Năng suất của lực lượng lao động quyết định mức độ hiệu quả của nhóm bạn trong việc hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu trong thời gian dự kiến.
Tuy nhiên, công nghệ đang dần thay đổi định nghĩa này bằng cách đảm nhận các công việc nặng nhọc và giúp nhân viên thực hiện những công việc có ý nghĩa hơn.
Một nghiên cứu năm 2023 của Salesforce cho thấy 89% các nhà lãnh đạo CNTT cảm thấy rằng tự động hóa và các công cụ AI đã cải thiện năng suất của nhân viên.
Đọc tiếp để khám phá các phương pháp hay nhất đã được thử nghiệm và kiểm chứng, các mẹo tăng năng suất hiệu quả và các công cụ năng suất tiên tiến có thể tăng tốc năng suất của bạn.
Cho dù bạn là nhà sáng lập startup làm việc thâu đêm hay là nhà quản lý doanh nghiệp điều hành nhiều nhóm, chúng tôi có những thông tin hữu ích cho bạn. Hãy cùng tăng tốc năng suất của bạn!
Hiểu khái niệm năng suất lực lượng lao động
Năng suất của lực lượng lao động không thực sự là làm việc chăm chỉ hơn hay nhanh hơn, mà là đạt được nhiều hơn với cùng hoặc thậm chí ít hơn các nguồn lực.
Câu hỏi là, làm thế nào để đo lường điều này? Bằng các chỉ số hiệu suất!
Các chỉ số hiệu suất là bảng điều khiển năng suất kinh doanh của bạn. Chúng cho bạn biết nhóm của bạn đang hoạt động tốt như thế nào, họ đang xuất sắc ở lĩnh vực nào và còn có thể cải thiện ở đâu.
Những hiểu biết này cũng có thể giúp bạn tinh chỉnh quy trình, cung cấp hỗ trợ có mục tiêu và duy trì động lực cho nhóm của bạn. Các chỉ số khóa bao gồm:
- Tỷ lệ sử dụng, là tỷ lệ thời gian nhân viên dành cho các công việc hiệu quả so với các hoạt động không hiệu quả
- Tỷ lệ hoàn thành công việc, theo dõi tỷ lệ phần trăm công việc được giao đã hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định
- Chất lượng công việc, có thể đánh giá dựa trên các chỉ số như tỷ lệ lỗi hoặc phản hồi của khách hàng
Việc thường xuyên xem xét các chỉ số này và điều chỉnh chiến lược có thể giúp duy trì năng suất. Và bây giờ, hãy nói về kết quả cuối cùng: Năng suất không chỉ là hoàn thành các công việc trong danh sách, mà là thực hiện chúng một cách hiệu quả để kinh doanh phát triển.
Tóm tắt:
Năng suất cao hơn = Đóng góp giá trị nhiều hơn = Lợi nhuận cao hơn
Ngược lại:
Năng suất thấp = Chi phí hoạt động tăng = Lợi nhuận giảm
Những mối quan hệ này có thể được quan sát rõ ràng nhất trong ngành sản xuất.
Giả sử một nhà sản xuất phụ tùng ô tô bằng cách nào đó đã tăng sức chứa sản xuất lên 30% mà không tăng chi phí nhân công tương ứng. Nói cách khác, cùng một số lượng công nhân có thể sản xuất nhiều hàng hóa hơn đáng kể.
Tự động, chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm giảm, dẫn đến lợi nhuận cao hơn. Điều này giúp công ty giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Hiệu ứng domino của việc cải thiện năng suất cuối cùng sẽ dẫn đến tăng doanh thu (kết hợp giữa sản lượng cao hơn và giá thấp hơn) và có khả năng tăng lương cho nhân viên. Nói cách khác, tất cả mọi người trong chuỗi giá trị — người tiêu dùng, nhân viên và công ty — đều được hưởng lợi.
