Bir projeyi zamanında bitirmek bir dengeleme işidir. Görevleri yerine getirmek, bütçeleri yönetmek ve son teslim tarihlerine uymak, diğer birçok faktörün yanı sıra en önemli hareketli parçalardır.
Bir proje yöneticisi olarak, müşterilerin bana "sadece küçük bir ekleme" veya "tek bir değişiklik" ile geldikleri sayısını sayamadım, ancak ne yazık ki bunlar proje planında hesaba katılmamıştı.
Bunlar birikerek, farkına varmadan projenin zaman çizelgesini ve bütçesini tehlikeye atabilir.
Bu, kapsam genişlemesidir. En sıkı planlanmış projeler bile buna maruz kalabilir ve projenizin başarıyla tamamlanmasını engelleyebilir.
Bu aksaklıklarla başa çıkmanıza yardımcı olmak için çeşitli proje yönetimi (PM) yazılımlarını denedim. Bu yazılımlar, beklenmedik işler nedeniyle marjınızı kaybetmenizi önlemek için koruyucu önlemler almanıza yardımcı olacaktır.
Müşteri Kapsam Kaymasını Yöneten En İyi 3 PM Yazılımı Bir Bakışta
Yeterince proje yönetimi aracını test ettim ve hepsinin kapsam genişlemesini aynı şekilde ele almadığını biliyorum. İşte dikkatinizi çekmeye değer olanlar:
| Araç | En uygun | Ana özellikler | Artıları ve eksileri | Fiyatlandırma |
| ClickUp | Her boyutundaki takım için yapay zeka destekli proje yönetimi | ClickUp Brain (Bağlamsal AI ve AI tarafından oluşturulan özetler), İş Kapsamı Şablonu, Görevler, Otomasyonlar, Önceden Oluşturulmuş Ajanlar | Artıları:🌟 Tüm işleriniz için birleştirilmiş AI Çalışma Alanı🌟 Tüm proje iletişimini merkezileştirir🌟 Kapasite yönetimini kolaylaştırır🌟 Takım işbirliğini sağlarEksileri:🧐 Geniş özellik yelpazesi nedeniyle yeni kullanıcılar için öğrenme eğrisi diktir | Sonsuza Kadar Ücretsiz; Kurumsal işletmeler için özelleştirme seçenekleri mevcuttur |
| Takım çalışması | Ajanslar için yerleşik zaman takibi ve faturalandırma özellikli proje yönetimi | Kaynak yönetimi, Teamwork AI, otomasyon kuralları, karlılık gösterge panelleri | Artıları:🌟 Zaman takibi ve iş yükü yönetimini basitleştirir🌟 Sıkıcı görevleri otomasyonla gerçekleştirir🌟 Daha sorunsuz müşteri yönetimi sağlarEksileri:🧐 Gösterge paneli sınırlı kontroller sunar ve bu da görselleştirme sürecini etkiler | Ücretsiz plan mevcuttur; Ücretli planlar 13,99 $/kullanıcı/ay'dan başlar. |
| Asana | Küçük ve orta boyutlu takımlar için kolaylaştırılmış görev ve ş akışı yönetimi | Otomasyonlu iş akışları ve kural tabanlı tetikleyiciler, iş yükü ve ilerleme gösterge panelleri, 270'den fazla entegrasyon, AI Studio | Artıları:🌟 Son teslim tarihlerini izlemeyi kolaylaştırır🌟 Takım işbirliğini destekler🌟 Rutin onayları ve güncellemeleri otomasyonla gerçekleştirirEksileri:🧐 Raporlar basittir🧐 Bildirimler çok fazla olabilir | Ücretsiz plan mevcuttur; Ücretli planlar 10,99 $/kullanıcı/ay (yıllık faturalandırılır) |
👀 Biliyor muydunuz: Kapsam genişlemesi bazen "mutfak lavabosu sendromu" veya "gereksinim genişlemesi" olarak adlandırılır ve tüm projelerin yarısından fazlasını etkilediği bilinmektedir. Ve bu durumun yavaşlayacağına dair hiçbir işaret görülmemektedir. Kapsam genişlemesinin etkisi, son on yılda tüm projelerde %43'ten %52'ye yükselmiştir.
Müşteri kapsam genişlemesini yöneten bir PM yazılımında nelere dikkat etmelisiniz?
Her PM yazılımı, müşterinin kapsam genişlemesinden kaynaklanan ek işleri ele almak için programlanmamıştır. Kağıt üzerinde mükemmel görünebilir, ancak ş akışları o kadar sezgisel olmayabilir.
Daha iyi zaman çizelgeleri oluşturmama ve işleri müşterilere daha hızlı teslim etmeme yardımcı olacak yazılımları değerlendirirken aradığım özellikler şunlardır:
- Proje kapsamını ve temel kriterleri erken belirleyin: Projeye başlamadan önce teslim edilecekler, hariç tutulanlar ve varsayımları belgelemek isteyebilirsiniz. Proje ilerledikçe planlanan kapsam ile gerçek kapsamı karşılaştırabilmeniz için iş kırılım yapıları (WBS) ve temel kriter izleme özelliklerine sahip bir proje yönetimi aracı seçin.
