- Tùy chỉnh cho đội ngũ hỗ trợ để ghi chép các giải pháp, vấn đề thường gặp, các bước khắc phục sự cố hoặc hướng dẫn.
- Chèn hình ảnh, liên kết video, định dạng phong phú, nhiều biến thể câu trả lời (câu trả lời ngắn + giải thích chi tiết) và thậm chí liên kết đến các tài liệu hoặc hướng dẫn liên quan.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm sản phẩm SaaS hoặc sản phẩm kỹ thuật số đang tìm kiếm một phần FAQ gọn gàng, được phân loại theo tính năng hoặc mô-đun.
4. Mẫu FAQ đơn giản của Notion
Sử dụng mẫu FAQ đơn giản của Notion để có một bố cục hệ thống quản lý kiến thức được thiết kế sẵn, sử dụng định dạng câu hỏi và trả lời cơ bản. Ngoài ra, bạn còn có các tùy chọn gắn thẻ và phân loại, hoàn hảo cho việc thiết lập nhanh chóng mà không cần phức tạp hóa.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Đưa FAQ của bạn vào hoạt động nhanh chóng mà không cần cấu trúc phức tạp.
- Chỉnh sửa, sao chép hoặc tùy chỉnh các khối hoặc phần, thay đổi thứ tự hoặc mở rộng khi cần thiết.
- Giảm bớt các câu hỏi lặp lại và giúp các nhóm giảm lượng ticket trong phần mềm hỗ trợ khách hàng của bạn.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ hoặc người tạo muốn có một phần FAQ nhẹ nhàng mà không cần độ phức tạp của một cơ sở kiến thức đầy đủ.
📮 ClickUp Insight: Khảo sát về mức độ trưởng thành của AI của chúng tôi cho thấy 38% nhân viên trí thức không sử dụng AI, và chỉ 12% đã tích hợp hoàn toàn AI vào quy trình làm việc của họ.
Khoảng trống này thường do các công cụ không kết nối và một trợ lý AI chỉ hoạt động như một lớp bề mặt.
Khi AI không được tích hợp vào nơi diễn ra các công việc, tài liệu và thảo luận, việc áp dụng trở nên chậm chạp và không nhất quán. Giải pháp? Bối cảnh sâu!
ClickUp Brain loại bỏ rào cản ngữ cảnh bằng cách tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Nó có thể truy cập qua mọi công việc, tài liệu, tin nhắn và quy trình làm việc, và luôn nắm rõ chính xác những gì bạn và nhóm của bạn đang thực hiện.
5. Mẫu trang Hỏi đáp Notion
Mẫu trang Hỏi đáp (Q&A Page Template) phù hợp cho các nhóm nhỏ với ít mục nhập Hỏi đáp. Nó giúp nhóm của bạn xây dựng một "kho câu trả lời" trung tâm và tối ưu hóa quy trình công việc với ít thao tác thiết lập.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sử dụng các tính năng cơ sở dữ liệu hoặc chuyển đổi để làm cho phần Hỏi & Đáp trở nên có cấu trúc hơn hoặc dễ tìm kiếm hơn.
- Nhận giải pháp FAQ nhẹ nhàng, linh hoạt nơi bạn có thể tổ chức hoặc chỉnh sửa các mục một cách nhanh chóng.
- Giữ cho tài liệu FAQ của bạn đơn giản và dễ cập nhật mà không cần xây dựng một hệ thống phức tạp.
✅ Phù hợp cho: Freelancer, nhóm nhỏ hoặc dự án phụ cần một phần FAQ hoặc Q&A nhanh chóng.
6. Mẫu FAQ của Notion
Mẫu FAQ cung cấp cho bạn một bố cục trang FAQ đơn giản, sẵn sàng để đăng tải. Nó cho phép bạn linh hoạt tạo FAQ mới, cập nhật các FAQ hiện có, sắp xếp lại các danh mục hoặc câu trả lời, hoặc lưu trữ các mục nhập đã lỗi thời mà không cần mã hoặc quy trình phức tạp.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Cho phép người dùng tìm kiếm câu trả lời phù hợp nhanh chóng thông qua các danh mục/thẻ hoặc chuyển đổi.
- Đăng tải hoặc chia sẻ FAQ công khai hoặc nội bộ, tùy theo nhu cầu của bạn.
- Cập nhật và quản lý phiên bản FAQ một cách dễ dàng, giúp tài liệu của bạn luôn chính xác ngay cả khi có thay đổi.
✅ Phù hợp cho: Người tạo hoặc nhóm nhỏ muốn tạo trang FAQ công khai dễ quản lý.
7. Mẫu trang web Trung tâm Hỗ trợ và Cơ sở Kiến thức FAQ của Notion
Mẫu trang web Trung tâm Hỗ trợ & Cơ sở Kiến thức FAQ của Notion cung cấp cho bạn một cấu trúc hoàn chỉnh để xây dựng cơ sở kiến thức hoặc trung tâm hỗ trợ với các câu hỏi thường gặp chi tiết, hướng dẫn, bài hướng dẫn, tài liệu, v.v.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sắp xếp nội dung vào các danh mục hoặc bộ sưu tập, giúp dễ dàng nhóm các chủ đề liên quan.
- Thêm các bài viết mới hoặc mục nhập FAQ, hướng dẫn, khi nội dung tăng lên, mà không làm phá vỡ cấu trúc.
- Sắp xếp các danh mục và trang con dựa trên những gì phù hợp nhất với kinh doanh hoặc đối tượng của bạn.
✅ Phù hợp cho: Sản phẩm kỹ thuật số, startup hoặc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cần một trang FAQ có thương hiệu.
8. Mẫu FAQ về tính năng của Notion
Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có nhiều tính năng, mẫu Feature FAQs Template in Notion giúp trình bày các câu hỏi thường gặp (FAQ) dưới định dạng câu hỏi và câu trả lời cho từng tính năng. Điều này rất hữu ích cho tài liệu hướng dẫn người dùng hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng AI tích hợp sẵn của Notion để hỗ trợ viết và tóm tắt với mẫu này.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giữ phong cách và giọng điệu nhất quán trên tất cả các FAQ với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI).
- Nhóm các câu hỏi và câu trả lời (Q&A) dưới các tiêu đề lớn cho các sản phẩm hoặc dịch vụ tập trung vào tính năng.
- Sao chép các khối và tiếp tục phát triển cơ sở kiến thức FAQ của bạn khi sản phẩm của bạn phát triển.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm sản phẩm quản lý sản phẩm có nhiều tính năng, mô-đun hoặc quy trình làm việc.
9. Mẫu Trung tâm Hỗ trợ Notion cho Nhóm Chăm sóc Khách hàng
Mẫu Trung tâm Hỗ trợ cho Nhóm Dịch vụ Khách hàng của Notion có thể là một công cụ AI mạnh mẽ cho dịch vụ khách hàng nếu bạn muốn tạo một cơ sở kiến thức hoặc trung tâm hỗ trợ công khai. Cấu trúc này hỗ trợ nhiều trang và danh mục, chẳng hạn như hướng dẫn thiết lập, câu hỏi thường gặp, trường hợp sử dụng, khắc phục sự cố và tài khoản & thanh toán, giúp người dùng tìm thấy câu trả lời mà không bị nhầm lẫn.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Cung cấp cho người dùng tài liệu, hướng dẫn onboarding, hướng dẫn sử dụng hoặc bài viết hỗ trợ trong một bố cục dễ truy cập và tìm kiếm.
- Nhận một bố cục sẵn có với các phần, trang con và tổ chức phân cấp để nhóm nội dung một cách logic.
- Thêm nội dung của riêng bạn, đổi tên các danh mục, thay đổi cấu trúc phân cấp hoặc sắp xếp lại các trang để tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu của bạn.
✅ Phù hợp cho: Các startup hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ muốn xây dựng trung tâm hỗ trợ đơn giản nhưng chuyên nghiệp mà không tốn nhiều chi phí.
📚 Đọc thêm: Các công cụ tạo/lập nội dung AI tốt nhất
10. Mẫu FAQ gọn nhẹ của Notion
Mẫu FAQ Lean này là một bố cục FAQ một trang được thiết kế để tối ưu hóa tốc độ. Bạn có thể tuân theo các hướng dẫn sử dụng tích hợp sẵn và triển khai FAQ của mình chỉ trong vài phút.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Nhận bố cục sạch sẽ, tối giản nơi bạn có thể thêm các phần mới chỉ với một cú nhấp chuột.
- Khởi chạy phần FAQ của bạn một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian cho cấu trúc hoặc thiết kế.
- Phát triển cơ sở dữ liệu FAQ của bạn một cách dần dần theo nhu cầu, mà không làm hỏng định dạng.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm nhỏ và doanh nghiệp ở giai đoạn đầu chưa có lượng lớn câu hỏi thường gặp.
Giới hạn của Notion
Notion có thể là lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, khi nhóm phát triển, việc theo dõi quyền sở hữu và duy trì tính nhất quán của FAQs giữa các thành viên đóng góp có thể trở nên khó khăn hơn.
Một số giới hạn phổ biến bao gồm:
❗ Các tính năng tự động hóa và nhắc nhở có sẵn, nhưng việc quản lý vẫn được thực hiện thủ công. Bạn có thể cài đặt nhắc nhở và tự động hóa cơ sở dữ liệu, nhưng hầu hết các nhóm vẫn cần có người chịu trách nhiệm rõ ràng và chu kỳ kiểm tra để đảm bảo các câu trả lời luôn được cập nhật.
❗ Phân tích bị giới hạn. Notion cung cấp phân tích trang (lượt xem và chỉnh sửa), nhưng các nhóm có thể muốn báo cáo chi tiết hơn về những gì người dùng tìm kiếm và nơi họ rời khỏi.
❗ Quy trình phê duyệt không được tiêu chuẩn hóa. Bạn có thể xây dựng quy trình làm việc, nhưng các bước đánh giá và phê duyệt có cấu trúc thường yêu cầu thiết lập có chủ đích và kỷ luật.
❗ Kết nối hoạt động có thể khác nhau. Notion có thể tích hợp với các công cụ khác, nhưng các FAQ thường được tách biệt với hệ thống vé hỗ trợ và thực thi công việc trừ khi bạn chủ động kết nối quy trình làm việc.
Mẫu thay thế cho Notion
Nếu bạn đã vượt qua giới hạn của một thiết lập tĩnh, đã đến lúc khám phá các giải pháp thay thế cho Notion với khả năng hợp tác thời gian thực và tự động hóa nâng cao.
Với ClickUp, bạn có thể kết nối các FAQ, wiki, công việc và cập nhật vào một không gian làm việc duy nhất.
Dưới đây là một số mẫu sẵn sàng sử dụng, có thể tùy chỉnh hoàn toàn.
1. Mẫu tài liệu FAQ của ClickUp
Mẫu tài liệu FAQ của ClickUp giúp tạo cả các câu hỏi thường gặp chung cho các nhóm nội bộ hoặc các câu hỏi thường gặp cụ thể cho sản phẩm hoặc dịch vụ dành cho khách hàng và người dùng cuối.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách viết và định dạng câu hỏi và câu trả lời trong ClickUp Docs. Thêm tiêu đề để tổ chức các phần và sử dụng bảng, chú thích, hình ảnh, GIF, v.v. để trình bày thông tin một cách rõ ràng. Các trang con hoạt động tốt nhất để duy trì phân cấp khi bạn muốn nhóm các câu hỏi liên quan dưới các phần, giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết.
Từ tài liệu, mỗi mục FAQ có thể được chuyển đổi thành một nhiệm vụ ClickUp. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, thêm các công việc con, bình luận, nhãn trạng thái và theo dõi tiến độ. Điều này rất hữu ích khi nhóm của bạn muốn xây dựng hoặc duy trì một cơ sở dữ liệu FAQ rộng lớn một cách hợp tác.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Thêm các danh mục, thẻ, mức độ ưu tiên hoặc các metadata khác cho từng câu hỏi để sắp xếp và lọc FAQs một cách nhanh chóng.
- Sử dụng tính năng " Assign Comments " trong ClickUp tài liệu để yêu cầu một thành viên cụ thể trong nhóm xem xét, phê duyệt, chỉnh sửa hoặc hợp tác trên các câu hỏi và câu trả lời.
- Tạo một kho lưu trữ tập trung, có thể tìm kiếm cho các câu hỏi thường gặp (FAQ) trong Docs Hub, nơi bạn có thể phân loại chúng theo thẻ hoặc thư mục.
✅ Phù hợp cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng và các công ty sản phẩm hoặc dịch vụ muốn giảm tải công việc hỗ trợ lặp đi lặp lại.
2. Mẫu cơ sở kiến thức ClickUp
Mẫu Cơ sở Kiến thức ClickUp cung cấp cho các nhóm một hệ thống sẵn sàng để xây dựng thư viện kỹ thuật số chứa thông tin chung cho toàn nhóm hoặc tổ chức.
Mỗi trang hoạt động như một bài viết có cấu trúc, có thể phân nhánh thành các chủ đề con, rất phù hợp để ghi chép các bản cập nhật sản phẩm, hướng dẫn onboarding hoặc quy trình làm việc nội bộ (SOP). Nội dung có thể được tổ chức logic trong các thư mục và phân nhóm theo danh mục, chủ đề, bộ phận, chức năng, v.v.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xây dựng tài liệu nhiều cấp độ liên kết các bài viết, FAQ và hướng dẫn nhanh.
- Cập nhật nội dung theo thời gian thực để mọi thay đổi được phản ánh ngay lập tức trên không gian làm việc chia sẻ của bạn.
- Tạo một trung tâm tự phục vụ để giữ cho kiến thức về dự án hoặc sản phẩm luôn hiển thị và dễ dàng truy cập.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm đang phát triển, startup hoặc công ty làm việc từ xa muốn có một nguồn thông tin chính xác, được tổ chức khoa học cho kiến thức nội bộ.
3. Mẫu cơ sở kiến thức HR của ClickUp
Tạo một thư viện HR tập trung, dễ dàng truy cập với mẫu cơ sở kiến thức HR của ClickUp. Sử dụng nó để lưu trữ tất cả chính sách, quy trình, hướng dẫn cho nhân viên và các câu hỏi thường gặp của nhóm trong một không gian làm việc dễ dàng truy cập.
Đối với mỗi loại tài liệu, chủ sở hữu và người đóng góp có thể được chỉ định để đảm bảo trách nhiệm được xác định rõ ràng. Toàn bộ quy trình, từ soạn thảo đến xuất bản, có thể được theo dõi bằng nhiệm vụ ClickUp, trong khi Trường Tùy chỉnh và Trạng thái Tùy chỉnh cho phép bạn theo dõi các bản sửa đổi, phê duyệt, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên, v.v.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xây dựng một trung tâm HR kỹ thuật số cho nhân viên truy cập các tài liệu chính sách và thông tin liên hệ HR ngay lập tức.
- Cập nhật hoặc mở rộng các phần trong thời gian thực với các khối có thể chỉnh sửa, bảng và hình ảnh.
- Theo dõi lịch sử phiên bản, chỉ định chủ sở hữu cho các trang cụ thể và đảm bảo các bản cập nhật luôn chính xác.
✅ Phù hợp cho: Các bộ phận Nhân sự cần lưu trữ tất cả chính sách, sổ tay, tài liệu tuân thủ và hướng dẫn trong một nơi duy nhất.
📚 Xem thêm: Các công cụ phần mềm quản lý kiến thức tốt nhất
4. Mẫu Sổ tay Nhân viên ClickUp cho Công ty HVAC
Mẫu Sổ tay Nhân viên ClickUp dành cho các công ty HVAC cho phép bạn lưu trữ chính sách và sổ tay trong một không gian làm việc duy nhất. Bạn sẽ có các phần đã được định dạng sẵn và hoàn toàn có thể tùy chỉnh cho chính sách, quy trình, vai trò công việc, đào tạo, onboarding và nhiều hơn nữa, giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.
Vì các chính sách an toàn và tuân thủ rõ ràng là yếu tố quan trọng trong các công ty HVAC, mẫu này giúp ghi chép và thực thi nhất quán các chính sách đó. Bạn cũng có thể sử dụng tài liệu toàn diện này để giảm bớt nhu cầu tổ chức các phiên hướng dẫn lặp lại và tiêu chuẩn hóa quy trình onboarding cho nhân viên mới.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xây dựng chính sách thi hành công bằng và làm rõ vai trò, trách nhiệm để tránh những khoảng trống trong giao tiếp.
- Quản lý tài liệu sống về chính sách công ty và quy trình onboarding với các tính năng hợp tác thời gian thực và kiểm soát phiên bản.
- Đặt nhắc nhở trong ClickUp cho việc xem xét chính sách an toàn và cập nhật quy trình bảo trì, và giao chúng cho các nhóm phù hợp.
✅ Phù hợp cho: Các doanh nghiệp HVAC cần duy trì sự nhất quán trong việc truyền đạt chính sách giữa các nhóm làm việc tại hiện trường và văn phòng.
5. Mẫu Wiki ClickUp với nhiều trang
Mẫu Wiki ClickUp với Nhiều Trang cung cấp cấu trúc phân cấp để nhóm các câu hỏi thường gặp theo từng phần. Với các trang con hiển thị trong thanh bên trái, thông tin dễ dàng được tìm kiếm. Tạo một trang riêng cho các nguồn tài nguyên khác nhau, chẳng hạn như nghỉ phép, phúc lợi, du lịch hoặc tuân thủ, kèm theo các trang con liên kết để cung cấp chi tiết sâu hơn.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tổ chức kiến thức của công ty thành các danh mục và trang con rõ ràng để điều hướng nhanh chóng.
- Cập nhật và mở rộng nội dung một cách liền mạch khi tài liệu của bạn phát triển.
- Thêm hình ảnh, liên kết tham khảo và bảng trực tiếp vào nội dung để mỗi trang trở nên hữu ích và dễ thực hiện.
✅ Phù hợp cho: Các đội ngũ vận hành và nhân sự đang xây dựng một wiki nội bộ có khả năng mở rộng cho các chính sách, quy trình và tài nguyên của nhóm.
6. Mẫu tài liệu nhóm ClickUp
Mẫu Tài liệu Đội ngũ ClickUp cho phép bạn tạo một kho lưu trữ trung tâm cho các quy trình, mục tiêu và cuộc thảo luận của nhóm.
Phần Ghi chú cuộc họp là nơi bạn tổng hợp biên bản cuộc họp để đảm bảo mọi người đều có cùng bối cảnh. Phần Wiki nhóm có thể chứa tài liệu chi tiết về quy trình nội bộ, kiến thức của nhóm, sứ mệnh của công ty, phân bổ tài nguyên, v.v., để thông tin quan trọng luôn dễ dàng tìm kiếm và cập nhật.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo biểu đồ tổ chức với cấu trúc phân cấp của nhóm hoặc bộ phận để làm rõ vai trò và trách nhiệm.
- Tùy chỉnh từng trang với định dạng, nhúng hoặc các phần con để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
- Đảm bảo các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả với các tính năng Phát hiện Hợp tác của ClickUp.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm quản lý quá trình đồng bộ định kỳ, tài liệu dự án hoặc tài liệu đào tạo nội bộ và muốn mọi thứ được kết nối logic trong một nơi duy nhất.
🤔 Bạn có biết? Trung bình, một chuyên gia lãng phí hơn một giờ để tìm kiếm một tệp tin hoặc chi tiết duy nhất, với gần một trong bốn người mất hơn năm giờ chỉ để tìm kiếm những gì họ cần.
7. Mẫu bàn giao dự án ClickUp
Việc tổng kết dự án có thể gặp khó khăn khi thiếu file, các bước tiếp theo không rõ ràng hoặc có khoảng cách giao tiếp giữa các nhóm. Tuy nhiên, với mẫu bàn giao dự án ClickUp, bạn sẽ có một tài liệu duy nhất, có thể chỉnh sửa để ghi lại mọi chi tiết quan trọng trước khi chuyển giao.
Trường Tùy chỉnh như Ngày bàn giao, Nhóm/Cá nhân chịu trách nhiệm, Kết quả chính và Cập nhật trạng thái giúp ghi lại các chi tiết quan trọng của quá trình bàn giao.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Đảm bảo các chi tiết như công việc, trạng thái, dòng thời gian và các bên liên quan được ghi chép đầy đủ và chuyển giao cho nhóm tiếp theo mà không có thiếu sót hay nhầm lẫn.
- Cài đặt các dấu mốc tiến độ để theo dõi từng giai đoạn của quy trình bàn giao với Trạng thái tùy chỉnh
- Giữ cho các bên liên quan chính được thông tin và đồng bộ về tiến độ dự án và kỳ vọng.
✅ Phù hợp cho: Quản lý dự án, người phụ trách giao hàng cho khách hàng, nhóm kiểm thử chất lượng (QA) và các chuyên gia tư vấn quản lý quá trình chuyển giao dự án đa giai đoạn.
8. Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp
Mọi kinh doanh đều hoạt động dựa trên quy trình. Tuy nhiên, những quy trình đó thường được ghi chép trong các tài liệu rời rạc và các quy trình tiêu chuẩn (SOP) đã lỗi thời. Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp biến sự lộn xộn đó thành một hệ thống động và trực quan.
Biểu đồ quy trình (Process Flowchart) cho phép bạn vẽ sơ đồ quy trình và thủ tục của công ty một cách trực quan. Biểu đồ được tổ chức theo các danh mục quy trình, mỗi danh mục chứa các hoạt động liên quan. Sau khi xác định các hoạt động, bạn có thể kết nối chúng để hiển thị luồng quy trình bằng các kết nối.
Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu lập bản đồ quy trình của mình trong ClickUp 📹
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xem tất cả quy trình và thủ tục được phân loại theo bộ phận trong chế độ xem Danh sách Tài liệu
- Theo dõi tiến độ tài liệu dựa trên các công việc con đã hoàn thành dưới mỗi nhiệm vụ cha với Trường Tùy chỉnh Progress (Auto).
- Xem tổng quan theo lịch trình của từng quy trình và thủ tục trong Chế độ xem dòng thời gian, nơi bạn có thể điều chỉnh lịch trình hoặc cập nhật thời lượng thực hiện một cách dễ dàng.
✅ Phù hợp cho: Các nhà quản lý vận hành, nhóm tuân thủ và trưởng bộ phận đang xây dựng hoặc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc nội bộ.
9. Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp
Tập hợp tất cả quy trình làm việc, quy trình và quy định tiêu chuẩn (SOP) của bạn vào một tài liệu có cấu trúc và tương tác với mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp. Mỗi phần được tổ chức gọn gàng với các hướng dẫn về phạm vi, mục đích, quản trị, công cụ, biểu đồ RACI và người đóng góp, giúp nhóm của bạn ghi chép mọi quy trình một cách có bối cảnh và rõ ràng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giao trách nhiệm với biểu đồ RACI tích hợp và công cụ theo dõi phê duyệt để hiển thị ai đang làm gì.
- Giữ mọi cập nhật hiển thị với tính năng gắn thẻ người đóng góp và nhật ký thay đổi có ngày tháng.
- Xây dựng các quy trình làm việc chi tiết (SOP) mà không cần bắt đầu từ đầu, vì mỗi trường đã được cấu trúc sẵn cho tiêu đề, quyền sở hữu và mục đích.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm vận hành hoặc nhân sự đang xây dựng một hệ thống thống nhất, có cấu trúc để ghi chép và quản lý các quy trình trên toàn công ty.
10. Mẫu hướng dẫn onboarding nhân viên chung của ClickUp
Giúp nhân viên mới bắt đầu công việc một cách hiệu quả với mẫu Onboarding Nhân Viên Chung của ClickUp. Mỗi giai đoạn của quá trình onboarding, bao gồm thủ tục nhân sự, giới thiệu bộ phận, đào tạo và đánh giá, đều được kết nối trong một quy trình làm việc duy nhất.
Chế độ xem Hoạt động hiển thị tất cả các công việc onboarding của bạn từ đầu đến cuối. Nếu bạn muốn chia nhỏ các công việc, bạn có thể dễ dàng thêm các công việc con. Để có cái nhìn tổng quan nhanh về tiến độ công việc, hãy sử dụng chế độ xem Bảng theo giai đoạn onboarding, nơi các công việc được nhóm theo giai đoạn onboarding.
Cuối cùng, Chế độ xem Tài liệu Nhân viên lưu trữ tất cả tài liệu onboarding và tài liệu chuyên môn theo vai trò trong một nơi duy nhất.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xây dựng trải nghiệm onboarding hoàn toàn có thể theo dõi từ Chấp nhận đề nghị đến Đánh giá tháng đầu tiên.
- Quản lý các công việc onboarding của từng bộ phận (Nhân sự, Công nghệ thông tin, Tài chính, Vận hành) trên một bảng điều khiển duy nhất.
- Tạo các tài liệu hướng dẫn tương tác bằng cách thêm hình ảnh, sử dụng biểu tượng hoặc nhúng tài liệu và video để làm cho quá trình đào tạo trở nên hấp dẫn đối với nhân viên mới.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm nhân sự, nhà quản lý tuyển dụng và trưởng bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp trải nghiệm onboarding có cấu trúc cho mỗi nhân viên mới.
🤔 Bạn có biết? Một trải nghiệm onboarding được tổ chức tốt có thể nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên lên đến 15% và tăng cường nỗ lực tự nguyện hơn 20%.
11. Mẫu tài liệu dự án ClickUp
Tạo cấu trúc và sự rõ ràng cho chu kỳ dự án của bạn với mẫu tài liệu dự án ClickUp. Mẫu này được thiết kế để ghi lại mọi khía cạnh của dự án, từ vai trò của nhóm và mục tiêu đến ngân sách, dòng thời gian và nhật ký rủi ro.
Với hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh, bạn có thể liên kết tài liệu với các chế độ xem Danh sách công việc, Lịch, Gantt và Khối lượng công việc để hiển thị dòng thời gian, cột mốc quan trọng và mối quan hệ phụ thuộc. Điều này giúp tích hợp tài liệu trực tiếp vào quy trình làm việc của dự án, do đó không tách biệt với quá trình thực thi.
ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn, giúp tăng tốc quá trình lập tài liệu bằng cách thu thập thông tin liên quan từ khắp không gian làm việc của bạn. Nó ghi chép nội dung cuộc họp, hỗ trợ soạn thảo lịch trình cuộc họp, tóm tắt tài liệu và chuỗi trò chuyện, thậm chí phân tích các công việc của bạn để giúp ưu tiên công việc.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi mọi giai đoạn của dự án với các phần hướng dẫn cho tóm tắt, bối cảnh, mục tiêu và kết quả.
- Quản lý tiến độ với các bảng cột mốc thời gian, tài chính và rủi ro sẵn sàng điền, kèm theo trường ngày tháng và người chịu trách nhiệm.
- Giữ cho các đánh giá minh bạch thông qua nhật ký tích hợp cho trạng thái dự án, kế hoạch giao tiếp và báo cáo cuối cùng.
✅ Phù hợp cho: Nhóm quản lý dự án có cấu trúc yêu cầu tài liệu chi tiết.
12. Mẫu Yêu cầu Thông tin ClickUp
Mẫu Yêu cầu Thông tin ClickUp giúp bạn thu thập và tổ chức thông tin từ nhà cung cấp hoặc các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như giá cả, vật liệu, chứng chỉ, dòng thời gian, v.v.
Mẫu biểu mẫu nộp yêu cầu thông tin (RFI) có thể tùy chỉnh giúp dễ dàng thu thập thông tin chi tiết, và danh sách xem dạng danh sách RFI cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các yêu cầu RFI, được phân loại theo trạng thái. Trong chế độ xem bảng dự án, bạn có thể tổ chức các yêu cầu RFI theo dự án bằng các trường chính như Phạm vi, Thay đổi chi phí, Thay đổi dòng thời gian và Phản hồi.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tiêu chuẩn hóa quy trình RFI để tất cả nhà cung cấp hoặc bên liên quan cung cấp cùng loại thông tin theo cùng một định dạng.
- Cho phép các thành viên trong nhóm xem và cập nhật yêu cầu theo thời gian thực, giảm bớt sự nhầm lẫn và nhu cầu trao đổi email qua lại.
- Xác định các yêu cầu thông tin (RFI) được gửi thường xuyên và phân tích các mẫu với Chế độ xem bảng phạm vi RFI
✅ Phù hợp cho: Quản lý dự án và quản lý công trường làm việc với nhiều nhà cung cấp hoặc nhà thầu, cần có hồ sơ rõ ràng và có trách nhiệm cho mọi yêu cầu thông tin (RFI).
13. Mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng ClickUp
Mẫu Hướng dẫn Chiến lược Bán hàng ClickUp có thể giúp biến khung chiến lược bán hàng của bạn thành một bản thiết kế hoạt động, giúp nhóm của bạn có một lộ trình rõ ràng với các cột mốc quan trọng và kết quả đo lường được.
Mỗi phần, từ phân tích SWOT đến lập ngân sách, đều có thể chỉnh sửa và liên kết với nhiệm vụ ClickUp để quản lý quy trình làm việc từ đầu đến cuối. Bạn cũng có thể mở rộng mẫu với các trang dành cho chiến dịch, thông tin thị trường, chiến lược bán hàng đã được chứng minh và cập nhật hiệu suất, biến nó thành một hướng dẫn toàn diện cho nhóm bán hàng của bạn.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Kết hợp mẫu này với bảng điều khiển ClickUp để theo dõi tiến độ và các chỉ số KPI theo thời gian thực.
- Nhận các trang con, bình luận trong nội dung, quyền truy cập và kiểm soát phiên bản, v.v., để hợp tác nhóm mượt mà.
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để hiển thị các yếu tố của chiến lược bán hàng, như giai đoạn giao dịch, ưu tiên hoặc các yếu tố đầu vào về hiệu suất.
✅ Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo bán hàng, quản lý tài khoản và nhóm doanh thu mong muốn duy trì tính minh bạch và đo lường được ở mọi giai đoạn của quy trình bán hàng.
14. Mẫu Hỗ trợ khách hàng ClickUp
Bạn có thể sử dụng mẫu Hỗ trợ khách hàng ClickUp để tối ưu hóa cách đội ngũ của bạn tiếp nhận, quản lý và giải quyết các vấn đề của khách hàng. Được xây dựng dưới dạng một không gian duy nhất, nó giúp bạn tập trung tất cả yêu cầu hỗ trợ, tự động hóa việc phân phối vé và theo dõi khối lượng công việc của các nhóm Tier 1 và Tier 2 theo thời gian thực.
Có thêm chế độ xem Workload View, giúp dễ dàng theo dõi khối lượng công việc của nhóm, trong khi chế độ xem các tác vụ quá hạn và nâng cấp giúp duy trì cam kết về mức dịch vụ.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Ghi lại yêu cầu hỗ trợ trực tiếp thông qua biểu mẫu tùy chỉnh được liên kết với các công việc.
- Sử dụng danh sách phân cấp để tách biệt các giải pháp nhanh chóng với các trường hợp nâng cao và duy trì quyền sở hữu rõ ràng.
- Chế độ xem các vé quá hạn hoặc có ưu tiên cao tại một nơi để duy trì mục tiêu phản hồi.
✅ Phù hợp cho: Các doanh nghiệp nhỏ và startup không có công cụ hỗ trợ chuyên dụng nhưng vẫn cần một cách thức có cấu trúc để quản lý các câu hỏi của khách hàng.
Tổ chức và truy cập thông tin quan trọng một cách dễ dàng với ClickUp
Một mẫu FAQ được thiết kế tốt sẽ tạo ra một cuộc hội thoại liên tục giữa doanh nghiệp của bạn và những người phụ thuộc vào nó. Một điểm khởi đầu tốt có thể là bất kỳ mẫu FAQ nào chúng ta đã khám phá ở trên. Cả Notion và ClickUp đều có thể được sử dụng để tổ chức ý tưởng và tài liệu. Sự khác biệt thể hiện rõ khi thông tin đó cần có quyền sở hữu, tiếp nhận và theo dõi. Sau khi phác thảo các câu hỏi FAQ, ClickUp mở rộng công việc đó với các mẫu có sẵn, bổ sung trách nhiệm rõ ràng, biểu mẫu nộp/gửi bài, tự động hóa và theo dõi tiến độ thời gian thực, giúp tài liệu luôn kết nối với công việc đang diễn ra.
Bạn có thể đăng ký ClickUp và truy cập các mẫu FAQ miễn phí.