Có rất nhiều công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) để quản lý kiến thức và danh sách này không ngừng tăng lên. Các công cụ AI này có thể giúp bạn tổ chức dữ liệu và tăng năng suất của nhóm, nhưng công cụ sai có thể thực sự cản trở tiến độ của bạn.
Làm thế nào để tìm được công cụ phù hợp nhất?
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chia sẻ chính xác những gì bạn nên tìm kiếm trong công cụ AI mới để quản lý kiến thức, cùng với một số công cụ phần mềm yêu thích của chúng tôi trong không gian này. ?️
Những yếu tố nào cần xem xét khi chọn công cụ quản lý kiến thức AI?
Mỗi loại công cụ phần mềm quản lý kiến thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Một số nhóm cần công cụ cấp doanh nghiệp với các cấp quyền truy cập và tuân thủ nghiêm ngặt, trong khi những nhóm khác chỉ cần một nơi lưu trữ kỹ thuật số cho tất cả thông tin của công ty. ?
Dưới đây là những yếu tố cần xem xét khi so sánh các công cụ quản lý kiến thức được hỗ trợ bởi AI:
- Chức năng: Nền tảng này có tất cả các tính năng cần thiết cho bạn không? Nó có cung cấp thêm các tính năng khác không?
- Cộng tác: Các tính năng cộng tác có trực quan và dễ sử dụng không? Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác không?
- Trí tuệ nhân tạo: AI tạo ra có làm cho công cụ trở nên hữu ích hơn hay cản trở chức năng của nó?
- Dễ sử dụng: Công cụ này có thân thiện với người dùng không? Bạn có thể dễ dàng đào tạo các thành viên trong nhóm sử dụng công cụ này không? Công cụ này có tự phục vụ không?
- Danh tiếng: Công cụ này có danh tiếng tốt không? Nó có phải là sản phẩm mới trên thị trường không?
- Tuân thủ: Công cụ này có đáp ứng các yêu cầu tuân thủ dữ liệu của nhân viên và khách hàng của bạn không?
- Giá cả: Có kế hoạch miễn phí không? Công cụ này có giá cả phải chăng khi bạn mở rộng quy mô không?
Cũng như bất kỳ công cụ phần mềm nào, hãy tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với bạn — bất kỳ tính năng hoặc lợi ích quan trọng nào khác chỉ là phần thưởng thêm. Sử dụng hướng dẫn của chúng tôi để giúp bạn tìm ra công cụ phần mềm cơ sở kiến thức phù hợp với nhu cầu của bạn.
10 phần mềm quản lý kiến thức AI tốt nhất để sử dụng
Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã thu gọn danh sách các công cụ quản lý kiến thức có sẵn thành những công cụ được chúng tôi khuyên dùng nhất, để bạn có thể tiết kiệm thời gian và bắt đầu thử nghiệm chúng nhanh hơn.
Dưới đây là những công cụ quản lý kiến thức tốt nhất được hỗ trợ bởi AI mà chúng tôi đề xuất.
1. ClickUp – Công cụ AI toàn diện tốt nhất cho quản lý kiến thức
1. ClickUp – Công cụ AI toàn diện tốt nhất cho quản lý kiến thức
ClickUp là một công cụ quản lý kiến thức và nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây mạnh mẽ, phù hợp với các nhóm có kích thước bất kỳ, trong bất kỳ lĩnh vực nào. Với nhiều công cụ được thiết kế nhằm nâng cao năng suất và sự hợp tác, ClickUp là giải pháp hàng đầu cho bất kỳ công ty nào muốn tổ chức (và duy trì) công việc. ✔️
Đối với các nhóm muốn xây dựng cơ sở kiến thức và wiki nội bộ, ClickUp Docs là công cụ tốt nhất để quản lý nội dung. Các thành viên trong nhóm có thể tạo tài liệu một mình, cộng tác cùng nhau và chia sẻ thông tin với những người khác để tạo ra một kho lưu trữ trung tâm.
Sử dụng Mẫu Cơ sở kiến thức của ClickUp để bắt đầu nhanh chóng. Tập hợp tất cả thông tin công ty của bạn và tạo wiki có thể tìm kiếm để lưu trữ chính sách và thông tin.
Nhờ các bản cập nhật gần đây, người dùng hiện có thể tận dụng tối đa ClickUp Brain trên toàn nền tảng, bao gồm cả trong quy trình quản lý kiến thức.
Sử dụng ClickUp AI để giúp bạn viết và tóm tắt nội dung cho wiki công ty, biến ghi chú thành danh sách việc cần làm có thể thực hiện được và tạo ra ý tưởng để sử dụng trong các tài liệu nội bộ.
Tuy nhiên, ClickUp không chỉ lý tưởng cho quản lý kiến thức. Nó còn hoàn hảo cho quản lý dự án. Các nhóm có thể sử dụng các tính năng quản lý dự án và nhiệm vụ mạnh mẽ của ClickUp để lập kế hoạch dự án, theo dõi thay đổi và duy trì sự tổ chức từ đầu đến cuối.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Hợp lý hóa quy trình và cải thiện kỹ năng viết của bạn với kiến thức AI và các công cụ học máy với ClickUp Brain
- Tận hưởng tính năng chỉnh sửa và nhắn tin thời gian thực nhờ các công cụ cộng tác tích hợp sẵn
- Chuyển ghi chú thành mục hành động để quản lý dự án và công việc dễ dàng hơn
- Nâng cao năng suất và quản lý thời gian của bạn với cơ sở kiến thức
- Sắp xếp tài liệu của bạn theo danh mục và thẻ
- Tận hưởng các tùy chọn cá nhân hóa và tùy chỉnh phong phú, bao gồm màu sắc và danh mục
- Giữ mọi thứ ngăn nắp với phần mềm quản lý dự án miễn phí
- Bảo vệ tài liệu riêng tư và chia sẻ dễ dàng với người khác nhờ các tính năng bảo mật tích hợp sẵn
- Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu cơ sở kiến thức miễn phí của chúng tôi
Giới hạn của ClickUp
- ClickUp có rất nhiều tính năng và tùy chọn tùy chỉnh, nên có thể mất một thời gian để cấu hình hoàn hảo cho nhu cầu của bạn
- ClickUp AI chỉ có sẵn với các gói trả phí
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 7 USD cho mỗi thành viên
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (9.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (3.900+ đánh giá)
2. Bit. ai – Tốt nhất cho quản lý tài liệu hợp tác
Bit. ai là một hệ thống wiki và quản lý kiến thức dựa trên AI được thiết kế dành cho cá nhân và nhóm. Với phần mềm này, các nhóm có thể tổ chức và cộng tác trên các nội dung như cơ sở kiến thức, wiki, hướng dẫn đào tạo và cổng thông tin khách hàng, đồng thời mở rộng chức năng đó hơn nữa bằng các tích hợp. ?
Các tính năng tốt nhất của Bit.ai
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm và khách mời trong thời gian thực
- Sử dụng AI Genius để hợp lý hóa việc viết nội dung và tăng năng suất với sức mạnh của máy học
- Chia sẻ tệp một cách liền mạch với các liên kết có thể chia sẻ, nhúng trang web và liên kết có thể theo dõi
Giới hạn của Bit.ai
- Một số người dùng có thể thấy các tùy chọn tùy chỉnh phông chữ hạn chế hơn so với các công cụ tạo/lập nội dung khác
- Theo một số người dùng, trải nghiệm người dùng sẽ được cải thiện với giao diện người dùng tốt hơn
Giá cả của Bit. ai
- Miễn phí
- Pro: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Bit. ai
- G2: 4/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: n/a
3. OneBar – Công cụ AI tốt nhất cho quản lý câu hỏi và trả lời
OneBar là một nền tảng quản lý kiến thức chuyên dụng cho phép các tổ chức thu thập tất cả dữ liệu và thông tin của họ, đồng thời lưu trữ ở một nơi dễ quản lý. Nền tảng này áp dụng phương pháp hỏi đáp. Người dùng có thể yêu cầu bot AI hiển thị câu trả lời, sau đó các thành viên trong nhóm có thể đóng góp kiến thức và kinh nghiệm của mình.
Các tính năng tốt nhất của OneBar
- Chia sẻ các câu hỏi thường gặp (FAQ) cùng với câu trả lời của chúng
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm đóng góp câu trả lời
- Hiển thị nội dung phù hợp hơn với tìm kiếm ngữ nghĩa cho dữ liệu có liên quan
Giới hạn của OneBar
- OneBar được thiết kế để sử dụng với Slack, vì vậy người dùng không sử dụng ứng dụng này có thể không nhận được giá trị tối đa cho khoản đầu tư của mình
- So với một số đối thủ cạnh tranh, OneBar có ít đánh giá trực tuyến hơn
Giá cả của OneBar
- Miễn phí
- Startup: 200 USD/tháng cho tối đa 200 người dùng
- Tăng trưởng: 400 USD/tháng cho tối đa 1.000 người dùng
Đánh giá và nhận xét OneBar
- G2: Không có sẵn
- Capterra: không có thông tin
4. Confluence – Tốt nhất cho hợp tác nhóm và chia sẻ kiến thức
Confluence là một giải pháp quản lý kiến thức nội bộ và công cụ tài liệu dự án được phát triển bởi nhóm Atlassian. Với Confluence, các nhóm có thể tạo một nguồn thông tin trung tâm cho kiến thức của tổ chức. Các tính năng AI trong công cụ này giúp cải thiện chức năng viết, ghi chú và tìm kiếm. ?
Các tính năng tốt nhất của Confluence
- Lập kế hoạch dự án và brainstorming hợp tác, sau đó sử dụng AI để viết ghi chú
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm bằng các bình luận nội tuyến và chỉnh sửa thời gian thực
- Sắp xếp nội dung của bạn trong các không gian làm việc chuyên dụng, với tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI
Giới hạn của Confluence
- Một số người dùng cho rằng chức năng tìm kiếm cần được cải thiện
- Theo một số người dùng, việc thay đổi cấp quyền truy cập cho các trang khác nhau có thể gây nhầm lẫn
Giá cả của Confluence
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 6,05 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: 11,55 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Confluence
- G2: 4. 1/5 (3.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.200+ đánh giá)
5. Process Street – Tốt nhất cho quản lý quy trình kinh doanh
Process Street là hệ thống quản lý quy trình và quản lý kiến thức dựa trên AI được thiết kế cho các nhóm cần tập trung vào tuân thủ và kiểm soát chất lượng. Nền tảng này được thiết kế để đảm bảo tính minh bạch và quản lý quy trình, đồng thời sử dụng AI để giúp các nhóm duy trì tuân thủ. ?
Các tính năng tốt nhất của Process Street
- Sử dụng trình chỉnh sửa tài liệu để ghi lại, sắp xếp và chia sẻ các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP)
- Đặt cấp quyền truy cập và quyết định ai có quyền truy cập nội dung nào
- Theo dõi các thay đổi trong các tài liệu để duy trì tính minh bạch và kiểm soát truy cập
Giới hạn của Process Street
- Giá cả có thể quá cao đối với một số người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ hoặc cơ quan mới thành lập
- Một số người dùng cảm thấy việc tổ chức quy trình công việc và nội dung khó hiểu
Giá cả của Process Street
- Startup: 100 USD/tháng cho tối đa 10 người dùng
- Pro: Bắt đầu từ 415 USD/tháng cho số lượng người dùng tùy chỉnh
- Enterprise: Bắt đầu từ 1.660 USD/tháng cho số lượng người dùng tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Process Street
- G2: 4.6/5 (300+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (600+ đánh giá)
6. Tettra – Tốt nhất để tạo/lập cơ sở kiến thức nội bộ
Tettra là phần mềm chia sẻ kiến thức dựa trên AI được thiết kế để giúp tăng tốc quá trình nhập môn và giữ cho các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật thông tin. Các nhóm có thể sử dụng công cụ quản lý kiến thức này để lưu trữ và sắp xếp thông tin liên quan, để thông tin đó xuất hiện vào đúng thời điểm. ?
Các tính năng tốt nhất của Tettra
- Tạo nội dung mới hoặc sử dụng nội dung hiện có từ Google Drive hoặc Notion để tạo cơ sở kiến thức nội bộ của bạn
- Trả lời truy vấn của thành viên nhóm ngay lập tức trong Slack hoặc ứng dụng Tettra
- Xác định lỗ hổng kiến thức và hợp tác cập nhật để giữ nội dung luôn phù hợp
Giới hạn của Tettra
- Một số người dùng mong muốn có thêm các tính năng chỉnh sửa văn bản và nội dung, như phông chữ và màu sắc bổ sung
- Người dùng báo cáo rằng bạn không thể liệt kê một nội dung ở hai nơi mà không tạo bản sao, dẫn đến sự trùng lặp không cần thiết
Giá cả của Tettra
- Cơ bản: 4 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Mở rộng quy mô: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Chuyên nghiệp: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của Tettra
- G2: 4.6/5 (100+ đánh giá)
- Capterra: 4. 1/5 (5+ đánh giá)
7. Document360 – Tốt nhất cho quản lý kiến thức hướng đến khách hàng
Document360 là một công cụ AI để quản lý kiến thức được thiết kế cho cả nhóm nội bộ và hỗ trợ khách hàng. Các nhóm có thể sử dụng nền tảng này để xây dựng cơ sở kiến thức, hướng dẫn sử dụng, SOP hoặc wiki để lưu trữ nội dung ở một nơi và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kiến thức và học tập. ?
Các tính năng tốt nhất của Document360
- Xây dựng cơ sở kiến thức công khai hoặc riêng tư với trang chủ tùy chỉnh
- Tạo một từ điển kinh doanh để định nghĩa tất cả các thuật ngữ được sử dụng thường xuyên nhất của bạn ở một nơi
- Xem phân tích chi tiết về cách nội dung của bạn được xem và sử dụng
Giới hạn của Document360
- Một số người dùng muốn có thể thay đổi cấu hình mặc định của các trang
- Theo một số người dùng, phân tích chỉ có sẵn trong 30 ngày qua theo mặc định
Giá cả của Document360
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 149 USD/tháng cho tối đa ba người dùng
- Chuyên nghiệp: 299 USD/tháng cho tối đa năm người dùng
- Kinh doanh: 399 USD/tháng cho tối đa năm người dùng
- Enterprise: 599 USD/tháng cho tối đa 10 người dùng
Đánh giá và nhận xét về Document360
- G2: 4.7/5 (300+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (190+ đánh giá)
8. Scribe – Công cụ AI tốt nhất cho việc trích xuất thông tin
Scribe cho phép các nhóm tạo hướng dẫn từng bước từ bất kỳ nội dung nào. Để làm điều này, tất cả những gì bạn cần làm là bật phần mở rộng và thực hiện quy trình của mình — sau đó, quy trình này sẽ được chuyển thành một quy trình với sự trợ giúp của AI. Điều này rất hữu ích cho các nhóm muốn xây dựng wiki hoặc cơ sở kiến thức nội bộ, tạo SOP hoặc tài liệu đào tạo, hoặc thiết kế quy trình nhập môn.
