Quy tắc đầu tiên trong kinh doanh là hiểu khách hàng của bạn. Bạn phải dựa vào dữ liệu sở thích khách hàng đáng tin cậy để phát triển kinh doanh và tăng lợi nhuận. Đoán mò không phải là chiến lược dài hạn đáng tin cậy cho bán hàng và tiếp thị — nó sẽ không thúc đẩy sự trung thành của khách hàng.
Vì vậy, hãy tự hỏi bản thân: Bạn đang triển khai quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hiệu quả như thế nào?
Mặc dù doanh nghiệp của bạn có thể thành công mà không cần một giải pháp CRM tùy chỉnh vững chắc, nhưng các đối thủ cạnh tranh của bạn sử dụng hệ thống CRM hiệu quả sẽ sớm vượt qua bạn.
Nếu không có cơ sở dữ liệu CRM hiệu quả, bạn có thể mất quá nhiều thời gian cho các công việc quản trị viên, bỏ lỡ dữ liệu hiệu suất quan trọng và gặp khó khăn trong việc theo dõi ROI.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng cơ sở dữ liệu CRM để bạn có thể theo dõi lãi suất của khách hàng và phục vụ họ tốt hơn.
Hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản! 👇
Cơ sở dữ liệu CRM là gì?
Cơ sở dữ liệu CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) là nơi các doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng và khách hàng tiềm năng của họ.
Cơ sở dữ liệu CRM lưu trữ phạm vi rộng các dữ liệu khách hàng và khách hàng tiềm năng, bao gồm:
- Thông tin liên hệ của khách hàng, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ
- Lịch sử mua hàng
- Lịch sử tương tác, bao gồm ghi chú từ các cuộc gọi, email và cuộc họp
- Lãi suất và sở thích
- Hỗ trợ vé và các tương tác dịch vụ khác
Cơ sở dữ liệu CRM là một thành phần quan trọng của hệ thống CRM. Hệ thống CRM sử dụng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu CRM để tự động hóa các công việc kinh doanh, chẳng hạn như gửi email tiếp thị, theo dõi khách hàng tiềm năng và cung cấp dịch vụ khách hàng.
Vai trò của cơ sở dữ liệu CRM trong quản lý mối quan hệ khách hàng
Cơ sở dữ liệu CRM là trung tâm lưu trữ hồ sơ, thông tin và tương tác của khách hàng. Cơ sở dữ liệu này cho phép bạn:
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Với cơ sở dữ liệu CRM, tất cả dữ liệu khách hàng của bạn được tập trung và dễ dàng truy cập tại một địa điểm; nhân viên dịch vụ của bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các chi tiết liên quan về các tương tác trong quá khứ, lịch sử mua hàng và sở thích.
Họ sử dụng dữ liệu này để cá nhân hóa các tương tác, giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả và cuối cùng là cung cấp trải nghiệm khách hàng mượt mà hơn.
Tăng doanh số và quản lý khách hàng tiềm năng
Cơ sở dữ liệu CRM giúp theo dõi khách hàng tiềm năng trong suốt quá trình bán hàng, cho phép nhóm bán hàng xác định và ưu tiên những khách hàng tiềm năng cao.
Sử dụng thông tin trong CRM, nhân viên bán hàng của bạn có thể theo dõi mức độ tương tác, phân tích các tín hiệu mua hàng và điều chỉnh cách tiếp cận cho phù hợp, từ đó tăng cơ hội chuyển đổi.
Quản lý quy trình bán hàng
Bằng cách trực quan hóa quy trình bán hàng trong CRM, bạn và nhóm bán hàng của mình có thể hiểu rõ hơn về tiến độ của các giao dịch, xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình bán hàng để nâng cao hiệu quả và đóng giao dịch nhanh hơn.
Tăng cường sự gắn kết và lòng trung thành của khách hàng
Hệ thống CRM có thể kích hoạt các nhắc nhở tự động cho sinh nhật, ngày kỷ niệm hoặc gia hạn dịch vụ. Cách tiếp cận này giúp củng cố mối quan hệ và lòng trung thành của khách hàng mà không gây thêm gánh nặng công việc cho nhóm của bạn.
Việc truy cập vào dữ liệu khách hàng cũng giúp bạn cá nhân hóa các chiến dịch tiếp thị, email và thông tin liên lạc. Bạn có thể điều chỉnh nội dung và ưu đãi dựa trên sở thích cá nhân và lịch sử mua hàng, từ đó cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Có được thông tin chi tiết quý giá về khách hàng
Phần mềm CRM cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hành vi, sở thích và mẫu mua hàng của khách hàng. Nó giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về phát triển sản phẩm, chiến lược tiếp thị và cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể.
Nâng cao hợp tác và làm việc nhóm
Sử dụng cơ sở dữ liệu CRM được chia sẻ giúp các bộ phận khác nhau trong công ty có chế độ xem chung về tất cả các tương tác với khách hàng.
CRM hợp tác như vậy cho phép các nhóm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng của bạn làm việc cùng nhau một cách liền mạch và hiểu đầy đủ nhu cầu và lịch sử của khách hàng, dẫn đến một cách tiếp cận thống nhất và tập trung vào khách hàng hơn.
Cơ sở dữ liệu CRM giúp tổ chức dữ liệu khách hàng như thế nào
Cơ sở dữ liệu CRM giải quyết thách thức về sự phân tán dữ liệu khách hàng: thông tin bị phân tán trên nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như email, bảng tính và hộp thư đến của từng thành viên trong nhóm.
Dưới đây là cách cơ sở dữ liệu CRM giúp tổ chức dữ liệu khách hàng và tránh nhầm lẫn, thiếu hiệu quả và bỏ lỡ cơ hội:
1. Lưu trữ tập trung
Nó hoạt động như một nguồn thông tin duy nhất, hợp nhất tất cả thông tin khách hàng vào một nền tảng thống nhất. Bạn không còn phải tìm kiếm nhiều nơi để tìm kiếm các chi tiết phân tán; mọi người đều có thể truy cập thông tin mới nhất ở một nơi.
2. Nhập dữ liệu có cấu trúc
Cơ sở dữ liệu đảm bảo dữ liệu nhất quán và dễ tìm kiếm bằng cách áp dụng một cấu trúc cụ thể.
Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết bằng cách lọc và tìm kiếm theo các tiêu chí cụ thể như thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng hoặc lịch sử giao tiếp.
3. Tự động thu thập dữ liệu
Nhiều phần mềm CRM tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như nền tảng email hoặc biểu mẫu trang web, để tự động thu thập các tương tác của khách hàng và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công và giảm thiểu lỗi.
4. Phân đoạn và nhóm dữ liệu
Phân loại khách hàng dựa trên nhân khẩu học, lịch sử mua hàng hoặc mức độ tương tác để:
- Cá nhân hóa giao tiếp: Nhắm mục tiêu các phân khúc khách hàng cụ thể với các ưu đãi phù hợp
- Tập trung nỗ lực bán hàng: Ưu tiên các khách hàng tiềm năng có giá trị cao và điều chỉnh chiến lược bán hàng dựa trên phân khúc khách hàng
- Cung cấp hỗ trợ có mục tiêu: Cung cấp các tùy chọn hỗ trợ cụ thể dựa trên nhu cầu của khách hàng và các tương tác trong quá khứ
Hiểu các thành phần của cơ sở dữ liệu CRM
Trong CRM, bạn sẽ tìm thấy các tính năng thiết yếu giúp bạn xử lý hiệu quả các mối quan hệ với khách hàng, cải thiện giao tiếp, theo dõi cơ hội bán hàng và sử dụng dữ liệu để thúc đẩy quyết định.
Dưới đây là các yếu tố cốt lõi của cơ sở dữ liệu CRM giúp bạn cải thiện trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh:
Các thành phần chính của cơ sở dữ liệu CRM
- Quản lý liên hệ: Lưu trữ thông tin chi tiết về cá nhân và tổ chức, bao gồm tên, thông tin liên hệ, địa chỉ và thông tin nhân khẩu học
- Lịch sử tương tác: Kiểm tra tất cả các tương tác của khách hàng, chẳng hạn như email, cuộc gọi điện thoại, cuộc họp, ghi chú và phiếu hỗ trợ, cung cấp bản ghi theo thứ tự thời gian hoàn chỉnh
- Quản lý quy trình bán hàng: Theo dõi khách hàng tiềm năng và cơ hội qua các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng, cho phép trực quan hóa, dự báo và tối ưu hóa
- Tự động hóa tiếp thị: Tự động hóa các công việc tiếp thị như chiến dịch email, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và tiếp thị trên mạng xã hội, nâng cao hiệu quả và phạm vi tiếp cận
- Báo cáo và phân tích: Tiếp cận thông tin chi tiết có giá trị về dữ liệu khách hàng thông qua các báo cáo và bảng điều khiển để thu thập phân tích xu hướng, hành vi khách hàng và hiệu suất chiến dịch
- Hỗ trợ khách hàng: Sử dụng dữ liệu cập nhật trong cơ sở dữ liệu CRM để thêm bối cảnh cho các phiếu hỗ trợ và giúp các nhóm dịch vụ cá nhân hóa các cuộc hội thoại hỗ trợ
Các ứng dụng khác nhau của cơ sở dữ liệu CRM
Sau khi đã tìm hiểu các thành phần, chúng ta hãy thảo luận về mục đích của cơ sở dữ liệu. Hãy xem qua:
- Dịch vụ khách hàng: Truy cập lịch sử khách hàng, cung cấp hỗ trợ cá nhân hóa và giải quyết vấn đề hiệu quả để nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Giao tiếp hiệu quả: Cải thiện tinh thần đồng đội thông qua chế độ xem giao dịch được chia sẻ, theo dõi tiến độ và thảo luận nội bộ
- Tối ưu hóa doanh thu: Hình dung tiến độ các giao dịch và xác định các trở ngại. Có được cái nhìn rõ ràng về tình trạng kênh bán hàng, hiệu suất của nhóm và các điểm tiếp xúc với khách hàng
- Thông tin chi tiết về khách hàng: Phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu nhu cầu, sở thích và hành vi mua hàng của họ, từ đó cung cấp thông tin cho việc phát triển sản phẩm, chiến lược tiếp thị và cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể
- Cộng tác và làm việc nhóm: Chia sẻ thông tin khách hàng giữa các bộ phận để tạo điều kiện cho sự cộng tác liền mạch và trải nghiệm khách hàng thống nhất
Các loại cơ sở dữ liệu CRM
Cơ sở dữ liệu CRM có hai loại chính: tại chỗ và dựa trên đám mây.
CRM tại chỗ
CRM tại chỗ được cài đặt và lưu trữ cục bộ trên máy chủ của công ty. Mặc dù cung cấp khả năng kiểm soát và tùy chỉnh cao hơn, nhưng nó cũng yêu cầu cơ sở hạ tầng CNTT đáng kể và bảo trì liên tục.
Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ dữ liệu cụ thể hoặc yêu cầu tùy chỉnh rộng rãi, cơ sở dữ liệu tại chỗ cho phép bạn kiểm soát cơ sở hạ tầng tốt hơn. Cơ sở dữ liệu này mang lại thời gian xử lý nhanh hơn cho các công việc phụ thuộc nhiều vào cơ sở dữ liệu, đặc biệt nếu bạn có mạng nội bộ đáng tin cậy.
CRM dựa trên đám mây
CRM dựa trên đám mây được lưu trữ bởi nhà cung cấp bên thứ ba và truy cập trực tuyến. Nó cung cấp khả năng mở rộng, dễ sử dụng và chi phí ban đầu thấp hơn nhưng có thể ít kiểm soát hơn đối với bảo mật dữ liệu.
Bạn có thể truy cập CRM dựa trên đám mây từ mọi nơi có kết nối internet, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc từ xa hoặc nhóm của bạn phân tán về mặt địa lý.
Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp đám mây thường cung cấp các giải pháp khôi phục thảm họa mạnh mẽ, có thể giúp bạn khôi phục dữ liệu nhanh chóng trong trường hợp mất điện hoặc lỗi phần cứng.
Cách xây dựng cơ sở dữ liệu CRM: Quy trình từng bước
Dưới đây là quy trình từng bước để tạo CRM và cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này bằng ClickUp để quản lý nhân viên bán hàng, khách hàng và hơn thế nữa:
1. Xác định nhu cầu của bạn
Dành thời gian để hiểu rõ nhu cầu cụ thể của bạn.
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để bắt đầu bằng cách thu hút các bên liên quan quan trọng trong toàn tổ chức, đặc biệt là từ bộ phận bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng. Thảo luận và trao đổi ý kiến về các yêu cầu của tất cả các nhóm.
Làm việc với nhóm của bạn để xác định mục tiêu phát triển CRM tổng thể. Bạn đang muốn cải thiện quản lý quy trình bán hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng hay thu thập thông tin chi tiết hơn từ dữ liệu khách hàng?
Lập bản đồ các giai đoạn hành trình của khách hàng, từ nhận thức ban đầu đến mua hàng và tương tác sau bán hàng. Xác định các điểm dữ liệu bạn phải thu thập ở mỗi giai đoạn để quản lý các tương tác này một cách hiệu quả.
- Bạn cần theo dõi những thông tin nào về khách hàng của mình?
- Những chức năng nào là quan trọng đối với quy trình bán hàng và tiếp thị của bạn?
- Có bao nhiêu người dùng cần quyền truy cập vào CRM?
Trả lời các câu hỏi sau sẽ giúp bạn xác định hướng tiếp cận.
2. Thiết lập ClickUp
ClickUp là trung tâm lưu trữ tất cả dữ liệu CRM của bạn. Bắt đầu trong vài giây với Mẫu CRM ClickUp sẵn sàng sử dụng và có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Mẫu CRM được tạo sẵn của ClickUp cung cấp một giải pháp toàn diện để quản lý quy trình bán hàng của bạn. Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Lợi ích chính của mẫu:
- Quy trình công việc được tạo sẵn: Quản lý khách hàng tiềm năng, giao dịch và tương tác với khách hàng một cách dễ dàng bằng cách sử dụng các quy trình công việc được định sẵn
- Tùy chỉnh linh hoạt: Điều chỉnh các trường, quy trình và tự động hóa để phù hợp hoàn hảo với quy trình bán hàng độc đáo của bạn
- Chế độ xem có thể hành động: Tạo bộ lọc dữ liệu tùy chỉnh để xem các giao dịch sẽ kết thúc trong tháng này, các khách hàng tiềm năng cần chú ý hoặc bất kỳ điểm dữ liệu nào khác mà bạn cần
- Cộng tác liền mạch: Thúc đẩy tinh thần đồng đội bằng cách chia sẻ công việc, thảo luận và tập trung tất cả lịch sử giao tiếp với khách hàng vào một trung tâm duy nhất
Tạo danh sách riêng cho các thực thể như Liên hệ, Khách hàng tiềm năng, Cơ hội và Giao dịch. Thêm trường tùy chỉnh để thu thập thông tin liên quan cho từng loại thực thể trong mỗi danh sách. Sử dụng các loại trường như văn bản, ngày tháng, menu thả xuống và số để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
3. Tạo quy trình làm việc tùy chỉnh cho quy trình CRM của bạn
Kết nối các điểm dữ liệu có liên quan trong các danh sách. Ví dụ: kết nối Danh bạ với Cơ hội để liên kết chúng với các giao dịch. Xác định trạng thái tùy chỉnh cho mỗi danh sách đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc của bạn (ví dụ: Khách hàng tiềm năng – Mới, Cơ hội – Đang đàm phán, Giao dịch – Đã đóng).
Tạo các chế độ xem khác nhau cho mỗi danh sách để lọc và hiển thị dữ liệu có liên quan dựa trên nhu cầu của bạn (ví dụ: Khách hàng tiềm năng đang hoạt động, Giao dịch sẽ đóng trong tháng này). Điều này cho phép bạn tập trung vào dữ liệu cụ thể dựa trên nhu cầu của mình.
Hãy xem các đối tượng/kỳ/phiên bản mà bạn cũng có thể áp dụng với Chế độ xem của ClickUp:
1. Chế độ xem khách hàng tiềm năng đang hoạt động:
- Mục đích: Xác định các khách hàng tiềm năng chưa được chuyển đổi và cần được nuôi dưỡng thêm
- Dữ liệu hiển thị: Tên khách hàng tiềm năng, Thông tin liên hệ, Ngày hoạt động gần nhất, Điểm khách hàng tiềm năng (nếu có)
- Tùy chọn lọc: Hiển thị khách hàng tiềm năng theo nguồn (ví dụ: biểu mẫu trang web, giới thiệu) Lọc theo trạng thái hoạt động (ví dụ: không có hoạt động trong tuần qua, đã mở email cuối cùng) Phạm vi điểm khách hàng tiềm năng (nếu có)
- Hiển thị khách hàng tiềm năng theo nguồn (ví dụ: biểu mẫu trên trang web, giới thiệu)
- Lọc theo trạng thái hoạt động (ví dụ: không có hoạt động trong tuần qua, đã mở email cuối cùng)
- Phạm vi điểm số khách hàng tiềm năng (nếu có)
- Trường hợp sử dụng: Nhân viên bán hàng có thể ưu tiên tiếp cận các khách hàng tiềm năng cao với chế độ xem này
- Hiển thị khách hàng tiềm năng theo nguồn (ví dụ: biểu mẫu trang web, giới thiệu)
- Lọc theo trạng thái hoạt động (ví dụ: không có hoạt động trong tuần qua, đã mở email cuối cùng)
- Phạm vi điểm số khách hàng tiềm năng (nếu có)
2. Giao dịch kết thúc trong tháng này Chế độ xem:
- Mục đích: Theo dõi các giao dịch sắp hoàn thành để đảm bảo kết thúc kịp thời
- Dữ liệu hiển thị: Tên giao dịch, Tên liên hệ, Ngày dự kiến đóng giao dịch, Giá trị giao dịch, Giai đoạn hiện tại trong quy trình bán hàng
- Tùy chọn lọc: Lọc theo nhân viên bán hàng được chỉ định Xem các giao dịch theo phạm vi ngày dự kiến đóng (ví dụ: trong tuần tới, hai tuần tới) Lọc theo phạm vi giá trị giao dịch
- Lọc theo nhân viên bán hàng được phân công
- Chế độ xem giao dịch theo phạm vi ngày đóng dự kiến (ví dụ: trong tuần tới, trong hai tuần tới)
- Lọc theo phạm vi giá trị giao dịch
- Trường hợp sử dụng: Các giám đốc bán hàng có thể theo dõi tiến độ và xác định các trở ngại tiềm ẩn cho các giao dịch sẽ kết thúc trong tháng này
- Lọc theo nhân viên bán hàng được phân công
- Chế độ xem giao dịch theo phạm vi ngày dự kiến đóng (ví dụ: trong tuần tới, hai tuần tới)
- Lọc theo phạm vi giá trị giao dịch
3. Vấn đề dịch vụ khách hàng Chế độ xem:
- Mục đích: Nhanh chóng xem và giải quyết các vấn đề dịch vụ khách hàng còn tồn đọng
- Dữ liệu hiển thị: Tên khách hàng, Mô tả vấn đề, Mức độ ưu tiên, Ngày gửi, Nhân viên được phân công (nếu có)
