Mỗi điểm tiếp xúc và tương tác với khách hàng có thể hướng người dùng đến với doanh nghiệp của bạn hoặc khiến họ rời bỏ doanh nghiệp. Do đó, các nhóm bán hàng và tiếp thị của bạn phải có hệ thống CRM toàn diện để xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt.
Mặc dù nhận ra rằng doanh nghiệp của bạn cần một hệ thống CRM là bước đầu tiên rất quan trọng, nhưng thách thức lớn là triển khai hệ thống đó một cách hiệu quả. Các cuộc khảo sát cho thấy 80% doanh nghiệp áp dụng hệ thống CRM để tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và báo cáo bán hàng, nhưng khoảng 66% triển khai không thành công.
Do đó, việc triển khai thành công hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng cho tổ chức của bạn là rất quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần biết về quy trình thiết lập, chi phí triển khai CRM, những sai lầm thường gặp và hơn thế nữa.
Sẵn sàng? Hãy bắt đầu ngay.
Quy trình triển khai CRM là gì?
Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc định nghĩa CRM.
CRM, hay quản lý mối quan hệ khách hàng, là một phương pháp chiến lược để quản lý và phân tích các tương tác và dữ liệu của khách hàng trong suốt vòng đời khách hàng. Phương pháp này tập trung vào việc tổ chức, tự động hóa và đồng bộ hóa mọi thứ liên quan đến các mối quan hệ kinh doanh.
Triển khai CRM hiệu quả mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Thông tin chi tiết và quyết định chính xác: Hệ thống CRM được trang bị các công cụ phân tích và dữ liệu lịch sử. Các tính năng này giúp nâng cao chất lượng ra quyết định của bạn với thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu về: Dự báo bán hàng chính xác Hồ sơ hành vi khách hàng rõ ràng Báo cáo và dự báo hiệu suất
- Dự báo doanh số chính xác
- Hiểu rõ hồ sơ hành vi của khách hàng
- Báo cáo và dự báo hiệu suất
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Hệ thống CRM hoạt động như một cơ sở dữ liệu giao dịch và liên hệ, lý tưởng cho việc hỗ trợ khách hàng. Truy cập nhanh vào lịch sử khách hàng giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng
- Trải nghiệm cá nhân hóa: Hệ thống CRM có thể được hỗ trợ bởi AI để thu thập phản hồi và sở thích của khách hàng. Điều này giúp xây dựng trải nghiệm cá nhân hóa
- Tăng hiệu quả hoạt động: Nền tảng CRM cho phép nhóm bán hàng của bạn theo dõi các giao dịch, ghi chép các cuộc đàm phán và phát hiện các khách hàng tiềm năng. Điều này giúp giảm nỗ lực thủ công và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể
- Dự báo doanh số chính xác
- Hiểu rõ hồ sơ hành vi của khách hàng
- Báo cáo và dự báo hiệu suất
Hiểu về vòng đời sản phẩm CRM
Để triển khai hệ thống CRM hiệu quả, bạn phải biết nó bắt đầu và kết thúc ở đâu. Ngay từ bước tiếp cận ban đầu đến tương tác sau mua hàng, đây là các giai đoạn trong vòng đời sản phẩm CRM:
- Tạo khách hàng tiềm năng: Xác định và thu hút khách hàng tiềm năng
- Đánh giá tiềm năng khách hàng tiềm năng: Đánh giá tiềm năng của khách hàng tiềm năng dựa trên các yếu tố khác nhau
- Tạo/lập cơ hội: Phát triển cơ hội bán hàng từ các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện
- Đóng giao dịch bán hàng: Chuyển đổi cơ hội thành khách hàng trả tiền
- Tiếp nhận khách hàng mới: Chào đón khách hàng mới và thiết lập kỳ vọng
- Hỗ trợ khách hàng: Hỗ trợ khách hàng và giải quyết các vấn đề
- Giữ chân khách hàng: Xây dựng mối quan hệ lâu dài và khuyến khích kinh doanh lặp lại
- Mở rộng khách hàng: Xác định cơ hội bán thêm hoặc bán chéo
Bằng cách hiểu những nguyên tắc cơ bản này, các doanh nghiệp có thể thực hiện bước đầu tiên để triển khai hệ thống CRM và gặt hái những lợi ích của nó.
Cách triển khai hệ thống CRM
Việc triển khai hệ thống CRM một cách hiệu quả đòi hỏi nghiên cứu kỹ lưỡng và chuẩn bị chu đáo.
Hãy cùng xem xét quy trình triển khai CRM, được chia thành bốn giai đoạn. Chúng ta cũng sẽ khám phá cách ClickUp, một nền tảng quản lý dự án hàng đầu trong ngành, giúp quy trình triển khai và hệ thống CRM hiệu quả hơn nhiều.
Bước 1: Giai đoạn trước triển khai
Giai đoạn trước triển khai là rất quan trọng để đặt nền tảng cho một hệ thống CRM thành công. Giai đoạn này cũng đảm bảo rằng việc triển khai của bạn là bền vững, khả thi và đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Dưới đây là bốn bước cần thực hiện trước khi bắt đầu triển khai CRM:
I. Xác định các yêu cầu cho việc triển khai CRM
Điều này bao gồm hiểu các thách thức cụ thể mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt trong việc quản lý mối quan hệ với khách hàng. Có vấn đề gì với quản lý khách hàng tiềm năng, duy trì khách hàng hoặc hiển thị đường ống bán hàng không? Ghi lại các điểm khó khăn giúp bạn xác định các chức năng quan trọng mà hệ thống CRM của bạn cần.
II. Hiểu rõ quy trình và mục tiêu kinh doanh của bạn
Lập bản đồ hành trình khách hàng hiện tại để xác định các điểm tiếp xúc quan trọng. Xác định rõ mục tiêu kinh doanh, chẳng hạn như tăng doanh số, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hoặc nâng cao hiệu quả tiếp thị.
Việc lập bản đồ mục tiêu sẽ hướng dẫn quá trình triển khai CRM của bạn đến thành công. Để đảm bảo quá trình cài đặt và theo dõi mục tiêu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, hãy tận dụng ClickUp Goals.
ClickUp Goals là một tính năng thiết lập mục tiêu lý tưởng. Bạn có thể bắt đầu bằng cách ghi lại mục tiêu kinh doanh và các công việc liên quan để triển khai CRM. Sau đó, bạn có thể giao từng mục tiêu cho các bên liên quan, tăng cường trách nhiệm và giữ mọi người cùng chung một trang. Cuối cùng, bạn có thể biến các mục tiêu thành công việc và tích hợp chúng vào lộ trình triển khai của mình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để nhanh chóng tạo bảng câu hỏi nhằm làm rõ các mục tiêu kinh doanh, chẳng hạn như mục tiêu triển khai CRM. Ngoài ra, AI Knowledge Master của nó cung cấp tổng quan về dự án và cập nhật tiến độ khi được kết nối với các nguồn dữ liệu có liên quan.
III. Thực hiện đánh giá nhu cầu nội bộ
Đánh giá nhu cầu toàn diện là điều cần thiết để xác định chính xác các yêu cầu CRM. Điều này bao gồm thu thập thông tin từ các bộ phận khác nhau, bao gồm bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và vận hành.
Phân tích các quy trình hiện tại, xác định những điểm không hiệu quả và hiểu kết quả mong muốn sẽ tạo ra một bản thiết kế chi tiết cho hệ thống CRM. Điều này thường yêu cầu một không gian kỹ thuật số để tất cả các quản lý dự án có liên quan có thể cùng nhau thảo luận và hình dung, và ClickUp Whiteboards là công cụ hoàn hảo cho việc này.
ClickUp Whiteboards cung cấp một nền tảng hợp tác cho các nhóm để trực quan hóa dữ liệu và khám phá những hiểu biết sâu sắc. Bằng cách tích hợp phân tích và báo cáo trực tiếp, nó có thể cung cấp nền tảng cho việc triển khai CRM hiệu quả.
IV. Thành lập nhóm triển khai CRM chuyên dụng
Thành lập một nhóm đa chức năng bao gồm các đại diện từ các bộ phận khác nhau. Nhóm này nên bao gồm những cá nhân có hiểu biết sâu sắc về quy trình kinh doanh, công nghệ và quản lý dự án.
Cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả.
Sau khi nhóm triển khai CRM chuyên dụng của bạn đã sẵn sàng, Bảng Kanban của ClickUp có thể giúp bạn tạo và phân công công việc ngay lập tức. Tính năng kéo và thả của bảng Kanban ClickUp giúp đơn giản hóa việc cập nhật trạng thái công việc. Bạn cũng có thể theo dõi sức chứa hiện tại của nhóm và liên kết nó với tiến độ triển khai CRM của bạn.
V. Thiết lập phạm vi và dòng thời gian của dự án
Lộ trình đảm bảo kế hoạch và thực hiện hiệu quả. Xác định ranh giới của dự án triển khai CRM, bao gồm các bộ phận và quy trình sẽ tham gia. Tạo dòng thời gian thực tế với các cột mốc và kết quả quan trọng.
Điều này sẽ giúp quản lý kỳ vọng, phân bổ nguồn lực hiệu quả và theo dõi tiến độ trong suốt quá trình triển khai.
Mẫu Lộ trình dự án ClickUp giúp bạn luôn nắm rõ các cột mốc triển khai CRM. Mẫu này hiển thị phạm vi, dòng thời gian và tiến độ của dự án. Nhiều chế độ xem nhiệm vụ và trường trạng thái giúp bạn dễ dàng tạo, theo dõi và hoàn thành các cột mốc triển khai CRM.
Bước 2: Chọn nền tảng CRM phù hợp
Lựa chọn nền tảng CRM là một quyết định quan trọng, có tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Hãy cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn:
Yếu tố #1: Tính thân thiện với người dùng
Hệ thống CRM chỉ hiệu quả khi tỷ lệ áp dụng cao. Nền tảng có đường cong học tập dốc hoặc giao diện phức tạp sẽ khiến người dùng cảm thấy khó chịu, dữ liệu không chính xác và hệ thống tổng thể hoạt động kém hiệu quả. Khả năng sử dụng phải là yếu tố quan trọng hàng đầu khi lựa chọn CRM.
Một nền tảng CRM thân thiện với người dùng phải có các đặc điểm sau:
- Giao diện trực quan: Nền tảng phải có bố cục rõ ràng và logic, giúp người dùng dễ dàng điều hướng và tìm kiếm thông tin cần thiết
- Khả năng tùy chỉnh: Người dùng phải có thể tùy chỉnh nền tảng để phù hợp với sở thích và phong cách công việc của mình
- Tính nhất quán: Thiết kế và chức năng của nền tảng phải nhất quán giữa các mô-đun và tính năng khác nhau
- Tối ưu hóa thiết bị di động: Khả năng truy cập dữ liệu CRM mọi lúc mọi nơi là điều cần thiết đối với các nhóm bán hàng hiện nay. Nền tảng này phải cung cấp trải nghiệm di động nhạy bén và thân thiện với người dùng
- Tài liệu rõ ràng và súc tích: Tài liệu toàn diện và dễ tiếp cận giúp rút ngắn thời gian học tập
Yếu tố #2: Tiện lợi cho nhân viên
Một nền tảng phù hợp với nhu cầu và sở thích của nhân viên góp phần nâng cao sự hài lòng trong công việc và tăng năng suất.
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên đối với hệ thống CRM:
- Dễ sử dụng: Nền tảng thân thiện với người dùng giúp giảm bớt sự thất vọng và tăng sự hài lòng trong công việc
- Tiết kiệm thời gian: CRM tự động hóa các công việc và hợp lý hóa quy trình làm việc giúp nhân viên tiết kiệm thời gian để tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn
- Khả năng truy cập dữ liệu: Dễ dàng truy cập thông tin khách hàng giúp nhân viên cung cấp dịch vụ tốt hơn
- Tích hợp với các công cụ khác: Một hệ thống CRM tích hợp mượt mà với các công cụ khác giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh
- Đào tạo và hỗ trợ: Đào tạo đầy đủ và hỗ trợ liên tục là yếu tố cần thiết để nhân viên thành công
Yếu tố #3: Ưu điểm cốt lõi của nền tảng
Mặc dù có rất nhiều phần mềm CRM để lựa chọn, nhưng chỉ cần nhìn qua ClickUp là đủ để hiểu rằng đây là lựa chọn lý tưởng. Ngoài khả năng tùy chỉnh cao, ClickUp còn nổi bật là một lựa chọn đa năng nhờ những ưu điểm không thể bỏ qua sau đây:
- Nền tảng tất cả trong một: Cung cấp tính năng quản lý công việc, chia sẻ tài liệu, giao tiếp, tiếp thị CRM và hơn thế nữa. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm thiểu nhu cầu sử dụng nhiều công cụ và giảm thiểu sự phân tán dữ liệu
- Quy trình công việc có thể tùy chỉnh: Cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh mô-đun CRM theo nhu cầu và quy trình công việc của mình. Mức độ tùy chỉnh này thường thiếu trong các giải pháp CRM truyền thống, vốn tương đối thiếu linh hoạt
- Giá cả linh hoạt: Cung cấp các gói giá cạnh tranh, trở thành lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp thuộc mọi kích thước
- Khả năng mở rộng: Thích ứng để đáp ứng nhu cầu phát triển của bạn. ClickUp là phần mềm quản lý khách hàng tiềm năng được ưa chuộng vì có nền tảng có thể mở rộng, phát triển cùng với kinh doanh của bạn
ClickUp cung cấp nhiều mẫu CRM hiệu quả và sẵn sàng sử dụng để giải quyết tất cả các yếu tố và lợi thế này. Mẫu ClickUp CRM
Mẫu ClickUp CRM cung cấp một khung để quản lý quy trình bán hàng và theo dõi các hoạt động CRM của bạn. Các tính năng tùy chỉnh giai đoạn, theo dõi giao dịch, quản lý liên hệ và báo cáo giúp hợp lý hóa quy trình bán hàng và chốt giao dịch nhanh hơn. Bạn cũng có thể sử dụng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp để giao tiếp chủ động trong nhóm của mình.
Mẫu CRM đơn giản của ClickUp
Mẫu CRM đơn giản của ClickUp cung cấp các tính năng và chức năng cần thiết để quản lý mối quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả, cho dù bạn là một nhóm nhỏ hay một doanh nghiệp lớn. Mẫu này hợp lý hóa việc quản lý khách hàng bằng cách cho phép bạn tập trung thông tin và tự động hóa các công việc. Mẫu này cũng cho phép bạn phân tích phản hồi và xu hướng của khách hàng để cải thiện hiệu quả bán hàng, mối quan hệ với khách hàng và đưa ra quyết định sáng suốt.
Bước 3: Triển khai CRM với ClickUp
Các nỗ lực trước khi triển khai và lựa chọn nền tảng giúp đơn giản hóa quá trình triển khai cốt lõi thành hai bước chính: cấu trúc CRM và di chuyển dữ liệu.
I. Xác định cấu trúc CRM của bạn
Việc tạo cấu trúc CRM giúp tổ chức của bạn phân công và xử lý mọi giai đoạn trong vòng đời sản phẩm CRM. Nó cũng giúp quản lý khối lượng công việc của nhân viên và thúc đẩy trách nhiệm giải trình. Dưới đây là các hoạt động chính liên quan đến việc tạo cấu trúc CRM — tất cả đều trở nên cực kỳ đơn giản khi bạn sử dụng nền tảng ClickUp:
- Tạo không gian riêng: Thiết lập một không gian riêng cho CRM để giữ dữ liệu được tổ chức và dễ truy cập
- Thiết lập danh sách: Tạo danh sách đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng (ví dụ: Khách hàng tiềm năng, Khách hàng tiềm năng, Khách hàng hiện tại)
- Tùy chỉnh trạng thái: Xác định Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh ClickUp cụ thể trong mỗi danh sách để theo dõi tiến độ giao dịch (ví dụ: Đủ điều kiện, Đã gửi đề xuất, Đã đóng/Đã thắng)
- Tạo trường tùy chỉnh: Thêm Trường Tùy chỉnh ClickUp để thu thập thông tin khách hàng cần thiết (ví dụ: kích thước công ty, ngành, chi tiết liên hệ)
