Tò mò, tại sao bạn lại tạo hệ thống CRM của riêng mình?
Liệu đó có phải là để thay thế tập tin khổng lồ ở góc bàn làm việc của bạn? Hay bạn đang phải đối phó với quá nhiều công cụ kỹ thuật số đắt đỏ?
Thật may mắn khi chúng ta tìm thấy nhau, vì ClickUp không chấp nhận những quy trình nửa vời hay những kẻ tham tiền. 👹 💰
Hãy tưởng tượng một nền tảng có thể hoạt động giống như bộ não của bạn, bất kể bạn đang làm việc ở bộ phận nào hay mã bưu điện của bạn là gì. Mọi thứ bạn cần biết về việc xây dựng hệ thống CRM riêng cho mình đều có ở ClickUp, để bạn có thể bắt đầu thực hiện các bước trong kinh doanh ngay hôm nay.
Chỉ có một nền tảng CRM không tự động đồng nghĩa với thành công. Vậy làm thế nào để biết CRM trong ClickUp có phù hợp với bạn không? Tất cả phụ thuộc vào tính linh hoạt trong việc tích hợp con người và phần mềm dưới một mái nhà ảo. Bạn sẽ muốn điều đó.
CRM là gì?
CRM, hay Quản lý mối quan hệ khách hàng, là một hệ thống quản lý các giao tiếp và dữ liệu hàng ngày từ khách hàng tiềm năng, liên hệ và khách hàng hiện tại. CRM hiện đại là một cơ sở dữ liệu khách hàng sống động với các mẫu, tính năng tự động theo dõi và báo cáo để thay thế các bảng tính và email nhàm chán. Về cốt lõi, CRM biến đổi các doanh nghiệp để trở nên ít giao dịch hơn và tập trung hơn vào khách hàng.
Vấn đề là, danh bạ đến từ vô số nguồn khác nhau như Linkedin và các cuộc gọi điện thoại bất ngờ. Để một khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng quan trọng không được trả lời trong hộp thư đến có thể dẫn đến những vấn đề lớn. Rất khó để các doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô nếu năng lượng của họ bị lãng phí vào việc quản lý, ghi nhớ và phỏng đoán.
CRM có thể giúp tạo ra nhiều doanh thu hơn, xây dựng các mối quan hệ hỗ trợ và nâng cao chất lượng khách hàng tiềm năng và chiến dịch — nếu bạn có các quy trình và công cụ phù hợp. Đây là lúc ClickUp phát huy tác dụng! ⚡️🌐
Cách tạo CRM trong ClickUp
Nếu bạn đã có tài khoản ClickUp miễn phí, hãy tham gia cùng tôi trong hướng dẫn từng bước này! Bạn sẽ có một CRM hoạt động ngay lập tức. ⏳
Bước 1: Tải xuống mẫu CRM của ClickUp
Hãy bắt đầu bằng cách tải xuống mẫu CRM của ClickUp!
Một cửa sổ sẽ xuất hiện để bạn chọn giữa tạo Không gian hoặc sử dụng Không gian hiện có trong tài khoản của bạn để lưu trữ Thư mục CRM. Tùy bạn chọn! ♠️
Bước 2: Thêm chế độ xem để quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các liên hệ
Bạn có thấy các ví dụ về công việc của khách hàng được tải sẵn không? Trước khi bạn thêm dữ liệu thực của mình, chúng tôi sẽ sử dụng các công việc này để thử nghiệm các chế độ xem khác nhau mà bạn thích để cấu trúc CRM của mình. Bằng cách này, chúng tôi sẽ không sử dụng dữ liệu nhạy cảm và có thể tự do thử nghiệm như những đứa trẻ trong hộp cát xây dựng những thứ thú vị. 🏖
Chế độ xem bạn đang xem là Xem dạng danh sách — chế độ xem mặc định của mẫu CRM. Giả sử bạn thích cách tiếp cận trực quan để quản lý công việc của mình. Trong trường hợp đó, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau, bao gồm:
Chế độ xem Bảng ClickUp. Các nhiệm vụ được nhóm thành các cột theo trạng thái mặc định, hiển thị các khách hàng tiềm năng ở giai đoạn đầu ở bên trái và các tài khoản đã đóng ở bên phải
Chế độ xem Lịch ClickUp. Nơi bạn có thể tìm thấy mọi thứ liên quan đến lịch trình, đồng thời theo dõi các cuộc họp với khách hàng để đảm bảo bạn luôn sẵn sàng kết nối với các khách hàng tiềm năng
Chế độ xem bảng ClickUp. Tất cả thông tin liên quan đến tài khoản của bạn được hiển thị trong một lưới gọn gàng, dễ điều hướng
Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng ClickUp, hãy xem video giới thiệu nhanh về nhiệm vụ và chế độ xem trong ClickUp! ⬇️
Bước 3: Xây dựng trạng thái tùy chỉnh để điều chỉnh mọi quy trình làm việc
Chúng ta đã hoàn thành một nửa quá trình thiết lập! Hãy chuyển sang phần mà việc tùy chỉnh thực sự phát huy tác dụng: trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp!
Sử dụng các trạng thái quy trình CRM có sẵn trong mẫu hoặc chỉnh sửa/tạo trạng thái của riêng bạn. Đừng bỏ qua bước này.
Điều quan trọng là các trạng thái này cung cấp bối cảnh nhanh chóng và rõ ràng về giai đoạn mà công việc đang ở. Chúng cũng đóng vai trò quan trọng trong báo cáo để cung cấp thông tin chi tiết về các điểm nghẽn trong quy trình, phân bổ nguồn lực và độ dài chu kỳ của từng giai đoạn trong quy trình.
Cách thêm và chỉnh sửa trạng thái tùy chỉnh
1. Di chuột qua tên trạng thái và nhấp vào nút ba chấm > Quản lý Trạng thái
2. Nhập tên cho trạng thái mới hoặc chỉnh sửa trạng thái (đừng quên thêm biểu tượng cảm xúc vì tại sao không?) Bạn có thể sử dụng công cụ chọn màu để thay đổi màu mặc định hoặc nhấp vào biểu tượng ống nhỏ giọt để xem thêm các tùy chọn màu sắc! Nhấp vào Lưu khi bạn hài lòng với trạng thái CRM của mình
Tiếp theo — Trường Tùy chỉnh!
Bước 4: Kéo thông tin quan trọng nhất vào chế độ xem bằng Trường Tùy chỉnh
Bạn có thể tăng năng suất lên gấp 10 lần với Trường Tùy chỉnh trong ClickUp. Tính năng này cho phép bạn thêm bất kỳ thông tin công việc nào vào chế độ xem! Bạn sẽ không phải mở và đóng từng công việc riêng lẻ để tìm kiếm một thông tin như ngày bước tiếp theo, email, kích thước tài khoản, v.v.
Ngoài các Trường Tùy chỉnh được tải sẵn trong mẫu CRM của bạn, hãy thử các trường phổ biến khác cho CRM:
- Menu thả xuống cho khách hàng tiềm năng (nóng, ấm, lạnh) sử dụng trường menu thả xuống
- Sử dụng địa điểm công ty/khách hàng tiềm năng Trường địa điểm
- Sử dụng LTV (giá trị trọn đời) Trường số
- Kích thước công ty sử dụng Trường số
- Sử dụng số điện thoại Trường điện thoại
- Sử dụng ngân sách Trường tiền tệ
- Sử dụng email Trường email
- Tên sử dụng Trường văn bản
Vì mẫu CRM đã có sẵn các Trường Tùy chỉnh liên quan đến CRM, hãy hiển thị chúng trong chế độ xem Danh sách!
Cách hiển thị/ẩn Trường Tùy chỉnh trong chế độ xem Danh sách
1. Nhấp vào biểu tượng +
2. Chọn Hiển thị/Ẩn
3. Cuộn xuống menu và chọn bất kỳ Trường Tùy chỉnh nào từ phần Trường trong Thư mục . Trường Tùy chỉnh mà bạn nhấp vào sẽ chuyển đến danh mục Hiển thị Trường ở trên cùng! Mặt khác, nếu bạn không muốn xem một Trường Tùy chỉnh cụ thể, hãy nhấp vào tên của trường đó trong danh mục Hiển thị Trường và trường đó sẽ bị xóa khỏi chế độ xem
Tại thời điểm này, chúng ta đã thiết lập nền tảng CRM: chế độ xem và Trường Tùy chỉnh! 🙌
Bước 5: Tạo công việc với dữ liệu của bạn
Chúng ta đã đến chặng cuối! Hãy thêm dữ liệu thực của bạn vào CRM bằng cách tạo công việc. Bạn có thể tạo công việc mới theo ba cách:
- Nhấp vào + Công việc mới bên dưới nhóm trạng thái
- Nhấp vào + Công việc ở góc dưới bên phải
- Nhấn phím t trên bàn phím của bạn
Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ tệp hoặc các ứng dụng quản lý dự án khác, hãy tham khảo hướng dẫn Nhập vào ClickUp của chúng tôi!
Hãy dành đủ thời gian để hoàn thành công việc của mình. Nếu bạn có quá nhiều dữ liệu cần xử lý, hãy rời khỏi bàn làm việc và nghỉ ngơi khoảng 10 phút để nhảy múa. 🕺
Bước 6: Kết nối thành một nhóm với cơ sở dữ liệu quan hệ trong CRM
Bạn hoàn toàn có thể dừng lại ở đây và sử dụng CRM mới của mình trong ClickUp. Hoặc bạn có thể tiến thêm một bước nữa và khai thác tính năng Mối quan hệ của ClickUp.
Quá tốt để bỏ lỡ. Đây là nơi bạn có thể tạo liên kết đơn giản giữa các công việc liên quan trong Không gian làm việc của mình hoặc tạo cơ sở dữ liệu nâng cao bằng cách sử dụng Mối quan hệ giữa các Danh sách khác nhau (Tài khoản, Liên hệ, Cơ hội, v.v.). Bạn sẽ muốn có điều đó.
Dưới đây là tình hình về cơ sở dữ liệu quan hệ trong ClickUp và lý do tại sao nó luôn vượt trội hơn bảng tính: Mối quan hệ cho phép bạn dễ dàng chuyển giữa các nhiệm vụ và tài liệu có liên quan mà không cần mở thêm tab trong trình duyệt.
Công ty (công việc) ⇔ Liên hệ A (công việc) ⇔ Liên hệ B (công việc) ⇔ Báo giá Tài liệu (Tài liệu)
Cách thêm mối quan hệ từ chế độ xem công việc
1. Cuộn xuống phần Mối quan hệ
2. Nhấp vào nút +Thêm mối quan hệ
3. Chọn bất kỳ công việc nào từ menu thả xuống hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm công việc
Tham khảo các giải pháp CRM thay thế sau!
5 mẹo để tận dụng tối đa CRM của bạn trong ClickUp
Tất cả những gì bạn đã học đến thời điểm này sẽ cung cấp cho bạn các bước cần thiết để tạo CRM trong ClickUp. Nhưng nếu tôi hiểu bạn như tôi nghĩ thì bạn chắc chắn tò mò muốn tìm hiểu thêm về các cách sử dụng ClickUp — và tôi tôn trọng điều đó. Những mẹo sau đây sẽ giúp CRM của bạn trong ClickUp từ tốt trở thành tuyệt vời.
Mẹo 1: Tích hợp ClickUp với các ứng dụng yêu thích của bạn để làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn
Hiện tại, bạn đang chuyển đổi giữa nhiều kênh khiến màn hình máy tính của bạn trở nên lộn xộn. Đây không phải là cách hiệu quả nhất để sử dụng thời gian và trí óc của bạn. Tích hợp ClickUp tăng giá trị cho quy trình làm việc cá nhân và nhóm của bạn bằng cách đóng vai trò là công cụ quản lý nhiệm vụ và giao tiếp! Dưới đây là các tích hợp ClickUp với một số ứng dụng yêu thích của bạn:
Loom: Dán liên kết đến bản ghi màn hình Loom vào mô tả nhiệm vụ hoặc bình luận mới để nhúng video trực tiếp vào ClickUp
Lịch Google: Đồng bộ hóa ClickUp với Lịch Google để tự động thực hiện các thay đổi trong thời gian thực
Front: nhanh chóng liên kết, tạo và chuyển đổi giữa các nhiệm vụ trong ClickUp và các phiếu yêu cầu trong Front để quản lý hộp thư đến dễ dàng
Slack: tự động mở rộng mọi liên kết ClickUp bạn đăng với thông tin và hành động phong phú
Calendly: tự động tạo nhiệm vụ trong ClickUp với tất cả thông tin về cuộc họp
Zoom: tổ chức cuộc họp ở bất kỳ đâu trên thế giới ngay từ trong nhiệm vụ ClickUp
Mẹo 2: Truy cập công việc của bạn từ mọi nơi
Mang theo một chiếc máy tính xách tay nặng 5 pound là một trong mười điều đầu tiên trong danh sách "Những việc tôi có thể làm mà không cần" của tôi. Có ai khác cũng cảm thấy như vậy không?
Các giải pháp ưu tiên thiết bị di động trong thế giới làm việc từ xa trở nên quan trọng và được mong đợi hơn bao giờ hết, không chỉ để thu hút và giữ chân nhân tài, mà còn cho phép các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc và cập nhật thông tin từ mọi nơi. Thông qua Ứng dụng di động ClickUp, bạn có thể truy cập các nhiệm vụ, lịch, Tài liệu, Bảng điều khiển (thông tin chi tiết hơn trong mẹo 5!) và một loạt các tính năng khác, để luôn kết nối mọi lúc mọi nơi. 🌎
Đặt nhắc nhở, ghi chú các mục hành động sau cuộc gọi của khách hàng hoặc di chuyển các nhiệm vụ qua đường ống từ đầu ngón tay của bạn. Và với bảo mật từ đầu đến cuối của ClickUp, bạn sẽ yên tâm khi biết rằng dữ liệu của mình được bảo vệ!
Mẹo 3: Tự động hóa công việc hành chính để giải phóng thời gian cho tương tác với khách hàng
Bạn không thành lập hoặc gia nhập một tổ chức để bị ràng buộc với màn hình máy tính và nhập dữ liệu cả ngày! Tự động hóa CRM là một nhu cầu cần thiết trong quy trình làm việc, và ClickUp có tất cả các công cụ để giúp bạn tập trung vào các công việc chiến lược. Hãy xem ba tính năng tự động hóa ClickUp mà bạn có thể thêm vào CRM mới xây dựng để bắt đầu tiết kiệm thời gian ngay bây giờ:
Nếu theo quy trình của bạn, bạn phải thông báo ngay cho đối tác kế toán khi nhận được thanh toán của khách hàng, ClickUp sẽ gửi một bình luận @mention để thông báo cho họ về cập nhật này. Họ có thể mở nhiệm vụ và phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc để xác nhận hoặc trả lời. Phần hay nhất là gì? Không còn email theo chủ đề nữa!
Mẹo 4: Cung cấp một wiki nội bộ để đào tạo nhân viên một cách nhất quán và liên tục
Có tài liệu Word "Sales_Process_v28" nằm ở đâu đó trong ổ đĩa chung của nhóm bạn không? Là một tài liệu độc lập, nó là một bước thêm (và tab trình duyệt) cho các thành viên trong nhóm. Nguồn thông tin duy nhất này nên là một tài liệu sống có thể truy cập được trong CRM của bạn.
Hãy sử dụng ClickUp Docs. Dưới đây là một số ví dụ về những việc bạn có thể làm với tính năng gốc này:
- Đặt quyền truy cập và chia sẻ nội dung của bạn với tổ chức (hoặc toàn thế giới!)
- Nhập nội dung từ các ứng dụng như Loom, YouTube, Google Slides và hơn thế nữa
- Áp dụng thẻ để lọc và tìm tài liệu bạn đang tìm kiếm nhanh hơn nữa
- Đặt câu hỏi và trả lời, cung cấp phản hồi và phê duyệt, hoặc đề xuất nội dung với định dạng văn bản phong phú, nhúng và tệp đính kèm
Một điều nữa... bạn còn nhớ tính năng Mối quan hệ mà chúng tôi đã đề cập trước đó trong hướng dẫn này không? Bạn có thể đề cập và liên kết các công việc và Tài liệu để tham khảo thông tin và các mục hành động. Bạn sẽ cần tính năng này. 💜
Mẹo 5: Phân tích dữ liệu và quy trình với báo cáo trực quan
Bảng điều khiển CRM trong ClickUp là bản tóm tắt hoàn hảo về các chỉ số quan trọng nhất mà thành viên nhóm hoặc bên liên quan cần vào bất kỳ thời điểm nào.
Bạn cần kiểm tra tiến độ của từng thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu bán hàng? Người quản lý chương trình cần báo cáo hàng tuần để đánh giá sự cải thiện của quy trình? Bạn có thể tạo các Bảng điều khiển khác nhau phù hợp với đối tượng cụ thể để kể câu chuyện theo yêu cầu.
Bảng điều khiển ClickUp hiển thị các biểu đồ thông tin và giao tiếp để nêu bật những gì đang diễn ra trong thời gian thực. Mức độ tùy chỉnh và bảo mật hoàn toàn tùy thuộc vào bạn!
Hãy xem bài viết Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về Bảng điều khiển trong ClickUp để thiết lập Bảng điều khiển. (Chúng tôi cũng chia sẻ các mẹo để sắp xếp các tiện ích của bạn để tạo ra sự phân cấp và cân bằng trực quan. Và bạn không cần phải là một nhà thiết kế để đạt được điều này!)
Liên quan: Báo cáo CRM: Cách tạo báo cáo CRM cho nhóm bán hàng của bạn
Chiến thắng mỗi ngày với ClickUp
Bạn ơi, tôi rất thích cuộc phiêu lưu xây dựng CRM của chúng ta, và tôi hy vọng bạn cảm thấy hào hứng và được hỗ trợ thêm để đạt được mục tiêu của mình!
Trong vài tuần và vài tháng tới, hãy tiếp tục thêm và điều chỉnh CRM của bạn trong ClickUp để phản ánh sự phát triển và nhu cầu của doanh nghiệp. ClickUp không được thiết kế cho lần lặp đầu tiên của CRM, mà là lần thứ hai, thứ ba và tất cả các lần lặp sau đó!
Nếu bạn muốn biết ClickUp có thể được điều chỉnh như thế nào để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn, đừng ngần ngại liên hệ với nhóm chuyên gia của chúng tôi để biết thêm thông tin!