- Resmi değişiklik talebi ş akışları oluşturun: PM yazılımınız, yeni gereksinimleri gözden geçirip onaylamaya yardımcı olan bir değişiklik kontrol süreci sağlamalıdır. Kapsam değişiklikleri için yerleşik onay süreçleri sayesinde, her bir değişikliğin maliyet, zaman ve kaynakları nasıl etkileyeceğini bilirsiniz.
- Müşteri iletişimi sağlayın: Takımınızın ve müşterinizin Çalışma Alanı içinde doğrudan iletişim kurmasına olanak sağlamalıdır; konuşmaları belirli görevlere, geri bildirim konularına ve teslim edileceklere bağlamalıdır.
- Teslim edilecekler için zaman, maliyet ve çabaı izleyin: Yazılımınızın görevleri bütçeler ve kaynak tahsisiyle ilişkilendirdiğinden emin olun. Bu, "ekstra" işlerin maliyetini anında görmenizi ve kapsam genişlemesi hakkında müşterilerle veriye dayalı konuşmalar yapmanızı sağlar.
- Uyarıları ve sapma izlemesini otomasyonla gerçekleştirin: Son teslim tarihleri, bütçeler, iş yükleri veya proje kapsamı eşiklerin ötesine geçtiğinde sizi bilgilendirerek kapsam genişlemesini yönetmek için bir PM yazılımı seçin. Gerçek zamanlı uyarılar ve gösterge panelleri, kapsam genişlemesi önemli bir sorun haline gelmeden önce bunu fark etmenize yardımcı olur.
- Hesap verebilirlik için zaman takibi: Yazılım, görevler içinde doğrudan zaman kaydı yapmanıza ve bu saatleri belirli teslimatlarla ilişkilendirmenize olanak sağlamalıdır. İnceleme görüşmeleri sırasında müşterilerle paylaşım yapmak üzere, gerçek ve tahmini çabaları gösteren raporlar oluşturabilmelisiniz.
- Kural tabanlı tetikleyiciler: İş yükü değişikliklerini otomatik olarak algılayan ve AI destekli iş akışı otomasyonu ile takip eylemlerini tetikleyen bir PM platformu seçin.
🧠 İlginç Bilgi: " Deadline " (son tarih) kelimesi ilk olarak 19. yüzyıl Amerikan hapishanelerinde, mahkumların vurulma riskiyle geçtikleri fiziksel bir sınırı ifade etmek için kullanıldı. 20. yüzyılın ortalarına gelindiğinde, bu terim bugün kullandığımız modern anlamına evrildi: geçmeye cesaret edemeyeceğiniz bir zaman noktası.
⭐ Bonus: Hala her görevi sıfırdan oluşturuyor, tüm özetleri ve ayrıntıları manuel olarak yazıyor musunuz? ClickUp Brain MAX'ın Talk-to-Text özelliği ile görev hakkında "konuşabilir", özetinde neye ihtiyacınız olduğunu söyleyebilirsiniz ve Brain MAX sesinizi anında metne dönüştürür.
Ve bu sadece görevler için değil! Belgelere geri bildirim bırakabilir veya takımınızla sohbet edebilir, aklınızdan geçenleri söyleyebilirsiniz; yapay zekamız bunları otomatik olarak yazıya döker, doğru kişileri bilgilendirir/etiketler, zamanla en sevdiğiniz kelimeleri hatırlar ve yazıya dökülen metni buna göre düzenler.
Müşteri Kapsam Kaymasını Yöneten En İyi Proje Yönetimi Yazılımı
Şimdi, projelerinizdeki kapsam genişlemesini yönetmek için önde gelen üç proje yönetimi yazılımını inceleyelim:
ClickUp'ta yazılımları nasıl inceliyoruz
Editör takımımız şeffaf, araştırma destekli ve satıcıdan bağımsız bir süreç izler, bu nedenle önerilerimizin gerçek ürün değerine dayandığından emin olabilirsiniz.
ClickUp'ta yazılımları nasıl incelediğimize dair ayrıntılı bir özet.
1. ClickUp (AI destekli proje yönetimi için en iyisi)
İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, proje yönetimi ve takım işbirliğini AI destekli otomasyonla birleştirir. ClickUp içinde projelerinizi planlayın, görevleri atayın, takımınızla sohbet edin, teslim edilecekleri müşteriyle paylaşım yapın ve takım performansını izleyin! Bu, kapsam genişlemesini önler ve projenizin dengesinin bozulma olasılığını en aza indirir.
Ancak en önemlisi, ClickUp'ın Proje Yönetimi Yazılımı ölçeklenebilir şekilde tasarlanmıştır. Küçük takımlar ClickUp'ın Sonsuza Kadar Ücretsiz planıyla hemen işe koyulabilirken, daha büyük kuruluşlar karmaşık projeleri yönetmek için ihtiyaç duydukları gelişmiş görünümler, raporlama ve yapay zeka destekli desteği elde edebilir.
ClickUp'ın İş Kapsamı (SOW) Şablonu ile net beklentiler belirleyin.
Proje kapsamının genişlemesinin başlıca nedeni, proje ile müşterinin vizyonu ve beklentileri arasındaki uyumsuzluktur.
ClickUp'ın İş Kapsamı (SOW) Şablonu, proje kapsamına neyin dahil olduğunu ve aynı derecede önemli olan neyin dahil olmadığını tanımlamak için hazır bir çerçeve sunarak bu sorunu çözer.
Bu şablonu şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Proje hedeflerini önceden belirleyerek her paydaşın aynı çizgide olmasını sağlayın.
- Müşteriye ve ekip üyelerine teslim edilecekler, sonuçlar, zaman çizelgeleri ve anahtar dönüm noktalarını listeleyerek teslim edilecekler için net bir yol haritası sunun.
- Belge sahipliğini kontrol edin ve her bir teslimat için sorumlulukları atayın.
- Esnek proje yönetimi için Özel Alanlar, Özel Görev Durumu ve özel görünümler ekleyin.
Daha iyi yönetim için proje kapsamını net görevler ve alt görevlere bölün.
Proje kapsamının genişlemesini kontrol altında tutmanın en iyi yolu, projeyi küçük, takip edilebilir adımlara bölmektir. ClickUp görevleri ile şunları yapabilirsiniz:
- Her bir teslimat için bir ana görev oluşturun ve altına alt görevler ekleyin. Örneğin, kapsam "Bir web sitesi geliştirmek" ise, ana görev "Web Sitesi Geliştirme" olur ve alt görevler "Ana sayfa tasarımı", "İletişim formu geliştirme", "Barındırma kurulumu" vb. olabilir.
- Her göreve ayrıntılı talimatlar, proje gereksinimleri, kabul kriterleri veya kontrol listeleri ekleyin.
- Görev sahiplerini atayın ve son teslim tarihleri ekleyin, böylece zaman çizelgeleri ve sorumluluklar konusunda karışıklığı ortadan kaldırın.
- Görevler arasında bağımlılıklar belirleyin, böylece işler doğru sırayla ve proje planındaki tüm ön koşullar yerine getirildikten sonra gerçekleştirilsin.
ClickUp Tasks'ın benim için çok yararlı bulduğum bir özelliği ClickUp Task Priorities'dir. Öncelik düzeyini (acil, yüksek, normal, düşük) ayarlayarak, takım hangi görevlerin acil olarak ilgilenilmesi gerektiğini ve hangilerinin daha sonra ele alınabileceğini tam olarak bilir.
Bağlam farkında yapay zeka ile tüm değişikliklerin bir adım önünde olun
ClickUp Brain, takımınızın kapsam genişlemesini dikkatle takip etmesine yardımcı olabilecek güçlü bir yapay zeka asistanıdır. Brain'i kullanarak proje sınırlarını netleştirin, anahtar paydaşlar için müşteri taleplerini özetleyin, etki analizi yapın veya orijinal proje planıyla uyumlu olmayan görevleri belirleyin.
Brain ayrıca bağlam farkındadır. Yeni bir müşteri talebi geldiğinde, Brain bunun kapsam içinde mi yoksa dışında mı olduğunu değerlendirir, işaretler ve hatta onay için bir değişiklik görevinin oluşturulmasını önerir.
Potansiyel kapsam genişlemesini, yeni iş için saatler harcadıktan sonra değil, yorum aşamasında yakalarsınız.
Özel kurallarla onayları ve bildirimleri otomasyonla otomatikleştirin
Bu kapsam yönetimi aracının öne çıkan bir özelliği vardır: ClickUp Automations, "eğer bu olursa, o zaman şu olur" kuralları ile dakikalar içinde özel otomatik akışlar oluşturmanıza olanak tanıyan kodsuz oluşturucu. Kuralları bir kez ayarlayın, sistem bildirimleri, görev yönlendirmeyi ve paydaşların görünürlüğünü otomatik olarak yönetir.
Örneğin, aşağıdakileri yapmak için bir otomasyon oluşturabilirsiniz:
- Bir görevin durumu "Onay Bekleniyor" olarak değiştiğinde proje liderine onay isteği gönderin.
- Yeni bir değişiklik talebi gönderildiğinde müşteriye veya hesap yöneticisine bildirimde bulunun.
- Bir teslimat "Müşteri İncelemesi" listesine taşındığında, inceleyicileri otomatik olarak atayın.
- Müşteri sohbet konusunda onay verdiğinde, Özel Alanı "Onaylandı" olarak güncelleyin.
Yerleşik işbirliği araçlarıyla herkesin aynı sayfada kalmasını sağlayın
ClickUp'ın proje yönetimi yazılımı, tüm proje iletişimini merkezileştirerek herkesin uyumlu çalışmasını ve kapsam genişlemesini yönetmeyi kolaylaştırır.
- Takım üyelerinin gereksinimleri netleştirmelerini ve ClickUp Assigned Comments ile geri bildirimde bulunmalarını sağlayın.
- İplikli yanıtlarla konuşmaları bağlam içinde tutun ve @mentions ile ilgili paydaşları dahil edin.
- Tüm müşteri ve iç konuşmaları proje alanı içinde merkezileştirin — ClickUp Chat ile görevlere, teslim edileceklere veya belgelere doğrudan bağlantılı olarak.
- Herhangi bir sohbet mesajını bir göreve dönüştürün: atayın, son tarihler ekleyin veya müşteriye teslim edilecek dosyaya ek dosya ekleyin.
- Proje şartnamesi, proje kapsam belgeleri, değişiklik talepleri vb. tüm proje belgelerini işbirliğine dayalı ClickUp Docs ile birleştirin.
Proje hedeflerine göre ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak takip edin
ClickUp Gösterge Panelleri, tamamlananlar, bekleyenler, engeller vb. hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlar. AI Kartları size anlık özetler sunarak, veri analizinde boşa harcanacak zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur.
ClickUp'ın en iyi özellikleri
- ClickUp'ın Proje Zaman Takibi özelliği ile herhangi bir cihazdan zamanlayıcıları başlatın, manuel girişler ekleyin ve atanan kişi, proje veya etiketlere göre ayrıntılı raporlar oluşturun. Saatleri doğrudan görevlere kaydedin, orijinal tahminlerle karşılaştırın ve müşteri işlerinin planlanan çabayı ne zaman aşmaya başladığını belirleyin.
- Liste, Gantt, Pano ve Zaman Çizelgesi dahil 15'ten fazla ClickUp Görünümü ile projeleri kendi tarzınızda görselleştirin.
- ClickUp'ın İş Yükü Görünümü'nü kullanarak takımın iş yükünü inceleyin ve kaynakları optimize etmek ve tükenmişliği önlemek için kimin kapasitesinin üzerinde veya altında çalıştığını görün.
- Bütçe, müşteri bilgileri vb. için Özel Alanlar ve Özel Durumlar ile ş akışlarını proje gereksinimlerinize göre özelleştirin.
- ClickUp'ın Bağlantılı Arama özelliğini kullanarak ClickUp ve Google Drive veya Slack gibi entegre uygulamalarda dosya, görev ve konuşmaları bulun.
- Proje takımı üyeleriniz ister yerinde, ister uzakta, ister hibrit çalışıyor olsun, ClickUp'ın iOS ve Android uygulamalarıyla görevleri yönetin, zaman izlemeyi gerçekleştirin ve hareket halindeyken de uyumunuzu koruyun.
ClickUp sınırlamaları
- Yeni kullanıcılar, ClickUp'ın uygulama paketinde bulunan çok geniş özellik aralığından dolayı kendilerini bunalmış hissedebilirler.
- Bazı kullanıcılar, masaüstü sürümünün mobil uygulamadan daha sorunsuz ve hızlı olduğunu düşünüyor.
ClickUp fiyatlandırması
ClickUp puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (10.500'den fazla yorum)
- Capterra: 4,6/5 (4.500'den fazla yorum)
Gerçek kullanıcılar ClickUp hakkında ne diyor?
Bu proje yöneticisinin yorumu her şeyi açıklıyor:
ClickUp, iş akışlarını özelleştirmeyi, görevleri yönetmeyi ve ilerlemeyi tek bir yerden izlemeyi kolaylaştıran etkileyici bir dizi özellik sunar. Her projeye özel görünümler oluşturabilmem, otomasyonlar ayarlayabilmem ve halihazırda kullandığım diğer araçlarla entegre edebilmem çok hoşuma gidiyor. Kişisel görev takibi veya karmaşık iş operasyonları için çok yönlü bir araçtır. Şablonlar ve gösterge panelleri, her şeyi düzenli ve takip etmesi kolay tutmak için özellikle yararlıdır.
ClickUp, iş akışlarını özelleştirmeyi, görevleri yönetmeyi ve ilerlemeyi tek bir yerden izlemeyi kolaylaştıran etkileyici bir dizi özellik sunar. Her projeye özel görünümler oluşturabilmem, otomasyonlar ayarlayabilmem ve halihazırda kullandığım diğer araçlarla entegre edebilmem çok hoşuma gidiyor. Kişisel görev takibi veya karmaşık iş operasyonları için çok yönlü bir araçtır. Şablonlar ve gösterge panelleri, her şeyi düzenli ve takip etmesi kolay tutmak için özellikle yararlıdır.
📮 ClickUp Insight: Yöneticilerin yalnızca %15'i yeni görevler atamadan önce iş yüklerini kontrol ediyor. %24'ü ise görevleri yalnızca proje teslim tarihlerine göre atıyor.
Sonuç? Takımlar ya aşırı çalışır ya da yeterince değerlendirilmez ve çoğu durumda tükenmişlik yaşar.
İş yüklerini gerçek zamanlı olarak görünürlük olmadan dengelemek sadece zor değil, neredeyse imkansızdır.