- Liên kết giao dịch với tài khoản và liên hệ: Thiết lập mối quan hệ giữa giao dịch, tài khoản và liên hệ để có chế độ xem toàn diện
II. Di chuyển dữ liệu của bạn
Cơ sở dữ liệu CRM là trái tim của toàn bộ hệ thống. Sau khi cấu trúc đã sẵn sàng, việc tích hợp toàn bộ dữ liệu hiện có, bao gồm thông tin liên hệ, giao dịch chưa hoàn tất và lịch sử bán hàng, vào phần mềm CRM là vô cùng quan trọng. Dưới đây là cách thực hiện:
- Xác định nguồn dữ liệu: Xác định vị trí lưu trữ dữ liệu khách hàng (ví dụ: bảng tính, CRM hiện có, nền tảng tiếp thị qua email)
- Làm sạch dữ liệu: Đảm bảo độ chính xác và nhất quán của dữ liệu trước khi nhập
- Sử dụng tính năng nhập của ClickUp: Tận dụng chức năng nhập của ClickUp để chuyển dữ liệu vào danh sách và trường thích hợp
- Nhập dữ liệu thủ công: Nhập thủ công có thể cần thiết đối với các tập dữ liệu nhỏ hơn hoặc cấu trúc dữ liệu phức tạp
III. Tự động hóa và tích hợp
Giảm nỗ lực thủ công nên là trọng tâm chính trong việc triển khai CRM. Tích hợp và tự động hóa các hoạt động giúp giảm bớt gánh nặng cho các hoạt động hàng ngày của nhóm bạn. Dưới đây là các bước để xây dựng một hệ thống CRM toàn diện:
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại: Sử dụng các tính năng tự động hóa của ClickUp để hợp lý hóa quy trình làm việc (ví dụ: tự động cập nhật trạng thái, thông báo qua email, tạo/lập nhiệm vụ)
- Tích hợp với các công cụ khác: Kết nối ClickUp với email, tự động hóa tiếp thị và các công cụ khác để tập trung thông tin và thực hiện các chiến dịch tiếp thị hiệu quả
- Tích hợp dữ liệu nội bộ: Khám phá API ClickUp để tích hợp phức tạp hơn, chẳng hạn như liên kết CRM với đơn đặt hàng, mức tồn kho hoặc báo cáo thông tin thị trường
Cũng nên đọc: Cách tự động hóa quy trình CRM: Lợi ích và thực tiễn tốt nhất
IV. Tăng cường hiệu quả với bảng điều khiển phân tích
Phân tích CRM giúp các doanh nghiệp đo lường hiệu suất bán hàng, xác định xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bằng cách phân tích các chỉ số chính, bạn sẽ có được những thông tin chi tiết quý giá về:
- Hiệu quả của quy trình bán hàng: Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi ở mỗi giai đoạn của quy trình để xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình bán hàng của bạn
- Hiệu suất của nhóm bán hàng: Phân tích hiệu suất của từng cá nhân và nhóm để xác định những nhân viên có hiệu suất cao nhất và những lĩnh vực cần cải thiện
- Giá trị trọn đời của khách hàng: Hiểu giá trị lâu dài của khách hàng để ưu tiên các nỗ lực giữ chân khách hàng
- Hiệu quả chiến dịch: Đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và tối ưu hóa chi tiêu tiếp thị
Dưới đây là cách bạn có thể thiết lập bảng điều khiển phân tích trên ClickUp:
- Xác định các chỉ số chính: Xác định các chỉ số quan trọng nhất đối với kinh doanh của bạn dựa trên các chỉ số North Star
- Tạo báo cáo tùy chỉnh: Sử dụng tính năng báo cáo của ClickUp để tạo báo cáo cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số quan trọng này. ClickUp cho phép bạn lọc dữ liệu, nhóm dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau và tạo biểu đồ để trực quan hóa xu hướng
- Hình dung dữ liệu: Sử dụng biểu đồ và đồ thị (ví dụ: biểu đồ cột, biểu đồ tròn và đồ thị đường) để truyền đạt kết quả từ báo cáo của bạn một cách hiệu quả. Hình dung giúp dễ dàng xác định các mẫu, xu hướng và các giá trị ngoại lệ
- Giám sát hiệu suất: Xem xét phân tích thường xuyên để xác định xu hướng và các lĩnh vực cần cải thiện. Lên lịch các cuộc họp với nhóm bán hàng để thảo luận về các chỉ số chính và điều chỉnh chiến lược quản lý khách hàng hoặc quy trình bán hàng nếu cần
ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện, mạnh mẽ: Phần mềm CRM ClickUp.
Phần mềm CRM ClickUp
ClickUp CRM là giải pháp CRM tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Với hệ thống quản lý công việc, tài nguyên và cơ sở dữ liệu khách hàng toàn diện, ClickUp CRM giúp tối ưu hóa sức chứa của nhóm và quản lý quy trình bán hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.
Nó cung cấp hơn 1.000 tích hợp gốc và của bên thứ ba, bao gồm API ClickUp, để bạn có thể tạo CRM của riêng mình trong ClickUp. ClickUp CRM cũng được tích hợp sẵn với ClickUp Brain, trợ lý AI cá nhân của bạn, để giúp bạn trả lời các truy vấn kỹ thuật, truy vấn của khách hàng và hơn thế nữa. Khi hệ thống CRM của bạn trên ClickUp đã sẵn sàng, chúng tôi sẽ chuyển sang giai đoạn sau triển khai.
Bước 4: Giai đoạn sau triển khai
Các bước sau triển khai bao gồm đào tạo, nâng cao kỹ năng, thử nghiệm và cải tiến dựa trên phản hồi. Giai đoạn này là một quá trình liên tục.
Dưới đây là bốn phần quan trọng của giai đoạn sau triển khai CRM:
I. Kế hoạch đào tạo và giới thiệu
Việc triển khai CRM thành công phụ thuộc vào sự chấp nhận của người dùng. Một kế hoạch đào tạo và giới thiệu toàn diện sẽ đảm bảo nhân viên sử dụng hiệu quả hệ thống CRM mới. Người quản lý dự án triển khai CRM nên:
- Xác định nhu cầu đào tạo: Dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ, xác định mức độ đào tạo cần thiết cho các nhóm người dùng khác nhau (bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng)
- Phát triển tài liệu đào tạo: Tạo các tài liệu đào tạo khác nhau, bao gồm hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn thực hành và video trình diễn
- Tổ chức các phiên đào tạo: Cung cấp các phiên đào tạo theo nhóm và cá nhân để phù hợp với các phong cách học tập khác nhau
- Cung cấp hỗ trợ liên tục: Thiết lập bộ phận trợ giúp hoặc hệ thống hỗ trợ để giải đáp thắc mắc và vấn đề của người dùng
- Khuyến khích chia sẻ kiến thức: Thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên thông qua đào tạo và cố vấn giữa các đồng nghiệp
Giao diện trực quan của ClickUp giúp đẩy nhanh quá trình học tập, nhưng quá trình đào tạo là rất quan trọng để đảm bảo tất cả người dùng tận dụng tối đa tiềm năng của nền tảng. ClickUp có tính năng nền tảng thân thiện với người dùng gọi là ClickUp University, có thể nâng cao mục tiêu học tập và đào tạo của bạn.
ClickUp University cung cấp các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng của nhân viên, giúp họ sử dụng phần mềm CRM ClickUp một cách hiệu quả. Với quyền truy cập vào hơn 150 khóa học, hội thảo trên web và mô-đun đào tạo trực tiếp, nhân viên của bạn sẽ sớm trở thành chuyên gia ClickUp CRM.
Đọc thêm: 10 phần mềm thành công nhất trong lĩnh vực khách hàng để phát triển trong năm 2024
II. Hệ thống đánh giá liên tục và phản hồi
Giai đoạn sau triển khai không phải là kết thúc của hành trình CRM. Đánh giá liên tục và cải tiến là yếu tố thiết yếu để tối đa hóa lợi ích của giải pháp CRM.
- Thu thập phản hồi của người dùng: Thường xuyên thu thập phản hồi từ người dùng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI): Giám sát tốc độ bán hàng, mức độ hài lòng của khách hàng và lợi tức đầu tư (ROI) để đánh giá tác động của CRM
- Phân tích dữ liệu: Tận dụng khả năng báo cáo của ClickUp để xác định xu hướng và mô hình hành vi của khách hàng
- Thực hiện điều chỉnh dựa trên dữ liệu: Sử dụng thông tin chi tiết từ đánh giá để thay đổi hệ thống CRM hoặc quy trình kinh doanh
- Xây dựng văn hóa cải tiến liên tục: Khuyến khích nhân viên đề xuất các cải tiến và tối ưu hóa
Thiết lập một vòng phản hồi mạnh mẽ giúp doanh nghiệp của bạn không ngừng phát triển và đáp ứng nhu cầu thay đổi.
III. Kiểm thử phần mềm
Mặc dù hệ thống CRM có thể đã đi vào hoạt động, nhưng việc tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để xác định và giải quyết mọi vấn đề là rất quan trọng.
