Các giải pháp thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất cho Confluence vào năm 2025

Trong suốt ngày làm việc, tôi trò chuyện với các khách hàng mới và hiện tại về nhu cầu và thách thức của họ trong quản lý dự án.

Một điều thường được nhắc đến là sự phát triển của hợp tác nhóm trong vài năm qua. Các công ty đang áp dụng văn hóa làm việc từ xa, trong đó các nhóm cần phải đồng nhất, ngay cả khi họ không nhất thiết phải ở cùng một địa điểm.

Các công cụ như Confluence rất tuyệt vời vào năm 2014, nhưng đến ngày nay, các doanh nghiệp không còn tin tưởng vào phần mềm cũ như trước nữa.

Đó là lý do tại sao tôi đã tổng hợp một danh sách các giải pháp thay thế Confluence cho quản lý dự án và hợp tác nhóm. Nhóm của tôi và tôi đã thử nghiệm kỹ lưỡng các công cụ này để xem chúng hoạt động như thế nào so với Confluence trong các trường hợp sử dụng khác nhau.

Hãy cùng tìm hiểu!

Giới hạn của Confluence

Tôi đã gặp khá nhiều vấn đề khi sử dụng Confluence cho công việc của mình. Một số vấn đề chính là

Với những vấn đề thường gặp này, tôi đã chọn ra các giải pháp thay thế Confluence cho phép hợp tác liền mạch, truy cập nhanh vào kiến thức và duy trì năng suất của nhóm.

Các giải pháp thay thế Confluence trong nháy mắt

10 phần mềm thay thế Confluence tốt nhất để sử dụng

1. ClickUp – Tốt nhất cho chỉnh sửa và cộng tác thời gian thực

Hãy bắt đầu với ứng dụng yêu thích trong công ty — ClickUp. Các tính năng cộng tác của công cụ quản lý dự án này tập hợp các nhóm đa chức năng dưới một mái nhà, cung cấp một nguồn thông tin duy nhất để duy trì tính nhất quán trên quy mô lớn.

Tôi sử dụng ClickUp Docs để tạo wiki, SOP, tài liệu kỹ thuật, lộ trình sản phẩm hoặc bất kỳ loại nội dung nào khác. Đối với các tài liệu cần giải thích chi tiết, tôi sử dụng các trang lồng nhau để liên kết nội dung có liên quan, thêm bảng để xem tổng quan nhanh hoặc nhúng dấu trang để tham khảo, tất cả trong một không gian tập trung.

Nhờ tính năng chỉnh sửa thời gian thực, tôi có thể cộng tác với nhóm làm việc từ xa và cùng nhau thực hiện những ý tưởng đầy tham vọng. Trong trường hợp tôi cần thêm ý kiến hoặc làm rõ điều gì đó, tôi sẽ gắn thẻ các thành viên trong nhóm vào phần bình luận và họ sẽ nhận được thông báo ngay lập tức.

Việc tạo/lập công việc chỉ mất vài giây trên Docs — tôi có thể chỉ cần chọn một phần văn bản và chuyển đổi nó thành một mục hành động, kèm theo các chi tiết liên quan như người được giao và thời hạn.

Tôi thường phải làm việc trên các wiki chi tiết của công ty và cập nhật chúng theo thời gian. Thư viện phong phú của ClickUp với các mẫu có thể tùy chỉnh cho wiki và các yêu cầu tài liệu rất hữu ích cho những công việc này. Khung công việc mà tôi thường sử dụng là Mẫu Wiki ClickUp — một cách nhanh chóng để sắp xếp, tổ chức và chia sẻ thông tin.

Tải xuống mẫu này

Tôi sử dụng mẫu này để:

Với nhiều tùy chọn để tùy chỉnh thiết kế, trạng thái, trường và chế độ xem, mẫu này giúp tôi duy trì cấu trúc thống nhất cho tất cả các tài liệu chính thức. Nó cũng giúp tăng hiệu quả và tốc độ, vì tôi không còn phải phát triển cấu trúc wiki từ đầu nữa.

Nói về tốc độ, ClickUp có một công cụ siêu anh hùng trong kho vũ khí của mình — ClickUp Brain! Trình quản lý kiến thức AI này giúp tôi viết nhanh hơn, cho dù là tạo tài liệu yêu cầu sản phẩm, mô-đun đào tạo nội bộ, email hay bài đăng blog.

Brain cung cấp cho tôi thông tin cập nhật về công việc, tài liệu và thành viên nhóm, tạo mẫu cho các trường hợp sử dụng cụ thể và phân tích wiki (và toàn bộ Không gian Làm việc) để nhanh chóng tìm câu trả lời cho các câu hỏi của tôi. Thực sự là trợ lý tốt nhất mà tôi có thể mong muốn!

Các tính năng tốt nhất của ClickUp

Giới hạn của ClickUp

Giá ClickUp

Xếp hạng và đánh giá ClickUp

Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?

Điều chúng tôi thích nhất ở ClickUp là khả năng cung cấp giải pháp tất cả trong một cho mọi nhu cầu của chúng tôi. Chúng tôi không còn phải tìm trang wiki trong Confluence, phiếu kỹ thuật trong Jira hay bảng/danh sách trong Notion nữa. Tất cả chỉ trong một nơi, đồng thời quản lý người dùng và giảm chi phí.

2. Notion – Tốt nhất để tạo cơ sở kiến thức cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB)

Notion là một công cụ quản lý kiến thức và không gian làm việc hợp tác cho các nhóm làm việc từ xa với mọi kích thước.

Tôi đã thử nghiệm Notion Docs để ghi chú cuộc họp và brainstorming về các yêu cầu dự án cùng với nhóm của mình. Hóa ra, bạn có thể thêm nhiều loại nội dung vào Docs, chẳng hạn như đoạn mã, phương trình toán học, dấu trang, nhắc nhở và hơn thế nữa. Một cách tuyệt vời để sắp xếp danh sách việc cần làm và tài liệu dự án trong một trung tâm tập trung!

Tuy nhiên, tôi mong muốn việc tùy chỉnh các mẫu và cài đặt tự động hóa dễ dàng hơn — việc điều chỉnh chúng tốn rất nhiều thời gian và nỗ lực thủ công, điều này có thể không khả thi đối với các chuyên gia muốn mở rộng quy mô nhanh chóng.

Notion Wikis là một công cụ mạnh mẽ khác mà tôi đã thử. Nó hoạt động như một cơ sở kiến thức nơi các tổ chức có thể chia sẻ thông tin quan trọng và cập nhật chúng khi cần thiết, đồng thời nhân viên có thể truy cập thông tin bất cứ khi nào họ muốn. Tôi đặc biệt thích tính năng Khối đồng bộ — nếu cùng một thông tin xuất hiện ở nhiều nơi, bạn có thể chỉnh sửa một lần và các thay đổi sẽ được phản ánh ở tất cả các nơi.

Ví dụ, tôi thường nhúng mục tiêu dự án vào mỗi bản tóm tắt dự án mà tôi tạo. Tôi đã chỉnh sửa một chút tài liệu mục tiêu và nhờ Synced Blocks, những thay đổi được cập nhật ngay lập tức ở mọi nơi.

Các tính năng tốt nhất của Notion

Giới hạn của Notion

Giá cả của Notion

Đánh giá và nhận xét về Notion

3. Google Drive – Tốt nhất cho người dùng hệ sinh thái Google

Google Drive (một phần của Google Workspace) là một lựa chọn thay thế Confluence hấp dẫn khác, phù hợp cho các doanh nghiệp một người hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách công nghệ giới hạn.

Có rất nhiều điều tôi yêu thích ở Google Drive trong những năm qua. Nếu phải chỉ ra một điều, đó chắc chắn là khả năng tích hợp dễ dàng với các công cụ Google Workspace khác, chẳng hạn như Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Google Drive.

Các nhóm thích hệ sinh thái Google có thể sử dụng Drive để tạo, chia sẻ và cộng tác nội dung trong thời gian thực, đồng thời tiết kiệm tài nguyên trong kho lưu trữ dễ truy cập.

Cài đặt chia sẻ là một tính năng tiện lợi khác — tôi có thể kiểm soát thủ công ai có quyền truy cập vào một tài liệu cụ thể và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Tuy nhiên, không có tùy chọn tự động hóa cài đặt này, vì vậy mất nhiều thời gian để thiết lập thủ công. Phần mềm này tốt cho sử dụng cá nhân nhưng không có khả năng mở rộng.

Các tính năng tốt nhất của Google Drive

Giới hạn của Google Drive

Giá Google Drive

Đánh giá và nhận xét về Google Drive

4. Nuclino – Tốt nhất cho giao diện tối giản

Phần mềm wiki này phù hợp nhất cho những người dùng đang tìm kiếm giải pháp thay thế cho giao diện đồ họa nặng nề của Confluence.

