Bạn có bao giờ bắt gặp mình trả lời email ngay cả sau giờ làm việc hoặc làm việc thâu đêm để đạt được mục tiêu của mình? Bạn không đơn độc.
Theo một cuộc khảo sát của Pew Research Center, 1 trong 10 nhân viên làm việc từ xa gặp khó khăn trong việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Thật khó để tách mình khỏi công việc khi làm việc tại nhà.
Kết quả? Công việc thường xâm lấn vào thời gian cá nhân của bạn. Bạn cần một lịch trình làm việc tại nhà hiệu quả để cân bằng giữa giờ làm việc và thời gian cá nhân.
Nếu bạn đang tìm cách quản lý công việc tốt hơn và giảm căng thẳng, mệt mỏi, bạn đã đến đúng nơi. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách tạo lịch làm việc tại nhà lành mạnh và chia sẻ một số mẹo để tăng năng suất làm việc từ xa.
Hãy bắt đầu ngay!
Các yếu tố cần xem xét khi lập lịch làm việc từ xa
Trước khi thảo luận về các mẹo làm việc tại nhà, hãy nói về một số yếu tố khóa cần xem xét khi lập lịch làm việc tại nhà.
1. Loại hình sinh học của bạn
Bạn là người dậy sớm hay thức khuya? Hiểu rõ kiểu sinh hoạt của bản thân và lên lịch công việc hiệu quả. Những người dậy sớm có thể thấy dễ dàng hơn khi giải quyết các công việc khó vào buổi sáng, trong khi những người thức khuya có thể làm việc sáng tạo tốt hơn vào buổi tối.
2. Khối lượng công việc và thời hạn
Phân tích khối lượng công việc và thời hạn của bạn. Điều này giúp bạn dành thời gian riêng cho các dự án phức tạp và lên lịch các công việc ít đòi hỏi hơn cho sau này.
3. Yêu cầu về giao tiếp và hợp tác
Tính đến các cuộc họp nhóm, cuộc gọi và kiểm tra nhanh. Lên lịch cho chúng xung quanh thời gian tập trung của bạn để giảm thiểu sự gián đoạn.
4. Cuộc sống cá nhân
Những nhân viên làm việc từ xa ưu tiên chăm sóc bản thân có xu hướng báo cáo năng suất cao hơn. Vì vậy, đừng quên sức khỏe thể chất và tinh thần khi làm việc tại nhà. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi để tập thể dục, thiền, ăn uống lành mạnh và theo đuổi sở thích.
5. Giờ làm việc
Nếu bạn làm việc trong một nhóm toàn cầu, hãy đảm bảo lịch trình của bạn phù hợp với giờ làm việc của đồng nghiệp để hợp tác hiệu quả. Bạn cũng có thể tham khảo các phương pháp hay nhất về giao tiếp không đồng bộ để giữ cho luồng thông tin luôn thông suốt.
6. Địa điểm và môi trường
Địa điểm và môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất của bạn. Hãy cân nhắc sử dụng tai nghe chống ồn hoặc tìm một không gian làm việc yên tĩnh nếu bạn sống ở khu vực ồn ào.
7. Tính linh hoạt
Công việc từ xa thường không có lịch trình cố định. Cuộc sống luôn có những bất ngờ và bạn có thể cần thay đổi thói quen để thích ứng. Hãy sẵn sàng thích ứng với những thay đổi bất ngờ. Cho dù đó là khối lượng công việc tăng đột ngột, trường hợp khẩn cấp cá nhân hay chỉ đơn giản là sự thay đổi về mức độ năng lượng, cách tiếp cận linh hoạt có thể giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Cách tạo lịch làm việc tại nhà của riêng bạn
Làm việc từ xa cho phép bạn tự do làm việc theo cách của mình. Bạn có thể đặt giờ làm việc, chọn không gian làm việc và thậm chí đi du lịch trong khi làm việc. Nhưng nếu không có lịch trình cụ thể, sự linh hoạt này có thể dễ dàng biến thành sự hỗn loạn.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để lập lịch làm việc tại nhà giúp tối đa hóa năng suất và giúp bạn thư giãn:
1. Áp dụng thói quen trước khi làm việc
Tạo thói quen buổi sáng cá nhân trước khi bắt đầu công việc. Điều này giúp bạn bình tĩnh và tập trung hơn. Dưới đây là những điều bạn có thể thử vào buổi sáng:
- Dậy sớm: Dậy ít nhất hai giờ trước giờ làm việc chính thức để có một buổi sáng thư giãn
- Bắt đầu ngày mới thật tốt: Thưởng thức một tách cà phê hoặc trà, lên kế hoạch cho ngày mới, đặt mục tiêu tích cực và chuẩn bị không gian làm việc
- Hãy năng động: Tập thể dục để tăng năng lượng, sáng tạo và năng suất
- Chuẩn bị: Tắm rửa và mặc quần áo thoải mái. Đảm bảo mặc trang phục lịch sự để tham gia các cuộc họp công việc
- Xử lý các công việc trước khi làm việc: Hoàn thành mọi công việc cần thiết hoặc hoạt động cá nhân trước khi bắt đầu làm việc
Trong cuốn sách Miracle Morning, tác giả Hal Elrod khuyên bạn nên tuân theo khung SAVERS — Silence (tĩnh lặng, thiền định), Affirmations (khẳng định), Visualization (hình dung), Exercise (tập thể dục), Reading (đọc sách) và Scribing (viết nhật ký) — để tập trung vào sự phát triển cá nhân và bắt đầu một ngày mới hiệu quả.
2. Tạo không gian làm việc chuyên dụng
Thiết lập văn phòng tại nhà để duy trì sự tập trung và tách biệt công việc với cuộc sống cá nhân. Chọn một nơi yên tĩnh, thoải mái trong nhà để giới hạn các yếu tố gây xao lãng.
Tránh làm việc trên giường hoặc ghế sofa. Những không gian này gắn liền với sự thư giãn, khiến bạn khó chuyển sang chế độ làm việc. Thay vào đó, hãy tạo một không gian giống như một văn phòng truyền thống — với bàn làm việc, ghế ngồi thoải mái và mọi thiết bị cần thiết.
Trong cuốn sách Remote: Office Not Required, Jason Fried và David Heinemeier Hannson đề xuất sử dụng bố cục nhà của bạn như một công tắc. Điều này có nghĩa là bạn nên tạo một không gian làm việc riêng trong nhà và chỉ làm việc thực sự khi bạn bước vào không gian đó (bật chế độ làm việc).
3. Đánh giá khối lượng công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
Trước khi lập lịch trình, hãy hiểu rõ công việc và trách nhiệm của mình. Điều này giúp bạn duy trì sự tổ chức và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những việc bạn cần hoàn thành — cả hàng ngày và hàng tuần. Bao gồm các cuộc họp, thời hạn dự án, công việc thường ngày và các cam kết cá nhân.
Tuy nhiên, hãy bắt đầu ngày mới của bạn với những công việc quản trị viên đơn giản như kiểm tra email, trả lời tin nhắn, thông báo cho cấp trên về thời gian bắt đầu làm việc, v.v. Điều này giúp bạn chuyển từ chế độ cá nhân sang chế độ làm việc một cách suôn sẻ.
Bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để tạo danh sách công việc và Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để phân loại nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên. Điều này giúp bạn đặt thời hạn và chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu danh sách công việc hàng ngày của ClickUp để lập kế hoạch cho ngày của bạn, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.
Mẫu này giúp bạn:
- Đặt mục tiêu hàng ngày có thể đạt được
- Sắp xếp khối lượng công việc của bạn
- Theo dõi tiến độ công việc
4. Xác định thời gian năng suất cao nhất của bạn
Mỗi người đều có những khoảng thời gian cụ thể trong ngày mà họ cảm thấy tràn đầy năng lượng và tập trung nhất. Xác định giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn có thể giúp bạn lên lịch cho những công việc khó khăn nhất khi bạn đang ở trạng thái tốt nhất.
Ví dụ, nếu bạn là người thích dậy sớm, hãy lên lịch các công việc cần tập trung cao độ, như viết lách hoặc giải quyết vấn đề, vào buổi sáng sớm.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp để theo dõi thời gian bạn dành cho các công việc khác nhau trong các thời điểm khác nhau trong ngày. Điều này sẽ giúp bạn tinh chỉnh lịch trình của mình theo thời gian, đảm bảo bạn làm việc hiệu quả khi ở trạng thái cao nhất.
5. Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng
Một trong những thách thức lớn nhất của công việc từ xa là biết khi nào nên kết thúc giờ làm việc. Nếu không có ranh giới rõ ràng, công việc có thể dễ dàng kéo dài sang thời gian cá nhân, dẫn đến kiệt sức. Để tránh bị phân tâm, hãy thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho ngày làm việc của bạn và tuân thủ nó.
Tạo lịch trình hàng ngày có thể giúp ích trong trường hợp này. Bạn có thể sử dụng Mẫu lịch trình 24 giờ của ClickUp để lên kế hoạch cho cả ngày và tuân theo thói quen cân bằng. Nó giúp bạn sắp xếp các công việc hàng ngày và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Đặt lịch trình hàng ngày
- Có cái nhìn tổng quan về các công việc của bạn để điều chỉnh thời gian khi cần thiết
- Dành thời gian cụ thể cho từng công việc
6. Thêm các khoảng nghỉ đều đặn
Nghỉ giải lao là điều cần thiết để duy trì sự tập trung và ngăn ngừa mệt mỏi. Theo một nghiên cứu, những người làm việc hiệu quả nhất làm việc trong 52 phút rồi nghỉ 17 phút. Nghỉ giải lao ngắn trong ngày có thể giúp bạn nạp năng lượng và duy trì năng suất.
Bạn cũng có thể sử dụng Kỹ thuật Pomodoro — làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Sau bốn chu kỳ, nghỉ dài hơn từ 15-30 phút. Phương pháp này giúp duy trì sự tập trung, giảm mỏi mắt và giữ cho bạn tràn đầy năng lượng suốt cả ngày.
Lên lịch nghỉ ngơi trước và rời khỏi không gian làm việc trong khoảng thời gian này. Đi dạo, vươn vai hoặc làm việc không liên quan đến công việc trong thời gian rảnh rỗi để giải tỏa đầu óc.
7. Dành thời gian cho hoạt động thể chất
Ngồi trong thời gian dài có thể ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn. Hãy kết hợp hoạt động thể chất vào thói quen hàng ngày để duy trì năng lượng và sức khỏe tổng thể. Cho dù đó là một buổi yoga buổi sáng, đi bộ giữa trưa hay tập thể dục nhanh sau giờ làm việc, hãy duy trì hoạt động thể chất trong suốt cả ngày.
Dành thời gian trong lịch của bạn để tập thể dục, giống như bạn dành thời gian cho cuộc họp hoặc công việc. Hãy coi đó là một phần không thể thay đổi trong ngày của bạn.
8. Đảm bảo tính linh hoạt
Để thời gian trống giữa các công việc để tính đến sự chậm trễ hoặc thay đổi vào phút chót. Bằng cách này, nếu cuộc họp kéo dài hoặc bạn cần xử lý công việc khẩn cấp, bạn sẽ không cảm thấy toàn bộ lịch trình của mình bị đảo lộn.
Bạn có thể đạt được điều này bằng cách lập kế hoạch cho ngày của mình với các khối thời gian mềm (các phân đoạn lịch trình linh hoạt). Để sử dụng chúng hiệu quả, hãy phân bổ khung thời gian gần đúng cho các hoạt động như kiểm tra email hoặc hoàn thành bản tóm tắt dự án, đồng thời cho phép một số hoạt động trùng lặp.
Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ theo dõi thời gian để giám sát năng suất thực tế của bạn và điều chỉnh các khối thời gian mềm cho phù hợp, từ đó tối ưu hóa lịch trình của bạn theo thời gian.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Ước lượng thời gian trong ClickUp để lập kế hoạch thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ khi tạo các khối thời gian mềm. Điều này sẽ giúp bạn tạo ra một lịch trình thực tế hơn.
9. Thư giãn và nghỉ ngơi
Cũng giống như bạn bắt đầu một ngày mới với một thói quen, kết thúc một ngày cũng giúp bạn thoát khỏi công việc và chuyển sang thời gian riêng tư.
Đặt thời gian cụ thể để kết thúc công việc và xem lại những gì bạn đã hoàn thành
Lập danh sách công việc cần làm cho ngày hôm sau để bạn sẵn sàng bắt tay vào công việc ngay từ sáng sớm. Điều này có thể giúp bạn tránh làm việc đến tối muộn và giúp bạn có đủ thời gian nghỉ ngơi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp để tạo danh sách kiểm tra nhiệm vụ.
Đặt báo thức 30 phút trước khi kết thúc ngày làm việc. Sử dụng thời gian này để hoàn thành những công việc còn dang dở, chẳng hạn như trả lời email và sắp xếp không gian làm việc.
Bạn đã có lịch trình, giờ hãy cùng khám phá các công cụ phù hợp để biến nó thành hiện thực.
Các công cụ để tạo lịch trình quản lý công việc từ xa hiệu quả
Việc phải xoay xở giữa các nhiệm vụ, cuộc họp và thời hạn có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Đây là lúc các công cụ năng suất và cộng tác từ xa như ClickUp phát huy tác dụng. Chúng giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tối đa hóa hiệu quả.
ClickUp là một nền tảng tất cả trong một, xuất sắc trong việc xử lý những thách thức độc đáo của công việc không đồng bộ cho các nhóm làm việc từ xa. Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn xây dựng thói quen làm việc từ xa vững chắc:
Đặt mục tiêu
Rất dễ mất tập trung khi làm việc từ xa do các trách nhiệm gia đình, các yếu tố gây xao lãng kỹ thuật số hoặc các công việc cá nhân. Ngoài ra, việc thiếu hướng dẫn rõ ràng trong môi trường làm việc từ xa cũng có thể dẫn đến việc nhảy việc, khiến bạn khó đạt được kết quả cụ thể.
Bạn nên đặt mục tiêu rõ ràng khi làm việc tại nhà để tăng sự tập trung, cải thiện hiệu quả và thúc đẩy động lực.
Bạn có thể tạo và theo dõi mục tiêu với ClickUp Goals. Nó giúp bạn thiết lập dòng thời gian rõ ràng và mục tiêu có thể đo lường được để cải thiện năng suất. Bạn cũng có thể chia nhỏ mục tiêu của mình thành các mục hành động nhỏ hơn.
Tạo kế hoạch làm việc từ xa
ClickUp cung cấp các mẫu kế hoạch công việc và quản lý thời gian để giúp bạn thiết lập lịch làm việc tại nhà hiệu quả.
Sau khi đặt mục tiêu rõ ràng, bạn có thể sử dụng Mẫu kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp để sắp xếp công việc và theo dõi thời gian làm việc.
Nó đi kèm với các chế độ xem cụ thể như Chế độ xem dòng thời gian công việc, Chế độ xem hoạt động công việc và Chế độ xem tiến độ công việc, giúp hiển thị trực quan dòng thời gian dự án của bạn, cho phép bạn xem các công việc và hoạt động, theo dõi tiến độ và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Mẫu này giúp bạn:
- Tạo kế hoạch toàn diện cho công việc từ xa
- Sắp xếp công việc và tự động hóa việc theo dõi tiến độ
- Đo lường hiệu suất mục tiêu
Giao lưu với đồng nghiệp
Nhân viên làm việc từ xa thường cảm thấy cô lập và cô đơn do giới hạn trong giao tiếp xã hội với các thành viên trong nhóm. Các cuộc họp thường xuyên với đồng nghiệp để thảo luận công việc hoặc trao đổi thân mật sẽ mang lại sự hỗ trợ về mặt xã hội và giảm căng thẳng tâm lý.
Vì vậy, hãy đưa các phiên họp nhóm thường xuyên vào thói quen làm việc tại nhà của bạn. Bạn có thể kết nối với nhóm của mình bằng ClickUp Teams. Nó giúp bạn đặt mục tiêu chung cho nhóm, theo dõi tiến độ và cộng tác với nhóm của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng Trò chuyện ClickUp để kết nối liền mạch với đồng nghiệp và xây dựng mối quan hệ công sở bền chặt. Trò chuyện giúp bạn chia sẻ thông tin cập nhật với nhóm, phân công nhiệm vụ và trò chuyện cùng với công việc liên quan.
Cộng tác với nhóm của bạn
ClickUp Docs cho phép cộng tác đồng bộ và không đồng bộ trong thời gian thực cho các nhóm làm việc kết hợp và từ xa. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm, thực hiện thay đổi trực tiếp và nhận phản hồi ngay lập tức.
Cần ý kiến đóng góp từ người ở múi giờ khác? @đề cập họ trong bình luận mà không cần rời khỏi tài liệu và nhận hướng dẫn hoặc phản hồi cụ thể.
Bạn thậm chí có thể cùng nhóm của mình động não ý tưởng với Bảng trắng ClickUp. Nó giúp tất cả thành viên trong nhóm thêm ghi chú, liên kết nhiệm vụ, tạo và phân công các mục hành động từ khung vẽ, đồng thời cùng nhau thực hiện ý tưởng.
Theo dõi khối lượng công việc
Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp bạn hình dung lịch trình hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của mình. Bạn có thể chặn các khoảng thời gian dành riêng cho công việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ và công việc cá nhân. Điều này giúp duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
Tự động hóa quy trình làm việc của bạn
Tự động hóa các công việc thường ngày có thể giúp bạn thiết lập lịch làm việc tại nhà hiệu quả. Với ClickUp Automations, bạn có thể tự động phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, gửi email và nhận thông tin cập nhật về dự án hoặc nhiệm vụ.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập tự động hóa để chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo khi chúng hoàn thành hoặc gửi nhắc nhở khi thời hạn sắp đến. Điều này giúp quy trình làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ và giúp bạn tránh căng thẳng khi phải quản lý từng chi tiết thủ công.
Những lợi ích và cạm bẫy của công việc từ xa
Làm việc từ xa đang thay đổi cách chúng ta làm việc, nơi chúng ta sống và thậm chí cả cách chúng ta tương tác với nhau. Nhưng giống như bất kỳ thay đổi lớn nào, nó cũng có những lợi ích và rủi ro.
Những lợi ích của công việc từ xa
- Một trong những lợi ích lớn nhất của văn hóa làm việc từ xa là sự linh hoạt trong nơi làm việc. Bạn có thể thiết lập lịch trình, chọn không gian làm việc và thậm chí làm việc từ các địa điểm khác nhau
- Nó phá vỡ rào cản và làm cho nơi làm việc trở nên hòa nhập hơn. Đối với các bậc cha mẹ, các bà mẹ mới sinh con và những người chăm sóc, làm việc từ xa có thể mang lại sự linh hoạt cần thiết để cân bằng công việc và cam kết với các thành viên trong gia đình
- Bằng cách giảm nhu cầu đi lại, làm việc từ xa có thể giảm đáng kể lượng khí thải carbon và giúp giảm thiểu biến đổi khí hậu
Những thách thức tiềm ẩn của công việc từ xa
- Cô lập: Làm việc từ xa có thể dẫn đến cảm giác cô đơn. Tham gia các cộng đồng trực tuyến, lên kế hoạch gặp gỡ ảo để kết nối với đồng nghiệp và duy trì các mối quan hệ xã hội
- Thăng tiến chậm: Một mối lo ngại của nhân viên làm việc từ xa là khả năng hiển thị giảm, điều này có thể ảnh hưởng đến sự thăng tiến trong sự nghiệp. Để khắc phục điều này, hãy chủ động trao đổi với quản lý về mục tiêu và thành tích trong sự nghiệp của bạn. Sử dụng các công cụ như ClickUp để ghi lại tiến độ và chia sẻ thông tin cập nhật thường xuyên để đóng góp của bạn được công nhận
- Rào cản giao tiếp: Giao tiếp trực tuyến trong công việc từ xa có thể dẫn đến hiểu lầm và chậm trễ trong việc chia sẻ thông tin, dẫn đến công việc thêm.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Chat để trò chuyện thời gian thực và không đồng bộ và ClickUp Clips để giao tiếp video không đồng bộ với các thành viên trong nhóm của bạn.
Dùng thử ClickUp: Đồng minh của bạn trong công việc từ xa
Một lịch trình làm việc tại nhà được cấu trúc tốt là yếu tố quan trọng để thành công trong môi trường làm việc từ xa. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì năng suất mà còn giúp bạn tìm được sự cân bằng, giảm căng thẳng và làm cho ngày làm việc của bạn trở nên hiệu quả.
Tuy nhiên, một lịch trình tuyệt vời chỉ có hiệu quả khi bạn sử dụng các công cụ làm việc tại nhà phù hợp để tuân thủ nó. Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Cho dù là quản lý một dự án phức tạp, theo dõi thời gian hay chỉ đơn giản là sắp xếp công việc, ClickUp là giải pháp tất cả trong một có thể giúp bạn làm chủ công việc tại nhà.
Sẵn sàng nâng cấp công việc từ xa của bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu xây dựng lịch làm việc tại nhà được cá nhân hóa của bạn.