Các tính năng tốt nhất của Scribe
- Sử dụng sức mạnh của AI để biến quy trình thủ công thành hướng dẫn có thể lặp lại
- Chỉnh sửa hướng dẫn từng bước bằng ảnh chụp màn hình, chú thích và thương hiệu công ty
- Nhúng hướng dẫn vào cơ sở kiến thức của công ty hoặc chia sẻ bằng liên kết
Giới hạn của Scribe
- Việc xóa nội dung không còn cần thiết được thực hiện theo từng bước, điều này có thể gây khó chịu
- Một số người dùng mong muốn có thêm các tùy chọn định dạng văn bản để có thể tùy chỉnh hướng dẫn của mình
Giá cả của Scribe
- Miễn phí
- Personal Pro: 23 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Team Pro: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng, tối thiểu năm người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Scribe
- G2: 4.8/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: 4.9/5 (5+ đánh giá)
9. Sức chứa – Tốt nhất để tự động hóa các công việc hỗ trợ và trợ giúp
Capacity là một nền tảng được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế cho các nhóm muốn giữ thông tin gọn gàng và dễ truy cập, cho dù đó là cho các thành viên trong nhóm nội bộ hay khách hàng. Tính năng cơ sở kiến thức của Capacity bao gồm các tích hợp AI thông minh giúp việc tạo, cập nhật và điều hướng trở nên liền mạch.
Sức chứa tính năng tốt nhất
- Sắp xếp kiến thức thành các thư mục, hộp thoại và trao đổi
- Đặt quyền truy cập của người dùng theo vai trò, bộ phận, địa điểm và hơn thế nữa
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng với hàm tìm kiếm tích hợp sẵn
Giới hạn sức chứa
- Một số người dùng mong muốn có thêm nhiều tùy chọn hơn khi báo cáo
- Có thể có một quá trình học tập khi các thành viên trong nhóm làm quen với hệ thống mới
Giá theo sức chứa
- Growth: 49 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Chuyên nghiệp: 99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá sức chứa và nhận xét
- G2: 4.8/5 (50+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (10+ đánh giá)
10. Notion – Tốt nhất cho hợp tác không gian làm việc tất cả trong một
Notion là một công cụ quản lý kiến thức phổ biến hiện đã có chức năng AI. Các nhóm sử dụng Notion để xây dựng cơ sở dữ liệu, wiki nội bộ và cơ sở kiến thức giờ đây có thể sử dụng công cụ viết AI và các tính năng tích hợp để tăng năng suất và hợp lý hóa quy trình. ?
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Xây dựng và tùy chỉnh cơ sở kiến thức nội bộ với các trang và cơ sở dữ liệu
- Chuyển dữ liệu thô thành dữ liệu có thể trình bày bằng cách tự động điền bảng
- Đặt câu hỏi cho AI tích hợp để tìm nội dung liên quan và chia sẻ kiến thức từ trong không gian làm việc của bạn
Giới hạn của Notion
- Một số người dùng báo cáo rằng các kích hoạt tự động hóa quy trình công việc hiện đang bị giới hạn hơn so với một số công cụ quản lý kiến thức khác
- Không thể định cấu hình quyền truy cập của người dùng vào các tập hợp dữ liệu con, điều này có thể ảnh hưởng đến cách một số người dùng tổ chức dữ liệu của họ trong wiki công ty
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Thêm: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- Notion AI có thể được thêm vào bất kỳ gói trả phí nào với giá 8 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét trên Notion
- G2: 4.7/5 (5.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
Tìm công cụ phù hợp nhất cho nhu cầu quản lý kiến thức của công ty bạn
Đối với các nhóm muốn xây dựng wiki công ty hoặc cơ sở kiến thức nội bộ, có rất nhiều công cụ hỗ trợ AI phù hợp sẵn sàng chờ bạn đăng ký và sử dụng. Sử dụng hướng dẫn này để tìm ra công cụ phần mềm quản lý kiến thức tốt nhất cho nhóm của bạn.
Nếu bạn cần một nền tảng vượt xa quản lý tài liệu, ClickUp là lựa chọn hoàn hảo. Nền tảng tất cả trong một của chúng tôi có mọi thứ bạn cần để quản lý dự án, phân công nhiệm vụ, duy trì CRM và tạo cơ sở kiến thức — với sức mạnh bổ sung của trí tuệ nhân tạo.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để thấy việc tập hợp tất cả kiến thức của bạn vào một nơi thật dễ dàng như thế nào. ✨