För att ett företag ska lyckas måste det utvecklas i takt med tiden. Det kan innebära organisatoriska förändringar, förändringar i affärsprocesser eller digital transformation. Oavsett typ av förändring är effektiv förändringshantering avgörande för framgång.
Förändringshantering innebär att en organisation måste besluta om en plan och sedan genomföra den, vilket leder till någon form av omvandling.
Regelbunden projektledning kan visserligen ta hand om att införa system, processer och nya programvarulösningar, men det är bara en del av ekvationen.
För att förändringshanteringen ska bli riktigt framgångsrik måste du också få med dig alla intressenter, inklusive hela projektledningsstrukturen, och hantera medarbetarnas engagemang under hela processen. Utan det engagemanget riskerar du att hamna tillbaka där du började. ?
Att effektivt hantera ditt team, dina resurser och processen behöver dock inte innebära att du måste uppfinna hjulet på nytt. De ursprungliga förändringshanteringsmodellerna har nu utvecklats till anpassningsbar programvara för förändringshantering som kan hjälpa dig att effektivisera förändringshanteringsprocessen och spara tid, arbete och pengar.
Så hur vet du vilket förändringshanteringssystem du ska välja? Det perfekta systemet för dig beror på dina specifika omständigheter, men det finns några viktiga funktioner att ta hänsyn till.
Vad är programvara för förändringshantering?
Programvara för förändringshantering är ett specialiserat verktyg eller system som hjälper organisationer att effektivt hantera och navigera förändringar inom sina processer, system eller tekniker. Den hjälper till att effektivisera förändringshanteringsprocessen, säkerställa smidiga övergångar och minimera störningar. Denna programvara innehåller vanligtvis funktioner som spårning av förändringsförfrågningar, planering, implementering och utvärdering av förändringar.
Vad ska du leta efter i programvara för förändringshantering?
Verktyg för förändringshantering hjälper till att skapa struktur i förändringsprocessen. Oavsett om du är ute efter förändringshantering för organisationen eller IT-avdelningen behöver du en kombination av några eller alla dessa viktiga funktioner i din programvara för förändringshantering:
- Ett intuitivt användargränssnitt (UI) som inte tar lång tid att lära sig, vilket i sin tur ökar användningen.
- Sömlös integration med andra relaterade verktyg, såsom programvara för kundrelationshantering (CRM) och samarbetskanaler.
- Ett verktyg för processkartläggning som ger dig en tydlig bild av var du befinner dig just nu, vart du är på väg och varför, samt alla steg du behöver ta för att nå dit.
- En struktur som klargör roller och ansvar för alla intressenter, inklusive projektledare, projektsponsorer, förändringskontroll- eller förändringsrådgivningskommittén och slutanvändare.
- En tidsplan som visar uppgifter, viktiga milstolpar och eventuella beroenden som kan orsaka flaskhalsar, särskilt om du arbetar med tvärfunktionella team (Hjälpsamt tips: En teamstadga – ett dokument som tydligt anger mål, roller och ansvar samt förväntningar – kan fungera bra för att säkerställa att alla teammedlemmar är på samma sida).
- En tydlig kommunikationsstrategi som beskriver viktiga budskap och hur de ska förmedlas.
- En utbildnings- och utvecklingsplan för att säkerställa att alla har den kunskap och de färdigheter som krävs för att hantera förändringen.
- En riskbedömnings- och hanteringsplan för att belysa eventuella risker och strategier för att hantera dem.
- Tydliga mätvärden för att mäta framgången för förändringshanteringsinitiativet, till exempel nyckeltal (KPI) eller mål och nyckelresultat (OKR), samt en plan för att samla in den feedback som behövs för att mäta effektiviteten hos dina teammedlemmar.
Kolla in dessa mallar för teamstadgar!
De 10 bästa programvarorna för förändringshantering
När du väljer den bästa lösningen för förändringshantering för ditt företag bör du ta hänsyn till vilken typ av förändring du vill genomföra, om den endast är intern eller även berör kunderna, och vilken typ av rapportering du behöver tillhandahålla till dina intressenter. ?
Var och en av dessa programvaror för förändringshantering har specifika funktioner som kan vara användbara för ditt förändringshanteringsinitiativ.
1. ClickUp
ClickUp är en allt-i-ett-lösning och ett projektledningsverktyg som stöder alla aspekter av din verksamhet, från företagsledning till förändringshantering och mycket mer. ClickUp kan vara en värdefull tillgång inom förändringshantering genom att tillhandahålla en centraliserad plattform för att organisera och spåra alla förändringsrelaterade uppgifter.
Funktioner som målsättning, tidrapportering, uppgiftsfördelning och samarbetsverktyg bidrar till en smidig övergång. Och med ClickUps rapporteringsfunktioner kan du övervaka framstegen och justera strategierna efter behov, vilket underlättar en mer effektiv förändringsprocess.
Med vår programvara för förändringshantering – inklusive användarvänliga mallar som hjälper dig att planera, följa upp och genomföra ditt projekt – har det aldrig varit enklare att hantera förändringar. ?
ClickUps bästa funktioner:
- Erbjuder en förändringshanteringsplan med tidsuppföljning av arbetsflöden, statusar och fyra olika visningstyper som hjälper dig att komma igång med din förändringsplanering.
- Använd ClickUp Mind Maps för att tydligt visualisera hur allt fungerar tillsammans.
- Välj mellan 10 olika mallar för förändringshantering, inklusive checklistor och Gantt-diagram för olika användningsscenarier, såsom IT-tjänstehantering (ITSM), SaaS-projekt och planer för hemarbete.
- Skapa förändringshanteringsprocesser som guidar dig genom dina åtgärdssteg och underlättar uppgiftshanteringen under projektets hela livscykel.
- Identifiera enkelt prioriteringar och eventuella beroenden som kan behöva åtgärdas.
- Hantera ditt IT-team och din IT-infrastruktur så att du alltid kan driva projektet framåt.
- Skapa en överskådlig instrumentpanel så att du snabbt kan se vad som händer med alla aspekter av projektet.
- Samarbeta enkelt med ditt team med hjälp av chatt i realtid, tilldelade kommentarer och dokumenterade processer.
Begränsningar för ClickUp:
- Med alla de funktioner som finns tillgängliga krävs det en viss inlärningskurva för att lära sig dem alla.
- Systemets svarstid kan ibland vara lite långsam.
Priser för ClickUp:
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 5 $/månad per användare
- Företag: 12 USD/månad per användare
- Business Plus: 19 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner av ClickUp:
- G2: 4,7/5 (över 8000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 700 recensioner)
2. Freshservice
Freshservices programvara för förändringshantering är en del av den större Freshworks-plattformen. Den är avsedd för IT-tjänstehantering och förändringar inom IT-verksamheten. ?️
Freshservices bästa funktioner:
- Använd data från din servicedesk för att informera om nödvändiga förändringar.
- Skapa mallar för nya projekt utifrån befintliga ärenden eller problem, eller börja från scratch.
- Använd Workflow Automator för att skapa ett projekt eller en uppgift när vissa villkor uppfylls.
- Välj om du vill använda en vattenfallsmodell, en agil modell eller en hybridmodell.
- Flera visningsalternativ hjälper dig att enkelt visualisera varje steg i ditt förändringshanteringsprojekt.
- Anpassa dina rapporter så att du får den information du behöver för att fatta bra beslut.
Begränsningar i Freshservice:
- Vissa användare tycker att användargränssnittet är lite föråldrat och kunde förbättras.
- Begränsningarna i rapporteringsfunktionen kan vara frustrerande.
Priser för Freshservice:
- Gratis provperiod: I 21 dagar
- Startpaket: 15 USD/månad per agent
- Tillväxt: 40 USD/månad per agent
- Pro: 80 $/månad per agent
- Företag: 105 USD/månad per agent
Betyg och recensioner av Freshservice:
- G2: 4,6/5 (över 900 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 500 recensioner)
3. Whatfix
Whatfix är en digital adoptionsplattform (DAP) som hjälper ditt team att ta till sig ny teknik och utbildar dem i hur den ska användas. ?
Whatfix bästa funktioner:
- Snabbare introduktion för kunder och anställda eftersom användarna snabbt lär sig det nya systemet genom tips, produktpresentationer, popup-fönster, självhjälpsmenyer och genomgångar.
- Använder befintliga arbetsflöden för att förbättra kunskapen och utveckla expertisen.
- Uppmuntrar självhjälp när användare stöter på problem, vilket minskar belastningen på din IT-helpdesk.
- Ingen kodning krävs för att skapa innehåll som interaktiva guider, så vem som helst kan använda systemet.
- Kompatibel med många olika webbläsare
- Detta förändringshanteringsverktyg erbjuder tillgänglig teknik för att tillgodose behoven hos personer med funktionsnedsättningar.
Whatfix begränsningar:
- CRM-integrationen är ännu inte perfekt och behöver förbättras.
- Vissa användare föredrar lite mer flexibilitet i hur uppgifterna slutförs.
Whatfix-priser:
- Gratis provperiod
- Web–Standard, Premium eller Pro: Kontakta oss för prisuppgifter
- Desktop–Premium: Kontakta oss för prisuppgifter
- Mobil – Standard eller Pro: Kontakta oss för prisuppgifter
- Enterprise – Standard eller Premium: Kontakta oss för prisuppgifter
Whatfix-betyg och recensioner:
- G2: 4,6/5 (över 250 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 70 recensioner)
4. Gensuite
Programvaran Gensuite Management of Change (MOC) är en del av det bredare Benchmark Gensuite, en molnbaserad lösning som syftar till att effektivisera affärsprocesser och förbättra engagemang, ansvarstagande och beslutsfattande.
Gensuites bästa funktioner:
- Utvecklad för att bättre hantera förändringar i processer, utrustning och anläggningar.
- Logga, spåra och utvärdera ändringsförfrågningar
- Den tar hänsyn till säkerhets-, funktions- och efterlevnadsrisker.
- Underlättar granskning och godkännande av föreslagna förändringar.
- Hjälper dig att hantera genomförande och uppföljning, och håller ditt team informerat under hela processen.
Begränsningar för Gensuite:
- Vissa användare har rapporterat att systemet inte är tillräckligt flexibelt och att de skulle vilja kunna anpassa det mer.
- Inlärningskurvan kan vara brant, särskilt när det gäller att förstå hur de olika modulerna interagerar.
Priser för Gensuite:
- Alla planer: Kontakta oss för prisuppgifter
Gensuite (inte specifikt för MOC-programvaran) betyg och recensioner:
- G2: 4,2/5 (11+ recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 70 recensioner)
5. WalkMe
WalkMe:s verktyg för förändringshantering är utformade för att hantera förändringar för både dina kunder och ditt team, och guidar användarna genom arbetsflödena i verksamheten. ?
WalkMes bästa funktioner:
- Underlättar introduktionen med en introduktionslista som kan följas i egen takt.
- Det hjälper användarna att nå sina mål genom att uppmuntra önskat beteende med hjälp av insikter om digitalt beteende och anpassade skrivbordsmeddelanden.
- Minskar antalet supportärenden från kunder och anställda, vilket förbättrar kundnöjdheten och sparar tid för din helpdesk.
- Erbjuder onboarding för en rad olika programvaror, inklusive Salesforce, Talentsoft, Workday och Jira.
WalkMe-begränsningar:
- Om din verksamhet är ganska komplex kan det ta lite tid att lära sig systemet och ställa in det efter dina behov.
- Deras kundsupport kan vara långsam med att svara på frågor.
WalkMe-priser:
- Alla planer: Kontakta oss för prisuppgifter
WalkMe-betyg och recensioner:
- G2: 4,5/5 (över 250 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 60 recensioner)
6. SysAid
SysAid är ett verktyg för IT-tjänstehantering (ITSM) som hjälper till att hantera förändringsförfrågningar från initiering till implementering. ?️
SysAids bästa funktioner:
- Erbjuder automatisering av servicedeskprocesser för att förbättra effektiviteten från den initiala förfrågan till allt arbete som utförs av ditt utvecklingsteam.
- Baserat på bästa praxis från IT Infrastructure Library (ITIL)
- Inkluderar funktioner för konfigurationshanteringsdatabas (CMDB), som säkerställer att alla IT-tillgångar är korrekt konfigurerade för att leverera dina tjänster.
- Arbetsflödesmallar är förkonfigurerade för olika förändringsscenarier eller kan anpassas efter användarens behov.
- Användarna kan bedöma risken med alla föreslagna förändringar och vid behov involvera externa intressenter.
- Godkännandeprocessen genomförs sedan på olika nivåer för att säkerställa att de föreslagna lösningarna är i linje med företagets policyer innan du implementerar förändringarna.
SysAid-begränsningar:
- Vissa användare anser att anpassningen är mer komplex än nödvändigt och inte alltid fungerar bra.
- Användargränssnittet skulle behöva uppdateras.
Priser för SysAid:
- Gratis provperiod
- Alla planer: Kontakta oss för prisuppgifter
SysAid-betyg och recensioner:
- G2: 4,5/5 (över 600 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 400 recensioner)
7. ChangeGear
ChangeGear är en plattform för artificiell intelligens (AI) med en maskininlärningsmotor som använder historiska data för att rekommendera lösningar och påskynda beslutsfattandet. ?
ChangeGears bästa funktioner:
- Skapa ett centralt arkiv som lagrar alla förändringar som DevOps-teamet gör i hela verksamheten.
- Erbjuder flera användarvyer beroende på vad användaren behöver.
- Automatisering av arbetsflöden som minskar repetitiva uppgifter, minimerar risker och effektiviserar processerna för förändrings- och releasehantering.
- Skapa en självbetjäningsportal för ditt företag för att hantera vanliga frågor och serviceförfrågningar.
- Dessa verktyg för förändringshantering underlättar revision och rapportering av efterlevnad.
Begränsningar för ChangeGear:
- Vissa användare har klagat på att det inte finns tillräckligt med utbildningsstöd när man lär sig att använda systemet.
- Backend-konfigurationen är inte så användarvänlig som den kunde vara.
Priser för ChangeGear:
- Alla planer: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner av ChangeGear:
- G2: 3,8/5 (över 80 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (50 recensioner)
8. Förändringsverkstaden
De säger att de är ”den mest användbara plattformen för förändringshantering på arbetsplatsen i hela världen”. Denna programvara för förändringshantering består av sex olika verktyg som är utformade för att samla in feedback, mäta beredskapen för förändring och sedan vidta nödvändiga åtgärder.
De bästa funktionerna i Change Shop:
- Organisationsverktyget hjälper dig att bedöma om ditt företag är redo för nästa förändring och påminner dig om bästa praxis för förändringshantering.
- Teamverktyget underlättar feedback mellan teamen.
- Change Simulator hjälper dig att gå igenom olika scenarier och bedöma möjliga risker.
- Change Leader samlar in feedback från chefer om hur förändringen fortskrider och genererar anpassade rapporter.
- Med verktyget Personal kan förändringsprojektledaren betygsätta framstegen i förändringsprocessen.
- Change Commitment Dashboard ger dig en översikt över förändringshanteringsprocessen och hur den fortskrider.
Begränsningarna med Change Shop:
- Ännu inte bestämt
Priser för Change Shop:
- Change Leader: Gratis för upp till 2 500 teammedlemmar
- Enterprise: 180 $/månad för upp till 10 000 teammedlemmar
- Stora företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner av Change Shop:
- G2: Inga recensioner ännu
- Capterra: Inga recensioner ännu
9. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus är en plattform för IT-tjänstehantering som hjälper dig att visualisera din förändringshanteringsprocess. ✨
ServiceDesk Plus bästa funktioner:
- Den inbyggda IT-tillgångshanteringen (ITAM) och konfigurationshanteringsdatabasen (CMDB) bedömer risker och hjälper dig att planera förändringar.
- Använd en visuell arbetsflödesdesigner som hjälper dig att utforma förändringsprocesser, automatisera arbetsflöden och konfigurera aviseringar så att alla hålls informerade.
- Hjälper till att automatisera gransknings- och godkännandeprocesser för IT-tjänstehantering.
