Budgethantering har ett dåligt rykte: Folk associerar det med tråkiga kalkylblad och långa utgiftsrapporter. Men att hantera projektbudgetar är faktiskt en konstform – och för dem som arbetar på byråer är det avgörande för företagets affärsmodell.
En bra projektbudget är mer än bara dollar och cent – det är sammanhang. Det är ett verktyg som hjälper dig att berätta vad ditt team gör och hur bra de gör det.
Denna metod för hantering av projektbudgetar hjälper dig att i realtid se vad som fungerar och vad som inte fungerar. Oavsett vilken metod för projektbudgetering du föredrar måste den hjälpa dig att skapa en projektbudget som ger resultat. Här är de steg du bör ta för att fastställa och följa upp varje projektbudget som du ansvarar för.
Vad är en projektbudget?
En projektbudget är en finansiell plan som beskriver de beräknade kostnaderna för alla aktiviteter som krävs för att projektet ska kunna slutföras framgångsrikt. Den omfattar alla resurser som krävs för ett projekt, såsom material, utrustning, arbetskraft och andra utgifter.
En projektbudget är inte bara ”20 000 dollar”. Det är en tydlig uppdelning av hur du kommer att spendera de 20 000 dollarna och varför du kommer att spendera dem på det sättet.
Teoretiskt sett bör en nyanställd kunna komma in på ditt kontor eller din byrå och genomföra den budget du har skapat utan ytterligare vägledning. Tyvärr är det inte helt enkelt att hantera projektbudgetar utan rätt tillvägagångssätt och verktyg.
Vad bör ingå i en projektbudget?
Som utgångspunkt bör din budget innehålla tre saker:
- Totala projektkostnader: Arbetskraft, material och utrustning
- Hur resurserna kommer att fördelas: Projektbudgeten fördelas vanligtvis efter leveranser.
- En tidsplan för projektet : Denna visar när du förväntar dig att spendera pengarna för varje projektleverans.
Vi kommer snart att gå in mer i detalj på hur du kan bygga in var och en av dessa komponenter i din budget.
⭐ Utvalda mallar
Ta kontroll över dina projektkostnader med ClickUps projektbudgetmall med WBS. Planera utgifter, spåra utgifter och håll koll på din budget med lätthet!
Varför är det viktigt att hantera en projektbudget?
Eftersom din budget innehåller information om ditt projekt kan den användas för att vägleda och följa upp ditt team. God budgethantering kan hjälpa dig med följande:
- Kontroll av projektets omfattning: Alla projektledare på byråer har haft att göra med den där kunden som hela tiden ändrar sina förväntningar. Med aktiv budgethantering kan du se om dessa ändringar passar in i projektets ursprungliga omfattning eller om du behöver diskutera om förväntningarna.
- Projektkostnadskontroll: Genom att hålla koll på dina utgifter löpande kan du upptäcka överskridanden i tid, innan du hamnar i en situation där du inte har tillräckligt med pengar för att slutföra projektet. Kostnadsförändringar ligger ofta utanför din (eller ditt teams) kontroll, men hur du hanterar dem kan du kontrollera – om du upptäcker dem i tid.
- Följa upp framsteg: När projektbudgetens poster är kopplade till leveranser är det enkelt att se var du befinner dig i varje uppgift. Om du inte har spenderat pengarna på, till exempel, de typsnitt du behöver för webbsidan, vet du att designfasen inte är klar.
- Planera framtida projekt: Genom att följa utvecklingen av projektbudgeten kan du göra en mer tillförlitlig uppskattning för ditt nästa projekt. Du kan se var dina prognoser inte stämmer överens med verkligheten och förbättra dina prognosförmågor.
Hur man hanterar en projektbudget i 7 steg
Nu när du vet hur komplex projektbudgethantering är kanske du känner dig lite skrämd. Oroa dig inte! Med lite planering kan vem som helst bli duktig på att hantera projektbudgetar. Låt oss gå igenom hur man skapar och hanterar en budget steg för steg.
1. Skapa en steg-för-steg -plan för projektet
Du bör börja med en fullständig projektplan som utarbetas i samarbete med ditt projektteam och alla intressenter. Du har inte ens några siffror att utgå ifrån i det här skedet – och det är helt okej!
En bra projektbudget kräver att du känner till hela projektets omfattning och alla leveranser som ditt team kommer att ansvara för.
Kolla in dessa mallar för utgiftsrapporter!
💡 Proffstips: Tidslinjevyn i ClickUp ger dig en perfekt översikt som hjälper dig att planera din projektbudget.
Bara för att vi kallar detta en ”översikt” betyder det inte att den är ofullständig. Du måste dela upp varje delmål i stegvisa framsteg så att du kan se alla nödvändiga resurser.
Anta att ditt projekt är ett reklampaket för sociala medier. För att hantera projektbudgetar behöver du teammedlemmar som:
- Koncept för kampanjen
- Skriv och redigera texten
- Samla och köp stockbilder
- Genomför kampanjen
- Spåra och rapportera prestanda
Be dina teammedlemmar att kontrollera deluppgifterna för varje leverans. De skapar rutinmässigt sådana leveranser, så de vet allt som ingår i att skapa slutprodukten.
Bonus: Mallar för bokföring!
2. Lista alla nödvändiga resurser
Tid är pengar, och detsamma gäller resurser som frilansare, utbildning och forskning. Varje steg som ditt team tar kommer att kräva minst en av dessa saker.
Under varje deluppgift gör du en lista över alla resurser som behövs. Här är några vanliga projektresurser:
- Teammedlemmar: Hur många interna medarbetare kommer att arbeta med projektet och hur lång tid kommer det att ta? Behöver du också anlita frilansare?
- Utrustning och licenser: Behöver du tillgång till fysisk utrustning eller onlineverktyg? Kommer du att köpa dem direkt eller betala en licensavgift – och i det senare fallet, för hur lång tid?
- Utbildning: Vilka färdigheter behöver dina anställda lära sig som de inte redan har? Vilka resurser kommer de att använda för att lära sig dessa färdigheter, och hur lång tid kommer det att ta?
- Forskning: Behöver du köpa branschforskning eller pilotstudier för att ta reda på vad din målgrupp kommer att reagera på?
- Resor och representation: Planerar någon att flyga till en kund, bjuda på affärsluncher eller beställa en samåkningsbil för att utföra projektrelaterade uppgifter?
- Professionella tjänster: Kommer du att anlita konsulter eller andra experter för att vägleda ditt projekt?
Du kan ha andra utgifter, som inköp och IT, kopplade till din projektbudget, men listan ovan täcker de vanligaste resurserna som krävs för team som ditt.
💡 Proffstips: Gör en lista över alla resursbehov i samarbete med intressenterna på virtuella ClickUp-whiteboards.
Relaterat: Prislistmallar!
3. Tilldela en kostnad till varje resurs
När du har delat upp ditt projekt i alla resurser du behöver är det dags att räkna ut vad alla dessa resurser kommer att kosta.
Det finns fyra sätt att uppskatta en projektbudget. Läs metodbeskrivningarna nedan och välj en baserat på din byrås struktur och tillgängliga verktyg.
Process 1: Top-down-metoden
Om du redan har ett belopp som är avsatt för projektet är din uppgift att bestämma vad du kan uppnå med de pengarna. Tilldela ett visst belopp till varje delmål baserat på hur resurskrävande varje steg är. Därefter ska projektledarna fördela alla deluppgifter.
Budgetering med en top-down-strategi kan kräva att du minskar projektets omfattning och funderar på mer kostnadseffektiva sätt att uppnå dina mål.
Process 2: Bottom-up-metoden
Tilldela ett belopp i dollar till varje resurs som du listade i förra steget och summera sedan allt för att få den slutliga projektbudgeten. Du måste uppskatta arbetstimmar, frilansarvoders och verktygskostnader för att få ett korrekt belopp. Be ditt team (eller projektledarna) om hjälp om du är osäker på vad som är rimligt för en viss post.
💡 Proffstips: Prova arbetsbelastningsvyn för effektiv resursplanering och resursutnyttjande.
Process 3: Analog
Hitta ett tidigare projekt som liknar det du budgeterar för nu och använd de faktiska kostnaderna från det projektet som uppskattningar av vad du kommer att behöva för det här projektet. Denna metod fungerar endast om 1) dina tidigare projektkostnader inkluderade jämförelser mellan uppskattade och faktiska kostnader samt anteckningar om eventuella oförutsedda utgifter och 2) de två projekten är praktiskt taget identiska i omfattning.
Process 4: Trepunktsmetoden
Denna metod innebär att du ska göra tre olika budgetar och sedan beräkna genomsnittet av dem. Du behöver beräkna:
- En budget i bästa fall: Varje steg slutförs på kortast möjliga tid och alla nödvändiga resurser kan hittas till lägsta möjliga pris.
- En budget för värsta tänkbara scenario: Du hamnar efter i arbetet och måste betala övertidsersättning eller brådskande avgifter, du måste köpa dyrare utrustning och så vidare.
- En budget för det mest troliga scenariot: Man håller sig i stort sett till tidsplanen, även om vissa steg tar lite längre tid än planerat, och man får inte de lägsta priserna, men man betalar inte heller överdrivna avgifter.
Ta dessa tre siffror och beräkna genomsnittet för att få fram din totala budget. Överväg att ge en av siffrorna högre vikt än de andra, beroende på vilket scenario du tror är mest sannolikt.
Om du är osäker på vilken metod du ska använda för att uppskatta projektbudgeten, oroa dig inte! Du kan alltid kombinera dem. Du kan till exempel använda bottom-up-uppskattningar för att skapa din projektbudget för trepunktsmetoden.
Bonus: Mallar för budgetförslag!
4. Lägg till en reserv
Oförutsedda utgifter är den reservfond som finns till hands om du verkligen hamnar i det värsta tänkbara budgetscenariot. Det är en viktig del av din plan för kostnadsriskhantering.
Vanligtvis utgör din reservfond 5–10 % av din totala projektbudget. Du behöver kanske inte använda din reservfond så ofta, vilket är jättebra!
Men varje projektbudget bör ha dem, för säkerhets skull. Att hantera projektbudgetar blir lite mindre stressigt när du vet att du har backup!
Bonus: Mall för affärsmodellskanvas
5. Dokumentera din budget
När du har alla dina leveranser och siffrorna som hör till dem är det dags att skapa ett officiellt budgetdokument. Vi älskar att använda ClickUp för projektbudgetering (och vi har delat några användbara mallar nedan!).
💡 Proffstips: Clickup Docs hjälper dig att dokumentera din projektbudget på ett säkert och samarbetsinriktat sätt.
Om du inte använder ClickUp (ännu) rekommenderar vi att du använder ett gratis projektledningsprogram istället för ett kalkylblad. En bra app gör det enklare att organisera och uppdatera all information du behöver inkludera.
Och apropå det, ditt projektbudgetdokument bör innehålla:
- Varje leverans (och alla deluppgifter för varje leverans), tillsammans med slutliga leveransdatum och interna deadlines.
- Ange under varje deluppgift alla resurser som krävs och deras förväntade kostnad.
- När du förväntar dig att spendera pengar för varje resurs baserat på din projektplan.
- Ett utrymme för att lista faktiska kostnader och utgiftsdatum, så att du kan uppdatera din budget allteftersom projektet fortskrider.
- Vem ansvarar för varje enskild post: Vem samlar in resekvitton? Vem granskar frilansares fakturor?
När du har all information, lägg ihop de totala kostnaderna för varje leverans eller milstolpe för att beräkna din beräknade projektbudget.
Som ett sista steg kan du be dina teammedlemmar som arbetar med projektet att granska budgeten (igen) för att säkerställa att du inte har missat något. Det är betydligt bättre att upptäcka ett misstag i detta skede än mitt i projektbudgeteringsprocessen.
📮 ClickUp Insight: 78 % av våra undersökningsdeltagare gör detaljerade planer som en del av sin målsättningsprocess. Men överraskande nog följer 50 % inte upp dessa planer med särskilda verktyg. 👀
Med ClickUp kan du smidigt omvandla mål till genomförbara uppgifter, så att du kan uppnå dem steg för steg. Dessutom ger våra kodfria instrumentpaneler en tydlig visuell representation av dina framsteg, vilket ger dig mer kontroll och översikt över ditt arbete. För att ”hoppas på det bästa” är ingen tillförlitlig strategi.
💫 Verkliga resultat: ClickUp-användare säger att de kan ta på sig ~10 % mer arbete utan att bli utbrända.
6. Få din projektbudget godkänd
Du kan presentera din budget för en kund eller helt enkelt lämna in den till din chef eller andra intressenter. Anpassa din begäran efter målgruppen.
Se dock till att du inkluderar detaljer som visar hur din budget kommer att leda till önskade projektresultat – och hur en minskning av finansieringen kommer att kräva ändringar i projektets omfattning. Det arbete du har gjort i de tidigare stegen kommer att göra det enkelt för dig att motivera din begäran om projektbudget.
7. Övervaka (och justera) din budget
Din budget kan bara hjälpa dig att följa dina framsteg och kontrollera kostnader och omfattning om du håller den uppdaterad. Du behöver inte uppdatera din budget direkt efter varje inköp, men du bör avsätta tid för att lägga till utgifter och bedöma om du avviker för mycket från de beräknade kostnaderna.
Den optimala uppdateringsfrekvensen varierar beroende på längden på varje etapp och/eller tiden mellan varje leverans. En budget som inkluderar stora utgifter för annonsering på sociala medier kan behöva uppdateras varannan dag, medan en projektbudget för en webbplats på 200 sidor kan kontrolleras en gång i veckan eller varannan vecka.
💡 Proffstips: Med anpassade fält i ClickUp kan du snabbt identifiera avvikelser mellan projektutgifter och budget.
Om du upptäcker allvarliga avvikelser mellan din budgeterade och faktiska utgifter, gå över till åtgärdsläge. Ta först reda på vad som gick fel. Missade du en deluppgift som tog din frilansare en hel dag att slutföra? Rev kunden upp sin projektplan mitt i leveransen, så att du var tvungen att backa?
När du upptäcker ett fel, kontrollera om det har upprepats i andra etapper och leveranser. Kontrollera slutligen om din reservbudget täcker det oväntade överskottet. Om inte, kan du omfördela resurser eller hitta ett sätt att använda färre resurser för andra deluppgifter som ditt team ännu inte har påbörjat?
Eller behöver du diskutera andra alternativ?
Dessa diskussioner kan involvera dina chefer eller kunden, och de är inte roliga att ha. Men ju tidigare du har dem, desto större är chansen att du hittar en lösning som åtminstone fungerar för alla, även om den inte är idealisk.
Se till att alla ändringar registreras i projektbudgeten tillsammans med anteckningar så att du kan komma ihåg vad som gick fel och planera för en korrekt utgiftshantering i framtiden.
Kolla in dessa mallar för huvudbok!
7 mallar för hantering av projektbudgetar
Vid det här laget vet du att hantering av projektbudgetar är komplicerat – så varför inte göra livet enklare med en mall? Du sparar tid på all konfiguration och får tillgång till ClickUps utmärkta dashboards som hjälper dig att visualisera din projektbudgetering och dina framsteg.
Här är sju av våra favoritmallar för projektbudgetar i ClickUp som gör dig till en proffs på budgethantering på nolltid:
1. ClickUp-mall för projektöversikt
Eftersom budgetprocessen börjar med en fullständig projektplan, varför inte börja din process med ClickUps mall för projektplanering? Den har utrymme för dig att lägga till allt du behöver för planering inför budgeteringen:
- Projektets bakgrund
- Projektintroduktion
- Mål
- Begränsningar och antaganden
- Tidsplan
- Viktiga leveranser
- Budget och investeringar
Det här är inte den enda mall du behöver för att lyckas med en projektbudget, men det är den första mallen du bör använda under budgetprocessen.
Perfekt för: Att skapa en omfattande projektplan som du kan basera dina projektbudgetberäkningar på.
2. ClickUp-mall för projektresursmatris
Kostnadsberäkningar kräver matematik... mycket matematik. ClickUps mall för projektresursmatris guidar dig genom dessa beräkningar genom att visa var du ska placera siffrorna och beräkna de slutliga beloppen med formelfält.
Använd den för att uppskatta kostnaderna för alla typer av resurser (arbetskraft, utrustning, allmänna omkostnader, SaaS-verktyg och råvaror), så tveka inte att använda den även för de mest osannolika projekten. Denna mall innehåller följande vyer:
- Kom igång-guide
- Kanban-tavla
- Formulär för resursinmatning
- Resurslista
- Kostnadstabell
- Tidsplan
Dessa funktioner gör det enkelt att mata in kostnadsberäkningar, planera resurshanteringen för projektet och se var du bör befinna dig budgetmässigt vid varje tidpunkt i budgetplanen.
Idealisk för: Effektiv beräkning av alla resurskostnader för att förbereda projektbudgeten.
3. ClickUp-mall för budgeterad projektledning
ClickUps mall för budgeterad projektledning är utformad för att hjälpa dig att hålla dig inom budgeten och på rätt spår.
Med den här mallen kan du:
- Organisera uppgifterna i sekventiella faser
- Prioritera uppgifter utifrån budgetbegränsningar
- Följ framsteg och kostnader i realtid
Kategorisera och lägg till nio attribut, såsom återstående budget, projektbudget, projektfas, inom budget och anteckningar.
I projektets tidsplan kan du planera tidsplanen och milstolparna för projektet. I budgetvyn kan du hantera och spåra utgifter som är kopplade till projektet.
Perfekt för: Enkel hantering av projektbudgetar och lönsamhet.
4. ClickUp-mall för kostnadsanalys
Med ClickUps mall för kostnadsanalys kan du snabbt och noggrant bedöma kostnadernas inverkan på ett projekts framgång genom att spåra och analysera dem på ett och samma ställe.
Öppna sex olika vyer i olika ClickUp-konfigurationer, såsom kostnadsvariabler, nyttovariabler, kostnadsprofil för innevarande år, analys och startguide, så att du kan analysera med ett ögonkast.
Mallen ger projektledare ett effektivt sätt att spåra utgifter och identifiera områden med potentiella besparingar.
Idealisk för: Analysera projektkostnader för att identifiera möjligheter till effektivisering.
5. ClickUp-mall för projektförfrågan och godkännande
Om du vill ha ett mer avancerat och detaljerat verktyg än mallen för projektleveranser kan du använda ClickUps mall för projektförfrågan och godkännande.
- Det kommer med fördefinierade list-, Kanban- och Gantt-vyer så att du kan organisera din att göra-lista och se din tidsplan på ett ögonblick.
- Den försparade listan kräver bara att du lägger till detaljer, så du behöver inte bygga upp ditt projekt från grunden.
- Det finns sex anpassningsbara fält i ClickUp, inklusive budget, förbrukad budget och återstående budget.
Du kan ange förfallodatum och prioriteter, vilket kan hjälpa dig att justera budgeten om det blir nödvändigt.
Idealisk för: Spårning och hantering av alla projektförfrågningar och godkännanden.
6. ClickUp-mall för projektkostnadshantering
Om du har många projektbudgetar att hantera kan du använda ClickUps mall för projektkostnadshantering för att få en översikt över allt. Mallen har sex statusar (som täcker allt från nya projekt till budgetar under utveckling och slutförda projekt) och sex vyer:
- Projektlista
- Tabell över projektkostnader
- Godkännandeprocessen
- Kom igång-guide
- Kalender
- Formulär för begäran om projektkostnad
Det är den enda mall för projektbudgethantering som du behöver – och den kommer att göra dig otroligt organiserad.
Idealisk för: Uppföljning och visualisering av projektbudgetar för flera projekt.
7. ClickUp-mall för projektleveranser
Vid det här laget vet du hur viktigt det är att dela upp projektbudgeten efter leverans (och sedan efter deluppgift). ClickUps mall för projektleveranser innehåller anpassningsbara fält för budget, återstående budget och hittillsvarande utgifter.
Det erbjuder sex vyer – inklusive en Gantt-vy och en projektbudgetlista – samt automatisering som publicerar en kommentar när ett anpassat fält ändras av en teamledare eller projektledare.
Med andra ord är denna mall en färdig budgetverktyg för byråer. Att hantera projektbudgetar blir en barnlek med denna mall till din hjälp.
Idealisk för: Realtidsuppföljning av projektbudgetar efter leveranser.
Hantera projektbudgetar: bästa metoder för framgång
- Var realistisk: Använd data från tidigare projekt och insikter från teammedlemmarna för att skapa en realistisk och genomförbar budget. Skapa ett dokument (eller använd ClickUps mall för projektutvärdering ) för att hålla reda på dina insikter. Detta hjälper dig att uppskatta kostnaderna korrekt och anpassa dem efter projektets mål.
- Markera begränsningar: Definiera övergripande budgetgränser och specifika begränsningar för enskilda uppgifter för att säkerställa en effektiv resursanvändning.
- Håll kostnaderna transparenta: Dela upp projektet i mindre uppgifter och uppskatta kostnaderna för varje uppgift, inklusive arbetskraft, material och allmänna omkostnader. Denna transparens underlättar spårningen av potentiella besparingar eller överskridanden.
- Ha en reserv för oförutsedda utgifter: När du planerar projektet bör du avsätta 10–20 % av den totala budgeten för oförutsedda utgifter för att upprätthålla den finansiella stabiliteten.
- Övervaka och justera vid behov: Jämför regelbundet faktiska utgifter med budgeten för att tidigt upptäcka avvikelser. Uppdatera dessutom budgetprognoserna regelbundet för att återspegla förändringar i projektets omfattning eller oväntade kostnader, så att de stämmer överens med projektets framsteg.
- Överkommunicera: Håll en öppen kommunikation med intressenterna om budgetstatus, kommande utgifter och eventuella nödvändiga justeringar. Detta främjar transparens och hjälper till att hantera förväntningar. Håll regelbundna budgetgenomgångsmöten med dem för att validera antaganden och bekräfta uppskattningar.
- Definiera omfattningen väl: En väl definierad omfattning förhindrar att projektet växer sig för stort, vilket kan leda till budgetöverskridanden. Implementera också en formell process för ändringskontroll för att hantera eventuella modifieringar av projektets omfattning som kan påverka budgeten.
- Utnyttja teknik: Använd projektledningsprogramvara som ClickUp för att effektivisera uppföljningen och rapporteringen av budgetutgifter, vilket ökar noggrannheten och effektiviteten.
Genom att följa dessa bästa praxis kan projektledare hantera sina budgetar effektivt och säkerställa att projekten slutförs i tid och inom de ekonomiska ramarna, samtidigt som kvalitetsstandarderna upprätthålls.
Förenkla hanteringen av projektbudgetar med ClickUp
En framgångsrik budgethantering innebär ett framgångsrikt projekt... så ta dig tid att skapa en noggrann och genomtänkt process för projektbudgetering. Men det slutar inte där.
Framgång uppnås genom att hantera projektbudgetar under hela projektet för att säkerställa att det inte uppstår några större avvikelser. När det är mycket som händer kan detta ta upp värdefull tid. Det är därför projektledare förlitar sig på specialiserade verktyg som ClickUp.
Kombinera dina kunskaper med våra fantastiska verktyg till flera olika prisnivåer för att skapa budgetar som leder till framgångsrika projekt.
Kom igång med ClickUp redan idag!