Ed Naughton är ordförande och grundare av Institute of Project Management, tidigare vice ordförande för International Project Management Association (IPMA) och en internationellt respekterad expert inom området.
Besök PM World Library och International Project Management Association för att se hans publicerade verk.
Visste du att upp till 35 % av alla projekt misslyckas med att uppfylla affärsmålen för intressenternas tillfredsställelse?
Ett projekts framgång beror ofta på din inställning till riskhantering, främst hur du hanterar projektkostnadsrisken.
Av alla framgångsrika projekt är det endast 62 % som lyckas hålla sig inom budgeten. Att överskrida projektets planerade budget, även känt som kostnadsöverskridande, är en av de vanligaste riskerna.
För att undvika att detta händer bör varje projekt ha en riskhanteringsplan. Riskanalys och riskhantering är viktigt för att säkerställa att ditt projekt löper smidigt med så få överraskningar som möjligt.
Även om risker aldrig kan hanteras fullständigt är det viktigt att ha en ordentlig plan för hur de ska hanteras om du vill undvika att ditt projekt misslyckas.
Vad är kostnadsrisk i projektledning?
Kostnadsrisk är en av de vanligaste projektriskerna. Den kan uppstå till följd av dålig budgetplanering och felaktiga kostnadsberäkningar. Kostnadsrisk är risken att överskrida budgeten för ett projekt eller att inte leverera ett rimligt värde som uppväger kostnaderna. Dessutom kan du drabbas av högre kostnader på grund av interna eller externa faktorer. Men vad är det egentligen för faktorer?
Interna kostnadsrisker
Interna risker uppstår på grund av interna åtgärder inom företaget. Om man till exempel underskattar den arbetsinsats som krävs för ett projekt kan det leda till att tidsplanen förlängs, vilket ökar projektets kostnad. Ju längre projektet pågår, desto mer kostar det. Det är självklart! Det innebär också att denna risk inte bara är relaterad till tidsplanen utan också till prestanda och kvalitet.
Det positiva med interna risker är att du kan undvika dem med adekvat planering och projektledning. Å andra sidan ligger externa kostnadsrisker ofta utanför din kontroll.
Externa kostnadsrisker
Externa kostnadsrisker är risker som uppstår utanför verksamheten. Det kan handla om förändringar i regelverk eller branschstandarder, eller bankavgifter. Även om du inte kan kontrollera dessa frågor kan du mildra deras inverkan på ditt projekt.
Det största problemet med dessa risker är att du inte kan förutsäga sannolikheten för att de inträffar. Undergrupper av externa kostnadsrisker inkluderar ekonomiska, politiska och naturliga risker.
Varför är hantering av kostnadsrisker viktigt?
Det finns många olika orsaker till misslyckanden, men de flesta problemen är kopplade till dålig kostnadshantering. Enkelt uttryckt: om du inte lyckas hålla kostnaderna under kontroll, misslyckas ditt projekt. Med kostnadsriskhantering kan du förutse framtida utgifter. Denna budgetöversikt är mycket värdefull, eftersom den gör det möjligt för dig att fatta beslut som hjälper dig att undvika skulder.
Enligt PMI:s studie från 2021 håller sig 38 % av projekten inte inom den planerade budgetramen och 35 % av projekten misslyckas på grund av budgetöverskridningar.
Kostnadsriskhantering är en viktig del av projektledningen, eftersom projektets framgång eller misslyckande ofta beror på just detta.
Använd följande tips för att hantera projektkostnadsrisker bättre och öka dina chanser att lyckas.
10 effektiva tips för att hantera projektkostnadsrisker
Även om du kanske inte kan kontrollera alla risker som är förknippade med ditt projekt, bör du förbereda dig så mycket som möjligt, särskilt för de risker du kan kontrollera. Här är några saker att tänka på när du försöker hantera projektkostnadsrisker:
1. Var uppmärksam på områden där kostnaderna kan öka
Projektkostnader delas vanligtvis in i tre grundläggande grupper:
- Direkta kostnader* är de kostnader som direkt behövs för att genomföra ditt projekt. Det inkluderar arbetskraft, utrustning och material.
- Indirekta kostnader täcker de administrativa och operativa aspekterna av ett projekt, såsom kostnader för granskning av dokument, genomförande av utvärderingar eller anlitande av inspektörer för ett projekt.
- Allmänna omkostnader omfattar kostnader för aktiviteter som du inte direkt eller indirekt kan koppla till projektet. Väsentliga företagskostnader, såsom hyra och allmänna avgifter, juridiska kostnader, utbildning och försäkring, ingår också i dina allmänna omkostnader.
*Direkta kostnader är ofta källan till kostnadsrisker inom dessa kategorier. Därför är det viktigt att vara uppmärksam på kostnaderna för arbetskraft, utrustning och material för att minska risken för att kostnaderna skenar iväg.
2. Inkludera oförutsedda utgifter i projektbudgeten
En oförutsedd händelse är en framtida omständighet som du inte kan garantera kommer att inträffa eller inte. Du kan till exempel inte garantera att ditt projekt kommer att slutföras i tid, vilket ökar kostnaderna för arbetskraft och allmänna omkostnader.
Genom att inkludera oförutsedda utgifter i projektbudgeten minimerar du effekten av dessa händelser på ditt slutresultat. Dessutom hjälper det att avsätta en del av budgeten för att hantera oförutsedda kostnader.
Överväg att avsätta en ännu större del av din budget för projekt med ökade risker.
3. Skapa en noggrann riskhanteringsplan
Ett framgångsrikt projekt behöver en detaljerad färdplan. En färdplan ger en översikt över projektets tidsplan och mål. Som en del av din färdplan måste du identifiera möjliga risker.
Riskhanteringsplanering hjälper dig att identifiera, utvärdera och minska potentiella risker. Det kräver också att du definierar din risktolerans; du kan sätta gränser för den risknivå du är villig att ta.
Risktolerans gör det lättare att prioritera risker. Du kan bestämma vilka frågor som kräver omedelbar uppmärksamhet och vilka som kan leda till bättre beslutsfattande och lägre kostnader på lång sikt.
En riskhanteringsplan bör också innehålla en åtgärdsplan. Bestäm först hur du ska hantera specifika händelser, till exempel om du överskrider din arbetsbudget eller spenderar mer på material än beräknat.
4. Skapa ett projektriskregister för att spåra risker
Som en del av din riskhanteringsplan bör du skapa ett riskregister. Ett riskregister innehåller en lista över alla risker som du identifierar under projektutvärderingen. Det ger dig en mall för att förutse och lösa problem snabbt.
Inkludera olika fält för att logga varje risk. Beskriv till exempel risken, den förväntade påverkan på projektet och hur du planerar att hantera den om den inträffar. Du kan också tilldela någon ansvar för varje risk istället för att låta en enda teammedlem ansvara för att spåra riskerna.
Fortsätt att övervaka riskerna under varje fas av projektet. Håll koll på riskernas status så att du vet när du ska sätta igång din åtgärdsplan.
5. Bestäm sannolikheten och påverkan för varje risk
Ditt riskregister bör innehålla sannolikheten och konsekvenserna för varje risk. Sannolikheten för en specifik risk är sannolikheten att den kommer att inträffa någon gång under projektet.
Till exempel kan risken för förseningar på grund av brist på material från leverantörer öka vid problem i leveranskedjan. Du kan också möta en högre sannolikhet för förseningar när du hanterar brist på arbetskraft eller resurser.
Efter att ha analyserat sannolikheten för en händelse måste du överväga dess inverkan. Tänk på hur händelsen kan störa dina planer och tvinga dig att avbryta annat arbete eller fördröja en fas i projektet.
Du kan också betygsätta sannolikheten och effekten av varje händelse på en numerisk skala från ett till fem eller ett till tio. Betygen hjälper dig att prioritera dina resurser när du hanterar risker.
Bonus: Använd RAID-mallar för att hantera risker!
6. Skissa upp arbetsfördelningsstruktur en ( WBS )
Kostnadsberäkning är processen att prognostisera kostnaden för projektet för att uppnå specifika mål. Kostnadsberäkningen bör ta hänsyn till alla element som behövs för projektet, inklusive arbetskraft och material.
En arbetsfördelningsstruktur (WBS) hjälper dig att skapa en mer exakt kostnadsberäkning. Det kräver att du delar upp ditt projekt i mindre, mer hanterbara uppgifter.
En WBS är också ett vanligt verktyg för leveransbaserade projekt. Du kan dela upp projektet i mindre arbetspaket (WP). Varje WP bör ha sina egna kostnader, risker och tilldelade teammedlemmar. Ett arbetspaket gör det lättare att upptäcka kostnadsöverskridanden i en specifik uppgift innan det börjar påverka andra delar av projektet.
7. Mät prestanda med Earned Value Management (EVM)
Earned value management (EVM) hjälper dig att mäta resultatet för varje uppgift eller arbetspaket. Det innebär att man utvärderar det aktuella resultatet mot det planerade resultatet.
Denna teknik kan hjälpa dig att hantera och kontrollera ditt projekt, men du kan inte förlita dig enbart på EVM eftersom det kan förändras snabbt.
Om du mäter alla dina risker med EVM kan du täcka effekterna av en eller flera risker som uppstår med reservbudgeten.
Intjänat värde är den del av budgeten som du har tjänat in baserat på den mängd arbete som har utförts.
Låt oss ta ett exempel: projektbudgeten är 20 000 dollar med en tidsram på sex månader. Efter tre månader har du slutfört 50 % av arbetet. Det aktuella intjänade värdet är 10 000 dollar. I detta skede av projektet borde du ha spenderat ungefär hälften av budgeten.
När de faktiska kostnaderna börjar överskrida det intjänade värdet måste du stanna upp och utvärdera orsaken till kostnadsöverskridandet.
8. Jämför leverantörer och underleverantörer för projektet
Att hitta rätt leverantörer och underleverantörer till projektet kan bidra till att minska projektkostnadsriskerna. Förseningar och ökade kostnader från leverantörer och underleverantörer kan påverka projektkostnaden på flera sätt.
När du jämför leverantörer och underleverantörer bör du inte bara titta på priset. Du måste också se till att dina partners är pålitliga och kan leverera varor eller tjänster i tid.
Om en leverantör till exempel inte kan fullfölja en order kan du behöva använda annan utrustning, andra material eller annan programvara för att slutföra en uppgift. Dessa förändringar kan öka dina kostnader och påverka tidsplanen.
9. Undvik att utöka projektets omfattning
Att ändra projektets omfattning leder ofta till ökade kostnader. Kunder och intressenter kan föreslå ändringar i projektet när som helst. Vissa ändringar kan dock leda till drastiska ökningar av kostnaderna eller tidsplanen för slutförandet.
Projektledare måste veta vilka förändringar som är för svåra att genomföra utan ytterligare medel. Att hålla sig till projektets planerade omfattning hjälper till att hålla budgeten och tidsplanen på rätt spår.
Lär dig mer om projektlednings triangeln och se hur kostnader, omfattning och tid påverkar ett projekts kvalitet.
Kolla in dessa mallar för budgetförslag!
10. Använd projektledningsprogramvara för att övervaka kostnaderna
Sluta aldrig att leta efter oväntade kostnader. Övervaka istället ofta dina framsteg med hjälp av de bästa verktygen som finns tillgängliga, till exempel projektledningsprogramvara.
Projektledningsplattformar, såsom ClickUp, erbjuder en anpassningsbar lösning för att spåra alla delar av ditt projekt. Om du till exempel känner dig överväldigad av projektriskhantering kan ClickUps budgetmall vara praktisk för att spåra din projektbudget och hjälpa dig att hålla ett öga på kostnadsrisker. Dessutom kan du enkelt hantera arbetsflöden, sätta upp mål och visa statistik i realtid med ClickUps visuella instrumentpanel.
Detta är bara några av fördelarna med projektledningsprogramvara. Du kan också spara tid, förbättra kommunikationen och mycket mer.
Håll projektkostnaderna under kontroll
Kostnadsriskhantering är avgörande för att ditt nästa projekt ska bli framgångsrikt. Var noga med att uppmärksamma alla relaterade kostnader under varje fas av projektet.
Du har störst kontroll över direkta kostnader, inklusive kostnader för utrustning, material och arbetskraft. För att bättre förbereda dig för riskhändelser och få större kontroll över projektkostnadsrisker bör du överväga att använda projektledningsprogramvara.
En effektiv projektledningslösning som ClickUp kan förhindra överplanering och minska andra riskfaktorer som är förknippade med kostnadsökningar. Använd den för att hålla ordning, hantera dina budgetar, få rapporter i realtid, kommunicera med ditt team och mycket mer.