Tôi đã thử nghiệm tính năng cộng tác của nó và phải nói rằng, nó là đối thủ nặng ký của nhiều công cụ cũ phổ biến.

Mỗi mục tôi tạo trên Nuclino đều trở thành một tài liệu cộng tác — tôi có thể tạo wiki chi tiết với sơ đồ và tệp tin nhúng, viết ghi chú, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và làm việc với họ trong thời gian thực. Không còn xung đột phiên bản nữa!

Các tính năng tốt nhất của Nuclino

Giới hạn của Nuclino

Giá cả của Nuclino

Đánh giá và nhận xét của Nuclino

5. SharePoint – Tốt nhất cho quản lý tài liệu nâng cao

Sự tích hợp sâu của SharePoint với Office 365 cho phép người dùng cộng tác bằng các công cụ quen thuộc như Word, Excel và Teams.

Khi dùng thử công cụ cộng tác tài liệu này, tôi thích cách dễ dàng đồng tác giả tài liệu trong thời gian thực và quản lý nhiều phiên bản một cách hiệu quả. Tôi cũng thử cài đặt tự động hóa email và kích hoạt phản hồi dịch vụ khách hàng tự động với Power Automate—chỉ mất vài phút để bắt đầu.

Trong khi Confluence được biết đến với khả năng tạo/lập và quản lý wiki mạnh mẽ, SharePoint lại đi kèm với một bộ tính năng quản lý tài liệu phong phú hơn, bao gồm quản lý siêu dữ liệu nâng cao, thư viện tài liệu và khả năng tìm kiếm mạnh mẽ.

SharePoint hoạt động trên Mac, PC và thiết bị di động, vì vậy tôi có thể duy trì luồng công việc của mình ngay cả sau khi chuyển đổi thiết bị.

Các tính năng tốt nhất của SharePoint

Giới hạn của SharePoint

Giá cả của SharePoint

Đánh giá và nhận xét về SharePoint

6. Quip – Tốt nhất để chia sẻ tài liệu liền mạch và an toàn

Quip, thuộc sở hữu của Salesforce, là một trong số ít công cụ trong danh sách này tập trung hoàn toàn vào tạo/lập nội dung và quản lý tài liệu. Tôi rất dễ dàng bắt đầu tạo tài liệu trong Quip và sắp xếp chúng vào các thư mục con.

Tuy nhiên, điểm tốt nhất của Quip là khả năng chia sẻ. Tôi có thể xác định đối tượng xem tài liệu của mình, khóa tệp và theo dõi chúng trong toàn bộ hệ thống. Tôi phải quản lý một lượng lớn tài liệu, cả bí mật và công khai, vì vậy tính năng này đặc biệt phù hợp với quy trình làm việc của tôi.

Các tính năng tốt nhất của Quip

Giới hạn của Quip

Giá cả của Quip

Đánh giá và nhận xét về Quip

7. Asana – Tốt nhất cho tổ chức tài liệu và công việc

Asana là một công cụ quản lý dự án và tài liệu phổ biến có thể cạnh tranh với Confluence. Điều đầu tiên nổi bật về Asana là giao diện người dùng. Mặc dù bản thân là một công nghệ phức tạp, nhưng nó có các yếu tố giao diện người dùng thông minh để hướng dẫn người dùng thực hiện các hành động mới.

Các trang của Asana được tổ chức gọn gàng và dễ dàng lướt qua. Tôi rất thích tính năng quản lý công việc của nó — tôi có thể phân công công việc cho các thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng và theo dõi tiến độ của các bộ phận.

Các quy tắc tùy chỉnh của Asana cho phép tôi điều chỉnh quy trình làm việc sáng tạo của chúng tôi mà không lo lắng về việc thêm một công cụ khác. Ví dụ: tôi đặt quy tắc để tự động gán dự án viết cho một trình chỉnh sửa được chỉ định khi công việc chuyển từ giai đoạn viết sang chỉnh sửa.

Các tính năng tốt nhất của Asana

Giới hạn của Asana

Giá của Asana

Đánh giá và nhận xét về Asana

8. Dropbox Paper – Tốt nhất cho việc nhúng phương tiện truyền thông

Dropbox nổi tiếng với các sản phẩm lưu trữ đám mây, nhưng Dropbox Paper là một công cụ quản lý tài liệu kỹ thuật bị đánh giá thấp và ít được biết đến. Tôi đã thử dùng và thấy nó là một giải pháp thay thế Confluence được thiết kế tốt, đặc biệt là cho người dùng Dropbox.