- Kiểm tra chức năng: Xác minh rằng tất cả các chức năng của hệ thống hoạt động như mong đợi
- Kiểm tra hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của hệ thống trong các điều kiện tải khác nhau
- Kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu: Đảm bảo độ chính xác và nhất quán của dữ liệu
- Kiểm tra chấp nhận của người dùng (UAT): Thu thập phản hồi của người dùng cuối để xác định các vấn đề về khả năng sử dụng
- Kiểm thử hồi quy: Kiểm tra các tác động không mong muốn của các thay đổi hoặc cập nhật
Kiểm thử phần mềm định kỳ giúp duy trì tính ổn định của hệ thống, cải thiện hiệu suất và ngăn ngừa mất dữ liệu.
Những sai lầm cần tránh trong triển khai CRM
Triển khai hệ thống CRM là một khoản đầu tư đáng kể về thời gian, tiền bạc và nhân lực. Những lỗi không lường trước trong quá trình triển khai có thể dẫn đến chi phí cao hơn. Dưới đây là năm lỗi thường gặp cần lưu ý và các mẹo để tránh chúng:
Bỏ qua việc chấp nhận của người dùng
Hiệu quả của CRM phụ thuộc vào người dùng. Nếu không thu hút nhân viên tham gia vào quá trình lựa chọn và triển khai, kết quả sẽ là sự kháng cự và tỷ lệ áp dụng thấp.
✅ Việc cần làm thay thế?
Để tránh điều này, hãy thiết lập kế hoạch quản lý thay đổi, cung cấp đào tạo toàn diện và khuyến khích phản hồi.
Các vấn đề về chất lượng dữ liệu
Dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ sẽ khiến hệ thống CRM trở nên vô dụng.
✅ Việc cần làm thay thế?
Ưu tiên việc làm sạch dữ liệu trước khi triển khai và thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng dữ liệu nghiêm ngặt cho việc duy trì và bảo trì liên tục.
Phức tạp hóa hệ thống quá mức
Cố gắng triển khai tất cả các tính năng có sẵn thường khiến người dùng cảm thấy quá tải và cản trở năng suất.
✅ Việc cần làm thay thế?
Tập trung vào các chức năng cốt lõi phù hợp với mục tiêu kinh doanh và bổ sung các tính năng theo nhu cầu.
Thiếu mục tiêu rõ ràng
Đo lường thành công mà không có mục tiêu xác định là một thách thức và dẫn đến sự mơ hồ về ROI và chi phí.
✅ Việc cần làm thay thế?
Xác định các chỉ số KPI rõ ràng và đánh giá định kỳ hiệu suất của hệ thống so với các chỉ số này.
Đánh giá thấp thời gian và chi phí triển khai
Các dự án CRM thường mất nhiều thời gian và chi phí hơn dự kiến.
✅ Việc cần làm thay thế?
Tiến hành đánh giá nhu cầu kỹ lưỡng, lập kế hoạch dự án chi tiết và phân bổ nguồn lực đầy đủ.
🧠 Hãy nhớ: Việc triển khai CRM thành công sẽ mang lại lợi tức đầu tư (ROI) tích cực. Do đó, điều quan trọng là phải định lượng tất cả các lợi ích và chi phí của việc triển khai CRM, chẳng hạn như giấy phép phần mềm, phần cứng, đào tạo và bảo trì liên tục.
Xây dựng mối quan hệ khách hàng chất lượng với CRM phù hợp
Giải pháp CRM là cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Với bài viết này, bạn đã biết tất cả những gì cần thiết để triển khai CRM thành công, bao gồm các bước quan trọng, mẹo và thủ thuật, sai lầm thường gặp và cách chọn phần mềm CRM.
Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp sẽ tạo ra sự khác biệt cho khách hàng và nhóm bán hàng của bạn. Các mẫu CRM có thể tùy chỉnh của ClickUp, trợ lý cá nhân cho các truy vấn bán hàng và khả năng tích hợp dễ dàng với các công cụ khác có thể là động lực bạn cần để thúc đẩy mối quan hệ khách hàng và kết quả bán hàng mạnh mẽ.
Vì vậy, đừng chần chừ cải thiện chất lượng hoạt động CRM của bạn, hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay!