Projektledningstriangeln – balansera omfattning, tid och kostnad

Kundernas förväntningar, den oförutsägbara naturen hos moderna arbetsmiljöer och begränsade resurser gör det utmanande att hantera kunder, ditt team och projekt.

Projektledare har alltså blivit en viktig del av nästan alla företag, oavsett storlek eller bransch, för att hantera projekt och underlätta kommunikationen mellan kunder och team.

I den här artikeln går vi igenom vad projektledningstriangeln är, hur den fungerar, varför den fungerar och hur du kan använda projektledningsverktyg för att implementera triangeln i din roll som projektledare.

Vad är projektledningstriangeln och hur fungerar den?

Efter årtionden av dedikerad forskning om bästa praxis inom projektledning har en av de grundläggande pelarna i arbetet kommit att kallas projektledningstriangeln (PMT).

PMT, även känt som den gyllene triangeln, järntriangeln och triangeln med tre begränsningar, är projektledarens hemliga vapen eftersom det ger ett visuellt hjälpmedel och ett konceptuellt och praktiskt ramverk för framgångsrik hantering.

Projektledningstriangeln har funnits sedan 1950-talet och fortsätter att utvecklas. Idag finns det en brittisk version, en amerikansk version (den senare är vår fokus) samt något som kallas Agile Triangle, som har omarbetats speciellt för Agile-team. Trots detta, 70 år senare, är de grundläggande principerna för Iron Triangle fortfarande lika effektiva idag som de var när de först introducerades.

Nu ska vi titta på hur den fungerar.

Projektledningens gyllene triangel är ett visuellt hjälpmedel med en triangel vars tre sidor representerar de tre viktigaste begränsningarna som påverkar den övergripande kvaliteten på ett projekts slutprodukt (representerad av det plana utrymmet i mitten av triangeln).

Här är de tre elementen i en projekttriangel:

Det är projektledarens uppgift att hantera dessa tre faktorer, eftersom de påverkar projektteamet, kvaliteten på slutprodukten och i slutändan projektets framgång.

PMT fungerar eftersom den visar hur dessa tre faktorer hänger ihop på ett enkelt sätt, vilket gör den idealisk för kommunikation med kunder. Varje projekt fastställs med en projektbudget (kostnad), en deadline (kostnad) och ett slutmål av varierande storlek, omfattning och komplexitet ( projektets omfattning ).

Denna triangel representerar också den balans som måste upprätthållas mellan de tre begränsningarna. Med andra ord, om en variabel förändras måste justeringar göras av de andra två för att återställa balansen.

Om till exempel en deadline förlängs och den tillgängliga tiden minskar, måste kostnaderna ökas eller omfattningen minskas för att säkerställa att den nya deadlinen hålls och att produktens kvalitet bibehålls.

De tre begränsningarna i projektledningstriangeln

PMT kallas också järntriangeln eftersom de tre olika sidorna (tid, projektkostnad, omfattning) kan ses som motverkande krafter.

Med andra ord kommer PMT:s punkter naturligt att dras ifrån varandra. Om till exempel omfattningen förändras eller kostnaderna börjar stiga kommer triangeln att bli oproportionerlig och brytas, och kvaliteten i den kommer att gå förlorad.

För att projektet ska genomföras framgångsrikt måste projektledaren noggrant förhandla fram relationen mellan de tre begränsningarna för att upprätthålla en stark, stabil triangel. Det finns dock vissa typer av relationer mellan vissa begränsningar som inte kan ändras:

Det är viktigt att känna till skillnaden mellan de två.

Förhållandet mellan omfattning och både kostnad och tid är direkt proportionellt. Om du ökar omfattningen av ett projekt måste även kostnaden och/eller tiden öka. På samma sätt, om du beslutar att minska omfattningen av ett projekt, finns det utrymme för en parallell minskning av kostnaden och/eller tiden.

Förhållandet mellan kostnad och tid är dock omvänt proportionellt. Dessa två begränsningar måste balanseras genom att flytta dem i motsatta riktningar.

Om du till exempel minskar projektets budget måste du skjuta upp (förlänga) deadline. På samma sätt måste kostnaderna ökas för att möta de nya kraven om du plötsligt skulle hamna i tidsbrist.

Låt oss bryta ner varje begränsning lite mer.

1. Tid

De tidsbegränsningar som gäller för ett projekt är ofta några av de svåraste att kontrollera och kan till och med ligga utanför din kontroll redan från början. Tid, i projekttriangeln, avser nästan alltid i första hand den deadline som fastställts av kunden. Det är det datum då de vill ha de färdiga projektleveranserna i sina händer.

Det finns dock många andra faktorer som också påverkar tidsbegränsningen och som projektledaren måste vara medveten om.

Time innehåller även följande:

Faktorer som leveranstid för resurser och material påverkar din hantering av den första begränsningen i järntriangeln.

Även om den fastställda tidsfristen förblir oförändrad, kommer förseningar eller störningar i andra delar inom tidsramen att kräva justeringar av antingen kostnaden eller omfattningen för att återställa balansen i projektet och säkerställa dess framgång.

Här är en kort översikt över några av de vanligaste händelserna som kan påverka tidsbegränsningen för ett projekt:

Även om PMT kräver att projektledare balanserar de tre begränsningarna för att fungera framgångsrikt, är det också viktigt att komma ihåg att det finns saker du kan göra proaktivt för att minimera tidsstörningar och hantera tiden bättre. Dessa inkluderar:

2. Kostnad

Nästan alla projekt har en fastställd budget när arbetet påbörjas. Som projektledare är du ofta ansvarig för att fastställa denna budget utifrån dina uppskattade kostnader relaterade till en rad olika faktorer, inklusive råvaror, lokaler, lager, utrustning, verktyg och personal.

En bra budget är både realistisk och tar hänsyn till kundens plånbok, medan en dålig budget inte håller reda på sina finansiella KPI:er och överskrids vid de första förändringarna i tid och/eller omfattning.

Det är dock inte alltid du som projektledare som föreslår budgeten. Ofta är det kunden som fastställer budgeten.

Till exempel kan en kund som vänder sig till en bilverkstad för att renovera sin pappas gamla bil bara vara villig att spendera 20 000 dollar. Det är då upp till verkstadens projektledare att anpassa projektets omfattning och deadline för att möta kundens budgetkrav.

Om kunden i detta scenario också fastställer en deadline (och låt oss säga att den deadlinen är snäv), måste projektledaren göra stora inskränkningar i den totala omfattningen av ombyggnaden för att skapa en balans mellan tid och kostnad.

Tyvärr finns det andra faktorer som kan påverka kostnaden och projektets framgång. Här är en lista över vanliga faktorer som påverkar projektets kostnadsbegränsningar negativt:

Här är några saker du som projektledare kan göra för att hantera kostnaderna bättre:

Använd dessa mallar för budgetförslag!

3. Omfattning

Omfattning avser projektets totala storlek. Det är den begränsning som är svårast att definiera, men kan kanske helt enkelt ses som kundens slutliga vision.

Många olika faktorer påverkar ett projekts omfattning eller storlek. Dessa inkluderar följande:

I grund och botten gäller att ju mer komplex och omfattande ett projekt är (till exempel uppskjutningen av en ny satellit i rymden), desto större är dess omfattning och desto mer tid och resurser måste avsättas för att upprätthålla balansen i projekttriangeln.

Däremot gäller att ju enklare och mer okomplicerat ett projekt är (till exempel att bygga en modell av en satellit för en film som utspelar sig i rymden), desto mindre är dess omfattning och desto mindre tid och resurser krävs för att projektet ska bli framgångsrikt.

Ofta är omfattningen den variabel som kan justeras mest flexibelt för att ta hänsyn till oförutsedda och oundvikliga förändringar som görs av kunden eller en tredje part.

Projektledningstriangelns omfattningsbegränsning kan påverkas av många faktorer, bland annat:

Några av de metoder du kan använda som projektledare för att upprätthålla projektets omfattning är:

Fördelarna med att använda en projektledningstriangel

Projektledningstriangeln är inte bara ett sätt att tänka på planering och hantering av projekt, utan ett verifierbart användbart verktyg som kan göra dig till en mer framgångsrik projektledare.

Det fina med projekttriangeln är att den erbjuder flexibilitet, bland andra fördelar, inklusive:

1. Kommunikation med kunden

Kunderna kanske kommer till dig med en tydlig vision i huvudet, men det betyder inte nödvändigtvis att de är medvetna om alla komplexa aspekter, såsom din leveranskedja eller specialiserade utbildningskrav. Du kan använda projektledningstriangeln som ett tydligt och koncist visuellt hjälpmedel för att underlätta kundens introduktion och för att bättre förstå samspelet mellan budget, omfattning och deadline.

2. Förändringshantering

En projekttriangel gör det möjligt för dig att se och effektivt agera på eventuella förändringar i någon av dina tre projektbegränsningar. Genom att använda PMT i projektledning kan du skapa omfattande förändringshanteringsplaner som säkerställer att ditt team är förberett och motståndskraftigt mot förändringar.

3. Klargörande av prioriteringar

Genom att vara medveten om dragkampen mellan de tre begränsningarna kostnad, tid och omfattning kan du snabbt fastställa de viktigaste prioriteringarna för ett visst projekt. På så sätt kan du omedelbart identifiera dina KPI:er eller milstolpar, vilket hjälper dig att tydligt förstå vad du och varje teammedlem måste uppnå för att upprätthålla slutproduktens kvalitet och säkerställa projektets framgång.

4. Riskminskning

Projektledningstriangeln minskar den totala risken för att projektet misslyckas. Genom att hantera kundernas förväntningar, se till att oväntade förändringar av de centrala begränsningarna lätt kan hanteras och fastställa tydliga prioriteringar för projektets omfattning med hjälp av en PMT kan projektledare bättre kontrollera projektet och göra nödvändiga justeringar.

Vad är en agil triangel?

Agila team och yrkesverksamma har utvecklat sin egen version av projektledningstriangeln, som liknar den i utformning och funktion, och kallar den agil triangel.

Motivet bakom skapandet av den agila triangeln var att skapa större flexibilitet. Den traditionella projektledningstriangeln var för rigid och kunde vara känslig för förändringar inom de tre begränsningarna.

I den agila triangeln har de tre sidorna (eller punkterna) istället beteckningarna: Värde, Kvalitet och Begränsningar. Observera att hela projektledningstriangeln här har begränsats till endast en sida eller ett hörn av den agila triangeln.

Fördelen med den agila triangeln är att den lägger större vikt vid projektets kvalitet och värdet av projektets slutprodukt för kunden. Begränsningarna, även om det fortfarande finns tre stycken, blir en enda faktor i den övergripande hanteringen av ett projekt.

Om ett team till exempel utvecklar en app med hjälp av den agila triangeln för projektledning och kunden vill öka antalet funktioner som slutanvändaren kan utföra med appen (dvs. öka värdet), måste projektledaren sänka appens totala kvalitet och/eller öka vissa eller alla begränsningar (mer pengar, mer tid, större omfattning).

Implementera projektledningstriangeln

Nu har du kommit så här långt. Men att känna till teorin bakom projektledningstriangeln och att kunna omsätta den teorin i praktiken är två olika saker.

Det kan ta flera år att bemästra PMT och alla dess fördelar, och det är något som många studerar på universitet eller högskola för att ta examen i ekonomi, management, entreprenörskap och finans.

I det här avsnittet diskuterar vi hur du kan tillämpa dina nyförvärvade teoretiska kunskaper i den verkliga världen av affärer och projektledning. Först är det dock värt att nämna att du inte behöver göra det ensam. Idag har både projektledare och kunder tillgång till några riktigt imponerande och användbara digitala affärsverktyg online.

En av de mest populära programvarorna för digital projektledning är ClickUp, som erbjuder användarna olika funktioner som är viktiga för effektiv balansering av begränsningar, förändringshantering och teamorganisation.

Projektledare kan använda ClickUp som hjälpmedel för att planera, hantera och följa upp sina projekt. Eftersom hela plattformen är anpassningsbar kan teamen konfigurera den efter sina arbetsflödespreferenser, oavsett om det handlar om en traditionell eller agil projektledningsmetod eller något annat.

Här är några av de mest anmärkningsvärda funktionerna som ClickUp erbjuder:

Låt oss ta en titt på hur ClickUp kan hjälpa dig att implementera lärdomarna från projektledningstriangeln i en rad olika scenarier.

1. Kostnadshantering

I alla projekt förbrukas en stor del av den initiala budgeten snabbt på grund av ineffektivitet. Oavsett om det handlar om att lägga för mycket tid på uppgifter med låg prioritet eller att effektivt fördela resurser och minska kostnaderna genom att effektivisera teamets aktiviteter, är kostnadshantering nyckeln till att upprätthålla en balanserad projekttriangel.

ClickUps resurshanteringsfunktioner är särskilt utformade för att öka effektiviteten hos team av alla storlekar, särskilt de som arbetar på distans. De erbjuder funktioner som hjälper dig att visualisera resurser på ett ögonblick, förbättra teamets kommunikation och samarbete samt spåra framsteg.

2. Tidshantering

Du kan inte alltid ändra en fastställd deadline eller påskynda processer som hanteras av tredje part, till exempel materialleveranser. Vissa saker ligger helt enkelt utanför din kontroll. Därför är det viktigt att du som projektledare noggrant hanterar din tid, projektets övergripande tidsplan och ditt teams tid.

ClickUp erbjuder två unika funktioner som gör det möjligt för projektledare att utmärka sig inom tidshantering. Du och ditt team kan använda ClickUps globala tidsspårare, som fungerar både aktivt och retroaktivt. Deras tidsspårare är tillgänglig på alla enheter, inklusive smartphones, vilket innebär att ditt team kan hålla koll på sitt arbete oavsett var de befinner sig, vilket maximerar deras effektivitet och minimerar störningar i projektets tidsplan.

Dessutom kan du använda deras mallar för medarbetarnas arbetsbelastning för att hantera teamets tid, fördela resurser och omvärdera varje teammedlems kapacitet att ta sig an nya uppgifter på veckobasis. Genom att övervaka teamets arbetsbelastning kan du tilldela nya eller mer komplexa uppgifter till teammedlemmar eller bedöma vilka som halkar efter eller är överbelastade med uppgifter.

Bonus: Mallar för kapacitetsplanering

3. Omfattningshantering

Slutligen, för att bli en framgångsrik projektledare måste du kunna förhandla fram en balans mellan kostnad och tid genom att också manipulera och hantera projektets totala omfattning. Det kan innebära att utvidga omfattningen om du har mer tid och pengar än du tidigare trodde, eller att minska omfattningen inom vissa viktiga områden om du har ont om resurser eller om deadline närmar sig.

ClickUp är till stor hjälp vid omfattningshantering med hjälp av ClickUp Scope of Work Template. Du kan använda denna resurs som vägledning när du samlar in och dokumenterar projektets omfattning, leveranser, milstolpar och mycket mer.

Dessutom kan du använda ClickUps mall för arbetsomfattningsuppdelning för att på ett överskådligt sätt dela upp makroversionen av projektets leverabler i mikrouppgifter och milstolpar och följa teamets framsteg med varje uppgift efterhand.

Bonus: Programvara för arbetsfördelningsstruktur ( WBS )

Börja använda projekttriangeln och ClickUp för att hantera dina projekt

Utan en effektiv projektledare kommer även de enklaste projekten att misslyckas. Misslyckande mäts utifrån i vilken utsträckning ett projekt har uppfyllt eller inte uppfyllt sin budget, tidsram och omfattning. Intressant nog har större företag och koncerner dedikerade projektledare med den titeln, men i själva verket har alla företag en projektledare.

Även om det lilla, oberoende kaféet på hörnet av din gata bara har tre anställda, kommer en av dem att fungera som projektledare, förmodligen utan att ens vara medveten om det.

Eftersom alla företag behöver en projektledare (och en bra sådan) är det av största vikt att varje projektledare har tillgång till rätt verktyg för jobbet. Projektledningstriangeln i kombination med ledningsprogramvara som ClickUp är en vinnande kombination. 🤝

Gästskribent:

Veselin Mladenov är innehållsansvarig på ThriveMyWay.

Han har mer än 10 års erfarenhet av marknadsföring och försäljning inom företag och bestämde sig för att följa sin passion för digital marknadsföring och innehållsskapande.