ClickUp'ın yapay zeka destekli Atama ve Önceliklendirme özellikleri, görevleri gerçek zamanlı kapasite, uygunluk ve becerilere göre takım üyelerine eşleştirerek takım içinde işleri eşit olarak dağıtmanıza yardımcı olur. İş yükü, son tarihler ve öncelikler hakkında anlık, bağlamsal özetler için AI Kartlarımızı deneyin.
💫 Gerçek Sonuçlar: Lulu Press, ClickUp otomasyonlarını kullanarak çalışan başına günde 1 saat tasarruf ediyor ve bu da iş verimliliğinde %12'lik bir artışa yol açıyor.
🧠 İlginç Bilgi: Sidney Opera Binası, günümüzün en kötü proje yönetimi başarısızlıklarından biri olarak kabul edilir. 10 yıl gecikti, bütçeyi 14 kat aştı ve mimarı binanın tamamlandığını hiç göremedi.
2. Teamwork (Yerleşik zaman takibi ve faturalandırma özellikleriyle projeleri ve kaynakları yönetmek için en iyisi)
Teamwork, kapsam genişlemesi gibi zorluklarla karşı karşıya kaldıklarında bile, sıkı bir bütçe içinde zamana duyarlı projeleri yöneten ajanslar ve müşteri hizmetleri ekipleri için geliştirilmiş bir PM yazılımıdır.
Bu proje yönetimi yazılımı, zaman çizelgeleri oluşturmak, dönüm noktaları belirlemek ve tüm teslimatları tek bir yerde haritalamak için proje panoları sunar. Bu, takımın ve müşterinin aynı sayfada olmasını sağlar.
Müşteri yönetimi için, merkezi bir prova merkezi, her provanın mevcut durumunu ve baştan sona tüm geri bildirimlerin geçmiş kaydını görmenize yardımcı olur. Kapsam genişlemesini önlemek için, bu araç, müşterilerden veya takımınızdan gelen iç ve dış geri bildirimleri izlemenizi ve gözden geçirmenizi sağlar.
Bu PM yazılımındaki kapsam genişlemesini yönetmeme yardımcı olan bir özellik, bütçeleme ve karlılıktır.
Teamwork, zaman takibi yaparak proje bütçemizle ilişkilendirerek bana projenin karlılığı hakkında gerçek zamanlı raporlar sunar. Yeni bir talep bizi zarara sürükleyecek gibi görünüyorsa, değişiklik talebinin gerekliliğini açıklamak için gerekli verilere hemen ulaşabilirim. Ayrıca, kar marjı hedefleri ayarlayıp bunları takip edebilirim.
Aynı anda birden fazla projeyi yönettiğim için, her biri için ayrı ayrı elektronik tablolar oluşturmak çok zaman alıyor. Teamwork, teslim edilecekler, fiyatlandırma, zaman çizelgeleri ve kaynaklar konusunda hızlıca ayarlamalar yapmama yardımcı oluyor.
Teamwork'ün en iyi özellikleri
- Teamwork AI'yı kullanarak dağınık müşteri brifinglerini zaman çizelgeleri, görevler ve takım önerileriyle tamamlanmış, ayrıntılı proje tekliflerine dönüştürün.
- İş yüklerini dengelemek ve tükenmişliği önlemek için takım kapasitesini hassas bir şekilde tahmin edin. Yaklaşan projeleri görselleştirin, kullanılabilirliği gerçek zamanlı olarak izleyin ve darboğazlar teslimatı etkilemeden önce kaynakları yeniden atayın.
- Görev ilerlemesini izleme gibi sıkıcı görevleri otomatikleştirmek için olay veya zamana dayalı tetikleyiciler ayarlayın. Merkezi otomasyon merkezi, otomasyonlarınızı oluşturmanıza, düzenlemenize ve gözden geçirmenize olanak tanır.
- Proje ilerlemesini canlı görünürlükle takip edin, kaynak ve kullanım risklerini tespit edin ve planlanan ile gerçek teslimatları karşılaştırın.
- Yerleşik zamanlayıcıları, zaman çizelgelerini ve gerçek zamanlı karlılık gösterge panellerini kullanarak zamanı doğru bir şekilde kaydedin, maliyetleri ve faturalandırılabilir oranları birbirine bağlayın ve bütçe eşikleri aşıldığında otomatik uyarı alın.
Takım çalışması sınırlamaları
- Gösterge paneli, görselleştirme sürecini etkileyen sınırlı kontrollere sahiptir.
- AI ve entegrasyonlar gibi ek özelliklere erişmek için kullanıcıların daha fazla ödeme yapması gerekir, bu da proje yönetimi yazılımının maliyetini önemli ölçüde artırır.
Teamwork fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Deliver: 13,99 $/kullanıcı/ay
- Grow: 25,99 $/kullanıcı/ay
- Ölçek: Özel fiyatlandırma
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
Takım çalışması derecelendirmeleri ve yorumları
- G2: 4. 4/5 (1000+ yorum)
- Capterra: 4,5/5 (900'den fazla yorum)
Gerçek hayattaki kullanıcılar Teamwork hakkında ne diyor?
G2 kullanıcısı, Teamwork'ü birden fazla projeyi yönetmek için kullanma konusunda şunları söylüyor:
Dört liderden oluşan bir takımımız var ve her birinin aynı anda 5 ila 15 arasında, çeşitli tamamlanma aşamalarında olan projesi var. Bunlar, çok sayıda değişken unsuru olan bir yıllık projeler ve proje yönetimi ve Teamwork olmasaydı, yaptığımız kadarını yapamazdık. Her şeyi tamamlamakla kalmıyor, bunu zamanında ve bütçe dahilinde yapıyoruz.
Dört liderden oluşan bir takımımız var ve her birinin aynı anda 5 ila 15 arasında, çeşitli tamamlanma aşamalarında olan projesi var. Bunlar, çok sayıda değişken unsuru olan bir yıllık projeler ve proje yönetimi ve Teamwork olmasaydı, yaptığımız kadarını yapamazdık. Her şeyi tamamlamakla kalmıyor, bunu zamanında ve bütçe dahilinde yapıyoruz.
🧠 İlginç Bilgi: PM'lerin favori araçlarından biri olan Gantt grafiği 100 yıldan daha eski bir geçmişe sahiptir (1910'da icat edilmiştir!). İnternet, televizyon ve hatta dilimlenmiş ekmekten bile daha eskidir.
3. Asana (Kolaylaştırılmış görev ve ş akışı yönetimi için en iyisi)
Asana, takım boyutuna bakılmaksızın, özellikle uzaktan koordinasyon yapan takımlar için görev ve iş akışı yönetimini basitleştirir. Bir PM aracı olarak Asana, günlük işleri daha geniş iş hedefleriyle kolayca bağlantı kurarak kapsam genişlemesini azaltır ve projelerinize daha fazla netlik kazandırır.
Asana'da önceden oluşturulmuş şablonları kullanarak projelerinizi düzenleyin, görevleri sahiplerine ve son teslim tarihlerine göre atayın, ilerlemeyi görselleştirin ve zaman çizelgelerinizde son dakika değişikliklerini önlemek için her şeyi tek bir yerden izleyin.
Asana ile görev yönetimi yazılımı, geliştirme araçları, raporlama araçları ve işbirliği araçları gibi birçok aracı teknoloji yığınınıza kolayca entegre edebilirsiniz.
Son zamanlarda kullanmaya başladığım bir özellik, AI destekli proje yürütme için AI Teammates. Bu araç, Asana'nın Work Graph veri modelini kullanarak tüm etkileşimlerde iş bağlamı sağlar. Örneğin, AI Teammates proje geçmişini analiz edebilir ve önceki lansmanlara veya benzer teslimatlara dayalı olarak gerçekçi zaman çizelgesi ayarlamaları önerebilir.
Asana AI Studio, her aşamada size yardımcı olan kod gerektirmeyen bir ş akışı oluşturucu içerir. AI, alım taleplerini yakalayabilir, sıralayabilir ve atayabilir; siz de bunları doğrulayabilirsiniz. AI ayrıca bir proje özetinin ilk sürümünü taslak olarak hazırlayabilir ve paydaşların geri bildirimlerini özetleyebilir.
Asana'nın en iyi özellikleri
- Sahip atama, son tarih belirleme ve her görevin daha geniş iş hedefleriyle uyumlu hale getirilmesi gibi önceden oluşturulmuş şablonları kullanarak karmaşık projeleri yapılandırılmış ş akışları halinde düzenleyin.
- Bildirimleri, görev devralmalarını veya son teslim tarihi ayarlamalarını tetikleyen özelleştirilebilir kurallarla rutin onayları ve güncellemeleri otomasyonla otomatikleştirin.
- Bağımlılıkları izlemek, performansı takip etmek ve son dakika zaman çizelgesi değişikliklerini önlemek için zaman çizelgesi, iş yükü ve gösterge paneli görünümleriyle ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak takip edin.
- Hedefler ve Portföyler ile günlük işleri daha büyük iş hedeflerine bağlayın ve gerçek zamanlı gösterge panelleri aracılığıyla ilerlemeyi inceleyin.
- Yerleşik zamanlayıcıyı kullanarak işin ne kadar sürdüğünü ölçün ve orijinal iş kapsamını aşan görevleri bulun.
Asana sınırlamaları
- Kullanıcılar Asana'ya harici içerik ekleyemez veya birden fazla atanan kişi ekleyemez, bu nedenle Asana alternatifleri araştırılmalıdır.
- Mevcut kurallar ve filtreler, karmaşık ş akışlarını veya farklı takımların özel ihtiyaçlarını yeterince desteklemeyebilir.
Asana fiyatlandırması
- Kişisel: Ücretsiz
- Başlangıç: 13,49 $/kullanıcı/ay
- Gelişmiş: 30,49 $/kullanıcı/ay
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
- Enterprise+: Özel fiyatlandırma
Asana puanları ve yorumları
- G2: 4. 4/5 (12.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,5/5 (13.000'den fazla yorum)
Gerçek hayattaki kullanıcılar Asana hakkında ne diyor?
Stratejiyle ilgilenen bir yönetici, G2'de Asana hakkında şunları söylüyor:
En çok takdir ettiğim özellik, yapay zeka destekli verimlilik. Akıllı öneriler ve görev otomasyonu özellikleri her hafta saatlerce zaman kazanmamı sağlıyor ve sanki bir sonraki hamlemi önceden tahmin eden dijital bir yardımcı pilotum varmış gibi hissettiriyor.
En çok takdir ettiğim özellik, yapay zeka destekli verimlilik. Akıllı öneriler ve görev otomasyonu özellikleri her hafta saatlerce zaman kazanmamı sağlıyor ve sanki bir sonraki hamlemi önceden tahmin eden dijital bir yardımcı pilotum varmış gibi hissettiriyor.
Diğer Önemli Bahsetmeler
İşte kapsam yönetiminde size yardımcı olacak diğer bazı proje yönetimi araçları.
- Jira : Sprint veya yineleme sırasında eklenen işleri yakalamak için Jira Align'daki raporlar aracılığıyla kapsam değişikliklerini açıkça takip edin. Rovo AI, ilgili görevleri ve iş öğelerini ortaya çıkarır, benzer sorunları birbirine bağlar ve değişiklik talebi ş akışlarını otomasyonla gerçekleştirir, böylece beklenmedik işleri daha kolay tespit edebilirsiniz. Bu araç, kapsamda olanlarla yeni olanları net bir şekilde sağladığı görünürlük sayesinde sınırların uygulanmasını, değişiklik taleplerinin incelenmesini ve orijinal planın parçası olmayanların net bir şekilde iletilmesini destekler.
- Basecamp : Basecamp, sabit teslim tarihlerini ve tanımlanmış iş kapsamlarını ("iştah") vurgulayan "Shape Up" metodolojisini kullanır, böylece takımlar neyi dahil edeceklerine ve neyi dışarıda bırakacaklarına karar vermek zorundadırlar, bu da kapsam genişlemesinin riskini azaltır. Hill Grafikleri ve scope-haritaları, işleri görünür hale getirir ve bir kapsam diliminin büyüdüğünü veya belirsiz olduğunu vurgular.
- OpenProject : Klasik, Agile veya hibrit proje yönetimi için açık kaynaklı bir platform olarak, proje planları, Gantt grafikleri, görev dökümleri ve değişiklik izleme konusunda görünürlük sağlar. Kendi sunucunuzda barındırabilir, ş akışlarını özelleştirebilir, dönüm noktalarını takip edebilir ve değişiklik kontrolünü uygulayabilirsiniz. Kapsam sınırları ve sapmalar üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar.
- Monday. com: Öncelikle net bir proje kapsamı belgesi tanımlayın, ardından panolar, görünümler ve ş akışlarını kullanarak bu temel çizgiye uyumu izlemeyin. Görsel izleme, özel otomasyonlar ve gösterge panelleri sayesinde, işin kapsam dışına çıktığını fark edebilir ve sapma büyümeden müdahale edebilirsiniz.
⚠️ Altın Kaplama Kavramı: PM araçlarını kullanmak, süreçleri yerine getirmenize yardımcı olacaktır. Ancak Shopify'ın Büyüme Pazarlama Lideri Simon Heaton'a göre, sizi savunmasız bırakacak bir kavram var: altın kaplama.
Bu, orijinal proje kapsamına veya müşteri gereksinimlerine dahil olmayan ekstra özellikler, iyileştirmeler veya işler eklemek anlamına gelir. Müşteriyi memnun etmek veya istenenden daha iyisini sunmak için yapılan bir girişimdir. Altın kaplama, ek bir fayda sağlamadan iç maliyetleri artırır.
📚 Daha fazla bilgi: Asana vs. ClickUp: Hangi Takım Yönetimi Aracı Daha İyi?
👀 Biliyor muydunuz: İş yerinde tükenmişlik, çalışanlarda hipertansiyon, depresif bozukluklar ve diyabet riskini artırır. Çalışanların %7'si aşırı çalışmaktan dolayı tükenmişlik yaşar. Öte yandan, %20'si yeterince değerlendirilmediklerinde motivasyonlarını kaybeder ve işlerinden uzaklaşır. İşverenlerin, tükenmişliği önlemek için çalışanlar arasında işlerin adil bir şekilde dağıtımını sağlamak zorundadır.
Müşteri Kapsam Kaymasını Etkili Bir Şekilde Yönetme (İpuçları + En İyi Uygulamalar)
PM yazılımı, titiz bir organizasyonla kapsam genişlemesinin getirdiği stresi büyük ölçüde azaltabilir. Ancak bu tek başına yeterli değildir. Müşteri talepleri değiştikçe, birden fazla önceliği yönetmek için doğru yaklaşımı benimsemeniz de gerekir:
Müşteriyle görüşün ve etkiye göre öncelikleri sıralayın.
Her şey acil olduğunda, hiçbir şey gerçekten tamamlanmaz. Kaynaklar kısıtlı olduğunda, hangi çıktıların hemen üzerinde çalışılması gerektiğini ve hangilerinin ertelenebileceğini belirlemek için müşterinizle etkili bir şekilde iletişim kurmak çok önemlidir.
🌟 Örnek: Her müşteri talebini kabul etmek yerine, yeni önceliklerin mevcut proje takvimini nasıl etkileyeceğini onlara açıklayabilir ve bununla bir sorunları olup olmadığını sorabilirsiniz.
"Bu yeni özelliği eklersek, mevcut görevlerden hangisini ertelemeliyiz?" gibi bir soru, zaman çizelgesini korumakla kalmaz, aynı zamanda müşterilerin de ödün verme sürecine dahil olmasını sağlar.
⚡ Şablon Arşivi: Ücretsiz Proje Önceliklendirme Şablonları
Büyük projeleri yönetilebilir dönüm noktalarına bölün
Büyük ve belirsiz teslimatları daha küçük görevlere bölerek, ilerlemeyi ölçülebilir hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda müşterilerin gelişigüzel bir şey daha eklemesini de önleyebilirsiniz.
Her görev proje panonuzda görünür olduğunda, hepsini yönetmek ve zamanında teslim etmek daha kolay hale gelir.
🌟 Örnek: Bir kampanya lansmanını düşünün. "Kampanya varlıklarını oluşturma"yı tek bir görev olarak ele almak yerine, bunu "kahraman afiş tasarımı", "açılış sayfası metni yazma" ve "ürün sosyal medya grafikleri" olarak bölebilirsiniz.
İş yükünü ve kaynak kapasitesini düzenli olarak izleyin
Birden fazla projeyi yönetirken sıkça yapılan bir hata nedir? Takımınızın gerçekten yeterli kapasiteye sahip olup olmadığını kontrol etmeden iş atamak.
Kapasite planlaması, işlerin adil ve gerçekçi bir şekilde dağıtılmasını sağlar. Ayrıca, müşterilerle olan konuşmaların gerçeklere dayalı olmasını sağlar, örneğin: "Bunu bir sonraki sprintte yapabiliriz, ancak şimdi eklemek X dönüm noktasını geciktirecektir."
🌟 Örnek: Tasarımcınız bu hafta zaten 30 saatlik iş yükü altındaysa, önce yapılacaklar listesinden başka bir işi çıkarmadan ona başka bir "acil" görev vermeyin.
⭐ Bonus: ClickUp'taki AI ajanları yardımcı olabilir.
Önceden oluşturulmuş Ajanlar tüm rutin işleri halleder: takımınıza son teslim tarihlerini hatırlatır, müşterilerle günlük paylaşımlar yapar veya projeyle ilgili hızlı soruları yanıtlar.
İş yüküne göre görev atama veya proje özetlerinin paydaşlarla paylaşımı gibi karmaşık eylemleri otomasyonla gerçekleştirmek için bir Özel Ajan oluşturun. Bu sayede, projeleriniz sürekli denetim gerektirmeden arka planda sorunsuz bir şekilde yürür.
ClickUp'ta bir AI ajanı kurmak oldukça basittir. Nasıl yapıldığını öğrenmek için bu videoyu izleyin:
⚡ Şablon Arşivi: Ücretsiz Çoklu Proje İzleme Şablonları
ClickUp ile Müşteri Kapsam Kaymasını Kontrol Altında Tutun
Kapsam genişlemesi ve çakışan öncelikler, proje yönetimi uzmanlarının hayatının ayrılmaz bir parçasıdır. Ancak bunun projenizi mahvetmesine izin vermeyin.
Doğru PM yazılımı ile, kârınızı artırma ve teslimatlarınızı daha verimli bir şekilde planlama fırsatı elde edersiniz.
Teamwork, müşterilere saatlik ücretlendirme yapan veya karlılık ve kaynak kullanımı konusunda ayrıntılı görünürlük gerektiren ajanslar için idealdir.
Asana, yapılandırılmış çalışmayı seven takımlar için en uygun araçtır. Tekrarlanabilir iş akışlarını planlamalarına, onayları otomasyonla gerçekleştirmelerine ve daha geniş iş hedefleriyle uyumlu kalmalarına yardımcı olur.
Ancak ClickUp, tüm boyutlardaki takımlar için, tek bir çalışma alanında kapsam yönetimi için tasarlanmıştır.
Proje kapsamı ve müşteri iletişimi ile AI destekli özetler ve ş Akışı otomasyonu gibi her şeyi birbirine bağlayan tek bir proje yönetimi platformu arıyorsanız, ClickUp tam size göre.
ClickUp Brain ile bağlam farkında içgörüler elde edersiniz ve Otomasyonlar ve AI Otopilot Ajanları ile rutin onaylar, güncellemeler ve takipler arka planda çalışırken siz müşteri stratejisine odaklanabilirsiniz.
Kapsam genişlemesi projelerinizi teslim etme yeteneğinizi tüketiyorsa, ClickUp'a ücretsiz olarak kaydolmanızı ve denemenizi tavsiye ederim.