Bạn có thể đã từng tham gia một cuộc họp mà cảm giác như rơi vào một lỗ đen — thảo luận dài dòng, không có hướng đi rõ ràng và không có kết quả cụ thể.
Bây giờ, hãy tưởng tượng một cuộc họp mà mỗi phút đều quan trọng, các quyết định được đưa ra và mọi người ra về với sự hiểu rõ về việc cần làm tiếp theo. Sự khác biệt là gì? Mục tiêu cuộc họp rõ ràng.
Cuộc họp là yếu tố cốt lõi của giao tiếp doanh nghiệp và quy trình làm việc cân bằng. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, cuộc họp có thể trở nên phản tác dụng và chỉ là một công việc tốn thời gian vô ích.
Hiểu mục tiêu của cuộc họp
🌎 Kiểm tra sự thật: Gần 71% chuyên gia cho rằng các cuộc họp không hiệu quả và kém hiệu quả, thường là do thiếu mục tiêu rõ ràng!
Các cuộc họp không có mục đích rõ ràng thường dẫn đến sự nhầm lẫn, chậm trễ và lãng phí thời gian. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, nhiều cuộc họp sẽ trở nên lặp đi lặp lại, làm giảm năng suất thay vì thúc đẩy kết quả. Cài đặt mục tiêu cuộc họp có cấu trúc đảm bảo các cuộc thảo luận tập trung và dẫn đến các cuộc họp hiệu quả hơn với kết quả có thể đo lường được.
Khi mục tiêu được đặt ra trước, các nhóm có thể:
- Giữ sự thống nhất về các ưu tiên, tránh các cuộc họp tiếp theo không cần thiết trong tương lai
- Sử dụng thời gian hiệu quả mà không lãng phí, đảm bảo các cuộc thảo luận luôn tập trung vào hành động
- Kết thúc bằng các bước tiếp theo rõ ràng thay vì kết luận mơ hồ, giúp các cuộc họp tổng kết hiệu quả hơn
Cho dù là giải quyết vấn đề, xem xét tiến độ hay động não ý tưởng sáng tạo, việc cài đặt mục tiêu cuộc họp đảm bảo mọi cuộc hội thoại đều đi đúng hướng. Điều này cũng khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng, giúp các nhóm kết thúc mỗi cuộc họp với sự rõ ràng, trách nhiệm và động lực để thực hiện.
💥 Nội dung bổ sung: Bạn đang tìm cách đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điểm, mục hành động hoặc từ nào trong cuộc họp? Hãy thử ClickUp AI Notetaker!
Sử dụng nó để tự động tạo ghi chú cuộc họp, tạo bản ghi cuộc họp có thể tìm kiếm và tóm tắt hoàn hảo, xác định các mục hành động và kết nối tất cả những điều này với công việc của bạn trong ClickUp!
Tại sao mục tiêu cuộc họp lại quan trọng?
Một cuộc họp được lên kế hoạch tốt có thể thúc đẩy quyết định, tăng cường hợp tác và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, nếu không có mục tiêu rõ ràng, các cuộc họp thường dẫn đến nhiều cuộc họp hơn mà không mang lại kết quả đáng kể.
Xác định mục tiêu cuộc họp giúp các nhóm:
- Loại bỏ thời gian lãng phí bằng cách duy trì các cuộc thảo luận có cấu trúc
- Khuyến khích sự tham gia với các kỳ vọng rõ ràng
- Đạt được kết quả có thể đo lường được thay vì những cuộc hội thoại mở
- Đảm bảo sự thống nhất để mọi người hiểu rõ vai trò và các bước tiếp theo của mình
Các cuộc họp nên tạo động lực, không làm chậm tiến độ. Cài đặt mục tiêu SMART đảm bảo các cuộc thảo luận tập trung, hiệu quả và hướng đến hành động. Điều này giúp các nhóm đạt được kết quả thực tế thay vì chỉ nói suông.
Đọc thêm: Cách viết mục tiêu SMART hiệu quả (kèm ví dụ)
Các bước để cài đặt mục tiêu cuộc họp hiệu quả
Khi mỗi cuộc họp có mục đích cụ thể, mục tiêu có thể đo lường và kết quả có thể thực hiện được, các nhóm có thể đi đúng hướng, đưa ra quyết định nhanh hơn và tránh các bước theo dõi không cần thiết.
Để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả và hướng đến hành động, hãy làm theo các bước có cấu trúc sau để đặt mục tiêu cuộc họp hiệu quả, thúc đẩy kết quả thực tế.
Đọc thêm: Làm thế nào để tổ chức các cuộc họp hiệu quả?
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để cài đặt mục tiêu cuộc họp hiệu quả, biến các cuộc thảo luận thành kết quả.
Bước 1. Xác định mục đích của cuộc họp
Các cuộc họp không có mục đích rõ ràng thường dẫn đến những cuộc thảo luận không cần thiết. Trước khi lên lịch cuộc họp, hãy hỏi:
- Cần phải hoàn thành những gì? Cuộc họp là để ra quyết định, giải quyết vấn đề hay thống nhất quan điểm?
- Ai cần tham gia? Quá nhiều người tham gia có thể làm phân tán sự tập trung, trong khi quá ít người có thể làm chậm quá trình ra quyết định
- Cuộc họp này có cần thiết không? Email hoặc cập nhật không đồng bộ có thể đạt được kết quả tương tự không?
Xác định mục tiêu cụ thể đảm bảo các cuộc thảo luận luôn có mục đích và có cấu trúc, tránh để các cuộc họp trở thành những cuộc cập nhật trạng thái thường ngày.
📌 Sử dụng ClickUp Goals để ghi chép và điều chỉnh mục tiêu cuộc họp phù hợp với các ưu tiên kinh doanh rộng hơn, để mỗi phiên họp đều có lý do tồn tại rõ ràng.
Đọc thêm: Các giải pháp phần mềm quản lý cuộc họp và chương trình làm việc tốt nhất
Bước 2. Đặt mục tiêu SMART cho cuộc họp
Mục tiêu của cuộc họp phải xác định những gì cần đạt được và cách thức đánh giá thành công. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, các cuộc họp thường trở thành những cuộc hội thoại dài dòng mà không có kết quả cụ thể.
Sử dụng khung SMART đảm bảo các mục tiêu cuộc họp là:
- Cụ thể: Tập trung vào một kết quả duy nhất, được xác định rõ ràng. (Thay vì "Cải thiện trải nghiệm khách hàng", hãy đặt mục tiêu "Giảm thời gian phản hồi hỗ trợ khách hàng xuống dưới hai giờ cho tất cả các phiếu yêu cầu cấp 1.")
- Có thể đo lường: Có thể theo dõi thông qua các quyết định đã đưa ra hoặc công việc đã giao. (Thay vì "Tăng doanh số", hãy đặt mục tiêu "Tăng 10% doanh thu trong quý 3 thông qua bán thêm sản phẩm".)
- Có thể đạt được: Thực tế trong thời gian và nguồn lực được phân bổ. (Thay vì "Tăng gấp đôi mức độ tương tác trên mạng xã hội trong một đêm", hãy đặt mục tiêu "Tăng mức độ tương tác trên LinkedIn lên 20% trong 60 ngày tới".)
- Có liên quan: Hỗ trợ trực tiếp mục tiêu của nhóm và nhu cầu kinh doanh. (Đảm bảo mục tiêu phù hợp với các ưu tiên chiến lược, chẳng hạn như "Ra mắt bản cập nhật sản phẩm mới trước cuộc họp hội đồng quản trị tiếp theo. ")
- Có thời hạn: Có thời hạn rõ ràng hoặc bước tiếp theo ngay lập tức. ("Hoàn thành thiết kế lại trang web trước ngày 30 tháng 6 với việc kiểm tra tiến độ hàng tuần. ")
🔹 Ví dụ: Thay vì "thảo luận về chiến lược bán hàng", hãy đặt mục tiêu như "Chọn ba ngành mục tiêu cho chiến dịch bán hàng quý 2, hoàn thiện chiến lược tiếp cận cho từng ngành và chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện trước khi kết thúc cuộc họp. "
📌 Sử dụng Mẫu Mục tiêu SMART của ClickUp để cấu trúc các mục tiêu cuộc họp và đảm bảo các cuộc thảo luận luôn hướng đến mục tiêu và có thể thực hiện được.
