Nhóm của bạn vừa có một cuộc họp 30 phút để quyết định nền tảng nào sẽ sử dụng cho việc lên lịch các cuộc họp 30 phút. Sự mỉa mai này không lọt qua ai.
Các công cụ hợp tác được thiết kế để giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Thế nhưng, bạn lại kết thúc với bảy ứng dụng khác nhau, không ứng dụng nào tương thích với nhau, và một nhóm sẵn sàng quay lại sử dụng chim bồ câu đưa thư.
Không phải là các công cụ hợp tác xấu. Vấn đề là việc chọn sai công cụ sẽ biến nhóm của bạn thành những người lang thang kỹ thuật số giữa các nền tảng.
Đây là lý do khiến việc này trở nên phức tạp: mọi công cụ đều hứa hẹn là công cụ mà nhóm của bạn cần. Tất cả đều có các bản demo ấn tượng. Tất cả đều khẳng định có thể tăng năng suất lên 347%. Và tất cả đều dường như hoàn hảo cho đến ngày thứ ba, khi bạn nhận ra rằng một nửa nhóm của bạn không thể tìm ra cách gắn thẻ ai đó trong một bình luận.
Hướng dẫn này sẽ phân tích cách chọn công cụ hợp tác phù hợp với nhu cầu của nhóm. Chúng tôi sẽ đề cập đến những yếu tố cần đánh giá, các tính năng thực sự quan trọng và một số lựa chọn hàng đầu (bao gồm cả ClickUp!).
Công cụ hợp tác là gì?
Công cụ hợp tác là các nền tảng phần mềm kết nối công việc của nhóm trong một nền tảng trung tâm, giúp mọi người nắm bắt tình hình mà không cần tổ chức các cuộc họp liên tục hay trao đổi qua email. Chúng quản lý việc phân công công việc, chia sẻ tệp tin, dòng thời gian của dự án và giao tiếp trong nhóm tất cả trong cùng một hệ thống.
Khi ai đó cập nhật trạng thái công việc vào lúc 9 giờ tối, phần còn lại của nhóm sẽ thấy thông tin này vào sáng hôm sau mà không cần ai phải gửi email cập nhật. Điều này giúp các dự án tiếp tục tiến triển ngay cả khi các thành viên trong nhóm làm việc vào các khung giờ khác nhau hoặc từ các địa điểm khác nhau.
🔍 Bạn có biết? Nghiên cứu "Khoa học về các nhóm hiệu suất cao" của Gallup cho thấy hợp tác tốt có kết nối sâu sắc với sự cam kết: các nhóm nơi mọi người hiểu rõ điểm mạnh của nhau, nhận được phản hồi, cảm thấy được tham gia và tìm thấy ý nghĩa trong công việc của mình sẽ đạt hiệu quả cao hơn đáng kể về năng suất, lợi nhuận và tinh thần đồng đội.
Các loại công cụ hợp tác
Hợp tác có nhiều hình thức khác nhau, và việc hiểu rõ từng loại có thể giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
- Giao tiếp: Sử dụng các kênh chuyên dụng cho các cập nhật nhanh chóng, ra quyết định và làm rõ thông tin để tránh mất mát ngữ cảnh trong các tin nhắn phân tán.
- Quản lý dự án và công việc: Tập trung trách nhiệm, thời hạn và trạng thái công việc tại một nơi duy nhất để tránh công việc trùng lặp hoặc bỏ sót các deliverable.
- Chia sẻ tài liệu: Duy trì một nguồn thông tin duy nhất nơi các nhóm có thể bình luận, chỉnh sửa và tham khảo các tệp mà không gây nhầm lẫn về phiên bản.
- Brainstorming: Ghi lại các ý tưởng ban đầu trong không gian chia sẻ, sau đó biến những ý tưởng tốt nhất thành các công việc có thể thực hiện được để sự sáng tạo trực tiếp góp phần vào quá trình thực thi.
Bạn có bao giờ cảm thấy mệt mỏi khi phải trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại, vội vàng phối hợp các bản cập nhật hàng tuần của nhóm và tất cả những công việc giao tiếp thường xuyên đó? Nếu tất cả những điều đó có thể được tự động hóa thông qua Agents thì sao? Với ClickUp Agents, bạn có thể làm được điều đó!
Cách đánh giá các công cụ hợp tác
Dưới đây là cách chọn công cụ hợp tác phù hợp với nhóm của bạn.
Thực hiện các dự án thực tế trong kỳ dùng thử.
Hãy quên đi những dự án mẫu sạch sẽ mà các nhà cung cấp cài đặt cho các buổi demo.
Hãy lấy dự án phức tạp nhất của bạn với các mốc thời gian cụ thể, nhiều yếu tố phụ thuộc và tình trạng hỗn loạn mà nhóm của bạn phải đối mặt hàng ngày, sau đó tải nó lên nền tảng. Công cụ hợp tác sẽ xử lý được độ phức tạp thực tế hoặc sẽ sụp đổ, và bạn sẽ biết trong vòng vài ngày mình đang đối mặt với loại nào.
Lưu ý các điểm gây cản trở sau:
- Tốc độ truy xuất tệp: Các thành viên trong nhóm có thể tìm thấy tài liệu từ hai tuần trước trong vòng dưới 30 giây, hay họ phải lãng phí thời gian lướt qua các thư mục không được sắp xếp gọn gàng?
- Sự rõ ràng về tính phụ thuộc của công việc: Liệu nền tảng có hiển thị rõ ràng những công việc nào đang cản trở tiến độ của toàn bộ dự án, hay các điểm nghẽn vẫn ẩn giấu cho đến khi hạn chót trôi qua?
- Quản lý chủ đề bình luận: Người dùng có thể theo dõi các cuộc hội thoại diễn ra trong nhiều ngày mà không bị mất bối cảnh không?
- Hiệu quả thao tác hàng loạt: Việc cập nhật 20 công việc tương tự có yêu cầu 20 lần nhấp chuột riêng biệt, hay bạn có thể thực hiện thay đổi đồng thời trên nhiều mục?
🧠 Thú vị: Năm 1837, sáu nghệ sĩ piano nổi tiếng—Franz Liszt, Frédéric Chopin, Carl Czerny, Sigismond Thalberg, Johann Peter Pixis và Henri Herz—đã hợp tác để sáng tác một bộ biến tấu dựa trên chủ đề từ vở opera I Puritani của Bellini. Tác phẩm hợp tác này, được biết đến với tên Hexameron, thể hiện sự hòa quyện của các phong cách cá nhân thành một thể thống nhất hài hòa.
Thử nghiệm với các thành viên ít am hiểu công nghệ nhất trong nhóm của bạn.
Giao nền tảng cho bất kỳ ai trong nhóm của bạn mất nhiều thời gian nhất để thích nghi với phần mềm mới. Công cụ hợp tác nhóm hoạt động tốt cho các nhà quản lý dự án nhưng gây nhầm lẫn cho mọi người khác sẽ trở thành công cụ mà không ai sử dụng.
Xem cách người dùng xử lý các tình huống hàng ngày để xác định tỷ lệ áp dụng:
- Cập nhật công việc lần đầu: Họ có thể thay đổi trạng thái công việc và thêm ghi chú tiến độ mà không cần tìm kiếm nút bấm hoặc mở tài liệu hướng dẫn không?
- Quy trình tệp đính kèm: Họ có thể đính kèm tài liệu thành công ngay lần đầu tiên, hay giao diện tải lên khiến họ bối rối với nhiều tùy chọn?
- Quản lý thông báo: Họ có thể nhanh chóng phân biệt được những thông báo cần sự chú ý của họ so với những thông tin không quan trọng?
- Tìm kiếm công việc đã hoàn thành: Họ có thể dễ dàng tìm thấy các công việc đã hoàn thành và các quyết định trước đó, hay họ bỏ cuộc và hỏi trực tiếp đồng nghiệp?
Đo lường những thay đổi
Thời gian mà nhóm của bạn dành cho các cuộc họp trạng thái, tìm kiếm tệp trong chủ đề email hoặc xác định ai chịu trách nhiệm cho việc gì là bao lâu? Sử dụng công cụ mới trong hai tuần và đo lường lại các hoạt động tương tự.
Các chỉ số đang được theo dõi:
- Thời gian dành cho các cuộc họp: Số giờ dành cho các cuộc họp trạng thái, báo cáo tiến độ hoặc kiểm tra tiến độ mỗi tuần.
- Thời gian hoàn thành công việc: Thời gian trung bình từ khi giao công việc đến khi hoàn thành.
- Thời gian tìm kiếm tệp: Thời gian dành để tìm kiếm tài liệu, tài sản hoặc email cho các dự án.
- Nút thắt trong quy trình làm việc: Tần suất các công việc bị đình trệ do thiếu thông tin/phê duyệt.
🔍 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát của Great Place To Work cho thấy trong môi trường làm việc kết hợp/từ xa, sự hợp tác (người lao động tin rằng họ có thể tin tưởng vào đồng nghiệp để làm việc cùng) có tác động đến năng suất cao hơn so với khoảng cách vật lý. Các nhóm có mức độ hợp tác cao thường nỗ lực thêm nhiều hơn.
Kiểm tra chất lượng tích hợp với các hệ thống hiện có.
Kết nối nền tảng với email, lịch và lưu trữ tệp của bạn, sau đó thực sự sử dụng các tích hợp này trong một tuần.
Các tích hợp yếu có nghĩa là bạn đang quản lý dữ liệu trên các hệ thống song song, điều này làm mất đi mục đích ban đầu. Hãy thử các kịch bản tích hợp sau:
- Đồng bộ lịch hai chiều: Kiểm tra xem các thay đổi về thời hạn có được đồng bộ tự động hai chiều theo luồng hay không.
- Độ liên quan của thông báo email: Kiểm tra xem các thông báo email có đủ thông tin bối cảnh để thực hiện hành động hay không.
- Quy trình chỉnh sửa tệp: Thử mở, chỉnh sửa và lưu tài liệu trực tiếp từ công cụ hợp tác mà không cần tải xuống và tải lên lại.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Khi bạn cần một tệp tin khẩn cấp hoặc một thông tin quan trọng, ClickUp’s AI-powered Enterprise Search và ClickUp Brain có thể tìm thấy nó trong vài giây trên các công việc, tài liệu và các tích hợp bên thứ ba được kết nối.
Kiểm tra trải nghiệm trên thiết bị di động trong điều kiện thực tế.
Truy cập công việc qua điện thoại trong lúc di chuyển hoặc giữa các cuộc họp và thử phê duyệt yêu cầu, xem xét tài liệu hoặc giao lại công việc.
Một công cụ hoạt động hoàn hảo trên máy tính để bàn nhưng gần như không hoạt động trên thiết bị di động không còn phù hợp với cách thức hoạt động của các nhóm hiện nay. Hãy đánh giá các khả năng sau:
- Tốc độ quy trình phê duyệt: Bạn có thể xem xét và phê duyệt yêu cầu trong vòng chưa đầy một phút mà không cần chuyển đổi giữa các màn hình khác nhau?
- Độ dễ đọc của tài liệu: Bạn có thể đọc và bình luận trên các tệp mà không cần phải Zoom và cuộn liên tục không?
- Chức năng truy cập ngoại tuyến: Những tính năng nào vẫn hoạt động khi kết nối của bạn bị gián đoạn trong thang máy hoặc tàu điện ngầm?
📮 ClickUp Insight: 31% quản lý ưa chuộng bảng trực quan, trong khi những người khác dựa vào biểu đồ Gantt, bảng điều khiển hoặc chế độ xem tài nguyên.
Tuy nhiên, hầu hết các công cụ yêu cầu bạn phải chọn một trong số chúng. Nếu chế độ xem không phù hợp với cách bạn suy nghĩ, nó chỉ trở thành một lớp cản trở thêm.
Với ClickUp, bạn không cần phải lựa chọn. Chuyển đổi giữa các biểu đồ Gantt được hỗ trợ bởi AI, bảng Kanban, bảng điều khiển hoặc chế độ xem khối lượng công việc chỉ với một cú nhấp chuột. Và với ClickUp AI, bạn có thể tự động tạo các chế độ xem hoặc tóm tắt tùy chỉnh dựa trên người xem - dù đó là bạn, một nhà quản lý cấp cao hay nhà thiết kế của bạn.
💫 Kết quả thực tế: CEMEX đã tăng tốc độ ra mắt sản phẩm lên 15% và giảm thời gian trễ trong giao tiếp từ 24 giờ xuống còn vài giây nhờ sử dụng ClickUp.
Bạn nên trả bao nhiêu cho một công cụ hợp tác?
Ngân sách của bạn nên phù hợp với kích thước nhóm, độ phức tạp của dự án và lượng thời gian phối hợp bị lãng phí hiện đang gây tốn kém cho kinh doanh của bạn.
$0-30 mỗi tháng
Các tùy chọn miễn phí và chi phí thấp phù hợp cho các nhóm dưới 10 người quản lý các dự án đơn giản. Bạn sẽ có danh sách công việc cơ bản, chia sẻ tệp và trò chuyện nhóm, nhưng hãy lưu ý giới hạn dung lượng lưu trữ và tùy chỉnh hạn chế. Hầu hết các nền tảng ở mức giá này giới hạn các tính năng như chế độ xem dòng thời gian, tự động hóa hoặc quyền truy cập cho khách.
🔍 Bạn có biết? Trong Thế chiến II, Hoa Kỳ, Vương quốc Anh và Canada đã hợp tác trong Dự án Manhattan để phát triển quả bom nguyên tử đầu tiên. Dự án khổng lồ này đã thu hút hàng nghìn nhà khoa học và kỹ sư tham gia vào công việc cùng nhau trong bí mật và khẩn trương.
$100-300 mỗi tháng
Phạm vi sản phẩm này hỗ trợ từ 15 đến 50 người cần cải thiện khả năng hiển thị dự án, theo dõi thời gian và các Trường Tùy chỉnh.
Bạn sẽ được hưởng dung lượng lưu trữ mở rộng, hỗ trợ ưu tiên và tích hợp với lịch làm việc và hệ thống tệp tin của bạn. Các nhóm ở giai đoạn này thường phát hiện ra rằng các phong cách giao tiếp khác nhau trong môi trường làm việc gây ra khoảng cách trong việc phối hợp, và nền tảng phù hợp sẽ giúp xóa bỏ những khác biệt đó bằng cách hiển thị trạng thái của dự án cho tất cả mọi người.
$500-1.500 mỗi tháng
Các nhóm có từ 50 đến 200 thành viên đang thực hiện các dự án có nhiều phụ thuộc và thời hạn nghiêm ngặt là đối tượng phù hợp cho giải pháp này. Bạn sẽ có quyền truy cập vào các báo cáo nâng cao hiển thị việc sử dụng tài nguyên và kế hoạch sức chứa.
Các tính năng sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý dự án giúp dự đoán các trễ hẹn dựa trên các mẫu lịch sử và đề xuất phân công công việc tối ưu. Mức độ này mang lại lợi ích khi các hạn chót bị vi phạm kích hoạt các khoản phạt hợp đồng hoặc việc phân bổ tài nguyên kém hiệu quả buộc phải thuê các nhà thầu đắt đỏ.
$2.500+ mỗi tháng
Các tổ chức lớn có hơn 200 người dùng cần tuân thủ bảo mật nâng cao, SSO và tích hợp tùy chỉnh với các hệ thống hiện có. Phần mềm hợp tác tài liệu doanh nghiệp ở cấp độ này bao gồm kiểm soát phiên bản với nhật ký kiểm tra chi tiết, quyền truy cập chi tiết và chứng nhận tuân thủ đáp ứng yêu cầu của các ngành được quy định.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tính toán chi phí của các vấn đề phối hợp. Nếu sự thiếu hiển thị trong dự án dẫn đến việc không đạt được hạn chót, gây trì hoãn việc ghi nhận doanh thu trong hai tuần, hoặc công việc trùng lặp lãng phí năm giờ mỗi người mỗi tuần với mức lương $75 mỗi giờ, công cụ hợp tác sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích.
Các công cụ hợp tác trực tuyến phổ biến trên thị trường
Dưới đây là tổng quan về các công cụ hợp tác kỹ thuật số phổ biến nhất và những điểm nổi bật của chúng.
1. ClickUp (Phù hợp nhất cho quản lý dự án thống nhất và giao tiếp nhóm)
ClickUp là một Không gian Làm việc tích hợp AI, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện thời gian thực – tất cả trong một nơi. Khác với các công cụ truyền thống gây ra tình trạng phân tán công việc bằng cách phân tán thông tin và cuộc hội thoại qua nhiều ứng dụng không kết nối, ClickUp tập trung toàn bộ công việc, kiến thức và giao tiếp của toàn nhóm vào một nơi duy nhất.
Sự tích hợp này loại bỏ sự hỗn loạn khi chuyển đổi giữa các công cụ, giảm bớt sự phân mảnh và đảm bảo mọi người đều có đầy đủ bối cảnh.
Điều đó có nghĩa là các nhóm có thể hợp tác mượt mà trên các dự án, chia sẻ và tổ chức kiến thức, cũng như giao tiếp tức thì — dù qua các công việc, tài liệu hay kênh trò chuyện. Trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp sâu rộng trên nền tảng, giúp bạn tự động hóa công việc thường xuyên, hiển thị thông tin liên quan và tạo ra các thông tin chi tiết để bạn có thể làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. Hãy cùng xem cách thức hoạt động:
Giữ cho các cuộc hội thoại kết nối với công việc
ClickUp Chat giúp các cuộc hội thoại được liên kết với công việc mà chúng thuộc về. Một tin nhắn duy nhất có thể trở thành một công việc hoặc một FollowUp, vì vậy không có gì bị bỏ sót.
Ví dụ, trong quá trình thiết kế lại trang web, một nhà phát triển nhắn tin trong trò chuyện để thông báo rằng luồng thanh toán bị lỗi trên Safari. Quản lý sản phẩm chuyển tin nhắn đó thành một công việc, giao cho nhóm QA và thêm tệp đính kèm là ảnh chụp màn hình được chia sẻ trong chủ đề trò chuyện.
Lỗi đã được ghi nhận, giao nhiệm vụ và đang theo dõi trước khi cuộc hội thoại kết thúc.
Ngoài ra, tính năng trò chuyện trên thiết bị di động giúp thông tin lưu thông một cách mượt mà, ngay cả khi làm việc ngoài hiện trường hoặc đi công tác.
Đưa các cuộc thảo luận trực tiếp vào không gian làm việc của bạn
Một số quyết định được đưa ra nhanh hơn khi gặp mặt trực tiếp. SyncUps trong Trò chuyện cho phép thực hiện cuộc gọi video, chia sẻ màn hình và bảng công việc trong cùng một không gian. Nhóm có thể tổ chức cuộc họp, chỉnh sửa và ghi lại tất cả trong một luồng liền mạch.
Ví dụ, một nhóm tiếp thị toàn cầu sử dụng SyncUp để hoàn thiện các tài sản sáng tạo cho một chiến dịch sắp tới. Trong quá trình chia sẻ màn hình bảng thiết kế, giám đốc sáng tạo điều chỉnh thời hạn, giao công việc hoàn thiện cuối cùng và ghi lại phiên làm việc.
Các phong cách hợp tác khác nhau đều được hỗ trợ như nhau — những người ưa thích thảo luận trực tiếp và những người ưa thích cập nhật sau đó.
Giữ tài liệu luôn được cập nhật.
ClickUp Docs cung cấp cho nhóm một tài liệu duy nhất kết nối trực tiếp với các dự án.
Ví dụ, một nhóm nhân sự đang chuẩn bị quy trình onboarding cho 15 nhân viên mới tạo ra một tài liệu duy nhất (Doc) liệt kê lịch trình đào tạo, thiết lập IT và các liên kết chính sách. Bộ phận IT được gắn thẻ trực tiếp trong tài liệu để xác nhận việc tạo/lập tài khoản, và quản lý tuyển dụng thêm một danh sách kiểm tra cho buổi định hướng ngày đầu tiên.
Mọi người cùng chỉnh sửa cùng một tệp, vì vậy khi lịch trình thay đổi, các cập nhật sẽ hiển thị ngay lập tức cho toàn bộ nhóm.
Thậm chí tốt hơn? Bạn có thể @đề cập đến các thành viên trong nhóm và để lại ghi chú phản hồi bằng tính năng Assign Comments trong ClickUp để đảm bảo trách nhiệm rõ ràng.
Hiểu rõ thông tin ngay lập tức
Các dự án tạo ra vô số cập nhật, và việc tìm kiếm qua các ứng dụng khác nhau tốn nhiều thời gian. ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp, cung cấp cho nhóm câu trả lời tức thì bằng cách trích xuất thông tin từ các công việc, tài liệu và kênh trò chuyện.
Giả sử một quản lý dự án cần chuẩn bị cho buổi báo cáo với các bên liên quan. Họ có thể hỏi ClickUp Brain: ‘Tóm tắt các rào cản hiện tại trong việc phát hành ứng dụng di động.’
ClickUp Brain quét các chuỗi trò chuyện, công việc lặp lại và ghi chú từ SyncUps, sau đó cung cấp một danh sách ngắn các rào cản. Người quản lý sau đó chèn tóm tắt vào một tài liệu và chia sẻ nó như một phần của báo cáo hàng tuần.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Chia sẻ phản hồi một cách rõ ràng: Ghi lại các hướng dẫn bằng ClickUp Clips, để đồng nghiệp có thể xem các vấn đề hoặc thay đổi mà không gặp rắc rối.
- Xem tinh thần làm việc nhóm trong hành động: Sử dụng ClickUp Collaboration Detection để nhận thông báo khi đồng nghiệp đang xem, chỉnh sửa hoặc bình luận về cùng một công việc, tránh công việc trùng lặp.
- Tối ưu hóa quá trình đánh giá sáng tạo: Sử dụng ClickUp Proofing để để lại bình luận trực tiếp trên hình ảnh, video hoặc tệp PDF, giúp phản hồi thiết kế luôn được giữ trong bối cảnh.
- Soạn thảo và gửi tin nhắn thông minh hơn: Yêu cầu ClickUp Brain tạo ra các phản hồi chuyên nghiệp trong ClickUp Trò chuyện, giúp hợp tác từ xa trở nên nhanh chóng và rõ ràng hơn.
- Ghi lại kết quả cuộc họp tự động: Thêm ClickUp AI Notetaker vào cuộc gọi để có bản tóm tắt cuộc họp thông minh và các mục hành động chính được tự động hóa.
- Giao công việc thường xuyên cho các đại lý: Sử dụng ClickUp Agents để theo dõi công việc, cập nhật trạng thái hoặc tạo các công việc theo dõi, giúp quá trình hợp tác không bị gián đoạn bởi công việc của quản trị viên.
Giới hạn của ClickUp
- Nhiều tính năng và tùy chọn có thể khiến người dùng mới cảm thấy bối rối ban đầu.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.555+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Ansh Prabhakar từ Airbnb chia sẻ kinh nghiệm của mình với ClickUp:
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nền tảng duy nhất như quản lý dự án, các tùy chọn brainstorming, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó đã giúp công việc trở nên dễ dàng hơn đáng kể nhờ giao diện người dùng (UI) được thiết kế tốt, dễ sử dụng và việc hợp tác trong nhóm cũng như với các nhóm khác trở nên thuận tiện hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, đang theo dõi và báo cáo công việc một cách dễ dàng, và dựa trên tiến độ hàng ngày, kế hoạch cho tương lai cũng trở nên đơn giản.
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nền tảng duy nhất như quản lý dự án, các tùy chọn brainstorming, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó đã giúp công việc trở nên dễ dàng hơn đáng kể nhờ giao diện người dùng (UI) được thiết kế tốt, dễ sử dụng và việc hợp tác trong nhóm cũng như với các nhóm khác trở nên thuận tiện hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, theo dõi và báo cáo công việc một cách dễ dàng, và dựa trên tiến độ hàng ngày, việc lập kế hoạch cho tương lai cũng trở nên đơn giản.
🧠 Thực tế thú vị: Công việc trong một nhóm phần mềm toàn cầu? Hãy sẵn sàng cho việc họp. Rất nhiều. Các nhóm phân tán ở nhiều địa điểm dành khoảng 7 giờ 45 phút cho các cuộc họp được lên lịch mỗi tuần… và gần 9 giờ nữa cho các cuộc họp không được lên lịch. Và ngay cả khi đó, tiến độ có thể bị đình trệ nếu những người phù hợp không tham gia hoặc nếu một số ý kiến chiếm ưu thế trong khi những người khác hầu như không lên tiếng.
2. Slack (Phù hợp nhất cho tin nhắn nhóm thời gian thực)
Với Slack, bạn có một phần mềm hợp tác nhóm thay thế cho "cơn ác mộng email" mà hầu hết các nhóm phải đối mặt. Thay vì các chủ đề email được cc lan man và mất kiểm soát, bạn có các kênh riêng biệt - một kênh cho các chiến dịch tiếp thị, một kênh cho các lỗi sản phẩm, có thể một kênh để chia sẻ ảnh chó. Mỗi cuộc hội thoại được giữ trong phạm vi của nó.
Các ứng dụng được tích hợp trực tiếp, vì vậy các công cụ quản lý dự án và lời mời lịch của bạn sẽ được đồng bộ hóa trực tiếp vào các luồng liên quan. Quản lý công việc hợp tác trên thiết bị di động cho phép bạn tham gia vào các cuộc hội thoại từ bất kỳ đâu, tuy nhiên, liệu điều này là lợi thế hay bất lợi phụ thuộc vào giới hạn của bạn.
Các tính năng nổi bật của Slack
- Truy cập bất kỳ tin nhắn, tệp tin hoặc liên kết nào từ lịch sử cuộc hội thoại của bạn bằng cách sử dụng bộ lọc tìm kiếm theo ngày, người, kênh và từ khóa.
- Kéo và thả tệp trực tiếp vào tin nhắn và ghim các tài liệu hoặc liên kết quan trọng vào mô tả kênh để truy cập nhanh sau này.
- Khởi tạo các cuộc hội thoại giọng nói tức thì thông qua Huddles khi bạn cần thảo luận nhanh hơn so với việc gõ phím.
- Kết nối các đối tác và khách hàng bên ngoài thông qua các kênh Slack Connect để mọi người có thể hợp tác tại một nơi duy nhất mà không cần chuyển tiếp email qua lại.
Giới hạn của Slack
- Kế hoạch miễn phí sẽ xóa lịch sử tin nhắn sau 90 ngày, điều này có nghĩa là bạn sẽ mất bối cảnh từ các dự án cũ.
- Video conferencing feels clunky compared to Slack alternatives built specifically for that purpose.
- Các phản hồi theo chủ đề đôi khi biến mất vào các cuộc hội thoại đã thu gọn mà mọi người quên kiểm tra.
Giá cả của Slack
- Miễn phí
- Pro: $8.75/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh+: $18/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise+: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Slack
- G2: 4.5/5 (36.260+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (23.850+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Slack?
Một đánh giá của người dùng cho biết:
Tôi thực sự thích cách tôi có thể tổ chức không gian làm việc hoặc kênh trong Slack, cho phép tôi xác định chính xác những gì tôi muốn kiểm soát và tập hợp tất cả thông tin liên quan tại đó. Slack đã chứng minh là một công cụ hữu ích trong việc nâng cao năng suất quản lý thông tin tại công ty của tôi. Ngoài ra, tôi cảm thấy hứng thú vì nó cung cấp tích hợp tốt hơn với các dự án so với Discord, sản phẩm mà chúng tôi đã chuyển sang từ trước. Điều này cho thấy khả năng thích ứng tốt hơn của nó với nhu cầu của chúng tôi ở cấp độ quản lý dự án.
Tôi thực sự thích cách tôi có thể tổ chức không gian làm việc hoặc kênh trong Slack, cho phép tôi xác định chính xác những gì tôi muốn kiểm soát và tập hợp tất cả thông tin liên quan tại đó. Slack đã chứng minh là một công cụ hữu ích trong việc nâng cao năng suất quản lý thông tin tại công ty của tôi. Ngoài ra, tôi cảm thấy hứng thú vì nó cung cấp tích hợp tốt hơn với các dự án so với Discord, sản phẩm mà chúng tôi đã chuyển sang từ trước. Điều này cho thấy khả năng thích ứng tốt hơn của nó với nhu cầu của chúng tôi ở cấp độ quản lý dự án.
3. Microsoft Teams (Phù hợp nhất cho người dùng Microsoft 365)
Nhóm là lựa chọn hợp lý nếu công ty của bạn đã sử dụng hệ sinh thái của Microsoft.
Mọi thứ đều kết nối với nhau — lịch Outlook của bạn tự động tạo liên kết cuộc họp, tài liệu Word mở trực tiếp trong cửa sổ trò chuyện, và SharePoint quản lý lưu trữ tệp tin một cách tự động. Bạn không cần phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng hoặc đối mặt với các vấn đề kiểm soát phiên bản vì Teams và Office 365 hoạt động đồng bộ với nhau.
Nền tảng này bao gồm các tính năng bảo mật dữ liệu và tuân thủ cho các tổ chức có nhu cầu. Mặc dù giao diện có thể cần thời gian để làm quen, đặc biệt nếu bạn đến từ các nền tảng đơn giản hơn, nhưng việc tích hợp sẽ hoạt động trơn tru một khi bạn đã ở trong môi trường Microsoft.
Các tính năng nổi bật của Microsoft Teams
- Tổ chức các hội thảo trực tuyến và sự kiện ảo quy mô lớn cho tối đa 10.000 người tham dự bằng tính năng sự kiện trực tiếp.
- Ghi lại cuộc họp với bản ghi chép do AI tạo ra, ghi lại ai đã nói gì và cho phép bạn tìm kiếm trong các cuộc hội thoại sau này.
- Tạo các tab tùy chỉnh trong các kênh của nhóm để nhúng các bảng điều khiển Power BI, bảng Planner hoặc các công cụ của bên thứ ba mà bạn sử dụng hàng ngày.
- Lên lịch tin nhắn kênh để gửi cập nhật, nhắc nhở hoặc thông báo vào thời điểm tối ưu cho các nhóm làm việc từ xa hoặc phân tán.
Giới hạn của Microsoft Teams
- Giao diện cảm thấy chật chội với quá nhiều menu lồng nhau và các tùy chọn cạnh tranh để thu hút sự chú ý.
- Ứng dụng di động tiêu tốn pin điện thoại nhanh hơn đáng kể so với các lựa chọn thay thế của MS Teams.
- Thêm khách mời bên ngoài yêu cầu quyền truy cập của quản trị viên, gây ra rào cản cho các dự án hợp tác nhanh chóng.
Giá cả của nhóm Microsoft Teams
- Dùng thử miễn phí
Kinh doanh
- Microsoft Teams Essentials: $4/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
- Microsoft 365 Business Basic: $6/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
Enterprise
- Microsoft Teams Enterprise: $5.25/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
- Microsoft 365 F3: $8/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về nhóm Microsoft Teams
- G2: 4. 4/5 (16.860+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (10.670+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Microsoft Teams?
Một đánh giá của người dùng cho biết:
Tính năng nổi bật nhất là khả năng tích hợp mượt mà với hệ sinh thái Microsoft 365. Khả năng lên lịch cuộc gọi video trực tiếp từ Outlook và đồng bộ hóa các lời mời lịch ngay lập tức giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Chất lượng video thường ổn định, và các tính năng như làm mờ nền và giảm tiếng ồn giúp các cuộc họp từ xa trở nên chuyên nghiệp, ngay cả trong môi trường ồn ào.
Tính năng nổi bật nhất là khả năng tích hợp mượt mà với hệ sinh thái Microsoft 365. Khả năng lên lịch cuộc gọi video trực tiếp từ Outlook và đồng bộ hóa các lời mời lịch ngay lập tức giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Chất lượng video thường ổn định, và các tính năng như làm mờ nền và giảm tiếng ồn giúp các cuộc họp từ xa trở nên chuyên nghiệp, ngay cả trong môi trường ồn ào.
4. Notion (Phù hợp nhất cho việc quản lý tài liệu trong không gian làm việc linh hoạt)
Notion cung cấp cho bạn các khối xây dựng và nói: “Hãy tự mình tìm ra cách”. Điều đó nghe có vẻ lộn xộn, nhưng điều đó có nghĩa là bạn không bị ràng buộc bởi cấu trúc quy trình làm việc của người khác. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu, wiki, danh sách công việc và lịch làm việc phù hợp với nhu cầu của nhóm.
Một trang có thể bắt đầu như những ghi chú cuộc họp đơn giản, sau đó phát triển thành trung tâm dự án liên kết các tài liệu liên quan, đang theo dõi công việc và nhúng thiết kế Figma. Tất cả được kết nối thông qua các liên kết ngược và mối quan hệ, tạo thành một mạng lưới thông tin. Sự linh hoạt này có nghĩa là bạn sẽ dành thời gian ban đầu để xây dựng hệ thống của mình, nhưng một khi nó hoạt động, Notion sẽ thích ứng với cách bạn suy nghĩ.
Các tính năng nổi bật của Notion
- Thiết kế các mẫu thỏa thuận hợp tác có thể tái sử dụng cho các buổi khởi động dự án hoặc báo cáo hàng tuần để nhóm của bạn tuân thủ các quy trình nhất quán mà không cần bắt đầu từ đầu.
- Tạo các bản tóm tắt có cấu trúc, các mục cần thực hiện và những điểm chính từ cuộc họp của bạn với AI Meeting Notes.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem cơ sở dữ liệu khác nhau để xem cùng một thông tin dưới dạng bảng Kanban vào ngày hôm nay và dưới dạng dòng thời gian vào ngày mai, tùy thuộc vào trọng tâm hiện tại của bạn.
- Lên lịch và quản lý cuộc hẹn trực tiếp trong Notion Calendar, cài đặt ngày hết hạn và khung thời gian sẵn sàng cho các liên kết lịch của bạn.
Giới hạn của Notion
- Hợp tác thời gian thực có thể bị chậm trễ nhẹ khi nhiều người cùng chỉnh sửa các trang phức tạp cùng lúc.
- Đường cong học tập có thể gây khó khăn cho những người chưa quen với cơ sở dữ liệu và cấu trúc quan hệ so với các lựa chọn thay thế của Notion.
- Ứng dụng di động loại bỏ một số tính năng có sẵn trên phiên bản desktop và khiến việc chỉnh sửa phức tạp trở nên khó chịu.
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Thêm: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.6/5 (7.775 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.620+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Notion?
Một đánh giá của người dùng cho biết:
Tôi sử dụng Notion cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm ghi chú cuộc họp, tạo SOT cho nhóm, chia sẻ kiến thức, tạo hướng dẫn onboarding và nghiên cứu cá nhân. Tôi thích cách Notion giúp tôi tổ chức công việc một cách gọn gàng, cho phép tôi tập trung tất cả nhu cầu vào một nơi. Nó rất trực quan, nghĩa là tôi có thể dễ dàng điều hướng các tính năng và thực hiện các công việc khác nhau, như thêm bảng dữ liệu. Tôi đánh giá cao việc Notion hỗ trợ nhiều người đóng góp, cho phép làm việc cộng tác đồng thời cung cấp tính linh hoạt để giữ tài liệu riêng tư khi cần thiết. Tôi thích tính năng cho phép tôi đặt các trang thường truy cập làm mục yêu thích, đảm bảo truy cập nhanh chóng. Nhìn chung, việc thiết lập ban đầu của Notion khá đơn giản, và mặc dù có đường cong học tập, nó vẫn trực quan và dễ sử dụng.
Tôi sử dụng Notion cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm ghi chú cuộc họp, tạo SOT cho nhóm, chia sẻ kiến thức, tạo hướng dẫn onboarding và nghiên cứu cá nhân. Tôi thích cách Notion giúp tôi tổ chức công việc một cách gọn gàng, cho phép tôi tập trung tất cả nhu cầu vào một nơi. Nó rất trực quan, nghĩa là tôi có thể dễ dàng điều hướng các tính năng và thực hiện các công việc khác nhau, như thêm bảng dữ liệu. Tôi đánh giá cao việc Notion hỗ trợ nhiều người đóng góp, cho phép làm việc cộng tác đồng thời cung cấp tính linh hoạt để giữ tài liệu riêng tư khi cần thiết. Tôi thích tính năng cho phép tôi đặt các trang thường truy cập làm mục yêu thích, đảm bảo truy cập nhanh chóng. Nhìn chung, việc thiết lập ban đầu của Notion khá đơn giản, và mặc dù có đường cong học tập, nó vẫn trực quan và dễ sử dụng.
5. Zoom (Tốt nhất cho cuộc họp video đáng tin cậy)
Zoom hỗ trợ cuộc gọi video trên các tốc độ internet khác nhau. Cuộc gọi của bạn vẫn duy trì kết nối khi bạn đang trình bày cho khách hàng hoặc tổ chức cuộc họp nhóm từ một quán cà phê. Việc cài đặt cuộc họp rất đơn giản—tạo liên kết, gửi đi, đã hoàn thành.
Phòng họp nhỏ chia nhóm lớn thành các cuộc thảo luận tập trung, sau đó hợp nhất mọi người lại khi bạn sẵn sàng. Bạn có thể làm mờ nền, chia sẻ cửa sổ cụ thể thay vì toàn bộ màn hình desktop và ghi lại mọi thứ cho những người không thể tham gia. Nền tảng này có thể mở rộng từ cuộc gọi một đối một đến hội thảo trực tuyến với hàng nghìn người tham dự mà không cần giao diện khác hoặc thiết lập phức tạp.
Các tính năng nổi bật của Zoom
- Tự động hóa các công việc như lên lịch các cuộc họp tiếp theo, tạo tài liệu từ các cuộc họp và tạo video clip với AI Companion.
- Hợp tác trên Zoom Docs trong các cuộc họp với tính năng dịch thuật AI thời gian thực và tích hợp với Google Drive và YouTube.
- Giữ liên lạc trước, trong và sau các cuộc họp của nhóm hoặc khách hàng với Continuous Meeting Chat
- Tham gia vào các cuộc thảo luận tương tác trong các cuộc họp để brainstorming và phát triển ý tưởng một cách hợp tác bằng cách sử dụng Zoom Bảng trắng.
Giới hạn của Zoom
- Giao diện chưa có nhiều cải tiến và cảm giác lỗi thời so với các lựa chọn Zoom mới hơn.
- Gói miễn phí giới hạn thời gian cuộc họp nhóm ở 40 phút, gây ra những gián đoạn khó xử trong các cuộc thảo luận kéo dài.
- Các vấn đề bảo mật đã trở thành tâm điểm sau một số vụ việc nổi cộm liên quan đến việc khách lạ xâm nhập vào các cuộc họp.
Giá cả của Zoom
Cá nhân và kinh doanh
- Miễn phí
- Pro: $16.99/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $21.99/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Zoom
- G2: 4.5/5 (54.545+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (14.370+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Zoom?
Một đánh giá của người dùng cho biết:
Tôi sử dụng Zoom Workplace chủ yếu để tổ chức phỏng vấn, đào tạo và cuộc họp, và tôi thực sự đánh giá cao khả năng âm thanh và video rõ ràng của nó. Điều này đảm bảo giao tiếp hiệu quả và giúp xác định người được phỏng vấn, điều này rất quan trọng đối với công việc của tôi. Tôi thấy các tính năng họp video mượt mà và chia sẻ màn hình vô cùng hữu ích, vì chúng giúp trình bày và tương tác một cách trơn tru. Ngoài ra, tôi thích tính năng "nâng tay", cho phép cá nhân đưa ra phản hồi hoặc can thiệp trong phiên đào tạo hoặc cuộc họp, từ đó thúc đẩy các cuộc thảo luận tương tác và bao quát. Hỗ trợ ứng dụng và web cải thiện tính khả dụng, cho phép tôi sử dụng nền tảng trên nhiều thiết bị khác nhau, điều này rất tiện lợi. Tôi đặc biệt thích tùy chọn kết nối với nhiều thành viên trong nhóm cùng lúc, một tính năng mà nhiều ứng dụng hội nghị video khác thiếu, khiến Zoom Workplace trở thành lựa chọn linh hoạt hơn cho hợp tác và giao tiếp trong nhóm.
Tôi sử dụng Zoom Workplace chủ yếu để tổ chức phỏng vấn, đào tạo và cuộc họp, và tôi thực sự đánh giá cao khả năng âm thanh và video rõ ràng của nó. Điều này đảm bảo giao tiếp hiệu quả và giúp xác định người được phỏng vấn, điều này rất quan trọng đối với công việc của tôi. Tôi thấy các tính năng họp video mượt mà và chia sẻ màn hình vô cùng hữu ích, vì chúng giúp trình bày và tương tác một cách trơn tru. Ngoài ra, tôi thích tính năng "nâng tay", cho phép cá nhân đưa ra phản hồi hoặc can thiệp trong phiên đào tạo hoặc cuộc họp, từ đó thúc đẩy các cuộc thảo luận tương tác và bao quát. Hỗ trợ ứng dụng và web cải thiện tính khả dụng, cho phép tôi sử dụng nền tảng trên nhiều thiết bị khác nhau, điều này rất tiện lợi. Tôi đặc biệt thích tùy chọn kết nối với nhiều thành viên trong nhóm cùng lúc, một tính năng mà nhiều ứng dụng hội nghị video khác thiếu, khiến Zoom Workplace trở thành lựa chọn linh hoạt hơn cho hợp tác và giao tiếp trong nhóm.
📖 Xem thêm: Nhóm vs. Zoom: Công cụ cuộc họp nào là tốt nhất?
Công cụ hợp tác cho các trường hợp sử dụng khác nhau
Hãy cùng tìm hiểu cách các công cụ hợp tác nhóm này phù hợp với các quy trình làm việc và trường hợp sử dụng khác nhau của đội ngũ. 🗒️
Nhóm làm việc từ xa và phân tán
Làm việc từ xa đặt ra một thách thức cơ bản: đồng nghiệp của bạn ở Tokyo đang ngủ khi bạn có câu hỏi khẩn cấp, và việc phải chờ 12 giờ để nhận phản hồi sẽ làm mất đà công việc.
Giao tiếp không đồng bộ giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép mọi người đóng góp công việc có ý nghĩa theo lịch trình riêng của họ mà không cần phối hợp thời gian thực.
Trong những tình huống như vậy, việc theo dõi công việc trở thành nguồn thông tin chính xác duy nhất để hiển thị công việc từ xa. Khi mọi người có thể thấy những gì đang được thực hiện và ai là người chịu trách nhiệm, bạn sẽ loại bỏ được lo lắng về việc liệu công việc có thực sự được tiến hành hay không. Quan trọng hơn, việc ghi chép công việc một cách chính xác giúp nhân viên làm việc từ xa hiểu rõ bối cảnh đầy đủ của các công việc được giao.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi công việc với các chế độ xem của ClickUp — Xem dạng danh sách, Bảng, Lịch hoặc Gantt — để có cái nhìn tổng quan về công việc của nhóm. Nhận diện các mối quan hệ phụ thuộc, theo dõi hạn chót và bắt tay vào các công việc với đầy đủ thông tin cần thiết.
Nhóm sáng tạo
Công việc sáng tạo thường phức tạp, không tuyến tính và khó theo dõi trong các công cụ quản lý dự án truyền thống.
ClickUp Bảng trắng cung cấp không gian cho các nhóm sáng tạo suy nghĩ một cách trực quan và hợp tác. Các ý tưởng có thể phát triển theo thời gian thực trong quá trình thảo luận, với mọi người cùng đóng góp đồng thời thay vì phải chờ lượt.
Ngoài giai đoạn phát triển ý tưởng, các nhóm sáng tạo cần hệ thống quản lý tài nguyên mạnh mẽ. Câu hỏi "Tệp nào là phiên bản cuối cùng?" tốn nhiều thời gian sáng tạo hơn hầu hết các nhóm nhận ra. Thư viện tập trung với kiểm soát phiên bản và quy ước đặt tên rõ ràng giúp nhà thiết kế và biên tập viên tìm thấy tài nguyên cần thiết trong vài giây, thay vì mất hàng giờ lục lọi qua các thư mục và lịch sử trò chuyện.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Mọi thay đổi và chỉnh sửa phiên bản đều được ghi nhận khi đang theo dõi phản hồi, và ClickUp Docs lưu trữ tất cả. Lịch sử phiên bản cho phép nhóm của bạn quay lại các thay đổi, so sánh các bản cập nhật và xem ai đã thực hiện gì, giúp công việc sáng tạo trở nên minh bạch và không gây căng thẳng.
Nhóm dự án đa chức năng
Hợp tác đa chức năng thường thất bại do các phụ thuộc ẩn, chứ không phải do thiếu nỗ lực. Bộ phận Marketing cần các tính năng từ sản phẩm, bộ phận Bán hàng cần tài liệu tiếp thị từ Marketing, và bộ phận Kỹ thuật cần yêu cầu từ tất cả mọi người.
Quản lý công việc hiển thị rõ ràng các kết nối này giúp tránh xung đột bất ngờ. Với các kết nối phụ thuộc được hiển thị, các nhóm có thể điều chỉnh chủ động thay vì phát hiện vấn đề trong quá trình triển khai.
Ngoài ra, các bộ phận khác nhau cần hiểu cách công việc của họ kết nối với mục tiêu của công ty, không chỉ mục tiêu của nhóm mình. Khi bảng điều khiển hiển thị tiến độ hướng tới các kết quả chung, các nhóm đa chức năng tự nhiên phối hợp tốt hơn vì họ hiểu tại sao một số yêu cầu cần được ưu tiên gấp trong khi những yêu cầu khác có thể chờ đợi.
Doanh nghiệp
Vấn đề bảo mật và quyền truy cập trở nên phức tạp khi hàng nghìn nhân viên cần các mức quyền truy cập khác nhau vào các thông tin khác nhau. Bạn cần các kiểm soát chi tiết để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm mà không tạo ra quá nhiều hạn chế khiến công việc bị đình trệ.
Ngoài ra, việc tiêu chuẩn hóa trở nên quan trọng ở quy mô doanh nghiệp. Các nhóm khác nhau tự nhiên phát triển các quy trình làm việc riêng, điều này hoạt động tốt cho đến khi họ cần hợp tác. Các công cụ doanh nghiệp như ClickUp đảm bảo đủ tính nhất quán cho công việc xuyên nhóm đồng thời cho phép các bộ phận linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của họ.
Khả năng tích hợp cũng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì họ đang làm việc với các hệ thống công nghệ được xây dựng qua nhiều năm. Nền tảng hợp tác của bạn cần kết nối mượt mà với các hệ thống CRM, nền tảng HR và các công cụ chuyên ngành để dữ liệu được truyền tải tự động. Các tính năng như tìm kiếm sâu được hỗ trợ bởi AI có thể vô cùng hữu ích trong trường hợp này. 👇🏼
🚀 Lợi thế của ClickUp: Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm mà không làm chậm công việc. ClickUp cung cấp cho các nhóm doanh nghiệp xác thực đa yếu tố và quyền truy cập chi tiết, cho phép bạn kiểm soát ai có thể xem gì trong khi vẫn duy trì sự hợp tác dự án mượt mà.
Nhóm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng
Đội ngũ hỗ trợ phải đối mặt với một loại hỗn loạn đặc biệt. Một khách hàng phát hiện ra một lỗi nghiêm trọng vào lúc 4:47 chiều thứ Sáu, một khách hàng khác không thể truy cập tài khoản của mình trong buổi demo sản phẩm, và một người khác cần làm rõ về hóa đơn của mình—tất cả đều xảy ra trong vòng mười phút.
Kẻ thù thực sự của năng suất là " thuế chuyển đổi". Đến khi nhân viên của bạn thu thập đủ thông tin cần thiết để hỗ trợ khách hàng, 20 phút đã trôi qua và sự bực bội của khách hàng đã tăng gấp đôi.
Các nền tảng hợp tác tập trung mọi thứ vào một nơi tạo ra sự khác biệt lớn. Khi các cuộc hội thoại với khách hàng, thảo luận của nhóm và tài liệu được lưu trữ tại một nơi duy nhất, nhân viên bán hàng có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn vì họ không phải tìm kiếm thông tin.
Các tính năng phân công thông minh cũng đảm bảo các vấn đề phức tạp được chuyển đến các thành viên có kinh nghiệm trong nhóm, trong khi các câu hỏi đơn giản được xử lý nhanh chóng bởi các trợ lý AI cho dịch vụ khách hàng, giúp tránh tình trạng ùn tắc gây phiền toái cho cả khách hàng và nhân viên.
Bạn có thể hiểu cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong dịch vụ khách hàng qua video này:
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Những sai lầm khi sử dụng công cụ hợp tác này tạo ra những bất cập ẩn giấu, tích tụ theo thời gian:
- Giả sử mọi người hiểu các phản hồi theo cùng một cách: Một dấu like có thể có nghĩa là ‘được chấp thuận’, ‘tôi đã xem điều này’ hoặc ‘chúc may mắn với điều đó’. Các phản hồi mơ hồ dẫn đến sự hiểu lầm.
- Yêu cầu phản hồi ngay lập tức cho các vấn đề không khẩn cấp: Mong đợi phản hồi ngay lập tức cho mọi tin nhắn sẽ làm gián đoạn thời gian công việc tập trung. Các nhóm thường nhầm lẫn giữa việc luôn sẵn sàng với hiệu quả thực sự.
- Thêm thẻ @everyone cho các cập nhật nhỏ: Sử dụng quá nhiều thông báo chung chung sẽ khiến mọi người quen với việc bỏ qua chúng. Hãy dành các thông báo toàn tổ chức cho những thông tin thực sự quan trọng.
- Không thiết lập giới hạn thông báo: Các thông báo liên tục làm gián đoạn công việc tập trung và gây kiệt sức cho nhóm. Hãy thiết lập giờ làm việc yên tĩnh cho toàn tổ chức và hướng dẫn mọi người cài đặt chế độ không làm phiền một cách hiệu quả.
- Tạo quá nhiều không gian dự án: Nhóm lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin trên 47 kênh giao tiếp khác nhau. Thiết lập các quy ước đặt tên rõ ràng và lưu trữ các không gian không hoạt động.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Tận dụng tối đa trải nghiệm ClickUp Trò chuyện bằng cách tùy chỉnh cài đặt thông báo. Bạn có thể tắt thông báo trong giờ công việc tập trung hoặc thiết lập thông báo trên điện thoại với âm thanh cụ thể.
Mẹo bổ sung để tận dụng tối đa các công cụ hợp tác
Ngừng thực hiện công việc vất vả hơn mức cần thiết với những mẹo sau để cải thiện sự phối hợp của nhóm:
Thiết kế không gian làm việc của bạn dựa trên quy trình làm việc.
Tổ chức không gian hợp tác dựa trên luồng công việc trong tổ chức của bạn.
Một sự kiện ra mắt sản phẩm có thể cần một không gian nơi thiết kế, tiếp thị, kỹ thuật và bán hàng cùng hợp tác, thay vì các bộ phận riêng lẻ hoạt động độc lập và phải liên tục chia sẻ thông tin qua lại.
Các không gian dự án đa chức năng giúp tất cả các bên liên quan được cập nhật thông tin mà không bắt buộc mọi người phải tham gia vào mọi kênh của từng bộ phận. Nhóm của bạn chỉ cần xem các dự án mà họ tham gia, thay vì phải đối mặt với lượng thông tin không liên quan quá lớn.
🧠 Sự thật thú vị: Năm 1913, nhà toán học Ấn Độ Srinivasa Ramanujan, chủ yếu tự học, đã gửi một lá thư chứa đầy các định lý của mình cho nhà toán học Anh G. H. Hardy. Hardy đã rất ấn tượng và mời Ramanujan đến Cambridge, dẫn đến một trong những sự hợp tác thành công nhất trong lịch sử toán học.
Ghi chép trong quá trình làm việc
Thời điểm tốt nhất để ghi chép lại điều gì đó là ngay khi bạn vừa hiểu ra, chứ không phải vài tuần sau khi bạn đã quên chi tiết. Tạo các mẫu tài liệu khuyến khích mọi người ghi chép lại các quyết định, các bước khắc phục sự cố và bài học kinh nghiệm như một phần của quá trình hoàn thành công việc.
Thực hành này giúp xây dựng cơ sở kiến thức nội bộ một cách tự nhiên mà không cần phải tổ chức các sprint lập tài liệu chuyên biệt, vốn thường không bao giờ diễn ra.
Sử dụng các chỉ báo trạng thái sẵn sàng một cách hiệu quả.
Các chỉ báo trạng thái như ‘đang trong cuộc họp’ hoặc ‘đang tập trung’ luôn phải có ý nghĩa cụ thể.
Nếu trạng thái của bạn luôn hiển thị 'có mặt' ngay cả khi bạn không có mặt, mọi người sẽ ngừng tin tưởng vào hệ thống và vẫn làm phiền bạn.
Các chỉ báo trạng thái trực tuyến trung thực có thể giúp nhóm phối hợp hiệu quả hơn. Mọi người sẽ biết khi nào nên mong đợi phản hồi nhanh chóng và khi nào nên để lại tin nhắn chi tiết không đồng bộ. Nhóm của bạn có thể tôn trọng thời gian tập trung mà không lo lắng liệu ai đó có đang phớt lờ họ hay không.
Làm cho "hoàn thành" có ý nghĩa
Nhóm của bạn đánh dấu các công việc đã hoàn thành, nhưng ba ngày sau, ai đó hỏi: “Chờ đã, chúng ta đã hoàn thành công việc đó chưa?” vì không ai thực sự chắc chắn “hoàn thành” nghĩa là gì. Sự mơ hồ này làm giảm năng suất hơn bất kỳ điều gì khác.
Xác định tiêu chí hoàn thành trước khi bắt đầu công việc, không phải khi ai đó cho rằng họ đã hoàn thành. Một chiến dịch tiếp thị được coi là hoàn thành khi:
- Quảng cáo được khởi chạy
- Hiệu suất ban đầu được đo lường
- Nhóm đã ghi chép lại những gì cần tối ưu hóa.
Tương tự, một công việc kỹ thuật được coi là hoàn thành khi mã đã được kiểm thử, đánh giá, triển khai và các bên liên quan được thông báo.
Những định nghĩa này giúp tránh chu kỳ vô tận "chỉ thêm một việc nữa" khiến các công việc không bao giờ thực sự hoàn thành. Khi mọi người hiểu rõ "hoàn thành" nghĩa là gì, họ sẽ ngừng mở lại công việc đã hoàn thành hoặc phát hiện ra vào phút chót rằng các bước quan trọng đã bị bỏ qua.
Tạo không gian hợp tác cho các cuộc họp trực tuyến.
Hầu hết các công cụ hợp tác đều giúp dễ dàng mời mọi người tham gia vào các dự án, kênh và cuộc họp. Tuy nhiên, điều mà chúng không làm tốt là giúp mọi người từ chối tham gia một cách lịch sự khi họ không nên được bao gồm.
Điều này tạo ra vấn đề ngược lại với những gì bạn mong đợi: mọi người bị kéo vào quá nhiều công việc không cần sự tham gia của họ, làm phân tán sự tập trung của họ vào quá nhiều việc. Nhà phát triển của bạn không cần phải tham gia mọi cuộc họp tiếp thị chỉ vì họ đã xây dựng sản phẩm. Nhà thiết kế của bạn không cần phải tham gia mọi phiên lập kế hoạch sprint.
Các nhóm thông minh tạo điều kiện cho việc nói "Tôi không cần phải có mặt ở đây" trở nên dễ dàng cả về mặt xã hội lẫn vận hành. Không gian hợp tác nên rõ ràng chỉ ra ai cần tham gia tích cực và ai chỉ cần được thông báo.
Người dùng có thể từ chối tham gia các kênh hoặc dự án mà không lo bỏ lỡ thông tin quan trọng, vì các mục thực sự cấp bách sẽ được chuyển tiếp qua kênh riêng biệt để đảm bảo những người liên quan được thông báo kịp thời.
Tương lai của các công cụ hợp tác với trí tuệ nhân tạo (AI)
Dưới đây là cái nhìn về cách AI đang thay đổi cách các nhóm hợp tác:
- Công việc dựa trên tác nhân AI: Các tác nhân AI tự động hoặc bán tự động thực hiện các công việc thường xuyên (kiểm tra trạng thái, theo dõi, tạo bản nháp) và kết nối các quy trình làm việc giữa các ứng dụng, giúp nhóm tập trung vào việc ra quyết định và xử lý các trường hợp ngoại lệ.
- Quản trị mạnh mẽ hơn và các rào cản an toàn: Các nền tảng hợp tác sẽ tích hợp các quy tắc, lớp xác minh và kiểm tra thiên vị để quản lý rủi ro khi AI tham gia vào các công việc liên quan đến quyết định.
- Phản hồi do AI hỗ trợ: Các trợ lý AI sẽ cung cấp phản hồi cá nhân hóa và tự động hóa cho các nhóm, giúp nâng cao giao tiếp và đóng góp.
- Năng suất quy mô lớn: Các nghiên cứu ước tính tiềm năng tăng năng suất đáng kể từ trí tuệ nhân tạo (AI) tạo sinh, nhưng lợi ích thực tế phụ thuộc vào đào tạo, tái thiết kế vai trò và các phương pháp công việc mới tích hợp AI vào quy trình làm việc của nhóm.
🧠 Thực tế thú vị: Những nhân viên có ít nhất một mối quan hệ hợp tác tại nơi làm việc có khả năng cao hơn 29% cho biết họ sẽ tiếp tục làm việc tại công ty trong năm tới. Việc có ít nhất một đối tác làm việc tốt dường như giúp tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Cuộc họp tìm kiếm đối tác hoàn hảo cho hợp tác: ClickUp
Mỗi nhóm có cách công việc khác nhau, nhưng tất cả đều cần một nơi để ý tưởng, cập nhật và công việc được kết nối. Thách thức nằm ở việc biết cách chọn công cụ hợp tác giúp loại bỏ sự nhầm lẫn thay vì tạo thêm rắc rối.
ClickUp giúp việc lựa chọn đó trở nên dễ dàng hơn.
Nó tích hợp trò chuyện, tài liệu, công việc và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian duy nhất, giúp nhóm luôn đồng bộ từ giai đoạn khởi động đến khi hoàn thành dự án. Bạn sẽ giảm bớt phiền toái khi chuyển đổi giữa các ứng dụng, hợp tác từ xa mượt mà hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc thực tế.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Các tính năng quan trọng nhất cần tìm kiếm bao gồm tin nhắn thời gian thực và cuộc gọi video để giao tiếp tức thì, theo dõi công việc và dự án để giữ cho trách nhiệm và thời hạn rõ ràng, chia sẻ tệp bảo mật với kiểm soát phiên bản để tránh nhầm lẫn, tích hợp với các ứng dụng mà nhóm của bạn đã sử dụng, và khả năng mở rộng để công cụ có thể phát triển cùng với nhóm của bạn.
Bạn có thể cần một công cụ mới nếu giao tiếp thường xuyên bị trì hoãn hoặc không rõ ràng, các công việc được phân tán trên nhiều nền tảng, khó khăn trong việc điều phối cuộc hội thoại và theo dõi tiến độ, thông tin nhạy cảm không được bảo vệ tốt, hoặc công cụ hiện tại không thể hỗ trợ sự phát triển của nhóm.
Phần mềm quản lý dự án được thiết kế để lập kế hoạch, theo dõi và giám sát các dự án, cung cấp các tính năng như dòng thời gian, cột mốc và phân bổ tài nguyên. Trong khi đó, phần mềm hợp tác tập trung vào công việc hàng ngày của đội ngũ, cung cấp các tính năng như nhắn tin, chia sẻ tệp và chỉnh sửa cộng tác thời gian thực.
Ngân sách phụ thuộc vào kích thước và nhu cầu của nhóm. Các nhóm nhỏ thường có thể sử dụng các công cụ kỹ thuật số miễn phí hoặc có chi phí thấp, các nhóm trung bình đến lớn có thể chi trả $7-20/tháng cho mỗi người dùng để sử dụng các tính năng nâng cao, và các giải pháp doanh nghiệp thường yêu cầu giá cả tùy chỉnh để có tính năng nâng cao, bảo mật và hỗ trợ tốt hơn.
ClickUp là công cụ hợp tác tốt nhất cho các nhóm lớn vì nó có khả năng mở rộng hiệu quả, hỗ trợ giao tiếp có cấu trúc và tập trung quản lý công việc, chia sẻ tài liệu, tự động hóa quy trình làm việc và hợp tác trên một nền tảng duy nhất.