- Tùy chọn lọc: Lọc theo loại vấn đề (ví dụ: thanh toán, sự cố kỹ thuật) Chế độ xem theo mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp) Lọc theo nhân viên được phân công hoặc các vấn đề chưa được phân công
- Lọc theo loại vấn đề (ví dụ: thanh toán, vấn đề kỹ thuật)
- Chế độ xem theo mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp)
- Lọc theo nhân viên được phân công hoặc các vấn đề chưa được phân công
- Trường hợp sử dụng: Nhân viên dịch vụ khách hàng có thể ưu tiên các vấn đề khẩn cấp và theo dõi tiến độ giải quyết
- Lọc theo loại vấn đề (ví dụ: thanh toán, sự cố kỹ thuật)
- Chế độ xem theo mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp)
- Lọc theo nhân viên được phân công hoặc vấn đề chưa được phân công
Thiết lập các công việc tự động để hợp lý hóa quy trình làm việc, chẳng hạn như gửi email theo dõi sau khi tạo/lập khách hàng tiềm năng hoặc phân công công việc dựa trên thay đổi trạng thái.
4. Điền dữ liệu vào CRM
Nếu bạn có dữ liệu khách hàng hiện có, hãy nhập dữ liệu đó vào ClickUp bằng tệp CSV hoặc tích hợp với các nền tảng khác. Ví dụ: nếu bạn đang nhập bằng tệp CSV, hãy thực hiện theo cách sau:
- Có thể dữ liệu khách hàng của bạn được lưu trữ trong bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Trang tính; hãy xuất dữ liệu khách hàng sang tệp CSV (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy). Đảm bảo mỗi tiêu đề cột trong tệp CSV khớp với trường danh sách ClickUp (ví dụ: Tên, Email, Công ty)
- Trong ClickUp, điều hướng đến Không gian Làm việc và Danh sách nơi bạn muốn nhập dữ liệu. Nhấp vào "Nhập" và chọn Tệp CSV. Chọn tệp CSV chứa dữ liệu khách hàng của bạn và làm theo hướng dẫn trên màn hình để ánh xạ các điểm dữ liệu đến các trường ClickUp thích hợp.
Thêm liên hệ, khách hàng tiềm năng và cơ hội mới khi bạn tương tác với họ qua các điểm tiếp xúc khác nhau. Quá trình này cũng có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng các biểu mẫu tùy chỉnh, ví dụ như trên trang web của bạn, để thu thập dữ liệu có cấu trúc.
5. Sử dụng ClickUp cho bán hàng và tiếp thị
Tạo nhiệm vụ trong danh sách như Chiến dịch tiếp thị, phân công cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ. Phần mềm quản lý dự án bán hàng ClickUp sẽ hỗ trợ bạn.
Lựa chọn phần mềm phù hợp cho hệ thống CRM của bạn
Mặc dù các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân kinh doanh có thể quản lý bằng cơ sở dữ liệu CRM Excel cơ bản, nhưng cơ sở dữ liệu CRM rộng lớn phải được kết hợp với phần mềm CRM để sử dụng dữ liệu một cách chính xác. Để lựa chọn phần mềm CRM hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn, cần phải xem xét cẩn thận các nhu cầu cụ thể và các chức năng mà các nền tảng khác nhau cung cấp.
Dưới đây là phân tích chi tiết về các yếu tố quan trọng cần đánh giá:
1. Yêu cầu kinh doanh
- Xác định điểm yếu của bạn: Bạn gặp những thách thức nào trong việc quản lý mối quan hệ với khách hàng? Là tổ chức khách hàng tiềm năng, hiển thị đường ống bán hàng hay giao tiếp không hiệu quả? Hiểu rõ vấn đề của bạn sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp
- Xác định mục tiêu của bạn: Bạn hy vọng đạt được điều gì với CRM? Bạn muốn tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng, cải thiện dịch vụ khách hàng hay hiểu sâu hơn về khách hàng? Có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn ưu tiên các tính năng
- Đánh giá ngân sách: Xác định số tiền bạn có thể đầu tư vào giải pháp CRM SaaS. Cân nhắc cả chi phí ban đầu và phí đăng ký định kỳ
- Xác định người dùng quan trọng: Ai sẽ sử dụng CRM hàng ngày? Hiểu nhu cầu và kỹ năng kỹ thuật của họ sẽ ảnh hưởng đến lựa chọn độ phức tạp của giao diện
2. Tùy chọn tùy chỉnh
Tìm kiếm một phần mềm CRM tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc của bạn, chứ không phải ngược lại. Chọn phần mềm cho phép bạn:
- Tạo trường tùy chỉnh: Thu thập các điểm dữ liệu cụ thể có liên quan đến kinh doanh của bạn.
- Xác định trạng thái và quy trình tùy chỉnh: Điều chỉnh hệ thống CRM tùy chỉnh để phản ánh quy trình bán hàng và hành trình khách hàng độc đáo của bạn
- Tích hợp với các công cụ hiện có: Kết nối CRM hợp tác của bạn với các nền tảng khác mà bạn sử dụng, chẳng hạn như email, tự động hóa tiếp thị và phần mềm kế toán, để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn
3. Khả năng báo cáo
Các CRM hiệu quả cung cấp các tính năng báo cáo mạnh mẽ để hiểu rõ hơn về dữ liệu khách hàng và hiệu suất bán hàng. Đánh giá khả năng của nó về:
- Nhiều loại báo cáo: Truy cập báo cáo về quy trình bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, giá trị trọn đời của khách hàng và hiệu suất chiến dịch tiếp thị
- Tùy chọn tùy chỉnh: Có thể lọc và phân đoạn dữ liệu để tạo báo cáo phù hợp với nhu cầu của bạn
- Trực quan hóa dữ liệu: Sử dụng biểu đồ và đồ thị để giải thích dữ liệu phức tạp một cách dễ dàng
ClickUp CRM chiến thắng trong tất cả các hạng mục này nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu triển khai.
4. Các tính năng cho quản lý quy trình bán hàng và khách hàng tiềm năng:
Hợp lý hóa quy trình bán hàng của bạn với các tính năng như:
- Quản lý đường ống trực quan: Theo dõi các giao dịch ở các giai đoạn khác nhau và trực quan hóa tiến độ của chúng
- Đánh giá và xếp loại khách hàng tiềm năng: Xếp hạng khách hàng tiềm năng dựa trên giá trị tiềm năng và khả năng chuyển đổi của họ
- Công việc và nhắc nhở tự động: Thiết lập các công việc tự động để theo dõi, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và theo dõi hoạt động
5. Cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng:
Đánh giá nền tảng CRM về khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả. Tìm kiếm các tính năng như:
- Quản lý liên hệ: Lưu trữ và sắp xếp thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm chi tiết liên hệ, thông tin nhân khẩu học và lịch sử mua hàng
- Lịch sử tương tác: Theo dõi tất cả các tương tác với khách hàng, bao gồm email, cuộc gọi, cuộc họp và ghi chú, để cung cấp chế độ xem hoàn chỉnh về hành trình của khách hàng
- Phân khúc và mục tiêu: Phân khúc và gắn thẻ cơ sở khách hàng của bạn dựa trên các tiêu chí cụ thể để cá nhân hóa các chiến dịch tiếp thị và truyền thông
6. Tính năng bảo mật
Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu khi chọn xây dựng ứng dụng CRM tùy chỉnh. Đảm bảo nền tảng cung cấp:
- Mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải
- Kiểm soát quyền truy cập của người dùng: Cấp các mức quyền truy cập khác nhau cho người dùng dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ
- Kiểm tra và cập nhật bảo mật thường xuyên: Chọn nhà cung cấp cam kết mạnh mẽ về tuân thủ bảo mật dữ liệu
7. Ứng dụng di động
Trong thế giới di động ngày nay, việc truy cập CRM mọi lúc mọi nơi là điều thiết yếu. Hãy tìm kiếm một nền tảng có
- Ứng dụng di động gốc cho iOS và Android: Đảm bảo trải nghiệm mượt mà và thân thiện với người dùng cho cả hai nền tảng
- Chức năng ngoại tuyến: Truy cập và cập nhật dữ liệu mà không cần kết nối internet
- Các tính năng chính có sẵn trên thiết bị di động: Đảm bảo các chức năng cốt lõi như quản lý liên hệ, xem đường ống và quản lý công việc có thể truy cập được trên thiết bị di động
Liên quan: Mẫu hồ sơ khách hàng để hiểu khách hàng của bạn hơn
Mở rộng quy trình CRM của bạn với ClickUp
Cơ sở dữ liệu CRM đơn giản hóa các quy trình kinh doanh bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và hợp tác của bạn bằng dữ liệu khách hàng có giá trị với tự động hóa.
Tuy nhiên, để chọn được CRM phù hợp, bạn cần hiểu mục tiêu kinh doanh của mình — bạn cần những dữ liệu khách hàng nào và dữ liệu đó sẽ cải thiện doanh số và dịch vụ như thế nào? Bạn đang sử dụng chiến lược CRM nào để quản lý kinh doanh?
Sau đó, đánh giá phần mềm CRM dựa trên các tính năng như quản lý khách hàng tiềm năng, báo cáo, mẫu CRM có sẵn và khả năng truy cập trên thiết bị di động để đảm bảo phần mềm phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Nếu bạn đang cân nhắc chi phí, bạn cũng có thể xem xét các phần mềm CRM thay thế với giá cả phải chăng hơn.
Tương lai của cơ sở dữ liệu CRM nằm ở trí tuệ nhân tạo AI để mang lại trải nghiệm cá nhân hóa, tích hợp hệ thống sâu hơn và tập trung vào bảo mật dữ liệu và áp dụng đám mây.
Sẵn sàng tăng hiệu quả CRM của bạn? Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Tôi có thể tự xây dựng hệ thống CRM của riêng mình không?
Có, nhưng mặc dù về mặt kỹ thuật là có thể, việc xây dựng hệ thống CRM của riêng bạn từ đầu là một công việc phức tạp và tốn nhiều nguồn lực, đòi hỏi chuyên môn về phát triển và bảo trì liên tục, khiến nó thường không thực tế đối với hầu hết các doanh nghiệp.
2. Làm thế nào để xây dựng CRM từng bước?
Đầu tiên, xác định nhu cầu và chức năng của bạn. Sau đó, chọn phương pháp phát triển, hoặc là viết mã từ đầu hoặc sử dụng nền tảng mã thấp. Cuối cùng, tập trung vào việc xây dựng các tính năng cốt lõi như quản lý liên hệ, theo dõi lịch sử tương tác và quản lý quy trình bán hàng.
3. CRM có thể là một cơ sở dữ liệu không?
Có, CRM có thể được coi là một loại cơ sở dữ liệu. CRM lưu trữ và quản lý tập trung thông tin khách hàng, lịch sử tương tác và các dữ liệu liên quan khác, trở thành công cụ quý giá giúp doanh nghiệp hiểu và quản lý mối quan hệ với khách hàng.
Tuy nhiên, CRM thường cung cấp các tính năng vượt xa chức năng cơ bản của lưu trữ dữ liệu, chẳng hạn như quản lý quy trình bán hàng, tự động hóa tiếp thị và khả năng báo cáo.