Quản lý dự án tự do có nghĩa là phải đảm nhận mọi vai trò: người lập kế hoạch, người giao tiếp, người thực hiện, và đôi khi thậm chí là người tự an ủi bản thân (ai cũng có những ngày tồi tệ).
Không có gì ngạc nhiên khi quản lý dự án freelance trở nên áp lực, đặc biệt khi không có cấu trúc sẵn có hoặc nhóm hỗ trợ. Nếu bạn bỏ lỡ hạn chót, khách hàng sẽ rời đi. Nếu bạn quên một công việc, bạn sẽ phải thức đến 2 giờ sáng để sửa chữa.
Công việc bị đình trệ, phạm vi công việc mở rộng, và thời gian? Nó trôi qua rất nhanh.
Bài viết này cung cấp cho bạn các bước thực tế để duy trì sự tổ chức, đẩy nhanh tiến độ dự án và hoàn thành các dự án freelance đúng hạn mà không bị quá tải. Hãy bắt đầu ngay! 🧰
Quản lý dự án tự do là gì?
Quản lý dự án tự do là việc quản lý dự án một cách độc lập mà không bị ràng buộc bởi một nhà tuyển dụng hoặc tổ chức cụ thể. Các chuyên gia tự do đảm nhận các trách nhiệm quản lý dự án như xác định mục tiêu, xây dựng dòng thời gian dự án, phân bổ tài nguyên và dẫn dắt quá trình thực hiện.
Thay vì làm việc trong môi trường nội bộ, các nhà quản lý dự án tự do cung cấp dịch vụ cho các khách hàng, ngành nghề và loại dự án khác nhau. Họ chịu trách nhiệm về việc giao hàng, bảo mật công việc, xác định mức giá và quản lý mối quan hệ với khách hàng.
Mô hình này cho phép một nhà quản lý dự án có kinh nghiệm lựa chọn các dự án họ muốn tham gia, thiết lập giờ làm việc và làm việc từ xa. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng thích nghi nhanh chóng và kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để thành công trong các nhóm, mô tả công việc và quy trình công việc đa dạng.
🧠 Thú vị: Từ 'freelance' ban đầu mô tả những lính đánh thuê thời Trung Cổ bán 'lance' (mũi giáo) miễn phí cho người trả giá cao nhất. Lúc đó không phải là công việc phụ mà là hành động 'thuê kiếm'.
Tại sao các freelancer cần hệ thống quản lý dự án?
Khi trở thành freelancer, bạn sẽ phải xử lý nhiều khách hàng, hạn chót và sản phẩm đầu ra. Nếu không có hệ thống quản lý tập trung để xử lý các ưu tiên và cam kết cạnh tranh, bạn sẽ rơi vào tình trạng mất thời gian, công việc lộn xộn và kiệt sức.
Hệ thống quản lý dự án tập trung [PMS] giúp tập hợp mọi thứ vào một nơi duy nhất, giúp bạn duy trì sự tổ chức, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Dưới đây là một số lợi ích của việc làm tự do số hóa đối với vai trò quản lý dự án cấp cao:
- Theo dõi thời gian và tạo hóa đơn tự động: Sử dụng các bộ đếm thời gian tích hợp liên kết với các công việc, tự động cập nhật vào hóa đơn, giảm thiểu lỗi trong thanh toán và đẩy nhanh quá trình thanh toán.
- Tối ưu hóa giao tiếp với khách hàng: Chia sẻ bảng theo dõi dự án thời gian thực với khách hàng để giảm thiểu email qua lại và tăng cường tính minh bạch về trạng thái dự án và tiến độ thực hiện.
- Tự động hóa các công việc lặp lại: Cài đặt nhắc nhở, theo dõi và danh sách kiểm tra định kỳ để không bỏ sót bất kỳ bước nào.
- Xác định cơ hội phát triển: Thực hiện phân tích và tạo báo cáo trực quan để nhận diện các dịch vụ mang lại lợi nhuận cao nhất và điều chỉnh danh mục dịch vụ hoặc giá cả cho phù hợp.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Chia sẻ tài liệu dự án có cấu trúc, dòng thời gian và cột mốc để thể hiện với khách hàng rằng bạn là người có tổ chức và đáng tin cậy.
- Bảo vệ sức khỏe tinh thần của bạn: Giảm bớt gánh nặng hành chính bằng các mẫu và hệ thống giúp giảm stress, cho phép bạn tập trung vào công việc sáng tạo hoặc chiến lược.
- Trình bày tiến độ dự án: Biến bảng điều khiển của bạn thành một portfolio trực tuyến, cho phép khách hàng tiềm năng nhìn thấy cách bạn làm việc từ phía sau hậu trường.
🔍 Bạn có biết? Lần xuất hiện đầu tiên của thuật ngữ ‘freelancer’ trong văn hóa đại chúng đến từ tiểu thuyết Ivanhoe của Sir Walter Scott năm 1819, nơi các hiệp sĩ cung cấp kỹ năng chiến đấu mà không bị ràng buộc bởi lòng trung thành với một lãnh chúa.
Cách quản lý dự án tự do thành công
Công việc hiện nay đang gặp nhiều vấn đề.
Phạm vi công việc nằm trong một tài liệu, hạn chót trong một tài liệu khác, phản hồi của khách hàng trong một tài liệu thứ ba. Mọi thứ đều bị phân tán. Khi các công cụ của bạn bị tách biệt, quy trình làm việc sẽ bị rối loạn, dẫn đến việc bỏ sót chi tiết, phải làm lại và khách hàng không hài lòng.
Đây là vấn đề và hậu quả của tình trạng mở rộng công việc (Work Sprawl) trong thực tế.
ClickUp giải quyết vấn đề này với Không gian Làm việc AI tích hợp, kết hợp quản lý dự án, kiến thức và trò chuyện trong một nền tảng duy nhất – tất cả được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo giúp bạn thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu các bước để quản lý sự nghiệp tự do thành công với Giải pháp Quản lý Dự án của ClickUp. ⚒️
Bước #1: Xác định phạm vi và sản phẩm đầu ra rõ ràng
Với tư cách là một freelancer, sự mơ hồ là kẻ thù lớn nhất của bạn. Trước khi bắt tay vào công việc của khách hàng, hãy xác định rõ ràng dự án là gì và không phải là gì. Điều này giúp bạn duy trì dòng thời gian chặt chẽ, kỳ vọng của khách hàng được đặt đúng chỗ và tránh tình trạng mở rộng phạm vi dự án. Ngoài ra, điều này còn là lợi thế khi trình bày đề xuất hoặc tìm kiếm khách hàng.
Bắt đầu với một bản mô tả phạm vi công việc bao gồm:
- Mục tiêu dự án xác định những gì dự án hướng đến, ví dụ: 'Thiết kế lại trang chủ của khách hàng để cải thiện trải nghiệm trên thiết bị di động'.
- Sản phẩm đầu ra: Danh sách công việc tất cả các sản phẩm đầu ra cụ thể được mong đợi từ dự án; ví dụ: ‘Ba bản thiết kế trang chủ, một tệp thiết kế cuối cùng trong Figma và mã HTML/CSS tương thích với mọi thiết bị’.
- Tiêu chí chấp nhận để xác định các tiêu chuẩn mà sản phẩm phải đáp ứng, ví dụ: trang chủ phải tải trong vòng dưới ba giây trên thiết bị di động và tuân thủ tiêu chuẩn WCAG 2.1 AA.
- Loại trừ để tránh hiểu lầm; ví dụ: ‘Sửa đổi thiết kế giới hạn trong hai vòng’.
Sau khi đã xác định rõ phạm vi công việc, hãy biến nó thành hành động cụ thể bằng cách sử dụng ClickUp Mục tiêu.
Giả sử bạn là một nhà thiết kế tự do đang làm việc trên dự án “Thiết kế lại trang web của Khách hàng X”. Tạo một Mục tiêu trong không gian làm việc của bạn có tên “Ra mắt trang web của Khách hàng X” và chia nhỏ nó thành các mục tiêu có thể đo lường được như:
- Mục tiêu công việc: Hoàn thành bản phác thảo giao diện trang chủ.
- Mục tiêu số lượng: Tải lên ba bản thiết kế demo.
- Mục tiêu đúng/sai: Nhận sự chấp thuận của khách hàng đối với bản thiết kế cuối cùng.
Mỗi công việc bạn liên kết sẽ hiển thị biểu tượng tiến độ. Vì vậy, bất cứ lúc nào, bạn (và khách hàng của bạn) đều có thể xem được mức độ hoàn thành của dự án.
Để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, hãy sử dụng mẫu Scope of Work của ClickUp để liệt kê tất cả mục tiêu dự án, sản phẩm đầu ra, dòng thời gian và các mục trong phạm vi dự án. Mẫu này hoàn hảo để liệt kê các công việc con như “Thiết kế trang web 5 trang kèm logo và chế độ xem di động”. Với mẫu này, bạn có thể chuyển đổi dòng thời gian, cột mốc và sản phẩm đầu ra thành các công việc có thể theo dõi, đồng thời tự động hóa việc cập nhật cho khách hàng, kiểm tra tiến độ và phê duyệt.
🧠 Thông tin thú vị: Hiện nay , gần 48% lao động toàn cầu làm việc tự do hoặc thực hiện các công việc cần làm. Điều này tương đương với gần một nửa lực lượng lao động toàn cầu lựa chọn sự linh hoạt và độc lập.
Bước #2: Chia dự án thành các giai đoạn và công việc
Phạm vi dự án tốt? Đã kiểm tra. ✔️
Bây giờ, chia nhỏ công việc thành các giai đoạn và công việc có thể quản lý được.
Để xác định các giai đoạn của dự án, hãy chia thành các giai đoạn lớn như Nghiên cứu, Thiết kế, Kiểm tra và Phát hành. Trong mỗi giai đoạn, tạo các công việc cho các mục cụ thể.
Với phần mềm quản lý công việc như ClickUp, bạn có thể tổ chức dự án bằng cách tạo một Thư mục cho dự án tổng thể và sau đó thêm các Danh sách công việc cho từng giai đoạn.
Trong các danh sách công việc này, tạo các nhiệm vụ ClickUp cho các mục cụ thể và các công việc con cho các bước chi tiết. Phân cấp giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả và đang theo dõi tiến độ ở mọi cấp độ. Bạn có thể thiết lập quy tắc để tự động phân công công việc, gửi cập nhật cho khách hàng hoặc thay đổi trạng thái mà không cần nỗ lực thủ công.
📌 Đối tượng (đối tượng/kỳ/phiên bản), nếu bạn đang phát triển một trang web cho khách hàng, bạn có thể cài đặt dự án của mình như sau:
Thư mục: Dự án Trang web Khách hàng
- Danh sách công việc: Giai đoạn 1 – Thiết kế công việc: Tạo bản phác thảo giao diện (Wireframe) công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang chủ công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang Giới thiệu
- Công việc: Tạo bản phác thảo giao diện (Wireframe) Công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang chủ (Homepage Wireframe) Công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang Giới
- Công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang chủ
- Công việc con: Thiết kế bản phác thảo trang Giới thiệu
- Công việc: Kiểm tra và phê duyệt
- Danh sách công việc: Giai đoạn 2 – Phát triển Công việc: Phát triển trang chủ Công việc: Phát triển trang Giới thiệu
- Công việc: Phát triển trang chủ
- Công việc: Phát triển trang Giới thiệu
- Danh sách công việc: Giai đoạn 3 – Kiểm thử và Phát hành Công việc: Thực hiện kiểm thử chất lượng (QA) Công việc: Phát hành trang web
- Công việc: Thực hiện kiểm thử chất lượng (QA Testing)
- Công việc: Khởi chạy trang web
- Công việc: Tạo bản phác thảo giao diện (Wireframe) Công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang chủ (Homepage Wireframe) Công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang Giới
- Công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang chủ
- Công việc con: Thiết kế bản phác thảo trang Giới thiệu
- Công việc con: Thiết kế bản phác thảo giao diện trang chủ
- Công việc con: Thiết kế bản phác thảo trang Giới thiệu
- Công việc: Phát triển trang chủ
- Công việc: Phát triển trang Giới thiệu
- Công việc: Thực hiện kiểm thử chất lượng (QA Testing)
- Công việc: Khởi chạy trang web
Bạn cũng có thể lựa chọn từ các mẫu tài liệu dành cho freelancer để cải thiện quy trình kinh doanh và tiết kiệm thời gian đáng kể khi cài đặt các công việc và quy trình lặp đi lặp lại—như tiếp cận khách hàng, onboarding, lập hóa đơn và các công việc lặt vặt khác.
Bước #3: Xác định dòng thời gian và cột mốc
Bây giờ khi dự án của bạn đã được chia thành các giai đoạn và công việc, đã đến lúc vẽ bản đồ thời gian cho từng công việc. Nếu không có dòng thời gian, bạn dễ dàng bỏ lỡ hạn chót hoặc quá tải công việc trong tuần.
Đó chính là lúc ClickUp Milestones phát huy tác dụng. Hãy xem Milestones như các cột mốc của dự án bạn.
Bạn có thể chuyển bất kỳ công việc khóa nào thành cột mốc, ví dụ như ‘Gửi bản nháp đầu tiên’ hoặc ‘Phát hành sản phẩm cuối cùng’. Cột mốc này được đánh dấu bằng biểu tượng kim cương, giúp nó nổi bật rõ ràng trên dòng thời gian của bạn. Điều này giúp bạn và khách hàng luôn đồng bộ về những gì đã hoàn thành và những gì sắp tới.
Và làm thế nào để bạn hình dung điều này? Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp!
Gantt Chart View cung cấp một dòng thời gian động và trực quan để quản lý các dự án freelance của bạn. Nó cho phép bạn tạo bản đồ cách các công việc và cột mốc kết nối theo thời gian, giúp bạn quản lý các mối quan hệ phụ thuộc.
Thậm chí tốt hơn? ClickUp sẽ tự động điều chỉnh các phụ thuộc và dòng thời gian cho bạn nếu một giai đoạn bị trì hoãn.
Ngoài thanh tác vụ trên dòng thời gian, chế độ xem Gantt hỗ trợ điều chỉnh lịch trình bằng cách kéo và thả, theo dõi tiến độ và hợp tác thời gian thực. Trên trục tung, bạn có thể tổ chức tác vụ theo Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc. Tùy chỉnh cột để hiển thị người được giao, ngày đáo hạn, trạng thái hoặc thậm chí dữ liệu cụ thể của dự án với Trường Tùy chỉnh trong ClickUp.
Hãy đưa điều này vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn với Lịch ClickUp.
Đây là một công cụ lập lịch thông minh, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp bạn xây dựng kế hoạch cho ngày làm việc của mình dựa trên các công việc, cuộc họp và hạn chót. Nó tự động ưu tiên các công việc quan trọng nhất của bạn dựa trên danh sách công việc đang chờ xử lý, điều chỉnh lại lịch trình cho các mục có ưu tiên thấp và khối thời gian tập trung chính.
📌 Giả sử bạn có cuộc họp với khách hàng vào lúc 11 giờ sáng và hai sản phẩm cần hoàn thành trước 5 giờ chiều. Lịch ClickUp tự động điều chỉnh khung thời gian nhiệm vụ của bạn để bạn biết chính xác cần làm gì và khi nào. Nó cũng tích hợp với các công cụ như Lịch Google và Outlook (sắp ra mắt!) và đồng bộ trên toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phương pháp chia thời gian để chia ngày làm việc thành các phiên công việc tập trung cho từng khách hàng hoặc công việc cụ thể. Mẹo này giúp lịch trình của bạn có mục tiêu rõ ràng và giảm thiểu sự phân tâm.
Bước #4: Sử dụng mẫu giao tiếp
Sau khi đã hoàn thành việc sắp xếp công việc tự do của mình, đã đến lúc đảm bảo giao tiếp kịp thời.
Viết cùng một email mười lần? Không, cảm ơn. Chuẩn hóa các thông điệp của bạn để giảm bớt gánh nặng tinh thần và duy trì tính nhất quán.
Sử dụng một trong nhiều mẫu ClickUp sẵn có cho giao tiếp để nhập thông tin dự án của bạn, tùy chỉnh nội dung và gửi cập nhật nhanh chóng.
Một trong những mẫu đó là Mẫu Tóm tắt Dự án ClickUp, rất phù hợp cho các freelancer cần cập nhật thông tin cho khách hàng mà không cần gọi điện liên tục hoặc trao đổi qua email dài dòng.
Nó giúp bạn trình bày một cái nhìn tổng quan rõ ràng về mục tiêu, cột mốc, hạn chót và trạng thái hiện tại của dự án trong một tài liệu chia sẻ được, cập nhật theo thời gian thực. Bạn có thể liên kết các công việc, thêm ghi chú, gắn thẻ khách hàng và theo dõi các thay đổi — tất cả trong khi duy trì một giao diện chuyên nghiệp, chỉn chu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn không muốn tổng hợp các bản cập nhật tiến độ thủ công, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain, trí tuệ nhân tạo làm việc toàn diện và bối cảnh nhất thế giới, soạn thảo chúng cho bạn. Nó kết nối với các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu và trò chuyện ClickUp của bạn, quét không gian làm việc của bạn để cung cấp cho bạn hoạt động tác vụ mới nhất theo lệnh.
Bước #5: Theo dõi tiến độ và các lần sửa đổi
Khi công việc đã bắt đầu, bạn cần đang theo dõi tiến độ dự án, xử lý phản hồi và quản lý phiên bản, đặc biệt là khi chia sẻ các sản phẩm đầu ra qua nhiều vòng.
Mỗi khi bạn bắt đầu hoặc hoàn thành một công việc, hãy thay đổi trạng thái công việc (ví dụ: 'Đang thực hiện', 'Đang xem xét', 'Hoàn thành') hoặc tạo trạng thái công việc tùy chỉnh ClickUp dựa trên ngành nghề của bạn. Bạn có thể xem qua Danh sách công việc, Bảng hoặc Biểu đồ Gantt để biết các công việc nào đang chậm tiến độ hoặc đã hoàn thành.
Tiếp theo, thay vì gửi các sản phẩm hoàn thành qua email, hãy đính kèm tệp đính kèm trực tiếp trong ClickUp Tài liệu.
Cả bạn và khách hàng đều có thể bình luận, chỉnh sửa và hợp tác trên tài liệu theo thời gian thực, khiến nó trở nên lý tưởng cho các bản tóm tắt chia sẻ, bản nháp hoặc tài sản hình ảnh. Nếu cần quay lại các thay đổi, hãy nhấp vào 'Lịch sử trang' để khôi phục phiên bản trước đó. Điều này giúp duy trì vòng phản hồi chặt chẽ và minh bạch, đặc biệt là qua nhiều vòng.
Tránh những chủ đề email dài dòng cho các câu hỏi, kiểm tra trạng thái hoặc trao đổi thông tin không chính thức. Sử dụng ClickUp Trò chuyện để giữ tất cả cuộc hội thoại kết nối với công việc, giúp bạn không bị mất bối cảnh hoặc bỏ lỡ tin nhắn.
Bạn có thể chuyển đổi ngay lập tức bất kỳ tin nhắn hoặc phản hồi nào thành công việc một cách thủ công hoặc sử dụng ClickUp Brain để trích xuất ngữ cảnh và tạo công việc cho bạn. Nếu một chủ đề tin nhắn trở nên quá tải, hãy sử dụng FollowUps™ để đánh dấu và đang theo dõi các mục quan trọng.
Bạn đang trong quá trình thiết kế trang web cho khách hàng và họ gửi yêu cầu thay đổi nhanh qua ClickUp Chat: ‘Chúng ta có thể thay ảnh hero bằng một hình ảnh phù hợp với mùa không?’ Bạn có thể chuyển tin nhắn này thành công việc ngay lập tức bằng cách nhấp chuột hoặc sử dụng AI. Nếu đây là việc cần làm, hãy đánh dấu nó với FollowUp để không bị bỏ sót.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng hệ thống trạng thái RAG để ưu tiên công việc nhanh chóng. Sử dụng màu xanh lá cây (đang tiến triển tốt, không cần hành động), màu cam (chậm trễ nhẹ hoặc cần xem xét) và màu đỏ (có nguy cơ, cần hành động khẩn cấp) để ưu tiên công việc. Kiểm tra bảng RAG hàng ngày. Xử lý các công việc màu cam trước khi chúng chuyển sang màu đỏ.
Bước #6: Xuất hóa đơn và đang theo dõi thanh toán
Khi công việc của bạn hoàn thành, đã đến lúc nhận thanh toán. Và bạn muốn quá trình này diễn ra suôn sẻ để tránh những cuộc theo dõi khó xử.
Với tư cách là một freelancer, điều cuối cùng bạn muốn là phải theo dõi giờ làm việc thủ công trong một ứng dụng và tạo hóa đơn trong một ứng dụng khác khi bạn đang bận rộn. Với ClickUp Project Time Tracking, bạn có thể ghi lại giờ làm việc trực tiếp trên các công việc hoặc dự án để tính phí cho khách hàng một cách chính xác.
📌 Đối tượng/kỳ/phiên bản, bạn đang thực hiện một dự án viết nội dung cho khách hàng, bao gồm soạn thảo bài viết blog, viết chuỗi email và tạo mô tả sản phẩm. Khi thực hiện từng công việc, hãy bật đồng hồ đếm giờ trong phần mềm đang theo dõi thời gian làm việc tự do và đánh dấu ô 'billable' cho các công việc có thể tính phí.
Khi dự án hoàn thành, bạn truy cập thẻ Báo cáo Thời gian trên Bảng điều khiển. Nó hiển thị tất cả giờ làm việc đã ghi lại, phân loại theo loại công việc như bài viết blog, email và mô tả sản phẩm.
Bạn có thể xuất dữ liệu thời gian này trực tiếp vào hóa đơn, đảm bảo mọi thông tin chính xác và được tối ưu hóa, không cần phải sử dụng các công cụ theo dõi thời gian bên ngoài hoặc bảng tính Excel.
Mẫu hóa đơn tự do ClickUp giúp việc lập hóa đơn trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp và không rắc rối. Chỉ cần nhập thông tin dự án, dịch vụ cung cấp và điều khoản thanh toán.
Bạn có thể tùy chỉnh nó với logo của mình, liệt kê các deliverables (thậm chí liên kết đến các nhiệm vụ cuối cùng trong ClickUp) và đặt ngày đáo hạn chính xác. Khi sẵn sàng, bạn có thể xuất nó dưới dạng PDF hoặc chia sẻ liên kết tài liệu—tùy theo phương án nào phù hợp nhất. Bạn thậm chí có thể tự động hóa nhắc nhở thanh toán và đang theo dõi ai đã thanh toán.
Công cụ quản lý dự án tự do
Làm việc tự do mang lại sự tự do, nhưng cũng đòi hỏi sự kỷ luật và kỹ năng giao tiếp tương tự như một chuyên gia quản lý dự án toàn thời gian. Từ việc xử lý nhiều dự án và yêu cầu dự án cùng lúc đến duy trì hoạt động kinh doanh, dễ dàng bị quá tải.
ClickUp for Freelancers cho phép bạn quản lý khách hàng, dự án và các sản phẩm đầu ra với hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh.
Kết hợp với ClickUp CRM, bạn có thể cài đặt một cơ sở dữ liệu khách hàng gọn nhẹ ngay trong không gian làm việc của mình. Lưu trữ thông tin liên hệ, phạm vi dự án, lịch sử thanh toán và ghi chú mà không cần chuyển đổi giữa các bảng tính.
Bạn đã thấy một số tính năng mà ClickUp có thể làm, nhưng hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về cách phần mềm quản lý dự án cho freelancer hỗ trợ toàn bộ quy trình làm việc của bạn, từ lúc khách hàng liên hệ với bạn cho đến ngày bạn gửi hóa đơn cuối cùng. ⚓
Tối ưu hóa quy trình tiếp nhận khách hàng và lập kế hoạch dự án.
Bước đầu tiên trong quản lý dự án freelance là tiếp nhận khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Bắt đầu với ClickUp Forms. Với công cụ này, bạn có thể xác định yêu cầu dự án ngay từ đầu, ngay cả khi bạn đang quản lý ứng dụng di động, dự án tiếp thị nội dung hoặc hoạt động kinh doanh trong một ngành cụ thể.
Chèn biểu mẫu vào trang web của bạn hoặc gửi trực tiếp cho khách hàng tiềm năng để thu thập thông tin về dự án, dòng thời gian, ngân sách và mục tiêu. Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu theo thương hiệu của mình và điều chỉnh các trường thông tin để phù hợp với quy trình tiếp nhận dự án của bạn.
Mỗi lần nộp/gửi sẽ tự động tạo một công việc trong ClickUp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ mọi thứ gọn gàng. Khi một khách hàng tiềm năng được xác nhận, hãy biến nó thành một kế hoạch dự án có cấu trúc.
Tệp đính kèm các tài liệu như đề xuất, bản tóm tắt sáng tạo hoặc hợp đồng tự do bằng cách sử dụng Mẫu Hợp Đồng Tự Do ClickUp. Điều này giúp bạn tiêu chuẩn hóa các thỏa thuận pháp lý mà không cần phải bắt đầu từ đầu mỗi lần.
📖 Xem thêm: Mẫu đề xuất dự án miễn phí
Sử dụng các mẫu có sẵn để tổ chức dự án và tài nguyên
Mẫu Quản lý Dự án ClickUp là một khung làm việc sẵn sàng sử dụng dành cho freelancer và doanh nhân độc lập để tổ chức và thực hiện dự án. Sử dụng nó để chia công việc thành các giai đoạn, phân công công việc, đảm bảo hoàn thành đúng hạn, đặt ngày đáo hạn và đang theo dõi tiến độ. Điểm nổi bật? Nó hỗ trợ các đội ngũ đa chức năng, bao gồm phát triển phần mềm, tiếp thị nội dung và nhân sự.
Hệ thống phân cấp giúp mọi thứ gọn gàng: sắp xếp theo khách hàng, dự án hoặc dịch vụ, và tạo việc con lồng nhau khi cần thiết để đảm bảo rõ ràng. Cần đang theo dõi cột mốc hoặc mối quan hệ phụ thuộc? Mẫu này đã tích hợp sẵn hỗ trợ cho cả hai, giúp bạn quản lý dòng thời gian một cách tự tin và điều chỉnh kế hoạch nếu có thay đổi.
Mẫu này hỗ trợ các freelancer có kinh nghiệm quản lý dự án muốn hoàn thành các dự án trước đây một cách nhất quán và thành công.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 7% chuyên gia phụ thuộc chủ yếu vào trí tuệ nhân tạo (AI) cho việc quản lý tác vụ và tổ chức công việc. Điều này có thể do các công cụ này bị giới hạn trong các ứng dụng cụ thể như lịch, danh sách việc cần làm hoặc ứng dụng email.
Với ClickUp, cùng một trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ hỗ trợ các quy trình làm việc qua email hoặc các kênh giao tiếp khác, lịch làm việc, nhiệm vụ và tài liệu. Chỉ cần hỏi, “Những ưu tiên của tôi hôm nay là gì?” và ClickUp Brain sẽ tìm kiếm khắp không gian làm việc của bạn và thông báo chính xác những gì bạn cần làm dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Chỉ như vậy, ClickUp đã tích hợp 5+ ứng dụng cho bạn trong một ứng dụng siêu tiện lợi!
Xem video này để biết thêm mẹo sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong các công việc quản lý dự án hàng ngày của bạn:
Nâng cao năng suất để tối ưu hóa quy trình làm việc
Trái tim của hệ thống này là ClickUp Brain, trợ lý AI bối cảnh của ClickUp được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Dù bạn cần viết bản cập nhật cho khách hàng, tóm tắt bản mô tả dự án dài, brainstorm ý tưởng nội dung, hay tự động điền mô tả nhiệm vụ, công cụ AI dành cho freelancer này sẽ giúp bạn tiết kiệm một ngày làm việc mỗi tuần.
Nó hiểu bối cảnh công việc của bạn, tạo nội dung phù hợp, trả lời câu hỏi của khách hàng ngay lập tức và thậm chí tạo công việc từ tin nhắn trò chuyện hoặc chủ đề dự án. Thậm chí tốt hơn, nó có thể giúp bạn soạn thảo các bản cập nhật cho khách hàng với giọng điệu chuyên nghiệp, giúp bạn tránh khỏi tình trạng "Làm sao để diễn đạt điều này?" mỗi khi gửi bản cập nhật trạng thái.
📌 Ví dụ, nếu bạn vừa hoàn thành một cột mốc quan trọng của dự án website, hãy yêu cầu ClickUp Brain "Tóm tắt tiến độ cải tạo trang chủ và soạn thảo bản cập nhật trạng thái cho khách hàng với giọng điệu chuyên nghiệp." Trong vài giây, nó sẽ trích xuất thông tin từ không gian làm việc của bạn để tạo ra một báo cáo chuyên nghiệp.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
ClickUp cũng ghét những công việc lặp đi lặp lại như bạn. ClickUp Tự động hóa cung cấp hơn 100 quy tắc có sẵn giúp bạn tự động phân công công việc, di chuyển chúng giữa các giai đoạn, kích hoạt cảnh báo hoặc cập nhật trường.
Tạo các quy trình tự động hóa tùy chỉnh bằng AI bằng tiếng Anh thông thường trong ClickUp Automation
📌 Ví dụ, bạn có thể thiết lập quy tắc: ‘Khi trạng thái của công việc thay đổi thành Đã xong, áp dụng mẫu hóa đơn, cập nhật trường trạng thái thanh toán và gửi email cho khách hàng.’ Chỉ như vậy, hóa đơn của bạn đã được gửi đi, không cần nhắc nhở.
Bạn cũng có thể:
- Tự động phân công công việc khi có yêu cầu mới từ khách hàng qua biểu mẫu.
- Thay đổi mức độ ưu tiên khi thời hạn đến gần.
- Kích hoạt nhắc nhở khi các công việc quá hạn.
- Tự động thêm nhãn như ‘Cấp bách’ hoặc ‘Đang chờ phản hồi từ khách hàng’ dựa trên cập nhật công việc.
Dưới đây là chia sẻ của Robyn Henke, Chủ sở hữu của Robyn Henke Consulting, về việc sử dụng ClickUp:
Hoàn thành thay đổi cách tôi kinh doanh và cung cấp cho tôi nền tảng mà tôi thiếu để PHÁT TRIỂN! Là người dễ bị quá tải, việc trở thành doanh nhân có thể cảm thấy quá sức, nhưng khi tôi bắt đầu tận dụng sức mạnh của ClickUp, mọi thứ đã thay đổi. Năng lượng tôi mang vào công việc kinh doanh của mình đã khác biệt. Tôi cảm thấy tự tin với mọi khả năng và cách thức hợp tác dễ dàng với các freelancer và khách hàng. Điều này đã mang lại cho tôi động lực và sự hào hứng để dẫn dắt các dự án của riêng mình, và tạo ra các quy trình làm việc phù hợp với DOANH NGHIỆP CỦA TÔI, không chỉ công việc của khách hàng. Không cần phải nói, tôi đã bị cuốn hút!*
Hoàn thành thay đổi cách tôi kinh doanh và cung cấp cho tôi nền tảng mà tôi thiếu để PHÁT TRIỂN! Là người dễ bị quá tải, việc trở thành doanh nhân có thể cảm thấy quá sức, nhưng khi tôi bắt đầu tận dụng sức mạnh của ClickUp, mọi thứ đã thay đổi. Năng lượng tôi mang vào công việc kinh doanh của mình đã khác biệt. Tôi cảm thấy tự tin với mọi khả năng và cách thức hợp tác dễ dàng với các freelancer và khách hàng. Nó đã mang lại cho tôi động lực và sự hào hứng để dẫn dắt các dự án của riêng mình, và tạo ra các quy trình làm việc phù hợp với DOANH NGHIỆP CỦA TÔI, không chỉ công việc của khách hàng. Không cần phải nói, tôi đã bị cuốn hút!*
Những sai lầm phổ biến mà freelancer thường mắc phải trong quản lý dự án
Dưới đây là một số sai lầm thường gặp mà bạn có thể gặp phải trong quá trình quản lý dự án freelance (và cách khắc phục chúng):
- Bỏ qua hợp đồng và định nghĩa phạm vi: Bắt đầu mà không có hợp đồng hoặc phạm vi rõ ràng? Đó là con đường nhanh nhất dẫn đến việc mở rộng phạm vi và thanh toán bị hủy bỏ. Luôn ghi rõ các sản phẩm đầu ra, dòng thời gian và các lần sửa đổi bằng văn bản 🚫
- Chấp nhận mức lương thấp và định giá dịch vụ quá rẻ: Việc tính phí thấp "chỉ để bắt đầu" sẽ khiến bạn rơi vào chu kỳ với những khách hàng chất lượng kém. Hãy đặt mức giá tối thiểu phản ánh giá trị thời gian, kỹ năng và chi phí của bạn 💵
- Tránh tình trạng "biến mất" hoặc "chia sẻ quá mức" với khách hàng: Tìm điểm cân bằng giữa việc biến mất khi cần cập nhật và gửi quá nhiều nhắc nhở là điều quan trọng. Các cuộc họp định kỳ hàng tuần và bảng điều khiển chia sẻ hoạt động rất hiệu quả 📊
- Bỏ qua quản lý tài chính: Khi bạn là sếp của chính mình, việc đang theo dõi chi phí, tiết kiệm cho thuế và ngừng chi tiêu thừa mỗi tháng trở nên cần thiết hơn vì bạn không cần phải lo lắng về quản lý tài chính.
Giải phóng bản thân khỏi áp lực làm việc tự do với ClickUp Miễn phí
Khách hàng thuê bạn vì sự sáng tạo của bạn, không phải để theo dõi tiến độ, sắp xếp phản hồi hoặc viết lại bản tóm tắt từ đầu. Khi được hoàn thành đúng cách, quản lý dự án tự do có thể mang lại nhiều lợi ích. Nhưng nếu không có hệ thống, các dự án sẽ nhanh chóng trở nên hỗn loạn.
ClickUp giúp bạn kiểm soát mọi thứ. Bạn có thể xem những gì cần hoàn thành, những gì đã hoàn thành và những gì vẫn cần phản hồi mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Và nếu bạn đã chán việc viết lại ghi chú hoặc gửi cùng một bản cập nhật nhiều lần, ClickUp Brain sẽ giúp bạn xử lý những công việc đó. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