Việc lựa chọn CRM phù hợp có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Với quá nhiều nhà cung cấp, tính năng chính và mô hình định giá, dễ dàng mất phương hướng về những gì kinh doanh của bạn thực sự cần.
Đó là lý do tại sao việc sử dụng một mẫu yêu cầu quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) rõ ràng là bước thông minh nhất. Nó giúp quá trình lựa chọn của bạn tập trung vào nhu cầu kinh doanh thực tế, chứ không phải phỏng đoán hay quảng cáo quá đà.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích những yếu tố tạo nên một mẫu yêu cầu CRM chất lượng và cũng chia sẻ danh sách các mẫu miễn phí, sẵn sàng sử dụng mà bạn có thể tải xuống ngay hôm nay.
Các mẫu này sẽ giúp bạn tiến hành nhanh chóng và đưa ra quyết định lựa chọn CRM một cách tự tin và có cơ sở.
📌 Bạn có biết? Chất lượng dữ liệu kém có thể gây tốn kém nghiêm trọng. Theo báo cáo ‘State of CRM Data Management 2024 ’:
- 31% quản trị viên CRM cho biết dữ liệu kém chất lượng làm mất ít nhất 20% doanh thu hàng năm;
- 24% cho biết dưới một nửa dữ liệu CRM của họ là chính xác/đầy đủ.
Điểm chính: Việc duy trì dữ liệu thường xuyên (xác thực, loại bỏ trùng lặp và làm giàu dữ liệu) trực tiếp bảo vệ lợi nhuận của bạn.
Các mẫu yêu cầu CRM hàng đầu trong nháy mắt
Dưới đây là so sánh nhanh để bạn bắt đầu:
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Tính năng nổi bật | Phù hợp cho | Định dạng trực quan |
| Mẫu ClickUp CRM | Tải xuống mẫu miễn phí | Trạng thái tùy chỉnh, giao dịch đang theo dõi, dự báo, tự động hóa | Các nhóm bán hàng/tiếp thị cần một hệ thống CRM tất cả trong một. | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Bảng điều khiển |
| Mẫu yêu cầu hệ thống ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Cấu trúc SRS, yêu cầu hàm/không hàm, chỉ số đo lường | Các nhà quản lý dự án (PMs), phân tích viên (BAs) và các nhóm phát triển (dev teams) đang ghi chép các yêu cầu về CRM. | ClickUp tài liệu, Bảng |
| Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Thanh tiến độ, yêu cầu hàm/không hàm, bảng phê duyệt | Quản lý dự án (PMs), Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BAs), Nhóm lựa chọn CRM | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Gantt |
| Mẫu cải tiến quy trình ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Bản đồ quy trình làm việc, chỉ số KPI, vòng phản hồi, bảng trắng | Các nhóm đang tối ưu hóa quy trình làm việc/quy trình CRM | ClickUp Danh sách công việc, Bảng trắng |
| Mẫu Đề xuất Giá trị ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các vấn đề/khó khăn/lợi ích tùy chỉnh của khách hàng, thông điệp, vòng phản hồi | Nhóm CRM, bộ phận tiếp thị, các bên liên quan | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu hướng dẫn công việc ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs), hướng dẫn từng bước, liên kết công việc/danh sách kiểm tra, nhúng video. | Nhóm bán hàng, tiếp thị và vận hành triển khai CRM | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu bảng trắng ClickUp: Ưu và nhược điểm | Tải xuống mẫu miễn phí | So sánh ưu nhược điểm trực quan, ghi chú dán, mã màu, hợp tác | Nhóm lựa chọn CRM, sự đồng thuận của các bên liên quan | ClickUp Bảng trắng |
| Mẫu bảng trắng luồng quy trình làm việc ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các giai đoạn quy trình, liên kết công việc, chế độ xem đa dạng, hợp tác trực tuyến. | Các nhóm Marketing, Bán hàng và Đội ngũ hỗ trợ lập bản đồ luồng CRM | ClickUp Bảng trắng, Danh sách công việc, Gantt |
| Mẫu 5 Whys của ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Phân tích nguyên nhân gốc rễ, theo dõi hành động, liên kết công việc | Các nhóm CRM phân tích các vấn đề lặp lại | ClickUp Tài liệu, Danh sách công việc |
| Mẫu Danh sách Nhà cung cấp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Giai đoạn nhà cung cấp, quản lý dữ liệu, chế độ xem địa điểm, thẻ | Bộ phận Mua sắm, nhóm CRM đang theo dõi nhà cung cấp | Bảng ClickUp, Danh sách công việc |
| Mẫu Mua sắm ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Yêu cầu, dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng, tự động hóa | Quản lý mua sắm, nhóm CRM | ClickUp Danh sách công việc, Bảng, Bảng điều khiển |
| Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Đánh giá, chấm điểm, quản lý liên hệ, nhắc nhở | Nhóm CRM, mua sắm, tuân thủ | ClickUp Danh sách công việc, Biểu mẫu |
| Mẫu đánh giá nhà cung cấp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Hợp đồng, hiệu suất, đang theo dõi chi phí/hỗ trợ | Nhóm dự án CRM, quản lý mua sắm | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu nhiệm vụ kiểm tra nhà cung cấp ClickUp | Tải xuống mẫu này | Danh sách kiểm tra, tuân thủ, đang theo dõi tiến độ | Nhóm QA, mua sắm, vận hành CRM | ClickUp Danh sách công việc, Danh sách kiểm tra |
| Mẫu đánh giá nhu cầu ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Mục tiêu, kết quả, giả định, biểu đồ Gantt/lịch trình | Nhân viên bán hàng CRM, quản lý, người ra quyết định | ClickUp Danh sách công việc, Gantt, Lịch |
Mẫu yêu cầu CRM là gì?
Mẫu yêu cầu quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là danh sách kiểm tra hoặc tài liệu mà các doanh nghiệp sử dụng để xác định và tổ chức các tính năng và chức năng cụ thể mà họ cần trong phần mềm CRM. Các mẫu này được sử dụng như một hướng dẫn để lựa chọn, phát triển hoặc triển khai giải pháp CRM bằng cách nêu rõ các thành phần chính của CRM và ưu tiên của chúng. Một mẫu sẽ đảm bảo rằng hệ thống CRM được chọn phù hợp với nhu cầu và mục tiêu độc đáo của kinh doanh bạn.
Nếu bạn đang tìm hiểu cách AI có thể chuyển đổi các quy trình hướng đến khách hàng, hãy xem video bên dưới để khám phá các cách thực tế sử dụng AI nhằm nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm khách hàng:
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu yêu cầu CRM tốt?
Một mẫu thu thập yêu cầu CRM tốt sẽ giúp quá trình lựa chọn CRM của bạn rõ ràng và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Để nó hiệu quả, trước tiên bạn cần xác định những gì bạn thực sự cần từ một hệ thống CRM.
Dưới đây là danh sách kiểm tra yêu cầu CRM thực tế mà bạn có thể sử dụng để chọn CRM phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình:
- Định hướng kinh doanh: Xác định mục tiêu kinh doanh của bạn, xác định các thách thức mà các giải pháp CRM cần giải quyết và nhấn mạnh các chỉ số khóa để đo lường thành công.
- Tính năng chính của CRM: Liệt kê các tính năng quan trọng của CRM trong các lĩnh vực bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng, bao gồm quản lý khách hàng tiềm năng, tự động hóa, đang theo dõi sự hài lòng của khách hàng và báo cáo nâng cao, đồng thời xác định các yêu cầu cụ thể của từng bộ phận cho người dùng CRM.
- Tích hợp: Danh sách các hệ thống mà CRM của bạn phải kết nối (ví dụ: email, ERP, CDPs) và mô tả các phương pháp đồng bộ hóa ưa thích để đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch và tăng tốc độ chấp nhận của người dùng.
- Yêu cầu kỹ thuật: Bao gồm các tùy chọn triển khai (đám mây/tại chỗ), tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu, quyền truy cập API và khả năng tùy chỉnh để phù hợp với hạ tầng CNTT của bạn.
- Di chuyển dữ liệu và bảo mật: Xác định cách dữ liệu khách hàng hiện có nên được di chuyển, kèm theo các biện pháp bảo vệ dữ liệu và tuân thủ quy định.
- Ngân sách và dòng thời gian: Xác định các tham số ngân sách thực tế, sở thích về giấy phép và lịch trình triển khai để hướng dẫn kế hoạch.
- Tiêu chí đánh giá: Xác định tiêu chí đánh giá CRM để so sánh nhà cung cấp, bao gồm đánh giá demo, tham chiếu và tài liệu hỗ trợ cho quá trình ra quyết định.
Mẫu yêu cầu CRM miễn phí
Chúng tôi đã lựa chọn kỹ lưỡng các mẫu yêu cầu CRM miễn phí hàng đầu, bao gồm mọi khía cạnh từ danh sách tính năng, nhu cầu tích hợp, kế hoạch ngân sách đến đánh giá nhà cung cấp. Những mẫu này sẽ giúp bạn có một khởi đầu vững chắc và tiết kiệm hàng giờ công việc thủ công.
Tuy nhiên, một mẫu đơn lẻ không đảm bảo kết quả. Bạn cũng cần một hệ thống giúp làm rõ yêu cầu kinh doanh của bạn, đơn giản hóa việc so sánh và theo dõi quyết định của bạn theo thời gian thực.
ClickUp là một hệ thống quản lý dự án cho phép bạn tùy chỉnh các mẫu này một cách dễ dàng, hợp tác với đội ngũ của mình theo thời gian thực và đang theo dõi toàn bộ quy trình lựa chọn CRM qua nhiều chế độ xem (Danh sách công việc, Bảng, Lịch, Bảng; tùy theo nhu cầu của bạn).
Hãy bắt đầu ngay!
1. Mẫu CRM ClickUp
Mẫu ClickUp CRM giúp bạn dễ dàng thu thập khách hàng tiềm năng, quản lý giao dịch và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Nó cung cấp cho bạn một không gian làm việc duy nhất để theo dõi mọi giai đoạn của chu kỳ bán hàng, từ việc đánh giá khách hàng tiềm năng, đang theo dõi cơ hội bán hàng đến việc nuôi dưỡng tài khoản khách hàng.
Điểm nổi bật của mẫu này là tính linh hoạt trong việc tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với quy trình bán hàng cụ thể của bạn. Với bố cục trực quan và các tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, mẫu này giúp bạn giảm bớt các công việc thủ công, duy trì sự tổ chức của quy trình bán hàng và cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình trạng của từng giao dịch.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Quản lý giao dịch với các trạng thái tùy chỉnh, nhãn ưu tiên và thư mục tác vụ dành riêng cho khách hàng.
- Theo dõi cơ hội theo trạng thái trong các chế độ xem Quy trình Bán hàng, Danh sách công việc và Phân công.
- Tạo dự báo và phân tích bằng cách sử dụng các Trường Tùy Chỉnh ClickUp như giá trị giao dịch, giai đoạn và xác suất.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm marketing và bán hàng muốn sử dụng một hệ thống CRM tùy chỉnh, tất cả trong một bên trong ClickUp để tối ưu hóa việc đang theo dõi giao dịch và tăng cường tương tác với khách hàng.
2. Mẫu yêu cầu hệ thống ClickUp
Nếu bạn không muốn bị lạc trong sự phức tạp của việc lập tài liệu yêu cầu CRM, mẫu yêu cầu hệ thống ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Nó cung cấp một khung sườn sẵn có, nơi mọi thứ như mục tiêu kinh doanh, phạm vi, tính năng CRM, yêu cầu người dùng và chi tiết phê duyệt đều được tổ chức gọn gàng.
Mẫu này được thiết kế đơn giản: chỉ cần điền vào các trường hoặc ô bảng được chỉ định, và bạn sẽ có ngay một tài liệu yêu cầu hoàn chỉnh. Mặc định, mẫu bao gồm năm phần cấu trúc: Tóm tắt Yêu cầu, Mô tả Tổng quan, Tính năng Hệ thống và Yêu cầu Người dùng, Quy ước Tài liệu, và Tài nguyên. Điều này giúp bạn dễ dàng ghi lại lý do, nội dung và cách thức của hệ thống CRM của mình.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định các tính năng và yêu cầu cụ thể của CRM, bao gồm các yêu cầu hàm và các tiêu chuẩn về giao diện người dùng (UX/UI).
- Bao gồm các yêu cầu không hàm, như ngân sách, nguồn lực và sự tham gia của nhóm.
- Đang theo dõi các chỉ số khóa, hợp tác với nhóm của bạn và cập nhật tài liệu khi dự án phát triển.
✅ Phù hợp cho: Quản lý dự án, phân tích viên kinh doanh và các nhóm phát triển muốn có một mẫu SRS có cấu trúc, sẵn sàng sử dụng, cân bằng giữa tính chi tiết và linh hoạt.
📌 Ghim lại: Tài liệu rõ ràng là nền tảng của việc triển khai CRM thành công. Nếu bạn muốn vượt qua các mẫu và học cách cấu trúc yêu cầu từ đầu, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về cách viết tài liệu yêu cầu phần mềm. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các thực hành tốt nhất, các phần cần bao gồm và các mẹo để làm cho yêu cầu của bạn dễ theo dõi và có thể thực hiện được.
3. Mẫu yêu cầu quản lý dự án Clickup
Trước khi commit với một dự án quản lý dự án CRM mới, có một bước quan trọng: xác định chính xác những gì doanh nghiệp của bạn cần từ hệ thống. Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp được thiết kế để giúp bạn nắm bắt thời điểm đó bằng cách biến các cuộc hội thoại rời rạc về tính năng, tích hợp và quy trình làm việc thành một kế hoạch rõ ràng, có thể theo dõi.
Mẫu này bao gồm ba chế độ xem khóa: Danh sách Yêu cầu để ghi lại mọi chi tiết, Bảng Giai đoạn Phê duyệt theo phong cách Kanban để theo dõi quá trình xem xét của các bên liên quan, và Biểu đồ Gantt để hiển thị dòng thời gian và phụ thuộc.
Bạn có thể tạo các công việc và công việc con trong chế độ xem dạng danh sách để xác định các yêu cầu CRM, chẳng hạn như đang theo dõi khách hàng tiềm năng, tự động hóa tiếp thị hoặc báo cáo kinh doanh, với các cột dành cho người chịu trách nhiệm, hạn chót, tiến độ và kết quả đầu ra.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tiến độ yêu cầu CRM một cách trực quan thông qua thanh tiến độ được tính toán tự động.
- Phân loại các mục thành yêu cầu chức năng, yêu cầu không chức năng hoặc đầu vào từ các bên liên quan.
- Tùy chỉnh các cột, menu thả xuống và tiêu chí sắp xếp để phù hợp với quy trình đánh giá của bạn.
✅ Phù hợp cho: Quản lý dự án, phân tích viên kinh doanh và các nhóm lựa chọn CRM cần một mẫu có cấu trúc, sẵn sàng sử dụng để thu thập, xác minh và ưu tiên các yêu cầu CRM trước khi đánh giá nhà cung cấp.
⚡ Kho mẫu: Nếu nhóm của bạn thực hiện công việc theo các sprint và lặp lại, các tài liệu yêu cầu truyền thống có thể cảm thấy quá cứng nhắc. Đó là lúc các mẫu thu thập yêu cầu Agile giúp bạn ghi lại các câu chuyện người dùng, tiêu chí chấp nhận và các mục trong danh sách công việc một cách linh hoạt và hợp tác, hoàn hảo cho các đội ngũ Agile quản lý các dự án CRM.
4. Mẫu cải tiến quy trình ClickUp
Mẫu Cải tiến Quy trình ClickUp giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc CRM bằng cách xác định các điểm yếu và biến chúng thành các quy trình rõ ràng, có thể lặp lại. Dù là đang theo dõi cách các khách hàng tiềm năng di chuyển qua quy trình bán hàng hay phát hiện các trì hoãn trong hỗ trợ khách hàng, mẫu này hướng dẫn bạn ghi chép mục tiêu, vạch ra các bước và cải thiện luồng.
Ngoài ra, với tính năng chỉnh sửa thời gian thực, công việc nhúng và tích hợp ClickUp Bảng trắng, bạn có thể vẽ bản đồ quy trình CRM một cách trực quan, phân công trách nhiệm cho các bên liên quan và đang theo dõi tiến độ cải thiện, giúp dễ dàng đồng bộ hóa các nhóm và mang lại trải nghiệm khách hàng mượt mà hơn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phát triển chiến lược CRM bằng cách brainstorming các giải pháp và so sánh với các thực hành tốt nhất.
- Theo dõi kết quả bằng cách sử dụng các chỉ số KPI, vòng phản hồi và điều chỉnh để đạt được tiến độ liên tục.
- Thông báo các cập nhật thông qua tài liệu, đào tạo và sự đồng thuận của các bên liên quan.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm và quản lý muốn có một cách tiếp cận có cấu trúc, hợp tác để xác định các điểm yếu và biến cải tiến quy trình thành các kết quả có thể thực hiện và đo lường được.
🎯 Lợi thế của ClickUp: Việc xác định và quản lý yêu cầu CRM thường đòi hỏi quá nhiều công việc thủ công: thu thập thông tin từ các nhóm khác nhau, thống nhất quan điểm của các bên liên quan, ghi chép nhu cầu và chuẩn bị báo cáo đánh giá.
Với Trí tuệ Nhân tạo Bối cảnh (Contextual AI), ClickUp Brain thống nhất quy trình xác định yêu cầu CRM của bạn bằng cách thu thập tất cả bối cảnh liên quan, bao gồm các công việc, trò chuyện, tài liệu, mục tiêu, lịch trình và kết nối chúng vào một không gian làm việc thông minh duy nhất.
Dưới đây là cách ClickUp Brain mang lại giá trị cho yêu cầu CRM:
- Tối ưu hóa quy trình thu thập thông tin: Sử dụng các biểu mẫu và tự động hóa được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) để thu thập ý kiến của các bên liên quan một cách nhanh chóng và nhất quán.
- Tăng tốc thực thi: Hãy để Brain tự động tạo bản nháp yêu cầu, phân loại chúng theo ưu tiên và đề xuất các lỗ hổng mà bạn có thể bỏ qua.
- Tối ưu hóa báo cáo: Tạo ngay các bản tóm tắt yêu cầu chuyên nghiệp, bảng so sánh các nhà cung cấp CRM hoặc báo cáo đánh giá.
📚 Đọc thêm: Các công cụ quản lý yêu cầu tốt nhất
5. Mẫu đề xuất giá trị ClickUp
Một đề xuất giá trị mạnh mẽ là yếu tố cốt lõi của mọi chiến lược CRM thành công. Nó xác định lý do tại sao giải pháp của bạn quan trọng, cách nó nổi bật so với các giải pháp khác và tác động mà nó mang lại cho khách hàng. Nếu thiếu yếu tố này, ngay cả hệ thống CRM có nhiều tính năng nhất cũng có thể trở nên chung chung và không thể kết nối với người dùng.
Mẫu Đề Xuất Giá Trị của ClickUp cung cấp cho bạn một không gian có cấu trúc để tạo bản đồ các công việc, vấn đề và lợi ích của khách hàng, và liên kết trực tiếp chúng với các tính năng và lợi ích của CRM. Bạn có thể ưu tiên các thông điệp có tác động lớn nhất, hợp tác với nhóm của mình theo thời gian thực và xác định các khoảng trống trong sự phù hợp với thị trường trước khi chúng trở thành rào cản.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định các yếu tố cốt lõi của đề xuất giá trị cho việc triển khai và thành công của CRM.
- Giữ cho thông điệp tập trung vào khách hàng và dựa trên những vấn đề thực tế, không phải những tuyên bố mơ hồ.
- Khuyến khích quá trình lặp lại thông qua chu trình liên tục của việc soạn thảo, phản hồi và hoàn thiện.
✅ Phù hợp cho: Nhóm dự án CRM, người phụ trách marketing và các bên liên quan cần một khung làm việc rõ ràng, hợp tác để xác định và hoàn thiện đề xuất giá trị của họ.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 12% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng các tính năng AI tích hợp trong các bộ công cụ năng suất.
Tỷ lệ áp dụng thấp này cho thấy các triển khai hiện tại có thể thiếu sự tích hợp liền mạch, có ngữ cảnh, điều này có thể thúc đẩy người dùng chuyển sang các nền tảng cuộc hội thoại độc lập mà họ ưa thích.
Ví dụ: Liệu AI có thể thực thi một quy trình tự động hóa dựa trên một lệnh văn bản thuần túy từ người dùng không? ClickUp Brain có thể làm được!
Trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp sâu rộng vào mọi khía cạnh của ClickUp, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc tóm tắt các chuỗi trò chuyện, soạn thảo hoặc chỉnh sửa văn bản, truy xuất thông tin từ không gian làm việc, tạo hình ảnh và nhiều tính năng khác!
Hãy gia nhập 40% khách hàng của ClickUp đã thay thế 3+ ứng dụng bằng ứng dụng tất cả trong một của chúng tôi cho công việc!
6. Mẫu hướng dẫn công việc ClickUp
Mẫu Hướng dẫn Công việc Clickup giúp các đội ngũ CRM ghi chép và tiêu chuẩn hóa cách thức thực hiện các quy trình, đảm bảo các công việc được thực hiện một cách nhất quán, có thể lặp lại và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Cho dù là mô tả cách xác định khách hàng tiềm năng, cài đặt các quy trình làm việc tự động hóa, hay đào tạo thành viên mới về cách sử dụng CRM, mẫu này đảm bảo mọi người tuân thủ cùng một quy trình chuẩn.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu cho bất kỳ bộ phận nào, thêm hướng dẫn từng bước, liên kết tài nguyên và thậm chí nhúng các công việc, danh sách kiểm tra hoặc dòng thời gian để kết nối tài liệu với hành động. Và vì mẫu được xây dựng dưới dạng ClickUp Tài liệu, nó luôn được cập nhật, có thể chỉnh sửa và hợp tác.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tối ưu hóa quá trình triển khai CRM với các hướng dẫn rõ ràng, dễ thực hiện.
- Hỗ trợ nhiều nhóm với khung làm việc tùy chỉnh cho các quy trình chia sẻ.
- Kết nối tài liệu trực tiếp với các công việc và dòng thời gian để quá trình triển khai diễn ra trơn tru hơn.
✅ Phù hợp cho: Quản lý bán hàng, quản lý tiếp thị và các nhóm vận hành muốn ghi chép quy trình CRM một cách rõ ràng và đảm bảo mọi người đồng bộ để thực hiện nhất quán.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Clips để ghi lại các hướng dẫn ngắn gọn về quy trình công việc của bạn, sau đó nhúng các bản ghi đó trực tiếp vào tài liệu. Vì Clips tự động chuyển đổi nội dung thành văn bản kèm theo dấu thời gian, bạn có thể chuyển các phần của video thành công việc, liên kết chúng với các bước liên quan và giữ cho hướng dẫn hiệu quả và dễ tìm kiếm.
7. Mẫu bảng trắng Ưu và Nhược điểm của ClickUp
Mẫu bảng trắng ClickUp Pros & Cons là một trong những công cụ CRM trực quan tốt nhất, giúp dễ dàng so sánh các tùy chọn CRM bên cạnh nhau. Thay vì những cuộc tranh luận kéo dài hoặc ghi chú, các nhóm có thể brainstorm các ưu và nhược điểm của từng nhà cung cấp hoặc tính năng trong thời gian thực và thấy phân tích trở nên sống động.
Được xây dựng trên ClickUp Bảng trắng, mẫu này sử dụng các màu sắc tương phản, như xanh lá cho ưu điểm, đỏ cho nhược điểm và nền tím, giúp các thông tin nổi bật ngay lập tức. Mẫu cũng hoàn toàn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn kéo, thả và sắp xếp lại các ghi chú dán để thu thập phản hồi và điều chỉnh bảng theo quy trình đánh giá của bạn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tăng tốc quá trình ra quyết định thông qua phân tích có cấu trúc và khách quan.
- Đồng bộ hóa các bên liên quan bằng cách thu thập ý kiến hợp tác đồng thời.
- Tập trung vào các tiêu chí quyết định quan trọng trong không gian trực quan chia sẻ.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm lựa chọn CRM cần một cách nhanh chóng và tương tác để đánh giá ưu nhược điểm, thống nhất quan điểm của các bên liên quan và tự tin đưa ra quyết định đúng đắn.
8. Mẫu bảng trắng luồng quy trình làm việc ClickUp
Khi bạn cần lập bản đồ cho các quy trình CRM như đánh giá khách hàng tiềm năng, các giai đoạn của quy trình bán hàng hoặc quy trình hỗ trợ khách hàng, mẫu bảng trắng luồng ClickUp là công cụ lý tưởng cho bạn. Thiết kế thân thiện với người mới bắt đầu giúp bạn thể hiện các quy trình từng bước, đánh dấu các cột mốc quan trọng và biến các hoạt động CRM phức tạp thành các sơ đồ rõ ràng, hấp dẫn.
Mẫu này bao gồm năm giai đoạn quy trình có thể tùy chỉnh: Kế hoạch, Phát triển, Thực hiện, Quản lý và Đánh giá, với không gian để định nghĩa các hoạt động kinh doanh cụ thể tại mỗi giai đoạn. Vì mẫu này được xây dựng trên ClickUp Bảng trắng, bạn có thể bổ sung hình ảnh, video, tài liệu và công việc ClickUp vào luồng của mình, hoặc thậm chí nhúng các tài nguyên bên ngoài để tham khảo dễ dàng.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tạo bản đồ quy trình CRM tương tác bằng cách liên kết các công việc với các hình dạng, cài đặt trạng thái và phân công chủ sở hữu.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Danh sách, Biểu đồ Gantt hoặc Lịch để xem quy trình làm việc từ các góc độ khác nhau.
- Hợp tác trực tiếp khi các thành viên trong nhóm cùng chỉnh sửa, điều chỉnh và hoàn thiện quy trình làm việc.
✅ Phù hợp cho: Nhân viên marketing và bán hàng, hoặc các đội ngũ hỗ trợ muốn phân tích các quy trình phức tạp của CRM thành các sơ đồ trực quan, có thể chia sẻ để cải thiện sự đồng bộ và thực thi.
9. Mẫu 5 Whys của ClickUp
Mẫu 5 Whys của ClickUp giúp các nhóm CRM đào sâu vào các vấn đề lặp đi lặp lại, như mất đơn hàng, thời gian phản hồi chậm hoặc độ chính xác dữ liệu kém, và tìm ra nguyên nhân thực sự đằng sau chúng. Bằng cách hướng dẫn bạn qua một tuyên bố vấn đề và năm câu hỏi "Tại sao?" liên tiếp, nó cung cấp cho bạn một lộ trình có cấu trúc từ việc xác định vấn đề đến tìm ra giải pháp thực sự.
Mỗi phần được thiết kế để giúp bạn tiến gần hơn đến giải pháp. Bạn có thể ghi chép rõ ràng vấn đề, khám phá các nguyên nhân có thể theo thứ tự và giao nhiệm vụ tiếp theo với công cụ theo dõi hành động tích hợp sẵn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Hướng dẫn nhóm của bạn từng bước thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ với khung làm việc sẵn có.
- Sắp xếp ý tưởng và suy nghĩ của bạn với các không gian có cấu trúc cho vấn đề và mỗi 'Tại sao'.
- Kết nối trực tiếp các kết quả với các công việc và dự án, để việc triển khai không bị lạc trong các cuộc thảo luận.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm dự án CRM và quản lý muốn có một cách đơn giản, hiệu quả để phân tích các thách thức lặp lại, xác định nguyên nhân gốc rễ và đảm bảo các giải pháp được triển khai.
10. Mẫu Danh sách Nhà cung cấp ClickUp
Mẫu Danh sách Nhà cung cấp ClickUp giúp kinh doanh tổ chức và quản lý tất cả dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp tại một nơi trung tâm duy nhất.
Bạn có thể tìm kiếm nhà cung cấp theo tên, thông tin liên hệ hoặc ngành nghề, và thậm chí hợp tác với nhóm của mình trong các hoạt động quản lý nhà cung cấp trực tiếp bên trong mẫu. Danh sách chính được tự động điền vào chế độ xem bảng đơn giản, trong khi các nhà cung cấp được phê duyệt hoặc ưu tiên có thể được đánh dấu trong chế độ xem Nhà cung cấp ưu tiên. Và nếu bạn đang tìm kiếm đối tác trong các khu vực cụ thể, chế độ xem Vị trí nhà cung cấp giúp bạn lọc nhà cung cấp theo địa chỉ, đảm bảo sự phù hợp với nhu cầu của bạn.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi nhà cung cấp qua các giai đoạn như Mới, Đang tiến hành, Hoàn thành hoặc Không còn liên hệ.
- Quản lý dữ liệu nhà cung cấp với các công việc, thẻ, theo dõi thời gian và phụ thuộc trong một nơi duy nhất.
- Thay thế các bảng tính tĩnh bằng các chế độ xem tương tác, được tùy chỉnh và cập nhật theo thời gian thực.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm mua sắm và CRM cần một hệ thống linh hoạt, hợp tác để đang theo dõi nhà cung cấp, đánh giá đối tác và củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp.
⚡ Kho mẫu: Đừng chỉ sử dụng danh sách nhà cung cấp như các thư mục tĩnh. Với các mẫu danh sách nhà cung cấp, bạn có thể:
- Theo dõi thông tin liên hệ, hợp đồng và hiệu suất.
- Ưu tiên các nhà cung cấp dựa trên chất lượng, độ tin cậy hoặc chi phí.
- Lọc đối tác theo địa điểm, loại dịch vụ hoặc mức độ rủi ro.
- Hợp tác với nhóm của bạn để cập nhật thông tin nhà cung cấp theo thời gian thực.
11. Mẫu mua sắm ClickUp
Quá trình mua sắm không cần phải là một chuỗi dài các phê duyệt và trao đổi không ngừng với nhà cung cấp. Mẫu Mua sắm ClickUp biến toàn bộ quy trình thành một hệ thống tối ưu hóa, kết hợp các yêu cầu, ngân sách, hợp đồng và dữ liệu nhà cung cấp thành một hệ thống hiệu quả, minh bạch và sẵn sàng cho kiểm toán.
Mẫu này hoàn toàn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn tự động hóa các công việc thường xuyên như yêu cầu báo giá (RFQ), phê duyệt và đang theo dõi giao hàng. Các chế độ xem được định nghĩa sẵn cho quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), danh bạ nhà cung cấp và quản lý rủi ro giúp duy trì sự tổ chức, trong khi các bảng dữ liệu trực quan phân loại nhà cung cấp theo cấp độ và mức độ rủi ro, giúp bạn nhanh chóng xác định các đối tác quan trọng hoặc các điểm yếu tiềm ẩn.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tập trung các yêu cầu mua sắm, dữ liệu nhà cung cấp và hợp đồng vào một bảng điều khiển duy nhất.
- Ghi lại mọi giai đoạn với các danh sách công việc chuyên dụng như Yêu cầu Tiếp nhận và Đàm phán Hợp đồng.
- Giữ cho nhóm của bạn đồng bộ với các quy tắc tự động hóa ClickUp và bảng điều khiển ClickUp theo dõi mọi điểm tiếp xúc trong quá trình mua sắm theo thời gian thực.
✅ Phù hợp cho: Các nhà quản lý mua sắm và nhóm CRM muốn sử dụng một hệ thống tự động hóa duy nhất để quản lý nhà cung cấp và hợp đồng, đồng thời duy trì tính minh bạch và kiểm soát các quy trình kinh doanh.
12. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp giúp bạn đánh giá nhà cung cấp một cách hệ thống dựa trên các tiêu chí chuẩn như cấu trúc tổ chức, khả năng hoạt động, logistics, tính kịp thời và khả năng phản hồi.
Mỗi nhà cung cấp có thể được đánh giá trên thang điểm đơn giản từ 1 đến 5 và di chuyển qua các giai đoạn đánh giá như Đang xem xét, Đã xem xét và Cần xem xét cho đến khi bạn sẵn sàng ký kết hợp đồng.
Ngoài việc đánh giá, nó còn đóng vai trò như một danh sách quản lý liên hệ nhà cung cấp, cho phép bạn lưu trữ email, số điện thoại và trang web để đơn giản hóa việc theo dõi. Bạn thậm chí có thể thu thập phản hồi có cấu trúc bằng cách yêu cầu các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến của họ thông qua Mẫu Đánh giá Nhà cung cấp, đảm bảo mọi góc nhìn đều được xem xét.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sử dụng các trường tùy chỉnh như Ghi chú, Số điện thoại liên hệ, Email nhà cung cấp, Thời gian phản hồi và Thương hiệu để thu thập tất cả các chi tiết quan trọng.
- Giữ cho quản lý nhà cung cấp có năng suất với các công cụ nhắc nhở, đánh giá và giao tiếp minh bạch.
- Dễ dàng tái sử dụng như mẫu biểu mẫu tiếp nhận khách hàng để triển khai các đối tác mới một cách suôn sẻ.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm CRM, mua sắm và tuân thủ cần một khung làm việc đáng tin cậy để đánh giá nhà cung cấp, quản lý hiệu suất kinh doanh và củng cố các mối quan hệ đối tác lâu dài.
13. Mẫu đánh giá nhà cung cấp ClickUp
Bạn đã bao giờ tự hỏi liệu các nhà cung cấp CRM của mình có thực sự đáp ứng những gì họ đã hứa hẹn? Mẫu đánh giá nhà cung cấp ClickUp giúp bạn so sánh rõ ràng giữa thỏa thuận ban đầu và kết quả thực tế, từ đó xác định liệu nhà cung cấp có thực sự đáp ứng kỳ vọng hay không.
Thay vì những đánh giá mơ hồ, bạn sẽ có dữ liệu cụ thể về chi phí, chất lượng, dịch vụ và kết quả. Điều đó có nghĩa là bạn có thể đàm phán thông minh hơn trước khi gia hạn hợp đồng, có các nghiên cứu trường hợp để tham khảo trong tương lai và một hồ sơ đáng tin cậy về mọi mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp CRM.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi chép các thỏa thuận, dòng thời gian và sản phẩm đầu ra để dễ dàng tra cứu.
- Đang theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp trên nhiều khía cạnh, như chi phí và hỗ trợ.
- Nhận diện các mô hình trong mối quan hệ với nhà cung cấp để tránh lặp lại những sai lầm.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm dự án CRM và quản lý mua sắm muốn chuyển đổi quá trình đánh giá nhà cung cấp từ phỏng đoán sang phân tích dựa trên dữ liệu, từ đó dẫn đến các cuộc đàm phán mạnh mẽ hơn và các mối quan hệ đối tác thông minh hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sau khi đã đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp CRM phù hợp, thách thức lớn tiếp theo là triển khai. Một quá trình triển khai không được quản lý tốt có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, tỷ lệ áp dụng thấp và nhóm nhân viên thất vọng.
Học cách triển khai công nghệ mới trong tổ chức một cách thành công thông qua các chiến lược đã được chứng minh về quản lý thay đổi, đào tạo và áp dụng, để hệ thống CRM của bạn không chỉ được cài đặt mà còn được sử dụng hiệu quả.
14. Mẫu nhiệm vụ kiểm tra nhà cung cấp ClickUp
Kiểm tra nhà cung cấp CRM không cần phải là một danh sách dài dằng dặc các công việc lẻ tẻ. Mẫu công việc kiểm tra nhà cung cấp ClickUp cung cấp cho bạn một khung làm việc rõ ràng để lập kế hoạch, phân công và đang theo dõi từng bước của quy trình kiểm tra mà không bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Bạn có thể nhanh chóng cài đặt các công việc kiểm toán với danh sách kiểm tra sẵn có, phân công người chịu trách nhiệm kèm theo ngày đáo hạn, và lưu trữ tất cả thông tin kiểm toán nhà cung cấp trong một hệ thống tập trung. Mẫu này hướng dẫn bạn từ đánh giá ban đầu đến các biện pháp khắc phục, giúp nhóm QA hoặc mua hàng của bạn dễ dàng theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và tuân thủ các quy định.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Tùy chỉnh khung mẫu để phù hợp với các quy định ngành cụ thể hoặc tiêu chuẩn nội bộ.
- Đang theo dõi tiến độ kiểm toán một cách trực quan đồng thời đảm bảo trách nhiệm của các bên liên quan thông qua ngày đáo hạn.
- Tối ưu hóa giao tiếp bằng cách mời các thành viên trong nhóm hợp tác trực tiếp trong không gian kiểm toán.
✅ Phù hợp cho: Các nhóm QA, mua sắm và vận hành CRM cần duy trì các cuộc kiểm toán có cấu trúc, sẵn sàng cho kiểm toán và hiệu quả trong việc giám sát nhà cung cấp.
15. Mẫu đánh giá nhu cầu ClickUp
Mẫu Đánh giá Nhu cầu ClickUp giúp bạn nhanh chóng xác định những gì một dự án cần và đảm bảo nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Bố cục sạch sẽ và có thể tùy chỉnh của nó cho phép bạn phát hiện các lỗ hổng, đặt ra mục tiêu rõ ràng và tạo kế hoạch từng bước ngay từ đầu.
Bạn có thể sử dụng nó để ghi chú các thách thức tiềm ẩn, xác định tiêu chí thành công và thiết lập các cột mốc để đánh giá. Ngoài ra, việc phân công vai trò cho các thành viên trong nhóm rất đơn giản, giúp mọi người đều rõ ràng về trách nhiệm của mình.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân chia các đánh giá thành các phần sẵn có như Mục tiêu, Kết quả mong đợi, Giả định, Giới hạn và Dòng thời gian thực hiện.
- Theo dõi tiến độ một cách dễ dàng với biểu đồ Gantt, lịch hoặc bảng điều khiển ClickUp.
- Biến thông tin thành hành động thực tế thay vì chỉ là báo cáo.
✅ Phù hợp cho: Những người phụ trách dự án CRM, quản lý và người ra quyết định muốn có một khung làm việc đơn giản để xác định nhu cầu, thống nhất các bên liên quan và cài đặt dự án để đạt được thành công.
📚 Đọc thêm: Quản lý yêu cầu CRM một cách hiệu quả thường là trách nhiệm của một Quản lý CRM. Nếu bạn quan tâm đến việc phát triển sự nghiệp trong không gian này, đây là hướng dẫn về cách trở thành Quản lý CRM, bao gồm kỹ năng, trách nhiệm và lộ trình sự nghiệp.
Tối ưu hóa quá trình lựa chọn và triển khai CRM với ClickUp
Lựa chọn CRM phù hợp là đảm bảo hệ thống phù hợp với quy trình làm việc của bạn, hỗ trợ các nhóm và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh lâu dài. Mẫu phù hợp giúp bạn xác định yêu cầu một cách rõ ràng, thống nhất các bên liên quan và đơn giản hóa quá trình đánh giá nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định tự tin, dựa trên dữ liệu trong quá trình tìm kiếm CRM.
Đó chính xác là những gì ClickUp mang lại. Với các mẫu linh hoạt, có thể tùy chỉnh, hợp tác thời gian thực và các chế độ xem mạnh mẽ, ClickUp biến danh sách yêu cầu tĩnh thành các quy trình làm việc có thể thực hiện được. Từ đánh giá nhà cung cấp, đang theo dõi phê duyệt đến quản lý triển khai, mọi thứ đều được quản lý ngay tại đó, giúp quá trình lựa chọn CRM trở nên nhanh chóng, thông minh và có tổ chức hơn.
Thử dùng ClickUp miễn phí và sử dụng các mẫu miễn phí này để tối ưu hóa yêu cầu CRM của bạn.