Cho dù bạn đang tạo hướng dẫn giới thiệu cho nhân viên mới hay giải thích cách khách hàng có thể đăng nhập vào nền tảng của bạn, hướng dẫn cách thực hiện là công cụ cứu cánh thực sự.
Đây là điểm nổi bật của Scribe. Scribe 'theo dõi bạn' trong quá trình làm việc và tạo ra tài liệu quy trình từng bước mà bạn có thể chia sẻ với đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Việc tạo hướng dẫn trực quan và hướng dẫn từng bước có thể tiết kiệm thời gian, tránh các truy vấn lặp đi lặp lại và mở rộng quy trình cho các nhóm làm việc từ xa.
Tuy nhiên, còn có các lựa chọn thay thế Scribe khác có thể giúp bạn dễ dàng ghi lại, chỉnh sửa và chia sẻ hướng dẫn sử dụng một cách tương đối dễ dàng.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu các lựa chọn thay thế Scribe khác mà bạn có thể xem xét để tạo các hướng dẫn nhanh chóng và hiệu quả!
Những tiêu chí cần xem xét khi chọn một giải pháp thay thế cho Scribe?
Khi đánh giá các lựa chọn thay thế cho Scribe, hãy chú ý đến các tính năng sau:
- Sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau — từ Chrome và Microsoft Edge đến các ứng dụng máy tính cho Mac và Windows
- Thêm video và hình ảnh vào hướng dẫn
- Truy cập các phần mở rộng có thể thêm vào trình duyệt của bạn để tạo hướng dẫn với ít lần nhấp chuột hơn
- Tự động tạo hướng dẫn từng bước
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh tài liệu bằng cách sử dụng thương hiệu cá nhân hóa như logo công ty, màu sắc tùy chỉnh, v.v
- Chia sẻ tài liệu quy trình nhanh chóng qua email hoặc nhúng trong wiki hoặc LMS của bạn
- Xuất tài liệu dưới dạng PDF
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo ra các tài liệu SOP hữu ích, tài liệu hướng dẫn đào tạo, v.v., cho bất kỳ quy trình nào
Scribe cũng có những hạn chế của nó — một số người dùng cho rằng các tính năng báo cáo của Scribe dễ xảy ra lỗi. Ngoài ra, khi bạn xuất hướng dẫn ở định dạng PDF, kích thước của nút radio không luôn nhất quán.
Vì vậy, trong khi đánh giá các tính năng trên, hãy lưu ý các giới hạn của Scribe và chọn phần mềm phù hợp hơn với yêu cầu tùy chỉnh của bạn.
10 công cụ thay thế Scribe tốt nhất để sử dụng vào năm 2024
Hãy cùng xem 10 lựa chọn thay thế Scribe hàng đầu để tạo hướng dẫn từng bước một cách nhanh chóng và hiệu quả:
1. ClickUp
ClickUp được coi là phần mềm quản lý dự án, nhưng nó còn có nhiều tính năng và giá trị hơn để tùy chỉnh cho nhiều trường hợp sử dụng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng nó để tạo các Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) khác nhau.
ClickUp là một phần mềm SOP thay thế Scribe khả thi với hai tính năng chính.
1. ClickUp Clips
Tính năng Clip của Clickup cho phép bạn tạo video đào tạo và SOP một cách nhanh chóng:
Chia sẻ bản ghi màn hình (bao gồm màn hình, cửa sổ ứng dụng hoặc tab trình duyệt) để ghi lại tất cả thông tin cần thiết để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Ngoài ra, bạn có thể lưu các bản ghi này và chia sẻ với người khác bằng liên kết công khai có thể phát trực tiếp từ trình duyệt. Bạn cũng có thể tạo công việc từ bản ghi của mình, thêm mô tả và giao cho thành viên nhóm phù hợp để thực hiện ngay lập tức.
2. Tài liệu ClickUp
Bạn cũng có thể tạo tài liệu đào tạo hoặc SOP dựa trên giá trị cho nhân viên mới với tính năng ClickUp Docs:
ClickUp Doc giúp bạn xây dựng tài liệu đầy đủ với phương tiện truyền thông, định dạng và cấu trúc để hỗ trợ nhu cầu của bạn.
Các mẫu tài liệu có tất cả các thành phần cần thiết mà bạn cần mà không cần bắt đầu từ đầu. Một số ví dụ về các thành phần bao gồm trạng thái tùy chỉnh, trường tùy chỉnh, chế độ xem tùy chỉnh, quản lý dự án, v.v.
