Bạn đang xử lý một loạt dự án và cảm thấy như mình đang đứng trên đỉnh thế giới! Nhưng đến một lúc nào đó, công việc của bạn trở nên chồng chất — bạn mất kiểm soát và không thể nhớ mình phải làm gì. Một hoặc hai (hoặc ba, bốn!) công việc bị bỏ sót, và mọi thứ trở nên hỗn loạn!
Bạn không thể tập trung và không thể tìm ra lối thoát khỏi chu kỳ quản lý công việc kém hiệu quả không có hồi kết.
Đây là lúc các ứng dụng quản lý công việc ra tay cứu giúp — chúng giúp bạn sắp xếp công việc hàng ngày, đặt ưu tiên và hoàn thành công việc đúng hạn. Hai ứng dụng quản lý công việc xuất sắc nhất là Todoist và Microsoft To Do.
Thoạt nhìn, cả hai ứng dụng đều cung cấp các tính năng giống nhau: danh sách việc cần làm thông minh để sắp xếp công việc và cuộc sống. Nhưng khi xem xét kỹ hơn, bạn sẽ thấy sự khác biệt về khả năng và các tùy chọn có sẵn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các tính năng chính của cả hai ứng dụng và thảo luận về ưu và nhược điểm của chúng để giúp bạn lựa chọn bên nào trong cuộc đối đầu Todoist vs. Microsoft và trở thành chuyên gia trong việc xử lý các công việc quan trọng nhất của mình. 💪
Todoist là gì?
Todoist là một nền tảng quản lý công việc phổ biến cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm để sắp xếp công việc hàng ngày và hoàn thành trách nhiệm của mình. Cho dù bạn sử dụng nó cho công việc, việc cá nhân hay cả hai, Todoist có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng tổ chức — nó giúp bạn lập kế hoạch hàng ngày một cách tỉ mỉ, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót hoặc không được thực hiện.
Một số tính năng cơ bản mà bạn sẽ có được với Todoist là:
- Thêm công việc nhanh chóng
- Cài đặt công việc lặp lại để tạo thói quen
- Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn thành các phần
Chọn mức độ ưu tiên cho các công việc của bạn, tùy chỉnh nhắc nhở và chia sẻ danh sách công việc với đồng nghiệp (hoặc thành viên gia đình hoặc bạn cùng phòng) để họ luôn cập nhật thông tin.
Todoist cung cấp hàng chục tích hợp, vì vậy bạn có thể kết nối nó với email hoặc phần mềm lịch của mình và dễ dàng phân công và lên lịch công việc.
Vì cung cấp nhiều hơn là danh sách việc cần làm đơn giản để bạn gạch bỏ từng công việc, Todoist có thể hữu ích cho bất kỳ ai muốn nâng cao khả năng tổ chức và sự siêng năng của mình. 📈
Tính năng của Todoist
Đúng, Todoist rất phổ biến, nhưng điều gì khiến nền tảng này khác biệt so với các ứng dụng danh sách việc cần làm khác? Hãy cùng khám phá một số tính năng nổi bật của nó.
1. Bảng Kanban
Bảng Kanban là công cụ quản lý dự án linh hoạt phổ biến, giúp bạn hình dung các dự án và quy trình của mình cũng như tối ưu hóa quy trình làm việc. Mặc dù Todoist không phải là nền tảng PM mà là công cụ để quản lý công việc, đặt nhắc nhở, theo dõi hoạt động công việc và hơn thế nữa. Nó nhận ra những lợi ích của bảng Kanban và cho phép người dùng tận dụng chúng.
Giống như bất kỳ ứng dụng danh sách việc cần làm nào khác, Todoist cho phép bạn xem các công việc của mình dưới dạng danh sách. Giả sử bạn có một danh sách tên là "Chiến lược tiếp thị" với một số danh mục như "Ý tưởng", "Việc cần làm" và "Đang tiến hành". Nếu bạn nhấp vào ba chấm ở góc trên bên phải danh sách và chọn "Xem dưới dạng bảng", danh sách và các danh mục của nó sẽ chuyển thành bảng Kanban, nơi các công việc được hiển thị dưới dạng thẻ.
Todoist cho phép bạn di chuyển các thẻ bằng các thao tác kéo và thả đơn giản để cập nhật quy trình của bạn một cách dễ dàng.
2. Mẫu
Bạn không muốn tạo danh sách việc cần làm từ đầu? Todoist hiểu rằng bạn có thể không có thời gian hoặc sợ bỏ sót việc gì đó, vì vậy nó cung cấp các mẫu tuyệt vời. Chúng đi kèm với các công việc được tạo sẵn mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với quy trình của mình.
Nền tảng này cung cấp hơn 60 mẫu được chia thành nhiều danh mục như Tiếp thị & Bán hàng, Sáng tạo, Thiết kế & Sản phẩm và Quản lý. Nếu bạn không muốn lọc các danh mục theo cách thủ công, hãy sử dụng thanh tìm kiếm để tìm mẫu phù hợp dựa trên từ khóa đã nhập.
Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện — hãy sử dụng Mẫu lập kế hoạch sự kiện của Todoist để sắp xếp các công việc theo thời gian cần hoàn thành. Bạn có ba danh mục — Trước sự kiện, Ngày sự kiện và Sau sự kiện. Mỗi danh mục được chia nhỏ để dễ sắp xếp hơn. Ví dụ, trong Trước sự kiện, bạn có các danh mục con như Địa điểm, Dịch vụ ăn uống và Diễn giả. Gạch bỏ các công việc trong danh sách, hoàn thành công việc và tận hưởng thành công của sự kiện. 🏅
3. Đang theo dõi xu hướng năng suất
Biết được mức độ năng suất của bạn trong quá khứ có thể truyền cảm hứng để bạn tiếp tục phấn đấu và cung cấp thông tin chi tiết quý giá về những thành tựu bạn đã đạt được. Todoist cho phép bạn đặt mục tiêu năng suất và theo dõi xu hướng để xem bạn đã hoàn thành bao nhiêu công việc hàng ngày và hàng tuần, đồng thời theo dõi chuỗi mục tiêu.
Ứng dụng này còn cho phép bạn xem lịch sử hoạt động, lọc theo dự án hoặc người và nhận dữ liệu khách quan về hiệu quả làm việc của bạn và nhóm.
Ngoài việc hiển thị số lượng công việc đã hoàn thành, Todoist còn cho phép bạn xem các công việc thực tế mà bạn đã gạch bỏ khỏi danh sách. Điều này giúp bạn theo dõi hoạt động và hình dung con đường dẫn đến việc hoàn thành các dự án lớn! 🥰
Một tùy chọn hữu ích khác là Todoist Karma—tính năng này cho bạn điểm khi sử dụng các tính năng nâng cao và hoàn thành công việc. Nếu bạn là người thích cạnh tranh và thích cảm giác thành công, bạn sẽ thích tính năng trò chơi hóa này.
Giá của Todoist
- Người mới bắt đầu: Phiên bản miễn phí
- Pro: 4 USD/tháng cho mỗi người dùng
*Giá niêm yết là giá theo mô hình thanh toán hàng năm
Microsoft To Do là gì?
Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý công việc đơn giản dựa trên danh sách việc cần làm. Ứng dụng này cho phép bạn chia công việc thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn (công việc) và giải quyết từng phần một cho đến khi đạt được mục tiêu. ✔️
Microsoft To Do có thể là lựa chọn hoàn hảo cho những người dùng tìm kiếm sự đơn giản. Ứng dụng này có thể giúp bạn kiểm soát công việc hàng ngày và cộng tác với người khác ngay từ đầu, không mất thời gian làm quen với giao diện.
Nền tảng này có thể không có nhiều tính năng phụ, nhưng đối với nhiều người dùng, nó là quá đủ để quản lý các nghĩa vụ thành công. Ngoài việc tạo danh sách công việc cần làm, bạn có thể đặt ngày đáo hạn và nhắc nhở, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân loại, đính kèm tệp và thêm ghi chú để nâng cấp tổ chức của mình.
Các tính năng của Microsoft To Do
Hãy cùng xem những tính năng nào khiến một ứng dụng danh sách việc cần làm có vẻ cơ bản như Microsoft To Do trở nên hấp dẫn đến vậy.
1. Danh sách công việc
Theo mặc định, Microsoft To Do có một số danh sách công việc giúp bạn theo dõi các hoạt động và nhiệm vụ đã lên kế hoạch.
Danh sách đầu tiên là My Day (Ngày của tôi), nơi bạn sẽ tìm thấy các công việc được lên lịch cho "hôm nay" và những ngày tiếp theo. Danh sách này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về lịch trình hàng ngày của bạn và bạn có thể sử dụng các tùy chọn sắp xếp để sắp xếp các công việc dựa trên các yếu tố như mức độ quan trọng, ngày đáo hạn, chữ cái đầu tiên hoặc ngày tạo/lập.
Danh sách tiếp theo là Quan trọng, hiển thị các công việc bạn đã đánh dấu là quan trọng bằng cách nhấn vào dấu sao ở bên phải. ⭐
Danh sách thứ ba là Đã lên kế hoạch, trong đó bạn sẽ tìm thấy tất cả các công việc có ngày đáo hạn.
Danh sách Được giao cho tôi hiển thị tất cả các công việc được giao cho bạn trong ứng dụng hoặc Microsoft Planner (ứng dụng lập kế hoạch của Microsoft). Cuối cùng, Danh sách công việc tổng hợp toàn bộ các trách nhiệm được giao cho bạn.
Bạn không cần phải sử dụng các danh sách này — Microsoft To Do cho phép bạn tạo danh sách của riêng mình bằng cách nhấn tùy chọn Danh sách mới trong menu ở phía bên phải màn hình.
2. Nhắc nhở
Hãy tưởng tượng bạn mở ứng dụng danh sách công việc và thấy có một cuộc họp quan trọng được lên lịch cho ngày hôm nay. Nhưng đã là 11 giờ sáng, trong khi cuộc họp bắt đầu từ 10 giờ. May mắn thay, bạn có thể ngăn chặn những tình huống ác mộng này bằng cách sử dụng tùy chọn nhắc nhở trong Microsoft To Do. ⏰
Ngoài việc thêm ngày đáo hạn cho công việc, bạn có thể cài đặt nhắc nhở để luôn đi trước một bước và tránh bỏ lỡ các hoạt động quan trọng.
Chọn ngày và giờ bằng cách chọn một công việc và chọn tùy chọn Nhắc tôi từ thanh công cụ ở bên phải màn hình. Microsoft To Do sẽ gửi thông báo đến thiết bị của bạn vào thời gian đã định và giúp bạn giảm căng thẳng, hoàn thành công việc đúng hạn và quản lý công việc như một chuyên gia.
3. Cài đặt công việc
Xét rằng Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý công việc đơn giản, nó cung cấp các cài đặt chi tiết đáng ngạc nhiên để tổ chức giao diện và danh sách công việc.
Bạn sẽ tìm thấy cài đặt ở góc trên bên phải của ứng dụng — nhấp vào biểu tượng bánh răng để truy cập. ⚙️
Bạn sẽ thấy danh sách các cài đặt có thể tùy chỉnh bằng cách chuyển nút chuyển đổi. Ví dụ: bạn có thể chọn đặt công việc mới lên trên cùng, phát âm thanh hoàn thành hoặc gửi thông báo nhắc nhở.
Từ cài đặt chung đến tùy chỉnh danh sách và ứng dụng được kết nối, Microsoft To Do giúp bạn hoàn toàn làm chủ và tạo ra một không gian phù hợp với nhu cầu lập kế hoạch của bạn.
Giá của Microsoft To Do
- Miễn phí
Todoist và Microsoft To Do: So sánh tính năng
Todoist và Microsoft To Do có cùng mục đích — giúp bạn tạo danh sách việc cần làm và quản lý công việc để cải thiện tổ chức và năng suất. Chọn một ứng dụng yêu thích không phải là điều dễ dàng, vì vậy hãy cùng xem so sánh hai ứng dụng này dựa trên ba khía cạnh quan trọng — tích hợp, cộng tác và tạo/lập công việc.
1. Tích hợp
Kết nối với các nền tảng năng suất, quản lý dự án và cộng tác khác nhau có thể tăng hiệu quả và mở khóa các chức năng bổ sung. Cả Todoist và Microsoft To Do đều cung cấp hàng tá tùy chọn tích hợp để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Todoist tích hợp với hơn 80 ứng dụng được phân loại thành các danh mục như chia sẻ tệp và nội dung, theo dõi thời gian và trợ lý giọng nói.
Microsoft To Do, như bạn đã đoán, tập trung nhiều hơn vào tích hợp trong hệ sinh thái Microsoft. Bạn có thể kết nối nó dễ dàng với các ứng dụng như Outlook, OneDrive và Microsoft Teams.
Cả Todoist và Microsoft To Do đều có thể kết nối với Zapier, mở ra cơ hội tích hợp với hàng nghìn phần mềm khác.
Không có người chiến thắng rõ ràng trong lĩnh vực này. Microsoft To Do có thể là lựa chọn phù hợp nếu bạn đã làm việc với các ứng dụng của Microsoft. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tính linh hoạt cao hơn, Todoist dường như là lựa chọn tốt hơn.
2. Tính năng hợp tác
Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm, bạn sẽ quan tâm đến các tùy chọn thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp.
Todoist cung cấp rất nhiều tính năng như vậy, bao gồm các khả năng như bình luận công việc, phân công công việc dễ dàng và theo dõi. Nó tạo ra một môi trường thân thiện với sự hợp tác, nơi bạn có thể theo dõi xu hướng năng suất của từng thành viên trong nhóm và sử dụng thông tin này để lập lịch và quản lý khối lượng công việc trong tương lai.
Ngược lại, Microsoft To Do không nổi bật trong lĩnh vực này. Mặc dù bạn có thể giao công việc cho các thành viên cụ thể trong nhóm, nhưng quá trình này hơi tốn thời gian. Bạn có thể để lại ghi chú cho mỗi công việc, nhưng không thể thêm bình luận, điều này có thể cản trở sự hợp tác và giao tiếp suôn sẻ.
Todoist chiếm ưu thế về tính năng cộng tác — phù hợp với các nhóm nhỏ và lớn, cho phép bạn theo dõi xu hướng và mô hình. Mặt khác, Microsoft To Do có thể là lựa chọn tốt cho cá nhân và các nhóm nhỏ.
3. Tính năng tạo/lập công việc
Bạn không muốn một ứng dụng danh sách việc cần làm khiến việc tạo công việc, mục đích chính của nó, trở thành một cơn ác mộng. May mắn thay, điều này không xảy ra với cả hai ứng dụng của chúng tôi — cả hai đều cho phép bạn tạo nhiệm vụ chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể thêm người được giao, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt cần lưu ý.
Ví dụ, Todoist cho phép bạn tạo công việc con trong công việc, trong khi Microsoft To Do thì không. Ngoài ra, với Todoist, bạn có thể tạo các phần trong danh sách công việc để sắp xếp công việc theo tiêu chí mong muốn, điều này không thể thực hiện được trong Microsoft To Do.
Nhắc nhở công việc là tính năng có sẵn trong cả hai ứng dụng, nhưng đây là điểm Microsoft To Do có lợi thế hơn một chút. Không giống như Todoist, yêu cầu đăng ký gói Pro để truy cập tính năng này, Microsoft To Do cung cấp tính năng này miễn phí. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng với gói Pro của Todoist, bạn có thêm lợi ích là sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để cài đặt nhắc nhở (và các chi tiết công việc khác), điều này có thể khiến khoản đầu tư của bạn trở nên đáng giá.
Về mặt cài đặt ưu tiên, Microsoft To Do cho phép bạn sử dụng dấu sao để đánh dấu các công việc ưu tiên cao. Todoist cho phép bạn chọn giữa bốn mức ưu tiên và sắp xếp quy trình làm việc để dễ dàng hoàn thành công việc đúng hạn. 💪
Todoist vs. Microsoft To Do trên Reddit
Người dùng Reddit nói gì về cuộc đối đầu giữa Microsoft To Do và Todoist? Hãy cùng xem một số bình luận của họ.
Một người dùng đề cập rằng họ sử dụng cả hai nhưng thích Todoist hơn vì các tùy chọn nâng cao của nó:
"Tôi vẫn luân phiên sử dụng cả hai, nhưng tôi thích Todoist hơn. Ngôn ngữ tự nhiên và các tùy chọn công việc lặp lại là những điểm thu hút lớn nhất. "
Một người dùng khác ủng hộ Microsoft To Do vì tính năng tích hợp của nó:
"Nếu văn phòng của bạn đang sử dụng đầy đủ bộ 365 cùng với Planner, sự tích hợp sẽ rất tốt vì các công việc được giao cho bạn qua Planner sẽ được liên kết liền mạch. "
Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Todoist Vs. Microsoft To Do
Việc lựa chọn giữa Todoist và Microsoft To Do thường là sự thỏa hiệp. Một mặt, bạn có các tùy chọn quản lý công việc mạnh mẽ, mặc dù giao diện hơi phức tạp hơn. Mặt khác, bạn có một ứng dụng dễ sử dụng từ bộ Microsoft, nhưng không có tính năng nâng cao.
Nếu chúng tôi nói rằng bạn không cần phải quyết định, bạn sẽ làm gì? ClickUp có thể là nền tảng quản lý công việc lý tưởng của bạn và giúp bạn đạt được mức độ tổ chức và năng suất mà bạn không bao giờ nghĩ là có thể. Nó cung cấp các tùy chọn tuyệt vời để lập kế hoạch, tổ chức, phân công và theo dõi công việc, đồng thời nhấn mạnh sự hợp tác thời gian thực.
Nhờ các tính năng vô cùng đa dạng, ClickUp đã được vinh danh trong danh sách Forbes 2023 Cloud 100 — danh sách 100 công ty đám mây riêng tư hàng đầu. Hãy cùng khám phá một số tính năng khiến ClickUp trở thành một sự thay thế tuyệt vời cho Todoist và Microsoft To Do!
1. Tài liệu ClickUp
Việc phân công, sắp xếp và cộng tác trong các công việc trở nên dễ dàng với ClickUp Docs — tính năng quản lý tài liệu độc đáo của nền tảng này.
Tùy chọn này cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu liên quan đến dự án và nhiệm vụ. Cho dù là cung cấp hướng dẫn hay thêm thông tin bổ sung cho nhóm của bạn, ClickUp Docs có thể là một bổ sung quý giá cho kho công cụ quản lý nhiệm vụ của bạn. Cho phép các thành viên trong nhóm của bạn chỉnh sửa các tài liệu liên quan đến nhiệm vụ và cộng tác trong thời gian thực, bất kể địa điểm.
Sau khi hoàn thành tài liệu, bạn có thể kết nối nó với một công việc để cải thiện tổ chức và tập trung hóa quy trình làm việc của mình.
Mọi yếu tố trong ClickUp Docs đều có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể điều chỉnh tài liệu của mình cho phù hợp với bản chất công việc, dự án và động lực chung của nhóm.
2. ClickUp AI
Nâng cao kỹ năng quản lý công việc của bạn với ClickUp AI. Trợ lý viết lách độc đáo này tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để giúp bạn tạo, sắp xếp và quản lý các công việc và dự án.
Sử dụng AI ClickUp để tóm tắt tài liệu và trích xuất thông tin liên quan để tạo và phân công nhiệm vụ. Bạn có thể tiến thêm một bước nữa và để công cụ tạo mục hành động cho tài liệu và nhiệm vụ của bạn!
Tùy chọn mạnh mẽ này giúp việc tạo tài liệu và công việc trở nên dễ dàng — nó có thể tạo ra ý tưởng và giúp bạn động não. Bạn cũng có thể sử dụng nó như một trình chỉnh sửa cá nhân và để nó giúp bài viết của bạn rõ ràng và hấp dẫn hơn.
ClickUp cung cấp nhiều mẫu nhắc nhở AI để giúp bạn "giao tiếp" với chatbot như ChatGPT để đạt năng suất tối đa. Mặc dù các tính năng AI bổ sung không có trong phiên bản miễn phí của ClickUp, nhưng nó có khả năng giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các công việc đã hoàn thành và viết các thông tin liên lạc tốt hơn.
3. Mẫu danh sách công việc hàng ngày của ClickUp
Các mẫu có thể giúp quản lý công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn — thay vì xây dựng danh sách việc cần làm từ đầu, bạn có thể sử dụng các mục nhập có sẵn và tiết kiệm thời gian khi hoàn thành công việc. ClickUp cung cấp một thư viện ấn tượng với hơn 1.000 mẫu, và nhiều mẫu tập trung vào quản lý nhiều công việc, tổ chức và các tính năng cộng tác để làm việc cùng nhau trên cùng một nền tảng.
Mẫu Danh sách công việc hàng ngày của ClickUp có thể là lựa chọn hoàn hảo nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu dự án đơn giản, không rườm rà để giúp bạn đi đúng hướng.
Mẫu công việc này là một danh sách việc cần làm với ba công việc con — Thói quen buổi sáng, Thói quen buổi chiều và Thói quen buổi tối. Mỗi công việc con được chia thành các danh mục như Đọc sách và Ăn sáng giàu chất xơ trong Thói quen buổi sáng. Phân loại mọi công việc và theo dõi các chuỗi công việc để giám sát tiến độ của bạn.
Rõ ràng, mẫu danh sách kiểm tra hàng ngày này tập trung vào cuộc sống cá nhân của bạn hơn là công việc. Nhưng bạn có thể nhanh chóng thay đổi điều này, vì mọi yếu tố đều có thể tùy chỉnh. Thay thế danh sách và công việc con hiện tại bằng những việc liên quan đến công việc, thêm thành viên nhóm, thêm nhận xét công việc, bắt đầu hoàn thành các mục trong danh sách kiểm tra và tận hưởng cảm giác thành công! 😎
So sánh Notion và Todoist!
ClickUp: Xử lý công việc một cách dễ dàng
Việc lựa chọn một công cụ để quản lý công việc hiệu quả không nên chỉ là sự thỏa hiệp — bạn xứng đáng có được điều tốt nhất, và đó chính là ClickUp!
Với các tùy chọn tạo/lập và quản lý công việc tiện lợi, trợ lý AI và hơn 1.000 tích hợp và mẫu, ClickUp có thể là vũ khí bí mật giúp bạn hoàn thành công việc và tăng năng suất. Dùng thử gói miễn phí của ClickUp và khám phá những lợi ích của nó. 🙌