Trước đây, việc thuê ngoài các công việc quản trị viên có nghĩa là phải thuê một trợ lý cá nhân hoặc trợ lý hành chính với chi phí cao hơn. Giờ đây, bạn có thể thuê một trợ lý ảo từ bất kỳ đâu trên thế giới và đưa họ vào nhóm của mình để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Tất nhiên, giống như bất kỳ thành viên tuyệt vời nào trong nhóm, trợ lý ảo cũng cần những công cụ phù hợp để công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Đó là lúc phần mềm trợ lý ảo tốt nhất phát huy tác dụng.
Dù bạn đang tuyển dụng trợ lý ảo hay là một trợ lý ảo đang tìm kiếm công nghệ mới, chúng tôi đều có những lựa chọn tốt nhất tại đây. Khám phá phần mềm trợ lý ảo tốt nhất để bổ sung vào bộ công cụ của bạn trong năm 2024.
Phần mềm trợ lý ảo là gì?
Phần mềm trợ lý ảo là bất kỳ công cụ hoặc chương trình nào mà trợ lý ảo (VA) sử dụng để hợp lý hóa công việc và kết nối với các thành viên trong nhóm. Mặc dù chủ doanh nghiệp thường quyết định sử dụng phần mềm nào, nhưng nếu bạn là VA, bạn có thể đề xuất các công cụ cho cộng sự của mình.
Hầu hết các phần mềm trợ lý ảo đều bao gồm các công cụ cộng tác từ xa, công cụ giao tiếp nhóm, ứng dụng nhắc nhở và công cụ quản lý tài liệu. Bạn cũng có thể đầu tư vào phần mềm trí tuệ nhân tạo (AI) như công cụ AI cho cuộc họp, lịch AI và công cụ quản lý dự án AI.
Trợ lý ảo sử dụng các công cụ này để kết nối, giao tiếp hiệu quả, quản lý dự án và công việc, đồng thời tạo mối quan hệ công việc tốt hơn với khách hàng. Có công cụ phù hợp giúp công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hấp dẫn hơn cho tất cả mọi người. ☀️
Cách chọn phần mềm trợ lý ảo tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn
Có hàng ngàn công cụ mà trợ lý ảo có thể sử dụng để làm việc hiệu quả hơn, điều này có thể khiến bạn khó thu hẹp lựa chọn. Không biết bắt đầu từ đâu? Dưới đây là những điều cần lưu ý khi đánh giá các công cụ phần mềm trợ lý ảo khác nhau:
- Chuyên môn: Ứng dụng này có chuyên môn gì và nó có phù hợp với nhu cầu của bạn không, như nhắn tin tức thời, lập hóa đơn, quản lý dự án thuê ngoài hoặc thiết kế đồ họa?
- Tính năng: Ứng dụng có tất cả các tính năng bạn cần không?
- Sự quen thuộc: Bạn và trợ lý ảo của bạn đã biết cách sử dụng ứng dụng hoặc loại phần mềm này chưa?
- Giá cả: Công cụ hoặc ứng dụng có giá cả phải chăng không? Có phiên bản miễn phí không?
- Dễ sử dụng: Ứng dụng phần mềm có dễ sử dụng không? Trợ lý ảo của bạn có thể nhanh chóng học cách sử dụng nó không?
- Đánh giá và nhận xét: Những người dùng khác nghĩ gì về phần mềm này? Dịch vụ hỗ trợ khách hàng như thế nào?
Sử dụng những câu hỏi này để quyết định điều gì quan trọng nhất để bạn có thể xác định công cụ nào cần đầu tư và công cụ nào nên bỏ qua. Nếu bạn đã làm việc cùng một trợ lý ảo, hãy tham khảo ý kiến và hiểu biết cá nhân của họ.
10 Phần mềm trợ lý ảo tốt nhất
Các công cụ phần mềm trợ lý ảo phù hợp sẽ hợp lý hóa quy trình công việc của bạn và giúp hoàn thành công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn làm việc năng suất hơn trong năm nay, hãy xem xét các công cụ AI và ứng dụng phần mềm cho trợ lý ảo này.
1. ClickUp
Cho dù bạn muốn một nền tảng giúp nhóm của bạn hợp tác với trợ lý ảo dễ dàng hơn hay bạn là một trợ lý ảo đang tìm kiếm một công cụ giúp bạn quản lý công việc của khách hàng, ClickUp là sự lựa chọn tốt nhất hiện có.
ClickUp xuất sắc trong quản lý dự án và có thể được sử dụng để hợp lý hóa toàn bộ quy trình của bạn, từ ý tưởng dự án đến hoàn thành. Gia công công việc cho trợ lý ảo của bạn và dễ dàng theo dõi tiến độ của họ, hoặc yêu cầu VA của bạn đóng vai trò là quản lý dự án cho bạn.
Tổ chức các dự án và công việc, xem tiến độ của bạn trong nháy mắt và theo dõi hoạt động của bạn khi dự án tiến triển. Tạo thiết lập tùy chỉnh của riêng bạn hoặc sử dụng Kế hoạch nhiệm vụ quản lý dự án ClickUp để bắt đầu quá trình.
ClickUp có thể trở thành điểm đến tất cả trong một cho mọi thứ liên quan đến dự án, nhiệm vụ và năng suất. Tổ chức dự án, tạo danh sách việc cần làm, phân công nhiệm vụ, giám sát khối lượng công việc, cộng tác trên ClickUp Docs và hơn thế nữa — tất cả ở một nơi.
Nếu bạn chưa thuê trợ lý ảo, hãy xem ClickUp AI có thể thay thế trợ lý cá nhân của bạn không. Sử dụng tính năng AI mới thú vị của chúng tôi để tóm tắt tài liệu, tạo mục hành động, cải thiện kỹ năng viết, định dạng nội dung, brainstorm ý tưởng và hơn thế nữa.
ClickUp Automations cũng tái tạo trải nghiệm có một trợ lý cá nhân. Tiết kiệm thời gian cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại và để tự động hóa lo liệu chúng. Sử dụng các Tự động hóa được tạo sẵn của chúng tôi hoặc tùy chỉnh chúng với các kích hoạt và quy tắc của riêng bạn. ⚒️
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- Tạo nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho trợ lý ảo của bạn và theo dõi tiến độ với Nhiệm vụ ClickUp
- Quản lý tất cả dữ liệu liên hệ của bạn một cách dễ dàng với hệ thống CRM tích hợp sẵn
- Kết nối các mục tiêu của bạn với chiến lược tổng thể bằng ClickUp Goals
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn bằng tính năng trò chuyện ClickUp tích hợp sẵn
- Tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với các mẫu ClickUp
- Đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự với các tính năng nhân sự của ClickUp
- Có cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra với Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh
- Sử dụng Tích hợp ClickUp để kết nối với hơn 1.000 công cụ khác
Giới hạn của ClickUp
- Một số người dùng có thể thấy các tính năng và tùy chọn tùy chỉnh quá nhiều ngay từ cái nhìn đầu tiên
- Mặc dù ClickUp AI đã có thể hoạt động như trợ lý cá nhân của bạn, nhưng đây là phiên bản mới, vì vậy nhiều chức năng hơn sẽ được tiết lộ theo thời gian
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 19 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI: Có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 5 USD/thành viên Không gian Làm việc mỗi tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (8.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (3.800+ đánh giá)
2. Slack
Slack là nền tảng năng suất và công cụ giao tiếp nhóm giúp bạn dễ dàng kết nối với các thành viên trong nhóm và hoàn thành công việc, tương tự như Microsoft Teams.
Sử dụng Slack để tạo một nơi tập trung để trò chuyện trực tiếp hoặc không đồng bộ, đồng thời sử dụng tự động hóa để đơn giản hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại. ?
Các tính năng tốt nhất của Slack
- Giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn qua các kênh
- Giữ liên lạc với các freelancer và nhà thầu với Slack Connect
- Tự động hóa các hành động thường ngày với trình tạo quy trình công việc
- Tổ chức các cuộc gọi âm thanh và video trực tiếp với Huddle
Giới hạn của Slack
- Số lượng thông báo có thể trở nên quá nhiều nếu không được quản lý cẩn thận
- Các trợ lý ảo có nhiều khách hàng sẽ không thể xem tất cả các cộng đồng Slack của họ trong một cửa sổ, và việc chuyển đổi giữa các cộng đồng hoặc mở chúng trong các cửa sổ riêng biệt có thể rất rắc rối
Giá Slack
- Miễn phí
- Pro: 7,25 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business+: 12,50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise Grid: Liên hệ để biết giá
Xếp hạng và đánh giá Slack
- G2: 4.5/5 (31.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (23.000+ đánh giá)
3. Zoom
Zoom là một công cụ phần mềm hợp tác từ xa và hội nghị truyền hình kết nối bạn với các thành viên trong nhóm để thực hiện cuộc gọi video, cuộc họp ảo, trò chuyện nhóm và bảng trắng kỹ thuật số. Ngoài phần mềm họp ảo, bạn cũng có thể sử dụng Zoom để lên lịch hẹn, tổ chức sự kiện ảo và hội thảo trực tuyến. ?
Các tính năng tốt nhất của Zoom
- Yêu cầu trợ lý ảo của bạn lên lịch các cuộc gọi và cuộc họp với khách hàng
- Ghi lại các cuộc gọi video để bạn có thể sử dụng chúng cho đào tạo và tham khảo
- Sử dụng trí tuệ hội thoại để cải thiện chiến lược gọi điện bán hàng của bạn
- Tăng năng suất của bạn với AI Companion của Zoom
Giới hạn của Zoom
- Một số kế hoạch có tính năng giới hạn thời gian cuộc họp
- Một số người dùng báo cáo sự cố ngừng hoạt động và ổn định
Giá Zoom
- Miễn phí
- Pro: 15,99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 19,99 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 25 USD/tháng cho mỗi người dùng
Xếp hạng và đánh giá Zoom
- G2: 4.5/5 (53.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (13.600+ đánh giá)
4. QuickBooks
QuickBooks là bộ công cụ phần mềm kế toán trực tuyến được thiết kế để giúp các doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân dễ dàng hơn trong việc kế toán, sổ sách, tính lương và theo dõi thời gian.
Sử dụng QuickBooks để thuê ngoài các công việc này cho một trợ lý ảo hoặc kế toán ảo, hoặc sử dụng phần mềm để đơn giản hóa quá trình thanh toán cho các nhà thầu của bạn — giống như bạn làm với các ứng dụng tương tự khác như Freshbooks. ?
Các tính năng tốt nhất của QuickBooks
- Theo dõi thu nhập, giao dịch ngân hàng, biên lai và hơn thế nữa
- Quản lý hóa đơn, chi phí và khấu trừ thuế
- Thiết lập tự động tính lương, thuế và biểu mẫu
- Làm việc mọi lúc mọi nơi: xem và phê duyệt bảng chấm công và sử dụng các công cụ theo dõi thời gian trên thiết bị di động
Giới hạn của QuickBooks
- Ứng dụng di động không phải lúc nào cũng dễ sử dụng cho các công việc, một số người dùng cho biết
- Một số người dùng báo cáo vấn đề về tốc độ và độ ổn định
Giá cả của QuickBooks
- Premium: 20 USD/tháng cho 1 người dùng quản trị viên (8 USD/tháng cho mỗi người dùng bổ sung)
- Elite: 40 USD/tháng cho 1 người dùng quản trị viên (10 USD/tháng cho mỗi người dùng bổ sung)
Đánh giá và nhận xét về QuickBooks
- G2: 4.0/5 (3.100+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (6.300+ đánh giá)
5. Lịch Google
Lịch Google là lịch trực tuyến có thể chia sẻ mà bạn có thể sử dụng để duy trì sự tổ chức và năng suất khi làm việc một mình hoặc với trợ lý ảo của mình. Sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch công việc, xem tổng quan về các cuộc hẹn và lên lịch cuộc họp với người khác. ?
Các tính năng tốt nhất của Lịch Google
- Chia sẻ lịch của bạn với VA, giúp họ dễ dàng sắp xếp các cuộc hẹn
- Là một trợ lý ảo, bạn có thể thêm cuộc họp, cuộc hẹn và sự kiện vào lịch của khách hàng để họ luôn có tổ chức và cập nhật thông tin
- Xếp nhiều lịch trong một chế độ xem để nhanh chóng xem tình trạng sẵn sàng
- Tùy chỉnh chế độ xem lịch của bạn với các màu sắc khác nhau
- Có sẵn như một phần cốt lõi của bộ sản phẩm Google hoặc như một phần của các gói Google Workspace trả phí dành cho doanh nghiệp
Giới hạn của Lịch Google
- Rất dễ vô tình đóng cửa sổ "tạo cuộc họp", đồng nghĩa với việc bạn mất tiến độ và phải bắt đầu lại từ đầu
- Người dùng cho biết rằng bạn không thể đánh dấu nhiệm vụ là ưu tiên thấp hoặc cao như trong các công cụ khác, chẳng hạn như ClickUp
Giá Lịch Google
- Miễn phí
- Business Starter: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tiêu chuẩn kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Lịch Google
- G2: n/a
- Capterra: 4.8/5 (3.000+ đánh giá)
6. Calendly
Calendly là một công cụ phần mềm cài đặt và lên lịch hẹn giúp đơn giản hóa quá trình quản lý hẹn ngoài. Cho phép trợ lý ảo của bạn truy cập Calendly để chia sẻ lịch trình của bạn với người khác, sắp xếp các cuộc họp và thiết lập hệ thống cho các khách hàng tiềm năng để lên lịch cuộc gọi với bạn. ?
Các tính năng tốt nhất của Calendly
- Hợp lý hóa quy trình lên lịch cuộc họp, cuộc hẹn và sự kiện
- Tích hợp Calendly vào trang web của bạn để cho phép người khác đặt lịch cuộc gọi với bạn
- Thêm câu hỏi sàng lọc vào trang đặt trước để đánh giá ứng viên hoặc chuẩn bị cho cuộc họp với họ
- Tạo một chuỗi để bạn có thể gửi thông tin chi tiết trước cuộc họp qua email
Giới hạn của Calendly
- Không phải tất cả các tính năng đều có sẵn trên thiết bị di động
- Tất cả các liên kết Calendly đều đến từ miền Calendly—không có tùy chọn để gắn nhãn trắng với nhãn của riêng bạn
Giá cả của Calendly
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Teams: 20 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Calendly
- G2: 4.7/5 (1.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.900+ đánh giá)
7. LastPass
LastPass là ứng dụng quản lý mật khẩu và kho lưu trữ cho phép bạn chia sẻ thông tin đăng nhập và mật khẩu một cách an toàn với trợ lý ảo và các thành viên khác trong nhóm. Phần mềm này giúp loại bỏ nhu cầu chia sẻ thông tin đăng nhập bí mật, mang lại cảm giác an toàn cho cả hai bên. ?
Các tính năng tốt nhất của LastPass
- Chia sẻ mật khẩu và thông tin đăng nhập cho các công cụ một cách an toàn với trợ lý ảo của bạn
- Tự động điền mật khẩu trên các thiết bị
- Bảo mật với mã hóa hàng đầu và chứng nhận bảo mật toàn cầu
- Lưu trữ thông tin chi tiết an toàn cho nhiều khách hàng và dự án ở một nơi
Giới hạn của LastPass
- Bạn chỉ có thể truy cập và tự động điền mật khẩu khi kết nối internet
- Giống như các trình quản lý mật khẩu khác, ứng dụng này đã xử lý các vi phạm bảo mật trong quá khứ
Giá cả của LastPass
- Nhóm: 4 USD/tháng cho mỗi người dùng (tối đa 50 người dùng)
- Kinh doanh: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng (không giới hạn số lượng người dùng)
Đánh giá và nhận xét về LastPass
- G2: 4.4/5 (1.200+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (2.700+ đánh giá)
Khám phá các lựa chọn thay thế LastPass!
8. Google Drive
Google Drive là công cụ chia sẻ tệp và quản lý nội dung dựa trên đám mây, cho phép bạn truy cập tệp của mình từ mọi địa điểm, tương tự như Dropbox. Sử dụng Google Drive để lưu trữ công việc đang tiến độ, tạo wiki để chia sẻ với các thành viên nhóm ảo hoặc đơn giản là để lưu trữ tệp kỹ thuật số. ?
Các tính năng tốt nhất của Google Drive
- Chia sẻ và cộng tác trên các tệp từ thiết bị di động và máy tính để bàn
- Tìm tệp nhanh hơn với chức năng tìm kiếm dựa trên AI
- Bảo mật với tính năng chống thư rác, phần mềm độc hại và ransomware tích hợp sẵn
- Tích hợp với Tài liệu Google, Google Trang tính và Google Trình chiếu để cộng tác trong ứng dụng
Giới hạn của Google Drive
- Một số người dùng cho rằng giao diện người dùng và cách tổ chức tệp mặc định "rối mắt"
- Việc tải lên và truy cập tài liệu đôi khi có thể chậm, một số người dùng cho biết
Giá Google Drive
- Miễn phí
- Business Starter: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Tiêu chuẩn kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Business Plus: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Xếp hạng và đánh giá Google Drive
- G2: n/a
- Capterra: 4.8/5 (27.200+ đánh giá)
9. Hootsuite
Hootsuite là công cụ quản lý mạng xã hội giúp đơn giản hóa quá trình xử lý tất cả các hồ sơ mạng xã hội của bạn — tương tự như Buffer nhưng có nhiều tính năng hơn. Cấp cho trợ lý ảo của bạn quyền truy cập Hootsuite để lên lịch nội dung mạng xã hội, tương tác với khách hàng, theo dõi các đề cập đến thương hiệu và chạy quảng cáo trên mạng xã hội. ?
Các tính năng tốt nhất của Hootsuite
- Lập kế hoạch và lên lịch đăng bài trên mạng xã hội cho các kênh khác nhau tại một nơi
- Tạo luồng tùy chỉnh để theo dõi xu hướng và đề cập đến thương hiệu
- Tìm hiểu thời điểm tốt nhất để đăng bài trên các tài khoản mạng xã hội của bạn
- Tương tác với khán giả trên mạng xã hội của bạn theo thời gian thực
Giới hạn của Hootsuite
- Đôi khi khó gắn thẻ tài khoản khi sử dụng công cụ lập lịch này cho các nền tảng như Instagram
- Một số người dùng báo cáo rằng các bài đăng đã lên lịch không luôn được xuất bản như mong đợi
Giá cả của Hootsuite
- Chuyên nghiệp: 99 USD/tháng cho 1 người dùng (tối đa 10 tài khoản mạng xã hội)
- Nhóm: 249 USD/tháng cho 3 người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Hootsuite
- G2: 4.1/5 (4.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (3.500+ đánh giá)
10. Process Street
Process Street là công cụ quản lý quy trình giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và các quy trình của bạn. Sử dụng công cụ này để tạo danh sách kiểm tra, quy trình làm việc và quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho trợ lý ảo và các thành viên khác trong nhóm của bạn tuân theo. ?
Các tính năng tốt nhất của Process Street
- Tạo quy trình công việc để theo dõi và tự động hóa việc hoàn thành công việc
- Thu thập thông tin dễ dàng với các biểu mẫu và khảo sát có thể tùy chỉnh
- Tạo và chia sẻ SOP với trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp sẵn
- Sử dụng Process AI để tạo quy trình làm việc được cá nhân hóa nhằm tăng năng suất
Giới hạn của Process Street
- Việc tạo quy trình có thể phức tạp đối với người dùng mới
- Một số người dùng cho rằng không phải lúc nào cũng dễ dàng để xem các công việc chưa hoàn thành
Giá cả của Process Street
- Khởi động: 100 USD/tháng cho 5 người dùng
- Pro: Bắt đầu từ $415/tháng
- Enterprise: Bắt đầu từ 1.660 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét về Process Street
- G2: 4.6/5 (300+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (600+ đánh giá)
Tổ chức công việc hiệu quả với các công cụ phần mềm trợ lý ảo này
Có hàng ngàn lựa chọn phần mềm trên thị trường, nhưng những phần mềm này thực sự là những phần mềm tốt nhất trong lĩnh vực lập lịch, lưu trữ tệp, quản lý dự án và mọi thứ mà một trợ lý ảo cần.
Sử dụng danh sách này để tìm các công cụ phần mềm trợ lý ảo phù hợp và trang bị cho nhóm siêu sao của bạn những tài nguyên và thiết bị tốt nhất có thể. ✨
Nếu bạn đã sẵn sàng cải tiến cách quản lý dự án, công việc và thành viên trong nhóm, hãy dùng thử ClickUp miễn phí.
Nền tảng năng suất tất cả trong một của chúng tôi có mọi thứ bạn cần để thành công trong việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý và trao quyền cho các trợ lý ảo của bạn để họ làm việc ở mức cao nhất.