Bạn có thể gắn thẻ hoặc đề cập đến POC và tạo các trang con lồng nhau để chi tiết hóa các quy trình và hướng dẫn đào tạo của mình. Bạn cũng có thể thực hiện kiểm soát phiên bản cho các tài liệu tĩnh và động.
Tính năng ClickUp Docs cung cấp kho lưu trữ sẵn sàng các mẫu SOP và mẫu giới thiệu:
Dưới đây là ví dụ về mẫu SOP nhân sự của ClickUp:
Sử dụng mẫu này để xác định quy trình tuyển dụng nhân viên mới và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chỉ với một cú nhấp chuột. Bảng trắng ảo của ClickUp giúp tổ chức các nhiệm vụ nhân sự của bạn, từ tuyển dụng đến đào tạo nhân viên mới.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp:
- Truy cập bằng một cú nhấp chuột vào thư viện mẫu SOP toàn diện để lập bản đồ quy trình, báo cáo công việc, v.v
- Sắp xếp từng quy trình thành một chuỗi các bước logic với chế độ xem Bảng trong ClickUp
- Đơn giản hóa quá trình tạo hướng dẫn từng bước, danh sách kiểm tra và mô tả quy trình chi tiết
- Đồng thời là trung tâm hợp tác nơi các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau để phát triển, hoàn thiện và cập nhật SOP
- Ưu tiên công việc và chỉ định thời hạn với biểu đồ Gantt trong ClickUp
- Phân đoạn và xác định vai trò của người dùng trong phần mềm SOP
- Sắp xếp tài liệu SOP và các thành phần liên quan bằng chế độ xem Bảng trong ClickUp
Giới hạn của ClickUp:
- Kế hoạch miễn phí có thể hạn chế về lưu trữ và truy cập các tính năng phần mềm SOP nâng cao
- Các tính năng đa dạng của nền tảng này có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp
Giá ClickUp:
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về ClickUp:
- G2: 4.7/5 (8.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (3.000+ đánh giá)
2. UserGuiding
UserGuiding là một nền tảng hướng dẫn người dùng cho phép bạn tạo các hướng dẫn sử dụng sản phẩm dễ dàng, nhanh chóng và linh hoạt mà không cần mã hóa.
Sự khác biệt chính giữa UserGuiding và Scribe là UserGuiding giúp tạo hướng dẫn sử dụng sản phẩm một cách sinh động, trong khi Scribe phù hợp hơn với hướng dẫn sử dụng sản phẩm theo từng bước.
Các tính năng tốt nhất của UserGuiding:
- Không cần thời gian học hỏi
- Tài nguyên hữu ích, danh sách kiểm tra và hướng dẫn từng bước về cách sử dụng công cụ
- Giá trị tốt nhất cho giá tiền
Giới hạn của UserGuiding:
- Đắt đỏ nếu bạn có ngân sách hạn hẹp
- Phân tích có thể chi tiết hơn và có thể cần tích hợp ứng dụng tốt hơn
Giá của UserGuiding:
- Gói cơ bản: 89 USD/tháng, thanh toán hàng năm
- Gói chuyên nghiệp: 389 USD/tháng, thanh toán hàng năm
- Kế hoạch doanh nghiệp: 689 USD+/tháng, thanh toán hàng năm
Đánh giá và nhận xét từ UserGuiding:
- G2: 4.7/5 (150+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (50+ đánh giá)
3. Loom
Loom là một ứng dụng nhắn tin video dựa trên AI giúp bạn ghi lại màn hình, giống như Scribe. Bạn có thể ghi lại màn hình bằng giao diện web và/hoặc ghi lại khuôn mặt của mình bằng camera trước.
Loom cho phép ghi lại chỉ màn hình hoặc khuôn mặt của bạn, và có tùy chọn ghi lại cả hai cùng lúc.
Loom giúp giao tiếp nhanh hơn. Bạn không cần phải tổ chức cuộc họp cho mọi việc.
Bạn có ý kiến phản hồi nhanh trong 2 phút muốn chia sẻ? Ghi lại video của bạn và chia sẻ với các bên liên quan mà không mất bất kỳ thông tin nào. Đây là một tính năng bổ sung tuyệt vời cho các nhóm làm việc từ xa.
Công cụ này dễ sử dụng, đặc biệt là cho công việc không đồng bộ. Thêm CTA, bình luận, công việc và biểu tượng cảm xúc vào video của bạn để cung cấp thêm bối cảnh.
Các tính năng tốt nhất của Loom:
- Có sẵn dưới dạng phần mở rộng Chrome và ứng dụng máy tính/di động
- Cung cấp tích hợp một cú nhấp chuột với Google Workspace, Slack, v.v.
- Cung cấp bản ghi và chú thích bằng hơn 50 ngôn ngữ
- Cung cấp các mẫu tin nhắn video cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau như bán hàng, kỹ thuật, hỗ trợ khách hàng, thiết kế, v.v
- Các tính năng AI bao gồm tự động đặt tiêu đề, tóm tắt, công việc, chương và loại bỏ khoảng trống để loại bỏ những khoảng trống khó xử trong video
Giới hạn của Loom:
- Người dùng cho rằng giao diện người dùng lộn xộn, nghĩa là có độ khó học cao hơn Scribe
Giá của Loom:
- Starter (Dành cho cá nhân): Kế hoạch miễn phí
- Kinh doanh (Dành cho nhóm): 12,5 USD/người tạo/tháng, thanh toán hàng năm
- Enterprise (Dành cho nhóm mở rộng quy mô): Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Loom:
- G2: 4.7/5 (1.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (300+ đánh giá)
4. Trainual
Trainual có thể viết nội dung cho bạn. Bằng cách nào? Tất nhiên là bằng AI. Ngoài ra, Trainual cung cấp hàng trăm mẫu dành riêng cho từng ngành để nhanh chóng tạo quy trình công việc, SOP, Wiki, v.v. một cách dễ dàng.
Trainual là một phần mềm hoàn chỉnh cho phép bạn truy cập các tài liệu đào tạo và giới thiệu, SOP, cơ sở kiến thức và hơn thế nữa từ một nơi tập trung. Bạn có thể ghi lại màn hình và nhúng nội dung (bao gồm tùy chọn tải lên tệp video, PDF, GIF và hơn thế nữa) từ hơn 700 nơi!
Các tính năng tốt nhất của Trainual:
- Tích hợp hệ thống nhân sự và tính lương của bạn với các ứng dụng yêu thích như Slack, Dropbox, v.v.
- Trải nghiệm cộng đồng hơn 1000 chuyên gia viết quy trình và chuyên gia SOP
- Cung cấp ước lượng thời gian thông minh cho mỗi quy trình để nhóm có thể ưu tiên đào tạo hơn các việc cần làm
Giới hạn của Trainual:
- Không thể tạo hướng dẫn cách làm tự động như Scribe
- Phân khúc giá cao
Giá của Trainual:
- Doanh nghiệp nhỏ: 250 USD/tháng (1-50 nhân viên)
- Kinh doanh tăng trưởng: 417 USD/tháng (51-100 nhân viên)
- Không giới hạn: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Trainual:
- G2: 4.7/5 (500+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (400+ đánh giá)
5. InVision
InVision là một nền tảng thiết kế sản phẩm kỹ thuật số giúp bạn tạo ra các nguyên mẫu tương tác. Bảng trắng kỹ thuật số Freehand của nó là một tính năng nổi bật cung cấp các mẫu mạnh mẽ từ AWS, Atlassian, Xbox, v.v.
Tạo mô hình giả lập sống động và giới thiệu những gì bạn đang xây dựng. Bạn cũng có thể sử dụng InVision để thử nghiệm người dùng, trình bày cho khách hàng và xác nhận thiết kế.
Các tính năng tốt nhất của InVision:
- Dùng thử miễn phí để thử tạo quy trình làm việc cho sản phẩm kỹ thuật số
- Hàng trăm mẫu cho các danh mục và vai trò khác nhau
- Các danh mục bao gồm động não, chiến lược và kế hoạch, lập khung và sơ đồ, v.v
- Thiết kế có thể nhấp chuột và tương tác giúp việc sử dụng trở nên dễ dàng
Giới hạn của InVision:
- Việc nhúng tài nguyên vào phần mềm khác là một thách thức
- Khi nhấp qua một luồng, không có cách nào dễ dàng để điều hướng đến các màn hình khác mà không quay lại menu chính
- Cần phần mềm riêng biệt để thiết kế, chẳng hạn như Figma hoặc Sketch
Giá của InVision:
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét từ InVision:
- G2: 4.7/5 (500+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (700+ đánh giá)
6. Shepherd. js
Shepherd. js là một công cụ mã nguồn mở rất hữu ích khi thực hiện các tour giới thiệu sản phẩm. Công cụ này được thiết kế riêng cho những người có kiến thức kỹ thuật (nhà phát triển, nhà phân tích, v.v.). Bạn có thể sử dụng thư viện phong phú của Shepherd. js để tạo các quy trình giới thiệu sản phẩm dựa trên AI.