Kỹ thuật cải thiện năng suất
Theo một nghiên cứu của McKinsey, "tăng năng suất của Hoa Kỳ đại diện cho cơ hội trị giá 10 nghìn tỷ đô la . " Tiềm năng này chỉ có thể được hiện thực hóa thông qua nỗ lực phối hợp của các nhà lãnh đạo kinh doanh để xây dựng một lực lượng lao động có động lực, tràn đầy năng lượng và siêu năng suất.
Áp dụng các kỹ thuật phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn, cho dù bạn đang lãnh đạo một nhóm hay quản lý công việc của riêng mình.
Để bắt đầu, tổ chức và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là chìa khóa để giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiều việc hơn trong một kỳ ngắn hơn. May mắn thay, có những chiến lược có thể giúp cải thiện khả năng quản lý thời gian của bạn và những công cụ có thể giúp thực hiện các chiến lược này. Hãy cùng tìm hiểu một số chiến lược và công cụ này.
1. Sức mạnh của việc lập lịch
Lập lịch là việc phân bổ chiến lược nguồn lực quý giá nhất của bạn, đó là thời gian. Đây là bước đầu tiên trong quản lý thời gian hiệu quả. Lập lịch hiệu quả:
- Ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp
- Phân bổ thời gian thích hợp cho từng công việc
- Cân bằng khối lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm
Mỗi hoạt động lập lịch này có thể được thực hiện dễ dàng nhất bằng cách sử dụng một công cụ năng suất, chẳng hạn như ClickUp. Công cụ này có đầy đủ các tính năng có thể giúp bạn lập lịch hoạt động theo cách phù hợp nhất với quy trình làm việc của bạn. Hãy cùng xem một số tính năng trong số đó.
Chế độ xem Lịch của ClickUp là một công cụ thay đổi cuộc chơi trong việc lập lịch. Bạn có thể lập lịch công việc bằng tính năng kéo và thả, sắp xếp lại lịch, xem khối lượng công việc trong ngày/tuần/tháng/năm và tự động tạo các nhiệm vụ lặp lại.
Để tối ưu hóa lịch trình của bạn trong Chế độ xem Lịch ClickUp:
- Ưu tiên công việc: ClickUp cho phép bạn gán mức độ ưu tiên (Khẩn cấp, Cao, Bình thường, Thấp) cho từng công việc. Sau khi bật tính năng này, bạn có thể sắp xếp và lọc công việc theo mức độ ưu tiên và xem các công việc ưu tiên cao trong nháy mắt
- Phân bổ thời gian cho mỗi công việc: Đặt trường Ước lượng thời gian cho một công việc và kéo thả nó vào Chế độ xem Lịch. Nếu bạn cần điều chỉnh thời lượng, chỉ cần kéo các cạnh của khối công việc (Bạn có thể sử dụng tính năng Theo dõi thời gian sau này để ghi lại thời gian thực tế đã sử dụng)
- Cân bằng khối lượng công việc trong nhóm: Bạn có thể theo dõi mức độ nỗ lực của một công việc theo thời gian, số lượng công việc hoặc theo Trường Tùy chỉnh. Sau đó, đặt sức chứa của các thành viên trong nhóm. Sử dụng thông tin này, việc cân bằng khối lượng công việc của nhóm một cách công bằng sẽ trở nên dễ dàng
Sau khi đã thiết lập lịch trình, ngày làm việc của bạn và của nhóm sẽ diễn ra suôn sẻ.
2. Biểu đồ kiểm soát để quản lý thời gian trực quan
Biểu đồ kiểm soát, ban đầu được phát triển để kiểm soát chất lượng trong sản xuất, đã tìm được vị trí trong quản lý dự án và cải thiện năng suất. Các biểu đồ này giúp bạn hình dung tiến độ dự án theo thời gian, xác định xu hướng và mô hình năng suất, đồng thời phát hiện các điểm nghẽn. Bạn có thể sử dụng chúng để dự đoán các sự chậm trễ tiềm ẩn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về phân bổ nguồn lực.
Tạo biểu đồ kiểm soát trong ClickUp bằng Biểu đồ Gantt ClickUp. Mặc dù chủ yếu dành cho quản lý dự án, nhưng các biểu đồ Gantt này có thể được điều chỉnh để tạo biểu đồ kiểm soát cơ bản. Bằng cách biểu diễn các điểm dữ liệu dưới dạng các nhiệm vụ riêng lẻ với ngày bắt đầu và thời lượng tương ứng với thời gian và giá trị của điểm dữ liệu, bạn có thể trực quan hóa xu hướng và xác định các điểm bất thường.
Ngoài ra, tính năng phụ thuộc của ClickUp cho phép bạn hiển thị mối quan hệ giữa các điểm dữ liệu nếu chúng tuần tự hoặc có phụ thuộc lẫn nhau.
Sử dụng ClickUp để theo dõi thời gian liền mạch
Với Trường Tùy chỉnh để ước lượng thời gian và sai lệch, tự động hóa để điều chỉnh ngày đáo hạn và bảng điều khiển để xem dự án toàn diện, ClickUp cung cấp một phương pháp quản lý thời gian toàn diện. Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp vượt xa tính năng ghi chép thời gian cơ bản, cho phép bạn:
- Theo dõi thời gian dành cho từng công việc
- Hiểu rõ hơn về năng suất của nhóm
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Tự động theo dõi thời gian dựa trên các thay đổi trạng thái công việc
- So sánh ước lượng thời gian với thời gian thực tế đã sử dụng
- Tạo báo cáo thời gian chi tiết
Tiếp theo, hãy xem qua Mẫu báo cáo năng suất cá nhân. Mẫu được tạo sẵn này là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi năng suất của từng cá nhân.
Sử dụng nó để:
- Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các công việc đã hoàn thành và thời gian đã sử dụng
- Xác định các mẫu năng suất
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa quy trình làm việc
- Cân bằng khối lượng công việc tốt hơn
Sử dụng mẫu này, các thành viên trong nhóm có thể hiểu rõ hơn về mô hình năng suất cá nhân, tìm ra cách làm việc hiệu quả hơn và đặt ra các mục tiêu có ý nghĩa. Các nhà quản lý có thể sử dụng các báo cáo này để hiểu rõ điểm mạnh và thách thức của từng cá nhân, từ đó quản lý nhóm và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
3. Kỹ thuật Đổi khuôn trong một phút (SMED)
Kỹ thuật SMED (Single-Minute Exchange of Die) là một kỹ thuật sản xuất tinh gọn nhằm giảm thời gian hoàn thành việc thay đổi thiết bị. SMED cố gắng giảm thời gian thiết lập xuống dưới 10 phút (do đó có tên gọi "single-minute", nghĩa là một phút).
Trong nghĩa rộng hơn, SMED là chuyển đổi nhanh chóng giữa các công việc, tăng năng suất tổng thể.
Để áp dụng các nguyên tắc SMED cơ bản trong bất kỳ lĩnh vực nào, hãy thử sử dụng các tính năng Tích hợp của ClickUp để kết nối tất cả các công cụ yêu thích của bạn.
Điều này có thể đảm bảo quy trình làm việc liền mạch, giảm thiểu sự phân tâm đồng thời giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các công việc trên nhiều công cụ. Giảm thời gian chuyển đổi giữa các công việc sẽ giúp bạn tăng hiệu suất và cải thiện năng suất.
4. Đa nhiệm (nhưng làm đúng)
Khi được thực hiện đúng cách, đa nhiệm có thể tăng năng suất lên gấp nhiều lần. Khóa học này sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc có thể thực hiện đồng thời mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
ClickUp Tasks cho phép bạn phân loại và sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Cho dù bạn đang phải xử lý nhiều dự án cùng lúc hay cố gắng tập trung vào một dự án duy nhất, ClickUp sẽ giúp bạn quản lý thời gian và thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc, đồng thời tối ưu hóa năng suất kinh doanh.
Hãy thử Mẫu năng suất cá nhân của ClickUp để đặt ưu tiên, theo dõi nhiệm vụ và giúp bạn thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc một cách thông minh.
Sử dụng các chế độ xem có thể tùy chỉnh của mẫu này, bạn có thể:
- Đặt mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn)
- Ưu tiên các nhiệm vụ và điều chỉnh chúng cho phù hợp với các Mục tiêu ClickUp lớn hơn để theo dõi tiến độ tổng thể của bạn
- Hãy nghỉ ngơi! Dành thời gian để nghỉ ngơi: điều này cũng rất quan trọng và giúp bạn cải thiện năng suất
5. Các chiến lược thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới
Khuyến khích nhóm của bạn suy nghĩ sáng tạo có thể dẫn đến những ý tưởng mới, giải quyết vấn đề tốt hơn và năng suất kinh doanh cao hơn. Bằng cách tổ chức các phiên brainstorming thường xuyên, bạn có thể khuyến khích sự tham gia của nhân viên và nuôi dưỡng văn hóa nơi các quan điểm đa dạng và sự sáng tạo phát triển mạnh mẽ.
Sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp để nhanh chóng đưa ra ý tưởng, đảm bảo nhóm của bạn luôn linh hoạt và hiệu quả. Khi những ý tưởng này được hình dung, việc tìm ra các mẫu (chẳng hạn như các công việc tương tự nhau mà không cần phải lặp lại) và cơ hội (chẳng hạn như các công việc quan trọng cần được ưu tiên) sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
6. Kỹ thuật đặt mục tiêu
Mục tiêu là lộ trình dẫn đến thành công. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được, năng suất có thể dễ dàng đi chệch hướng. Cài đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn sẽ mang lại định hướng và động lực cho nhóm của bạn.
ClickUp giúp việc đặt mục tiêu trở nên dễ dàng. Với các tính năng như ClickUp Goals, bạn có thể đặt mục tiêu rõ ràng, theo dõi tiến độ và ăn mừng thành quả đạt được trong quá trình thực hiện.
Ở cấp độ cá nhân, bạn có thể tận dụng Mẫu Sử dụng ClickUp để tăng năng suất. Mẫu này cung cấp một phương pháp có cấu trúc để đặt mục tiêu, đảm bảo bạn luôn tập trung và làm việc hiệu quả.
Mẫu này giúp các cá nhân cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc. Đây là không gian làm việc sẵn sàng sử dụng, có thể tùy chỉnh hoàn toàn, giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng nhất và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
7. Quản lý kiến thức và giải quyết vấn đề
Sự khác biệt chính giữa tăng khối lượng công việc và tăng năng suất là gì? Biết phải làm gì.
Giờ đây, một cơ sở kiến thức được tổ chức tốt có thể giúp nhân viên làm việc thông minh hơn thay vì làm việc chăm chỉ hơn. Quản lý kiến thức hiệu quả cũng có thể cải thiện khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, dẫn đến năng suất cao hơn.
Bạn có thể tận dụng ClickUp Docs để tạo và sắp xếp wiki để lưu trữ và chia sẻ kiến thức trong nhóm, giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết khi cần. Cho dù đó là chi tiết dự án, ghi chú cuộc họp hay các phương pháp hay nhất, mọi thứ chỉ cách bạn một cú nhấp chuột.
9. Ra quyết định chiến lược
Ra quyết định đúng đắn là nền tảng của năng suất. Cho dù là chọn công cụ quản lý dự án phù hợp hay quyết định cách phân bổ nguồn lực, các quyết định chiến lược có thể quyết định mức năng suất của bạn.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về các dự án của bạn theo thời gian thực, giúp bạn nhanh chóng đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt. Với các tính năng như thẻ và báo cáo có thể tùy chỉnh, bạn có thể điều chỉnh không gian làm việc của mình để thu thập dữ liệu quan trọng nhất với bạn, đảm bảo rằng chiến lược của bạn luôn phù hợp với mục tiêu năng suất.