Mẫu này giúp các nhóm:
- Đảm bảo tất cả các mục tiêu cuộc họp được xác định rõ ràng và hướng đến kết quả
- Chỉ định quyền sở hữu rõ ràng để các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm
- Giữ cho các mục tiêu có thể đo lường và dễ theo dõi để xem xét trong tương lai
Đọc thêm: Mục tiêu giao tiếp SMART cho nhóm với ví dụ
Bước 3. Điều chỉnh mục tiêu phù hợp với các ưu tiên của nhóm
Mục tiêu của cuộc họp phải luôn phục vụ mục đích lớn hơn. Nếu mục tiêu không đóng góp vào các dự án đang triển khai, mục tiêu kinh doanh hoặc kết quả quan trọng, thì đó chỉ là một sự phân tâm khác. Cài đặt mục tiêu phù hợp với các ưu tiên sẽ đảm bảo các cuộc họp dẫn đến quyết định, không chỉ là thảo luận.
Liên kết mục tiêu cuộc họp với các dự án đang hoạt động
Cuộc họp phải thúc đẩy công việc tiến triển. Nếu cuộc họp không hỗ trợ việc ra quyết định, các cột mốc của dự án hoặc hiệu suất của nhóm, thì đó là một sự lãng phí thời gian. Mỗi mục tiêu phải được liên kết với một kết quả cụ thể.
- Ra quyết định: Hoàn thiện kế hoạch tuyển dụng, phê duyệt ngân sách hoặc lựa chọn nhà cung cấp
- Giải quyết vấn đề: Xác định rào cản, brainstorm giải pháp hoặc điều chỉnh chiến lược
- Theo dõi tiến độ: Xem lại các kết quả quan trọng, điều chỉnh dòng thời gian của dự án hoặc đánh giá mục tiêu của nhóm
Các cuộc họp không đóng góp vào những lĩnh vực này thường dẫn đến các hoạt động theo dõi không cần thiết.
Đọc thêm: Mẫu cài đặt mục tiêu và theo dõi miễn phí cho Excel & ClickUp
Đảm bảo cuộc họp phù hợp với khối lượng công việc của nhóm
Ngay cả khi có mục tiêu rõ ràng, cuộc họp vẫn có thể làm gián đoạn tiến độ nếu nó cạnh tranh với các ưu tiên khẩn cấp. Trước khi đặt mục tiêu cuộc họp, hãy kiểm tra.
- Mức độ liên quan đến các dự án đang hoạt động: Thời điểm có phù hợp hay cần chuẩn bị thêm?
- Sự sẵn sàng của những người ra quyết định quan trọng: Những người phù hợp có thể tham dự hay quyết định sẽ bị trì hoãn?
- Tác động đến công việc chuyên sâu: Cuộc họp này có giúp làm rõ vấn đề hay chỉ làm gián đoạn sự tập trung?
Cuộc họp được tổ chức đúng thời điểm sẽ đẩy nhanh quá trình thực thi, trong khi cuộc họp được lên kế hoạch kém sẽ tạo ra các công việc theo dõi không cần thiết.
Đặt ra kỳ vọng trước khi cuộc họp bắt đầu
Cuộc họp sẽ thất bại khi những người tham dự không biết vai trò của mình. Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng trước để mọi người tham gia đều chuẩn bị và tham gia tích cực.
- Xác định vai trò của mỗi người: Ai là người đóng góp ý kiến, ra quyết định hoặc thực hiện hành động?
- Làm rõ kết quả: Đây là cuộc họp để động não, hoàn thiện hay phân công công việc?
- Lập kế hoạch theo dõi: Sẽ có đánh giá tiến độ hay kiểm tra không đồng bộ?
Bạn muốn hoàn thiện cách tiếp cận hợp tác không đồng bộ? Hãy xem video này: 👇
Khi các mục tiêu cuộc họp phù hợp với các ưu tiên kinh doanh và khối lượng công việc của nhóm, chúng sẽ trở thành các phiên làm việc có tác động lớn chứ không chỉ là những cuộc họp lấp đầy lịch.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Dùng thử ClickUp Meetings để quản lý trơn tru tất cả các nhiệm vụ trong cuộc họp của bạn
Bước 4. Giữ mục tiêu hướng đến hành động
Một cuộc họp được tổ chức tốt sẽ kết thúc bằng các quyết định và các bước tiếp theo.
Để đảm bảo điều này được thực hiện:
- Xác định kết quả cụ thể trước cuộc họp
- Giao các bước hành động ngay sau khi thảo luận
- Làm rõ quyền sở hữu — ai chịu trách nhiệm về việc gì?
🔹 Ví dụ: Thay vì "động não ý tưởng cho chiến dịch tiếp thị", hãy đặt mục tiêu như "Chọn ba ý tưởng chiến dịch hàng đầu và chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện. "
📌 Sử dụng Mẫu chương trình họp ClickUp để cấu trúc các cuộc thảo luận để mỗi cuộc họp có kết quả rõ ràng và các bước tiếp theo.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Giữ chương trình họp được tổ chức và phù hợp với mục tiêu cuộc họp
- Đảm bảo các mục hành động được phân công với quyền sở hữu rõ ràng
- Cung cấp một nơi tập trung để theo dõi các cuộc thảo luận và quyết định
Bước 5: Theo dõi tiến độ và theo dõi
Tác động của một cuộc họp không được đo lường bằng mức độ hấp dẫn của nó, mà bằng những gì diễn ra sau đó.
Các nhóm nên:
- Ghi lại các điểm chính và quyết định đã đưa ra
- Phân công công việc cụ thể cho người phụ trách và thời hạn hoàn thành
- Lên lịch đánh giá theo dõi để đảm bảo tiến độ
Nếu không có hệ thống theo dõi các hoạt động tiếp theo, các cuộc họp thường dẫn đến các cuộc hội thoại lặp đi lặp lại thay vì thực hiện thực tế.
Cài đặt mục tiêu cuộc họp hiệu quả đảm bảo các cuộc họp nhóm luôn tập trung, có thể thực hiện được và hướng đến kết quả. Khi các cuộc họp được cấu trúc với các mục tiêu rõ ràng, chúng sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ để ra quyết định và thực thi chiến lược, chứ không chỉ là một mục nữa trong lịch.
Phần thưởng: 16 ví dụ về chương trình họp và mẫu miễn phí
Ví dụ về mục tiêu cuộc họp hiệu quả
Không phải tất cả các cuộc họp đều có cùng mục đích. Một số tập trung vào việc ra quyết định, một số khác tập trung vào giải quyết vấn đề, và một số theo dõi tiến độ và sự thống nhất. Dù loại cuộc họp là gì, mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ đảm bảo các cuộc hội thoại dẫn đến hành động cụ thể thay vì một cuộc họp tiếp theo.
1. Cuộc họp ra quyết định
Các cuộc họp này tồn tại để đưa ra lựa chọn, hoàn thiện kế hoạch hoặc phê duyệt hành động. Một mục tiêu mơ hồ như "Thảo luận về ngân sách tiếp thị" sẽ dẫn đến những cuộc tranh luận bất tận. Thay vào đó, hãy xác định một mục tiêu buộc phải đưa ra quyết định.
Cuộc họp phê duyệt ngân sách
✅ Mục tiêu: Phân bổ ngân sách tiếp thị cho quý 2 dựa trên ROI dự kiến🔹 Mục tiêu cụ thể: So sánh ba đề xuất chiến dịch, phê duyệt kinh phí cho hai đề xuất hàng đầu và chỉ định giới hạn chi tiêu cho mỗi đề xuất📌 Chỉ số thành công: Vào cuối cuộc họp, ngân sách được chốt và phê duyệt, bộ phận tài chính có hướng dẫn chi tiêu rõ ràng
Đánh giá ra mắt sản phẩm
✅ Mục tiêu: Phê duyệt dòng thời gian ra mắt cuối cùng và tài sản tiếp thị🔹 Mục tiêu cụ thể: Đánh giá các tài liệu sáng tạo, xác nhận chiến lược triển khai và phê duyệt kế hoạch phân phối📌 Chỉ số thành công: Ngày ra mắt đã được xác định và tất cả các nhóm đều biết các bước tiếp theo của mình
Đọc thêm: Mẫu ra quyết định miễn phí trong Excel, Docs & ClickUp
2. Cuộc họp giải quyết vấn đề
Các cuộc họp này nên giải quyết các vấn đề tắc nghẽn, khắc phục sự cố hoặc tối ưu hóa quy trình. Nếu không có mục tiêu có cấu trúc, các cuộc họp này dễ dàng biến thành các phiên phàn nàn.
Vấn đề leo thang hỗ trợ khách hàng
✅ Mục tiêu: Giảm thời gian giải quyết các yêu cầu hỗ trợ cấp 1🔹 Mục tiêu cụ thể: Xác định ba điểm chậm trễ hàng đầu trong quy trình công việc hiện tại và thực hiện các thay đổi quy trình để giảm 30% thời gian giải quyết📌 Chỉ số thành công: Một quy trình công việc mới được soạn thảo và trưởng nhóm chỉ định các bước thực hiện
👀Bạn có biết? Khiếu nại của khách hàng lâu đời nhất thế giới được ghi nhận từ năm 1750 trước Công nguyên
Một thương nhân tên Nanni đã viết một tin nhắn giận dữ trên một tấm bảng đất sét, chỉ trích nhà cung cấp của mình, Ea-nāṣir, vì đã cung cấp đồng chất lượng kém.
Ngay cả trong thời cổ đại, sự hỗ trợ kém đã dẫn đến sự leo thang của vấn đề, chứng tỏ rằng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả luôn là chìa khóa để đạt được sự hài lòng của khách hàng.
Nút thắt cổ chai trong chuỗi cung ứng
✅ Mục tiêu: Giải quyết sự chậm trễ trong việc giao hàng do sự không phù hợp giữa kho và đơn hàng🔹 Mục tiêu cụ thể: Xác định nguyên nhân của sự chậm trễ lặp đi lặp lại và điều chỉnh hợp đồng với nhà cung cấp hoặc quy trình nhập kho📌 Chỉ số thành công: Chiến lược chuỗi cung ứng mới được hoàn thiện, các biện pháp khắc phục ngắn hạn được thực hiện ngay lập tức
3. Cuộc họp theo dõi tiến độ và điều chỉnh
Các cuộc họp này đảm bảo công việc được tiến hành đúng tiến độ và các nhóm thống nhất với các mục tiêu kinh doanh. Thay vì kiểm tra mơ hồ, các cuộc họp này nên đo lường tiến độ cụ thể.
Đánh giá Sprint kỹ thuật
✅ Mục tiêu: Đánh giá việc hoàn thành các mục tiêu sprint và ưu tiên các mục tồn đọng tiếp theo🔹 Mục tiêu cụ thể: Xem xét các công việc đã hoàn thành, phân tích các yếu tố cản trở và phân công lại các ưu tiên cho chu kỳ phát triển tiếp theo📌 Chỉ số thành công: Kế hoạch sprint tiếp theo đã được khóa và các kỹ sư đã phân công các công việc phát triển
Kiểm tra hiệu suất bán hàng
✅ Mục tiêu: Đánh giá số liệu bán hàng quý 1 và điều chỉnh mục tiêu khu vực cho quý 2🔹 Mục tiêu cụ thể: So sánh doanh thu với dự báo, phân bổ lại nguồn lực cho các khu vực có hiệu suất cao và đặt mục tiêu mới cho các khu vực có hiệu suất thấp📌 Chỉ số thành công: Các nhóm bán hàng nhận được mục tiêu cập nhật kèm theo chiến lược thực hiện rõ ràng
Đọc thêm: Mẫu ghi chú cuộc họp miễn phí để ghi chép cuộc họp hiệu quả hơn
4. Cuộc họp lập kế hoạch chiến lược
Các cuộc họp này đặt ra hướng đi dài hạn và nếu không có mục tiêu có cấu trúc, chúng có thể biến thành những cuộc brainstorming vô định.
Lập kế hoạch lộ trình hàng năm cho công ty
✅ Mục tiêu: Xác định mục tiêu và ưu tiên của toàn công ty cho năm tới🔹 Mục tiêu cụ thể: Đặt ra năm ưu tiên chiến lược cho toàn công ty, thống nhất mục tiêu của các bộ phận và xác định các chỉ số hiệu suất chính📌 Chỉ số thành công: Lãnh đạo phê duyệt lộ trình và các trưởng bộ phận bắt đầu phân chia kế hoạch thực hiện
Cuộc họp chiến lược mở rộng
✅ Mục tiêu: Đánh giá các cơ hội thị trường mới và quyết định trọng tâm mở rộng🔹 Mục tiêu cụ thể: So sánh ba khu vực tiềm năng để mở rộng, phân tích các yếu tố rủi ro và chọn địa điểm khả thi nhất để ra mắt📌 Chỉ số thành công: Chiến lược mở rộng địa lý được xác nhận và các nhóm bắt đầu nghiên cứu thị trường
Cuộc họp phải thúc đẩy hành động, không chỉ là cuộc hội thoại. Cho dù là đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề hay thống nhất tiến độ, mục tiêu cuộc họp rõ ràng sẽ đảm bảo mỗi phiên họp đều dẫn đến kết quả có thể đo lường được.
Đọc thêm: Cách đặt mục tiêu hiệu quả cho nhóm: Ví dụ và chiến lược
Thực hiện mục tiêu trong các định dạng cuộc họp đa dạng
Các định dạng cuộc họp khác nhau đòi hỏi các chiến lược khác nhau để duy trì mục tiêu cuộc họp có thể thực hiện được. Cuộc họp ảo cần có cấu trúc, trong khi hợp tác không đồng bộ giúp giảm thiểu các cuộc gọi không cần thiết và đảm bảo tiến độ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.
Tổ chức các cuộc họp ảo theo mục tiêu 🎯
Nếu không có phương pháp có cấu trúc, các cuộc họp ảo có thể nhanh chóng mất tập trung. Để giữ cho các cuộc thảo luận hiệu quả:
- Sử dụng chương trình nghị sự chung: Đảm bảo mọi cuộc thảo luận đều phù hợp với mục tiêu cuộc họp
- Ghi lại các quyết định quan trọng: Ngăn chặn sự mất thống nhất và mất thông tin quan trọng
- Phân công công việc ngay lập tức: Chuyển các cuộc thảo luận thành hành động
Tận dụng hợp tác không đồng bộ👨💻
Không phải tất cả các cuộc thảo luận đều cần diễn ra trong thời gian thực. Cộng tác không đồng bộ cho phép các nhóm:
- Giảm các cuộc họp không cần thiết: Cập nhật thông tin thường xuyên và động não có thể diễn ra không đồng bộ
- Đồng bộ hóa các nhóm toàn cầu: Múi giờ khác nhau không làm trì hoãn quá trình ra quyết định
- Cải thiện tài liệu: Các cuộc thảo luận bằng văn bản đảm bảo sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình
📌 Tài liệu ClickUp và Nhiệm vụ ClickUp cung cấp một cách có cấu trúc để chia sẻ chương trình làm việc, ghi chú, phân công công việc và theo dõi quyết định. Những công cụ này đảm bảo mọi cuộc họp đều mang lại kết quả thực tế.
Do đó, bằng cách kết hợp các cuộc họp ảo có cấu trúc với sự hợp tác không đồng bộ hiệu quả, các nhóm có thể duy trì sự thống nhất, giảm thiểu thời gian lãng phí và thúc đẩy mục tiêu cuộc họp một cách hiệu quả.
Đọc thêm: Cách tổ chức cuộc họp OKR hiệu quả (kèm mẫu)
Các phương pháp hay nhất cho các cuộc họp định hướng mục tiêu
Một cuộc họp được cấu trúc tốt sẽ giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ, nhưng những gì xảy ra sau đó mới quyết định thành công của cuộc họp. Nếu mục tiêu không được thực hiện, các cuộc họp sẽ trở thành những cuộc thảo luận thường ngày thay vì là công cụ ra quyết định.
Chìa khóa là tinh chỉnh cách các nhóm thực hiện kết quả cuộc họp và đảm bảo mỗi phiên họp đều dẫn đến tiến độ có thể đo lường được.
Giữ mục tiêu cuộc họp kết nối với mục tiêu dài hạn📈
Các mục hành động ngắn hạn phải luôn phù hợp với các ưu tiên kinh doanh. Các cuộc họp tập trung vào các công việc riêng lẻ mà không xem xét bức tranh tổng thể thường lãng phí thời gian.
- Liên kết mục tiêu và mục đích của cuộc họp với mục tiêu hàng quý hoặc hàng năm của công ty
- Đảm bảo các cuộc thảo luận góp phần vào mục tiêu của nhóm thay vì chỉ giải quyết các công việc trước mắt
- Sử dụng tài liệu có cấu trúc để theo dõi cách các cuộc họp ảnh hưởng đến thành công lâu dài
Nếu bạn muốn đảm bảo rằng thông tin quan trọng của mình không bị mất trong các chủ đề dài vô tận, hãy thử sử dụng ClickUp Brain. Công cụ này giúp các nhóm đưa ra quyết định thông minh hơn bằng cách truy xuất ngay lập tức các cuộc thảo luận quan trọng, mục hành động và thông tin chi tiết về các cuộc họp trước đó.
Ngăn chặn sự lệch lạc mục tiêu và mệt mỏi trong cuộc họp🤷♀️
Các cuộc họp thường bắt đầu với một chương trình nghị sự rõ ràng nhưng lại đi chệch hướng sang các cuộc thảo luận không liên quan. Điều này dẫn đến các bước tiếp theo không rõ ràng, các cuộc họp tiếp theo và sự thiếu thống nhất.
Các lý do phổ biến dẫn đến mục tiêu bị lệch:
- Quá nhiều vấn đề thảo luận được nhồi nhét vào một cuộc họp
- Các cuộc tranh luận không có cấu trúc khiến việc ra quyết định bị đẩy sang một bên
- Không xác định quyền sở hữu kết quả cuộc họp
Để cuộc họp luôn hướng tới mục tiêu:
- Giới hạn mỗi phiên họp ở một hoặc hai mục tiêu chính
- Chỉ định một người điều phối để giữ cho cuộc hội thoại đi đúng hướng
- Đặt vai trò ra quyết định ngay từ đầu để không có gì bị đình trệ
Khi các cuộc họp tập trung vào mục tiêu, các nhóm sẽ tránh được việc theo dõi không cần thiết và lãng phí thời gian.
Đọc thêm: Cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp?
Chuyển trọng tâm từ cuộc họp sang thực thi🛠
Các cuộc họp nên thúc đẩy đà phát triển, không phải tạo ra thêm cuộc họp. Nếu cùng một chủ đề liên tục được đưa ra, đó là dấu hiệu cho thấy các cuộc thảo luận không được chuyển thành hành động.
- Theo dõi những quyết định từ cuộc họp nào thực sự mang lại kết quả
- Đo lường tác động của kết quả cuộc họp đối với hiệu quả kinh doanh
- Tạo xu hướng hành động bằng cách đảm bảo mọi cuộc họp đều dẫn đến việc thực hiện
Văn hóa họp hướng đến mục tiêu không phải là có các cuộc thảo luận có cấu trúc hơn, mà là đảm bảo các cuộc họp trở thành một kênh trực tiếp dẫn đến việc thực thi.
Cuộc họp không chỉ là để lấp đầy lịch làm việc. Do đó, khi các nhóm theo dõi mục tiêu cuộc họp, tránh các cuộc thảo luận không cần thiết và ưu tiên thực hiện, họ sẽ biến các phiên họp công việc thành công cụ chiến lược để phát triển kinh doanh thay vì những nghi thức tốn thời gian.
Đọc thêm: Cách viết mục tiêu và mục đích có thể đo lường được (+ví dụ)
Biến các cuộc họp thành chất xúc tác cho thành công
Cuộc họp phải dẫn đến tiến độ, không phải sự chậm trễ. Mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được giúp cuộc họp tập trung. Khi mỗi cuộc họp có mục đích, các nhóm có thể đồng nhất quan điểm, ra quyết định nhanh hơn và tránh các bước theo dõi không cần thiết.
Các nhóm làm việc hiệu quả biến cuộc hội thoại thành hành động. Điều chỉnh mục tiêu cuộc họp phù hợp với mục tiêu kinh doanh đảm bảo thời gian được sử dụng cho những việc thực sự quan trọng. Các hoạt động theo dõi có cấu trúc giúp dự án đi đúng hướng và loại bỏ sự nhầm lẫn. Do đó, hệ thống phù hợp sẽ tạo ra sự khác biệt.
Bắt đầu tổ chức các cuộc họp hiệu quả, mang lại tác động thực sự. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!