Araştırmalarımız, çalışanların %40'ının iş yerinde görünmez görevlere haftada bir saatten az zaman ayırırken, %15'inin haftada beş saatten fazla zaman kaybettiğini gösteriyor. Bu, her ay yaklaşık 2,5 tam iş gününe denk geliyor.
Bu zaman, netlik peşinde koşmak, bozuk devir teslimleri anlamlandırmak, kararları tercüme etmek ve sahiplik belirsiz kaldığında işi devam ettirmek için harcanır. Tüm bunlar, teslimattan dikkati uzaklaştırır. Takımlar büyüdükçe ve işler fonksiyonlar arası hale geldikçe, bu gizli katman sessizce ve öngörülebilir bir şekilde büyür.
İş yürütme yönetimi, planlar onaylandıktan sonra işlerin nasıl ilerleyeceğine dair bir yapı sağlayarak bu boşluğu doldurur. Takımlara, işleri bölümlere ayırma, sahiplikleri atama, ilerlemeyi izleme ve koşullar değiştiğinde ayarlamalar yapma konusunda ortak bir yöntem sunar.
Bu kılavuz, çabalarınızı desteklemek için dünyanın ilk Birleşik Yapay Zeka Çalışma Alanı olan ClickUp ile iş yürütme yönetimini uygulama yöntemlerini açıklamaktadır. 🤩
İş Yürütme Yönetimi Nedir?
İş yürütme yönetimi, planlar onaylandıktan sonra işlerin nasıl yapılacağını koordine etme uygulamasıdır. Takımların işi görevlere nasıl böleceklerini, sorumlulukları nasıl dağıtacaklarını, bağımlılıkları nasıl sıralayacaklarını, ilerlemeyi nasıl izleyeceklerini ve teslimat sırasında engelleri nasıl çözeceklerini yönlendirir.
Bu yaklaşım, özellikle teslimat birden fazla rol, işbirliği aracı ve takımı kapsadığında, takımlara günlük işleri yürütmek için paylaşılan bir işletim modeli sunar.
🧠 İlginç Bilgi: Ford Motor Company'nin 1913 yılında hareketli montaj hattını uygulamaya koyması, otomobil üretimini hızlandırdı ve bir otomobilin üretim süresini 12 saatten 1 saat 33 dakikaya indirdi. Bu büyük sıçrama, işi küçük, tekrarlanan görevlere bölmenin + sıkı planlamanın = büyük kazançlar sağladığını kanıtladı.
İş yürütme yönetimi ve proje yönetimi
Proje yönetimi, projeleri organize etmeye odaklanır. İş yürütme yönetimi ise işin kendisini yürütmeye odaklanır. Aradaki fark, teslimat başladığında ortaya çıkar. 🗃️
| Karşılaştırma alanı | İş yürütme yönetimi | Proje yönetimi |
| Temel sorumluluk | Aktif işleri takımlar arasında devam ettirin | Projeleri tanımlayın ve düzenleyin |
| Birincil odak birimi | Görevler, bağımlılıklar, devirler, kapasite | Projeler, aşamalar, zaman çizelgeleri |
| İlerleme görünümü | Yürütmenin mevcut durumu ve engeller | Planlanan dönüm noktaları ve tamamlanma durumu |
| Sahiplik modeli | Sonuçlarla bağlantılı sürekli sahiplik | Projelere bağlı rol tabanlı sahiplik |
| Değişime yanıt | Koşullar değiştikçe işleri yeniden dengeleyin | Kararlaştırılan kapsam doğrultusunda değişimi yönetir |
| Operasyon ritmi | Sürekli, günlük uygulama ritmi | Periyodik planlama ve durum döngüleri |
🔍 Biliyor muydunuz? 1958 yılında Donanma, binlerce görev ve yüklenici yi koordine etmek için PERT yöntemini oluşturdu. Bu yöntem, daha önce imkansız olduğu düşünülen bir silah sistemini planlanandan önce teslim etmelerine yardımcı oldu.
İş yürütme yönetiminin temel bileşenleri
İş yürütme yönetimi, işlerin nasıl ilerlediğini belirleyen bir dizi mekanizmaya ayrılır:
- Görev tanımı ve atama: İşleri belirleme ve sorumlulukları dağıtma
- Kaynak tahsisi: İnsan, bütçe, araç ve malzemelerin dağıtımı
- Planlama ve önceliklendirme: Zaman çizelgeleri oluşturma ve görev önceliklerini belirleme
- İlerleme izleme: Tamamlanma durumu ve performans ölçütlerini değerlendirme
- İletişim ve koordinasyon: Bilgi akışını ve takım senkronizasyonunu yönetme
- Kalite kontrol: İşin belirtilen standartlara uygunluğunun doğrulanması
- Sorun ve risk yönetimi: Engelleri belirleme ve düzeltici önlemler uygulama
- Dokümantasyon ve raporlama: Kararları kaydetme ve durum güncellemeleri sağlama
- Performans ölçümü: Hedeflere göre verimlilik ve sonuçları değerlendirme
- Sürekli iyileştirme: Modelleri analiz etme ve süreçleri iyileştirme
📖 Ayrıca okuyun: Excel ve ClickUp'ta Ücretsiz Verimlilik Şablonları
İş Yürütme Yönetimi Modern Takımlar İçin Neden Önemlidir?
Etkili iş yürütme yönetiminin takımınıza sağladığı faydalar ve yüksek performanslı takımlar için neden vazgeçilmez hale geldiği aşağıda açıklanmaktadır:
- Öncelikler, sorumluluklar ve son tarihler konusunda karışıklığı ortadan kaldırır.
- Yanlış iletişim ve yinelenen işlerden kaynaklanan zaman ve kaynak israfını azaltır.
- İlerleme, darboğazlar ve potansiyel riskler konusunda net bir görünürlük sağlar.
- Takım üyeleri arasında görevleri dengeleyerek kaynak ve iş yükü yönetimini iyileştirir.
- Gerçek zamanlı durum bilgileriyle daha hızlı, veriye dayalı karar vermeyi sağlar.
- Departmanlar ve konumlar arasındaki işbirliğini ve koordinasyonu güçlendirir.
- Rakip taleplere rağmen takımların uyumlu çalışmasını ve aynı yönde ilerlemesini sağlar.
- Stratejik iş hedefleriyle uyumlu, tutarlı proje yürütme sağlar.
- Takımlar büyüdükçe ve karmaşıklık arttıkça bile öngörülebilir, yüksek kaliteli sonuçlar sunar.
- Tükenmişliği önleyerek ve sürdürülebilir iş modelleri oluşturarak takım moralini yüksek tutar.
📮 ClickUp Insight: Yöneticilerin %29'u darboğazların çok geç keşfedildiğini söylüyor, ancak sadece %12'si bunları önlemek için otomatik durum raporlarını kullanıyor.
Bu gecikmenin bir bedeli vardır. Bir görev işaretlendiğinde, genellikle ilerlemeyi engellemeye başlamıştır bile. Gerçek zamanı mı? Darboğazlar büyük başlamaz, görünmez başlar.
ClickUp Brain, bağımlılıkları proaktif olarak izlemenize, güncellemeleri izlemenize ve riskleri gerçek zamanlı olarak işaretlemenize yardımcı olabilir. Görevler durduğunda, son tarihler değiştiğinde veya iş yükü arttığında anlık durum raporları ve akıllı uyarılar oluşturmak için kullanın.
💫 Gerçek Sonuçlar: Finastra, ClickUp'ın birleşik Çalışma Alanı sayesinde işbirliğinde %30 artış ve GTM verimliliğinde %40 büyüme kaydetti.
6 Etkili İş Yürütme Yönetiminin Anahtar Direkleri
Güçlü iş yürütme yönetimi, takımların operasyonlarını planlama, gerçekleştirme ve ölçeklendirme şeklini dönüştüren birbiriyle bağlantılı anahtar temellere dayanır. İşte altı anahtar temelin kısa bir özeti. 📁
Tüm iş akışlarında birleşik görünürlük
Çoğu kuruluş körü körüne çalışır. Mühendislik bir sistemde işleri izler, pazarlama başka bir sistem kullanır ve finans ayrı hesap tabloları tutar. Bir başkan yardımcısı portföy güncellemesi ister ve üç kişi iki gün boyunca zaten güncelliğini yitirmiş bilgileri derlemekle uğraşır. İşte bu işin yayılmasıdır.
Güçlü bir uygulama yönetimi, tüm işleri herkesin görebileceği tek bir yerde toplar. Bu şu anlama gelir:
- Hangi projelerin yolunda gittiğini, hangilerinin takıldığını ve kimin yardıma ihtiyacı olduğunu gösteren gerçek zamanlı gösterge panelleri.
- Bir takımın gecikmesi diğer beş girişimi nasıl etkileyeceğini gösteren bağımlılık haritaları
- Bir kişinin aynı hafta başlayan dört projeye atandığını gösteren kaynak görünümleri
- Bütçe takipçileri, harcamaların aşılması durumunda liderleri üç ay sonra değil, aşılmadan önce uyarır.
Yeni bir talep geldiğinde, takımlar yer açmak için nelerin erteleneceğini hemen görebilirler.
💡 Profesyonel İpucu: Ön tanımlı olarak geri alınabilir kararlar verin. Çoğu seçim tek yönlü değildir. Geri alabileceğiniz şeyler için kendinizi yıpratmayın. Geri alınabilir kararları hızlıca alın, geri alınamayan kararları (işe alım, mimari, marka) yavaşça alın.
Stratejik uyum ve önceliklendirme
Her kuruluşun kapasitesinden daha fazla fikri vardır. Asıl soru, neyin yapılacağına kimin karar vereceği ve bu kararların nasıl alınacağıdır.
Net bir önceliklendirme olmadığında, takımlar en yüksek sesle bağıran veya en ısrarcı e-postaları gönderen kişilere göre hareket ederler. Birisi takımı, önemsiz bir özelliğin hemen yayınlanması gerektiğine ikna ettiği için yüksek değerde olan işler ertelenir. Kimse projeleri durdurma yetkisine sahip olmadığı için projeler aylarca uzar.
Etkili önceliklendirme, nefes alma alanı yaratır:
- Her bir girişimi gelir etkisi, stratejik değer ve uygulama maliyeti açısından değerlendiren puanlama çerçeveleri.
- Yayınlanan yol haritaları, neyin önce, neyin sonra ve neyin gerçekleşmeyeceğini gösterir.
- Paydaş incelemeleri, takımlar oluşturmaya başlamadan önce liderlerin ödünleşmeleri tartıştıkları yerlerdir.
- Hayır deme izin, politikalar değil gerçek verilerle desteklenir.
Bu yaklaşımı benimseyen takımlar, önemsiz işlere daha az zaman harcarlar. Daha az sonuç elde ederler, ancak bu sonuçlar işi ileriye taşır.
Proje yönetimi uygulamanızda işlerinizi otomatik pilota nasıl geçireceğinizi öğrenin:
Kaynak tahsisi ve kapasite planlaması
Kapasite planlaması olmayan takımlar sürekli olarak aşırı taahhütlerde bulunurlar. Masalarına gelen her projeyi kabul ederler, ardından son teslim tarihleri çakıştığında telaşlanırlar. Tükenmişlik norm haline gelir ve insanlar yetişmek için acele ettikçe kalite düşer.
Güçlü uygulama yönetimi, kapasiteyi aktif olarak yönetilmesi gereken sınırlı bir kaynak olarak ele alır. Bu, aşırı tahsisatın gerçekleşmeden önce önleyen uygulamaların hayata geçirilmesi anlamına gelir:
- Kimin ne yapabileceğini belirleyen beceri matrisleri, üç projenin aynı kıdemli mühendise ihtiyaç duyması durumunda ortaya çıkan darboğazları önler.
- Tatiller, planlı izinler ve çalışanların %100 verimlilikle iş yapmadıkları gerçeğini dikkate alan kapasite tahmini.
- Takımların yeni taahhütler almadan önce başladıkları işi bitirmelerini sağlayan devam eden iş sınırları
- Çeyrekler arasında kaynak dengeleme, böylece herkesin 1. çeyrekte kolay kazançları ön plana çıkardığı için 4. çeyrek ölüm marşı haline gelmez.
Bu temeli iyi kavrayan kuruluşlar, kapasite kısıtlamalarını erken tespit edebilir, gerçekçi zaman çizelgeleri üzerinde anlaşabilir ve sürdürülebilir iş yüklerini koruyabilir. Takımlar daha az taahhütte bulundukları için daha fazla sonuç elde ederler.
En iyi kapasite planlama stratejilerini burada bulabilirsiniz:
Bağımlılık haritalama ve risk yönetimi
Bağımlılıklar zaman çizelgelerini bozar: pazarlama ürün bekler, ürün hukuk bekler ve hukuk da birinin onlara gerçek sözleşmeyi göndermesini bekler. Üç hafta geçer ve kimse ilerleme kaydetmez.
Bağımlılıkları erken aşamada belirleyen kuruluşlar, bunları aşabilir. Bunun için şunlar gereklidir:
- Planlama sırasında, yürütme sürecinin ortasında değil, takımlar arası ihtiyaçları ortaya çıkaran giriş süreçleri.
- Kritik yol izleme, hangi gecikmelerin tüm projeye yayılacağını vurgular.
- Engellenen işler için eskalasyon protokolleri, böylece takımlar beş dakikalık bir onay için günlerce beklemek zorunda kalmazlar.
- Yüksek riskli bağımlılıklar, özellikle dış tedarikçiler için acil durum planları
Takımlar diğerlerinden neye ihtiyaçları olduğunu önceden bildiklerinde, işleri akıllıca sıralayabilirler.
🧠 İlginç Bilgi: ABD Savunma Bakanlığı ve NASA, 1962 yılında iş bölümü yapısını resmileştirdi, böylece her büyük program, yürütülmeden önce ürün odaklı parçalara ayrılmak zorundaydı. Daha sonra bu, zorunlu bir standart [MIL-STD-881] haline geldi ve bugün hala büyük işlerin planlanma şeklini belirliyor.
Standartlaştırılmış ş akışları ve yönetişim
Standartları olmayan her takım, tekerleği yeniden icat etmekle zaman kaybeder. Yeni projeler sıfırdan başlar. İnsanlar her seferinde aynı soruları tartışır: Bunu kim onaylayacak? Hangi bilgilere ihtiyacımız var? Ne zaman hayata geçecek?
Standartlaştırma, tekrarlayan düşünceyi ortadan kaldırır:
- Çalışma başlamadan önce gereksinimleri, başarı ölçütlerini ve bağımlılıkları yakalayan proje yönetimi şablonları
- Küçük talepleri otomatik olarak yönlendiren ve büyük talepleri liderlerin incelemesi için işaretleyen onay eşikleri.
- Kritik soruların yanıtlanması gerekene kadar projelerin ilerlemesini engelleyen aşama kapıları
- Ürün lansmanları veya sistem geçişleri gibi yaygın görevler için kontrol listeleri
Bu koruyucu önlemler, uygulamayı hızlandırır. Takımlar, süreçleri anlamaya daha az zaman harcayarak, teslimata daha fazla zaman ayırabilir. Yol haritası net olduğu için yeni çalışanlar daha hızlı adapte olur.
⚡️ Şablon Arşivi: ClickUp Proje Yürütme Planı Şablonunu kullanarak her projeyi güvenle ilerletin. Hedefleri, zaman çizelgelerini, rolleri, riskleri ve ilerlemeyi ortaya koyar, böylece herkes neyin ne zaman yapılması gerektiğini bilir.
Şablon ayrıca, üst düzey planları yapılandırılmış görevlere, sahiplere, dönüm noktalarına ve teslimat kontrol noktalarına dönüştürmenize yardımcı olur.
Sürekli geri bildirim döngüleri ve yineleme
Çoğu kuruluş Ocak ayında plan yapar ve Aralık ayına kadar geriye dönüp bakmaz. Piyasa koşulları değişse veya ilk sonuçlar stratejinin işe yaramadığını gösterse bile, yıllık planı kutsal bir metin gibi ele alırlar.
Geri bildirim döngüleri oluşturan takımlar daha hızlı adapte olur:
- Liderlerin ilerlemeyi değerlendirdiği ve kaynakları işe yarayan alanlara yeniden tahsis ettiği haftalık portföy incelemeleri
- Her sprint veya dönüm noktasından sonra, darboğazları belirleyen ve çözümleri hemen test eden geriye dönük değerlendirmeler yapın.
- Döngü süresi gibi öncü göstergeleri izleyen metrik gösterge panelleri
- Deneyimler henüz tazeyken dersleri belgeleyen proje sonrası değerlendirme toplantıları, kurumsal hafızayı güçlendirir.
Kuruluşlar deneyimlerinden ders aldıkça gelişirler. Tahminlerini iyileştirir, süreçleri kolaylaştırır ve hataları tekrarlamayı bırakırlar. Takımlar bir önceki çeyrekte edindikleri bilgileri uyguladıkları için her çeyrekte işlerin yürütülmesi daha keskin hale gelir.
🚀 ClickUp Avantajı: ClickUp Agents ile geri bildirim toplama ve analizini ş akışınıza entegre edin.
Ajanlar, çalışma ortamınızın duyarlı ve uyumlu kalmasını sağlamak için akıllı takım arkadaşları gibi davranır. Tetikleyicileri, koşulları ve Çalışma Alanı verilerini izlerler, böylece belirli etkinlikler meydana geldiğinde eylemler otomatik olarak gerçekleşir.
Örneğin, her sprint veya dönüm noktasının sonunda takım geri bildirimlerini otomatik olarak toplamak, yanıtları temaya göre sıralamak ve anahtar engelleri ve başarıları özetlemek için bir geri bildirim toplama Aracısı oluşturabilirsiniz.
Sprint sona erdiğinde, Temsilci Docs'ta haftalık bir inceleme doldurur ve takım liderine, belirsiz gereksinimler veya kapasite darboğazları nedeniyle oluşan gecikmeler gibi eğilimlerin bir özetini bildirir. Bu sürekli döngü, dersleri çeyrek sonu incelemelerini beklemekten daha hızlı bir şekilde eyleme dönüştürür.
Kendi AI ajanınızı nasıl oluşturacağınızı öğrenin:
İş Yürütme Yönetim Sistemi Nasıl Oluşturulur [Adım Adım]
Yazılımlar birbirine yaklaşıyor. Takımlar, uygulamayı yavaşlatan dağınık araçları artık kaldıramaz.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Yazılımı, iş, bağlam ve zekayı bir araya getirerek sistemler arasında ilerlemenin durmasını önler. Aşağıdaki adımlar, aynı prensiple çalışan bir iş yürütme yönetim sisteminin nasıl oluşturulacağını gösterir. 👇
Adım #1: Projeleri ayrıntılı, atanabilir görevlere bölün
Projelerinizi, bir kişinin üstlenip tamamlayabileceği bireysel görevlere ayırarak başlayın. Hedef, bir kişinin göreve bakıp tam olarak ne yapması gerektiğini anlayabileceği bir ayrıntı düzeyine ulaşmaktır.
"E-posta kampanyası başlat" adlı bir görev oluşturmak yerine, bunu ayrı parçalara bölün:
- Üç hedef kitle segmenti için e-posta metni yazın
- Marka yönergelerine uygun e-posta şablonu tasarlayın
- E-posta platformunda bir A/B testi kurun
- Hedef kitle hedefleme kurallarını yapılandırın
- Saat dilimi için gönderim zamanlarını planlayın
Doğru ayrıntı düzeyi, takımınızın ve projenin karmaşıklığına bağlıdır. İyi bir test: Bu görevin kimin tarafından yapılacağını ve yaklaşık olarak ne kadar süreceğini hemen belirleyemiyorsanız, görevin ayrıntı düzeyini daha da artırmanız gerekir.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp görevi, tüm bu ayrıntıları yapılandırılmış bir şekilde yakalamak için bir çerçeve sağlar. Her görev şunları içerebilir:
- Açıklamalar ve ek dosyalar
- Bağlantılı belgeler ve yorumlar
- Projeye özgü bilgiler için ClickUp Özel Alanları
- Ek ayrıntılar için alt görevler
- Atanan sahipler, son teslim tarihi ve öncelik düzeyleri
Bunu özellikle yararlı kılan şey, farklı kişilerin ClickUp Görünümleri'ni kullanarak aynı işi kendi düşünce yapılarına uygun şekilde görüntüleyebilmeleridir.
Proje yöneticiniz, işlerin aşamalar arasında nasıl ilerlediğini görmek için ClickUp'taki Board View görünümünü beğenebilir. Öte yandan, departman yöneticiniz projelerin zaman içinde nasıl çakıştığını göstermek için ClickUp Gantt görünümünü tercih edebilir.
Örneğin, yeni bir özellik geliştiren bir yazılım geliştirme takımı, "Kullanıcı tercihleri tablosu için veritabanı şeması tasarla", "Tercih güncellemeleri için API uç noktaları uygula" ve "Ayarlar sayfası için React bileşenleri oluştur" gibi görevler oluşturabilir.
Her mühendis, neyi geliştirdiğini tam olarak bilir.
💡 Profesyonel İpucu: Lansmandan 48 saat önce ön hazırlık yapın. Uygulamayı gerçekleştirecek kişileri bir odada toplayın. Pilot kontrol listesi gibi her adımı tek tek gözden geçirin. Müşteri listesini kim günceller? API yavaşlarsa ne olur? Hala düzeltebileceğinizken eksiklikleri ortaya çıkarın.
Adım #2: Ş akışlarınızı açık devir teslim noktaları ile haritalandırın
İşinizin başlangıcından tamamlanmasına kadar geçirdiği her aşamayı belgelendirin. Uygulama sorunlarının çoğu, işin kişiler veya aşamalar arasında geçiş yaptığı devir teslimler sırasında ortaya çıkar.
Bir içerik parçası taslak aşamasından düzenleme aşamasına, tasarım aşamasına, onay aşamasına ve yayınlama aşamasına geçebilir. Bir özellik talebi, önceliklendirme, spesifikasyon, tasarım, geliştirme, kalite güvencesi ve dağıtım aşamalarından ilerleyebilir. Aşamalarınız ne olursa olsun, bunları açık ve görünür hale getirin.
Her aşama için, işin ilerleyebilmesi için nelerin yerine getirilmesi gerektiğini tanımlayın:
- Tasarım paydaşlar tarafından incelenmiş mi?
- Geliştiriciler gerekli tüm varlıklara erişebiliyor mu?
- Aşırı durumlar belgeleniyor mu?
- Bu işi kimler inceliyor?
Bu aşamalar, kalitenin tutarlı olmasını sağlar ve gidip gelmeyi azaltır. Ayrıca, her aşamada kimin sorumlu olduğunu belirleyin. Paylaşım, genellikle sorumluluğun olmaması anlamına gelir. Bir görev "İnceleniyor" durumundaysa, incelemeyi yapacak kişiyi belirtin. Bir şeyin onaylanması gerektiğinde, onaylama yetkisine sahip kişiyi belirtin.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
Bu ş akışı haritalarını ClickUp Özel Görev Durumları ile işlevsel yürütme yollarına dönüştürün.
Gerçek süreç aşamalarınızı yansıtan durumlar oluşturursunuz. Bir pazarlama takımı Brifing, Oluşturma, Dahili İnceleme, Müşteri İncelemesi, Düzeltmeler ve Onaylandı durumlarını kullanabilir. Birisi bir görevin durumunu güncellediğinde, herkes görevin durumunu görebilir.
ClickUp'taki bağımlılıklar, ş akışı kontrolüne bir katman daha ekler. Görev B'yi Görev A'ya bağlayın ve ClickUp, Görev A tamamlanana kadar Görev B'nin başlayamayacağını gösterir. Bu, kritik yolu görünür hale getirir:
- Çalışanlar, işlerini bloke eden unsurları görebilirler.
- Takımlar darboğaz görevlerini hızlı bir şekilde belirler
- Yöneticiler, kaynakları proaktif olarak yeniden düzenleyebilir veya ekleyebilir.
Örneğin, bir video prodüksiyon takımının aşağıdaki gibi bir ş akışı oluşturduğunu varsayalım:
- Senaryo Yazımı, Hikaye Tahtası Hazırlama başlamadan önce tamamlandı.
- Hikaye tahtası, çekim başlamadan önce tamamlanmalıdır.
- Çekim ve ses kaydı paralel olarak yapılabilir, ancak düzenleme başlamadan önce her ikisi de tamamlanmalıdır.
Düzenleyici, çekimlerin ne zaman biteceğini anında görür ve işe başlayabileceğini bilir. Yapımcı, bağımlılık zincirini inceleyerek senaryo yazımı gecikirse, sonraki tüm aşamaların da gecikeceğini belirleyebilir.
Adım #3: Uygulama sürecinin ilerleyişine gerçek zamanlı görünürlük sağlayın
Herkesin sürekli durum toplantıları veya kesintiler olmadan neler olup bittiğini görebileceği bir sistem oluşturun. Bilgiler güncel, doğru ve farklı paydaşların hızlı bir şekilde yorumlayabileceği şekilde sunulmalıdır.
Farklı kişilerin bilmesi gerekenleri düşünün:
- Bireysel katkıda bulunanlar kendi iş yüklerini ve önceliklerini görmeleri gerekir.
- Takım liderleri, kimin aşırı yüklenmiş olduğunu ve kimin kapasitesi olduğunu anlamalıdır.
- Proje yöneticileri tamamlanma oranlarını izlemeli ve riskleri belirlemelidir.
- Yöneticiler, stratejik girişimlerin izleme sürecinde olup olmadığını bilmelidir.
Birçok takımın yaptığı hata, görünürlük raporlarını manuel olarak oluşturmaktır. Her hafta birisi saatlerce verileri toplayıp elektronik tablolar oluşturmakla uğraşır. Bu bilgiler yayınlandığı anda güncelliğini yitirir ve çalışanlar ilerlemeyi kendileri kontrol etmek yerine güncellemeleri beklemeyi öğrenir.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp'ta, işin yapıldığı yerden doğrudan canlı verileri çeken gösterge panelleri oluşturun. Görevlerinizden, projelerinizden ve Çalışma Alanlarından gerçek zamanlı verileri toplayarak yürütme verilerinizin farklı kesitlerini gösterirler:
- Görev liste kartları projelerdeki aktif işleri izlemek ve engelleri ortaya çıktıkça tespit etmek için
- Sahiplik, bağımlılıklar, son teslim tarihi ve Özel Alanlar gibi yürütme verilerini ayrıntılı olarak incelemek için tablo kartları.
- Atanan kişi kartları, iş yükü dağılımını anlamak ve yürütme darboğazlarını önlemek için kullanılır.
- Planlanan çabayı ve gerçek uygulamayı karşılaştırmak için zaman takibi kartları
- Toplam tamamlanan görevler, gecikmiş işler veya harcanan çaba gibi yürütme metriklerini toplamak için hesaplama kartları
- AI Kartları ile manuel raporlama yapmadan anlık uygulama güncellemeleri ve risk sinyalleri alın.
Bu gücün kaynağı, bilgilerin güncelliğidir. Geçen Cuma günkü verilerden oluşturulan bir raporu incelemiyorsunuz. Şu anda gerçek olanı tam olarak görüyorsunuz, bu da çok daha hızlı karar vermeyi mümkün kılıyor.
Adım #4: Tekrarlayan mekanizmaları otomasyonla otomatikleştirin
Ş akışlarınızı inceleyin ve rutin eylemlerin öngörülebilir kurallara uyduğu kalıpları belirleyin. X olduğunda, Y olmalıdır. Son teslim tarihi Z gün kaldıysa, birine hatırlatıcı gönderilmelidir. Bu öngörülebilir kalıplar, otomasyon için mükemmel adaylardır.
Anahtar, kararları değil eylemleri otomatikleştirmektir. Otomasyon, rutin süreç adımlarını üstlenmeli, böylece insanlar yaratıcılık, problem çözme veya muhakeme gerektiren işlere odaklanabilmelidir.
Örneğin, bir tasarımın onaylanacak kadar iyi olup olmadığını otomasyon aracılığıyla belirlemezsiniz. Bir tasarım incelemeye hazır olduğunda onaylayıcıyı otomasyon aracılığıyla bilgilendirirsiniz.
💡 Profesyonel İpucu: En tekrarlayan, yüksek hacimli süreçlerle başlayın. Takımınız haftada 50 görev oluşturuyorsa ve bunların tümü aynı ş Akışı'nı izliyorsa, bu ş Akışı'nı otomasyonla otomatikleştirmek önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar. İnsanlar bir sonraki kişiye bildirimde bulunmayı sık sık unutuyorlarsa, bu bildirimi otomasyonla otomatikleştirin.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp Otomasyonları ile tanımladığınız tetikleyiciler ve koşullara göre tekrarlayan eylemleri gerçekleştirin. Otomasyon Oluşturucu, "Görev durumu Tamamlandı olarak değiştiğinde, onu Tamamlandı listesine taşıyın ve proje yöneticisini bilgilendirin" gibi kurallar oluşturmanıza olanak tanır. Bunu bir kez ayarladığınızda, bu koşullar her karşılandığında çalışır.
İşte deneyebileceğiniz bazı ş akışı otomasyonu örnekleri:
- Bir görev "İncelemeye Hazır" durumuna geçtiğinde, incelemeyi yapacak kişiyi atayın ve 24 saatlik bir son teslim tarihi ayarlayın.
- Bir görev "Engellenmiş" olarak işaretlendiğinde, engelleyici etiketi ekleyin ve proje sahibini hemen bilgilendirin.
- Son teslim tarihi değiştiğinde, bağımlılıkta olan görev sahiplerini bilgilendirin ve sonraki aşamaların zaman çizelgelerini güncelleyin.
- Bir görev üç gün boyunca aynı durumda kalırsa, onu riskli olarak işaretleyin ve bir hatırlatıcı yorumu yayınlayın.
Otomasyon kitaplığı, düzinelerce tetikleyici seçeneği (durum değişiklikleri, son teslim tarihi yaklaşıyor, atanan kişi değişiklikleri, Özel Alanlar güncellemeleri, görev oluşturma) ve eylem seçeneği (görevleri taşıma, alanları değiştirme, alt görevler oluşturma, yorum gönderme, bildirim gönderme, şablonları uygulama) içerir.
Bu video da, AI görev otomasyonu ile değerli zamanınızı nasıl kazanabileceğinizi görebilirsiniz:
Adım #5: Taktiksel uygulamayı stratejik bağlamla bağlantı kurun
Bir kişinin üzerinde çalıştığı her görev, daha büyük bir bütünün parçasıdır. Bu hata düzeltmesi, ürün güvenilirliği hedeflerini destekler. Bu blog yazısı, talep yaratma için içerik stratejisini yönlendirir. İnsanlar bu bağlantıları anladıklarında, işlerini nasıl yürütecekleri konusunda daha iyi kararlar alırlar.
Sorun, stratejik bağlamın günlük işlerden farklı yerlerde olmasıdır. Hedefler ve amaçlar planlama oturumlarında belgelenir, ardından insanların nadiren başvurduğu strateji belgelerinde saklanır.
Bu arada, herkesin görev listesi uzuyor ve daha büyük resmi düşünmeden sadece işlerini halletmeye çalışıyorlar.
Bunu önlemek için, insanların işlerini yaptığı yerde stratejik bağlamın kolayca erişilebilir olmasını sağlayın. Görevleri, destekledikleri hedeflerle ilişkilendirin. Çalışmaları stratejik girişimlerle etiketleyin. Kararları ve gerekçeleri, insanların daha sonra kolayca bulabilecekleri yerlerde belgelendirin.
ClickUp nasıl yardımcı olur?
ClickUp Brain, Bağlamsal Yapay Zeka sayesinde bu bağlantıları ortaya çıkarmanıza yardımcı olur. Bağlamı bir araya getirmek için görevleri, belgeleri ve yorumları manuel olarak aramak yerine, ClickUp Brain'e doğal dilde sorular sorabilir ve gerçek işinizden elde edilen cevapları alabilirsiniz.
📌 Şu komutu deneyin: Son sürümde en uzun süren görevleri gösterin ve gecikmelerin nedenini açıklayın.
ClickUp Brain, tüm işlerinizi tarayarak ilgili görevleri bulur ve sorularınızı yanıtlar.
Ayrıca proje geçmişini özetleyebilir, daha önce denenmiş olanları açıklayabilir ve farklı iş parçalarının birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu gösterebilir.
Sprint planlamasına hazırlanan bir ürün yöneticisi, ClickUp Brain'e "1. çeyrek ürün lansmanı için tamamlanmamış tüm görevleri göster" diyebilir. ClickUp Brain, her görevin mevcut durumu ve atanan kişiyi içeren, özellik alanına göre düzenlenmiş bir liste derler.
Gerçek bir kullanıcıdan dinleyin:
ClickUp, tüm işleri ve iletişimi tek bir yerde toplayarak bana %100 bağlam sağlayan, fonksiyonları tek bir platformda birleştiren inanılmaz derecede değerli bir araç. […] Özellikle Brain AI özelliğini seviyorum, çünkü bu özellik benim komutlarımı yerine getiren ve benim adıma görevleri etkin bir şekilde gerçekleştiren bir AI ajanı gibi çalışıyor. Bu otomasyon özelliği, ş akışımı kolaylaştırdığı ve manuel çabayı azalttığı için çok yararlı.
ClickUp, tüm işleri ve iletişimi tek bir yerde toplayarak bana %100 bağlam sağlayan, fonksiyonları tek bir platformda birleştiren inanılmaz derecede değerli bir araç. […] Özellikle Brain AI özelliğini seviyorum, çünkü bu özellik benim komutlarımı yerine getiren ve benim adıma görevleri etkin bir şekilde gerçekleştiren bir AI ajanı gibi çalışıyor. Bu otomasyon özelliği, ş akışımı kolaylaştırdığı ve manuel çabayı azalttığı için çok yararlı.
📖 Ayrıca okuyun: Etkili Olduğu Kanıtlanmış En İyi Zaman Yönetimi Teknikleri
Adım #6: Düzenli yansıtma ve iyileştirme döngüleri oluşturun
Yürütme sisteminiz asla tamamlanmayacaktır. Takımınız büyüdükçe, işler değiştikçe, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını öğrendikçe, yürütmenin nasıl gerçekleştiğini sürekli olarak iyileştirmeniz gerekir.
Proje ilerlemesini gözden geçirmekten ayrı olarak, yürütme sisteminizi incelemek için özel bir zaman ayırın. Bu, aylık, üç aylık veya büyük projeler tamamlandıktan sonra yapılabilir. Sıklık, bunu tutarlı bir uygulama haline getirmekten daha az önemlidir.
Bu incelemeleri belirli, gözlemlenebilir kalıplara odaklayın:
- Görevler genellikle hangi aşamada takılıyor?
- Hangi ş akışı aşamaları beklenenden daha uzun sürüyor?
- İnsanlar hangi bilgileri tekrar tekrar soruyor?
- Hangi otomasyonlar yardımcı olur, hangileri insanları rahatsız eder?
- Devir teslimler en sık nerede aksıyor?
Sistemle etkileşimde bulunan herkesten girdi toplayın. İşi yapan kişi, gözlemcilerin gözden kaçırdığı sürtüşme noktalarını görür. Tasarımcınız, hangi onay adımlarının değer kattığını ve hangilerinin sadece gecikmeye neden olduğunu bilir. Geliştiriciniz, hangi görev alanlarının yararlı bağlam sağladığını ve hangilerini asla doldurmadıklarını bilir.
💡 Profesyonel İpucu: İyileştirmeler belirlediğinizde, bunları aşamalı olarak uygulayın. Bir ş akışını değiştirin ve her şeyi yeniden tasarlamadan önce performansını gözlemleyin. Yeni bir gösterge paneli kartı ekleyin ve beş tane daha oluşturmadan önce insanların onu gerçekten kullanıp kullanmadığını görün. Otomasyonu diğer projelere genişletmeden önce bir sprint için test edin.
Yüksek Performanslı İş Yürütme Yönetimi için En İyi Uygulamalar
İşte zamanla biriken ve teslimatı tekrarlanabilir bir sisteme dönüştüren bazı en iyi uygulamalar. 🧑💻
Yön belirlemeden önce prototip kararlar alın
Takımlar, çok erken bir aşamada bir yöne commit ettikleri için aylarca yanlış şeyleri oluşturmakla zaman kaybederler. Karmaşık keşif aşamasını atlayıp doğrudan uygulamaya geçerler, ancak daha sonra rotayı değiştirmek pahalıya mal olduğunda temel kusurları fark ederler.
Çözüm: Karmaşık girişimler için iki haftalık karar sprintleri gerçekleştirin. Düşük sadakatle üç rakip yaklaşımı test edin.
Ardından, gerçek kullanıcıların (yöneticilerin değil) taslak prototiplere tepki vermelerini sağlayın. Bu, kötü fikirlerin henüz Beyaz Tahtadaki eskizler halindeyken ortadan kaldırılmasına yardımcı olur.
Bu, ürün geliştirmenin ötesinde de işe yarar. Pazarlama ekibi, varlıkları üretmeden önce üç kampanya konseptini test edebilir. Operasyon ekibi, yeni ş Akışlarını küresel olarak uygulamaya koymadan önce bir bölgede pilot olarak test edebilir. Model aynı kalır: hızlı öğrenmek için küçük yatırımlar yapın, ardından işe yarayanları ölçeklendirin.
🚀 ClickUp Avantajı: Takımlar uygulamaya aceleyle başladıklarında, genellikle çok erken bir yön seçerler ve yanlış şeyi oluşturmakla zaman kaybederler. ClickUp BrainGPT, bir planı kesinleştirmeden önce birden fazla yaklaşımı keşfetmenin daha akıllı bir yolunu sunar.
Daha hızlı kararlar almak için BrainGPT'yi nasıl kullanabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:
- Araştırmaları, geri bildirimleri ve tartışmaları Contextual AI ile özetleyin, böylece zayıf fikirler erken ortaya çıksın.
- Gerçek Çalışma Alanı bağlamını kullanarak varsayımları test etmek için görevler ve belgelerle ilgili BrainGPT'ye sorular sorun.
- Tek bir yöne commit etmeden önce birden fazla yaklaşım taslağı hazırlayın ve karşılaştırın.
- ClickUp Talk to Text'i kullanarak kaba düşünceleri hızlı bir şekilde yakalayın, ardından BrainGPT'nin bunları net kavramlara dönüştürmesine izin verin.
- Doğrulanmış fikirleri hazır olduğunda görevlere dönüştürün ve karar mantığını uygulamaya bağlı tutun.
Bilgi kazanımına dayalı olarak işleri sıralayın
Çoğu yol haritası, işleri paydaşların baskısı veya keyfi tarihler temelinde sıralar. Takımlar, iyi bir şekilde yürütmek için gerekli kritik bilgilere sahip olmasalar bile, önce politik olarak görünürlükleri yüksek olan projeleri ele alırlar. Ardından, önceden toplayabilecekleri cevapları bekleyerek işin ortasında takılırlar.
Sıralama mantığını tersine çevirin:
- En gösterişli olmasalar bile size değerli şeyler öğretecek girişimler başlatın.
- Hedefi ıskalayabilecek yeni özellikler tasarlamadan önce müşteri araştırma projeleri yürütün.
- Onlara bağımlı olan gösterge panelleri oluşturmadan önce veri boru hatları oluşturun.
- Tam kadrolu takımlar oluşturmadan ve bütçeleri taahhüt etmeden önce teknik kavram kanıtları tamamlandı.
Çevik proje yönetimi bunu doğru bir şekilde yapar: çaba birimi başına öğrenmeyi en üst düzeye çıkarır.
🔍 Biliyor muydunuz? Boeing 777, kimse gerçek metale dokunmadan önce bilgisayar içinde tamamen önceden monte edilen ilk jet uçağıydı. Mühendisler, 3D CAD [CATIA] kullanarak eksiksiz bir dijital ikiz oluşturdu, her uyumu kontrol etti ve fiziksel maketlerden kaçındı. Bu sanal planlama, uygulamada çok daha az sürprizle karşılaşılmasını sağladı ve karmaşık ürün teslimatı için bir şablon haline geldi.
Sorunları erken aşamada ortaya çıkaran zorlayıcı fonksiyonlar oluşturun
Son teslim tarihleri gerçeği ortaya çıkarır. Takımlar mimariyi aylarca tartışabilir, ancak iki haftalık prototip teslim tarihi onları bir yaklaşım seçip test etmeye zorlar. Sorunlar soyut planlamada gizlidir, ancak uygulama baskısı altında hızla ortaya çıkar.
Anahtar, somut ilerlemeyi zorlayan yapay kontrol noktaları eklemektir:
- Üç hafta içinde fonksiyonel demolar talep edin
- Önceden test edilebilir hipotezler ve başarı ölçütleri talep edin.
- Özelliklerin tamamlandığı sürümlerden önce müşteri pilotlarını planlayarak vizyon ile gerçeklik arasındaki uyumsuzlukları yakalayın.
- Takımların iş çıktılarını göstermeleri gereken dönüm noktası değerlendirmeleri belirleyin.
Bu kısıtlamalar, takımların tek başına altın kaplama çözümler üretmesini engeller. İkinci haftada başarısız olan bir deneyin maliyeti yoktur. Altıncı ayda aynı başarısızlık ise her şeyi rayından çıkarır.
💡 Profesyonel İpucu: Beş dakikada çalıştırabileceğiniz duman testleri oluşturun. Herhangi bir sürüm veya devir teslimden önce, bariz sorunları yakalamak için hızlı bir sağlamlık kontrolü yapın. Bu, yüklenmeyen bir şeyi teslim etmenin utancını önler. Bunu iki kereden fazla yapıyorsanız otomasyonla otomatikleştirin.
Geri bildirimi işin içine dahil edin
Çoğu takım, geri bildirimi bir sonradan değerlendirme faaliyeti olarak görür. Projeyi teslim eder, geriye dönük bir değerlendirme yapar, dersleri yazar ve ardından bir sonraki girişimde bunları hemen unutur. Öğrenme, günlük uygulamaya hiçbir zaman entegre edilmediği için teorik kalır.
Geri bildirim mekanizmalarını doğrudan ş akışlarına entegre etmek bu dinamiği değiştirir:
- Otomatik olarak çalışan ve başarısız varyantları durduran A/B testleri kurun.
- İç kullanıcıların müşterilerden önce sorunları tespit edebileceği hazırlık ortamları oluşturun.
- Geliştirme süreci boyunca iki haftada bir kullanıcı görüşmeleri planlayın.
Takımlar, kimin aşırı yüklenmiş olduğunu gösteren gerçek zamanlı kullanım verilerini gördüklerinde kaynak yönetimi iyileşir. Geri bildirim döngüsünü o kadar sıkı hale getirin ki, onu görmezden gelmek, ona göre hareket etmekten daha zor hale gelsin.
Tekrarlanabilir olanı standartlaştırın, yenilikçi olanı özel hale getirin
Takımlar, onlarca kez yaptıkları işler için süreçleri yeniden oluşturmakla enerji harcarlar. Her ürün lansmanı farklı bir kontrol listesini takip eder. Her kampanya boş bir planlama belgesinden başlar. İnsanlar otomatik pilotta çalışması gereken lojistik konularını tartışmak için saatler harcarlar.
Çözüm nedir? İki defadan fazla yapılacak her şeyi şablon haline getirin:
- Yasal inceleme zaman çizelgeleri, varlık gereksinimleri, paydaş onayları ve iletişim dizilerini kapsayan oyun kitaplarını başlatın.
- Yeni çalışanların birkaç gün içinde verimli hale gelmesini sağlayan işe alım kontrol listeleri
- Gereksinimleri tek seferde yakalayan kayıt formları
- Gerçek içgörüler ortaya çıkaran geriye dönük çerçeveler
Süreç otomatik pilotta çalıştığında, çalışanlar stratejiye, inovasyona ve şablonların öngöremeyeceği beklenmedik komplikasyonların üstesinden gelmeye odaklanabilirler.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Belgelerinde zor kazanılan süreç bilgilerini kaydedin. Başarılı projelerin izlediği adımları, zaman çizelgelerini ve sahiplikleri tam olarak belgeleyebilir, ardından bunları doğrudan canlı görevlere bağlayarak sürecin yürütmeyi yönlendirmesini sağlayabilirsiniz.
İş Yürütme Yönetiminde Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
Takımlar genellikle iş yürütme yönetimini adeta benimserler, ancak onu etkili kılan mekanizmaları gözden kaçırırlar. Aşağıda, sık sık tekrarlanan bazı hatalar ve bunları düzeltmenin net yolları yer almaktadır. ☑️
| Sık yapılan hata | Yürütme sırasında nasıl ortaya çıkar | Bunun yerine yapılacak şeyler |
| Yürütmeyi tek seferlik bir kurulum olarak ele almak | Takımlar, planların teslimata kadar işi yürüteceğini varsayar. | Yaşam döngüsü boyunca uygulamayı aktif olarak yönetin |
| Paylaşım veya dönüşümlü sahiplik atama | Sorumluluk belirsiz kalırken görevler beklemede kalır | İlerlemeyi sağlamakla sorumlu tek bir kişi atayın. |
| İlerlemeyi izlemek için durum güncellemelerine güvenmek | İlerleme iyi görünüyor, ancak işler ilerlemiyor | Görev durumundaki değişiklikler ve tamamlanma durumları aracılığıyla ilerlemeyi takip edin. |
| Bağımlılıkları haritalandırmadan iş planlama | Takımlar beklenmedik bir şekilde girdileri veya onayları bekler | Bağımlılıkları görünürlüklerini artırın ve işleri açıkça sıralayın. |
| Öncelikleri açıkça belirtmeme | Acil işler, önemli işlerin önüne geçer | Yürütme sırasında net öncelik sinyallerini tanımlayın ve sürdürün. |
| Engellere geç tepki vermek | Sorunlar son teslim tarihlerine yakın ortaya çıkar | Engelleri erken tespit edin ve net bir şekilde üst kademelere iletin. |
| Yürütme incelemelerini atlama | Aynı sorunlar döngüler boyunca tekrarlanır | Yürütme modellerini inceleyin ve işlerin yürütülme şeklini ayarlayın. |
💡 Profesyonel İpucu: Asenkron takımlar için breadcrumb iletişimini kullanın. İşi bıraktığınızda, nerede olduğunuzu ve bir sonraki adımın ne olduğunu belirten 2 cümlelik bir not bırakın. Bir sonraki kişi [veya gelecekteki siz] bağlamı yeniden oluşturmak için bir saatini boşa harcamaz.
ClickUp ile Proje Yürütme Modunu Etkinleştirin
İş yürütme yönetimi, karmaşık ortama disiplin getirir. Takımlara, işi bölümlere ayırmak, ilerlemeyi sürdürmek, operasyonel riskleri erken ortaya çıkarmak ve kaos yaşamadan ayarlamalar yapmak için ortak bir yol sunar.
ClickUp, tüm bu akışı tek bir Converged AI Çalışma Alanı'nda destekler. Görevler, ş akışları, gösterge panelleri, otomasyonlar, belgeler ve Bağlamsal AI, doğrudan canlı çalışmaya bağlanır. Takımlar neler olup bittiğini görür, yapılacakları anlar ve araçlar arasında geçiş yapmadan veya güncellemeleri takip etmeden daha hızlı hareket eder.
Yürütmenin, planlarınızın kağıt üzerinde göründüğü kadar sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesini istiyorsanız, buradan başlayın. Bugün ClickUp'a kaydolun! ✅
Sık Sorulan Sorular [SSS]
İş yürütme yönetimi, işin talepten tamamlanmasına kadar olan süreci ele alır. Bu süreç, takımların alım, önceliklendirme, atama, izleme ve teslimat işlemlerini kapsar. Hedef, işlerin sorunsuz ve öngörülebilir bir şekilde akışını sağlamaktır.
Proje yönetimi, tanımlanmış projelerin planlanması ve teslim edilmesine odaklanır. İş yürütme yönetimi ise sadece projeleri değil, geçici talepleri, devam eden operasyonları ve takımlar arası görevleri de içeren tüm işleri kapsar.
Etkili bir sistem, net kabul kanalları, tanımlanmış öncelikler, sahiplik, ilerleme görünürlüğü ve geri bildirim döngülerini içerir. Ayrıca tutarlı ş Akışlarına ve paylaşımla belirlenen standartlara dayanır.
Standartlaştırma, ortak ş akışları, paylaşılan tanımlar ve üzerinde anlaşmaya varılan durumlarla başlar. Takımlar, takıma özgü ihtiyaçlar için esnekliği korurken, işlerin nasıl talep edileceği, onaylanacağı, izleneceği ve tamamlanacağı konusunda uyum sağlar.
Birleştirilmiş bir kabul süreci, tüm talepler için tek bir giriş noktası kullanır ve bu süreç, net kriterler ve gerekli bilgilerle desteklenir. Bu, karışıklığı azaltır ve takımların işleri hızlı bir şekilde değerlendirip önceliklendirmesine yardımcı olur.
Yaygın olarak kullanılan çerçeveler arasında MoSCoW, RICE, Eisenhower matris ve WSJF bulunur. Bu çerçeveler, takımların işleri etki, aciliyet, çaba ve iş değeri temelinde sıralamasına yardımcı olur.