Smartsheet projektledningsguide (rapportering, instrumentpanel, Gantt-diagram)

Smartsheet projektledning är det självklara valet för företag vars idé om samarbete är att arbeta tillsammans i ett kalkylblad. 😛

Men är det verkligen praktiskt?

Är Smartsheet projektledning rätt val för dig?

I den här artikeln diskuterar vi vad Smartsheet är, dess viktigaste funktioner, fördelar och begränsningar. Vi nämner också några smarta lösningar på dessa problem.

Hur smart är Smartsheet? Låt oss ta reda på det!

Vad är Smartsheet?

Smartsheet är ett kalkylbladsbaserat projektledningsprogram som låter dig hantera, spåra och planera flera projekt i realtid.

Som namnet antyder försöker det göra kalkylblad "smarta" med funktioner för:

Och vi måste erkänna att Smartsheet klarar enkla projekt bra.

Dess realtidsvy av uppgifter över hela projekt gör saker så transparenta som möjligt, vilket kan vara anledningen till att vissa företag använder Smartsheet som sitt projektledningsverktyg.

Om du letar efter alternativ kan du läsa vår blogg om Smartsheet-alternativ .

5 viktiga funktioner i Smartsheet

Här är en snabb översikt över hur du använder Smartsheet för projektledning:

1. Samarbete

Samarbete är centralt för alla projektledningsverktyg.

Och nej, vi pratar inte om att diskutera kalkylbladshackar och formler med din kollega. 😝

Smartsheet ger dig som älskar kalkylblad fler alternativ för teamsamarbete:

Även om Smartsheet fortfarande är ett kalkylbladsbaserat verktyg kommer du inte ha några större problem att samarbeta med ditt team.

2. Budgetering

Vi vet alla hur praktiska kalkylblad är för beräkningar och formler. Och detta gör Smartsheet till ett bra verktyg för budgetering.

Men detta projektledningsverktyg tar budgeteringen ett steg längre och hjälper dig att koppla beräknade, planerade och faktiska utgifter till teamets aktiviteter.

Smartsheet-användare kan också använda dess projektbudgetmall för att effektivisera budgetuppföljningen och jämföra med faktiska kostnader. På så sätt kan inga utgifter glömmas bort.

3. Rapportering

Smartsheets rapporteringsfunktion är praktisk när du behöver dela prestationsmått på projekt- och portföljnivå med dina projektintressenter.

Du får också realtidsdata från flera ark, tack vare den widgetbaserade vyn.

Dela Smartsheet-rapporter med alla som har tillgång till de underliggande ark som fyller rapporten! Du kan till och med ställa in ett återkommande schema, så skickas rapporterna automatiskt.

Smartsheets instrumentpaneler möjliggör ännu mer anpassning, där teammedlemmarna kan kontrollera projektets status, kommunicera med andra och fatta viktiga beslut. Samla viktig data och information i en central Smartsheet-instrumentpanel och lägg till olika widgets för att hämta olika typer av rapporter.

4. Mallar

Smartsheet erbjuder dig mallpaket med färdiga ark, instrumentpaneler, formulär och rapporter.

Och förkonfigurerat kan bara betyda en sak... massor av sparad tid! ⌚

Till exempel är mallen för projektuppföljning och sammanställning ett enkelt och snabbt sätt att komma igång med ett projekt. Det är också det snabbaste sättet att rapportera risker och milstolpar till dina intressenter.

Smartsheet har till och med ett helt mallgalleri där du hittar mallar för:

Och om du inte hittar vad du behöver kan du alltid skapa din egen mall.

Anpassning 101!

5. Integrationer

Integrationer är som desserter. 🎂

De räcker aldrig till, och det finns alltid utrymme för mer.

Smartsheet kan enkelt användas tillsammans med andra appar och tjänster. Du får smidiga integrationer med Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip osv. för att förbättra dina arbetshanteringsförmågor.

Men som vi sa, integrationer är aldrig tillräckliga.

Ibland kan du inte hitta den app du behöver.

Då kan du använda Zapier för att ansluta Smartsheet till andra appar som Zoho Projects, Asana osv. eller arbeta med dess öppna API för att lägga till din egen integration till programvaran.

Jämför Asana och Smartsheet!