Các tính năng tốt nhất của Shepherd. js:
- Tạo các tour tham quan trang web để hướng dẫn người dùng sử dụng ứng dụng/trang web của bạn
- 11.5k sao trên GitHub và 620 phân nhánh
- Tích hợp với Vue.js, Ember.js, JavaScript, React và AngularJS
Giới hạn của Shepherd. js:
- Theo người dùng, đôi khi các yếu tố của Shepherd không hoạt động đúng, bao gồm các nút
- Người dùng cho rằng việc điều hướng khá khó khăn, đặc biệt là khi cuộn trang
- Thiếu hỗ trợ đa trình duyệt
Giá của Shepherd.js:
- Có sẵn miễn phí trên GitHub
Đánh giá và nhận xét về Shepherd.js:
- G2: 5/5 (2 đánh giá)
- Capterra: 5/5 (20+ đánh giá)
7. UiPath
UiPath là một nền tảng xử lý tài liệu thông minh cho phép bạn ủy thác tài liệu, công việc, v.v. cho AI, bao gồm:
- Hiểu về tài liệu
- Trích xuất, phân tích và xử lý dữ liệu
- Duyệt qua hình ảnh, PDF, chữ viết tay, chữ ký và bản quét, sau đó xử lý chúng
Các tính năng tốt nhất của UiPath:
- Các hoạt động hiểu tài liệu bằng cách kéo và thả và giao diện thân thiện với người dùng
- Cung cấp tiện ích bổ sung tạo hướng dẫn để tự động hóa quy trình làm việc ngay lập tức
- Không yêu cầu kiến thức về mã hóa hoặc lập trình
Giới hạn của UiPath:
- Người dùng báo cáo phiên bản mới chạy chậm
- Chi phí cấp phép cho mỗi người dùng cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh
Giá của UiPath:
- Miễn phí: $0
- Ưu điểm: Bắt đầu từ $420/tháng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về UiPath:
- G2: 4.6/5 (6.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (700+ đánh giá)
8. Folge
Bất kỳ danh sách các lựa chọn thay thế Scribe nào cũng không thể hoàn chỉnh nếu không đề cập đến Folge. Nền tảng này cho phép bạn tạo, chia sẻ và quản lý kiến thức về quy trình của mình chỉ với vài cú nhấp chuột.
Mọi người đều muốn tạo hướng dẫn từng bước chuyên nghiệp và hấp dẫn về mặt thị giác cũng như các hướng dẫn với chỉ một phần tư thời gian và nỗ lực. Và đây là lúc một công cụ quá đơn giản và trực quan như Folge có thể giúp ích.
Tạo chú thích, cá nhân hóa ảnh chụp màn hình và điều hướng qua một mê cung các ứng dụng, khóa đào tạo, sản phẩm, công việc, v.v. với công cụ này.
Các tính năng tốt nhất của Folge:
- Mờ dữ liệu nhạy cảm để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong hướng dẫn/tài liệu
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh từng bước, chẳng hạn như thêm mô tả, xóa bước, thêm mũi tên và hơn thế nữa
- Tùy chọn xuất sang bảy định dạng với quyền truy cập vào bố cục tùy chỉnh
Giới hạn của Folge:
- Đôi khi, ảnh chụp màn hình cũng có thể chụp cả tab
- Người dùng gặp phải một số trục trặc nhỏ khi nhấp chuột
- Không thể sao lưu/khôi phục từ giải pháp đám mây trong phần mềm
Giá theo gói:
- Miễn phí: 0 đô la (5 người dùng)
- Giấy phép cá nhân: 75 đô la với giảm giá cho sinh viên
- Giấy phép kinh doanh: 140 đô la
Theo dõi đánh giá và nhận xét:
- G2: Không đủ đánh giá
- Capterra: 4.8/5 (50+ đánh giá)
9. Zight (Trước đây là CloudApp)
Một lựa chọn thay thế mạnh mẽ khác cho Scribe mà bạn không nên bỏ qua là Zight (trước đây gọi là CloudApp).
Zight là một nền tảng chia sẻ hình ảnh tất cả trong một, cho phép chia sẻ, ghi lại và lưu trữ các hình ảnh như video, GIF, ảnh chụp màn hình và hơn thế nữa. Bạn có thể chỉnh sửa, làm mờ, cắt video, thêm lồng tiếng, văn bản, v.v. Sử dụng nền tảng này để nâng tầm ảnh chụp màn hình và GIF của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Zight:
- Có sẵn cho Mac, Windows, Chrome và iOS
- Kéo và thả các mục vào email cũng như ứng dụng trò chuyện
- Tích hợp với Microsoft Teams, Zendesk, Lucidchart, JIRA và hơn thế nữa
- Khả năng tạo và lưu trữ GIF của bất kỳ nội dung nào trên màn hình
Giới hạn của Zight:
- Mặc dù Zight giúp bạn chia sẻ bản ghi màn hình, nhưng khả năng tạo hướng dẫn từng bước như Scribe có thể được cải thiện
- Giao diện có độ phức tạp nhất định
- Gói miễn phí giới hạn thời gian ghi âm là 90 giây
- Không có diễn đàn hỗ trợ để người dùng có thể tìm kiếm sự giúp đỡ
Giá của Zight:
- Miễn phí: 0 đô la (tối đa 25)
- Ưu điểm: Bắt đầu từ $9.95
- Nhóm: Bắt đầu từ 8 đô la cho mỗi người dùng (tối thiểu hai người dùng)
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét từ Zight:
- G2: 4.6/5 (1.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (100+ đánh giá)
10. FlowShare
FlowShare là một công cụ tài liệu hóa quy trình từ đầu đến cuối mà bạn có thể chạy ở chế độ nền. Công cụ này sẽ thay bạn ghi lại quy trình làm việc và các công việc của bạn, đồng thời tạo ra một hướng dẫn từng bước cho bạn trong quá trình này.
Bất kể bạn đang sử dụng phần mềm nào, FlowShare có thể ghi lại từng bước và cung cấp một hướng dẫn quy trình có thương hiệu mà bạn có thể chia sẻ với nhóm của mình.
Các tính năng tốt nhất của FlowShare:
- Đảm bảo thương hiệu nhất quán vì cung cấp các mẫu thương hiệu sẽ định dạng hướng dẫn của bạn để phù hợp với thương hiệu của bạn ngay khi bạn nhấn nút xuất
- Che mờ dữ liệu nhạy cảm và tiết kiệm hàng giờ làm việc quý giá
- Mô tả ngắn tự động để tăng tốc quá trình tạo SOP, v.v.
- Nhiều tùy chọn xuất (PDF, PPTX, Demo tương tác, PNG, DOCX, HTML, v.v.)
Giới hạn của FlowShare:
- Hiện chỉ có sẵn trên Windows
- Việc tạo hướng dẫn mất nhiều thời gian hơn so với Scribe
Giá của FlowShare:
- Express: 21 USD/tháng cho mỗi không gian làm việc, thanh toán hàng năm
- Chuyên nghiệp: 40 USD/tháng cho mỗi không gian làm việc (Đơn lẻ), 32 USD/tháng cho mỗi không gian làm việc (Nhóm từ 3 người trở lên), giá tùy chỉnh cho nhóm từ 10 thành viên trở lên
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về FlowShare:
- G2: 4.8/5 (2 đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (33 đánh giá)
SOP chất lượng giờ đây trong tầm tay bạn với ClickUp
Việc tạo SOP và tài liệu chi tiết là cứu cánh cho các nhóm làm việc từ xa.
Tuy nhiên, việc tạo tài liệu hướng dẫn quy trình có thể là một thách thức đối với các thành viên trong nhóm vốn đã bận rộn. Bạn cần một công cụ dễ tích hợp với quy trình làm việc hàng ngày hoặc lý tưởng nhất là một công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng.
Đây là nơi ClickUp nổi lên như một công cụ đa năng. ClickUp không chỉ là một phần mềm quản lý dự án. Nó cung cấp các tính năng đa dạng, chẳng hạn như ClickUp Docs, ClickUp Clips, v.v., để giúp bạn tăng tốc quy trình làm việc tài liệu hóa.
Nếu bạn muốn làm việc nhanh hơn và xây dựng SOP chất lượng, ClickUp là lựa chọn phù hợp với bạn. Sẵn sàng bắt đầu chưa? Đăng ký ngay bây giờ!