Cách làm việc hiệu quả tại nhà khi làm việc từ xa

Định nghĩa về năng suất là chủ quan và có thể mở rộng. Trước COVID, mọi người chỉ quan tâm đến việc làm việc chăm chỉ và làm việc càng nhiều giờ càng tốt. Giờ đây, mọi người tập trung vào việc duy trì một thói quen cân bằng, hỗ trợ cả sự nghiệp và phát triển cá nhân.

Tuy nhiên, có một điều chắc chắn: với việc làm việc từ xa và không phải mất thời gian đi lại, cuối cùng chúng ta cũng có thể làm được nhiều việc hơn. Một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Forbes cho thấy nhân viên làm việc từ xa trung bình hạnh phúc hơn 20% so với những người không thể làm việc tại nhà.

Để đảm bảo điều này tiếp tục diễn ra và thậm chí còn cải thiện hơn nữa khi chúng ta áp dụng văn hóa làm việc từ xa, dưới đây là một số chiến lược và công cụ giúp bạn duy trì năng suất trong suốt cả ngày và tận dụng tối đa thời gian làm việc.

Các chiến lược cần thiết để tăng năng suất tại nhà

Bạn muốn học cách quản lý công việc cá nhân mà vẫn làm việc hiệu quả? Dưới đây là một số chiến lược đã được chứng minh sẽ giúp tăng năng suất tổng thể của bạn.

1. Ưu tiên một thói quen chăm sóc bản thân vào buổi sáng

Trong nhiều thế hệ, cha mẹ và ông bà luôn tin rằng thức dậy sớm là chìa khóa cho một ngày tốt lành. Mặc dù chúng ta chưa hoàn toàn tin vào điều đó, nhưng các nhà tâm lý học đồng ý rằng có thói quen buổi sáng đều đặn có thể giảm căng thẳng, tăng mức năng lượng và cải thiện năng suất trong công việc.

Mặc dù thói quen của mỗi người sẽ khác nhau, nhưng dưới đây là một số thói quen cần thiết để giúp bạn duy trì năng suất trong suốt cả ngày:

2. Chuẩn bị công việc nhà trước

"Làm thế nào bạn có thể làm việc hơn 8 giờ, chăm sóc gia đình VÀ vẫn có thời gian để vui chơi?" Đó là câu hỏi triệu đô mà một người dùng Reddit gần đây đã đặt ra — và nhiều người trong chúng ta có thể đồng cảm với điều đó.

Khi bạn đang trong luồng công việc sâu, điều cuối cùng bạn cần là nhận ra rằng mình chưa chuẩn bị gì cho bữa trưa. Dưới đây là cách duy trì năng suất bằng cách giải quyết các công việc gia đình trước thời hạn:

Có một mẫu ClickUp tuyệt vời gọi là Mẫu biểu đồ công việc để giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức. Với mẫu này, bạn có thể:

✅ Theo dõi tất cả các công việc gia đình ở một nơi thay vì dựa vào trí nhớ

✅ Phân công việc nhà cho các thành viên trong gia đình ngay lập tức (để không phải gánh vác tất cả)

✅ Đặt thời hạn để công việc không bị chồng chất

3. Sắp xếp công việc và kết nối chúng với mục tiêu bằng ClickUp

Trong cuộc sống, ít có điều gì mang lại sự hài lòng bằng việc hoàn thành một danh sách công việc. Nhưng nếu công việc của bạn không được sắp xếp hợp lý, chúng có thể nhanh chóng đi chệch khỏi mục tiêu, khiến bạn bận rộn mà không thực sự hiệu quả.

Đó là lý do tại sao bạn cần một công cụ giúp theo dõi tiến độ của mình.

ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án và nhiệm vụ. Dưới đây là cách bạn có thể liên kết các nhiệm vụ của mình bằng ClickUp Goals:

4. Giảm thiểu tiếng ồn để tránh xao nhãng

Theo Báo cáo về tác động của tiếng ồn kỹ thuật số, cứ ba nhân viên thì có một người cho biết họ bị gián đoạn công việc cứ sau 15 phút do các thông báo tại nơi làm việc.

Dưới đây là những việc bạn có thể làm để giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng trong thiết lập văn phòng tại nhà:

✅ Tìm một không gian yên tĩnh và đóng cửa

✅ Đầu tư vào tai nghe chống ồn

✅ Đặt ra ranh giới rõ ràng với bạn cùng nhà

5. Chỉ định một không gian làm việc riêng biệt

Nơi bạn làm việc có thể quyết định năng suất của bạn tại nhà. Bạn muốn tạo ra một môi trường mà bạn thực sự muốn dành thời gian làm việc.

Rachel, một giám đốc sản phẩm ở Brooklyn, đã học được điều này bằng cách khó khăn sau khi ngồi 9 giờ mỗi ngày trên một chiếc ghế ăn rẻ tiền khiến cô bị đau lưng.

Giải pháp của cô ấy? Một không gian làm việc riêng với ghế ergonomics và, nếu có thể, bàn ngồi/đứng.

Sẽ thật thông minh nếu bạn trang bị thêm cho không gian làm việc tại nhà những vật dụng cần thiết như:

6. Tắt thông báo ứng dụng trong giờ làm việc

Nếu bạn từng nghĩ rằng mình sẽ chỉ kiểm tra nhanh một thông báo, nhưng 50 phút sau lại xuất hiện trong Instagram, thì bạn không phải là người duy nhất.

FOMO (Fear of Missing Out, sợ bỏ lỡ) là hiện tượng có thật. Sự xuất hiện liên tục của các bản cập nhật, trò chuyện và đề cập tạo ra nhu cầu bắt buộc phải kiểm tra mọi thứ, ngay cả khi 90% trong số đó không khẩn cấp. Khóa để duy trì năng suất khi làm việc tại nhà là nắm vững cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của thông báo để bạn chỉ thấy những thông tin thực sự quan trọng.

ClickUp Chat hỗ trợ bạn với các thông báo có thể tùy chỉnh, giúp bạn duy trì năng suất suốt cả ngày mà không bị ngập trong các cảnh báo. Cách thực hiện như sau:

7. Lên lịch thời gian kết nối với nhóm của bạn bằng các tính năng giao tiếp của ClickUp

Làm việc từ xa có những lợi ích riêng nhưng cũng có thể khiến bạn cảm thấy cô lập. Khi làm việc từ xa, cảm giác bị tách rời khỏi nhóm có thể làm giảm động lực làm việc.

Đây là lý do tại sao việc kiểm tra nhanh hoặc trò chuyện bình thường có thể tăng mức năng lượng và ngăn chặn cảm giác lo lắng "Tôi có bỏ lỡ gì không?" .

Các công cụ giao tiếp của ClickUp giúp bạn dễ dàng đồng bộ hóa:

Ngoài ra, ClickUp Docs giúp hợp tác nhóm trở nên liền mạch bằng cách tập trung tất cả thông tin vào một nơi.

Với tính năng chỉnh sửa trực tiếp, nhiều thành viên trong nhóm có thể đóng góp đồng thời trong ClickUp Docs. Hơn nữa, tính năng theo dõi lịch sử phiên bản tích hợp sẵn đảm bảo rằng các lỗi có thể được hoàn tác và tiến độ vẫn hiển thị, do đó không có bản cập nhật nào bị bỏ sót.

Phản hồi không chỉ nằm trong phần bình luận — ClickUp Assign Comments cho phép bạn biến những ý tưởng đó thành nhiệm vụ có thể thực hiện ngay lập tức. Mỗi bình luận có thể được gán cho người phù hợp, theo dõi và giải quyết ngay trong tài liệu.

Ngoài ra, ClickUp Docs được tích hợp chặt chẽ với các nhiệm vụ, trò chuyện và bảng điều khiển, để bạn có thể chỉnh sửa, phân công và khởi chạy dự án trực tiếp từ không gian viết của mình. Thêm tiện ích vào Tài liệu của bạn để cập nhật trạng thái nhiệm vụ, theo dõi tiến độ hoặc liên kết đến bảng điều khiển mà không cần chuyển đổi công cụ.

8. Sử dụng ClickUp để tăng năng suất và giảm việc chuyển đổi ứng dụng

Chuyển đổi ứng dụng làm mất tập trung và lãng phí thời gian. Để tránh điều này, ClickUp cung cấp một loạt các tính năng giúp bạn lập kế hoạch, tự giám sát, tự động hóa và cải thiện các nhiệm vụ của mình trong suốt cả ngày.

ClickUp cho các nhóm làm việc từ xa được thiết kế để hợp tác. Điều này có nghĩa là, từ quản lý khối lượng công việc đến đồng bộ hóa các ưu tiên, nhân viên làm việc từ xa có thể dựa vào ClickUp để thực hiện các dự án nhanh hơn, không có sự hiểu lầm.

Đối với người mới bắt đầu, hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp giúp các nhóm làm việc từ xa hình dung tiến độ theo cách phù hợp nhất với cách làm việc của họ. Và với các tích hợp như Zoom, Slack và Google Drive, bạn có thể lưu giữ mọi cuộc hội thoại, tệp tin và cập nhật ở một nơi.

Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp giúp bạn tự giám sát công việc và xem chính xác thời gian của mình đã sử dụng vào việc gì. Chỉ cần nhấn bắt đầu trước khi bắt đầu một nhiệm vụ và dừng khi hoàn thành — cho dù bạn đang sử dụng máy tính hay thiết bị di động.

Bạn muốn có quy trình làm việc có cấu trúc? Bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để:

Nếu bạn có một nhóm làm việc từ xa mới, Mẫu kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp sẽ đơn giản hóa quá trình chuyển đổi sang làm việc từ xa bằng cách cung cấp một cấu trúc rõ ràng cho sự hợp tác nhóm, theo dõi công việc và quản lý vai trò.

Tải xuống mẫu này

Một tính năng khác có thể thực sự giúp bạn quản lý công việc tốt hơn? Các công cụ hỗ trợ AI. Chúng có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tóm tắt thông tin và tạo nội dung theo yêu cầu. Ví dụ, ClickUp Brain giúp nâng cao năng suất làm việc tại nhà bằng cách:

Dùng thử ClickUp Brain

Cuối cùng, quy trình công việc lặp đi lặp lại làm chậm tốc độ làm việc của nhân viên làm việc từ xa. ClickUp Automations cho phép bạn thiết lập các kích hoạt, hành động và điều kiện để xử lý các công việc tốn thời gian cho bạn.

Giờ đây, với ClickUp Brain, bạn thậm chí có thể xây dựng các quy trình tự động hóa bằng ngôn ngữ tự nhiên — chỉ cần mô tả những gì bạn cần và nó sẽ thiết lập các điều kiện cho bạn.

📌 Ví dụ: Nếu bạn là quản lý tính lương, ClickUp có thể:

Nếu bạn vẫn cảm thấy danh sách việc cần làm đang chi phối cuộc sống của mình thay vì ngược lại, hãy thử Mẫu năng suất cá nhân của ClickUp.

Tải xuống mẫu này

Khi công việc chồng chất và các ưu tiên trở nên mờ nhạt, việc duy trì năng suất có thể trở nên bất khả thi. Mẫu này giúp bạn sắp xếp công việc, đặt ưu tiên rõ ràng và theo dõi tiến độ để bạn có thể kiểm soát và tận dụng tối đa thời gian mỗi ngày.

Cách quản lý cân bằng công việc và cuộc sống khi làm việc tại nhà

Những người làm việc từ xa đang định nghĩa lại ranh giới giữa giờ làm việc và cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều chuyên gia bị thu hút bởi sự linh hoạt này.

Điều có thể giúp ích ở đây là đặt ra ranh giới và thực sự tuân thủ chúng. Dưới đây là một số mẹo làm việc tại nhà:

Ngoài ra, đừng quên vận động, kéo giãn cơ thể và hít thở không khí trong lành. Ngồi cả ngày không chỉ gây hại cho cột sống mà còn làm giảm năng lượng và cạn kiệt sự sáng tạo.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, hãy thử phương pháp phân chia thời gian thành các khối để sắp xếp ngày của bạn thành các khối tập trung cho công việc chuyên sâu, email và cuộc họp.

Vượt qua những thách thức thường gặp khi làm việc từ xa

Làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt, nhưng cũng đi kèm với những khó khăn riêng. Điều thông minh là nhận ra những thách thức này và thực hiện các giải pháp thiết thực.

Thách thức #1: Thiếu tương tác trực tiếp khiến giao tiếp trở nên kém hiệu quả

✅ Giải pháp: Thiết lập các cuộc họp video thường xuyên, ghi chép rõ ràng các quyết định và sử dụng các công cụ nhắn tin tức thời để duy trì tính minh bạch.

Thách thức #2: Làm việc cô lập có thể dẫn đến cảm giác cô đơn và giảm động lực

✅ Giải pháp: Khuyến khích các hoạt động xây dựng nhóm ảo, kiểm tra thường xuyên và tương tác xã hội để tạo cảm giác kết nối.

Thách thức #3: Việc không có môi trường văn phòng có cấu trúc rõ ràng làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân

✅ Giải pháp: Đặt giờ làm việc rõ ràng, nghỉ giải lao theo lịch trình và sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian để công việc không ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân.

Thách thức #4: Môi trường gia đình có nhiều yếu tố gây xao lãng, làm giảm năng suất

✅ Giải pháp: Tạo một không gian làm việc riêng, tắt thông báo không cần thiết và sử dụng các công cụ theo dõi thời gian và tự động hóa của ClickUp để tập trung.

Tầm quan trọng của năng suất tại nhà

Một nghiên cứu ở California cho thấy năng suất của nhân viên làm việc từ xa tăng 47%. Đối với 53% còn lại, một vài chiến lược đơn giản có thể mang lại hiệu quả đáng kể.

Để làm được điều đó, trước tiên chúng ta phải hiểu những nguyên tắc cơ bản của việc làm việc tại nhà và lý do tại sao làm việc hiệu quả tại nhà lại quan trọng:

Năng suất tìm thấy ngôi nhà của mình trong ClickUp

Starr, Nhân viên tài khoản của West Tech Shipping, ghi chú: "ClickUp giúp tôi tổ chức công việc và tăng năng suất làm việc. Giờ đây, tôi có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn vì tập trung hơn. "

Câu nói này thể hiện sức mạnh của ClickUp — quản lý công việc đơn giản, tự động hóa và hợp tác để bạn có thể làm việc hiệu quả tại nhà mà không cần đến hàng trăm công cụ khác.

Đăng ký ClickUp miễn phí ngay bây giờ và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn!