Hãy đối mặt với thực tế. Quản trị dự án rất phức tạp.
Đối phó với các quyết định quan trọng của dự án đòi hỏi nhiều công việc. Mọi quyết định phải được ghi chép lại, bao gồm lý do, tác động và các bên liên quan.
Các dự án thay đổi chiến lược theo xu hướng thị trường hoặc khi gặp phải những trở ngại bất ngờ. Việc theo dõi những thay đổi này và điều chỉnh chúng cho phù hợp với quyết định ban đầu có thể trở nên phức tạp.
Mẫu quản trị từ công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ giúp dự án của bạn thành công. Blog này khám phá mẫu quản trị dự án là gì, những gì nó nên cung cấp và tìm ra những mẫu phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.
Mẫu quản trị là gì?
Mẫu quản trị là một khung cấu trúc trình bày hướng dẫn tiến độ từng bước để xác định con đường tối ưu cho hoạt động của dự án. Mẫu quản trị dự án cũng nêu chi tiết cách tiếp cận để ra quyết định.
Nó thường bao gồm các phần, vai trò, trách nhiệm, quy trình ra quyết định và các điểm kiểm tra được xác định trước để giúp theo dõi các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức bạn. Chúng có thể tùy chỉnh và cho phép bạn thêm các trường và danh mục cụ thể phù hợp với nhu cầu của dự án.
Các mẫu quản trị giúp phác thảo vai trò và trách nhiệm, khung ra quyết định, cấu trúc báo cáo, kế hoạch truyền thông, quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) và chiến lược quản lý rủi ro.
Điều này cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một cơ sở kiến thức thuận tiện và dễ tiếp cận, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ các quy định và ra quyết định hiệu quả.
Điều gì tạo nên một mẫu quản trị tốt?
Nhiều nghiên cứu cho thấy các mẫu quản trị dự án có tác động đáng kể đến chi tiêu của nhóm bạn. Hãy xem các tính năng bạn nên tìm kiếm trong một mẫu quản trị tốt:
- Vai trò rõ ràng: Mẫu phải nêu rõ mục tiêu, vai trò và trách nhiệm một cách rõ ràng
- Khả năng thích ứng: Phải có tính linh hoạt để thích ứng với mọi thay đổi trong dự án
- Giao tiếp hiệu quả: Chọn mẫu cung cấp các kênh giao tiếp hiệu quả để hợp tác tối đa
- Quản lý rủi ro mạnh mẽ: Nên được trang bị hệ thống quản lý rủi ro linh hoạt
- KPI có ý nghĩa: Mẫu quản trị dự án nên triển khai các Chỉ số hiệu suất chính (KPI) bao gồm các chỉ số có ý nghĩa để theo dõi mức độ và tỷ lệ thành công
- Khả năng truy cập của nhóm: Tất cả thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác có sức chứa phù hợp đều có thể truy cập được
- Mẫu toàn diện: Mẫu phải chứa các trường chuyên biệt hoặc sau dự án như chỉ số hiệu suất, lịch họp, quy trình giải quyết xung đột và quy trình quản lý thay đổi
- Hợp tác toàn diện: Nó nên khuyến khích hợp tác và sự tham gia bằng cách bao gồm tất cả các bên liên quan trong vòng phản hồi
10 mẫu quản trị để sử dụng
Dựa trên các tiêu chí vừa thảo luận, chúng tôi đã chọn ra 10 mẫu quản trị hàng đầu để bạn sử dụng. Hãy cùng khám phá chi tiết nhé.
1. Mẫu kế hoạch quản trị ClickUp
Một kế hoạch quản trị mạnh mẽ là rất quan trọng để đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực công nghệ thông tin. Với Mẫu kế hoạch quản trị của ClickUp, bạn có một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ, cung cấp một khung cấu trúc cho việc ra quyết định, xác định vai trò và kỳ vọng của các bên liên quan.
Mẫu này có các tính năng như trạng thái tùy chỉnh, trường, chế độ xem và công cụ quản lý dự án, giúp nâng cao khả năng theo dõi và quản lý hiệu quả.
Việc triển khai Mẫu kế hoạch quản trị này là một quy trình năm bước liền mạch:
- Bắt đầu bằng cách đánh giá các thực tiễn quản trị hiện tại bằng tính năng Tài liệu của ClickUp
- Tiếp theo, xác định các bên liên quan và phân công nhiệm vụ thông qua ClickUp
- Thiết lập vai trò và trách nhiệm một cách dễ dàng bằng cách sử dụng các trường tùy chỉnh
- Xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng để đạt được kết quả cụ thể
- Cuối cùng, sử dụng các nhiệm vụ định kỳ trong ClickUp để theo dõi và tinh chỉnh kế hoạch quản trị của bạn
Với Mẫu kế hoạch quản trị của ClickUp, bạn có thể xây dựng văn hóa trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và ra quyết định hiệu quả trong tổ chức của mình.
Tận dụng các tính năng cộng tác của ClickUp để giúp nhóm của bạn duy trì sự tổ chức, theo dõi tiến độ và đóng góp vào sự thành công của kế hoạch quản trị, mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp của bạn thông qua quản trị CNTT được xác định rõ ràng.
2. Mẫu chương trình họp quản trị ClickUp
Các cuộc họp quản trị hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của tổ chức bạn, và Mẫu chương trình họp quản trị của ClickUp giúp bạn hợp lý hóa năng suất và sự hợp tác.
Lập kế hoạch chủ đề, phân bổ thời gian, phân công trách nhiệm và theo dõi các mục hành động một cách liền mạch. Trạng thái, trường và chế độ xem đa năng tùy chỉnh đảm bảo phương pháp quản lý cuộc họp có cấu trúc.
Tối đa hóa lợi ích của mẫu với quy trình năm bước:
- Đặt mục tiêu cuộc họp rõ ràng bằng tính năng Mục tiêu của ClickUp, xác định chủ đề bằng chế độ xem Lịch và chia sẻ chương trình nghị sự qua tích hợp Email
- Tiến hành cuộc họp hiệu quả bằng cách sử dụng các công cụ như Bảng trắng hoặc Tài liệu để ghi chú chi tiết. Thực hiện các bước sau để tổ chức các cuộc họp quản trị tốt, thúc đẩy quá trình ra quyết định hiệu quả
- Bắt đầu hành trình của bạn bằng cách thêm mẫu vào không gian làm việc, chỉ định không gian và mời thành viên để hợp tác liền mạch
- Tiếp cận các dự án của bạn từ nhiều góc độ khác nhau bằng cách sử dụng Chế độ xem chương trình làm việc, Chế độ xem mục hành động, Chế độ xem ghi chú và Chế độ xem dòng thời gian; mẫu này cung cấp một cách tiếp cận toàn diện
- Tùy chỉnh các mẫu để điều chỉnh các cuộc họp cho phù hợp với các yêu cầu riêng của tổ chức, đảm bảo hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của bạn
3. Mẫu ra quyết định ClickUp
Bắt đầu một nghiên cứu toàn diện với Mẫu tài liệu khung ra quyết định của ClickUp, giúp bạn điều hướng các quyết định phức tạp một cách có hệ thống. Mẫu này đảm bảo phân tích tỉ mỉ các lựa chọn tiềm năng trong một khung rõ ràng.
Cho dù là lựa chọn tính năng sản phẩm hay quản lý các dự án phức tạp, mẫu này đều giúp đánh giá một cách có hệ thống, làm rõ các ưu tiên và thúc đẩy sự thống nhất trong nhóm để đạt được thành công chung.
Mẫu tài liệu Khung ra quyết định của ClickUp mang lại nhiều lợi ích cho quá trình ra quyết định của bạn:
- Thiết lập quy trình nhất quán và thống nhất; thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan, giảm thiểu sự thiên vị thông qua đánh giá khách quan và đơn giản hóa tài liệu để tham khảo trong tương lai
- Sử dụng các yếu tố khóa của mẫu, bao gồm trạng thái tùy chỉnh, trường, chế độ xem và tính năng quản lý dự án, để có trải nghiệm ra quyết định liền mạch
- Tích hợp mẫu với các chế độ xem có thể tùy chỉnh như Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch và hơn thế nữa. Mẫu này giúp cải thiện quá trình ra quyết định hợp tác với các công cụ chụp màn hình, phản hồi bình luận, chỉnh sửa hợp tác, tự động hóa và AI
4. Mẫu kế hoạch hành động quản lý ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để nâng cao kế hoạch hành động quản lý của tổ chức, Mẫu kế hoạch hành động quản lý của ClickUp là tài nguyên hữu ích cho bạn.
Mẫu này cho phép bạn đặt mục tiêu rõ ràng, xác định các nguồn lực và công việc cần thiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hành động để đạt hiệu quả tối đa và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả — tất cả trong một giao diện trực quan với chức năng kéo và thả.
Sử dụng mẫu để tận hưởng giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn, thúc đẩy hợp tác cải thiện các mục tiêu chung và đảm bảo sử dụng tài nguyên và quản lý thời gian hiệu quả. Xử lý toàn diện các vấn đề quản lý dự án bằng các tính năng như trạng thái tùy chỉnh, trường, chế độ xem và các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, bao gồm ghi màn hình và tích hợp AI.
Việc cài đặt cũng rất dễ dàng. Chỉ cần làm theo quy trình từng bước sau:
- Sử dụng ClickUp Docs để xác định mục tiêu bằng cách tiếp cận hợp tác và có cấu trúc. Phác thảo, ghi chép và tinh chỉnh các mục tiêu dự án, đảm bảo mọi người đều thống nhất và hiểu rõ các mục tiêu ngay từ đầu
- Tạo dòng thời gian bằng chế độ xem Biểu đồ Gantt để lập bản đồ trực quan về tiến độ dự án, xác định các đường dẫn quan trọng, dòng thời gian dự án, các công việc phụ thuộc và các cột mốc quan trọng
- Phân công công việc và hợp lý hóa việc phân phối trách nhiệm, đảm bảo rằng mỗi nhóm hoặc bộ phận đều biết vai trò, công việc và thời hạn của mình
- Chế độ xem tập trung của Bảng điều khiển sẽ cung cấp tổng quan về tiến độ dự án, trạng thái công việc và các chỉ số chính. Theo dõi tình trạng chung của dự án, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định sáng suốt để dự án của bạn luôn đi đúng hướng
- Sử dụng chế độ xem Bảng của ClickUp để đánh giá các khía cạnh khác nhau của dự án, chẳng hạn như tỷ lệ hoàn thành công việc, phân bổ nguồn lực và thời hạn. Nó cho phép đi sâu hơn vào dữ liệu dự án để đánh giá hiệu quả của kế hoạch quản trị và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện
Mẫu này phù hợp với quy trình làm việc của bạn, thúc đẩy tinh thần đồng đội, giao tiếp và thực thi chiến lược để tổ chức đạt được thành công.
5. Mẫu phương pháp quản lý dự án ClickUp
Mẫu Phương pháp quản lý dự án của ClickUp cung cấp cho bạn một giải pháp toàn diện để hợp lý hóa việc lập kế hoạch và thực hiện các dự án, bất kể kích thước hay độ phức tạp của chúng.
Mẫu này cho phép bạn tạo lộ trình dự án với dòng thời gian chi tiết, phân công công việc và nguồn lực hiệu quả, đồng thời hợp tác liền mạch với các thành viên nhóm và các bên liên quan trong toàn bộ vòng đời dự án.
Cho dù là ra mắt sản phẩm mới hay xây dựng ứng dụng từ đầu, mẫu này mang đến cho bạn nhiều lợi ích trong phạm vi rộng.
Tạo cấu trúc vững chắc để lập kế hoạch, thực hiện và quản lý dự án. Điều này thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan, tăng cơ hội thành công bằng cách giữ cho dự án được tổ chức và đi đúng hướng, đồng thời cắt giảm thời gian và nỗ lực đầu tư vào các công việc quản lý dự án.
Quản lý dự án bằng các tính năng chuyên biệt như trạng thái tùy chỉnh, trường và chế độ xem. Các công cụ nâng cao như gắn thẻ, công việc con lồng nhau, nhiều người được giao và nhãn ưu tiên góp phần đáng kể vào hiệu quả của dự án.
Thực hiện các bước sau để sử dụng mẫu Cách tiếp cận quản lý dự án của ClickUp:
- Sử dụng ClickUp Docs để xác định và mô tả chi tiết các dự án của bạn. Tính năng cộng tác này cho phép bạn phác thảo mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án trong một tài liệu có cấu trúc
- Chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để duy trì sự tổ chức và tập trung. Điều này giúp duy trì sự rõ ràng và đảm bảo tiến độ ngay cả đối với các dự án phức tạp
- Sử dụng các trường tùy chỉnh để chỉ định vai trò và trách nhiệm cụ thể cho các thành viên trong nhóm. Điều này đảm bảo sự rõ ràng về ai chịu trách nhiệm cho việc gì, hợp lý hóa quy trình làm việc và trách nhiệm giải trình
- Đặt cột mốc và thời hạn cho từng công việc trong dự án để cung cấp lộ trình tiến độ rõ ràng. Điều này giúp mọi người luôn tuân thủ dòng thời gian của dự án và theo dõi thành tích đạt được
- Tận dụng các công cụ Bảng điều khiển và Tự động hóa của ClickUp để theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả. Bảng điều khiển cung cấp tổng quan về trạng thái dự án, trong khi Tự động hóa hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại, đảm bảo hiệu quả và chính xác trong quản lý dự án
6. Mẫu vai trò và quyền truy cập của ClickUp
Mẫu Ma trận vai trò và quyền truy cập của ClickUp giúp đơn giản hóa việc quản lý nhóm. Mẫu này cung cấp một phương pháp có cấu trúc để trực quan hóa và quản lý mối quan hệ giữa các vai trò, nhóm và quyền truy cập.
Hiểu quyền truy cập của từng thành viên nhóm trong các lĩnh vực dự án khác nhau, đảm bảo sự thống nhất về vai trò và quyền truy cập giữa các bộ phận. Bảng tóm tắt trực quan này giúp bạn điều hướng và hiểu ai chịu trách nhiệm cho các công việc cụ thể một cách hiệu quả, cho phép nhóm của bạn tập trung vào các khía cạnh quan trọng trong trách nhiệm của họ.
Sử dụng Mẫu ma trận vai trò và quyền truy cập để đạt được hiệu quả làm việc nhóm, tối ưu hóa giao tiếp, tăng cường các biện pháp bảo mật và giảm thiểu thời gian dành cho các công việc hành chính.
Dưới đây là các bước để sử dụng mẫu Ma trận vai trò và quyền truy cập:
- Xác định vai trò và quyền truy cập để đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình để dự án thành công. Bước này đặt nền tảng cho sự hiểu biết rõ ràng về việc ai làm gì và ai có quyền truy cập vào các thành phần cụ thể của dự án
- Tạo ma trận bằng các công cụ như Excel. Nó cung cấp một phương pháp có hệ thống để phân công và xử lý các vai trò, đảm bảo tài liệu được tổ chức tốt và dễ dàng truy cập cho nhóm dự án
- Phân công vai trò và liên kết chúng với các cột mốc. Sự tích hợp này làm rõ trách nhiệm và tích hợp chúng trực tiếp với dòng thời gian dự án của bạn, thúc đẩy trách nhiệm giải trình rõ ràng và theo dõi tiến độ
- Thường xuyên theo dõi và đánh giá để có thể điều chỉnh nhanh chóng, điều chỉnh ma trận phù hợp với bất kỳ thay đổi hoặc yêu cầu mới trong dự án, đảm bảo hiệu quả liên tục
Mẫu này là tài nguyên quý giá cho các quản trị viên CNTT, giúp xác định rõ vai trò của người dùng và phân quyền truy cập để hợp lý hóa hoạt động của tổ chức.
7. ClickUp từng bước: Quản lý mẫu dự án
Bắt đầu một dự án mới có thể là một việc khó khăn, với nhiều thành phần cần quản lý trong suốt chu kỳ của dự án. Mẫu Dòng thời gian dự án từng bước của ClickUp là hướng dẫn toàn diện, giúp bạn hiểu rõ những phức tạp trong toàn bộ chu kỳ của dự án.
Việc giám sát mọi khía cạnh của dự án đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược, sử dụng các công cụ, phương pháp và nguồn lực khác nhau để đảm bảo dự án hoàn thành thành công.
Mẫu Dòng thời gian dự án từng bước cung cấp cho bạn và nhóm của bạn những thông tin chi tiết và cấu trúc cần thiết để điều hành dự án hiệu quả từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mẫu này cũng làm sáng tỏ những phức tạp trong quản lý dự án và trao quyền cho nhóm của bạn bằng một khung công việc từng bước để sử dụng các công cụ ClickUp cho việc quản trị liền mạch.
Hiểu được sự phức tạp của quản lý dự án, hợp lý hóa quy trình và tối đa hóa thành công của dự án bằng cách tận dụng mẫu quản trị ClickUp vô giá này.
8. Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Việc thiết lập các quy trình và thủ tục rõ ràng là nền tảng cho sự thành công của bất kỳ nhóm hoặc doanh nghiệp nào. Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp đơn giản hóa công việc quan trọng này bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung để ghi chép và quản lý các quy trình khác nhau, từ việc giới thiệu người dùng đến ra mắt sản phẩm.
Mẫu này cung cấp giải pháp toàn diện để thiết lập, theo dõi và hoàn thành các quy trình một cách liền mạch, nâng cao tính chuẩn hóa và hợp lý hóa quy trình làm việc.
ClickUp cung cấp các tính năng khác nhau như trạng thái tùy chỉnh, trường, chế độ xem và các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, bao gồm theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc, email, v.v.
Đây là công cụ tối ưu để duy trì tính nhất quán của công việc, đảm bảo sự rõ ràng và tăng hiệu quả hoạt động.
Với Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp:
- Đảm bảo tính nhất quán của các công việc, đặt ra kỳ vọng và trách nhiệm rõ ràng cho từng bước, hợp lý hóa các hoạt động để giảm thiểu lỗi, đồng thời nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong việc đánh giá hiệu suất
- Kết hợp các yếu tố quan trọng của mẫu ClickUp, như trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ, trường tùy chỉnh để lưu trữ thông tin quan trọng và chế độ xem tùy chỉnh để dễ dàng truy cập và tổ chức
- Hướng dẫn nhóm của bạn bằng cách xác định quy trình, phân công nhóm để lập tài liệu về các thủ tục, tạo tài liệu chi tiết, đồng thời thường xuyên xem xét và sửa đổi chúng
- Giữ cho các nhóm của bạn luôn đồng bộ và đảm bảo việc ghi chép và quản lý quy trình được chuẩn hóa và hiệu quả
9. Quản trị dự án PowerPoint của SlideTeam
Mẫu PowerPoint Vai trò chính trong quản trị dự án cung cấp một khung hình ảnh để hiểu và truyền đạt các vai trò thiết yếu trong quản trị dự án.
Mẫu này giúp bạn xử lý các công việc dự án khác nhau. Mẫu này chỉ ra các bộ phận chức năng, các bên liên quan và các quy trình quan trọng cần thiết cho sự thành công của dự án.
Mẫu này nêu bật các vai trò quan trọng như Nhà tài trợ dự án, Ủy ban chỉ đạo, Văn phòng quản lý dự án và Quản lý dự án. Mẫu này vạch ra lộ trình rõ ràng để quản trị dự án tốt hơn.
Mẫu bản trình bày quản trị dự án giúp bạn theo nhiều cách:
- Sử dụng hai trang chiếu với màu nền thay thế đồng thời. Điều này cho phép bạn chọn kiểu hình ảnh phù hợp với bản trình bày của mình
- Sử dụng trang chiếu đầu tiên với sơ đồ quy trình ba bước có thanh hình mũi tên. Trang chiếu này cũng kết hợp các hình minh họa con người sáng tạo thể hiện vai trò của từng cá nhân
- Tạo dòng thời gian bằng trang chiếu thứ hai, với các vòng tròn cột mốc và hình minh họa tương ứng để truyền tải các giai đoạn quan trọng của dự án một cách liền mạch
Dù trong lập kế hoạch chiến lược hay quản trị doanh nghiệp, mẫu PowerPoint này giúp bạn tự tin thể hiện và hiểu chi tiết về quản trị dự án. Mẫu này tương thích với PowerPoint, Google Slides và Keynote.
10. Mẫu PowerPoint về vai trò khóa trong quản trị dự án của SlideModel
Nâng tầm bản trình bày của bạn và tăng cường nhận diện thương hiệu với Bộ mẫu PowerPoint về Khung quản trị dự án hoàn chỉnh này.
Bộ mẫu được thiết kế sẵn cẩn thận này là một công cụ mạnh mẽ để thu hút sự chú ý của khán giả bằng nội dung hấp dẫn và đồ họa bắt mắt.
Với 11 trang trình chiếu được biên soạn cẩn thận, mẫu này cung cấp một nền tảng đa năng cho các bản trình bày sắp tới của bạn, mang đến giải pháp tiết kiệm chi phí và dễ dàng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.
Sử dụng công cụ này để
- Thiết kế và truyền đạt thông tin một cách dễ dàng, đồng thời giáo dục khán giả về các chủ đề đa dạng
- Tận hưởng sự linh hoạt liền mạch để điều chỉnh bảng màu, phông chữ và các yếu tố thiết kế khác để phù hợp với sở thích của bạn
- Tải xuống ngay lập tức với nhiều định dạng khác nhau, bao gồm PNG và JPG
Điều hướng dự án của bạn theo đúng hướng với các mẫu quản trị
Các dự án của bạn sẽ thành công với 10 mẫu hàng đầu này, được thiết kế để đáp ứng tất cả nhu cầu quản lý dự án của bạn. Chúng được biên soạn bởi các chuyên gia để quản lý những sắc thái tinh tế nhất trong dự án của bạn.
ClickUp cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn mẫu để đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Với ClickUp, bạn có thể truy cập vào một không gian làm việc thống nhất và được chia sẻ, giúp thúc đẩy sự hợp tác và khuyến khích quy trình làm việc hiệu quả và hiệu suất cao.
Thư viện mẫu không ngừng phát triển và cải tiến để đáp ứng nhu cầu hiện tại. Ngoài ra, ClickApp Marketplace còn bổ sung các tích hợp hoàn hảo cho các mẫu của bạn!
Đã đến lúc bạn tiến lên phía trước với mẫu mà bạn chọn và chinh phục những khó khăn trong quản lý dự án. Hãy nắm quyền kiểm soát dự án của bạn — đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!