- Anpassningsbara roller och statusar så att du kan utforma processen efter ditt företags behov.
- Logga och spåra förändringar, och få synpunkter och godkännande på dina planer.
- Samlar in feedback om kundnöjdhet och hjälper till att identifiera utbildningsområden och hur supporten kan förbättras.
Begränsningar för ServiceDesk Plus:
- Den är inte särskilt flexibel, och vissa användare skulle vilja kunna anpassa den mer.
- Kundsupporten kan vara långsam när du behöver hjälp.
Priser för ServiceDesk Plus:
- Standard: Från 10 USD/månad per tekniker
- Professional: Från 21 USD/månad per tekniker
- Enterprise: Från 50 USD/månad per tekniker
Betyg och recensioner för ServiceDesk Plus:
- G2: 4,2/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 190 recensioner)
10. Howspace
Howspace är ett verktyg som hjälper team att samarbeta genom förändringshanteringsprocesser, med stöd av AI-funktionalitet.
Howspaces bästa funktioner:
- Använd arbetsytan för att få input från alla intressenter innan din förändringshanteringsprocess startar.
- Super Chat gör det möjligt för många deltagare att diskutera idéer samtidigt, oavsett var i världen de befinner sig.
- Använd mallar för processer som brainstorming, planering och hantering av arbetsflöden.
- Alla intressenters idéer samlas på ett ställe så att alla kan se dem.
- Integrera med andra verktyg som MS Teams, Zapier, Miro whiteboards och Google Sheets.
Hur utrymmesbegränsningar:
- Den virtuella mötesplattformen fungerar ännu inte perfekt.
- Det finns ingen katalog med mallar, så du kan enkelt se vad som finns tillgängligt.
Priser för Howspace:
- Gratis för alltid: För 20 användare och tre arbetsytor
- Obegränsat: 13 USD/månad per användare för obegränsat antal arbetsytor
- Team: 400 USD/månad för 50 användare
- Företag: 700 USD/månad för 100 användare
- Anpassad: Kontakta oss för prisuppgifter
Howspace-betyg och recensioner:
- G2: 4,9/5 (5 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (9 recensioner)
Vanliga frågor om programvara för förändringshantering
Vilka är de viktigaste fördelarna med att använda programvara för förändringshantering?
Programvara för förändringshantering erbjuder fördelar som effektiviserade förändringsprocesser, förbättrat samarbete, ökad insyn i förändringar, färre störningar och efterlevnad av regleringsstandarder.
Hur underlättar programvara för förändringshantering kommunikationen under förändringshanteringsprocessen?
Programvara för förändringshantering underlättar kommunikationen genom samarbetsverktyg, aviseringar och varningar, uppdateringar i realtid, uppgiftsfördelning och uppföljning samt rapporterings- och analysfunktioner.
Är programvara för förändringshantering lämplig för alla typer av organisationer?
Ja, programvara för förändringshantering passar organisationer av alla storlekar och branscher. Den förenklar komplexa processer, förbättrar samarbetet, ökar effektiviteten, säkerställer efterlevnad och är skalbar och anpassningsbar för att möta olika organisatoriska behov.
De bästa verktygen för förändringshantering som hjälper organisationen att lyckas med förändringar
I en värld som förändras i snabb takt måste företag ständigt utvecklas om de vill förbli relevanta – vilket innebär att de måste hantera kontinuerlig förändringshantering.
Projektledning kan ta hand om de praktiska aspekterna av förändringshantering, men det finns också en mänsklig faktor. Du måste också fundera på hur du ska få med dig ditt team och dina kunder på förändringsresan.
Genom att utnyttja en färdig programvarulösning för förändringshantering kan du spara mycket tid och arbete. Du kanske hittar en som uppfyller dina behov direkt, men om inte finns det många som är mycket anpassningsbara.
ClickUp erbjuder flera anpassningsbara mallar som passar alla dina behov, alla är lätta att använda och mycket effektiva. ?
Gör din research för att hitta den bästa programvaran för förändringshantering för dig, och använd den sedan för att hantera förändringar smidigt där det behövs. Ditt resultat kommer att tacka dig.