Önemli bir fiyatlandırma ve paketleme projesinin üçüncü ayında, kendimi farklı kanallara dağılmış Google Dokümanlar, e-posta konuları ve Slack konuşmaları arasında boğulmuş halde buldum. Bu durum size tanıdık geliyor mu?
Bir program yöneticisi olarak, proje yürütmeyi yavaşlatan ve takımın ivmesini azaltan geleneksel proje yönetimi araçlarının kaosunu yaşadım. "Proje güncellemeleri" e-posta gelen kutularını taramak, farklı zaman dilimlerinde paydaşları kovalamak ve sonuçları elde etmekten çok süreci yönetmek için daha fazla zaman harcamak anlamına geliyordu.
Bugün, AI'nın sadece proje yönetimimi değil, işimizi doğrudan etkileyen stratejik girişimleri ne kadar hızlı gerçekleştirebildiğimizi de nasıl kökten değiştirdiğini paylaşmak istiyorum.
Modern Proje Yönetiminin Gerçekliği
COO Ofisi'ndeki rolümde, ClickUp'ta ürün, pazarlama, yaşam döngüsü, sistemler, BT, etkinleştirme, müşteri ile yüz yüze çalışan takımlar ve bazen AI özellikleriyle uğraşırken güvenlik ve hukuk gibi kelimenin tam anlamıyla her takımı kapsayan işlevler arası projeleri yürütmekten sorumluyum.
Bunlar basit, tek takımlı girişimler değildir. Başarılı olabilmeleri için sıkı kaynak tahsisi, işlevler arası iletişim ve kesin proje zaman çizelgeleri gerekir. Özellikler veya eklentiler için yeni fiyatlandırma ve paketler sunarken, başarı departmanlar, farklı zaman dilimleri ve birbiriyle rekabet eden öncelikler arasında sorunsuz koordinasyona bağlıdır.
Riskler yüksek: Net dolar tutma büyümesi, özellik benimseme, katılım ve dönüşüm oranları ile ilgili metriklerden sorumluyum. Projeler durduğunda veya başarısız olduğunda, bu sadece kaçırılan teslim tarihleri ile ilgili değildir; kaçırılan gelir fırsatları ve pazar pozisyonu ile de ilgilidir.
Geleneksel Proje Yönetiminin Gizli Vergisi
AI destekli proje yürütmeyi benimsemeden önce, iş akışım çoğu proje yöneticisine acı verici derecede tanıdık geliyordu:
Dokümantasyon Sarmalı: Google Dokümanlar'da bir proje planı oluşturun, paydaşlara e-posta ile gönderin, katılmadığınız toplantılardan gelen geri bildirimleri bekleyin, ardından bu konuşmalarda gerçekte neler olduğunu bir araya getirmeye çalışın.
Kovalamaca Oyunu: Tüm gününüzü takip ederek geçiriyorsunuz: "O teslimat ne durumda?" "Geçen hafta gönderdiğim e-postayı gördün mü?" "Durum hakkında beni bilgilendirir misin?" İvme kazanmak yerine, sürekli olarak yetişmeye çalışıyordum.
Zaman Dilimi Kabusu: Küresel bir şirkette, basit durum sorularına e-posta yanıtları beklemek, projelerin yavaş ilerlemesine neden oluyordu. ABD'deki takımdan yanıt aldığımda, Avrupa'daki takım çoktan çevrimdışı olmuştu.
Zihinsel Yük: Kimin neye ne zaman ihtiyacı olduğunu hatırlamak, dağınık bilgileri izlemek ve araçlar arasında sürekli bağlam değiştirmek. Manuel güncellemeler ve yinelenen iletişim gibi idari yükler, stratejik planlama ve projenin başarısı için harcanabilecek zamanı tüketir.
AI, Proje Yürütmeyi Nasıl Dönüştürüyor?
AI destekli proje yönetimine geçiş sadece verimlilikle ilgili değildir; takımların süreç yerine sonuçlara odaklanabildiğinde nelerin mümkün olabileceğini temelden değiştirmekle ilgilidir.
Sadece Otomasyon Değil, Otomatikleştirilmiş Zeka
Mevcut iş akışım şu şekilde:
Saniyeler içinde proje özetleri: Keşif toplantısının ardından, ClickUp'ın AI'sını kullanarak toplantı notlarından proje özetlerini otomatik olarak dolduruyorum. Eskiden 30-45 dakika süren kopyalama, yapıştırma ve biçimlendirme işlemleri artık saniyeler içinde gerçekleşiyor. Hala her şeyi kontrol ediyorum, ancak ağır işler tamamlandı.
Gerçek Zamanlı Durum Zekası: Güncellemeleri takip etmek yerine, bir proje içindeki her görevin durumunu otomatik olarak gösteren AI özel alanlarını kullanıyorum. Bu sayede proje verilerinin eğilimleri, riskleri ve gecikmeleri anında ortaya çıkıyor. AI, riskleri bildiriyor, ilerleme kaydedilmemiş görevleri vurguluyor ve darboğazları belirliyor.
Talep Üzerine Yönetici Özetleri: Liderlere haftalık güncellemeler sunmak için AI'dan tüm proje listesini gözden geçirmesini ve proje sonuçları ile ilerleme hakkında bir özet sunmasını istiyorum. Bir saatimi birden fazla görevdeki ilerlemeyi tablolara dökmekle geçirmek yerine, saniyeler içinde kapsamlı bir yönetici özeti alıyorum.
Merkezi İşbirliğinin Gücü
En büyük değişiklik, araç değiştirme yükünün ortadan kaldırılması ve takım işbirliğinin tek bir çalışma alanında merkezileştirilmesi oldu:
Bağlamsal İletişim: ClickUp'ın sohbet özelliğini doğrudan projeler içinde kullanmak, birisi "Bunu kapsama ekleyebilir misin?" dediğinde, tek bir tıklama ile tüm bağlamı içeren bir görev oluşturabileceğim anlamına gelir. Artık Slack ve proje araçları arasında geçiş yapıp konuşma konularını ve bağlamı kaybetmek yok.
Çapraz Fonksiyon Görünürlük: Farklı takımlardan paydaşların tercih ettikleri görünümlerde çalışabilecekleri şablonlar oluşturdum ve ben de proje yönetimi biçimimde her şeyi takip edebiliyorum. Geliştirme takımı iş yapış şeklini değiştirmek zorunda kalmıyor, ama ben yine de ilerlemelerini gerçek zamanlı olarak görebiliyorum.
Otomatik Hesap Verebilirlik: AI ajanları, teslim tarihi geldiğinde teslim edilmeyen işleri otomatik olarak takip edebilir, bağlamsal hatırlatıcılar gönderebilir ve yalnızca insan müdahalesi gerektiğinde bana eskalasyon yapabilir.
Pratik Etki: Her Şeyi Değiştiren Üç Özellik
AI destekli proje yürütmeyi uyguladıktan sonra, günlük işlerimde en büyük etkiyi üç özel özellik yarattı:
1. AI ile Entegre Sohbet Görev Oluşturma
Önce: Proje değişiklikleriyle ilgili konuşmalar Slack'te yapılıyordu, ardından görevleri proje aracımızda manuel olarak oluşturuyordum ve onaylamak için Slack'e geri dönüyordum. Birden fazla araç, bağlam kayboluyor, zaman kaybediliyordu.
Şimdi: Konuşmalar doğrudan proje bağlamında gerçekleşir. AI, sohbet mesajlarından tam bağlamla otomatik olarak görevler oluşturabilir veya bunu tek bir tıklama ile ben yapabilirim. Birden fazla zaman dilimiyle uğraşırken, bu sorunsuz geçiş çok önemlidir.
2. Birden Çok Listedeki Görevler
Bu, proje yönetiminde en çok küçümsenen özellik olabilir. Farklı takımların farklı şekilde çalışması gerekir: pazarlamanın kendi iş akışları, geliştirmenin kendi iş akışları, etkinleştirmenin kendi iş akışları vardır. Ancak ben her şeyi birleşik bir proje görünümünde izlemem gerekiyor.
Görevler birden fazla listede göründüğü için, her takım tercih ettiği iş akışını sürdürebilir ve ben de projeye tam görünürlük elde ederim. Kimse iş yapış şeklini değiştirmek zorunda kalmaz, ancak ben yine de tüm takımlar arasındaki bağımlılıkları ve zaman çizelgelerini yönetebilirim.
3. AI Standup Raporları
Bunu COO Ofisi'ne haftalık güncellemelerim için kullanıyorum. Eskiden farklı kaynaklardan bilgi toplamak 30 dakikamı alıyordu, şimdi ise 5 dakikada hallediyorum. AI, gerçek işlerimden standup'ımı oluşturuyor, ben de onu gözden geçirip haftalık özetime kopyalayıp yapıştırıyorum. Bu kadar basit.
Kaosu Yönetmek Yerine İvme Kazanın
En önemli değişiklik sadece verimlilik değil, reaktif yönetimden proaktif uygulamaya geçiş.
AI'dan önce: Zamanımın çoğunu bilgi peşinde koşarak, süreç yükünü yöneterek ve dağınık sistemler arasında görünürlüğü sağlamaya çalışarak geçiriyordum.
AI ile: Takımların önündeki engelleri kaldırmaya, riskleri sorun haline gelmeden belirlemeye ve görevleri tamamlamak yerine stratejik sonuçlara göre hareket ettiğimizden emin olmaya odaklanabiliyorum.
Gerçek Dünya Örneği: Fiyatlandırma ve Paketleme Projeleri
ClickUp'ta, keşiften yürütmeye ve kapanışa kadar fiyatlandırma ve paketleme projelerine rehberlik eden bir şablon oluşturdum. AI'nın her aşamayı nasıl geliştirdiği aşağıda açıklanmıştır:
Keşif: Toplantı notları, paydaşların gereksinimleri, zaman çizelgeleri ve başarı ölçütleriyle proje özetlerini otomatik olarak doldurur.
Kaynak Tahsisi: Rol tanımları içeren önceden tanımlanmış paydaş listeleri, ancak AI, takım kapasitesi ve bağımlılıklara göre zaman çizelgelerini optimize etmeye yardımcı olur.
Yürütme: AI, riskleri ve darboğazları otomatik olarak işaretleyerek tüm takımların ilerlemesine gerçek zamanlı görünürlük sağlar.
Raporlama: Otomatikleştirilmiş yönetici özetleri, bilgileri derlemek için saatler harcamadan liderlere tam olarak ihtiyaçları olan bilgileri sağlar.
Kapanış: AI, gelecekteki proje optimizasyonu için geçmiş içgörüler ve performans verilerini derlemeye yardımcı olur.
Yapay zeka destekli yürütmenin rekabet avantajı
Gerçek şu ki: rakiplerimiz hala projeleri elektronik tablolar ve e-posta zincirleriyle yönetirken, biz daha hızlı çalışıyor, daha çabuk uyum sağlıyor ve kalıplarımızdan gerçek zamanlı olarak öğreniyoruz.
Hız: Koordinasyonu haftalar süren projeler artık öngörüsel içgörüler, otomatik takip ve optimize edilmiş risk yönetimi ile daha sorunsuz bir şekilde yürütülüyor
Kalite: AI rutin görevleri üstlenip akıllı içgörüler sağladığından, ben gerçekten insan yargısı gerektiren stratejik zorluklara odaklanabiliyorum
Ölçek: Kuruluşumuz büyüdükçe, AI sayesinde yönetim masraflarını orantılı olarak artırmadan uygulama kalitesini koruyabiliyoruz.
Bu, Proje Yöneticileri İçin Ne Anlama Geliyor?
Hala birbirinden bağımsız araçlar, manuel raporlama ve sürekli takip ile projeleri yönetiyorsanız, verimsiz olmakla kalmıyorsunuz, bilgisayar dünyasında daktilolarla rekabet ediyorsunuz demektir.
Önümüzdeki on yılda başarılı olacak proje yöneticileri, AI'yı aşağıdakiler için kullanabilenler olacaktır:
- İdari genel giderleri otomatikleştirin
- Proje verilerinden akıllı içgörüler elde edin
- Süreç yönetiminden ziyade stratejik yürütmeye odaklanın
- Takımlarını yıpratmadan etkilerini ölçeklendirin
AI ile Proje Yürütme'yi İş Başında Görün
Bu, proje yöneticisi olarak deneyimlerinizle örtüşüyorsa, 23 Temmuz saat 12:00 PST'de gerçekleşecek sanal etkinliğimize katılmanızı tavsiye ederim: AI Çağında Proje Yönetimi.
Karmaşık, işlevler arası girişimlerde proje yürütmeyi merkezileştirmek, otomatikleştirmek ve hızlandırmak için AI'yı nasıl kullandığımızı tam olarak göreceksiniz. ClickUp'ta kullandığımız gerçek şablonları ve iş akışlarını göstereceğim, bunlardan bazıları:
- Yapay zeka destekli proje özeti oluşturma
- Otomatik durum izleme ve risk belirleme
- Araç değiştirmeden işlevler arası işbirliği
- Saatler yerine dakikalar içinde hazırlanan yönetici raporları
Ne kazanacaksınız:
- Gerçek proje yönetimi iş akışlarının canlı gösterimleri
- Hemen uygulayabileceğiniz şablonlar ve süreçler
- AI ile proje yürütmeyi ölçeklendirme stratejileri
- Mevcut süreçlerinizi optimize etme konusunda ücretsiz danışmanlık
İyi proje yöneticileri ile mükemmel proje yöneticileri arasındaki fark sadece organizasyon değildir; fark, süreci tüm katılımcılar için zahmetsiz hale getirirken sonuçlara doğru ivme kazandırma becerisidir.
Bize katılın ve AI'nın proje yürütmenizi nasıl dönüştürebileceğini görün →
Sonuçlar elde etmek yerine araçlarınızla mücadele ederek bir çeyrek daha harcamayın. Proje yönetiminin geleceği burada ve insan yeteneklerini değiştirmek yerine güçlendiren akıllı otomasyonla destekleniyor.
Jacqui Tripoli, ClickUp'ın COO Ofisi'nde Program Yöneticisi olarak görev yapmaktadır ve fiyatlandırma, paketleme ve stratejik girişimler için işlevler arası yürütmeyi yönetmektedir. AI'yı kullanarak küresel takımlar genelinde iş sonuçlarını iyileştiren ölçeklenebilir süreçler oluşturma konusunda uzmandır.