Điều tôi đánh giá cao nhất là tính năng nhúng phương tiện. Tôi có thể nhập video YouTube, GIF và thậm chí cả thiết kế Figma và phát chúng ngay trong tài liệu. Điều này đã cải thiện cách tôi chia sẻ ý tưởng và phản hồi với các nhóm của mình.

Đối với wiki, tôi để các mẫu có sẵn dẫn đầu và chúng tỏ ra phù hợp, đặc biệt là đối với người dùng mới. Nhóm của tôi có thể brainstorm ý tưởng, thiết kế bản tóm tắt và mời cộng tác viên.

Và phần tiện lợi nhất? Nó đồng bộ hóa giữa các thiết bị trong thời gian thực.

Các tính năng tốt nhất của Dropbox Paper

Giới hạn của Dropbox Paper

Giá cả của Dropbox Paper

Đánh giá và nhận xét về Dropbox Paper

9. Zoho Learn (trước đây là Zoho Wiki) — Tốt nhất để tạo wiki tùy chỉnh

Zoho Learn là một công cụ tiết kiệm chi phí để tạo ra một cơ sở kiến thức nội bộ hoàn toàn tùy chỉnh và phù hợp với thương hiệu cho nhân viên.

Trong quá trình thử nghiệm công cụ này, tính năng kiểm soát quyền truy cập đã thu hút sự chú ý của tôi. Tính năng này cho phép tôi cài đặt quyền truy cập chi tiết cho từng trang hoặc quyền truy cập rộng hơn cho toàn bộ không gian làm việc.

Một tính năng khác mà tôi rất thích là sự phong phú của các tùy chọn tùy chỉnh. Từ logo, bố cục trang, băng rôn đến màu sắc, tôi có thể thay đổi nhiều yếu tố của wiki để phù hợp hoàn hảo với hình ảnh thương hiệu của tổ chức mình.

Các tính năng tốt nhất của Zoho Learn

Giới hạn của Zoho Learn

Giá cả của Zoho Learn

(Giá được lấy từ nguồn bên ngoài)

Đánh giá và nhận xét về Zoho Learn

10. Document360 – Tốt nhất cho cơ sở kiến thức doanh nghiệp

Document360 là phần mềm chia sẻ kiến thức cho phép các tổ chức tạo thư viện tài nguyên toàn diện để lưu trữ SOP, tài liệu sản phẩm, wiki công ty và hướng dẫn sử dụng. Nhân viên, khách hàng hoặc các bên liên quan bên ngoài có thể truy cập các tài liệu trực tiếp từ nền tảng.

Tôi đã thử dùng Site, công cụ cơ sở kiến thức dành cho nhân viên và khách hàng. Điều khiến tôi ấn tượng là khả năng tạo trải nghiệm thương hiệu tùy chỉnh — tôi có thể thêm tên miền tùy chỉnh, màu sắc, liên kết nhúng và CTA tùy chỉnh.

Tôi cũng rất ấn tượng với hàm tìm kiếm dựa trên AI của nó. Nó nhanh chóng hiểu được ngữ cảnh và tìm ra trang tôi đang tìm kiếm chỉ trong vài giây, mặc dù tôi có hàng trăm tài liệu được lưu trữ.

Mặc dù đây là một công cụ tuyệt vời để lập tài liệu, nhưng giá cao khiến nó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp.

Các tính năng tốt nhất của Document360

Giới hạn của Document360

Giá cả của Document360

Đánh giá và nhận xét về Document360

Quản lý kiến thức và hợp tác thông minh với ClickUp

Confluence là một công cụ mạnh mẽ để tài liệu hóa và cộng tác, nhưng các giải pháp rập khuôn của nó không còn phù hợp nữa. Các giải pháp thay thế mà tôi đã khám phá trong bài viết này cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu riêng của nhóm bạn — chính xác những gì bạn cần để thúc đẩy kinh doanh phát triển trong năm 2024.

ClickUp nổi lên như một lựa chọn tuyệt vời trong không gian này, cung cấp một nền tảng đa năng kết hợp quản lý nhiệm vụ, theo dõi dự án, tài liệu và quản lý kiến thức trong một lần.

Giao diện trực quan, tùy chỉnh và tích hợp vô hạn, cùng với khả năng AI tiên tiến khiến ClickUp trở thành lựa chọn hấp dẫn cho các nhóm muốn dẫn đầu xu hướng.

Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay!