Bạn đang tập trung vào quá trình phát triển thì một câu hỏi đơn giản xuất hiện: Tính năng này có hoạt động như vậy không?
Câu trả lời không rõ ràng và đột nhiên, nhóm bị mắc kẹt trong cuộc tranh luận về kế hoạch ban đầu.
Sự hiểu lầm thường xảy ra khi không có tài liệu yêu cầu phần mềm (SRS) rõ ràng và chi tiết.
Đối với các nhà phát triển phần mềm và quản lý dự án, SRS là nguồn thông tin duy nhất, trình bày rõ ràng mọi tính năng, hàm và kỳ vọng.
Bài viết này sẽ giúp bạn tạo tài liệu yêu cầu phần mềm đảm bảo không có sự cố phút chót hoặc hiểu lầm. 📂
⏰ Tóm tắt 60 giâyĐể viết tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm (SRS), bạn cần thực hiện các bước sau:
- Xác định mục đích và phạm vi: Phác thảo rõ ràng những gì hệ thống phần mềm sẽ đạt được, mục tiêu và giới hạn của nó
- Thu thập yêu cầu: Ghi lại cả các yêu cầu chức năng (tính năng cụ thể) và phi chức năng (hiệu suất, khả năng sử dụng)
- Phác thảo các tính năng và hàm của hệ thống: Mô tả các chức năng chính và cách chúng đáp ứng nhu cầu của người dùng
- Chi tiết kiến trúc hệ thống: Giải thích cấu trúc của phần mềm và cách các thành phần tương tác với nhau
- Đặt dòng thời gian và cột mốc dự án: Thiết lập thời hạn và các giai đoạn khóa để dự án đi đúng hướng
- Xem xét và hoàn thiện: Tham gia các bên liên quan để đảm bảo SRS đáp ứng nhu cầu của dự án và giải quyết mọi phản hồi được cung cấp
Tài liệu SRS là gì?
Tài liệu SRS định nghĩa các yêu cầu chức năng và phi chức năng cho một dự án phần mềm. Tài liệu này phác thảo những việc phần mềm sẽ làm, cách thức hoạt động và bất kỳ ràng buộc hoặc giới hạn nào.
Hãy coi nó như một bản thiết kế cho kỹ thuật phần mềm. Tài liệu này cung cấp một lộ trình rõ ràng giúp nhóm phát triển thống nhất và giảm khả năng hiểu sai, giúp mọi người luôn đồng nhất với nhau.
🔍 Bạn có biết? Khái niệm về tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm bắt nguồn từ những năm 1970 với sự phát triển của các phương pháp lập trình có cấu trúc.
Tại sao tài liệu SRS lại quan trọng trong phát triển phần mềm?
Viết tài liệu yêu cầu phần mềm là bước quan trọng để đảm bảo quy trình phát triển phần mềm được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả.
Dưới đây là lý do chi tiết hơn. 👀
Sự nhất quán và rõ ràng
SRS xác định mọi chi tiết trước để mọi người hiểu mục tiêu của dự án. Nếu không có SRS, các ưu tiên có thể không phù hợp, dẫn đến sản phẩm cuối cùng không thống nhất.
📌 Ví dụ: Nếu không có SRS, một số nhà phát triển có thể tập trung vào thiết kế giao diện gọn gàng, thân thiện với người dùng, trong khi những người khác lại ưu tiên các tính năng phức tạp ở phía sau như xử lý dữ liệu. Nếu không có các ưu tiên đã thống nhất, sản phẩm có thể trở nên rời rạc và không đáp ứng được nhu cầu của người dùng. SRS giúp ngăn chặn điều này và đảm bảo nỗ lực của mọi người được thống nhất.
Cải thiện giao tiếp
SRS thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và là điểm tham chiếu cho các thành viên nhóm kỹ thuật và phi kỹ thuật.
Nó phân tích các yêu cầu bằng ngôn ngữ rõ ràng, giúp các bên liên quan, chẳng hạn như quản lý dự án hoặc khách hàng, hiểu phạm vi dự án ngay cả khi không có kiến thức kỹ thuật. Sự hiểu biết chung giúp giảm thiểu hiểu lầm, tập trung phản hồi và đảm bảo tất cả các nhóm làm việc thống nhất.
📌 Ví dụ: Hãy xem xét một tính năng nhằm cải thiện bảo mật dữ liệu cho một ứng dụng tài chính. Một quản lý dự án có thể hiểu "bảo mật dữ liệu" là yêu cầu xác thực người dùng, trong khi một nhà phát triển có thể hiểu đó là các giao thức mã hóa. SRS làm rõ các yêu cầu bảo mật cụ thể, để mọi thành viên trong nhóm hiểu được phương pháp dự kiến.
Giảm rủi ro và sự chậm trễ trong dự án
SRS giúp giảm rủi ro bằng cách tạo ra một lộ trình phát triển rõ ràng và xử lý các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Nó cung cấp cấu trúc và các điểm tham chiếu, giúp nhóm điều hướng các thay đổi mà không làm gián đoạn tiến độ và gây ra sự mở rộng phạm vi.
📌 Ví dụ: Một khách hàng yêu cầu một tính năng mới khi quá trình phát triển đang ở giai đoạn giữa. Với SRS, nhóm có thể nhanh chóng đánh giá xem thay đổi đó có phù hợp với các yêu cầu đã định hay không và xác định tác động tiềm ẩn.
Các thành phần của tài liệu yêu cầu phần mềm
Một tài liệu SRS hiệu quả sẽ sắp xếp các yêu cầu và mục tiêu của dự án thành các phần thiết yếu, mỗi phần phục vụ một mục đích riêng biệt để giữ cho nhóm làm việc thống nhất.
Dưới đây là các thành phần khóa tạo thành một tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm toàn diện. 🗂️
Tổng quan và mục đích của dự án
Phần này thiết lập bối cảnh cho toàn bộ dự án. Phần này phác thảo mục đích, phạm vi và đối tượng dự kiến của phần mềm.
Tổng quan bao gồm các mục tiêu chính của dự án, mô tả những gì phần mềm sẽ đạt được và đối tượng sử dụng. Việc định nghĩa các thuật ngữ, từ viết tắt và từ viết tắt ở đây đảm bảo sự hiểu biết nhất quán giữa tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.
Tính năng hệ thống và nhu cầu của người dùng
Trong phần này, tài liệu SRS mô tả các chức năng rộng hơn và nhu cầu của người dùng để định hình phần mềm.
Tài liệu này giải thích các hàm chính, nhóm người dùng và cách phần mềm giải quyết các vấn đề hoặc nhu cầu. Điều này kết nối phần yêu cầu cụ thể, giúp mọi người có chung hiểu biết về cách phần mềm sẽ được sử dụng và ai sẽ được hưởng lợi từ nó.
Yêu cầu chức năng và phi chức năng
Phần này là biểu mẫu cốt lõi của SRS.
Yêu cầu chức năng liệt kê từng tính năng của phần mềm, phác thảo cách thức hoạt động và tương tác với người dùng hoặc các hệ thống khác.
Các yêu cầu phi chức năng tập trung vào hiệu suất, bảo mật, khả năng mở rộng và khả năng sử dụng, cài đặt các tiêu chuẩn về mức độ hoạt động của phần mềm trong các điều kiện khác nhau.
Việc phân tích chi tiết này đảm bảo các nhà phát triển biết chính xác những gì cần xây dựng, trong khi các bên liên quan không có kiến thức kỹ thuật có thể thấy phần mềm đáp ứng nhu cầu của họ như thế nào.
⚙️ Tiền thưởng: Sử dụng các mẫu đặc tả chức năng để tạo một bản phác thảo có tổ chức về các tính năng và chức năng của phần mềm của bạn.
Phụ lục và từ điển thuật ngữ
Các phụ lục cung cấp thông tin bổ sung hỗ trợ SRS nhưng không phù hợp với các phần chính, chẳng hạn như tham chiếu đến các tài liệu liên quan, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc hướng dẫn pháp lý.
Bảng thuật ngữ giải thích các thuật ngữ chuyên ngành, đảm bảo sự rõ ràng cho tất cả người đọc, bất kể trình độ kỹ thuật.
Kết hợp với nhau, các tài nguyên này biến SRS thành một hướng dẫn dễ tiếp cận, toàn diện mà mọi người trong dự án đều có thể tin cậy.
📖 Đọc thêm: Cách viết PRD (với ví dụ và mẫu)
Cách viết một tài liệu yêu cầu hệ thống (SRS) hiệu quả
Một SRS hiệu quả bao gồm các yêu cầu kỹ thuật thiết yếu của sản phẩm, đảm bảo rằng các nhóm phát triển và các bên liên quan có một lộ trình rõ ràng.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo tài liệu SRS với cái nhìn sâu sắc về cách ClickUp, một phần mềm quản lý dự án, hỗ trợ từng giai đoạn, từ soạn thảo và xem xét đến quản lý phản hồi. 📝
1. Xác định mục đích và phạm vi
Bắt đầu bằng cách xác định rõ mục đích của phần mềm và phạm vi của dự án. Phần này đặt nền tảng, đảm bảo mọi người đều hiểu hướng đi của dự án.
Hãy nêu rõ những việc phần mềm sẽ làm và không làm, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng để tránh những kỳ vọng không phù hợp.
Tài liệu ClickUp
Sử dụng ClickUp Docs để thu thập thông tin này một cách hợp tác, cho phép các bên liên quan phản hồi và sửa đổi theo thời gian thực.
Nếu bạn thích cách tiếp cận có cấu trúc, bạn có thể tận dụng các mẫu có thể tùy chỉnh để nhanh chóng soạn thảo phần này và chỉnh sửa khi cần thiết.
Mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm ClickUp là công cụ hữu ích để hướng dẫn một sản phẩm hoặc tính năng từ ý tưởng đến hoàn thành. Mẫu này trình bày các yếu tố cơ bản — ai, cái gì, tại sao, khi nào và làm thế nào — giúp các nhóm sản phẩm, thiết kế và kỹ thuật của bạn luôn đồng bộ trong từng bước.
Mẫu này được cấu trúc để hỗ trợ phân tích yêu cầu và hợp tác liên tục, giúp mọi người tham gia dễ dàng xác định rõ các ưu tiên. Mẫu này phát triển cùng với dự án của bạn như một tài liệu sống, vì vậy bạn có thể cập nhật khi có thông tin mới.
Ngoài ra, bạn có thể vạch ra dòng thời gian và các cột mốc, đặt thời hạn và giúp mọi người tập trung vào các ngày quan trọng. Mẫu này thậm chí còn bao gồm một phần dành cho đánh giá rủi ro và chiến lược giảm thiểu rủi ro để bạn có thể chủ động giải quyết các thách thức.
2. Thu thập yêu cầu
Thu thập các yêu cầu chức năng và phi chức năng từ các bên liên quan. Điều này bao gồm hành vi hệ thống, thông số kỹ thuật và chỉ số hiệu suất.
Đảm bảo tất cả các yêu cầu được ghi chép rõ ràng và lưu trữ tại một địa điểm trung tâm.
Để sắp xếp và theo dõi các đầu vào này, hãy sử dụng Mẫu thu thập yêu cầu của ClickUp.
Mẫu Yêu cầu Sản phẩm ClickUp cũng có thể là một công cụ hữu ích.
ClickUp Brain
Để đạt hiệu quả cao hơn nữa, hãy thử ClickUp Brain, một tính năng tiên tiến được hỗ trợ bởi AI, tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc ClickUp của bạn.
Công cụ thông minh này có thể giúp tạo các mẫu tùy chỉnh phù hợp với dự án của bạn, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong các nỗ lực lập tài liệu SRS.
⚙️ Phần thưởng: Khám phá thêm các mẫu thu thập yêu cầu để tìm mẫu phù hợp với nhóm của bạn.
3. Phác thảo các tính năng và hàm của hệ thống
Tiếp theo, mô tả các tính năng chính của hệ thống và cách thức hoạt động của chúng, được phân loại theo vai trò của người dùng và tương tác hệ thống. Mô tả đơn giản, rõ ràng sẽ giúp tránh các chi tiết quá phức tạp.
Khi bạn thực hiện bước này, Docs sẽ giúp soạn thảo và cập nhật các tính năng hệ thống một cách hợp tác.
Nhiệm vụ ClickUp
Liên kết các mô tả này với Nhiệm vụ ClickUp, nơi các thành viên trong nhóm có thể theo dõi tiến độ, phân công trách nhiệm và đảm bảo rằng mỗi tính năng được phát triển và ghi chép đầy đủ.
🔍 Bạn có biết? Một số nhà phát triển coi tài liệu SRS là hợp đồng giữa nhóm phát triển và các bên liên quan, quy định trách nhiệm của cả hai bên đối với các tính năng đã thỏa thuận.
4. Mô tả kiến trúc hệ thống
Phần kiến trúc nên giải thích cách hệ thống được cấu trúc và cách các thành phần khác nhau tương tác với nhau. Trình bày rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
Trường Tùy chỉnh ClickUp
Để theo dõi các thành phần và đảm bảo kiến trúc luôn được cập nhật, hãy sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp. Điều này cho phép bạn theo dõi các thành phần kiến trúc khóa trực tiếp trong các nhiệm vụ, đảm bảo mọi thứ được điều chỉnh phù hợp khi hệ thống phát triển.
Ví dụ: để quản lý chi phí liên quan đến từng thành phần kiến trúc, bạn có thể tạo trường tùy chỉnh số để theo dõi ngân sách ước tính và thực tế cho từng công việc.
Bạn thậm chí có thể thiết lập trường ngân sách cho từng thành phần hệ thống, chẳng hạn như 'Chi phí thiết kế', 'Chi phí phát triển' hoặc 'Chi phí thử nghiệm' để theo dõi chi tiêu cho các giai đoạn hoặc thành phần khác nhau của kiến trúc một cách riêng biệt.
5. Đặt dòng thời gian và cột mốc cho dự án
Xác định các cột mốc và thời hạn quan trọng để đảm bảo dự án tiến độ suôn sẻ và các bên liên quan hiểu rõ thời gian hoàn thành công việc.
Cột mốc ClickUp
Các cột mốc của ClickUp giúp hình dung lịch trình dự án để mọi người đều biết các thời hạn và mục tiêu quan trọng.
Ví dụ: bạn có thể đặt một cột mốc để hoàn thành giao diện người dùng của hệ thống, một cột mốc khác cho giai đoạn phát triển và một cột mốc cuối cùng cho giai đoạn thử nghiệm hoặc triển khai.
Mỗi cột mốc giúp nhóm tập trung vào các mục tiêu cụ thể, theo dõi tiến độ và thông báo cho các bên liên quan về trạng thái của dự án.
Hơn nữa, ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh các Cột mốc để phù hợp với các yêu cầu riêng của dự án.
📖 Xem thêm: Cách viết tài liệu yêu cầu kỹ thuật
6. Kiểm tra và hoàn thiện tài liệu
Sau khi hoàn thành bản nháp SRS, đã đến lúc tiến hành đánh giá và thu thập phản hồi từ các bên liên quan.
Các bên liên quan, chẳng hạn như nhà phát triển, quản lý dự án và khách hàng, xem xét kỹ tài liệu để đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ và chính xác. Họ đánh giá xem các yêu cầu có thực tế và khả thi hay không, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì quan trọng.
Mọi sự không rõ ràng hoặc sai sót đều được giải quyết, và các chỉnh sửa được thực hiện để hoàn thiện tài liệu.
Các bên liên quan cũng kiểm tra kỹ các yêu cầu giao diện bên ngoài, vì chúng quyết định mức độ phần mềm sẽ giao tiếp và tích hợp với các hệ thống khác. Đóng góp của họ đảm bảo rằng các tương tác giữa phần mềm và hệ thống bên ngoài là khả thi, hiệu quả và đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn cần thiết.
Trò chuyện ClickUp
ClickUp Chat giúp bạn dễ dàng thảo luận trong thời gian thực và nhận phản hồi nhanh chóng để nhóm của bạn luôn đồng bộ và giữ cho các cuộc hội thoại được tổ chức ngay tại nơi công việc diễn ra.
Điều này đảm bảo phản hồi nhanh chóng cho các câu hỏi hoặc thắc mắc, duy trì tiến độ trong quá trình đánh giá.
Trò chuyện thực sự khiến ClickUp trở thành ứng dụng tất cả trong một cho công việc.
Gán bình luận trong ClickUp
Ngoài ra, ClickUp Assign Comments giúp phản hồi được hệ thống hóa và liên kết với các nhiệm vụ cụ thể.
Các thành viên trong nhóm có thể gửi nhận xét trực tiếp cho nhau, giúp dễ dàng theo dõi các bản sửa đổi, làm rõ các bước tiếp theo và giữ mọi người đồng nhất trong suốt dự án.
Với phản hồi rõ ràng và dễ tiếp cận, các nhóm có thể làm việc hiệu quả để hoàn thiện phiên bản cuối cùng.
🔍 Bạn có biết? Tiêu chuẩn IEEE 830 là hướng dẫn chung để tạo tài liệu SRS và là một trong những nỗ lực đầu tiên nhằm chính thức hóa các yêu cầu kỹ thuật phần mềm.
Danh sách kiểm tra: Các bước khóa để viết SRS toàn diện
Dưới đây là danh sách kiểm tra hữu ích để đảm bảo tài liệu SRS của bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu:
✅ Xác định mục đích, phạm vi và mục tiêu của dự án✅ Lập danh sách các yêu cầu chức năng (tính năng và hành vi)✅ Ghi lại các yêu cầu phi chức năng (hiệu suất, khả năng mở rộng)✅ Mô tả kiến trúc hệ thống và tương tác giữa các thành phần✅ Bao gồm dòng thời gian, cột mốc và các kết quả chính của dự án✅ Tạo bảng thuật ngữ kỹ thuật và từ viết tắt✅ Xem xét và trao đổi với các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng✅ Lưu trữ SRS cuối cùng trên một nền tảng hợp tác tập trung như ClickUp
Các phương pháp tốt nhất cho tài liệu SRS
Một số phương pháp hay nhất có thể giúp bạn tạo tài liệu yêu cầu phần mềm hiệu quả và dễ thích ứng, hỗ trợ chu trình phát triển suôn sẻ.
Hãy cùng tìm hiểu một số cách hiệu quả nhất để tài liệu hóa SRS của bạn. 📃
1. Ưu tiên sự rõ ràng và súc tích
Một tài liệu SRS cần truyền đạt yêu cầu một cách chính xác mà không gây phức tạp không cần thiết. Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh thuật ngữ kỹ thuật có thể gây nhầm lẫn cho các bên liên quan không chuyên môn.
Phân chia các ý tưởng phức tạp thành các phần nhỏ hơn, dễ hiểu hơn và sử dụng hình ảnh hoặc sơ đồ để minh họa quy trình làm việc hoặc mối quan hệ khi có thể.
Tập trung vào việc giữ cho mỗi phần tập trung và đi vào trọng tâm. Thay vì bao gồm các mô tả dài dòng, hãy thử sử dụng các dấu đầu dòng để nêu ra các điểm chính, giúp người đọc tiếp thu thông tin nhanh chóng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo tài liệu thiết kế phần mềm cùng với SRS để thu hẹp khoảng cách giữa những việc hệ thống cần làm và cách thức xây dựng hệ thống. Làm việc đồng thời cả hai việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo thiết kế phù hợp với các yêu cầu, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu việc sửa đổi sau này.
2. Tích hợp các bên liên quan trong suốt quá trình
Thu thập ý kiến từ tất cả các bên liên quan — chủ sở hữu sản phẩm, nhà phát triển, người kiểm tra và thậm chí cả người dùng cuối — đảm bảo tài liệu SRS phản ánh đúng mong đợi và yêu cầu của mọi người.
Sự tham gia sớm của các bên liên quan giúp xác định các xung đột hoặc hiểu lầm tiềm ẩn, cho phép bạn giải quyết chúng trước khi dự án tiến triển. Tổ chức các cuộc họp hoặc phiên phản hồi thường xuyên để thu thập ý kiến của họ và kết hợp phản hồi của họ vào tài liệu khi tài liệu được phát triển.
Việc tham gia của các bên liên quan cũng thúc đẩy sự thống nhất và trách nhiệm. Khi mọi người cùng đóng góp vào SRS, họ sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ các yêu cầu được nêu trong đó, giúp tránh được các tắc nghẽn và sự chậm trễ có thể xảy ra nếu các nhu cầu hoặc hạn chế quan trọng bị bỏ qua.
3. Thực hiện các vòng đánh giá và cập nhật lặp lại
Tài liệu SRS không nên tĩnh, mà phải phát triển theo tiến độ của dự án.
Lên lịch đánh giá và cập nhật thường xuyên để giữ cho tài liệu chính xác và phù hợp với mọi thay đổi trong phạm vi dự án, yêu cầu của người dùng hoặc hạn chế kỹ thuật. Đánh giá lặp đi lặp lại cũng cho phép bạn tinh chỉnh các phần để rõ ràng hơn và điều chỉnh dựa trên phản hồi của các bên liên quan.
Để hợp lý hóa các bản cập nhật, chỉ định các thành viên cụ thể trong nhóm chịu trách nhiệm sửa đổi tài liệu kỹ thuật và triển khai hệ thống kiểm soát phiên bản. Cách tiếp cận này giúp tránh thông tin lỗi thời gây ra sự nhầm lẫn hoặc chậm trễ.
4. Xác định yêu cầu bằng các thuật ngữ có thể đo lường được
Để tài liệu SRS hướng dẫn phát triển hiệu quả, các yêu cầu phải cụ thể và có thể đo lường được. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ như "nhanh" hoặc "thân thiện với người dùng"; cung cấp các chỉ số hoặc tiêu chí rõ ràng để định nghĩa thành công.
Ví dụ: nếu hệ thống phải tải nhanh, hãy chỉ định thời gian tải chấp nhận được (ví dụ: 'dưới 3 giây').
Các yêu cầu chính xác, có thể đo lường được giúp đảm bảo mọi người có cùng kỳ vọng và có thể xác minh một cách khách quan rằng mỗi yêu cầu đã được đáp ứng trong quá trình thử nghiệm.
📖 Đọc thêm: 12 mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) trong Word & ClickUp
Tạo tài liệu SRS rõ ràng và hợp tác với ClickUp
Việc tạo tài liệu SRS có cấu trúc tốt đảm bảo mọi thành viên trong nhóm và các bên liên quan đều hiểu các yêu cầu và mục tiêu của dự án.
Tuân thủ các phương pháp hay nhất — tập trung vào sự rõ ràng, thu hút các bên liên quan và cam kết cập nhật thường xuyên — sẽ giúp tránh những sai sót trong giao tiếp gây tốn kém và giúp quá trình phát triển diễn ra suôn sẻ.
ClickUp cung cấp quyền truy cập vào các mẫu có thể tùy chỉnh, công cụ cộng tác thời gian thực và tất cả các tính năng bạn cần để xây dựng và duy trì tài liệu SRS chất lượng cao.
Bắt đầu xây dựng quy trình làm việc có tổ chức và hiệu quả hơn với ClickUp. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!