10. Kỹ thuật quản lý dự án
Các chiến lược và kỹ thuật quản lý dự án được thiết kế để tăng năng suất trên toàn bộ hệ thống. Quản lý dự án hiệu quả có thể tăng năng suất đáng kể bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc, cài đặt mục tiêu rõ ràng và giữ mọi người làm việc thống nhất.
Ví dụ, phương pháp Agile, như Scrum và Kanban, thúc đẩy tính linh hoạt và sự hợp tác. Chúng cho phép các nhóm làm việc theo chu kỳ lặp lại, cho phép điều chỉnh nhanh chóng theo những thay đổi và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của dự án. Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích cho các dự án yêu cầu phản hồi và khả năng thích ứng liên tục.
Các kỹ thuật quản lý dự án khác tập trung vào các khía cạnh khác. Phương pháp Đường dẫn quan trọng giúp xác định các công việc quan trọng nhất phải hoàn thành đúng thời hạn để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Đồng thời, Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Chương trình (PERT) ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc. Các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên như Ma trận Eisenhower giúp các nhóm tập trung vào các công việc có tác động lớn dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.
ClickUp có thể giúp bạn thiết lập và quản lý từng kỹ thuật này (và nhiều kỹ thuật khác). Ví dụ, Mẫu quản lý dự án nhanh ClickUp được thiết kế đặc biệt cho các nhóm không phải là nhóm phần mềm muốn khai thác sức mạnh của các phương pháp nhanh.
Sử dụng mẫu này, bạn sẽ có được:
- Bảng điều khiển Agile và báo cáo sprint
- Chế độ xem có thể tùy chỉnh
- Quy trình làm việc cho Scrum, Kanban và nhiều phương pháp khác
Hãy khám phá thư viện mẫu phong phú của ClickUp để tìm hiểu thêm. Bạn có thể sẽ tìm thấy mẫu quản lý dự án phù hợp để tối ưu hóa năng suất cho bản thân và nhóm của mình. Và đó chưa phải là tất cả — bạn có thể chọn tùy chỉnh không gian làm việc theo yêu cầu của mình và tùy chỉnh nó bằng cách sử dụng các yếu tố bạn cần.
Hãy cùng xem Pontica Solutions, một nhà cung cấp dịch vụ BPO và ITO đang phát triển nhanh chóng, đã tăng năng suất đáng kể như thế nào bằng cách sử dụng ClickUp để hợp lý hóa các quy trình quản lý dự án của họ.
Sử dụng các tính năng Quản lý dự án của ClickUp, Pontica đã có thể tập trung các nhiệm vụ, quản lý dòng thời gian hiệu quả hơn và tăng cường sự hợp tác trong nhóm, dẫn đến cải thiện hiệu quả trên toàn bộ hệ thống. Các tính năng có thể tùy chỉnh của nền tảng này cho phép họ điều chỉnh quy trình làm việc để đáp ứng nhu cầu riêng biệt, đảm bảo mọi dự án được quản lý một cách chính xác và rõ ràng.
Dayana Mileva, Giám đốc Tài khoản của Pontica Solutions, chia sẻ:
Giờ đây, nhóm của chúng tôi có thể cùng nhau làm việc trên cùng một dự án và liên lạc với bất kỳ bên liên quan nào ngay lập tức, bất kể họ ở đâu. ClickUp lưu trữ tất cả các dự án của chúng tôi — trước đây, hiện tại và trong tương lai.
Giờ đây, nhóm của chúng tôi có thể cùng nhau làm việc trên cùng một dự án và liên lạc với bất kỳ bên liên quan nào ngay lập tức, bất kể họ ở đâu. ClickUp lưu trữ tất cả các dự án của chúng tôi — trước đây, hiện tại và trong tương lai.
Các kỹ thuật khác: tận dụng công nghệ giáo dục
Công nghệ giáo dục (EdTech) có thể là động lực mạnh mẽ thúc đẩy năng suất tại nơi làm việc. Các nền tảng EdTech cho phép học tập liên tục, cung cấp nội dung theo yêu cầu, được cá nhân hóa và dễ hiểu để đào tạo nhân viên một cách dễ dàng. Điều này đảm bảo các nhóm luôn cập nhật các kỹ năng và kiến thức mới nhất, tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc và giúp tăng năng suất.
ClickUp có thể là một công cụ năng suất tất cả trong một, tích hợp cả hai yếu tố này vào hệ sinh thái năng suất của mình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bằng cách kết hợp ClickUp Docs với ClickUp Goals, bạn có thể tạo một cơ sở kiến thức hoặc hệ thống quản lý học tập mạnh mẽ chứa các tài liệu khóa học của mình, trong khi các trường tùy chỉnh và mục tiêu có thể theo dõi tiến độ học tập của nhân viên.
Phát huy sức mạnh của Trí tuệ Nhân tạo (AI)
Hãy nói một chút về việc sử dụng các công cụ AI để tăng cường cải thiện năng suất. Các công cụ AI rất xuất sắc trong việc tự động hóa các công việc thường ngày như sắp xếp email, lên lịch cuộc họp và nhập dữ liệu, cho phép bạn tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.
ClickUp Brain, một trợ lý được hỗ trợ bởi AI giúp nâng cao cả khả năng học tập và tự động hóa, là một công cụ thay đổi cuộc chơi. Nó có thể tạo bản tóm tắt các tài liệu phức tạp, tạo tài liệu học tập có mục tiêu và thậm chí tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ dựa trên phân tích nội dung.
Về mặt tự động hóa, ClickUp cung cấp các quy trình công việc có thể tùy chỉnh, quản lý nhiệm vụ dựa trên AI và tích hợp với các công cụ và nền tảng học tập khác. Từ tự động phân công nhiệm vụ đến tạo báo cáo, các tính năng này giúp loại bỏ công việc thủ công và đảm bảo tính nhất quán.
Một khía cạnh khác mà ClickUp Brain vượt trội là quản lý thông tin. Nó cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của họ bằng cách truy xuất thông tin liên quan từ các nhiệm vụ, tài liệu và các nguồn khác, tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong các tệp. Nó thậm chí còn giúp tổ chức thông tin hiệu quả hơn bằng cách cho phép bạn gắn thẻ nội dung và đánh dấu tài liệu là Wiki.
Cuối cùng, sử dụng ClickUp Brain để tự động hóa bằng AI. Nó có thể tự động hóa quy trình làm việc nếu bạn mô tả những gì bạn muốn tự động hóa bằng tiếng Anh đơn giản. Ví dụ: bạn có thể tạo một Nhiệm vụ ClickUp bất cứ khi nào có email mới với từ khóa cụ thể trong dòng tiêu đề.
Nói cách khác, trợ lý AI của ClickUp được thiết kế để loại bỏ tất cả các trở ngại trên con đường của bạn — các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, khó tìm thấy thứ bạn cần ngay khi cần, tạo báo cáo dài từ các tập dữ liệu còn dài hơn — và giúp bạn tràn đầy năng lượng để năng suất của bạn tăng vọt.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tham gia bài kiểm tra năng suất 5 phút này để tìm hiểu hiệu suất của tổ chức bạn về mặt năng suất.
Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của lực lượng lao động
Tăng năng suất của lực lượng lao động giống như nấu một bữa ăn ngon — bạn cần có nguyên liệu phù hợp và biết cách cân bằng chúng. Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất có thể quyết định mức độ hiệu quả của nhóm bạn. Hãy cùng khám phá một số yếu tố đó ở đây.
Hợp tác và làm việc nhóm
Đầu tiên, hợp tác và làm việc nhóm. Khi các thành viên trong nhóm của bạn làm việc hiệu quả với nhau, điều kỳ diệu sẽ xảy ra. Ý tưởng luồng chảy tự do hơn, vấn đề được giải quyết nhanh hơn và mọi người cảm thấy gắn kết hơn. Hãy nghĩ về nó như một bản giao hưởng — mỗi nhạc cụ đóng vai trò của mình và cùng nhau tạo nên bản nhạc.
Ảnh hưởng của công việc từ xa
Mặc dù làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt, nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức riêng, như rào cản giao tiếp và cảm giác cô lập mà nhân viên làm việc từ xa phải đối mặt. Nhưng đừng lo lắng, những vấn đề này có thể được giải quyết! Tạo ra văn hóa nhóm ảo mạnh mẽ có thể giúp thu hẹp khoảng cách, giữ mọi người kết nối và làm việc hiệu quả, bất kể họ đang làm việc ở đâu.
Sức khỏe, sức khỏe tinh thần và tình trạng kiệt sức trong công việc
Năng suất của nhân viên đi đôi với sức khỏe và hạnh phúc tổng thể của họ. Nếu nhóm của bạn bị kiệt sức hoặc đang phải vật lộn với các vấn đề sức khỏe tâm thần, năng suất sẽ chắc chắn bị ảnh hưởng. Đó là lý do tại sao việc tạo ra một môi trường làm việc không chỉ thúc đẩy sức khỏe thể chất mà còn cả sức khỏe tinh thần là rất quan trọng.
Khuyến khích nghỉ giải lao thường xuyên, cung cấp các nguồn lực về sức khỏe tinh thần và chú ý đến khối lượng công việc có thể mang lại hiệu quả đáng kể.
Vai trò của các biện pháp khuyến khích trong việc thúc đẩy năng suất
Khuyến khích là một công cụ mạnh mẽ khác. Khi mọi người cảm thấy công việc của mình được công nhận và khen thưởng, họ sẽ có động lực để tiếp tục phấn đấu.
Cho dù đó là tiền thưởng, lời khen ngợi trong cuộc họp hay một ghi chú cảm ơn đơn giản, việc thể hiện sự đánh giá cao có thể góp phần rất lớn trong việc nâng cao tinh thần và năng suất làm việc.
Tác động của việc trì hoãn và các cách để giảm thiểu nó
Ah, sự trì hoãn — kẻ trộm thời gian lén lút. Tất cả chúng ta đều đã từng trải qua việc trì hoãn các công việc trong danh sách công việc cần làm cho đến phút cuối cùng. Tuy nhiên, sự trì hoãn không chỉ làm chậm trễ các dự án mà còn có thể tạo ra căng thẳng không cần thiết và làm giảm chất lượng công việc.
Chống lại điều này bằng cách sử dụng các phương pháp như phân chia thời gian để chia nhỏ các nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý, đặt thời hạn rõ ràng và sử dụng ClickUp để theo dõi tiến độ.
Tầm quan trọng của kỷ luật trong việc nâng cao năng suất
Cuối cùng, hãy nói về kỷ luật — nền tảng của năng suất. Nếu không có kỷ luật, ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng có thể thất bại.
Khuyến khích cách làm việc có kỷ luật—cho dù là tuân thủ lịch trình, duy trì sự tập trung hay hoàn thành công việc đúng hạn—có thể giúp nhóm của bạn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu.
Đảm bảo năng suất của nhân viên trong tương lai với ClickUp
Hãy dành một chút thời gian để tóm tắt lại. Chúng ta đã khám phá một loạt các kỹ thuật cải thiện năng suất, từ việc khai thác sức mạnh của công nghệ với ClickUp đến thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và tinh chỉnh các chiến lược quản lý.
Mỗi yếu tố này đều đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất của nhóm, cho dù là thông qua quản lý thời gian tốt hơn, giao tiếp hiệu quả hay tạo môi trường làm việc hỗ trợ.
Chúng ta cũng có thể kỳ vọng AI và tự động hóa sẽ đóng vai trò quan trọng hơn, đảm nhận các công việc thường ngày và giải phóng nhân lực trong nhóm để tập trung vào công việc sáng tạo và chiến lược.
Với các chiến lược phù hợp và cách tiếp cận tiên tiến, bạn không chỉ chuẩn bị cho nhóm của mình thành công mà còn tạo tiền đề cho một tương lai hiệu quả, sáng tạo và bền bỉ hơn. Thử dùng ClickUp sẽ là một khởi đầu tốt. Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay!