Bạn đang muốn thăng tiến trong sự nghiệp hoặc chuẩn bị cho công việc quản lý dự án tự do đầu tiên của mình? Đây là nơi tuyệt vời để bắt đầu. 🏁
Với chiến lược vững chắc và các công cụ quản lý dự án phù hợp, bạn cũng có thể trở thành một nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm, làm chủ bản thân và quản lý bất kỳ dự án nào như một chuyên gia thực thụ.
Quản lý dự án tự do là gì?
Hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản.
Quản lý dự án tự do là một chuyên gia độc lập cung cấp dịch vụ quản lý dự án. Với kỹ năng quản lý và giải quyết vấn đề vững vàng, họ giúp các doanh nghiệp giám sát toàn bộ dự án từ đầu đến cuối, điều phối các nhóm và các bên khác nhau để đạt được mục tiêu chung, đồng thời đảm bảo tất cả các yêu cầu của dự án được đáp ứng đúng thời hạn.
Điều khiến họ khác biệt với các nhà quản lý dự án truyền thống là phương thức làm việc. Một số nhà quản lý dự án tự do làm việc độc lập cho nhiều khách hàng khác nhau trên cơ sở hợp đồng. Trong khi đó, những người làm việc tự do khác có thể hợp tác với bên thứ ba, như một công ty hoặc nền tảng, để làm trung gian cho công việc của họ với khách hàng.
Lợi ích của quản lý dự án tự do
Trước khi chuyển sang những thách thức phía trước, hãy cùng bàn luận về những lợi ích mà bạn sẽ nhận được. Tại sao bạn nên cân nhắc trở thành một quản lý dự án tự do?
Cũng như tất cả các con đường sự nghiệp khác, điều quan trọng là tìm được công việc phù hợp với bạn. Quản lý dự án có thể rất căng thẳng.
Công việc này đòi hỏi kỹ năng quản lý khủng hoảng và sự kiên nhẫn. Nhưng nếu bạn thích tự do, cài đặt giờ làm việc của riêng mình và thích giải quyết nhiều khía cạnh khác nhau của công việc cùng một lúc, thì công việc này sẽ rất đáng để thử.
1. Linh hoạt và tự chủ
Trong vài năm qua, hàng triệu người đã bỏ công việc truyền thống để tìm kiếm những lựa chọn thay thế cho phép họ làm việc và sống theo cách của mình. Công việc tự do và các mối quan hệ công việc thay thế đang gia tăng.
Công việc quản lý dự án tự do cho phép bạn tự do quyết định thời gian, địa điểm và cách thức làm việc. Tự chủ trong sự nghiệp không chỉ làm phong phú thêm cuộc sống công việc mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống nói chung.
2. Độc lập tài chính
Làm việc với tư cách là quản lý dự án tự do có nghĩa là bạn được quyết định mức thù lao và mô hình định giá của mình. Thông thường, mức thù lao của bạn sẽ khác nhau tùy theo trình độ chuyên môn của bạn.
Cho dù bạn là người mới hay quản lý dự án cấp cao, nghề nghiệp này cho phép bạn lựa chọn cách sắp xếp công việc phù hợp nhất và tăng mức thù lao theo hoàn cảnh cuộc sống của bản thân.
3. Cơ hội mở rộng mạng lưới quan hệ
Quản lý dự án tự do cho phép bạn kết nối với số lượng lớn các chuyên gia. Chắc chắn, bạn sẽ có lĩnh vực chuyên môn và "lĩnh vực sở trường" của riêng mình. Nhưng với tư cách là một quản lý dự án tự do, bạn luôn có thể thử sức mình trong các ngành mới và mở rộng kinh doanh theo bất kỳ hướng nào.
Khi bạn làm việc chặt chẽ với những người ở các vị trí khác nhau, điều này cũng sẽ giúp bạn mở rộng tầm nhìn về thị trường việc làm. Biết đâu, bước chuyển mình lớn tiếp theo trong sự nghiệp của bạn chỉ cách bạn một kết nối ý nghĩa.
4. Công việc đa dạng hơn
Khi bạn là một quản lý dự án làm việc cho một công ty nhất định, phạm vi công việc của bạn bị giới hạn trong dòng sản phẩm/dịch vụ của công ty đó. Trong quản lý dự án tự do, bạn có thể nhận các dự án khác nhau trong các ngành khác nhau.
Điều này cho phép bạn khám phá tài năng và sở thích của mình mà không bị giới hạn. Khi bạn trau dồi kỹ năng và tích lũy kinh nghiệm trong các dự án khác nhau, nhiều cơ hội sẽ đến với bạn.
Đây là một kinh nghiệm rất phổ biến của các nhà quản lý dự án làm việc độc lập: Họ có nền tảng học vấn cụ thể. Nhưng cuối cùng, họ lại dấn thân vào nhiều lĩnh vực khác nhau mà họ không thể tưởng tượng được khi còn học đại học.
Những thách thức trong quản lý dự án tự do
Chúng tôi đã đề cập đến những lợi ích mà quản lý dự án tự do có được, và đến giờ bạn có thể đã bị thuyết phục. Bây giờ, hãy cùng xem xét những thách thức tiềm ẩn trên con đường này.
1. Phối hợp và điều phối nhóm
Là một quản lý dự án tự do, bạn thường chịu trách nhiệm điều phối các nhóm khác nhau. Điều này có thể có nghĩa là phải điều phối nhiều múi giờ và nhiều lịch trình để đạt được mục tiêu chung. Với rất nhiều yếu tố thay đổi, việc điều phối nhóm có thể là một thách thức.
Bí quyết để có một "tổng thể" lành mạnh là các bộ phận lành mạnh với các mối quan hệ lành mạnh. Mỗi thành viên trong nhóm nên biết vai trò và trách nhiệm của mình để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào trong quá trình làm việc. Tất nhiên, bạn cũng cần một phương tiện vững chắc để hợp tác từ xa một cách tương tác để hoàn thành công việc.
2. Tuân thủ thời hạn
Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng thời hạn là yếu tố sống còn của một dự án. Mỗi công việc nhỏ và cột mốc lớn đều phải có thời hạn. Với rất nhiều công việc cần hoàn thành, người quản lý dự án sẽ phải theo dõi các thời hạn và đảm bảo người chịu trách nhiệm có thể hoàn thành đúng hạn.
Bộ nhớ của con người chỉ có thể lưu trữ một lượng thông tin nhất định. Khi bạn làm công việc quản lý dự án tự do với nhiều khách hàng, bạn có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi ngày đáo hạn chính xác của từng sản phẩm. Sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để sắp xếp các công việc khác nhau và ngày đáo hạn của chúng sẽ giúp bạn quản lý thời hạn dễ dàng hơn.
3. Xác định mục tiêu và kết quả mong đợi
Mục tiêu cuối cùng trong quản lý dự án tự do là: Đạt được kết quả kinh doanh mà khách hàng đề ra. Nhưng để đạt được điều đó, bạn cần chia nhỏ các mục có thể thực hiện thành các phần nhỏ có ý nghĩa.
Các kết quả công việc được xác định rõ ràng đảm bảo mọi người tham gia đều hiểu rõ công việc của mình. Chúng cũng giúp đo lường mức độ thành công và tiến độ công việc chung. Hãy coi chúng như những điểm kiểm tra trong một chuyến đi đường dài. Đối với vấn đề này, hãy sử dụng một công cụ quản lý dự án có tính năng cài đặt mục tiêu và đang theo dõi.
4. Tổ chức quy trình làm việc trơn tru
Chu kỳ công việc cần thiết cho một dự án – thật không may – sẽ không tự động diễn ra. Đây là lúc người quản lý dự án vào cuộc. Sau khi bạn đã đặt ra các bước cần thiết, tức là các kết quả mong đợi và mục tiêu, đây là phần bạn sẽ tìm ra cách để đạt được các mục tiêu đó. Có thể nói, đây là quá trình hành động.
Mỗi dự án có những yêu cầu và thách thức riêng. Tuy nhiên, khi bạn thành thạo việc tổ chức quy trình làm việc, bạn có thể điều chỉnh và áp dụng lại phương pháp của mình cho từng tình huống. Đối với quản lý dự án tự do, bạn sẽ cần trả lời một số câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như sau:
- Bạn sẽ sử dụng công cụ nào?
- Bạn sẽ phân phối công việc và thông báo cho người được giao như thế nào?
- Ai sẽ theo dõi tiến độ của từng cá nhân và bằng cách nào?
- Điều gì hiệu quả cho nhóm và tình huống cụ thể, và điều gì có thể cải thiện?
- Khi gặp vấn đề, quy trình phản hồi và cải tiến sẽ diễn ra như thế nào?
5. Tránh mở rộng phạm vi dự án
Hãy xem, cơn ác mộng tồi tệ nhất của các nhà quản lý dự án, ý tưởng đáng sợ ám ảnh những kế hoạch được xây dựng cẩn thận của họ: phạm vi dự án bị mở rộng.
Phạm vi dự án bị mở rộng là khi phạm vi của dự án bị mở rộng hoặc thay đổi trong quá trình thực hiện. Điều này gây ra khối lượng công việc thêm cho tất cả mọi người tham gia và đòi hỏi phải chuyển đổi nguồn lực và lập kế hoạch lại. Khá đáng sợ, phải không?
Đặc biệt trong quản lý dự án tự do, với tư cách là một tài năng độc lập làm việc với nhiều khách hàng khác nhau, trách nhiệm ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án thuộc về người quản lý dự án. Bạn phải xây dựng cẩn thận các tuyên bố về phạm vi dự án và giao tiếp rõ ràng với các bên liên quan và khách hàng trong suốt dự án, đảm bảo mọi thứ được xác định và cấu trúc rõ ràng.
6. Các bên liên quan không tích cực
Các bên liên quan là tất cả các cá nhân, tổ chức hoặc nhóm có ảnh hưởng tiềm năng đến các hoạt động và kết quả của dự án. Điều này bao gồm tất cả mọi người, từ thành viên nhóm, nhà tài trợ, lãnh đạo đến khách hàng và nhà cung cấp.
Tất nhiên, không phải tất cả họ đều phải tham gia trực tiếp vào toàn bộ dự án. Tuy nhiên, bạn vẫn cần duy trì sự minh bạch và giữ cho họ được thông tin và quan tâm. Cân bằng và ưu tiên các yêu cầu và phản hồi của các bên liên quan là yếu tố không thể thiếu để quản lý dự án tự do thành công.
7. Công cụ và tài liệu phân tán
Người ta nói rằng cần cả một làng để nuôi một đứa trẻ. Để "nuôi" một dự án, cần có một lượng tài liệu, thư mục, dữ liệu, công cụ và nền tảng khổng lồ. Với rất nhiều nền tảng kỹ thuật số cạnh tranh nhau, việc chuyển đổi giữa các tab và phần mềm có thể khiến bạn choáng váng.
Bạn đã để danh sách khách hàng ở đâu? Lịch nội dung thì sao? Lịch họp và các liên kết Google Meet thì sao? Máy tính của bạn lại phát ra tiếng quạt ồn ào rồi, phải không?
Bằng cách chọn một nền tảng quản lý dự án có nhiều tích hợp, bạn có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình làm việc của mình ở một nơi và giảm thời gian chuyển đổi qua lại giữa các tab một cách vô ích.
Phần thưởng: Phần mềm theo dõi thời gian cho người làm việc tự do
Mẹo để quản lý dự án tự do thành công
Quản lý dự án không phải là khoa học tên lửa, miễn là bạn sẵn sàng cống hiến cho công việc. Với các công cụ và mẹo phù hợp, bất kỳ dự án nào cũng sẽ trên đường đến thành công.
1. Sử dụng biểu đồ RACI để điều phối các nhóm
Một cách để đảm bảo sự thống nhất giữa các nhóm là xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên, và bạn có thể sử dụng biểu đồ RACI (hoặc ma trận RACI) cho mục đích này.
RACI là từ viết tắt của Responsible (Chịu trách nhiệm), Accountable (Chịu trách nhiệm giải trình), Consultant(Tư vấn) và Informant (Thông tin viên) – các cấp độ trách nhiệm khác nhau trong nhóm.
Sử dụng tính năng Bảng trắng của ClickUp để tạo biểu đồ RACI của riêng bạn hoặc sử dụng mẫu RACI có sẵn để phác thảo trực quan các hoạt động dự án khác nhau, chỉ ra phạm vi trách nhiệm của các nhóm và bắt đầu công việc nhanh hơn.
Hãy xem các mẫu dành cho freelancer này!
2. Theo dõi thời hạn thông qua lịch
Nhiều thời hạn và nhiều dự án? Không thành vấn đề. Sử dụng các công cụ quản lý dự án miễn phí như ClickUp có thể giúp bạn dễ dàng sắp xếp nhiều khía cạnh của một dự án – hoặc nhiều khía cạnh của nhiều dự án!
Bạn có thể chỉ định thời hạn cho từng nhiệm vụ và sử dụng chế độ xem Lịch của ClickUp để hình dung và quản lý thời hạn. Sử dụng các bộ lọc và chế độ xem, việc điều hướng thời hạn sẽ trở nên dễ dàng như thổi. Bạn thậm chí có thể lên lịch và khởi chạy các cuộc họp với tích hợp Lịch Google và Zoom. Thật là một công cụ đa năng!
3. Quản lý công việc bằng Biểu đồ Gantt hoặc Bảng Kanban
Lập kế hoạch và quản lý công việc là xương sống của quản lý dự án tự do. Quản lý dự án cần chọn phương pháp quản lý công việc phù hợp để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và thiết lập dự án để thành công.
Hiện nay, các phương pháp phổ biến nhất để tổ chức công việc của bạn với tư cách là quản lý dự án là biểu đồ Gantt và bảng Kanban. Mỗi công cụ có những ưu điểm và công dụng riêng, nhưng quyết định cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu của bạn.
Biểu đồ Gantt hiển thị chế độ xem dòng thời gian của tất cả các công việc và hoạt động, lý tưởng nhất là hiển thị các chi tiết như phụ thuộc và cột mốc. Chế độ xem thanh ngang giúp hình dung tiến độ và cung cấp cái nhìn tổng quan tốt về dòng thời gian của dự án.
Mặt khác, bảng Kanban cho phép bạn nhóm các công việc thành các cột theo trạng thái của chúng. Các tùy chọn mặc định là "cần làm", "đang tiến hành" và "đã hoàn thành", nhưng bạn có thể thay đổi và điều chỉnh chúng theo nhu cầu của mình. Bảng Kanban đặc biệt hữu ích cho phương pháp Scrum, vì nó giúp dễ dàng xem xét những việc đã hoàn thành và những việc cần làm.
4. Chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc dự án
Trong quản lý dự án tự do, bạn có trách nhiệm theo dõi hướng đi và trạng thái hiện tại của mình. Một cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ của bạn là sử dụng các cột mốc dự án. Đặc biệt nếu bạn được trả tiền theo từng cột mốc, điều này rất quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn.
Các cột mốc của dự án có thể được thiết lập theo các giai đoạn của chu kỳ sản phẩm. Ví dụ, giai đoạn ý tưởng và động não sẽ là cột mốc thứ nhất, làm việc trên nguyên mẫu sẽ là cột mốc thứ hai, thử nghiệm nguyên mẫu và thu thập phản hồi sẽ là cột mốc thứ ba, và giai đoạn ra mắt và quảng bá sẽ là cột mốc thứ tư.
Ngoài ra, bạn có thể đặt OKR và kết quả kinh doanh làm cột mốc. Ví dụ: đạt được một lượng khách hàng mục tiêu nhất định hoặc tạo ra doanh thu bao nhiêu.
5. Thiết lập kế hoạch giao tiếp cho các bên liên quan
Cho dù họ tham gia trực tiếp vào dự án hay bị ảnh hưởng gián tiếp bởi kết quả, việc thu hút các bên liên quan là trách nhiệm thiết yếu của quản lý dự án. Để duy trì tính minh bạch và giữ cho họ tham gia, bạn nên thiết lập một kế hoạch truyền thông.
Đối với mỗi bên liên quan, bạn sẽ phải đưa ra một cách tiếp cận giao tiếp khác nhau. Sử dụng tính năng như quyền truy cập tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn quản lý ai có thể xem tài liệu nào và bảo mật thông tin nhạy cảm.
Các tùy chọn cộng tác từ xa của ClickUp cũng cho phép bạn hướng dẫn các bên liên quan nội bộ về trạng thái dự án và cho phép họ bình luận trực tiếp trên các tài liệu liên quan. Một tính năng hữu ích khác là tích hợp, chúng ta sẽ đề cập đến trong một phút nữa.
6. Chọn công cụ quản lý dự án có tích hợp sẵn
Một công cụ quản lý dự án tất cả trong một sẽ giúp bạn không phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và tab nhiều lần.
Tích hợp sẵn của ClickUp cho phép bạn làm điều đó – tích hợp liền mạch các ứng dụng và công cụ khác nhau vào một nơi. Ngoài ra, bạn còn có thể mở khóa các hành động khác nhau. Với tính năng tự động hóa và các tính năng hữu ích, việc điều hướng chu kỳ dự án trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Nắm vững kỹ năng quản lý dự án tự do với các công cụ phù hợp
Công việc quản lý dự án tự do có thể đầy thách thức vì bạn phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Nhưng với các công cụ phù hợp như ClickUp, một phần mềm quản lý dự án miễn phí, bạn sẽ được trang bị mọi thứ cần thiết để trở thành một quản lý dự án giàu kinh nghiệm.
ClickUp cung cấp hàng trăm tính năng có thể tùy chỉnh để giúp bạn quản lý mọi loại dự án và tạo ra các hệ thống chức năng cho phép bạn phân công công việc, theo dõi tiến độ dự án, thúc đẩy sự hợp tác và quản lý nhóm hiệu quả để đảm bảo hoàn thành thành công.
Cùng với Ruul là đối tác tuân thủ và tài chính của bạn, việc thành lập và phát triển kinh doanh tự do của bạn trở nên dễ dàng chỉ với vài cú nhấp chuột.
Tác giả khách mời:
Bilge Özensoy là một cựu sinh viên đầy tham vọng và freelancer, hiện đang theo đuổi mọi thứ liên quan đến nội dung, khám phá tiềm năng của truyền thông mới tại Ruul.