Bạn có bao giờ bắt gặp bản thân đang trả lời email ngay cả sau giờ công việc hoặc làm việc thâu đêm để đạt được mục tiêu của mình không? Bạn không phải là người duy nhất.
Theo một cuộc khảo sát của Trung tâm Nghiên cứu Pew, 1 trong 10 nhân viên làm việc từ xa gặp khó khăn trong việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Rất khó để tách biệt công việc khi làm việc tại nhà.
Kết quả là gì? Công việc thường xâm lấn vào thời gian cá nhân của bạn. Bạn cần một lịch trình làm việc tại nhà hiệu quả để cân bằng giữa giờ làm việc và thời gian cá nhân.
Nếu bạn đang tìm cách quản lý công việc hiệu quả hơn và giảm bớt căng thẳng cũng như tình trạng kiệt sức, bạn đã đến đúng nơi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách lập lịch làm việc tại nhà lành mạnh và chia sẻ một số mẹo để nâng cao năng suất làm việc từ xa.
Hãy bắt đầu ngay!
Các yếu tố cần xem xét khi lập lịch công việc từ xa
Trước khi bàn về các mẹo công việc tại nhà, hãy cùng tìm hiểu một số yếu tố quan trọng cần lưu ý khi lập lịch công việc tại nhà.
1. Loại nhịp sinh học của bạn
Bạn là người thích dậy sớm hay thích thức khuya? Hãy hiểu rõ loại nhịp sinh học của mình để sắp xếp công việc hiệu quả. Những người dậy sớm có thể thấy dễ dàng hơn khi giải quyết các công việc đòi hỏi cao vào buổi sáng, trong khi những người thích thức khuya có thể phát huy tốt nhất khả năng sáng tạo vào cuối ngày.
2. Khối lượng công việc và thời hạn
Phân tích khối lượng công việc và thời hạn của bạn. Điều này giúp bạn dành thời gian riêng cho các dự án phức tạp và lên lịch các công việc ít đòi hỏi hơn cho sau này.
3. Yêu cầu về giao tiếp và hợp tác
Hãy tính đến các cuộc họp nhóm, cuộc gọi và các cuộc trao đổi nhanh. Lên lịch cho chúng vào khoảng thời gian bạn tập trung làm việc để giảm thiểu sự gián đoạn.
4. Cuộc sống cá nhân
Những người làm việc từ xa ưu tiên chăm sóc bản thân thường có năng suất cao hơn. Vì vậy, đừng quên chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần khi làm việc tại nhà. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi để tập thể dục, thiền định, ăn uống lành mạnh và theo đuổi sở thích cá nhân.
5. Thời gian công việc
Nếu bạn tham gia vào một nhóm toàn cầu, hãy đảm bảo lịch trình của bạn phù hợp với giờ làm việc của đồng nghiệp để hợp tác hiệu quả. Bạn cũng có thể tìm hiểu các phương pháp hay nhất về giao tiếp không đồng bộ để đảm bảo thông tin được truyền tải suôn sẻ.
6. Địa điểm và môi trường
Địa điểm và môi trường công việc của bạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất làm việc. Hãy cân nhắc sử dụng tai nghe chống ồn hoặc tìm một không gian làm việc yên tĩnh nếu bạn sống ở khu vực ồn ào.
7. Tính linh hoạt
Trong công việc từ xa, thường không có lịch trình cố định. Cuộc sống luôn có những biến động, và thói quen của bạn có thể cần phải thay đổi để thích ứng với chúng. Hãy sẵn sàng thích nghi với những tình huống bất ngờ. Dù đó là sự gia tăng đột ngột về khối lượng công việc, một tình huống khẩn cấp cá nhân, hay đơn giản là sự thay đổi về mức năng lượng của bạn, một cách tiếp cận linh hoạt có thể giúp bạn duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
Cách lập lịch công việc tại nhà cho riêng bạn
Làm việc từ xa mang lại cho bạn sự tự do để thực hiện công việc theo cách riêng của mình. Bạn có thể tự đặt giờ làm việc, chọn không gian làm việc và thậm chí đi du lịch trong khi làm việc. Tuy nhiên, nếu không có một lịch trình vững chắc, sự linh hoạt này có thể dễ dàng biến thành sự hỗn loạn.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để lập lịch công việc tại nhà giúp tối đa hóa năng suất và giúp bạn thư giãn:
1. Xây dựng thói quen trước khi bắt đầu công việc
Hãy thiết lập một thói quen buổi sáng riêng cho bản thân trước khi bắt đầu công việc. Điều này giúp bạn thư giãn tâm trí và cơ thể, đồng thời tăng cường sự tập trung. Dưới đây là những gợi ý bạn có thể thử vào buổi sáng:
- Dậy sớm: Hãy dậy ít nhất hai giờ trước giờ làm việc chính thức để có một buổi sáng thoải mái
- Bắt đầu ngày mới một cách tích cực: Thưởng thức một tách cà phê hoặc trà, lập kế hoạch cho ngày mới, đặt ra mục tiêu tích cực và chuẩn bị không gian làm việc
- Hãy vận động: Tập thể dục để tăng cường năng lượng, sự sáng tạo và năng suất
- Chuẩn bị sẵn sàng: Tắm rửa và mặc quần áo thoải mái. Đảm bảo mặc trang phục lịch sự khi tham gia các cuộc họp về công việc
- Xử lý các công việc trước khi bắt đầu làm việc: Hoàn thành các công việc cần thiết hoặc các hoạt động cá nhân trước khi bắt đầu làm việc
Trong cuốn sách "Miracle Morning", tác giả Hal Elrod khuyên bạn nên áp dụng khung SAVERS — Im lặng (thiền định), Khẳng định tích cực, Hình dung, Tập thể dục, Đọc sách và Viết nhật ký — để tập trung vào sự phát triển cá nhân và có một khởi đầu năng suất cho ngày mới.
2. Tạo một không gian làm việc riêng biệt
Thiết lập một văn phòng tại nhà để duy trì sự tập trung và tách biệt công việc với cuộc sống cá nhân. Chọn một góc yên tĩnh, thoải mái trong nhà để giới hạn các yếu tố gây xao nhãng.
Tránh làm việc trên giường hoặc ghế sofa. Những không gian này thường gắn liền với sự thư giãn, khiến bạn khó chuyển sang chế độ công việc hơn. Thay vào đó, hãy tạo một không gian giống như văn phòng truyền thống — với bàn làm việc, ghế ngồi thoải mái và mọi thiết bị cần thiết.
Trong cuốn sách "Remote: Office Not Required", Jason Fried và David Heinemeier Hannson đề xuất sử dụng bố cục ngôi nhà của bạn như một công tắc. Điều này có nghĩa là bạn nên tạo ra một không gian làm việc riêng biệt trong nhà, và công việc thực sự chỉ nên diễn ra khi bạn bước vào không gian đó (bạn chuyển sang chế độ làm việc).
3. Đánh giá khối lượng công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
Trước khi lập lịch trình, hãy nắm rõ các công việc và trách nhiệm của bạn. Điều này giúp bạn duy trì sự tổ chức và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
Hãy bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả những công việc bạn cần hoàn thành—cả hàng ngày lẫn hàng tuần. Điều này bao gồm các cuộc họp, hạn chót dự án, công việc thường xuyên và các cam kết cá nhân.
Tuy nhiên, hãy bắt đầu ngày mới bằng những công việc quản trị đơn giản như kiểm tra email, trả lời tin nhắn, thông báo cho người quản lý về việc bạn đã bắt đầu làm việc, v.v. Điều này giúp bạn chuyển đổi mượt mà từ chế độ cá nhân sang chế độ làm việc.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Tasks để tạo danh sách công việc và ClickUp Task Priorities để phân loại công việc theo mức độ ưu tiên. Điều này giúp bạn đặt thời hạn và chia các dự án lớn thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu danh sách việc cần làm hàng ngày của ClickUp để lập kế hoạch cho ngày làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Mẫu này giúp bạn:
- Đặt ra các mục tiêu hàng ngày có thể đạt được
- Sắp xếp khối lượng công việc của bạn
- Theo dõi tiến độ công việc
4. Xác định thời gian năng suất cao nhất của bạn
Mỗi người đều có những kỳ cụ thể trong ngày khi họ cảm thấy tràn đầy năng lượng và tập trung nhất. Xác định những giờ có năng suất cao nhất của bạn có thể giúp bạn lên lịch cho những công việc đòi hỏi cao nhất vào thời điểm bạn làm việc với năng suất cao nhất.
Ví dụ, nếu bạn là người thích làm việc vào buổi sáng, hãy lên lịch cho các công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, như viết lách hoặc giải quyết vấn đề, vào những giờ đầu ngày.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Theo dõi Thời gian của ClickUp để theo dõi thời gian bạn dành cho các công việc khác nhau vào các khung giờ khác nhau trong ngày. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh lịch trình theo thời gian, đảm bảo bạn làm việc hiệu quả nhất khi ở trạng thái làm việc tốt nhất.
5. Cài đặt thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng
Một trong những thách thức lớn nhất của làm việc từ xa là biết khi nào nên kết thúc công việc. Nếu không có ranh giới rõ ràng, công việc có thể dễ dàng lấn sang thời gian cá nhân của bạn, dẫn đến kiệt sức. Để tránh những yếu tố gây xao nhãng, hãy thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho ngày công việc của bạn và tuân thủ nghiêm ngặt.
Việc lập một lịch trình hàng ngày có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này. Bạn có thể sử dụng Mẫu Lịch Trình 24 Giờ của ClickUp để lập kế hoạch cho cả ngày và tuân thủ một thói quen cân bằng. Nó giúp bạn tổ chức các công việc hàng ngày và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Cài đặt lịch trình hàng ngày
- Xem tổng quan về các công việc của bạn để điều chỉnh thời gian khi cần thiết
- Dành thời gian cụ thể cho từng công việc
6. Đảm bảo có những khoảng nghỉ đều đặn
Những khoảng nghỉ là yếu tố thiết yếu để duy trì sự tập trung và ngăn ngừa mệt mỏi. Theo một nghiên cứu, những người có năng suất công việc cao thường làm việc trong 52 phút và sau đó nghỉ ngơi 17 phút. Những khoảng nghỉ ngắn trong ngày có thể giúp bạn nạp lại năng lượng và duy trì năng suất công việc.
Bạn cũng có thể áp dụng Kỹ thuật Pomodoro —làm công việc trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Sau bốn chu kỳ, hãy nghỉ ngơi lâu hơn từ 15 đến 30 phút. Phương pháp này giúp duy trì sự tập trung, giảm mỏi mắt và giữ cho bạn tràn đầy năng lượng suốt cả ngày.
Hãy lên lịch nghỉ ngơi trước và rời khỏi không gian làm việc trong những khoảng thời gian này. Đi dạo, vươn vai hoặc làm điều gì đó không liên quan đến công việc trong thời gian rảnh rỗi để giải tỏa tâm trí.
7. Lên lịch thời gian cho các hoạt động thể chất
Ngồi quá lâu có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của bạn. Hãy kết hợp các hoạt động thể chất vào thói quen hàng ngày để duy trì năng lượng và sức khỏe tổng thể. Dù là phiên tập yoga buổi sáng, đi dạo giữa trưa hay tập luyện nhanh sau công việc, hãy duy trì sự năng động suốt cả ngày.
Dành thời gian trong lịch của bạn cho việc tập thể dục, giống như cách bạn dành thời gian cho một cuộc họp hay một công việc. Hãy coi đó là một phần không thể thiếu trong ngày của bạn.
8. Đảm bảo tính linh hoạt
Hãy dành ra khoảng thời gian dự phòng giữa các công việc để đề phòng trường hợp chậm trễ hoặc thay đổi vào phút chót. Nhờ đó, nếu cuộc họp kéo dài hoặc bạn cần xử lý một công việc khẩn cấp, bạn sẽ không cảm thấy như toàn bộ lịch trình của mình bị xáo trộn.
Bạn có thể làm được điều này bằng cách lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình với các khối thời gian linh hoạt (các khoảng thời gian có thể điều chỉnh). Để sử dụng chúng hiệu quả, hãy phân bổ các khoảng thời gian ước tính cho các hoạt động như kiểm tra email hoặc hoàn thành bản tóm tắt dự án, đồng thời cho phép một chút trùng lặp giữa các khối thời gian.
Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ theo dõi thời gian để giám sát năng suất thực tế của bạn và điều chỉnh các khối thời gian linh hoạt cho phù hợp, từ đó tối ưu hóa lịch trình của bạn theo thời gian.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Ức lượng thời gian trong ClickUp để lập kế hoạch thời gian cần thiết cho từng công việc khi tạo các khối thời gian linh hoạt. Điều này sẽ giúp bạn lập một lịch trình thực tế hơn.
9. Thư giãn và nghỉ ngơi
Cũng giống như việc bạn bắt đầu ngày mới với một thói quen, việc kết thúc ngày công việc bằng một thói quen sẽ giúp bạn tinh thần "nghỉ công việc" và chuyển sang thời gian riêng tư.
Hãy dành một khoảng thời gian cụ thể để kết thúc công việc và tổng kết những gì bạn đã hoàn thành.
Hãy lập danh sách công việc cần làm cho ngày hôm sau để bạn sẵn sàng bắt tay vào công việc ngay từ sáng sớm. Điều này giúp tránh việc công việc kéo dài sang buổi tối và đảm bảo bạn có đủ thời gian nghỉ ngơi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp để tạo danh sách kiểm tra công việc.
Đặt báo thức nhắc nhở kết thúc công việc 30 phút trước khi kết thúc ngày làm việc. Sử dụng khoảng thời gian này để hoàn tất các công việc còn dang dở, chẳng hạn như trả lời email và sắp xếp không gian làm việc.
Bạn đã có lịch trình rồi, giờ hãy cùng tìm hiểu những công cụ phù hợp để biến nó thành hiện thực.
Các công cụ để tạo lịch trình quản lý công việc từ xa hiệu quả
Việc phải xoay xở giữa các công việc, cuộc họp và hạn chót có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Đây chính là lúc các công cụ nâng cao năng suất và hợp tác từ xa như ClickUp phát huy tác dụng. Chúng giúp tối ưu hóa quy trình công việc và nâng cao hiệu quả công việc.
ClickUp là một nền tảng tất cả trong một, nổi trội trong việc giải quyết những thách thức đặc thù của công việc không đồng bộ dành cho các nhóm làm việc từ xa. Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn xây dựng một thói quen làm việc từ xa vững chắc:
Đặt mục tiêu
Trong môi trường làm việc từ xa, việc mất tập trung vào công việc là điều dễ xảy ra do các trách nhiệm gia đình, những yếu tố gây xao nhãng từ thiết bị điện tử hoặc các công việc cá nhân. Hơn nữa, việc thiếu định hướng rõ ràng trong thiết lập làm việc từ xa cũng có thể dẫn đến tình trạng chuyển đổi liên tục giữa các công việc, khiến việc đạt được kết quả cụ thể trở nên khó khăn.
Bạn nên đặt ra các mục tiêu rõ ràng khi thực hiện công việc tại nhà để tăng cường sự tập trung, nâng cao hiệu quả và thúc đẩy động lực.
Bạn có thể tạo và theo dõi mục tiêu với ClickUp Goals. Công cụ này giúp bạn thiết lập các dòng thời gian rõ ràng và các mục tiêu có thể đo lường được để nâng cao năng suất. Bạn cũng có thể chia nhỏ các mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể.
Lập kế hoạch công việc từ xa
ClickUp cung cấp các mẫu kế hoạch công việc và quản lý thời gian để giúp bạn cài đặt một lịch trình làm việc tại nhà hiệu quả.
Sau khi đã đặt ra các mục tiêu rõ ràng, bạn có thể sử dụng Mẫu Kế hoạch Làm việc Từ xa của ClickUp để sắp xếp các công việc và theo dõi thời gian làm việc của mình.
Nó đi kèm với các chế độ xem cụ thể như Chế độ xem Dòng thời gian công việc, Chế độ xem Hoạt động công việc và Chế độ xem Tiến độ công việc, giúp hiển thị trực quan dòng thời gian dự án của bạn, cho phép bạn xem các công việc và hoạt động, theo dõi tiến độ và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Mẫu này giúp bạn:
- Lập kế hoạch toàn diện cho công việc từ xa
- Sắp xếp các công việc và tự động hóa việc theo dõi tiến độ
- Đánh giá hiệu quả đạt được mục tiêu
Giao lưu với đồng nghiệp
Những người làm việc từ xa thường cảm thấy cô lập và cô đơn do sự tương tác xã hội với các thành viên trong nhóm bị giới hạn. Các cuộc họp thường xuyên với đồng nghiệp về công việc hoặc các cuộc thảo luận không chính thức sẽ mang lại sự hỗ trợ về mặt xã hội và giảm bớt căng thẳng tâm lý.
Vì vậy, hãy đưa các phiên họp cập nhật thường xuyên của nhóm vào thói quen làm việc tại nhà của bạn. Bạn có thể duy trì kết nối với nhóm của mình thông qua ClickUp Teams. Công cụ này giúp bạn thiết lập các mục tiêu chung cho nhóm, theo dõi tiến độ và hợp tác với nhóm.
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Chat để kết nối liền mạch với đồng nghiệp và xây dựng mối quan hệ làm việc bền chặt. Công cụ này giúp bạn chia sẻ thông tin cập nhật với nhóm, phân công mục công việc và trò chuyện trực tiếp trong khi làm việc.
Hợp tác với nhóm của bạn
ClickUp Docs hỗ trợ hợp tác thời gian thực và không đồng bộ cho các đội ngũ làm việc kết hợp và từ xa. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm, thực hiện các thay đổi trực tiếp và nhận phản hồi ngay lập tức.
Cần ý kiến từ ai đó ở múi giờ khác? Hãy đề cập đến họ trong phần bình luận mà không cần rời khỏi tài liệu của bạn để nhận hướng dẫn cụ thể hoặc phản hồi.
Bạn thậm chí có thể brainstorm ý tưởng cùng nhóm của mình với ClickUp Bảng trắng. Công cụ này giúp tất cả thành viên trong nhóm thêm ghi chú, liên kết công việc, tạo và phân công các công việc cần thực hiện trực tiếp trên Bảng trắng, đồng thời cùng nhau triển khai các ý tưởng.
Theo dõi khối lượng công việc
Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp bạn hình dung lịch trình hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của mình. Bạn có thể dành riêng các khung thời gian cho công việc cần tập trung, các cuộc họp, giờ nghỉ ngơi và các công việc cá nhân. Điều này giúp duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
Tự động hóa quy trình làm việc của bạn
Tự động hóa các tác vụ thường ngày có thể giúp bạn thiết lập một lịch trình làm việc tại nhà hiệu quả. Với tính năng Tự động hóa của ClickUp, bạn có thể tự động phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, gửi email và nhận thông tin cập nhật về dự án hoặc công việc.
Ví dụ, bạn có thể cài đặt tính năng tự động hóa để chuyển các công việc sang giai đoạn tiếp theo khi chúng hoàn thành hoặc gửi nhắc nhở khi thời hạn sắp đến. Điều này giúp quy trình làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ và giúp bạn tránh được áp lực khi phải quản lý từng chi tiết một cách thủ công.
Những lợi ích và thách thức của công việc từ xa
Làm việc từ xa đang thay đổi cách chúng ta thực hiện công việc, nơi chúng ta sinh sống và thậm chí cả cách chúng ta tương tác với nhau. Nhưng giống như bất kỳ sự thay đổi lớn nào, nó cũng đi kèm với những lợi ích và thách thức riêng.
Những lợi ích của công việc từ xa
- Một trong những lợi ích lớn nhất của văn hóa làm việc từ xa chính là sự linh hoạt trong môi trường làm việc. Bạn có thể tự cài đặt lịch trình, lựa chọn không gian làm việc và thậm chí làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau
- Nó phá vỡ rào cản và tạo ra môi trường làm việc bao dung hơn. Đối với các bậc phụ huynh, các bà mẹ mới sinh và những người chăm sóc, làm việc từ xa có thể mang lại sự linh hoạt cần thiết để cân bằng giữa công việc và trách nhiệm với các thành viên trong gia đình
- Bằng cách giảm thiểu nhu cầu di chuyển, công việc từ xa có thể giảm đáng kể lượng khí thải carbon và góp phần giảm thiểu biến đổi khí hậu
Những thách thức tiềm ẩn của công việc từ xa
- Cô lập: Làm việc từ xa có thể dẫn đến cảm giác cô đơn. Hãy tham gia các cộng đồng trực tuyến, lên kế hoạch cho các buổi gặp gỡ ảo để kết nối với đồng nghiệp và duy trì các mối quan hệ xã hội
- Sự thăng tiến chậm chạp: Một trong những lo ngại của nhân viên làm việc từ xa là khả năng bị giảm sự hiển thị, điều này có thể ảnh hưởng đến sự thăng tiến trong sự nghiệp. Để khắc phục điều này, hãy chủ động trao đổi với người quản lý về mục tiêu nghề nghiệp và thành tích của bạn. Sử dụng các công cụ như ClickUp để ghi lại tiến độ công việc và chia sẻ các bản cập nhật thường xuyên để những đóng góp của bạn được công nhận
- Rào cản giao tiếp: Giao tiếp trực tuyến trong công việc từ xa có thể dẫn đến những hiểu lầm và sự chậm trễ trong việc chia sẻ thông tin, từ đó gây ra thêm công việc.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Chat để trò chuyện trực tuyến và không đồng bộ, và ClickUp Clips để giao tiếp video không đồng bộ với các thành viên trong nhóm.
Hãy thử ClickUp: Người bạn đồng hành trong công việc từ xa
Một lịch trình công việc tại nhà được tổ chức khoa học là yếu tố quan trọng để thành công trong môi trường làm việc từ xa. Điều này không chỉ giúp duy trì năng suất công việc mà còn giúp bạn tìm được sự cân bằng, giảm bớt căng thẳng và biến ngày công việc của bạn trở nên hiệu quả.
Tuy nhiên, một lịch trình tuyệt vời chỉ thực sự hiệu quả khi bạn sử dụng các công cụ làm việc tại nhà phù hợp để tuân thủ nó. Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Dù là quản lý dự án phức tạp, theo dõi thời gian hay đơn giản là sắp xếp công việc một cách có tổ chức, ClickUp là giải pháp toàn diện giúp bạn làm chủ thói quen làm việc tại nhà.
Sẵn sàng nâng tầm trải nghiệm công việc từ xa của bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu xây dựng lịch công việc tại nhà cá nhân hóa của bạn.