10 ví dụ về hệ thống quản lý kiến thức hàng đầu

Bạn đang làm việc trong một dự án quan trọng và cần tìm thủ tục chính xác để gửi RFP.

Bạn tìm kiếm khắp không gian làm việc của mình vào phút chót, và dường như không thể tìm thấy thứ mình cần. Nghe quen không?

Những tình huống này xảy ra quá thường xuyên. Hầu hết thông tin của tổ chức được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt như thư mục và các ứng dụng khác nhau, khiến bạn khó tìm thấy thông tin cần thiết.

Nhưng nếu bạn có một công cụ tổ chức kỹ thuật số cho bộ não tập thể của nhóm, giống như một thư viện được tổ chức tốt, nơi bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm và truy cập thông tin quan trọng thì sao?

Đó chính là lúc các hệ thống quản lý kiến thức phát huy tác dụng.

Trong blog này, chúng tôi thảo luận về hệ thống quản lý kiến thức và tầm quan trọng của chúng. Chúng tôi cũng liệt kê các ví dụ về các hệ thống quản lý kiến thức phổ biến để bạn có ý tưởng rõ ràng hơn về các giải pháp có sẵn và cách chúng cải thiện hiệu quả tổ chức.

Hiểu về Hệ thống Quản lý Kiến thức

Hệ thống quản lý kiến thức giúp tổ chức thu thập, lưu trữ và chia sẻ kiến thức rõ ràng (tài liệu, báo cáo hoặc hướng dẫn) và kiến thức ngầm (kinh nghiệm hoặc hiểu biết cá nhân).

KMS khai thác kiến thức tập thể của tổ chức để thúc đẩy sự đổi mới, nâng cao hiệu quả và cải thiện quá trình ra quyết định. Hãy cùng xem lý do tại sao bạn cần một hệ thống quản lý kiến thức và những lợi ích của việc tích hợp hệ thống này vào hoạt động kinh doanh của bạn.

Vai trò của hệ thống quản lý kiến thức trong các tình huống khác nhau

Hệ thống quản lý kiến thức phục vụ các trường hợp sau:

Lợi ích của hệ thống quản lý kiến thức

Đặc điểm của một hệ thống quản lý kiến thức tốt

Dưới đây là một số tính năng bạn nên xem xét khi chọn một hệ thống quản lý kiến thức hiệu quả.

Vai trò quan trọng của trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy trong các hệ thống quản lý kiến thức hiện đại

AI và máy học đóng vai trò khóa trong việc nâng cao khả năng của hệ thống quản lý kiến thức trong việc thu thập và tổ chức thông tin.

Một công cụ tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI có thể hiểu rõ hơn các truy vấn của người dùng, cải thiện mức độ liên quan của kết quả tìm kiếm hiển thị cho người dùng. Công cụ này giải thích ý định của người dùng từ truy vấn bằng cách phân tích các từ khóa cụ thể và kết hợp chúng với thông tin có sẵn trong hệ thống. Nội dung phù hợp nhất với các từ khóa sẽ được hiển thị cho người dùng.

Các thuật toán ML cũng có thể phân tích dữ liệu có sẵn và so sánh với các từ khóa thường được sử dụng hoặc các truy vấn thường xuyên để xác định bất kỳ lỗ hổng nội dung nào trong cơ sở kiến thức. Bằng cách này, bạn có thể chủ động tạo dữ liệu mới và đảm bảo mọi người đều có thể truy cập thông tin mới nhất.

10 ví dụ về hệ thống quản lý kiến thức

Dưới đây là những lựa chọn tốt nhất nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý kiến thức để hợp lý hóa các quy trình tổ chức như đào tạo và nhập môn, tập trung thông tin để dễ dàng truy cập và cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

1. ClickUp

Tăng cường quản lý kiến thức của bạn với ClickUp

ClickUp là một công cụ quản lý dự án tất cả trong một mạnh mẽ, đồng thời là một hệ thống quản lý kiến thức nhờ các tính năng mạnh mẽ. Nó cung cấp một số khả năng để thu thập, tổ chức và chia sẻ thông tin.

Các tính năng đa năng của nó, như ClickUp Docs và ClickUp Tasks, cho phép tạo/lập wiki, kho lưu trữ tài liệu và quản lý công việc liên quan đến kiến thức. Bạn có thể sắp xếp kiến thức vào các ClickUp Spaces, thư mục và danh sách khác nhau, giúp tìm kiếm và truy cập thông tin liên quan dễ dàng.

Ngoài ra, các công cụ hợp tác của ClickUp, như ClickUp Chat và Assigned Comments, cho phép các nhóm hợp tác trên các tài liệu, chia sẻ thông tin chi tiết và đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin mới nhất.

Bằng cách cung cấp một trung tâm tập trung để chia sẻ kiến thức và hợp tác, ClickUp có thể hợp lý hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và thúc đẩy văn hóa học tập liên tục trong tổ chức của bạn.

2. SharePoint

SharePoint của Microsoft là bộ công cụ quản lý nội dung và kiến thức doanh nghiệp toàn diện, cho phép các tổ chức chia sẻ và quản lý thông tin giữa các nhóm. Các tính năng như thư viện tài liệu, mạng nội bộ và bộ lọc tìm kiếm giúp người dùng dễ dàng tìm thấy thông tin liên quan.

3. IBM Watson

IBM Watson bao gồm một bộ công cụ và ứng dụng được hỗ trợ bởi AI để hợp lý hóa quá trình khám phá kiến thức. Chức năng tìm kiếm của nền tảng này — Watson Discovery sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tìm ra những thông tin sâu sắc ẩn chứa trong các tài liệu kinh doanh.

IBM Watson phân tích lượng lớn dữ liệu và nội dung để tự động trích xuất những thông tin và mẫu hữu ích.

4. Notion

Notion là một không gian làm việc tất cả trong một để ghi chú và quản lý kiến thức. Nền tảng này được sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu kiến thức có thể tùy chỉnh với các danh mục, thẻ và liên kết

Các tính năng như không gian làm việc chung, bình luận và đề cập cho phép hợp tác thời gian thực và làm cho nó trở thành một hệ thống quản lý kiến thức tốt. Ngoài ra, bạn có thể liên kết các tài liệu, trang và cơ sở dữ liệu để thông tin có bối cảnh và dễ dàng truy cập.

5. Confluence của Atlassian

Các nhóm phát triển thường sử dụng Confluence của Atlassian để xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ và ghi chép các quy trình kinh doanh quan trọng.

Các tính năng như chỉnh sửa đồng thời, nhận xét nội tuyến, đề cập và thông báo cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực trong hệ thống quản lý kiến thức để tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin bị phân tán.

Chức năng công cụ tìm kiếm lập chỉ mục thông tin có sẵn để người dùng có thể tìm thấy thông tin bằng cách sử dụng các thuộc tính khác nhau như tiêu đề, nội dung hoặc thẻ.

6. Guru

Guru là một phần mềm quản lý kiến thức kết nối các tài liệu, ứng dụng và trò chuyện thành một nguồn thông tin duy nhất. Điều này có nghĩa là các nhóm của bạn có thể tìm kiếm kiến thức tập thể của tổ chức từ một trung tâm tập trung mà không cần phải lọc thông tin phân tán.

Tính năng NLP có thể được sử dụng để phân tích các truy vấn của người dùng và hiển thị thông tin phù hợp nhất dựa trên các chi tiết cụ thể như vai trò, địa điểm và hoạt động trong quá khứ.

7. Helpjuice

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp cơ sở kiến thức để tiếp nhận khách hàng mới, cho phép tự phục vụ và đào tạo nhân viên, Helpjuice là một lựa chọn tốt. Giao diện thân thiện với người dùng của nó có thể dễ dàng tùy chỉnh và có thể điều chỉnh để phù hợp với sở thích thẩm mỹ của thương hiệu bạn.

Helpjuice có thể được sử dụng để hỗ trợ khách hàng và chia sẻ thông tin với các nhóm nội bộ.

8. Document360

Là một trong những hệ thống quản lý tài liệu phổ biến, Document360 cung cấp các tính năng chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu nâng cao. Trình tạo kéo và thả cho phép bạn tạo kho lưu trữ kiến thức tùy chỉnh phù hợp với bản sắc thương hiệu của bạn. Nó có tới sáu cấp độ danh mục và danh mục phụ để sắp xếp thông tin lộn xộn và liên kết các bài viết có liên quan.

9. Bloomfire

Hệ thống tương tác kiến thức của Bloomfire hợp lý hóa việc triển khai và áp dụng các công cụ và quy trình kinh doanh. Thay vì sắp xếp thông tin thành các cấu trúc tệp phức tạp, bạn có thể sử dụng các tính năng quản lý tài liệu của Bloomfire để phân loại, gắn thẻ và tìm kiếm nội dung

Tính năng tự động đồng bộ hóa sẽ tự động đồng bộ hóa thông tin từ nhiều nguồn, đảm bảo người dùng có thông tin mới nhất và giảm thiểu việc cập nhật thủ công.

10. HubSpot

HubSpot Service Hub giúp các doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp tính năng cơ sở kiến thức để tạo tài nguyên tự phục vụ. Bạn có thể tạo kho lưu trữ kiến thức có cấu trúc bao gồm câu hỏi thường gặp, bài viết trợ giúp và hướng dẫn sử dụng để cung cấp câu trả lời cho các truy vấn lặp đi lặp lại của khách hàng.

Tính năng phân tích cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số quan trọng như mức độ tương tác của người dùng, số lượng yêu cầu hỗ trợ, hiệu suất bài viết và xu hướng tìm kiếm, giúp đánh giá hiệu quả của cơ sở kiến thức của bạn.

Các loại hệ thống quản lý kiến thức

Có một số loại hệ thống quản lý kiến thức khác nhau, mỗi loại có các chức năng khác nhau. Khi bạn xác định chính xác loại kiến thức tổ chức mà bạn muốn chia sẻ và với ai, bạn có thể chọn hệ thống phù hợp từ các ví dụ dưới đây.

1. Cơ sở kiến thức nội bộ

Cơ sở kiến thức nội bộ là một hệ thống được thiết kế để chia sẻ thông tin với nhân viên của tổ chức. Mục đích là tổ chức và quản lý tất cả thông tin quan trọng của công ty tại một địa điểm duy nhất để các nhóm có thể truy cập bất cứ khi nào cần.

Nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn với khả năng truy cập nhanh chóng vào các chính sách, quy trình, sổ tay hướng dẫn và các tài liệu quan trọng khác của công ty. Lợi ích lớn nhất của cơ sở kiến thức nội bộ là các thành viên trong nhóm trên toàn tổ chức sử dụng cùng một nguồn tài nguyên cập nhật.

Một cơ sở kiến thức nội bộ toàn diện cũng đóng vai trò như một cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên, giảm nhu cầu của các nhóm phải liên hệ với bộ phận nhân sự, công nghệ thông tin hoặc các bộ phận khác để làm rõ các truy vấn lặp đi lặp lại.

Tải xuống mẫu này

2. Cơ sở kiến thức bên ngoài

Sử dụng cơ sở kiến thức bên ngoài để chia sẻ thông tin với các bên liên quan bên ngoài tổ chức của bạn, chẳng hạn như đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng.

Nó hoạt động như một trung tâm nơi bất kỳ ai bên ngoài tổ chức của bạn có thể truy cập các tài nguyên quan trọng mà không cần liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của công ty bạn. Cơ sở kiến thức bên ngoài có thể bao gồm tài liệu sản phẩm, câu hỏi thường gặp, hướng dẫn khắc phục sự cố, cập nhật sản phẩm và thậm chí cả tài liệu API.

Cơ sở kiến thức bên ngoài có thể truy cập 24/7, giúp người dùng dễ dàng tìm thấy câu trả lời cho các truy vấn một cách độc lập. Điều này cải thiện trải nghiệm người dùng và giảm khối lượng công việc của đội ngũ hỗ trợ.

3. Hệ thống quản lý học tập

Hệ thống quản lý học tập cho phép bạn tạo, quản lý và cung cấp nội dung giáo dục cho đối tượng mong muốn. Hầu hết các tổ chức sử dụng LMS để hỗ trợ đào tạo doanh nghiệp và phát triển chuyên môn. Họ chia các khóa học phức tạp thành các mô-đun nhỏ hơn để dễ hiểu hơn.

Giảng viên có thể tạo tài liệu đào tạo ở nhiều định dạng, chẳng hạn như video, câu đố, bản trình bày và bài tập. Học viên có thể truy cập các định dạng nội dung phù hợp nhất với phong cách học tập của mình.

Hầu hết các hệ thống quản lý học tập đều có tính năng phân tích cho phép giảng viên theo dõi hiệu quả của nội dung khóa học. Phân tích các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành khóa học, thời gian đạt được giá trị đầu tiên và mức độ tham gia của người dùng có thể giúp bạn hiểu rõ loại nội dung đào tạo nào hiệu quả nhất và những điểm cần cải thiện.

4. Hệ thống quản lý tài liệu

Giả sử doanh nghiệp của bạn phải xử lý một lượng lớn tài liệu như hợp đồng, thỏa thuận, biểu mẫu hoặc ghi chú về các trường hợp. Khi số lượng tài liệu này tăng lên, bạn sẽ cần một hệ thống tập trung để sắp xếp, chỉnh sửa và quản lý các tệp này. Đây là lúc bạn sẽ thấy giải pháp quản lý tài liệu hữu ích.

DMS, hay giải pháp quản lý tài liệu, là một hệ thống để tải lên, lưu trữ và phân loại các tài liệu điện tử. Các hệ thống này thường cung cấp các chức năng tìm kiếm và truy xuất mạnh mẽ, kiểm soát truy cập và giao thức mã hóa để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Các tính năng cộng tác mạnh mẽ cho phép các nhóm chia sẻ tài liệu, thêm nhận xét và để lại phản hồi để đảm bảo công việc nhóm diễn ra suôn sẻ hơn trên các tệp chung.

Một số giải pháp quản lý tài liệu cũng cung cấp các tính năng tự động hóa quy trình làm việc để tự động hóa các công việc thường ngày như phê duyệt tài liệu, thông báo và phân công công việc.

5. Intranet

Các tập đoàn lớn, công ty chăm sóc sức khỏe hoặc các công ty có nhiều địa điểm và nhóm làm việc từ xa thường sử dụng mạng nội bộ để chia sẻ thông tin, tập trung hóa giao tiếp và cho phép hợp tác.

Mạng nội bộ rất giống với Internet, nhưng nó giống một mạng riêng tư hơn, chỉ giới hạn cho nhân viên trong một tổ chức. Nó cung cấp các tính năng như tin tức và thông báo, nơi bạn có thể đăng các cập nhật trong toàn công ty để mọi người luôn được cập nhật.

Nhân viên có thể sử dụng mạng nội bộ để truy cập các tài nguyên nội bộ (thư mục, chính sách công ty, sổ tay nhân viên, cổng thông tin CNTT và nhân sự) và hợp tác trong các dự án bằng các chức năng hợp tác như diễn đàn thảo luận và trò chuyện.

6. Nền tảng hợp tác

Các công cụ hợp tác giúp các nhóm trong một tổ chức làm việc cùng nhau và chia sẻ thông tin quan trọng cũng như các cập nhật mới. Các nhóm có thể chia sẻ kiến thức ngay lập tức thông qua tin nhắn trực tiếp, nhóm hoặc kênh để giải quyết vấn đề trong thời gian thực.

Hầu hết các công cụ này cũng cung cấp các tính năng cho cuộc gọi âm thanh và hội nghị video, rất hữu ích trong việc phá vỡ các rào cản giữa các bộ phận và khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận.

7. Hệ thống quản lý nội dung

Hệ thống quản lý nội dung có thể được sử dụng để tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung kỹ thuật số trên các trang web. Ưu điểm của hệ thống quản lý nội dung là ngay cả những người dùng không có kiến thức kỹ thuật (những người không quen thuộc với mã hóa hoặc lập trình) cũng có thể dễ dàng sử dụng trình chỉnh sửa tích hợp để tạo và định dạng nội dung.

Bạn có thể nhanh chóng cập nhật nội dung, tải lên tệp đa phương tiện để thêm bối cảnh và sử dụng nền tảng này để chia sẻ kiến thức với công chúng.

8. Diễn đàn cộng đồng trực tuyến

Diễn đàn cộng đồng là một nền tảng nơi người dùng và tổ chức có thể chia sẻ kinh nghiệm, hiểu biết và kiến thức của mình về một chủ đề cụ thể. Người dùng có thể trò chuyện với các thành viên khác trong cộng đồng và sử dụng kiến thức tập thể của diễn đàn để tìm giải pháp cho các vấn đề chung. Theo thời gian, các cuộc thảo luận này có thể được lưu trữ để tạo thành một cơ sở kiến thức có thể tìm kiếm được, giải đáp các câu hỏi thường gặp.

9. Hệ thống quản lý quyết định

Hệ thống quản lý quyết định cho phép các tổ chức tập hợp tất cả dữ liệu hiện có từ nhiều nguồn vào một nền tảng duy nhất. Những thông tin chi tiết này, kết hợp với phân tích kinh doanh, có thể được sử dụng để hợp lý hóa quá trình ra quyết định của công ty.

Hệ thống quản lý quyết định có thể phân tích dễ dàng lượng dữ liệu khổng lồ và xác định các mẫu lặp lại cũng như tác động của chúng đối với sự phát triển kinh doanh.

Hệ thống quản lý quyết định thường bao gồm một công cụ quy tắc kinh doanh cho bạn biết cách thức thực hiện các quy trình hoạt động nhất định. Chúng thường có tính năng phân tích dự đoán có thể dự báo các sự kiện trong tương lai dựa trên các mẫu hiện có.

Sau đó, bạn có các tính năng báo cáo thời gian thực và các công cụ để thử nghiệm và mô phỏng, cho phép bạn nghiên cứu tác động của các quyết định và quy tắc khác nhau trước khi áp dụng chúng vào các tình huống thực tế.

10. Hệ thống chuyên gia

Hệ thống chuyên gia là một giải pháp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), kết hợp sức mạnh của cơ sở kiến thức với cái mà chúng ta gọi là 'bộ máy suy luận'. Thành phần cơ sở kiến thức chứa thông tin rất cụ thể được xây dựng từ chuyên môn của các chuyên gia con người.

Công cụ suy luận xử lý thông tin từ cơ sở kiến thức để cung cấp cho bạn câu trả lời cho các vấn đề phức tạp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống chuyên gia để nhận được các khuyến nghị và thực tiễn tốt nhất trong các lĩnh vực như y học, kỹ thuật hoặc tài chính.

Ví dụ, hệ thống chuyên gia có thể hữu ích trong chẩn đoán các điều kiện y tế, đánh giá rủi ro tín dụng, phân tích tài liệu pháp lý và khắc phục sự cố kỹ thuật.

Triển khai hệ thống quản lý kiến thức với ClickUp

Nền tảng quản lý kiến thức của ClickUp cung cấp các tính năng mạnh mẽ, mang lại sự linh hoạt để quản lý nhiều khía cạnh của quản lý kiến thức, như tài liệu nội bộ, hợp tác, tạo/lập nội dung và hơn thế nữa.

Là một nền tảng cơ sở kiến thức doanh nghiệp, ClickUp là trung tâm tổ chức các loại thông tin khác nhau để mọi người có thể truy cập, từ các thành viên trong nhóm nội bộ đến khách hàng.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp để triển khai hệ thống quản lý tài liệu trong tổ chức của mình.

1. Tạo/lập kiến thức

Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo các tài liệu chi tiết về chính sách công ty, thực tiễn tốt nhất và quy trình làm việc của dự án.

Các tính năng như trang lồng nhau và tùy chọn kiểu dáng sẵn có cho phép bạn chia nhỏ thông tin phức tạp thành các phần dễ quản lý và định dạng một cách hợp lý. Người dùng có thể dễ dàng tìm đến phần họ muốn mà không bị quá tải bởi quá nhiều thông tin cùng một lúc.

Mời các thành viên trong nhóm cộng tác trên tài liệu theo thời gian thực, để lại nhận xét và thêm ý kiến của họ. Bạn thậm chí có thể sử dụng @đề cập để gắn thẻ các thành viên cụ thể trong nhóm và chỉ định các mục hành động cho họ trực tiếp từ tài liệu.

Ví dụ: đối với cơ sở kiến thức hỗ trợ khách hàng, bạn có thể tạo nhiều tài liệu cho các chủ đề khác nhau và sắp xếp chúng trong Trung tâm tài liệu để dễ tìm kiếm.

2. Tìm kiếm sáng tạo

Cho phép các nhóm của bạn tìm kiếm thông tin từ trong ClickUp, một ứng dụng được kết nối hoặc ổ đĩa cục bộ của bạn bằng cách sử dụng Tìm kiếm toàn cầu ClickUp. Nó cung cấp một cách nhanh chóng để hiển thị hầu hết mọi thông tin chi tiết liên quan đến công việc bất kể chúng được lưu trữ ở đâu trong hệ thống của bạn.

Phần hay nhất là bạn có thể tạo lệnh tìm kiếm tùy chỉnh để giúp bạn tìm kiếm thông tin cụ thể. Ví dụ: tạo lối tắt cho các liên kết thường xuyên mở hoặc lưu một số đoạn văn bản (ghi chú, ý tưởng hoặc các đoạn thông tin khác) và truy xuất chúng sau này.

Lợi ích quan trọng nhất của tìm kiếm toàn diện là nó kết hợp thông tin được lưu trữ trong các hệ thống riêng lẻ và làm cho nó có thể truy cập ngay lập tức cho tất cả mọi người trong tổ chức của bạn.

3. Hợp tác

Hợp lý hóa giao tiếp nhóm theo thời gian thực với Trò chuyện ClickUp. Cửa sổ trò chuyện mở ra ngay bên cạnh không gian làm việc của bạn, nghĩa là bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng để bắt đầu cuộc hội thoại với các thành viên trong nhóm.

Chỉ cần sử dụng @đề cập để mời đồng nghiệp trò chuyện, chia sẻ cập nhật hoặc chỉ định mục hành động trực tiếp trong cuộc hội thoại.

Nếu bạn muốn có một bảng trắng kỹ thuật số để brainstorming ý tưởng với nhóm làm việc từ xa, ClickUp Whiteboards sẽ là giải pháp hữu ích cho bạn.

Các nhóm của bạn có thể chia sẻ ý tưởng và giải thích các khái niệm một cách trực quan. Thêm ghi chú, tải lên hình ảnh và nhúng liên kết để bổ sung càng nhiều bối cảnh cho ý tưởng của bạn càng tốt. Sử dụng các kết nối để thiết lập liên kết giữa các ý tưởng và cho thấy các chủ đề khác nhau có mối liên hệ với nhau như thế nào.

Khi ý tưởng của bạn đã được hoàn thiện, hãy biến chúng thành các công việc có thể theo dõi từ bảng trắng để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng thời hạn.

4. Trả lời ngay lập tức

Nếu bạn muốn tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng hơn, ClickUp Brain là câu trả lời cho bạn. Nó hoạt động như một trình quản lý kiến thức AI và hiển thị thông tin chi tiết từ bất kỳ nhiệm vụ, tài liệu hoặc dự án nào được kết nối với ClickUp bất cứ khi nào bạn đặt câu hỏi liên quan đến công việc.

ClickUp Brain tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như gửi cập nhật dự án cho các thành viên trong nhóm, thay đổi trạng thái nhiệm vụ và tóm tắt báo cáo và ghi chú cuộc họp. Bằng cách này, các nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng và giảm thiểu thời gian dành cho các công việc dư thừa.

5. Mẫu sẵn có

ClickUp cung cấp một thư viện rộng lớn các mẫu sẵn có cho nhiều trường hợp sử dụng. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải bắt đầu từ đầu mỗi khi cần tạo tài liệu, quy trình hoặc kế hoạch dự án mới.

Bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn duy trì tính nhất quán trong các công việc.

Ví dụ, Mẫu Cơ sở kiến thức ClickUp là một khung có thể tùy chỉnh để tạo và tổ chức thông tin quan trọng. Nó có các phần được định nghĩa sẵn cho Câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sản phẩm, chính sách và hơn thế nữa.

Tải xuống mẫu này

Với mẫu này, bạn có thể:

Tương tự, sử dụng Mẫu Wiki Công ty ClickUp để tổ chức thông tin công ty như sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức, sổ tay nhân viên, tài nguyên phát triển nghề nghiệp và chính sách chi tiêu. Đây là cách hoàn hảo để đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều tuân thủ các quy trình và thủ tục quan trọng.

Tải xuống mẫu này

Với mẫu này, bạn có thể:

Ngoài ra, bạn có thể tạo hướng dẫn khởi động nhanh và cung cấp nền tảng vững chắc cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn để tạo cơ sở kiến thức bằng cách sử dụng Mẫu Wiki ClickUp. Đây là mẫu linh hoạt có thể điều chỉnh theo thiết kế của thương hiệu bạn và đảm bảo các nhóm của bạn luôn được cập nhật về các chủ đề quan trọng.

6. Cơ sở dữ liệu

Ngoài ra, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trong ClickUp bằng cách sử dụng Danh sách và Thư mục. Điều này giúp bạn lưu trữ nhiều loại thông tin và sử dụng các trường tùy chỉnh để thu thập các thuộc tính như thông tin liên hệ, ngày tháng, ngân sách, xếp hạng, liên kết và hơn thế nữa.

Điều này cho phép đồng nghiệp của bạn tra cứu thông tin liên quan từ cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

7. Kiểm soát phiên bản

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý kiến thức là hiểu được nội dung trong các hệ thống này đã phát triển như thế nào.

ClickUp cung cấp tính năng kiểm soát phiên bản, cho phép bạn theo dõi các thay đổi và xem lại các phiên bản trước của tài liệu. Nó duy trì một bản ghi kiểm tra cho phép bạn xem ai đã thực hiện thay đổi và khi nào thay đổi được thực hiện, nhằm duy trì tính chính xác và minh bạch của thông tin.

Hợp lý hóa quản lý kiến thức với ClickUp

Quản lý kiến thức là một quá trình toàn diện đảm bảo hiệu quả của tổ chức và các quy trình kinh doanh nói chung.

Bạn cần lựa chọn một hệ thống quản lý kiến thức phù hợp với nhu cầu và sở thích cụ thể của tổ chức của bạn.

ClickUp nổi bật là một giải pháp quản lý kiến thức tuyệt vời vì nó có thể đóng vai trò là cơ sở kiến thức nội bộ và bên ngoài.

Các tính năng như trợ lý AI tích hợp, tài liệu hợp tác, quản lý công việc, kiểm soát phiên bản và tìm kiếm toàn cầu đảm bảo rằng thông tin quý giá luôn sẵn sàng cho nhân viên của bạn bất cứ khi nào họ cần.

Đăng ký ClickUp miễn phí để xây dựng hệ thống quản lý kiến thức trực quan cho tổ chức của bạn.