4 fördelar med Smartsheet projektledning

Här är de största fördelarna med att använda Smartsheet för projektledning:

1. Kontroll och säkerhet som ger sinnesro

Projektledning i företag prioriterar säker data högt. Smartsheet genomgår årliga säkerhetsrevisioner och utvärderingar av externa entreprenörer. Du kan vara trygg i vetskapen om att dina data skyddas av TLS-teknik (Transport Layer Security) från de mest pålitliga leverantörerna.

Dessutom lagrar Smartsheet sina data säkert med kryptering och biometriska skanningsprotokoll och begränsar åtkomsten till sina data till auktoriserade medlemmar av det tekniska driftsteamet.

Wow, det är nästa nivå.

Detta är en av Smartsheets största fördelar och en av de främsta anledningarna till att nästan 80 % av Fortune 500-företagen använder det.

2. Automatiseringar som hjälper dig att spara tid

Med Smartsheets automatiseringar av arbetsflöden kan du ställa in vilka åtgärder som ska utlösa vilka reaktioner. Detta automatiserar repetitiva uppgifter, vilket sparar tid och arbete.

Dessutom är det enkelt att skapa automatiserade arbetsflöden när du har ett verktyg som låter dig se alla "if" och "then"-satser.

3. Mobilappar för att ta med dig dina kalkylblad

Smartsheet har mobilappar för iOS- och Android-enheter. 📱

Eftersom kalkylblad inte är så lätta att arbeta med på en mobiltelefon har Smartsheet optimerat mobilapparna för bästa användarupplevelse.

Mobilappen fungerar dock bara bra för att korrekturläsa filer eller ha en konversation med ditt team.

Skapa en projektplan? Inte riktigt.

4. Enkel, kalkylbladsbaserad användargränssnitt

Om du gillar kalkylblad kommer du att älska Smartsheet.

Det intuitiva kalkylbladsgränssnittet gör det enkelt att importera filer från Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets och Trello.

Smartsheet har endast fyra vyer som är väsentliga för projektledning: Grid, Card (Smartsheets version av Kanban), Gantt och Calendar.

Med Smartsheet Gantt-diagram kan du till exempel lägga till beroenden och kritiska vägar samt tillämpa villkorlig formatering.

Vi gissar att det är...

Nu när du vet hur Smartsheet kan vara användbart är det bara rättvist att berätta var Smartsheet förlorar sin smarthet.

5 begränsningar med Smartsheet projektledning (med lösningar)

Det perfekta verktyget finns inte.

Men kommer Smartsheet i närheten?

Nej, nej! 🙅

Här är varför:

1. Kalkylblad är opraktiska för modern projektledning

Varför finns det projektledningsprogram idag?

Så att teamen inte tappar lusten att arbeta med kalkylblad hela dagen!

Kalkylblad tenderar att ha den effekten.

Det är ju trots allt stressande att titta på cell efter cell fylld med data. 😩

Men vänta, det finns mer.

Här är några andra skäl till varför kalkylblad inte är lämpliga för projektledning:

Vi vet vad du tänker: när tar den här listan slut?

Så om du inte vill leva med kalkylarkens begränsningar för alltid är Smartsheet inte den projektledningslösning du behöver.

Smartsheet erbjuder visserligen vissa vyer som inte är kalkylblad, men saknar den flexibilitet som man kan förvänta sig av ett modernt projektverktyg.

Även när du byter från rutnätsvyn till kalender- eller Gantt-vyn kommer det mesta av ditt arbete att bero på villkorlig formatering inom ett specifikt ark.

Vad händer nu?

Låt oss presentera ClickUp.

Det är en av världens högst rankade projektledningsprogramvaror, som används av flera team i små och stora organisationer.

ClickUp erbjuder en mängd olika funktioner som slår Smartsheet med hästlängder, vilket gör det till det ultimata alternativet till Smartsheet. 💪

Så här är ClickUp mycket smartare än Smartsheet:

ClickUp-lösning nr 1: Vyer

Till skillnad från Smartsheet har ClickUp flera flexibla vyer att erbjuda.

Några av dem är:

Alternativ för uppgiftsvy i ClickUp

Och till skillnad från Smarthseet behöver du inte hantera villkorlig formatering eller andra krångliga kalkylblad i ClickUp. Vi bryr oss om alla perspektiv. 😉

ClickUp-lösning nr 2: E-post ClickApp

ClickUp har fått post! 📬

Skicka och ta emot alla dina e-postmeddelanden direkt från ClickUp, med stöd för dina favoritleverantörer av e-posttjänster, inklusive Gmail, Outlook, Office 365 etc.

Du behöver inte lämna plattformen, vilket sparar mycket tid.

Hah! Försök det på ett kalkylblad.

Skicka och ta emot e-postmeddelanden i ClickUp

ClickUp-lösning nr 3: Notepad

Vi älskar idéer och, ännu viktigare, ett smidigt sätt att skriva ner dem.

Och det är därför ClickUp har ett multifunktionellt anteckningsblock för dig.

Vänta, mångsidigt?

Ja! Du kan göra vanliga anteckningar, men du kan också använda dina anteckningar genom att konvertera dem till uppgifter.

Häpnadsväckande, eller hur? 🤯

Konvertera anteckningar till uppgifter i ClickUp

ClickUp-lösning nr 4: Docs

Sitter du och stressar med att öppna alla sju flikar i webbläsaren för att dela skärmen bara några minuter innan ditt videosamtal? 🤯

Med ClickUp kan du använda relationer för att visa relaterade uppgifter och dokument... och presentera dem i samma fönster!

Öppna länkarna under Relationer högst upp i ett ClickUp Doc-dokument.

Skapa enkelt professionella dokument med hjälp av dessa funktioner:

Dokumentorganisation hjälper till att lugna kaoset i det ständigt föränderliga projektarbetet. Du kan förbättra dina dagliga aktiviteter genom att ha all din projektinformation tillgänglig på ett och samma ställe.

Från små till stora projekt – sök och hantera allt från ett enda dokument! 💫

2. Begränsad kalendervy

Smartsheets kalendervy erbjuder vissa schemaläggningsfunktioner, men det räcker inte.

Allt som inte är datumrelaterat är en begränsning.

Kalendervyn erbjuder till exempel inga funktioner för resurshantering. Du kan inte heller schemalägga uppgifter så att de ska utföras vid en viss tidpunkt.

ClickUp-lösning nr 1: Kalendervy

Hos ClickUp är tidshantering en prioritet. Och vi kommer inte hindra dig från att schemalägga uppgifter med ett specifikt datum och tid när vi har en kraftfull kalendervy.

Kontrollera vad du vill se i din kalender, oavsett om det är en dag, fyra dagar, en vecka eller en hel månad för att få en överblick.

Du kan också hantera dina resurser direkt i kalendervyn, vilket hjälper dig att spara tid istället för att byta vy.

Vår kalender kan nämligen göra mer än bara schemalägga uppgifter. 😎

Visa alternativ i ClickUps kalendervy

ClickUp-lösning nr 2: Tidslinjevy

Vår tidslinjevy är ett annat alternativ för att få en överblick över ditt projekt i ett linjärt format.

Dra och släpp enkelt dina uppgifter för att schemalägga, omorganisera osv.

Dra och släpp uppgifter i ClickUps tidslinjevy

Vill du anpassa tidslinjen?

Perfekt, för vi är alla för anpassning!

Du kan:

Det är din tidsplan, och vi är bara här för att hjälpa dig att skapa den du föreställer dig.

3. Begränsade funktioner för teamrapportering

Smartsheet har en funktion för teamrapportering, men den är inte intuitiv.

Du måste manuellt mata in data för att spåra projektets framsteg med hjälp av ett detaljerat Gantt-diagram.

Dessutom kan du inte begränsa din rapportering till bara ett Gantt-diagram.

Vad är det här? 90-talet? 🤦‍♂️

En projektledare behöver mer, till exempel hastighets-, burnup- och burndown- diagram, för att se hur deras projekt fortskrider.

ClickUp-lösning: Dashboards

Dashboards i ClickUp hjälper dig att samla alla dina projektaktiviteter på ett och samma ställe.

Du kan skapa rapporter och få insikter om uppgifter, framsteg, personer, sprintar etc. med hjälp av 50+ widgets.

Skapa en instrumentpanel i ClickUp

På tal om sprintar kan du använda Sprint Widgets för att få tillgång till alla typer av insiktsfulla data, inklusive kumulativt flöde, burnup, hastighet, ledtid och burndown-diagram.

Burndown-diagram i ClickUp

Och vi har inte heller avstått från att erbjuda anpassningsalternativ i våra instrumentpaneler.

Skapa dina dashboards med anpassade widgets för att visualisera ditt arbete på det sätt du vill.

Du kan använda widgets för:

Vill du skapa dina egna kraftfulla instrumentpaneler?

Kolla in vår detaljerade guide om hur man bygger en projektlednings dashboard för att komma igång direkt!

4. Manuell tidrapportering

Med Smartsheet-programvaran kan du spåra tid på flera olika sätt, inklusive "1/2 dagar", "timmar och minuter" och "specificerade timmar och minuter".

Du måste dock manuellt godkänna den beräknade tiden eller ange varaktigheten själv för att kunna använda detta.

Du kan också spåra aktiviteter för en viss dag genom att klicka på starttimern.

Men vet du vad?

Du måste fortfarande lägga till den spårade tiden manuellt i tidrapporten. Som om hanteringen av kalkylblad inte redan var tillräckligt manuellt arbete! 😫

ClickUp-lösning nr 1: Inbyggd tidrapportering

Låt ClickUp spåra din tid medan du fokuserar på ditt arbete.

Klicka bara på start för att börja spåra tiden för en specifik uppgift.

Vill du arbeta med en annan uppgift?

Gå direkt till det och starta timern för den uppgiften.

Spåra tid i ClickUp

Starta och stoppa timern så mycket du vill. Vi beräknar och genererar detaljerade tidsanvändningsrapporter så att du kan koppla av.

Visste du att du till och med kan hoppa mellan enheter och fortsätta spåra tiden för samma uppgifter?

Det är det som är så bra med vår globala timer!

ClickUp-lösning nr 2: Integrationer för tidrapportering

Vi är övertygade om att ClickUp kan hantera alla dina behov.

Men det finns alltid utrymme för integrationer, eller hur?

Och det är därför ClickUp låter dig spåra tid med din favoritapp för tidsspårning, som Everhour, Time Doctor, Toggl eller Harvest.

Harvest-tidrapportering integrerad med ClickUp

5. Prissättning

Smartsheet vill inte ha dina kreditkortsuppgifter, och erbjuder dessutom en 30-dagars gratis provperiod.

Låter bra, eller hur?

Tja...

Den grundläggande Individual-planen kostar 14 dollar/månad, medan deras Business-plan börjar på 25 dollar/användare per månad. Därefter stiger priserna lika snabbt som skyskrapor.

Smartsheets prissättning är alltså dyr för både privatpersoner och större organisationer.

Inte den typ av jämlikhet vi var ute efter!

Men här är den goda nyheten:

ClickUp-lösning: Gratis Forever-plan

Vi menar allvar när vi säger att vi är idealiska för små team, stora organisationer och även för frilansare eller enskilda personer.

Alla får tillgång till ClickUps funktionsrika Free Forever Plan som stöder obegränsat antal uppgifter och användare.

Och för alltid betyder verkligen för alltid. Inga hakar alls!

Hur är det med de betalda abonnemangen? Ett ord: Prisvärda!

Se själv:

Men det är inte allt.

Du behöver inte säga adjö till kalkylbladsfunktionerna helt och hållet, eftersom vi också har en tabellvy. Här kan du beräkna fältens summor, medelvärden osv. och till och med lägga till en bild.

Men vi är inte färdiga än.

Formatera en tabell i ClickUps tabellvy

Här är en förhandsvisning av vad ClickUp kan göra:

Är Smartsheet det smarta valet?

Smartsheet-appen har verkligen försökt göra kalkylblad roligare och mindre komplexa än Excel. Men bara för att den är bättre än Excel betyder det inte att den är idealisk.

Särskilt när du har ClickUp!

ClickUp är det perfekta verktyget för alla typer av organisationer och individer som inte vill att du ska behöva titta på kalkylblad. (Om du inte vill det, välj då vår tabellvy . )

Och till skillnad från Smartsheet kan ClickUp vara precis allt du vill att det ska vara.

En uppgiftshanterare, resursfördelare, tidrapporterare, anteckningsbok, dokumenthanterare...

Så om du vill ha ett riktigt ”smart” verktyg, skaffa ClickUp gratis idag! 👋